Download - 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计
![Page 1: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/1.jpg)
第四章会计科目编码及主要数据文件设计
电算化会计学原理(会计信息系统)
![Page 2: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/2.jpg)
第四章 会计科目编码及主要数据文件设计
第一节 会计科目编码及其体系设计
第二节 总帐子系统主要数据文件的设计
![Page 3: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/3.jpg)
一、科目编码设计的必要性
会计科目编码设计 会计科目编码设计是根据会计制度的规定及会计科目
的设置,按照一个系统的方案确定出各级科目唯一数字编码的方法
必要性 1. 采用会计科目编码便于反映会计科目间的逻辑关系
非化工原料121102
B材料12110102
A材料12110101
化工原料121101
原材料1211
科目名称科目编码
非化工原料121102
B材料12110102
A材料12110101
化工原料121101
原材料1211
科目名称科目编码
![Page 4: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/4.jpg)
一、科目编码设计的必要性
会计科目编码设计 会计科目编码设计是根据会计制度的规定及会计科目
的设置,按照一个系统的方案确定出各级科目唯一数字编码的方法
必要性 1. 采用会计科目编码便于反映会计科目间的逻辑关系 2. 保证会计科目的唯一性,避免二义性 3. 便于计算机处理和分类 4. 节省存储空间 5. 提高处理速度
![Page 5: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/5.jpg)
二、科目编码方法
编码:是按照一个系统的方案指定数字、字母或其他符号,借以区别各项目的类别和项别
会计科目编码可采用数字、字母或数字与字母混合编码的方法。
常用的编码方法 顺序编码 位数编码 分组编码
![Page 6: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/6.jpg)
三、科目编码设计的基本原则
规定性原则 层次性原则
1501 固定资产 150101 固定资产——甲车间 150101001 固定资产——甲车间—— A 型机床 150101002 固定资产——甲车间—— B 型机床
一致性原则 简短性原则 扩展性原则
![Page 7: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/7.jpg)
四、科目编码体系的设计
主要是科目编码结构:是指科目编码共分几段,每段有几位
1 、定长定位
科目体系结构: 4 - 2 - 2科目体系结构: 4 - 2 - 2
三级科目最多设计 99 个
三级科目最多设计 99 个二级科目最多设
计 99 个二级科目最多设计 99 个
一级科目最多设计 9999 个
一级科目最多设计 9999 个
![Page 8: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/8.jpg)
四、科目编码体系的设计
2 、不定长方式 科目编码体系在不超过总长度的前提下除一级科目
编码长度固定外,其他各级科目编码的长度是不固定的,可由用户自行随意设计
如:科目编码: 550201013 无法确定它是几级科目
科目: 550201013科目: 550201013
科目末级标志为“真”
科目末级标志为“真”
上 级 科 目550201
上 级 科 目550201
科目级别 3 级科目级别 3 级
![Page 9: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/9.jpg)
四、科目编码体系的设计
3 、立体科目 立体科目方法是指将科目中大量重复的科目从科目
体系中分离出来,按照项目进行存储,并将项目和科目建立动态链接,在满足优化会计科目体系的同时,达到精细核算的目的
![Page 10: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/10.jpg)
四、科目编码体系的设计
3 、立体科目 例如:某单位采用群码,其科目编码结构是 4—2—3
—3 四级,科目编码设计如下科目编码 科目名称5502 管理费用 … … … …
550201 事业部 1 550202 事业部 2
550201001 办公费 550202001 办公费550201001001 一组 550202001001 一组550201001002 二组 550202001002 二组550201002 差旅费 550202002 差旅费550201002001 一组 550202002001 一组550201002002 二组 550202002002 二组
![Page 11: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/11.jpg)
四、科目编码体系的设计
3 、立体科目 如果该单位有 10 个部门,每个部门分有 5 个组,管
理费用有 10 种,那么管理费用下面要设:10×5×10=500 个科目(明细科目)
采用立体科目:在设置科目时对费用科目进行编码,将需要按事业部辅助核算的科目设置为“部门核算”,然后将事业部和事业部下的“组”代码从科目表中剥离出来,在部门档案中另设“各个事业部及其下属组的资料
这样,科目表中只有管理费用 1 个一级科目及办公费、差旅费等 10 个二级科目
![Page 12: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/12.jpg)
四、科目编码体系的设计
3 、立体科目
![Page 13: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/13.jpg)
四、科目编码体系的设计
3 、立体科目 可以进行立体科目设置的有: 个人往来核算与管理 单位往来核算与管理 项目核算与管理 部门核算与管理
![Page 14: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/14.jpg)
五、科目编码设计的拓展
总账系统中还需要设计客户编码、存货编码、部门编码等
这些编码的设计可以借鉴会计科目编码的设计方法
![Page 15: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/15.jpg)
第四章 会计科目编码及主要数据文件设计
第一节 会计科目编码及其体系设计
第二节 总帐子系统主要数据文件的设计
![Page 16: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/16.jpg)
一、科目文件的设计
科目文件 是用来存放帐务处理中所有科目及相关内容的数据
库文件。基本内容:科目代码、科目名称 设计科目文件的意义
用于反映企业的科目体系结构和所有科目及其属性,并为编制凭证、记帐、帐簿和报表查询提供支持
![Page 17: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/17.jpg)
一、科目文件的设计
1 、科目文件结构设计方案一 方法:定长定位 字段:科目代码、科目名称、科目类型、余额方向
科目文件名称: km.dbf序号 字段名 类型 长度 1 科目编码 C 10 主索引(升序) 2 科目名称 C 20 3 科目类型 C 4 4 余额方向 C 2
![Page 18: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/18.jpg)
一、科目文件的设计
2 、科目文件结构设计方案二 方法:不定长方式 会计科目的层次关系通过给出一个科目的父科目和
它的级别等信息来体现科目文件名称: km.dbf 序号 字段名 类型 长度 1 科目编码 C 10 主索引(升序) 2 科目名称 C 20 3 科目类别 C 4 4 科目级别 N 1 5 父科目 C 8 6 是否末级 L 1 7 余额方向 C 2
![Page 19: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/19.jpg)
一、科目文件的设计
3 、科目文件结构设计方案三 方法:立体科目
科目文件名称: km.dbf 序号 字段名 类型 长度 1 科目编码 C 10 主索引(升序) 2 科目名称 C 20 3 科目类别 C 4 4 科目级别 N 1 5 父科目 C 8 6 是否末级 L 1 7 辅助核算 C 6 8 余额方向 C 2
![Page 20: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/20.jpg)
一、科目文件的设计
4 、科目文件的组织方式 以科目代码为关键字建立索引文件 当增加或减少科目时计算机会自动按照科目代码的
大小重新排序
![Page 21: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/21.jpg)
二、凭证文件的设计
凭证文件 凭证文件是用来存储记账凭证的每一项数据、记录
在一定时间内所发生的各项经济业务的数据库文件 记账凭证文件的结构应该包括记账凭证本身要求的
内容:日期、凭证号、摘要、会计科目、金额等 也可以包括核算与管理所需要的更详细的内容
![Page 22: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/22.jpg)
二、凭证文件的设计
1 、凭证文件结构设计方案一(借贷分离式) 凭证文件名称: pz.dbf
序号 字段名 类型 长度 小数位 1 凭证号 C 4 主索引(升序) 2 日期 D 8
3 摘要 C 36
4 科目编码 C 10
5 借方金额 N 12 2
6 贷方金额 N 12 2
7 附件 N 3
8 录入 C 8
9 审核 C 8
10 记账 C 8
![Page 23: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/23.jpg)
二、凭证文件的设计
1 、凭证文件结构设计方案一(借贷分离式)例如,对于一张期末将所有支出科目转入“本年利润”科
目的记账凭证 借:本年利润 贷:主营业务成本 其他业务成本
营业税金及附加 销售费用
管理费用 财务费用 营业外支出
![Page 24: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/24.jpg)
二、凭证文件的设计
1 、凭证文件结构设计方案一(借贷分离式)存储结果如下:凭证号 日期 摘 要 科目代码 借方金额 贷方金额 附件 录入 审核 记账0005 05/30/01 支出转利润 3131 200 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5401 100 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5501 50 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5402 10 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5502 10 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5503 20 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5405 5 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5601 5 000 1 张三 李平 王新
每条记录借方金额或者贷方金额字段总有一个字段为空,浪费了存储空间,记帐凭证越多,如果记录越多,浪费的存储空间应越大
![Page 25: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/25.jpg)
二、凭证文件的设计
2、凭证文件结构设计方案二(借贷标志式) 凭证文件名称: PZ. dbf 序号 字段名 类型 长度 小数位 1 凭证号 C 4 主索引(升序) 2 日期 D 8 3 摘要 C 36 4 科目编码 C 10 5 借贷标志 C 2 6 金额 N 12 2 7 附件 N 3 8 录入 C 8 9 审核 C 8 10 记账 C 8
![Page 26: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/26.jpg)
二、凭证文件的设计
2 、凭证文件结构设计方案二 (借贷标志式)对于所有支出科目转入“本年利润”科目的记账凭证的存储结果如下:凭证号 日期 摘 要 科目代码 借贷标志 金额 附件 录入 审核 记账0005 05/30/01 支出转利润 3131 借 200 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5401 贷 100 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5501 贷 50 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5402 贷 10 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5502 贷 10 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5503 贷 20 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5405 贷 5 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5601 贷 5 000 1 张三 李平 王新
以上两种方案都有很多字段具有重复记录值,需要进一步改进
![Page 27: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/27.jpg)
主索引(升序) 一般索引(升序)
二、凭证文件的设计
3、凭证文件结构设计方案三
凭证内容文件名: PZNR.dbf
序号 字段名 类型 长度 1 凭证号 C 4
2 日期 D 8
3 附件 N 3
4 录入 C 8
5 审核 C 8
6 记账 C 8
凭证业务文件名: PZYW.dbf
序号 字段名 类型 长度 小数位 1 凭证号 C 4
2 摘要 C 36
3 科目代 C 10
4 借贷标志 C 2
5 金额 N 12 2
![Page 28: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/28.jpg)
二、凭证文件的设计
3、凭证文件结构设计方案三对于所有支出科目转入“本年利润”科目的记账凭证的存储结果如下:PZNR.dbf: 凭证号 日期 附件 录入 审核 记账 0005 05/30/01 1 张三 李平 王新
PZYW.dbf: 凭证号 摘 要 科目代码 借贷标志 金 额 0005 支出转利润 3131 借 200 000 0005 支出转利润 5401 贷 100 000 0005 支出转利润 5501 贷 50 000 0005 支出转利润 5402 贷 10 000 0005 支出转利润 5502 贷 10 000 0005 支出转利润 5503 贷 20 000 0005 支出转利润 5405 贷 5 000 0005 支出转利润 5601 贷 5 000
两个数据库文件的连接纽带 上述各方案仅列示基本字段,如果需要更多信息,则需
相应增加若干字段。
![Page 29: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/29.jpg)
二、凭证文件的设计
4、凭证文件的存储策略 凭证文件是账务处理系统中不可缺少的数据库文件,
其存储方案取决于账务处理流程 账务处理流程方案一只设计了一个记帐凭证文件,存
储所有凭证,包括未审核凭证、已审核凭证、已记账凭证
帐务处理流程方案二设计了临时凭证文件和历史凭证文件,临时凭证文件存储已录入和审核但未记账的所有凭证,历史凭证文件存储已记账的所有凭证
5 、凭证文件的组织方式 凭证是按照发生的时间顺序产生的,因此,凭证文件
的组织方式为顺序文件 ( 也可以是索引文件)
![Page 30: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/30.jpg)
三、汇总文件的设计
汇总文件 凭证文件是用来存储所有科目(包括一级科目和明
细科目)的年初数、累计借方发生额、累计贷方发生额、期末余额以及每个月的借贷方发生额等汇总数据的数据库文件
![Page 31: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/31.jpg)
三、汇总文件的设计
1 、汇总文件结构设计方案一 汇总文件名称: HZ. dbf
序号 字段名 类型 长度 小数位 说明 1 科目编码 C 10 2 期初余额 N 12 2 3 借贷方向 C 2 4 本月借合计 N 12 2 5 本月贷合计 N 12 2 如果是复币所有金额字段 6 本年借方累计 N 12 2 都分成外币、人民币 7 本年贷方累计 N 12 2 期末余额通过计算得到 优点是结构简单、清晰 缺点是汇总文件过多(一个月一个),给编程和管理带来一定的难度
![Page 32: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/32.jpg)
三、汇总文件的设计
2、汇总文件结构设计方案二 汇总文件名称: HZ. dbf序号 字段名 类型 长度 小数位 1 科目代码 C 10 2 年初余额 N 12 2 3 借贷方向 C 2 4 1月借合计 N 12 2 5 1月贷合计 N 12 2 6 2月借合计 N 12 2 7 2月贷合计 N 12 2 8 3月借合计 N 12 2 9 3月贷合计 N 12 2 ··· ··· 24 12月借合计 N 12 2 25 12月贷合计 N 12 2
这种结构的汇总文件适合于以年为单位存储的文件,即每年一个汇总文件,账簿、报表所需的:“本月借方合计”、“本月贷方合计”等数据可以直接获取,“期初余额”、“本年借方累计”、“本年贷方累计”、“期末余额”等数据可以通过计算得到
![Page 33: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/33.jpg)
三、汇总文件的设计
2、汇总文件结构设计方案二举例:( 1) 3 月份期初余额。3 月期初余额 = 年初余额(借)+ 1月借合计+ 2月借合
计 -1 月贷合计 -2月贷合计( 2 )到 3 月份的本年累计。 借方累计 =1 月借合计 +2月借合计 +3 月借合计 贷方累计 =1 月贷合计 +2月贷合计 +3 月贷合计( 3) 3 月份期末余额 3 月期末余额 =3月期初余额 +3月借合计 -3 月贷合计
![Page 34: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/34.jpg)
三、汇总文件的设计
2、汇总文件结构设计方案二优点是结构清晰,数据库文件少,便于管理。缺点是不能直接得到账簿所需的数据,只能通过计算得到。
![Page 35: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/35.jpg)
四、我们的设计
为了便于理解,数据库表都用汉字来命名 为了便于设计,在 D盘新建一个 AIS 文件夹,
每次进入 Visual FoxPro 系统时,在命令窗口输入命令: set default to d:\ais (设置默认路径)
1 、新建项目 新建一个项目(命令: create project ),保存为:
zw.pjx
2 、建立数据库 新建数据库(命令 create database ),保存为:
zw.dbc
![Page 36: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/36.jpg)
四、我们的设计
3 、建立数据库表( 1 )科目表
字段名 类型 宽度 小数位 索引科目编码 字符型 15 主索引(升
序)科目名称 字符型 40
科目类别 字符型 10 一般索引(升序)父科目编码 字符型 15
父科目名称 字符型 40
余额标记 数值型 2
余额方向 字符型 4
设为末级 逻辑型 1
余额标记与余额方向相联系 ,如果为借方,余额标记值是 1 ,如果为贷方,余额标记值是— l ,为计算余额提供方便
![Page 37: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/37.jpg)
四、我们的设计
3 、建立数据库表( 2)凭证表:凭证内容表
字段名 类型 宽度 小数位 索引凭证号 字符型 14 主索引(升
序)日期 日期型 8
附件 数值型 3
录入 ( 即 制单 )
字符型 10
审核 字符型 10
财务主管 字符型 10
是否结账 逻辑型 1
![Page 38: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/38.jpg)
四、我们的设计
3 、建立数据库表( 2)凭证表:凭证业务表
字段名 类型 宽度 小数位 索引
凭证号 字符型 14 一般索引(升序)科目编码 字符型 15
科目名称 字符型 40
摘要 字符型 10
借方金额 数值型 10 2
贷方金额 数值型 10 2
![Page 39: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/39.jpg)
四、我们的设计
3 、建立数据库表( 3 )用户表
字段名 类型 宽度 小数位 索引
操作员编码 字符型 10 主索引(升序)
操作员姓名 字符型 10
口令 字符型 10
标记 逻辑型 1
权限 字符型 20
![Page 40: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/40.jpg)
四、我们的设计
3 、建立数据库表( 4 )日志表 字段名 类型 宽度 小数位 索引
操作员姓名 字符型 10
模块名称 字符型 40
操作起点 日期型 1
操作终点 日期型 20
![Page 41: 第四章 会计科目编码及主要数据文件设计](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061420/56814732550346895db4719f/html5/thumbnails/41.jpg)
Thank you…