![Page 1: Индивидуальный учет библиотечного фонда в автоматизированной системе ЦНБ УрО РАН](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062422/56813125550346895d9798b5/html5/thumbnails/1.jpg)
1
Индивидуальный учет библиотечного фонда в
автоматизированной системе ЦНБ УрО РАН
Кирсанова Алена Игоревна,младший научный сотрудник ЦНБ УрО РАН
![Page 2: Индивидуальный учет библиотечного фонда в автоматизированной системе ЦНБ УрО РАН](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062422/56813125550346895d9798b5/html5/thumbnails/2.jpg)
2
Основные понятия• Учет – это система регистрации документов, принятых в
фонд библиотеки, и ведения документации о величине, составе и движении фонда по установленным правилам
• Учет библиотечного фонда:– отражает поступление документов в фонд, выбытие из
фонда, – отражает величину всего библиотечного фонда, его
подразделений, – служит основой для государственного статистического
учета, – служит основой для отчетности библиотеки,
планирования ее деятельности, – обеспечивает сохранность фонда, контроль за наличием и
движением документов.
![Page 3: Индивидуальный учет библиотечного фонда в автоматизированной системе ЦНБ УрО РАН](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062422/56813125550346895d9798b5/html5/thumbnails/3.jpg)
3
Основные требования, предъявляемые к учету библиотечного фонда
• полнота и достоверность учетной информации;• оперативность;• документированное оформление каждого
поступления в фонд и каждого выбытия из фонда;• совместимость приемов и форм учета, их
надежность при параллельном использовании традиционной и автоматизированной технологий учета;
• соответствие номенклатуры показателей учета фонда аналогичным показателям государственной библиотечной статистики.
(Приложение к приказу Министерства культуры РФ от 8 октября 2012 г. № 1077 «Об утверждении Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда»)
![Page 4: Индивидуальный учет библиотечного фонда в автоматизированной системе ЦНБ УрО РАН](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062422/56813125550346895d9798b5/html5/thumbnails/4.jpg)
4
Виды учета:
• Суммарный (или интегрированный) учет – это учет библиотечного фонда группами (партиями) поступающих или выбывающих документов по одному сопроводительному документу (счету, накладной, акту и т.п.).
• Индивидуальный (дифференцированный) учет – это регистрация отдельных изданий (по названиям) и экземпляров документов для сохранности библиотечного фонда.
![Page 5: Индивидуальный учет библиотечного фонда в автоматизированной системе ЦНБ УрО РАН](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062422/56813125550346895d9798b5/html5/thumbnails/5.jpg)
5
• Индивидуальный учет документов осуществляется путем присвоения каждому экземпляру документа регистрационного номера, иного знака в качестве регистрационного номера (системного номера компьютерной программы, штрих-кода и других).
• Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.
• Регистрационные номера исключенных из фонда документов не присваиваются вновь принятым документам.
Индивидуальный учет
![Page 6: Индивидуальный учет библиотечного фонда в автоматизированной системе ЦНБ УрО РАН](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062422/56813125550346895d9798b5/html5/thumbnails/6.jpg)
6
Регистры индивидуального учета документов:
• регистрационная книга (инвентарная книга), • карточка регистрации на определенный вид
документа для газет, журналов, других видов документов.
• допускается считать топографическую опись (каталог), учетный каталог, учетный файл с выходными формами, формируемыми в порядке инвентарных или иных идентификационных номеров документов.
![Page 7: Индивидуальный учет библиотечного фонда в автоматизированной системе ЦНБ УрО РАН](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062422/56813125550346895d9798b5/html5/thumbnails/7.jpg)
7
• Инвентарная книга предназначена для индивидуального учета книг, поступивших в фонд библиотеки или выбывших из него, а также для контроля за их сохранностью.
• Она является важнейшим документом и обязана храниться наравне с денежными документами.
• Инвентарные книги хранятся в библиотеке постоянно.
![Page 8: Индивидуальный учет библиотечного фонда в автоматизированной системе ЦНБ УрО РАН](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062422/56813125550346895d9798b5/html5/thumbnails/8.jpg)
8
Методика создания базы данных «Инвентарных книг»
• Цель – создание базы данных, обеспечивающей оперативную работу с основной информацией из инвентарных книг без непосредственного обращения к ним.
• Назначение – БД призвана способствовать сохранению фонда инвентарных книг библиотеки и оказанию существенной помощи в работе по учету фондов библиотеки.
![Page 9: Индивидуальный учет библиотечного фонда в автоматизированной системе ЦНБ УрО РАН](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062422/56813125550346895d9798b5/html5/thumbnails/9.jpg)
9
Классификационные признаки базы данных:
• по характеру предоставляемой информации – фактографическая;
• по характеру организации данных – структурированная с использованием сетевой модели представления данных;
• по целевому назначению – производственная; • по широте тематического охвата – узкотематическая; • по профилю информации – информация для
специалистов;• по виду доступа – локальная; • по временному охвату – ретроспективная и текущая.
![Page 10: Индивидуальный учет библиотечного фонда в автоматизированной системе ЦНБ УрО РАН](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062422/56813125550346895d9798b5/html5/thumbnails/10.jpg)
10
База данных «Инвентарных книг» решает следующие задачи:
• Производит кумуляцию и структурирование сведений об инвентарных книгах
• Усовершенствует процесс учета библиотечного фонда
• Позволяет проводить быстрый и точный анализ движения фонда
• Значительно упрощает работу сотрудников библиотеки
![Page 11: Индивидуальный учет библиотечного фонда в автоматизированной системе ЦНБ УрО РАН](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062422/56813125550346895d9798b5/html5/thumbnails/11.jpg)
11
Этапы построения БД
• подготовительная стадия• основная стадия• заключительная стадия
![Page 12: Индивидуальный учет библиотечного фонда в автоматизированной системе ЦНБ УрО РАН](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062422/56813125550346895d9798b5/html5/thumbnails/12.jpg)
12
1. Подготовительная стадия1.1. исследование предметного поля
моделируемой базы •Определены назначение, цель, задачи и
классификационные признаки базы данных•Данные были выявлены благодаря проведенным
интервью с сотрудниками ЦНБ УрО РАН, в которых у респондентов уточнялись:– целесообразность создания базы данных «Инвентарных книг», – необходимость кумуляции данных, – предпочтительные данные о книгах,– формы их отражения,– состав поискового образа документов.
![Page 13: Индивидуальный учет библиотечного фонда в автоматизированной системе ЦНБ УрО РАН](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062422/56813125550346895d9798b5/html5/thumbnails/13.jpg)
13
Состав поискового образа документов:
• Номер инвентарной книги• Дата ведения инвентарной
книги• Инвентарные номера,
указанные в книге• Вид документов,
отражаемый в книге
![Page 14: Индивидуальный учет библиотечного фонда в автоматизированной системе ЦНБ УрО РАН](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062422/56813125550346895d9798b5/html5/thumbnails/14.jpg)
14
1.2. определение структуры записи
• База данных создана в автоматизированной системе ИРБИС.
• Состав полей записи определен по средствам категориального и рейтингового анализа информации об инвентарных книгах.
![Page 15: Индивидуальный учет библиотечного фонда в автоматизированной системе ЦНБ УрО РАН](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062422/56813125550346895d9798b5/html5/thumbnails/15.jpg)
15
Состав полей
![Page 16: Индивидуальный учет библиотечного фонда в автоматизированной системе ЦНБ УрО РАН](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062422/56813125550346895d9798b5/html5/thumbnails/16.jpg)
16
• В состав некоторых полей записи были включены подполя: – для поля «дата ведения» – «начало»,
«окончание»; – для поля «инвентарные номера» – «начало»,
«окончание»; – для поля «списание» – «год», «кол-во
списанных единиц», «сумма списания»; – для поля «остаток» – «год», «кол-во единиц»,
«сумма»).
![Page 17: Индивидуальный учет библиотечного фонда в автоматизированной системе ЦНБ УрО РАН](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062422/56813125550346895d9798b5/html5/thumbnails/17.jpg)
17
• для отражаемых видов документов, был создан словарь
![Page 18: Индивидуальный учет библиотечного фонда в автоматизированной системе ЦНБ УрО РАН](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062422/56813125550346895d9798b5/html5/thumbnails/18.jpg)
18
N n/n
Инвентарная книга Год Кол-во
Сумма
1 1: Книги отечественные , Книги иностранные
196119621963196419651968196919701971
91014
1702387
156150292
00.2428.137.85
93.99131.56
1.9546.2363.86
172.03
Таблица 1. Выходная форма «Списание»
N n/n
Инвентарная книга Год Кол-во
Сумма
1 1: Книги отечественные , Книги иностранные
196119621963196419661968196919701971
398839783964379435563549339332432951
3631.103602.973595.123501.133369.573367.623321.393257.533085.5
Таблица 2. Выходная форма «Остаток»
• Для сведений о списании и остатке сформированы выходные формы в виде таблиц
![Page 19: Индивидуальный учет библиотечного фонда в автоматизированной системе ЦНБ УрО РАН](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062422/56813125550346895d9798b5/html5/thumbnails/19.jpg)
19
2. Основная стадия
2. 1. Подготовка документов для ввода в БД
•Массив документов – инвентарные книги ЦНБ УрО РАН.
•Инвентарные книги описывались в порядке возрастания номеров, начиная с первой.
•Описание инвентарных книг происходило de-visu.
![Page 20: Индивидуальный учет библиотечного фонда в автоматизированной системе ЦНБ УрО РАН](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062422/56813125550346895d9798b5/html5/thumbnails/20.jpg)
20
2.2. Ввод данных в БД
• На первом этапе в базу были внесены общие краткие сведения о каждой книге (всего 140 записей).
• На втором этапе производится ввод данных о списании и остатке единиц в книге.
![Page 21: Индивидуальный учет библиотечного фонда в автоматизированной системе ЦНБ УрО РАН](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062422/56813125550346895d9798b5/html5/thumbnails/21.jpg)
21
Образец рабочего листа БД
![Page 22: Индивидуальный учет библиотечного фонда в автоматизированной системе ЦНБ УрО РАН](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062422/56813125550346895d9798b5/html5/thumbnails/22.jpg)
22
3. Заключительная стадия формирования БД
3.1. Подготовка описания БД
•На БД «Инвентарных книг» был создан и согласован паспорт, в соответствии с образцом, принятым в ЦНБ УрО РАН.
•Создано Положение о БД. •Разработана технологическая
инструкция по работе с базой.
![Page 23: Индивидуальный учет библиотечного фонда в автоматизированной системе ЦНБ УрО РАН](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062422/56813125550346895d9798b5/html5/thumbnails/23.jpg)
23
3.2. Ведение БД
•Дальнейшая работа с базой данных «Инвентарных книг», а именно ввод данных и в дальнейшем их дополнение, будет продолжаться в отделе комплектования и учета ЦНБ УрО РАН.
![Page 24: Индивидуальный учет библиотечного фонда в автоматизированной системе ЦНБ УрО РАН](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062422/56813125550346895d9798b5/html5/thumbnails/24.jpg)
24
Сложности, вызвавшие определенные трудности в работе:
• Отсутствие документации, регламентирующей работу с инвентарными книгами
• Отсутствие общей информации о составе и ведении фонда инвентарных книг
• Ветхость инвентарных книг• Неточности данных внутри инвентарных
книг
![Page 25: Индивидуальный учет библиотечного фонда в автоматизированной системе ЦНБ УрО РАН](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062422/56813125550346895d9798b5/html5/thumbnails/25.jpg)
25
Индивидуальный учет библиотечного фонда в
автоматизированной системе ЦНБ УрО РАН
Кирсанова Алена Игоревна,младший научный сотрудник ЦНБ УрО РАНE-mail: [email protected](343) 362-35-07
![Page 26: Индивидуальный учет библиотечного фонда в автоматизированной системе ЦНБ УрО РАН](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022062422/56813125550346895d9798b5/html5/thumbnails/26.jpg)
26
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!