Опыт построения системы электронного документооборота на базе «1С:Документооборот государственного учреждения 8» в Городской клинической больнице № 14
Левицкая Ирина Владимировна Начальник отдела АСУ
МАУ ГКБ №14
Городская клиническая больница № 14
Структура МАУ «Городская клиническая больница № 14»:- 35 подразделений- 7 корпусов- 15 подразделений включены в работу ЭДОhttp://www.egkb14.ru/
Задачи автоматизации
Создание единой информационной среды хранения и обработки различных документов учреждения Автоматизация ключевых бизнес-процессов обработки документов: рассмотрение, исполнение, согласование, утверждениеРегистрация и учет выполнения порученийКонтроль исполнительской дисциплиныОптимизация затрат
Причины выбора «1С:Документооборот»
Возможность адаптации под специфику деятельности конкретного учреждения (весь код конфигурации открыт и может быть изменен на внедрении)
Полное соответствие действующему законодательству
Возможность многопользовательской работы (в том числе через Web клиент)
Причины выбора «1С:Документооборот»Оптимальное соотношение цена-качество
Возможность интеграции с другими решениями «1С»
Наличие типовой технологии внедрения
Самостоятельное внедрение
Наличие отдела АСУ Руководитель отдела – начальник отдела АСУ больницы
Постановка задачи и общее руководство проектомПартнер по внедрению – компания «РИЦ-1С» - Центр компетенции по медицине:
Помощь в выборе программного продукта Установка и первоначальная настройка Консультации
Проблемы при внедрении.Человеческий фактор
Много разнородных пользователейВ единой системе единовременно объединяется огромное количество людей различных по возрасту, вкусам, образованию. Обучение пользователейМасштабное обучение пользователей системы – необходимое условие успешного внедрения.Нормативные документыОтсутствие регламента для пользователей с досконально описанной нормативной базой создает дополнительные риски при внедрении.
Проблемы при внедрении.Нормативная база
Автоматизируя хаос мы получаем…… автоматизированный хаос Необходимо наличие:
Положение об электронном документе Инструкция по делопроизводству Должностная инструкция (для персонала)
Автоматизированные функции
Регистрация входящих, исходящих, внутренних документов;Делопроизводство;Работа с файлами;Согласование документов;Учет и контроль исполнения поручений;Формирование отчетности;Ведение архива;Использование потокового сканирования;Контроль исполнительской дисциплины; Разграничение прав доступа.
Проект внедрения
Всего автоматизировано более 35 рабочих местАвтоматизированы следующие подразделения:
Канцелярия Приемная Организационно — методический отдел Заместители руководителя МО Начальники отделов
Приемная
Функции:Регистрация входящих, внутренних и исходящих документовСоздание задач по документам
Результаты:Сокращения бумажных документовВедение журналов в системеЗначительно сократилось время поиска документов
Организационно — методический отдел
Функции:Контроль за выполнением поставленных задачФормирование отчетов по сроку регистрации документов, сроку исполнения, по срокам поставленных задач, для главного врача
Результаты:Контроль исполнительской дисциплины
Результаты внедрения
Создана единая информационная система, объединяющая работу всех сотрудников учреждения и обеспечивающая надежное хранение документов Длительность регистрации документов значительно сократиласьСократилось время согласования документовПовысилось качество работы персоналаТеперь руководитель получает оперативную информацию о состоянии деятельности учреждения