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ADMINISTRACIÓN GENERAL
SEMANA 5
ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 5 2
ÍNDICE
LA ORGANIZACIÓN ........................................................................................................................ 3 APRENDIZAJES ESPERADOS ........................................................................................................... 3 INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 3 CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN ..................................................................................................... 4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ................................................................................................... 5 DEPARTAMENTALIZACIÓN ............................................................................................................ 9 COMENTARIOS FINALES .............................................................................................................. 15 REFERENCIAS ............................................................................................................................... 16
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LA ORGANIZACIÓN
APRENDIZAJES ESPERADOS Se espera que una vez desarrolladas las actividades de esta semana, los alumnos apliquen los criterios estructurales de una organización. Del mismo modo se pretende que comparen diferentes criterios de estructuras organizacionales.
INTRODUCCIÓN
Con frecuencia se afirma que los individuos competentes pueden hacer funcionar cualquier
institución, deben tener una estructura para que cualquier equipo de trabajo pueda funcionar
y alcanzar los objetivos establecidos.
Es indudable que tanto los individuos idóneos como las dispuestos a cooperar y trabajar en
conjunto de manera más efectivamente, si saben qué partes les corresponde desempeñar en
una actividad de equipo y conocen la relación entre sí de sus funciones.
Las empresas deben estructurarse, este tipo de estructura se denomina departamentalización
en la jerga administrativa y poseen tantos niveles según el tamaño de la organización.
Para entender la función administrativa como “organización” se analizará su concepto y sus
términos relacionados, tipos de estructuras o departamentalización para que pueda cumplir
con los objetivos planteados en la función de planificación.
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CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN
Harold Koontz y Heinz Weihrich (2008) definen la organización como una estructura de
funciones o puestos intencional y formalizada. Para Chiavenato (2001) la organización
corresponde a una unidad o entidad social, en donde las personas interactúan para alcanzar
los objetivos específicos.
En la etapa del proceso administrativo de organizar se debe decidir qué recursos y actividades
son necesarias para lograr los objetivos de una empresas distribuir y estipular las funciones y
tareas de cada cargo, estableciendo claramente la autoridad y responsabilidad de cada puesto
establecido en la compañía.
David Hampton (1989) menciona que la administración corresponde a organizar, establecer
relaciones efectivas de comportamiento entre las personas de manera que puedan trabajar
juntas con eficiencia y obtengan satisfacción personal al hacer tareas seleccionadas bajo
condiciones ambientales dadas para el propósito de realizar alguna meta u objetivo.
Para que una función organizacional tenga significado para los individuos y dé resultados en
una empresa, debe constar de:
1. Objetivos o metas verificables. 2. Una idea clara de los principales deberes o tareas. 3. Un área discrecional o autoridad determinada, para que los trabajadores sepan qué
función debe ejercer para cumplir con sus metas. 4. El eficaz desempeño de una función debe considerar un suministro de información
necesaria y de otros instrumentos indispensables para la ejecución de su actividad o tareas asignadas.
La organización consiste en los siguientes pasos:
1. Identificación y tipificación las actividades requeridas. 2. Agrupación de las acciones necesarias para el cumplimiento de los objetivos. 3. Asignación de cada grupo de actividades a un administrador dotado de la autoridad
necesaria para su fiscalización. 4. Estipulación de coordinación horizontal, es decir de un mismo nivel jerárquico y
vertical (entre distintos niveles jerárquicos) en una estructura organizacional.
Las empresas constituyen un ejemplo de organización social, pueden ser de dos tipos: formal y
la informal.
Idalberto Chiavenato (2001) define la organización formal como la división racional de trabajo
y la diferenciación e integración de los miembros, de acuerdo con algún criterio establecido
por aquellos que tienen en sus manos el proceso decisorio. Generalmente, es aprobada por la
dirección y comunicada a todos mediante los manuales de la organización, la descripción de
cargos, los organigramas, las normas y los reglamentos. En otras palabras, es la organización
formalizada oficialmente.
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Para Koontz y Weihrich (2008), la organización informal corresponde a redes de relaciones
interpersonales que surgen cuando se asocia la gente; esta asociación es espontánea y
naturalmente entre personas con un interés común.
En la función de organización existen dos conceptos: lineal y de staff. El concepto lineal
también conocido como funcional es aquella que repercute directamente en el logro del
objetivo de la empresa.
El concepto de staff corresponde a aquellas funciones que ayudan al personal de línea a
trabajar en forma eficaz para el logro del objetivo. Son las funciones de asesoría. Algunas
limitaciones de este concepto son: el peligro de reducir la autoridad del staff y falta de
responsabilidad de este.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Cada empresa tiene su propia manera de organizar su estructura interna, centralizar recursos,
establecer jerarquía y autoridad y descomponer las distintas tareas y subtareas que serán
ejecutadas por el personal de la empresa. El gran problema para las organizaciones es lograr la
coherencia entre todas las áreas de decisión.
En el aspecto administrativo se han establecido cuatro requisitos del diseño organizacional,
estos son:
a) Como estructura básica: se define como se dividen las tareas de la empresa, como
aspectos estáticos de una organización, es decir, determinar la especialización vertical,
llamada jerarquía, y de la especialización horizontal, llamada departamentalización. En
consecuencia, la estructura básica se refiere a los aspectos estructurales de la
empresa, donde están representadas las tareas y funciones de una organización.
b) Como mecanismo de operación: se utiliza para determinar los miembros de la empresa
y sus deberes dentro de esta, esto se realiza por medio de las descripciones de cargos,
procedimientos y rutinas de trabajo. De esta forma, el mecanismo de operación se
basa en la existencia de normas, reglas y reglamentos internos, estándares de
desempeño y evaluación de los cargos.
c) Como mecanismo de decisión: establece el proceso de la toma de decisiones para
encontrar consonancias entre los objetivos generales de una empresa y los objetivos
específicos de cada uno de los órganos o equipo que los componen. Este tipo de
mecanismo se identifica con la distribución de poder y autoridad de la toma de
decisiones dentro de una empresa, para que cada trabajador sepa focalizar a su jefe
para obtener la información y los recursos necesarios para ejecución de su actividad.
d) Como mecanismo de coordinación entre las partes: este proceso establece cómo se
debe armonizar e integrar la organización y sus partes en función de la división de
trabajo organizacional. El mecanismo de coordinación es un medio de agrupar y unir
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las distintas partes de una organización, para obtener la integración y la sinergia como
un todo.
A continuación se entrega un cuadro resumen de los requisitos fundamentales en el
diseño organizacional según Chiavenato (2001).
Fuente: Material elaborado para este curso Vollrath, I., 2012.
El diseño organizacional debe reunir y compatibilizar cuatro características principales, las
cuales son: diferenciación, formalización, centralización e integración.
a) Diferenciación: este tipo de diseño organizacional se refiere a la división de trabajo en
departamentos o niveles jerárquicos, estos se pueden diferenciar en horizontal y
vertical:
Horizontal: se destaca en departamento o divisiones, mediantes la
departamentalización.
Vertical: se diferencia entre niveles jerárquicos, mediantes la creación de escalones
de autoridad.
ESTRUCTURA BÁSICA DIFERENCIACIÓN
MECANISMO DE OPERACIÓN REGLAS y REGLAMENTOS
MECANISMO DE DECISIÓN
0
20
40
60
80
100
1er
trim.
2do
trim.
3er
trim.
4to
trim.
Este
Oeste
Norte
JERARQUÍA DE AUTORIDAD
MECANISMO DE COORDINACIÓN INTEGRACIÓN
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Fuente: Material elaborado para este curso: Vollrath, I., 2012.
b) Formalización: es el grado en que las reglas y los reglamentos establecen claramente
para gobernar el comportamiento de los miembros de la empresa. La formalidad
impone un ritual frente a los distintos cargos, rutinas, procedimientos, formularios y
documentos vigentes dentro de una organización. El objetivo es documentar, archivar
y registrar a través de papeles que pueden ser guardados durante años. Cuanto mayor
sea la formalidad, más burocrática, rutinaria y programada es la empresa; esta se
puede reflejar mediante:
i. Cargo: a través de especificaciones relacionadas con el cargo en sí, como la
descripción de cargo.
ii. El flujo de trabajo: a través de instrucciones y procedimientos detallados sobre
cómo ejecutar las tareas designadas a cada cargo.
iii. Las reglas y reglamentos: para todas las situaciones posibles de reglamentaciones
se debe especificar quién puede hacer las tareas, cuándo, dónde, para quién y con
qué autorización.
c) Centralización: se refiere a la localización y distribución de la autoridad para la toma
de decisiones. La centralización implica la concentración de las decisiones a nivel
gerencial o en la cima de la estructura y de ahí la ejecutan hacia los niveles inferiores
de una organización. A menor tamaño de la empresa mayor es la centralización de la
toma de decisiones.
Si la empresa tiene una estructura organizacional más grande la toma de decisiones es
más descentralizada, es decir, que cada nivel de la empresa ya sea gerencial, nivel
medio y operacional determinan las decisiones dependiendo de su grado de dificultad.
Gerente General
Gerente Marketing
Gerente Finanzas
Gerente Recursos Humanos
VERTICAL
HORIZONTAL
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Cuanto mayor sea la descentralizada en la toma de decisiones, más autoridad se
delega y distribuye en los niveles inferiores de la jerarquía; para la ejecución de las
actividades designada.
La descentralización exige tres condiciones fundamentales:
1. Que todas las personas involucradas tengan un conocimiento claro y uniforme
de la misión de la organización y de las estrategias que se van aplicar.
2. Es la capacidad profesional de las personas para que aprenda a diagnosticar las
situaciones y tomar correctamente las decisiones que se requieren.
3. Es la motivación personal para involucrarse con los objetivos organizacionales
y esforzarse para alcanzarlo de manera eficiente.
Fuente: Material elaborado para este curso: Vollrath, I., 2012.
Chiavenato (2001) en su libro Administración, establece las ventajas y desventajas de la
centralización, como lo muestra el cuadro siguiente:
Ventajas de la
centralización
Desventajas de la
centralización Las decisiones las toman los administradores,
que tienen una visión global de la empresa.
Las decisiones las toman administradores que
están lejos de los hechos.
Quienes toman decisiones, situados en la
cima de la organización, están generalmente
mejor entrenados y preparados que los que
se hallan en los niveles inferiores.
Quienes toman decisiones y están situados en la
cima casi nunca tienen contacto con los
trabajadores ni con las situaciones involucradas.
La eliminación de los esfuerzos duplicados
reduce los costos operacionales.
Líneas de comunicación más largas producen
demoras prolongadas.
Cuando se centralizan ciertas funciones, Los administradores situados en niveles
NIVEL GERENCIA
L
NIVEL INTERMEDIO
NIVEL OPERACIONAL
Toma de decisiones es descentralizadas
Toma de decisiones es centralizada
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como compras, se origina mayor
especialización y aumenta la exigencia de
habilidades.
inferiores se sienten frustrados, porque no
entran en el proceso de decisión.
Las decisiones son más coherentes con los
objetivos empresariales.
Al involucrar muchas personas en la
comunicación, hay más posibilidad de error y de
la distorsión propia de la subjetividad.
Fuente: Material elaborado para este curso: Vollrath, I., 2012.
Asimismo, Chiavenato menciona las ventajas y desventajas de la descentralización, como lo
muestra el cuadro siguiente:
Ventajas de la
descentralización
Desventajas de la
descentralización
Quienes ejecutan las tareas pueden tomar
decisiones con más rapidez.
Puede presentarse falta de información y
coordinación entre departamentos.
Quienes toman la decisión tienen más
información sobre la situación.
Mayor costo por administrador, debido a más
entrenamiento y mejor remuneración de los
administradores en los niveles inferiores.
Mayor involucramiento en las decisiones crea
mayor moral y motivación entre los medios.
Los administradores tienden a adoptar una
visión más estrecha y pueden defender más
el éxito de sus departamentos que el de la
empresa como un todo.
Proporciona buen entrenamiento para los
mandos medios.
Las políticas y los procedimientos pueden
variar enormemente en los departamentos.
Fuente. Material elaborado para este curso: Vollrath, I., 2012.
d) Integración: se refiere a los medios de coordinación y enlace de las unidades de la
organización. Si en una organización es mayor la diferenciación, más heterogénea es la
estructura de la empresa y mayor es la necesidad de coordinar las diferentes unidades
de la organización, con el fin de obtener un funcionamiento coherente, armónico y
sinérgico.
Las organizaciones muy diferenciada y con muchos departamentos y diversos niveles
de autoridad exigen multiplicidad de mecanismos integradores, con el fin de garantizar
la coordinación necesaria y eficiente para la organización.
DEPARTAMENTALIZACIÓN Departamentalización proviene de la palabra departamento que Koontz y Weihrich (2008), definen como: el área, división o sucursal en particular de una organización sobre la cual un administrador posee una autoridad respecto del desempeño de actividades específicos.
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Existen diferentes tipos de departamento como lo representa en la siguiente figura:
Fuente: Material elaborado para este curso: Vollrath, I., 2012.
El diseño departamental o la departamentalización presenta una variedad de tipos, estos son:
funcional, productos, territorial o geográfica, por cliente, por proceso, por proyecto y matricial.
1. Departamentalización funcional: es agrupar las actividades por función, las más
comunes son por función de marketing, finanzas, recursos humanos y operaciones.
Ventajas de la departamentalización:
Es reflejo lógico de las funciones.
Sigue el principio de la especialización operacional.
Mantiene el poder y prestigio de las funciones principales.
Simplifica el entrenamiento.
Es un medio para el estricto control en los niveles altos.
Desventajas de la departamentalización funcional:
La responsabilidad por la obtención de las utilidades existe solo en los niveles más
altos.
Sobreespecialización y limitación de personal clave.
Limita el desarrollo de los gerentes generales.
Reduce la coordinación entre las funciones.
Desarrolla actitudes de lealtad hacia el departamento y no hacia la empresa.
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Fuente: Material elaborado para este curso: Vollrath, I., 2012.
2. Departamentalización por producto o servicio: consiste en la agrupación de
actividades de acuerdo a las distintas líneas de productos o servicios que poseen las
empresas.
Ventajas de la departamentalización por producto:
Concentra los esfuerzos y la atención en la línea de producción.
Impone la responsabilidad por las utilidades a nivel de división.
Mejora la coordinación de las actividades funcionales.
Ofrece un medio cuantificable para el entrenamiento de gerentes generales.
Permite el crecimiento y la diversificación de productos y servicios.
Desventajas de la departamentalización por producto:
Requiere más personas con capacidad administrativa general.
Tiende a dificultar el mantenimiento económico de los servicios generales.
Aumenta el problema de control a nivel de la alta administración.
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Fuente: Material elaborado para este curso: Vollrath, I., 2012.
3. Departamentalización territorial o geográfica: consiste en reagrupar las actividades en
territorios geográficos. Por ejemplo Codelco Chile: división El Teniente, división
Chuquicamata, etc.
Ventajas de la departamentalización por departamentalización son:
Coloca la responsabilidad a un nivel más bajo.
Hace hincapié en los problemas y mercados locales.
Mejora la coordinación de una región.
Obtiene ventaja de las economías de las operaciones locales.
Mejor comunicación personal con intereses locales.
Proporciona un buen campo cuantificable para el entrenamiento de
administradores generales.
Desventajas de la departamentalización por departamentalización:
Requiere más personas con capacidad administrativa general.
Tiende a dificultar el mantenimiento económico de los servicios generales.
Aumenta el problema de control a nivel de la alta administración.
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Fuente: Material elaborado para este curso: Vollrath, I., 2012.
4. Departamentalización por cliente: consiste en reagruparse por distintos tipos de
clientes, por ejemplo: para el mercado consumidor y para el mercado industrial.
Ventajas de la departamentalización por cliente:
Concentra los esfuerzos y la atención en la línea de producción
Impone la responsabilidad por las utilidades a nivel de división
Mejora la coordinación de las actividades funcionales
Ofrece un medio cuantificable para el entrenamiento de gerentes generales
Permite el crecimiento y la diversificación de productos y servicios
Desventajas de la departamentalización por cliente:
Requiere más personas con capacidad administrativa general.
Tiende a dificultar el mantenimiento económico de los servicios generales.
Aumenta el problema de control a nivel de la alta administración.
Fuente: Material elaborado para este curso: Vollrath, I., 2012.
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5. Departamentalización por proceso: consiste en reagrupar las actividades por procesos o
por procedimientos, este tipo de departamentalización se aplica a nivel operacional de una
empresa. Las ventajas que se pueden nombrar es la ganancia económica proporcionada
por la naturaleza del equipo de la tecnología, que se convierte en el foco y punto de
referencia para las agrupaciones de unidades.
Las limitaciones se dan cuando la tecnología utilizada experimenta grandes cambios hasta
el punto de alterar profundamente el proceso, otra desventaja es la falta de flexibilidad y
adaptación.
6. Departamentalización por proyecto: implica en la agrupación de las actividades de a
cuerdo a las salidas y los resultados de cada proyecto. Esta departamentalización se utiliza
en empresas que elaboran productos que exigen concentración de recursos y tiempo
prolongado para fabricarlos.
7. Departamentalización matricial: corresponde a la combinación de patrones funcionales y
de proyecto o producto de la departamentalización de la misma estructura
organizacional. Entre los problemas de la administración matricial están:
Existe una situación de conflicto entre los gerentes funcionales y de proyecto. Ambos
compiten por los recursos limitados.
El conflicto y la ambigüedad de papeles o roles así como su sobre cargo lo que provoca
un estrés a los gerentes funcionales.
Suelen ser fuentes de desequilibrio de autoridad y poder.
Por la dificultad los gerentes colocan todo por escrito, lo que provoca un aumento en
los costos administrativos.
La organización matricial requiere de muchas reuniones que consumen mucho tiempo.
Existen normas para hacer eficaz una administración matricial y estas son:
Definir los objetivos del proyecto o de la tarea.
Clarificar los roles, la autoridad y las responsabilidades de la administración y de sus
miembros.
Asegurar la influencia en los conocimientos y la información.
Equilibrio entre el poder de los gerentes funcionales y de proyecto.
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Fuente: Material elaborado para este curso: Vollrath, I., 2012.
COMENTARIOS FINALES Toda empresa necesita tener una estructura jerárquica la cual, determina las distintas
funciones de cada cargo que requiera una Organización.
Se debe establecer equipos de trabajo que puedan cumplir los objetivos planteados por la
empresa. Para ellos deben cumplir ciertos requisitos para desempeñarse de manera eficiente.
Para estos deben conocer las relaciones lineales y de staff de cada estructura.
Existen distintos tipos de estructura organizacionales dependiendo de tipología de la empresa
o de la necesidad de esta para desarrollar las actividades y lograr los objetivos propuestos.
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REFERENCIAS Chiavenato, I. (2001). Administración: teoría, proceso y práctica. Bogotá: McGraw-Hill.
Koontz, H. y Weihrich, H. (2008). Administración, una perspectiva global: Editorial Pearson.
Hampton, D. (1989). Administración. México, D.F.: McGraw-Hill.
Robbins, S. (1987). Administración: Teoría y práctica. México: Prentice-Hall.