Download - 01 Prosedur Pengendalian Dokumen
-
SISTEM MANAJEMEN MUTU DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
K E M E N T E R I A N P E K E R J A A N U M U M D A N P E R U M A H A N R A K Y A T
D I R E K T O R A T J E N D E R A L S U M B E R D A Y A A I R Jl. Pattimura No. 20 Keb. Baru, Jakarta Selatan, Telp. ( 021 ) 7222804, Fax. ( 021 )
7261956
DJSDAPPD-001/REV.01
-
No. Dokumen DJSDA- PPD- 001 / Rev.1 Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Halaman i / iv
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
LEMBAR PENGESAHAN
JABATAN
TANDA TANGAN TANGGAL
DISUSUN OLEH
UNIT JAMINAN MUTU DITJEN.SDA
DIPERIKSA OLEH
SES.DITJEN. SUMBER DAYA AIR WAKIL MANAJEMEN
DISAHKAN OLEH
DIREKTUR JENDERAL SUMBER DAYA AIR PIMPINAN PUNCAK
STATUS DOKUMEN
STATUS DOKUMEN
NO. DISTRIBUSI
TANGGAL
TERKENDALI
-
No. Dokumen DJSDA- PPD- 001 / Rev.1 Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Halaman ii / iv
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN
NOMOR UNIT KERJA TANGGAL DISTRIBUSI
001
002
003
004
005
006
007
008
009
010
011
012
013
014
015
016
017
018
019
020
021
022
023
024
025
026
027
028
029
030
031
032
033
034
035
036
037
038
039
040
-
No. Dokumen DJSDA- PPD- 001 / Rev.1 Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Halaman iii / iv
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
SEJARAH DOKUMEN
No
TGL CATATAN PERUBAHAN KETERANGAN
1
2
25-10-05
25-10-12
Revisi 0 :
Terbit perdana sebagai Prosedur Pengendalian
Dokumen Mutu (DJSDA-PDM-015/Rev.0)
Revisi 01 :
Menjadi Prosedur Pengendalian Dokumen (DJSDA-
PPD-001/Rev.01) setelah dilakukan penyesuaian
dengan standar dan peraturan perundangan yang
menjadi acuan normatif yaitu :
o Standar ISO 9001 : 2008, SNI 19-9001 : 2008
o Permen PU No. 04/PRT/M/2009, tentang Sistem
Manajemen Mutu Departemen Pekerjaan Umum
o Permen PU No.08/PRT/M/2010, tentang Organi-
sasi dan Tata Kerja Kementerian Pekerjaan Umum.
-
No. Dokumen DJSDA- PPD- 001 / Rev.1 Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Halaman iv / iv
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
DAFTAR ISI
Lembar Pengesahan ... . i
Daftar Distribusi Dokumen ii
Sejarah Dokumen iii
Daftar Isi iv
1. RUANG LINGKUP 1
2. TUJUAN DAN SASARAN ... ... 1
3. DEFINISI .... 1
4. ACUAN .. 3
5. KETENTUAN UMUM .. 3
6. PROSEDUR .. 5
7. TANGGUNG JAWAB .. 12
8. KONDISI KHUSUS .. 14
9. REKAMAN .. 15
10. LAMPIRAN .. 16
-
No. Dokumen DJSDA- PPD- 001 / Rev.1 Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Halaman 1 / 15
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
1. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku untuk melaksanakan pengendalian dokumen Sistem Manajemen
Mutu di lingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air baik di tingkat pusat maupun
pada BBWS/BWS serta SKPD Propinsi & Kabupaten/Kota
2. TUJUAN DAN SASARAN
Tujuan :
Untuk memberikan panduan dalam melaksanakan pengendalian dokumen Sistem
Manajemen Mutu Direktorat Jenderal Sumber Daya Air kepada para pengendali dan
pengguna dokumen serta pihak terkait lainnya.
Sasaran :
Untuk memastikan bahwa pengendalian semua dokumen yang terkait dengan Sistem
Manajemen Mutu Direktorat Jenderal Sumber Daya Air dilaksanakan dengan benar
dan menjamin bahwa :
a. Dokumen yang digunakan adalah dokumen yang benar dan sah (valid)
b. Dokumen disimpan, dipelihara dan dijaga untuk mencegah dan menghindarkan
dari kerusakan atau hilang.
c. Dokumen didistribusikan sesuai dengan tujuannya.
d. Dokumen tersedia pada unit kerja yang menggunakan dan mudah dicari
(retrieve).
3. DEFINISI
3.1. Pengendalian Dokumen : adalah aktivitas yang berkaitan dengan
penerbitan, pendistribusian, penerimaan,
penyimpanan, perubahan / revisi / ralat dan
pemusnahan dokumen
-
No. Dokumen DJSDA- PPD- 001 / Rev.1 Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Halaman 2 / 15
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
3.2. Dokumen : adalah dokumen Sistem Manajemen Mutu dan
dokumen lain yang berkaitan dengan Sistem
Manajemen Mutu dan penerapannya yaitu :
- Pedoman Mutu (Manual Mutu)
- Prosedur
- Instruksi kerja
- Rencana Mutu
- Data / dokumen pendukung
3.3. Dokumen INDUK : adalah dokumen asli dari penyusun yang telah
disahkan oleh pejabat berwenang dan distempel
INDUK.
3.4. Dokumen TERKENDALI : adalah dokumen yang digandakan dari dokumen
INDUK untuk didistribusikan sesuai daftar
distribusi atau dokumen yang digandakan dari
dokumen TERKENDALI untuk didistribusikan
sesuai daftar distribusi tambahan setelah
distempel TERKENDALI, atau dokumen yang
digandakan dari dokumen TERKENDALI yang
berasal dari instansi satu tingkat diatasnya untuk
didistribusikan sesuai daftar distribusi pada unit
kerja / instansi yang bersangkutan setelah
distempel TERKENDALI.
3.5. Dokumen TAK TERKENDALI : adalah dokumen yang digandakan dari
dokumen INDUK atau dokumen TERKENDALI
dan distempel TAK TERKENDALI,
didistribusikan kepada siapa saja yang tidak
termasuk dalam daftar Distribusi atau daftar
distribusi tambahan.
3.6. Dokumen TAK TERPAKAI: adalah dokumen INDUK atau dokumen
TERKENDALI pada status dokumen tersebut
dinyatakan tidak berlaku lagi dan distempel TAK
TERPAKAI .
3.7. Daftar Induk Dokumen : adalah daftar yang berisi dokumen asli
(dokumen yang distempel INDUK)
-
No. Dokumen DJSDA- PPD- 001 / Rev.1 Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Halaman 3 / 15
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
3.8. Daftar Dokumen : adalah daftar yang berisi dokumen
TERKENDALI yang diterima oleh unit kerja
yang menyimpan dokumen tersebut.
4. ACUAN
4.1. ISO 9001 : 2008 butir 4.2.3 Pengendalian Dokumen
4.2. SNI 19-9001 : 2008 butir 4.2.3 Pengendalian Dokumen
4.3. Permen PU N0. 04/PRT/M/2009 butir 4.3 Pengendalian Dokumen
4.4. Manual Mutu Direktorat Jenderal Sumber Daya Air
5. KETENTUAN UMUM
5.1. Pengendalian dokumen meliputi kegiatan :
a. Menyusun dan menerbitkan dokumen
Termasuk dalam kegiatan ini adalah :
1). Menyusun dokumen
2). Mengesahkan dokumen
3). Memberikan Identifikasi dokumen :
o Nama dokumen
o Kode dokumen
o Status dokumen
4). Menetapkan daftar distribusi dokumen
5). Menerbitkan dokumen
b. Mendistribusikan dan menerima dokumen
c. Menyimpan dan memelihara dokumen
d. Melakukan perubahan atau ralat dokumen
e. Memusnahkan dokumen
5.2. Pengendalian dokumen dilaksanakan oleh Pengelola Sistem Manajemen Mutu,
yang dibedakan sesuai dengan kewenangannya, yaitu :
a. Pengendalian Dokumen pada Direktorat Jenderal SDA : oleh Pengelola
Sistem Manajemen Mutu Direktorat Jenderal SDA
b. Pengendalian Dokumen pada Direktorat : oleh Pengelola Sistem
Manajemen Mutu Direktorat.
c. Pengendalian Dokumen pada BBWS/BWS : oleh Pengelola Sistem
Manajemen Mutu BBWS/BWS
d. Pengendalian Dokumen pada SKPD Propinsi & Kabupaten/Kota : oleh
Pengelola Sistem Manajemen Mutu SKPD Propinsi & Kabupaten/Kota
-
No. Dokumen DJSDA- PPD- 001 / Rev.1 Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Halaman 4 / 15
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
5.3. Dokumen yang telah selesai disusun, sebelum diterapkan harus disahkan terlebih
dahulu oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan tingkatannya.
5.4. Pengelola Sistem Manajemen Mutu melakukan kegiatan antara lain :
a. Melakukan identifikasi terhadap setiap dokumen yang baru diterbitkan /
dirubah sesuai dengan kewenangannya. Identifikasi setiap dokumen
bersifat unik (tidak ada identitas yang sama untuk dokumen yang
berbeda).
b. Menetapkan pihak-pihak yang mendapat distribusi dokumen pada setiap
penerbitan atau perubahan / revisi atau ralat dokumen, pada unit kerja
yang bersangkutan.
c. Membuat / memutakhirkan Daftar Induk Dokumen (seperti form pada
Lampiran4) dan Daftar Dokumen (seperti form pada Lampiran5) untuk
dokumen yang diterima di unit kerjanya. Pemutakhiran Daftar Induk
Dokumen dan Daftar Dokumen dilakukan sekali dalam setahun atau
setiap kali ada perubahan / penambahan dokumen.
5.5. Dokumen TERKENDALI hanya diberikan kepada unit kerja atau pejabat yang
tercantum dalam daftar distribusi / daftar distribusi tambahan yang telah
ditetapkan.
5.6. Pengelola Sistem Manajemen Mutu (pendistribusi) berkewajiban untuk
menyampaikan perubahan / ralat dari dokumen tersebut kepada para
penerima dokumen sesuai daftar distribusi / distribusi tambahan, apabila terjadi
perubahan / ralat dokumen
5.7. Dokumen TAK TERKENDALI hanya diberikan kepada pihak-pihak yang
meminta, tetapi tidak tercantum dalam daftar distribusi / distribusi tambahan.
Pengelola Sistem Manajemen Mutu (pendistribusi) tidak berkewajiban untuk
menyampaikan perubahan / ralat dokumen, kecuali atas permintaan penerima
dokumen .
5.8. Dokumen INDUK dan/atau Dokumen TERKENDALI yang diterima dari unit
kerja lain serta Dokumen Induk TAK TERPAKAI yang terakhir, harus
disimpan agar tetap dalam keadaan baik (tidak rusak), mudah dicari (retrieve)
bila dibutuhkan, tidak salah / keliru dalam penggunaan dan tidak hilang.
-
No. Dokumen DJSDA- PPD- 001 / Rev.1 Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Halaman 5 / 15
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
5.9. Perubahan, pencabutan dan penambahan dokumen dapat dilakukan, apabila
telah diputuskan dalam Rapat Kaji Ulang Manajemen atas hasil kajian usulan
perubahan, pencabutan dan penambahan dokumen sesuai formulir seperti
pada Lampiran-6.
5.10. Dokumen dengan status / stempel INDUK tidak boleh dipakai / dipinjam untuk
kegiatan operasional.
5.11. Dokumen dengan status / stempel TERKENDALI dapat dipakai / dipinjam
untuk kegiatan operasional, dengan tetap menjaga agar terhindar dari hilang,
kerusakan, coretan dan gangguan lainnya. Peminjaman yang dimaksud adalah
dipakai untuk kegiatan operasional pada unit kerja terkait.
5.12. Dokumen yang dapat dimusnahkan adalah dokumen TERKENDALI yang
dinyatakan sudah TIDAK TERPAKAI atau dokumen INDUK yang sudah
distempel TAK TERPAKAI satu tingkat sebelumnya.
5.13. Dokumen yang berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu yang berasal dari
luar / dokumen eksternal (external origin) harus dikendalikan mengikuti
prosedur tertentu.
5.14. Data diberlakukan pengendaliannya sama seperti dokumen eksternal.
6. PROSEDUR
6.1. Kegiatan Penyusunan dan Penerbitan Dokumen baru.
a. Pejabat / petugas / pelaksana yang ditunjuk oleh Pimpinan, melakukan
penyusunan konsep dokumen yang didasarkan atas :
1). Nama / Judul Dokumen yang akan disusun.
2). Studi aktivitas dan lingkup kegiatan organisasi sesuai judul dokumen
3). Studi dan pengumpulan materi yang terkait dan kriteria yang
ditetapkan.
4). Diskusi dengan pejabat / pelaksana untuk mendapatkan masukan
tentang hal-hal yang berkaitan dengan penerapan.
b. Melakukan pembahasan dengan Pengelola Sistem Manajemen Mutu
terhadap konsep dokumen yang telah disusun dengan melibatkan unsur-
unsur terkait untuk mendapatkan tanggapan dan masukan, sehingga
-
No. Dokumen DJSDA- PPD- 001 / Rev.1 Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Halaman 6 / 15
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
menghasilkan dokumen yang mudah / dapat diterapkan dan memenuhi
kriteria / persyaratan yang ditetapkan.
c. Melakukan identifikasi terhadap konsep dokumen yang telah disetujui
dalam pembahasan, meliputi :
1). Judul dokumen
2). Kode dokumen
3). Status penerbitan dokumen, yaitu status O atau original untuk
penerbitan baru
d. Bila dokumen ini sudah diidentifikasi, kemudian dimintakan pengesahan
kepada pejabat yang berwenang seperti yang tercantum dalam pada
Lampiran 2.
e. Pengelola Sistem Manajemen Mutu memberikan status / stempel pada
dokumen yang telah disahkan, sesuai format pada Lampiran -3 dengan
ketentuan sebagai berikut :
1). Dokumen asli diberi status / stempel : INDUK dari unit kerja yang
menerbitkan dokumen tersebut.
2). Dokumen asli yang sudah distempel INDUK, dicatat dalam Daftar
Induk Dokumen .
f. Pengelola Sistem Manajemen Mutu melakukan pemutakhiran (updating)
atas Daftar Induk Dokumen (seperti pada Lampiran4) dan arsip
penyimpanan dokumen Induk dengan cara :
1). Dokumen yang digandakan dari dokumen dengan status / stempel
INDUK, untuk didistribusikan diberi status / stempel
TERKENDALI dari unit kerja yang akan mendistribusikan,
dilengkapi dengan nomor sesuai dengan nomor urut dari unit kerja
dalam Daftar Distribusi dan tanggal sesuai dengan tanggal dokumen
tersebut didistribusikan, dengan menggunakan formulir seperti pada
Lampiran-11.
2). Bila dokumen baru pertama kali diterbitkan, maka :
o Nomor urut dokumen dalam Daftar Induk Dokumen bertambah,
dan diisi status penerbitan dokumen adalah O (original).
o Dokumen yang sudah selesai di identifikasi, di simpan dalam
arsip penyimpanan dokumen INDUK.
-
No. Dokumen DJSDA- PPD- 001 / Rev.1 Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Halaman 7 / 15
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
6.2. Melakukan Distribusi dan Menerima Distribusi Dokumen
a. Pengelola Sistem Manajemen Mutu menetapkan daftar pejabat yang
akan diberi dokumen yang sudah disahkan.
b. Dokumen INDUK atau Dokumen TERKENDALI diperbanyak /
digandakan yang jumlahnya berdasarkan jumlah dalam daftar distribusi
dokumen dan/atau distribusi tambahan.
c. Pengelola Sistem Manajemen Mutu memberi status / stempel
TERKENDALI pada dokumen hasil penggandaan, dan nomor sesuai
dengan nomor dalam daftar distribusi / daftar distribusi tambahan, serta
tanggal sesuai tanggal pada saat pemberian status / stempel dilakukan,
seperti formulir pada Lampiran-11.
d. Distribusi dokumen dilakukan sebanyak daftar distribusi dan/atau
distribusi tambahan dengan cara sebagai berikut :
1). Menyiapkan dan mengisi formulir pengiriman dan tanda terima
dokumen (seperti pada Lampiran-8) sesuai dengan daftar distribusi /
daftar distribusi tambahan dan ditanda tangani oleh Pengelola
Sistem Manajemen Mutu yang mengirimkan dokumen tersebut
2). Melakukan pengiriman / distribusi dokumen dengan dilampiri Form
Lampiran-8 yang sudah diisi.
3). Penerima dokumen menanda tangani tanda terima dokumen dan
mengirimkan kembali copy tanda terima kepada asal pengirim /
pendistribusi.
4). Copy tanda terima yang sudah ditanda tangani (yang dikembalikan),
disimpan oleh pendistribusi / asal pengirim sebagai bukti
mutu.(rekaman)
e. Pengelola Sistem Manajemen Mutu penerima dokumen, melakukan
pemutakhiran (updating) atas Daftar Dokumen dan Dokumen
1). Bila dokumen baru pertama kali diterbitkan, maka :
o nomor urut dokumen dalam daftar dokumen bertambah, dan
diisi status penerbitan dokumen mutu adalah O (original).
o dokumen yang sudah selesai di identifikasi, di simpan dalam
arsip penyimpanan dokumen TERKENDALI.
-
No. Dokumen DJSDA- PPD- 001 / Rev.1 Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Halaman 8 / 15
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
2). Bila dokumen merupakan hasil revisi, maka :
o Nomor urut dokumen tersebut dalam Daftar Dokumen adalah
tetap, sedangkan status penerbitan dokumen diubah sesuai
dengan status revisi ke berapa (Rev.) dari dokumen
tersebut.
o Dalam arsip penyimpanan dokumen dilakukan pemutakhiran,
yaitu dokumen yang lama diambil dan distempel TAK
TERPAKAI dan diganti dengan dokumen status penerbitan
terbaru.
o Dalam arsip penyimpanan dokumen TAK TERPAKAI,
dokumen TAK TERPAKAI yang lama diambil untuk
dimusnahkan, diganti dengan dokumen TAK TERPAKAI yang
baru.
f. Bila Pengelola Sistem Manajemen Mutu penerima akan melakukan
distribusi dokumen yang diterimanya, maka dilakukan, mengikuti prosedur
mulai dari butir a s/d e tersebut diatas.
g. Distribusi dokumen yang bersifat ralat adalah sebagai berikut :
1) Pendistribusian ralat dokumen dilakukan sesuai dengan daftar
distribusi / distribusi tambahan .
2) Bila ralat dokumen dilampiri formulir pengganti, maka formulir yang
digantikan di stempel TAK TERPAKAI, tanpa melepas/ membuang
formulir yang digantikan tersebut .
6.3. Menyimpan dan memelihara dokumen
Kegiatan menyimpan dokumen :
a. Menyimpan Dokumen
Penyimpanan dokumen diatur sebagai berikut :
1). Pemilahan :
Dokumen yang akan disimpan dipilah menjadi :
o dokumen yang masih berlaku
o dokumen yang tidak berlaku (tak terpakai).
2). Pengelompokan :
Pengelompokan dokumen mutu dilakukan sebagai berikut :
a) berdasarkan hierarkhi dokumen mutu :
o pedoman mutu / manual mutu
o prosedur
-
No. Dokumen DJSDA- PPD- 001 / Rev.1 Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Halaman 9 / 15
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
o instruksi kerja
o data / dokumen pendukung
b) berdasarkan status dokumen :
o dokumen INDUK
o dokumen TERKENDALI
o dokumen TAK TERPAKAI
3). Pengarsipan
Pengarsipan dokumen merupakan penyimpanan awal dalam ordner
yang diberi label (lengkap dengan identitas) seperti pada Lampiran
9.
Dalam ordner pada halaman paling depan, dilengkapi dengan daftar
isi dokumen yang disimpan / dimuat seperti pada Lampiran 10.
Nomor ordner adalah unik (tidak boleh ada yang sama).
4). Penyimpanan
Dokumen yang sudah dimasukkan dalam ordner, selanjutnya
disimpan pada tempat (almari, rak, kabinet) yang mudah dijangkau,
aman dan bersih. Setiap tempat diberi identitas atau informasi
mengenai isi tempat tersebut.
b. Memelihara
Memelihara dokumen terutama ditujukan untuk menjaga agar :
1). Dokumen bersih, terhindar kotoran dan debu, dibersihkan secara
rutin.
2). Dokumen dalam keadaan rapi, mudah dicari, mengatur kembali
dengan baik apabila selesai dipakai.
3). Terhindar dari kerusakan, baik akibat binatang / serangga, maupun
kerusakan akibat pemakaian.
Kerusakan ini antara lain:
o Robek, jangan ditarik paksa saat pengambilan.
o Coretan, pergunakan media lain untuk mencatat hal-hal yang
dianggap penting.
o Berlubang, memberikan anti serangga
o Terlepas pada bagian / halaman tertentu, jangan dilipat pada
saat dipakai.
o dll.
-
No. Dokumen DJSDA- PPD- 001 / Rev.1 Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Halaman 10 / 15
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
4). Tidak mudah hilang, mengunci tempat penyimpanan bila tidak
digunakan dan mencatat apabila ada yang meminjam, menagih
kembali, apabila waktu pengembalian sudah lewat.
6.4. Mengubah atau meralat dokumen
Kegiatan ini meliputi : mengubah sebagian, mengubah banyak (menyeluruh
atau hampir menyeluruh), meralat dokumen
a. Mengubah dokumen dilakukan sebagai berikut :
1). Mengubah dokumen yang bersifat fundamental (mengubah
prosedur, tata cara, mekanisme dan/atau lainnya yang esensial),
diterbitkan dokumen lengkap yang disertai dengan pemeriksaan /
tinjauan dan pengesahan oleh pejabat yang berwenang sesuai
dengan tingkatannya seperti tercantum pada pada Lampiran 2.
Setiap kata yang mengalami perubahan, dicetak dengan huruf miring
dan garis bawah.
Hal-hal yang diubah, dijelaskan pula dalam Lembar Sejarah
Dokumen
2). Mengubah dokumen yang bersifat ralat (perbaikan redaksional,
perbaikan kecil dan penggantian / penambahan / pengurangan
formulir) yang sifatnya tidak mengubah substansi dari dokumen
tersebut, dapat dilakukan dengan RALAT sesuai formulir pada
Lampiran 7.
Mengubah dokumen yang bersifat ralat, tidak mengubah status
penerbitan dokumen tersebut.
Ralat dokumen ditempatkan pada halaman paling depan, sesuai
dengan status dokumen apakah INDUK atau TERKENDALI.
3). Mengubah dokumen yang bersifat menyeluruh (sebagian besar
mengalami diubah baik substansi maupun susunannya), diterbitkan
dokumen baru dengan menggunakan huruf tegak semua tanpa garis
bawah, dengan diberi keterangan pada Lembar Sejarah Dokumen
b. Pencabutan dokumen
Bila dokumen dinyatakan dicabut dari pemakaian sebagai hasil keputusan
Rapat Kaji Ulang Manajemen, maka Pengelola Sistem Manajemen Mutu
-
No. Dokumen DJSDA- PPD- 001 / Rev.1 Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Halaman 11 / 15
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
harus segera mencabut dari arsip penyimpanan dengan menindak lanjuti
hal-hal sebagai berikut :
1). Bila merupakan dokumen INDUK :
a). memberi status / stempel TAK TERPAKAI
b). memindahkan dari arsip INDUK dan menyimpan dalam arsip
TAK TERPAKAI
c). mencoret dari Daftar Induk Dokumen dengan diberi catatan
pada tempat kosong dibawah Dicabut sesuai Rapat Kaji Ulang
Manajemen (KUM) tanggal .
2). Bila merupakan dokumen TERKENDALI :
a). mencabut dari arsip TERKENDALI dan memusnahkannya
b). mencoret dari Daftar Dokumen dengan diberi catatan pada kolom
keterangan Dicabut sesuai Rapat KUM tanggal ..
c. Penambahan Dokumen
Penambahan dokumen dilakukan sama halnya dengan prosedur
penyusunan dan penerbitan dokumen
6.5. Memusnahkan Dokumen Mutu
Dokumen dapat dimusnahkan, apabila sudah mendapat persetujuan dari
Pimpinan, dan pemusnahan dokumen dilengkapi dengan Berita Acara
Pemusnahan Dokumen yang ditanda tangani oleh Pimpinan.
Berita Acara memuat antara lain :
o Nama / jenis dokumen yang dimusnahkan
o Waktu pemusnahan
o Cara pemusnahan
Pemusnahan dokumen dapat dilakukan dengan cara :
a. Membakar, dengan tetap menjaga tidak mengganggu keamanan dan
kebersihan lingkungan.
b. Merobek-robek atau dipotong-potong atau dihancurkan dengan alat
pemotong, sampai tidak diketahui wujudnya.
6.6. Bila dokumen hilang, dilakukan kegiatan sebagai berikut :
Dokumen dengan status / stempel TERKENDALI, bila hilang harus dibuatkan
Berita Acara Dokumen Hilang oleh Pengelola Sistem Manajemen Mutu terkait,
-
No. Dokumen DJSDA- PPD- 001 / Rev.1 Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Halaman 12 / 15
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
dikirimkan kepada Pengelola Sistem Manajemen Mutu pengirim / pendistribusi
dan dimintakan penggantinya dengan identifikasi sama dengan yang hilang.
Bila yang hilang adalah dokumen dengan status / stempel INDUK, maka
harus dicetak yang baru dan harus ditinjau dan disahkan serta identifikasi sama
dengan yang hilang tersebut dilengkapi dengan Berita Acara Dokumen Hilang.
Dokumen yang sudah dinyatakan hilang, apabila diketemukan kembali, maka
dokumen tersebut dinyatakan TAK TERPAKAI.
6.7. Dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu yang berasal dari luar /
dokumen eksternal (document of external origin), pengendaliannya adalah
sebagai berikut :
a. Pengadaan :
Dokumen eksternal dapat diadakan langsung oleh unit yang
membutuhkan/memerlukannya, dari sumber yang relevan dan andal.
Dokumen yang baru diterima, distempel INDUK oleh Pengelola Sistem
Manajemen Mutu terkait, dan dicatatkan dalam Daftar Induk Dokumen
Eksternal, dokumen yang telah distempel INDUK, digandakan sebanyak
kebutuhan. Dokumen dengan stempel INDUK, disimpan mengikuti cara
penyimpanan seperti dokumen lainnya, tetapi diarsip khusus untuk
dokumen eksternal.
b. Pendistribusian (termasuk : pengiriman), pemutakhiran, pemusnahan
dokumen eksternal dilakukan sama seperti dokumen lainnya.
c. Keabsahan dokumen eksternal dilakukan pengecekan oleh Pengelola
Sistem Manajemen Mutu kepada sumber yang relevan, minimal sekali
dalam 1 (satu) tahun.
6.8. Kegiatan Pengendalian Dokumen digambarkan dalam bagan alir seperti pada
Lampiran -1.
7. TANGGUNGJAWAB
7.1. Pengelola Sistem Manajemen Mutu
a. Penerbitan dokumen (original atau revisi)
1) Menyusun konsep dokumen
2) Menentukan distribusi dokumen
-
No. Dokumen DJSDA- PPD- 001 / Rev.1 Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Halaman 13 / 15
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
3) Melakukan perubahan dokumen sesuai hasil tinjauan / usulan
perubahan
4) Memintakan pengesahan dokumen kepada pejabat yang berwenang
sesuai dengan kewenangan pada lampiran 2.
5) Memberikan status / stempel INDUK pada dokumen, nomor daftar
Induk dan tanggal terbitnya dokumen
6) Memberikan identifikasi dokumen
b. Distribusi dokumen
1) Menggandakan dokumen dan memberikan status / stempel
TERKENDALI, nomor distribusi dan tanggal pengiriman.
2) Mendistribusikan dokumen dengan menggunakan formulir
pengiriman dan tanda terima dokumen
3) Menyimpan formulir pengiriman dan tanda terima dokumen yang
sudah dikembalikan, sebagai bukti mutu (rekaman)
c. Penyimpanan dokumen
1) Menyimpan dokumen yang sesuai pada file
2) Membuat memperbaharui (updating) Daftar Induk Dokumen
dan/atau Daftar Dokumen, secara periodik dan/atau setiap kali ada
penambahan dokumen
3) Membuat / memperbaharui arsip cadangan (backup file) untuk
dokumen dalam media elektronik.
d. Pemusnahan dokumen
1) Memusnahkan Dokumen TERKENDALI yang dinyatakan tidak
berlaku.
2) Dokumen INDUK yang dinyatakan tidak berlaku, distempel TAK
TERPAKAI untuk dipisahkan penyimpanannya. Sedangkan
Dokumen INDUK yang TAK TERPAKAI dengan status satu
tingkat sebelumnya dimusnahkan.
e. Melakukan pembinaan secara periodik terhadap Pengelola Sistem
Manajemen Mutu pada unit kerja di bawahnya atau penerima dokumen.
f. Memeriksa kebenaran, keabsahan dokumen yang berlaku pada unit kerja
di lingkungan Direktorat Jenderal SDA
g. Melakukan review terhadap Dokumen
h. Menerima / mengajukan usulan mengubah terhadap Dokumen
-
No. Dokumen DJSDA- PPD- 001 / Rev.1 Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Halaman 14 / 15
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
7.2. Direktur Jenderal Sumber Daya Air
a. Mengesahkan dokumen yang berlaku di lingkungan Direktorat Jenderal
Sumber Daya Air.
b. Menyetujui usulan mengubah dokumen di Direktorat Jenderal Sumber
Daya Air.
7.3. Direktur di lingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air
a. Mengesahkan dokumen yang berlaku di Direktorat
b. Menyetujui usulan mengubah dokumen di Direktorat
7.4. Kepala BBWS/BWS di lingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air
a. Mengesahkan dokumen yang berlaku di BBWS/BWS
b. Menyetujui usulan mengubah dokumen di BBWS/BWS
7.5. Kepala SKPD Propinsi dan Kabupaten / Kota
a. Mengesahkan dokumen mutu yang berlaku di tingkat SKPD Propinsi dan
Kabupaten / Kota
b. Menyetujui usulan mengubah dokumen mutu di tingkat SKPD Prpinsi dan
Kabupaten / Kota
8. KONDISI KHUSUS
8.1. Rencana Mutu yang sudah berakhir masa berlakunya dan tidak ada
perpanjangan waktu pelaksanaan, maka secara otomatis Rencana Mutu
tersebut tidak berlaku lagi.
8.2. Untuk mengubah / memperbaiki dokumen yang bersifat ralat, dokumen
tersebut tidak harus ditinjau dan ralat tersebut langsung dapat disahkan oleh
pejabat yang berwenang.
8.3. Naskah Dokumen yang sudah disetujui, dapat disimpan dalam media
elektronik, dan dicatat nama arsip (file) penyimpanannya serta dilengkapi
dengan arsip cadangan (backup file).
-
No. Dokumen DJSDA- PPD- 001 / Rev.1 Revisi ke Ke 1
Berlaku Efektif
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Halaman 15 / 15
Paraf
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
9. REKAMAN
9.1. Daftar Induk Dokumen
9.2. Daftar Dokumen
9.3. Bukti Pengiriman dan Tanda Terima Dokumen
9.4. Bukti Usulan Perubahan Dokumen (bila ada).
9.5. Berita Acara Dokumen Hilang (bila ada).
9.6. Berita Acara Pemusnahan Dokumen
10. LAMPIRAN
10.1. Lampiran - 1 Bagan alir Pengendalian Dokumen
10.2. Lampiran - 2 Kewenangan Pengesahan Dokumen
10.3. Lampiran - 3 Contoh Stempel untuk Pengendalian Dokumen
10.4. Lampiran - 4 Formulir Daftar Induk Dokumen
10.5. Lampiran - 5 Formulir Daftar Dokumen
10.6. Lampiran - 6 Formulir Usulan Perubahan Dokumen
10.7. Lampiran 7 Formulir Ralat
10.8. Lampiran 8 Formulir Pengiriman dan Tanda Terima Dokumen
10.9. Lampiran 9 Format Label Ordner
10.10. Lampiran -10 Formulir Daftar Isi Dokumen
10.11. Lampiran -11 Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen
10.12. Lampiran -12 Formulir Berita Acara Dokumen Hilang
-
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN LAMPIRAN - 1
DJSDA-PPD-001/ Rev.01 Halaman 1 / 5
1. Menyusun dan Menerbitkan Dokumen
`
Pejabat Pimpinan
BAGAN ALIR
Pengelola Sistem Manajemen Mutu
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
Mulai
MenyusunKonsep Dokumen
Membahas Konsep Dokumen
MengajukanPengesahan Dokumen
Menanda tangani Pengesahan Dokumen
Menerbitkan Dokumen
Memutakhirkan Dokumen Induk dan
Arsip Dokumen Induk
Selesai
MemberikanIdentifikasi Dokumen
-
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN LAMPIRAN - 1
DJSDA-PPD-001/ Rev.01 Halaman 2 / 5
2. Mendistribusikan dan Menerima Dokumen
Pengelola Sistem Manajemen Mutu Pejabat Pimpinan
MenggandakanDokumen
MemberikanStatus Dokumen /
Stempel Terkendali,
Nomor dan Tanggal
Menandatangani Tanda Pengirimandan Mengirimkan
kembali ke Pengirim
MenyiapkanTanda PengirimanDokumen sesuai
Daftar Distribusi
MendistribusikanDokumen
Memutakhirkan Penyimpanan Dokumen
Memusnahkan Dokumen Terkendali Lama, diganti Dokumen
Terkendali yang BaruY
Mulai
MemutakhirkanDaftar Dokumen
Selesai
-
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN LAMPIRAN - 1
DJSDA-PPD-001/ Rev.01 Halaman 3 / 5
3. Menyimpan dan Memelihara Dokumen
Pengelola Sistem Manajemen Mutu Pejabat Pimpinan
Melakukan Pemilahan Dokumen
Menyiapkan Ordner dan
Memberi Identitas Ordner
Menyimpan Dokumen pada Ordner
sesuai Identitas
Memberi Daftar Isi pada Ordner
Menyimpan Ordner pada Tempat yang disiapkan
Menjaga dan Memelihara Tempat Penyimpanan
Dokumen
Mulai
Selesai
-
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN LAMPIRAN - 1
DJSDA-PPD-001/ Rev.01 Halaman 4 / 5
4. Melakukan Perubahan dan Ralat Dokumen
Pengelola Sistem Manajemen Mutu Pejabat Pimpinan
Membuat Usulan Perubahan Dokumen
Mengkaji Usulan Perubahan Dokumen
Membahas dalam Rapat Kaji Ulang Manajemen
Menyusun Konsep Perubahan Dokumen
Mengajukan dalam Rapat Kaji Ulang Manajemen
Membuat Disposisi untuk Perubahan Dokumen
Membahas Konsep Perubahan Dokumen
Memberikan Identifikasi Dokumen
Mengajukan untuk Pengesahan Dokumen
Menandatangani Pengesahan Dokumen
Menerbitkan Dokumen
Memutakhirkan Daftar Dokumen dan
Penyimpanan Dokumen
Mulai
Selesai
-
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN LAMPIRAN - 1
DJSDA-PPD-001/ Rev.01 Halaman 5 / 5
5. Memusnahkan Dokumen
Pengelola Sistem Manajemen Mutu Pejabat Pimpinan
Membuat dan Mengajukan Usulan
Pemusnahan Dokumen
Menyetujui dan Menandatangani Usulan Pemusnahan Dokumen
Menyimpan Persetujuan Pemusnahan
Dokumen
MelaksanakanPemusnahan
Dokumen
Menyiapkan dan Mengajukan Berita Acara Pemusnahan
Dokumen
Menandatangani Berita Acara Pemusnahan
Dokumen
MenyimpanBerita Acara Pemusnahan
Dokumen
Mulai
Selesai
-
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN LAMPIRAN - 2
DJSDA-PPD-001/ Rev.01 Halaman 1 /1
KEWENANGAN PENGESAHAN DOKUMEN
No.
Jenis Dokumen
Disetujui dan Disahkan Oleh :
1.
2.
3.
4.
5.
Manual Mutu Prosedur Instruksi Kerja a. Yang berlaku diseluruh lingkungan
Direktorat Jenderal SDA
b. Yang berlaku di lingkungan Unit Kerja Rencana Mutu Dokumen lainnya
Direktur Jenderal SDA Direktur Jenderal SDA Direktur Jenderal SDA Pimpinan Unit Kerja yang bersangkutan Pimpinan Unit Kerja atau Pejabat yang ditunjuk Pimpinan Unit Kerja
-
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN LAMPIRAN - 3
DJSDA-PPD-001/ Rev.01 Halaman 1 /1
Penjelasan :
(1) Ukuran Stempel :
3 cm X 1,5 cm
(2) Warna Tinta Stempel :
a. INDUK & TERKENDALI : Biru Tua
b. TAK TERKENDALI & TAK TERPAKAI : Merah
(3) Pengelola SMM ..
Diisi sesuai dengan Unit Kerja nya
Contoh : Pengelola SMM Direktorat Jenderal SDA
Pengelola SMM Direktorat Bina Program Ditjen. SDA
Pengelola SMM BBWS Sumatera VIII
FORMAT STEMPEL
PENGENDALIAN DOKUMEN
INDUK
Pengelola SMM
TERKENDALI
Pengelola SMM .
TAK TERKENDALI
Pengelola SMM .
TAK TERPAKAI
Pengelola SMM
1,50 Cm
3,00 Cm
-
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN LAMPIRAN - 4
DJSDA-PPD-001/ Rev.01 Halaman 1 /1
DAFTAR INDUK DOKUMEN
Pengelola SMM . (1).
Status per (2).
No. Dokumen
Nomor Judul
Dokumen Tgl. Terbit Pertama
Revisi ke
Tanggal Berlaku
Nama File
(3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
Pengendali Dokumen
. (10)
( .(11) )
Penjelasan Cara Pengisian :
(1) Diisi nama Unit Kerja Pengendali Dokumen
(2) Diisi tanggal, bulan dan tahun Daftar Induk Dokumen tersebut dibuat
(3) Diisi nomor urut dokumen induk disimpan
(4) Diisi identitas dokumen
(5) Diisi nama / judul dokumen
(6) Diisi nama Unit Kerja asal dokumen
(7) Diisi status penerbitan / revisi ke dokumen
(8) Diisi tanggal, bulan dan tahun berlakunya status / revisi dokumen
(9) Diisi nama-nama file dalam media elektronik dimana dokumen disimpan
(10) Diisi tanda tangan petugas Pengendali Dokumen
(11) Diisi nama petugas Pengendali Dokumen
-
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Lampiran - 5
DJSDA-PPD-001/ Rev.01 Halaman 1 /1
DAFTAR DOKUMEN
Pengelola SMM (1)
Status per. ....... (2)..
No.
Dokumen
Nomor
Judul Dokumen
Unit Kerja Asal
Dokumen
Revisi ke
Tanggal Berlaku
Keterangan
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
Pengendali Dokumen (10). ( (11) )
Penjelasan Cara Pengisian :
(1) Diisi nama Unit Kerja Pengelola SMM
(2) Diisi tanggal, bulan dan tahun Daftar Dokumen dibuat
(3) Diisi nomor urut dokumen disimpan
(4) Diisi identitas dokumen
(5) Diisi nama / judul dokumen
(6) Diisi nama unit kerja asal dokumen
(7) Diisi status penerbitan / revisi ke dokumen
(8) Diisi tanggal, bulan dan tahun berlakunya status penerbitan / revisi ke dokumen
(9) Diisi keterangan atau hal-hal lain yang dianggap perlu
(10) Diisi tanda tangan petugas Pengendali Dokumen
(11) Diisi nama petugas Pengendali Dokumen
-
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Lampiran - 5
DJSDA-PPD-001/ Rev.01 Halaman 2 / 2
Penjelasan Cara Pengisian :
(12) Diisi nama Unit Kerja Pengelola SMM
(13) Diisi tanggal, bulan dan tahun Daftar Dokumen dibuat
(14) Diisi nomor urut dokumen disimpan
(15) Diisi identitas dokumen
(16) Diisi nama / judul dokumen
(17) Diisi nama unit kerja asal dokumen
(18) Diisi status penerbitan / revisi ke dokumen
(19) Diisi tanggal, bulan dan tahun berlakunya status penerbitan / revisi ke dokumen
(20) Diisi keterangan atau hal-hal lain yang dianggap perlu
(21) Diisi tanda tangan petugas Pengendali Dokumen
(22) Diisi nama petugas Pengendali Dokumen
-
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN LAMPIRAN - 6
DJSDA-PPD-001/ Rev.01 Halaman 1 / 1
USULAN PERUBAHAN DOKUMEN
Kepada Yth, .. (1) ..
Perihal : Usulan Perubahan Dokumen Dokumen No. : .(1). Judul Dokumen : .(2). Status / Tanggal : .(3).
Perubahan yang diusulkan : .(4).
Alasan : .(5).
Diusulkan oleh : Tanggal : .(6). .(9). .(8).
Hasil Tinjauan : .(10).
Disposisi : .(11). Kepada : .(12).
Oleh : .(13).. Tanggal : .(14).. .(15).
Penjelasan Pengisian :
(1) Diisi pejabat yang menangani usulan perubahan dokumen
(2) Diisi identitas dokumen
(3) Diisi nama / judul dokumen
(4) Diisi status penerbitan dan tanggal, bulan, serta tahun berlakunya status penerbitan
(5) Diisi hal-hal yang diusulkan
(6) Diisi alasan perubahan
(7) Diisi tanda tangan yang mengusulkan
(8) Diisi nama yang mengusulkan
(9) Diisi tanggal, bulan dan tahun usulan dibuat
(10) Diisi hasil tinjauan terhadap usulan perubahan
(11) Diisi disposisi mengenai hal-hal yang berkaitan dengan usulan perubahan
(12) Diisi nama yang diberi disposisi untuk melakukan perubahan
(13) Diisi tanda tangan pejabat yang melakukan tinjauan
(14) Diisi nama pejabat yang melakukan tinjauan terhadap usulan perubahan
(15) Diisi tanggal, bulan, tahun tinjauan didisposisikan
-
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN LAMPIRAN - 7
DJSDA-PPD-001/ Rev.01 Halaman 1 / 1
RALAT DOKUMEN
..(1) Dokumen No. :.. (2).. Status / tanggal : ..(3)..
No
Uraian / Butir No. Tertulis Dirubah / Ditambah
(4)
(5) (6) (7)
Menyetujui : ..(8).., ..(9)..
..(12).. Penyusun :
..(13).. ..(10)..
(..(14)..) (..(11)..)
Distribusi : Distribusi Tambahan :
1. ..(15).. ..(16).. 2.
Dst
Status Dokumen
Status Dokumen Status Dokumen Status Dokumen
..(17)..
..(17).. ..(17).. ..(17)..
No. :..(18).. Tgl. (19).
No. : ..(18). Tgl. (19). No. : ..(18). Tgl. (19). No. : ..(18). Tgl. (19).
Penjelasan Pengisian :
(4) Diisi judul dokumen yang diralat
(5) Diisi identitas dokumen yang diralat
(6) Diisi status penerbitan serta tanggal, bulan dan tahun status penerbitan dikeluarkan dari
dokumen yang diralat.
(7) Diisi no urut item
(8) Diisi uraian / butir no. yang diralat
(9) Diisi apa yang tertulis pada butir tersebut
(10) Diisi uraian ralat/perubahan yang seharusnya
(11) Diisi nama tempat ralat dibuat
(12) Diisi tanggal, bulan dan tahun ralat dibuat
(13) Diisi tanda tangan penyusun
(14) Diisi nama penyusun
(15) Diisi jabatan pejabat yang berwenang
(16) Diisi tanda tangan pejabat yang berwenang menanda tangani pengesahan Ralat
(17) Diisi nama pejabat yang berwenang
(18) Diisi nama / pejabat sesuai dengan daftar distribusi terdahulu
(19) Diisi nama / pejabat tambahan sesuai dengan daftar distribusi sebelumnya
(20) Diisi status dokumen
(21) Diisi no. urut sesuai daftar distribusi / tambahan
(22) Diisi tanggal dokumen ralat didistribusi
-
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN LAMPIRAN - 8
DJSDA-PPD-001/ Rev.01 Halaman 1 / 2
Form Pengiriman dan Tanda Terima Dokumen
No. ..(1)... Tgl. ..(2)..
PENGIRIMAN DOKUMEN
Kepada Yth. : ..(3).. Bersama ini dengan hormat kami kirimkan dokumen-dokumen sebagai berikut :
No.
Dokumen No.
Judul Dokumen
Keterangan
..(4)..
(5)
(6)
(7) *)
*) apabila dokumen revisi, mohon yang lama dimusnahkan
Pengelola SMM..(8).. ......(9).. ..(10)..
TANDA TERIMA DOKUMEN
Kepada Yth. Pengelola SMM (11).. Dokumen tersebut dibawah ini telah kami terima dengan penjelasan :
No.
Dokumen No.
Judul Dokumen
Keterangan
..(4)..
(5)
(6) (12)
., ..(13).
Penerima Dokumen :
..(14).. ....(15)..
-
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN LAMPIRAN - 8
DJSDA-PPD-001/ Rev.01 Halaman 1 / 2
Penjelasan Cara Pengisian
Formulir Lampiran - 8
(1) Diisi nomor / identitas agenda pengiriman dokumen
(2) Diisi tanggal, bulan dan tahun pengiriman dokumen
(3) Diisi nama / unit kerja yang dikirim dokumen
(4) Diisi nomor urut dokumen yang dikirim dokumen
(5) Diisi nomor / identitas dokumen yang dikirim dokumen
(6) Diisi judul dokumen
(7) Diisi :
o Baru : apabila dokumen baru terbit (belum pernah terbit)
o Revisi ke : apabila dokumen merupakan hasil revisi
(8) Diisi nama unit kerja Pengelola SMM yang mengirim dokumen
(9) Diisi tanda tangan petugas Pengelola SMM yang mengirim dokumen .
(10) Diisi nama petugas Pengelola SMM yang mengirim dokumen
(11) Diisi nama dan alamat Pengelola SMM yang mengirim dokumen
(12) Diisi nomor / identitas agenda penerima dokumen
(13) Diisi nama kota, tanggal, bulan, tahun penerima dokumen
(14) Diisi tanda tangan penerima dokumen
(15) Diisi nama penerima dokumen
-
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN LAMPIRAN - 9
DJSDA-PPD-001/ Rev.01 Halaman 1 / 1
FORMAT LABEL ORDNER
PENYIMPANAN DOKUMEN
..(1)..
PENGELOLA SISTEM MANAJEMEN MUTU
..(2)..
..(3).. : ..(4)..
s/d
..(3).. : ..(4)..
..(5)..
..(6)..
Penjelasan Pengisian : (1) : Diisi nama Unit Kerja yang mengendalikan dokumen
(2) : Diisi :
- PROSEDUR : bila yang disimpan adalah Prosedur
- INSTRUKSI KERJA : bila yang disimpan adalah Instruksi Kerja
- .
(3) : Diisi nomor dokumen yang disimpan pertama
(4) : Diisi nomor dokumen yang disimpan terakhir
(5) : Diisi status dokumen,
misal :
INDUK
TERKENDALI atau TAK TERKENDALI
TAK TERPAKAI
(6) : Diisi nomor urut ordner
-
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN LAMPIRAN - 10
DJSDA-PPD-001/ Rev.01 Halaman 1 / 1
DAFTAR ISI DOKUMEN Ordner No : ..(1)..
Per Tanggal : ..(2)..
No.
No. Dokumen /
Identitas
Judul
Dokumen
Status
Dokumen
Keterangan
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
Pengelola SMM (8).
..(9)..
(....(10)....)
Penjelasan Cara Pengisian :
(1) : diisi nomor ordner
contoh : 02
(2) : diisi tanggal, bulan, tahun daftar ini dibuat
contoh : 15-11-2012
(3) : diisi nomor urut penyimpan dalam ordner tersebut
contoh : 02
(4) : diisi nomor dokumen / identitas dokumen yang disimpan
contoh : DJSDA-PD-002 / Rev.00
(5) : diisi judul dokumen yang disimpan
contoh : Prosedur Pengendalian Dokumen
(6) : diisi status penerbitan dokumen mutu yang disimpan
contoh : Rev.01
(7) : diisi keterangan yang diperlukan
(8) : diisi unit kerja Pengelola SMM terkait
(9) : diisi tanda tangan personil Pengelola SMM terkait
(10) : diisi nama personil Pengelola SMM terkait.
-
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN LAMPIRAN - 11
DJSDA-PPD-001/ Rev.01 Halaman 1 / 1
BERITA ACARA
PEMUSNAHAN DOKUMEN
Pada hari ini .....(1).., tanggal (2)., bertempat di (3).. telah dilaksanakan
pemusnahan dokumen sebagai berikut :
No.
No. Dokumen /
Identitas
Judul
Dokumen
Status
Dokumen
Keterangan
Cara Pemusnahan
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
Demikian Berita Acara Pemusnahan Dokumen ini dibuat, untuk dipergunakan sebagaimana
mestinya.
Mengetahui : Pengelola SMM (9). Manajemen Representatif Pengendali Dokumen ..(10).. ..(12).. (....(11)....) (.(13))
Penjelasan Cara Pengisian :
(1) : diisi hari pemusnahan dokumen dilaksanakan dan Berita Acara ini dibuat
(2) : diisi tanggal, bulan, tahun pemusnahan dokumen dilaksanakan dan Berita
Acara ini dibuat
(3) : diisi lokasi / tempat pemusnahan dokumen dan Berita Acara ini dibuat
(4) : diisi no. urut item
(5) : diisi nomor dokumen / identitas dokumen yang dimusnahkan
(6) : diisi judul dokumen yang dimusnahkan
(7) : diisi status penerbitan dokumen yang dimusnahkan
(8) : diisi keterangan tentang cara pemusnahan dokumen yang digunakan
(9) : diisi unit kerja Pengelola SMM terkait
(10) : diisi tanda tangan Manajemen Representatif Pengelola SMM terkait
(11) : diisi nama Manajemen Representatif Pengelola SMM terkait.
(12) : diisi tanda tangan Pengendali Dokumen
(13) : diisi nama Pengendali Dokumen
-
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN LAMPIRAN - 12
DJSDA-PPD-001/ Rev.01 Halaman 1 / 1
BERITA ACARA
DOKUMEN HILANG
Pada hari ini .....(1).., tanggal (2)., Lokasi / tempat ..(3)..kami yang bertanda tangan
dibawah ini menyatakan dengan sesungguhnya bahwa telah kehilangan dokumen SMM
untuk pelaksanaan kegiatan operasional sebagai berikut :
No.
No. Dokumen /
Identitas
Judul
Dokumen
Status
Dokumen
Keterangan
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
Untuk itu mohon untuk dapat didistribusikan lagi.
Demikian Berita Acara ini dibuat, untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Mengetahui :
Pengelola SMM (9).
Manajemen Representatif Yang Kehilangan Dokumen ..(10).. ..(12).. (....(11)....) (.(13))
Penjelasan Cara Pengisian :
(1) : diisi hari Berita Acara ini dibuat
(2) : diisi tanggal, bulan, tahun Berita Acara ini dibuat
(3) : diisi lokasi / tempat Berita Acara ini dibuat
(4) : diisi no. urut item
(5) : diisi nomor dokumen / identitas dokumen SMM yang hilang
(6) : diisi judul dokumen SMM yang hilang
(7) : diisi status penerbitan dokumen SMM yang hilang
(8) : diisi keterangan tentang hal-hal yang dianggap perlu
(9) : diisi unit kerja Pengelola SMM terkait
(10) : diisi tanda tangan Manajemen Representatif Pengelola SMM terkait
(11) : diisi nama Manajemen Representatif Pengelola SMM terkait.
(12) : diisi tanda tangan yang kehilangana dokumen SMM
(13) : diisi nama yang kehilangan dokumen SMM