Download - О проблемах сочетания электронного и бумажного документооборота. Статус документа в электронном

12 12 декабрядекабря 2006 2006 гг.. КонференцияКонференция ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией

ОО проблемахпроблемах сочетаниясочетания электронногоэлектронного ии

бумажногобумажного документооборотадокументооборота. .

СтатусСтатус электронногоэлектронного документадокумента..

ХрамцовскаяХрамцовская НатальяНаталья АлександровнаАлександровнаВедущийВедущий экспертэксперт попо управлениюуправлению документациейдокументацией

компаниикомпании ««ЭлектронныеЭлектронные ОфисныеОфисные СистемыСистемы»», , членчлен ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией ии ARMA InternationalARMA International


СмешанныйСмешанный документооборотдокументооборот ––реалииреалии сегодняшнегосегодняшнего днядня

�� ЭлектроннаяЭлектронная регистрациярегистрация документовдокументов. . СЭДСЭД каккаксредствосредство управленияуправления ии электроннымиэлектронными, , ии бумажнымибумажнымидокументамидокументами..

�� ИспользованиеИспользование штрихштрих--кодовкодов ((одноодно-- ии двумерногодвумерного))

�� ВедениеВедение различныхразличных государственныхгосударственных реестровреестров((вв томтом числечисле постоянногопостоянного срокасрока храненияхранения))

�� ЭлектроннаяЭлектронная почтапочта

�� ВедениеВедение досьедосье, , содержащихсодержащих каккак электронныеэлектронные, , тактак иибумажныебумажные документыдокументы


ЗадачаЗадача организацииорганизации доступадоступа кк аутентичнымаутентичным

документамдокументам никогданикогда нене былабыла простойпростой……

…… каккак показываетпоказывает этотэтот примерпример раннегораннего

многопользовательскогомногопользовательского устройстваустройства

прямогопрямого доступадоступа


БумажныеБумажные ии электронныеэлектронные документыдокументы

�� БумажныеБумажные документыдокументы –– отработанныеотработанные методыметодысозданиясоздания ии храненияхранения;;

�� ЭлектронныеЭлектронные документыдокументы::

–– легколегко модифицируютсямодифицируются

–– легколегко копируютсякопируются, , проблемапроблема различенияразличения оригиналаоригинала ии копийкопий

–– подтверждениеподтверждение авторстваавторства ии фактафакта утвержденияутверждения((подписанияподписания, , согласованиясогласования) ) документадокумента

–– подтверждениеподтверждение фактафакта отправкиотправки, , полученияполучения ии регистрациирегистрацииприпри электроннойэлектронной пересылкепересылке

–– определениеопределение точноготочного временивремени созданиясоздания документадокумента, , вв тт..чч. . припри использованиииспользовании ЭЦПЭЦП


НалоговаяНалоговая декларациядекларация сс двумернымдвумерным

штрихштрих--кодомкодом

�� ВВ октябреоктябре 2005 2005 годагода вв налоговыхналоговыхинспекцияхинспекциях гг. . МосквыМосквы стартовалстартовалпилотныйпилотный проектпроект попо внедрениювнедрениютехнологиитехнологии двухмерногодвухмерного штрихштрих--кодированиякодирования данныхданных налоговыхналоговыхдекларацийдеклараций

�� ВВ пилотномпилотном проектепроектезадействованызадействованы всевсе налоговыеналоговыеинспекцииинспекции городагорода МосквыМосквы

�� ТехнологияТехнология поддерживаетсяподдерживаетсярядомрядом популярныхпопулярных программныхпрограммныхпродуктовпродуктов ((напримернапример, , фирмыфирмы««11СС»»))


НазываемНазываем вещивещи своимисвоими именамиименами

�� ДвумерныйДвумерный штрихштрих--кодкод –– электронныйэлектронный документдокументнана бумажномбумажном носителеносителе

�� ДекларацияДекларация сс двумернымдвумерным штрихштрих--кодомкодом ––гибридныйгибридный документдокумент, , имеющийимеющий аналоговуюаналоговую((печатныйпечатный тексттекст) ) ии электроннуюэлектронную ((штрихштрих--кодкод) ) составляющиесоставляющие. .

УправлениеУправление гибриднымигибридными документамидокументами –– terra terra incognitaincognita длядля современногосовременного делопроизводстваделопроизводства..

�� ЧтоЧто подписываетподписывает налогоплательщикналогоплательщик??


ДвумерныйДвумерный штрихштрих--кодкод вв бытубыту

�� АкцизнаяАкцизная маркамарка сс нанесеннымнанесеннымнана неёнеё двумернымдвумерным штрихштрих--кодомкодом тожетоже являетсяявляетсягибриднымгибридным ((ии бумажнымбумажным, , ииэлектроннымэлектронным) ) документомдокументом


««ТенденцииТенденции вв управленииуправлении информациейинформацией»»

J.P.MorganJ.P.Morgan, , августавгуст--сентябрьсентябрь 20042004 годагода

Наиболее острые проблемы в

управлении документами

Соответствие

нормативным

требованиямВосстановление

деятельности

после

катастроф

Повышение

эффективности

поиска

документов

Снижение стоимости

хранения и обработки

бумажных документов Чеки

Основные типы документов,

хранящиеся в «бумажном» виде

Документы по

персоналу

Подлинные

документы по займам

и кредитам


СохранениеСохранение целостностицелостности ииаутентичностиаутентичности обеспечиваютобеспечивают службыслужбы::

�� СлужбаСлужба ИТИТ, , каккак правилоправило, , обеспечиваетобеспечивает хранениехранение ииоперативныйоперативный доступдоступ кк информацииинформации;;

�� СлужбаСлужба информационнойинформационной безопасностибезопасности видитвидит своюсвоюосновнуюосновную задачузадачу вв обеспеченииобеспеченииконфиденциальностиконфиденциальности тт..ее. . вв ограниченииограничении доступадоступа ккинформацииинформации;;

�� НаконецНаконец, , службуслужбу ДОУДОУ ((ии иногдаиногда –– юристовюристов) ) волнуетволнуетобеспечениеобеспечение сохранностисохранности электроннойэлектронной информацииинформации ввкачествекачестве юридическиюридически значимыхзначимых документовдокументов..


ИспользованиеИспользование электронныхэлектронных документовдокументов

вв судебныхсудебных разбирательствахразбирательствах

Бумажные

документы

6% Электронные

файлы

22%

Электронная

почта

72%Бумажные документы

Электронные файлы

Электронная почта

� 1996 год – менее 5% электронных документов

� 2002-2005 годы – 90% электронных документов

Источник: John Isaza, доклад на конференции ARMA International 24 октября 2006 года


Вопросы?

Download - О проблемах сочетания электронного и бумажного документооборота. Статус документа в электронном

Top Related