1

DOSYALAMA SİSTEMİ Hukuk büroları sürekli olarak kağıt ortamında oluşturulan veya elektronik ortamda tutulan dosyalarla çalışır. Müvekkil dosyalarının organize edilmesi, bu dosyaların kullanımda iken nerede olduğunun tespiti ve dosyalanması her zaman belirlenen büro standartlarına göre yapılmalıdır. Müvekkil dosyaları kaybolursa sonuçları büro ve müvekkil için çok ağır olabilir. Bilginin kolayca bulunabilir ve kullanılabilir şekilde dosyalanması gerekir. Dosya tutma sorumluluğu esas olarak avukatlarda olmasına rağmen özellikle sekreterler ve iş takip çalışanları da dosyalamadan sorumludurlar. Bir çok büroda artık elektronik dosyalama sistemine geçilmiştir. Bununla birlikte kağıt ortamında kullanılan dosyalar da arşivde tutulmaktadır. Dosyalama hukuk bürosu genel işleyişinin önmeli kısımlarından biridir. Bununla birlikte genel işleyişte standartların belirlenmesi de özelikle temel iş faaliyetleri olarak tanımlanan faaliyetlerin belirlenmiş büro kurallarına uygun yapılmasını ve müvekkillere taahhüt edilen kalitenin güvence altına alınmasını sağlar. Dosya Yönetimine Giriş Yürütülen işlerin ne kadar özen ile yürütüldüğü ve başarıyla sonuçlanıp sonuçlanmayacağı tutulan dosyalardan anlaşılabilir. Bir büro tarafından yürütülen çoğu hukuki işin sonucu toplanan bilgilere, yazışmalara, notlara, konu özetlerine ve tüm bu bilgilerin dosyayı eline alan bir kişinin başka birisinin anlatmasına gerek kalmadan dosyayı anlatmasına bağlıdır. Dosyadaki bilgiler organize edilmediği sürece kullanıcı için çok anlamlı değildir. Küçük boyutlu bir hukuki proje bile olsa dosyalama önemli bir iştir. Aşağıda iyi bir dosya sisteminin özelliklerini bulabilirsiniz.

Tam olma: Elektronik ve kağıt ortamındaki dosyalar tamdır ve projeye dair tüm bilgiyi içerirler. Bilgiler doğru ve güvenilir tutulur. Bir dosyanın kopyaları veya versiyonları varsa hangi nüshanın orjinal veya onaylı olduğu belirtilir. Dosya tutma süresi: Elektronik ortamdaki bilgiler elektronik arşivleme yöntemiyle süresiz olarak tutulabilirler. Kağıt ortamındaki dosyalar ise en az 3 yıl süre ile tutulurlar. Çoğu büro bu süreden daha uzun bir süre (5-7 yıl) dosyaları saklarlar. Kullanım Kolaylığı: Dosya yapısı ve dosyalara erişim için kullanılan arşiv sistemleri gibi yardımcı araçlar dosyalara kolay ve çabuk erişilmesini sağlar. Güvenlik: Yetkilendirilmiş avukat ve idari görevliler dosyalara erişebilirler. Dosya hareketleri kaydedilir. Öğrenme Kolaylığı: Dosya sistemi kolayca öğrenilebilecek bir yapıdadır. Uyarlanabilme: Dosya sistemi yapısal ve işlevsel değişikliklere uyarlanabilir.

Eğer aşağıdaki sorunlar varsa dosya sistemi iyi işlemiyor demektir.

Elektronik ve kağıt dosyalar kayboluyor ve bulunamıyor.

Dosyalar düzensiz

Ofis çalışanları dosyalama sistemini çok iyi bilmiyor.

Avukatlar dosya sistemine çok güvenmiyorlar ve kendi dosyalarını tutuyorlar ya da büro dosyalarını kendi odalarında tutuyorlar.

2

Dosya ve bilgileri bulmak için çok zaman harcanıyor.

Düşük kalitede dosyalama sistemi yüzünden müvekkillere düşük kalitede hukuk hizmeti veriliyor.

Dosyalama Yöntem ve Teknikleri Dosyalama yöntemleri her hukuk bürosunun ihtiyacına göre değişir. Büroda çalışan avukat sayısı, takip edilen projelerin adedi, dosyalama için bilgisayar sistemi olup olmadığı, projelerde ne kadar süre ile çalışıldığı, ayda ne kadar proje kapatıldığı ve arşivlendiği, tipik bir projenin bilgi üretme açısından boyut ve büyüklüğü, dosyaların tutulacağı yerin uygunluğu, bölümler ve avukatların kendi dosyalarını tutup tutmadığı gibi faktörler dosyalama sistemini belirler. Hangi yöntem kullanılırsa kullanılsın her proje/iş (dava, danışmanlık hizmeti,vb.) dosyası bir diğerinden ayrı tutulur. Bir müvekkilin birden fazla projesi olsa bile her projeye ayrı bir numara verilir. Bu şekilde bir sistem kullanılmazsa dosyaların ve dokümanların birbirine karışma ihtimali vardır. Projeler eğer karışırsa bunun etkileri büronun diğer sistemlerinde de görülür. Çıkar çatışması kontrolü, davaların ayrı ayrı takibi ve faturalamanın ayrı projeler için oluşturulmasında sorunlar çıkar. Davalar için takip süreleri karışır. Bu yüzden dosya numaralamasını tüm bu olumsuzluklar olmayacak şekilde düzenlemek önemlidir. Dosya Numaralama Yöntemleri Dosyalar numaralandırılırken genellikle sayısal veya sayısal ve alfabetik karakterler verilir. Örneğin bir proje 350555 ile numaralandırılırken bir sonra açılan proje (hangi hukuk alanı veya müvekkil ile ilgili olursa olsun) 350556 ile numaralandırılır. Başka bir numaralandırma sisteminde dosyalar hukuk alanına göre kendi içlerinde numaralandırılır. Örneğin bir dava işi görülecekse numaralama sistemi DAVA-0001 olabilir. Müvekkiller için de kodlama yapılması istendiğinde bu durumda her müvekkile bir müvekkil numarası verilir. Örneğin ABC şirketinin müvekkil numarası 55 olsun. Bu durumda DAVA55-0001 bu müvekkilin bir davası olabilir. Bu sistemi bir de yıl için geliştirirsek 2014’de açılan bir dosya için ABC-DAVA55-2014-0001 numaralandırması kullanılabilir. Başka bir sistemde ise sayı aralıkları belli tip işler için kullanılır. Örneğin 0000-9999 arası işler vergi için, 10.000-19.999 arası miras işleri için kullanılabilir. Dosya numaralama sistemi karmaşıklaştıkça hata yapma ihtimali artar. Kısa numaralar daha kolay hatırlanır. En kolay yöntem her projeye ardaşık numaralar vermektir. Bu durumun da sakıncası sadece numaradan oluşan bir kodun müvekkil, proje veya işin başka unsuru ile çağrışım yapmayacağı için bu numaraları saklayan bir sisteme bakmadan numaranın hangi dosyaya ilişkin olduğunu hatırlamanın zor olmasıdır.

3

Dosya Açma Formu Büroya yeni kazandırılan bir müvekkilin veya mevcut bir müvekkilin yeni işine başlandığında hemen bir dosya açılır. Dosya açma sürecinin standart bir işlem olması, işle/projeyle ilgili bazı bilgilerin önden bilinmesi ve sisteme girişinin yapılması gerekir. Dosya veya proje açma formu olarak da adlandırılan bir form elektronik veya kağıt ortamında oluşturulur. Yeni iş/proje formu; potansiyel çıkar çatışmalarının sorgulanabilmesi, işe/projeye yeni bir numara ve projeye avukatlardan oluşan proje takımının atanması, takip edilecek projenin hangi hukuk alanına girdiği, müvekkille yapılan fiyatlandırmanın koşulları, zaman girdileri sistemine belirlenen proje kodu ile avukatların işlerinin süreleri ile birlikte girilebilmesi, müvekkilin büroya hangi referansla geldiğinin belirlenmesi amacıyla da kullanılabilir. Genellikle projeler için form oluşturulduktan sonra onaylanması amacıyla çalışma grubunun başındaki ortaklara veya yönetici ortaklara bu bilgi gönderilir. Aşağıda örnek bir iş açma/dosya açma formu (yeni iş/proje talep formu) gösterilmiştir. Yeni Dosya

1. İş/Proje Numarası

2. İş/Projenin açıldığı tarih

3. Müvekkil Bilgileri 3.1 Müvekkil Adı 3.2 Müvekkil Adresi 3.3 Müvekkilin Kontak Kişisi 3.4 Müvekkilin sektörü

4.Karşı Taraf Bilgileri (eğer dava işi ise karşı taraf bilgileri

4.1 Karşı Taraf Adı 4.2 Karşı Taraf Adresi

5. Referans Bilgileri 5.1 Referans veren kişi/kurum adı 5.2 Müvekkilin büro’yu bulduğu kaynak (web sitesi, sıralama yapan uluslararası yayınlar,vb.)

6. Çalışma alanı (İş büroda hangi çalışma alanına giriyor?)

6.1 Enerji 6.2 Proje Finansmanı 6.3 Genel Şirketler Hukuku 6.4 Gayrimenkul grubu 6.5 Şirket Satınalma ve birleşmeleri 6.6 Uyuşmazlık ve tahkim grubu

7. Hukuk alanı 7.1 Çevre Hukuku

8. Alt hukuk alanı 8.1 Karbon ticareti

9. Proje Takımı Avukat 1; Avukat 2 ; Avukat 3; Ortak-1

10. Finansal Koşullar. 100 saatlik çalışmaya kadar 20.000 TL. 100 saat üzerindeki çalışmalar 150 TL saatlik ücret üzerinden faturalanacak

11. Hizmet sözleşmesi tarihi

Müvekkille yapılan proje kapsamı ve fiyatı anlaşması imza tarihi

12. Çıkar Çatışması Sonucu Olumlu. Çıkar çatışması yok.

13. Proje bilgileri büronun tanıtım dokümanlarında müvekkil iznine bağlı olarak kullanılabilir mi?

Evet

Tablo: Yeni İş için form

4

Dosyalama için genel kuralların açıkladığı örnek bir sistem Bir hukuk bürosunda dosyalama için genel bir sistem oluşturulması her müvekkil işi için dosyaların aynı standartta tutulmasını sağlar ve dosyaların gerektiğinde arşivden bulunmasını kolaylaştırır. Aşağıda böyle bir sistemin genel kuralları açıklanmıştır.

1. Dosyalama Kurallarının Genel Amacı:

Müvekkil işlerinin düzenli yürümesi

Büronun dağınık görünüme sahip olmaması

Avukatlık Kanunu’nda yer alan avukatın dosya tutma, belge saklama ve gizlilik yükümlülüklerinin yerine getirilmesini amaçlamaktadır.

2. Dosya tutulma şekli:

Müvekkil dosyaları klasörler içinde tutulur.

Birden fazla ve birbirinden farklı çalışmayı barındıran her bir klasörün sırtına gerekli kod ya da referans yazılır.

3. Dava/İş/Proje kodu:

Yeni bir müvekkil veya yeni bir proje için çalışmalara başlandığında, grup sorumlusu avukat ya da ortak, ilgili müvekkil/proje için yeni bir "proje kodu" verilmesini talep eder.

Talep Formundaki alanların eksiksiz doldurulması gerekir. Talep formu kod vermeden önce sorumlulara iletilir.

Bu talepler grup sorumlusu avukat ya da ortaktan gelmiyorsa mutlaka formda belirtilen ilgili ortağın onayı alınır.

Bu onay sürecinden sonra bu talepler işlerin dağıtımını yapacak ortağa gönderilir. Varsa gelen değişiklik istekleri onayı talep eden avukat ya da ortağın bilgisi doğrultusunda forma işlenir.

Kod vermekten sorumlu kişiler, verdiği müvekkil kodunu tüm büro çalışanlarına e-posta yoluyla ilan eder.

Verilen kodun tüm ilgili programlara tanıtılması bu kodun ilanından sonra bu programları güncellemekten sorumlu kişilere aittir.

Müvekkil ile ilgili bütün yazışmaların ilgi kısımlarında Büro Proje No bulunmalıdır. Bu kural bütün yazışmaların yanı sıra e-posta’lar için de geçerlidir. Dosyalamanın ve doküman bulmanın kolaylaşması için bu kurala uyulması şarttır.

Reşat Eraksoy Yönetim Danışmanı e-mail: resat.eraksoy@eraksoyconsulting.com Web: www.eraksoyconsulting.com

5

Dosya sıralama şekilleri:

Kural olarak, bütün müvekkil dosyaları sadece kronolojik sıra ile tutulur. Bunun ilke ve istisnaları şu şekildedir:

o Aynı anda yürüyen birden çok ve çeşitli iş ve projeleri olan müvekkiller için 'iş' ya da 'proje' bazında dosya tutulur.

o Yapılan işin çok belirli olduğu dosyalarda (örneğin sözleşme incelemesi ve hukuki mütalaa verilmesinden ibaret işler) ya da şirket satınalma ve birleşmeleri veya halka arz gibi işlerde, şirketten alınan belgeler ya da hukuki mütalaaya dayanak teşkil eden belgeler ayrı doküman dosyalarında tutulur.

o Büyük projelerde, tali nitelikli şirket kurulması gibi işlemler gündeme geldiğinde, ana dosyaya bağlı ayrı dosyalar açılabilir.

Dosya sorumluluğu:

Müvekkil dosyalarının tutulmasından ve güncelleştirilmesinden genellikle stajyer avukatlar sorumlu tutulur.

Projede sorumlu olan avukat(lar), ilgili stajyerin dahil olmadığı yazışmaları stajyere ulaştırarak, stajyerin dosyayı güncel tutmasında yardımcı olur.

Bir Dosyada Bulunabilecek Evraklar için İzlenecek Yöntemler

1.Fotokopi ve suretler:

Son hali verilmeden önce birden fazla avukata dağıtılıp sirküle edildiği için birden fazla olan fotokopi ve suretler, gerekli olduğu ölçüde dosyada tutulur ve proje/iş tamamlandığında zarflara konup üzerine iş numarası yazılarak arşive kaldırılır ya da ilgili avukatın gözetiminde imha edilir.

2. Önemli belgeler:

Orijinal belgeler, ıslak imzalı anlaşmalar ve resmi belgeler zarf içinde klasöre konur.

3. Maddi değeri olan belgeler:

Hisse senedi, emanet makbuzları ya da kıymetli evrak gibi maddi değerleri temsil eden belgeler, bir suretleri dosyaya konmak kaydı ile, ilgili avukatın bilgisi dahilinde kasada tutulur.

4. Müvekkil dosyaları:

Müvekkil dosyaları klasörler içinde tutulur. Birden fazla ve birbirinden farklı çalışmayı barındıran her bir klasörün sırtına gerekli kod ya da referans yazılır.

6

5. Referans dosyaları:

Çeşitli çalışma alanı konularına ilişkin olarak derlenen mevzuat, makale, araştırma metinleri vb.'nin tutulması için kullanılır ve sırtında sadece konu adı yazılır. Bu dosyaların yerleri, içindekiler listeleri ve güncelleştirilmesinden sorumlu avukatların kayıtları Arşiv Sorumlusu' na bildirilir.

Dosyalarda yazışma kontrolü

1. Dosya sorumlusu çalışma şekli:

Her müvekkil işinde dosya tutulmasından sorumlu bir kıdemli olmayan genç avukat (stajyer veya grupta stajyer olmaması durumunda en genç avukat) belirlenir. Söz konusu genç avukat ilgili müvekkil işinin yürütülmesinde doğrudan çalışıyor olmasa dahi proje takımına mutlaka eklenir. Genç bir avukatın dosyalamadan sorumlu tutulması, dosyalama yolu ile de tecrübe kazanılması ve dosyalamanın öğretilmesi gereğidir.

Çalışma gruplarında yer alan tüm avukatlar yaptıkları tüm yazışmaları mutlaka e-posta yoluyla dosyanın tutulmasından sorumlu bu avukata gönderir. Dosyanın tutulmasından sorumlu genç avukat kural olarak bu yazışmaların en geç bir gün içerisinde dosyaya girmesini sağlar.

2. Dosyaya konulacaklar:

Müvekkil ile yapılan toplantılar ve telefon görüşmeleri ilgili avukatlar tarafından kural olarak aynı gün içinde bir nota dönüştürülür. Bu not ilgili müvekkil işinde çalışan tüm avukatlara dağıtılır ve dosyanın tutulmasından sorumlu avukata dosyalaması için verilir.

Ayrıca müvekkil işiyle ilgili olarak yapılan büro içi yazışmalar da aynı şekilde dosyaya konur.

Dosyayı Tamamlamak amaçlı Notlar 1. Telefon görüşme notları:

Telefon görüşmelerinin özetleri dosyalanır. Bu özetler, Dosyalanacak Yazışma şeklinde, konuşanları, görüşme tarihini, görüşülen konuların özetini ve yazan kişinin isim veya isim baş harflerini içerecek şekilde yazılır.

2. Toplantı notları:

Ayrıca, toplantı notları da dosyalanır. Bu notlar, yine Toplantı Notları şeklinde, toplantının konusu, yeri, tarihi ve saatini; toplantıya katılanların isim ve temsil ettikleri şirketlerin isimlerini; görüşülen konuların özetini; ve yazan kişinin isim veya isim baş harflerini içerecek şekilde yazılır.

3. Diğer notlar: Müvekkil dosyasıyla ilgili tüm diğer notlar da dosyalanır. Bu notlar da, Dosyalanacak Yazışma şeklinde, konu, tarih, ve yazan kişinin isim veya isim baş harflerini içerecek şekilde yazılır.