Download - 07 Séptima Sesión - GERENCIA DE PROYECTO
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CLASE 7
Ing. JESSICA CALDERN TVARA
GERENCIA DE PROYECTOS
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CICLO Y FASES DE LOS PROYECTOS DE INVERSIN
PERFIL
PRE-FACTIBILIDAD
ESTUDIOS DEFINITIVOS
IMPLEMENTACIN O EJECUCIN
PRUEBAS Y PUESTA EN MARCHA
OPERACIN O FUNCIONAMIENTO
FACTIBILIDAD
DECISIN DE INVERSIN
PRE-INVERSIN
POST-INVERSIN
INVERSIN
IDEA
GESTIN DEL PROYECTO
ALCANCE
TIEMPO
COSTOS
CALIDAD
RR.HH.
COMUNICACIONES
RIESGOS
PROCURA
INTEGRACIN
IDENTIFICACIN
FORMULACIN
EVALUACIN
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PM PROCESOSNUEVE REAS DE CONOCIMIENTOS
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PM PROCESOSGRUPOS VS REAS
Planeamiento de Recursos
Estimacin de Costos
Presupuesto de Costos
Control de Costos
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GERENCIA DE LOS COSTOSPLANEAMIENTO DE RECURSOS
Determinacin de
recursos fsicos
necesarios (gente,
equipos, materiales,
etc.) para ejecutar las
actividades del
proyecto, en tipo,
cantidad y oportunidad
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GERENCIA DE LOS COSTOSPLANEAMIENTO DE RECURSOS
PLANEAMIENTO DE RECURSOS
WBS
Declaracin de
Alcance
Informacin histrica
Descripcin del pool
de recursos
Polticas
organizacionales
Estimacin de
duracin de
actividades
Requerimientos
de recursos
Juicio de
expertos
Identificacin de
alternativas
Software de
gestin de
proyectos
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GERENCIA DE LOS COSTOSPLANEAMIENTO DE RECURSOS
Requerimientos de recursos
Descripcin de tipo y
cantidad de recursos
necesarios para producir
cada elemento de mas bajo
nivel del WBS
Estos recursos podrn ser
obtenidos a travs de una
asignacin o una procura.
PLANEAMIENTO DE RECURSOS
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GERENCIA DE LOS COSTOSESTIMACIN DE COSTOS
Desarrollo de una
aproximacin
(estimado) del costo
de los recursos
necesarios para
completar las
actividades del
proyecto
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GERENCIA DE LOS COSTOSESTIMACIN DE COSTOS
ESTIMACIN DE COSTOS
WBS
Requerimiento de
recursos
Ratios de recursos
Estimacin de
duracin de
actividades
Publicaciones con
estimaciones
Info. histrica
Catlogo de cuentas
Riesgos
Estimaciones
de costos
Detalle de
respaldo
Plan de Gestin
del Costo
Estimacin anloga
Modelamiento paramtrico
Estimacin bottom-up
Herramientas computarizadas
Otros mtodos de estimacin de costos
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GERENCIA DE LOS COSTOSESTIMACIN DE COSTOS
Estimaciones de costos
Son valores aproximados de los
costos de los recursos
requeridos para completar las
actividades del Proyecto.
Deben estimarse los costos de
todos los recursos que sern
asignados al proyecto
Los estimados de costo se
deben refinar durante el curso
del proyecto para incorporar el
detalle adicional disponible
ESTIMACIN DE COSTOS
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GERENCIA DE LOS COSTOSESTIMACIN DE COSTOS
Detalle de respaldo
Descripcin del alcance del
trabajo estimado (referencia a
WBS)
Bases de la estimacin (por Ej.:
como fue desarrollada la
estimacin).
Rangos de resultados posibles
($10K +- $1K).
Supuestos utilizados.
ESTIMACIN DE COSTOS
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GERENCIA DE LOS COSTOSESTIMACIN DE COSTOS
Plan de Gerencia del Costo
Describe cmo se manejarn
las variaciones en los costos
(Ej.: errores en la estimacin
inicial).
Puede ser formal o informal,
detallado o genrico, de
acuerdo a las necesidades de
los stakeholders.
Es elemento componente del
Plan del Proyecto.
ESTIMACIN DE COSTOS
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GERENCIA DE LOS COSTOSPRESUPUESTO DE COSTOS
Asignacin de los
estimados globales de
costo a actividades
individuales o paquetes de
trabajo, para establecer
una lnea base de costo
que sirva para medir la
performance del proyecto
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GERENCIA DE LOS COSTOSPRESUPUESTO DE COSTOS
PRESUPUESTO DE COSTOS
Estimacin de
costos
WBS
Cronograma
del proyecto
Plan de
Gestin del
Riesgo
Lnea base
del costo
Tcnicas y
herramientas de
presupuestacin
de costos
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GERENCIA DE LOS COSTOSPRESUPUESTO DE COSTOS
Lnea base del costo
Es un presupuesto sobre el
tiempo, que se usar para
medir el desempeo en
costos del proyecto.
Se desarrolla sumando los
costos estimados por
periodo y usualmente se
muestra en la forma de una
curva S.
PRESUPUESTO DE COSTOS
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LNEA BASE DE COSTOS -PRESUPUESTO POR ELEMENTO WBS
CASA DE CAMPO
1. Estudios 2. Diseos 3. Construccin 4. Acabados 5. Gestin
3.1.
Afirmado
3.2.
Ed. reas de
descanso
3.3.
Ed. reas de
recreacin
3.4.
Habilitacin de
otras reas
2.1.
Maquetas
2.2.
Planos
5.1.
Planeamiento
5.2.
Control
Dorm.
Padres
Dorm.
Hijos
Dorm.
Hijas
Cancha
Frontn
Cancha
Tenis
Piscina
$100 $100 $150
$200
$5200
$850
$50
$200
CASA DE CAMPO
1. Estudios 2. Diseos 3. Construccin 4. Acabados 5. Gestin
3.1.
Afirmado
3.2.
Ed. reas de
descanso
3.3.
Ed. reas de
recreacin
3.4.
Habilitacin de
otras reas
2.1.
Maquetas
2.2.
Planos
5.1.
Planeamiento
5.2.
Control
Dorm.
Padres
Dorm.
Hijos
Dorm.
Hijas
Cancha
Frontn
Cancha
Tenis
Piscina
$100 $100 $150
$200
$5200
$850
$50
$200
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GERENCIA DE LOS COSTOSLNEA BASE DE COSTOS CURVA S
Valores
acumulados
Tiempo
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GERENCIA DE LOS COSTOSCONTROL DEL COSTO
Esta referido a:
Detectar y entender las variaciones del costo
Asegurar exactitud en registro de cambios a lnea base
Prevenir cambios incorrectos, inapropiados, o no autorizados en
lnea base
Informar cambios autorizados a stakeholders apropiados
Actuar para llevar los costos esperados a limites aceptables
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GERENCIA DE LOS COSTOSCONTROL DEL COSTO
CONTROL DEL COSTO
Lnea base del
costo
Informes de
performance
Solicitudes de
cambio
Plan de gestin del
costo
Revisiones de
estimados de costos
Actualizaciones al
presupuesto
Acciones correctivas
Estimacin al cierre
Cierre del proyecto
Lecciones aprendidas Sist. de control
de cambios
Medicin de
performance
Gestin de Valor Ganado (EVM)
Planeamiento adicional
Herramientas computarizadas
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GERENCIA DE LOS COSTOSCONTROL DEL COSTO
Estimaciones de costo
revisadas
Son modificaciones a la
informacin de costos usada
para gestionar el proyecto.
Debe notificarse a los
stakeholders apropiados.
Puede o no implicar ajustes a
otros aspectos del plan del
proyecto.
CONTROL DEL COSTO
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GERENCIA DE LOS COSTOSCONTROL DEL COSTO
Actualizaciones al presupuesto
(lnea base)
Categora especial de Revisin
que implica cambios a lnea base
aprobada.
Generalmente responden a
cambios en el alcance
Variaciones muy grandes en costo
requieren rebaselining para
tener una medicin realista del
rendimiento del proyecto
CONTROL DEL COSTO
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CONTROL Y SEGUIMIENTO
Control es un proceso a travs del cual, con base
en una comparacin de lo real o de unos objetivos
logrados en un punto en el tiempo vs lo que se
planific u objetivos que se deberan haber
cumplido para ese momento y de acuerdo a la
variacin, haya que tomar decisiones correctivas
que permitan resolver las posibles discrepancias
existentes que sean desfavorables.
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SEGUIMIENTO
El control se realiza sobre las actividades y no sobre
quienes las realizan.
Se hace un seguimiento constante para hacer la
comparacin entre lo real y lo presupuestado. Por una
parte se toma el diagrama de Gantt y se superponen
a las barras que indiquen la planificacin inicial otras
que muestren el comportamiento real, para poder ver
as fcilmente las divergencias.
Para control de presupuesto se desarrollan las curvas
de control o Curvas S.
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CURVAS DE CONTROLEstas curvas, tambin llamadas curvas S, permiten la
visualizacin de la variacin de costos y las variaciones del
programa.
Variacin de los costos: Compara la variacin que hay
con respecto a los presupuestos realizados pero no
establece comparacin alguna entre el trabajo realizado
y el programado.
Variacin del programa: Compara el trabajo planificado
terminado con el real, es decir, toma el trabajo terminado
y evala en donde deba haber terminado frente al
momento en que realmente termin. Se representa en
dinero.
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CURVAS DE CONTROL
Cada una de las curvas representa:
Costo Presupuestado del Trabajo Programado CPTP:
Costo presupuestado que tiene las actividades programadas en
determinado periodo de tiempo.
Costo Presupuestado de Trabajo Realizado CPTR: Costo
que tena presupuestado un trabajo que ha sido realizado,
cuanto debera haber costado el trabajo realizado segn los
planes.
Costo Real de Trabajo Realizado CRTR: Importe monetario
que se ha gastado realmente para terminar el trabajo en un
periodo de tiempo dado.
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CURVAS DE CONTROL
CPTP
GA
ST
O A
CU
MU
LA
DO
TIEMPO
CURVA PRESUPUESTAL:
S/.
CPTP
GA
ST
O A
CU
MU
LA
DO
TIEMPO
CURVA PRESUPUESTAL:
S/.
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CURVAS DE CONTROL
Variacin del costo: CPTR CRTR, se compara
lo que debera haber costado el trabajo realizado
contra el progreso real, para establecer como ha
sido el uso de recursos respecto al plan inicial.
Variacin del programa: CPTR CPTP, se
compara el costo presupuestal del trabajo
realizado con lo que en total se debera haber
gastado y as determinar si el proyecto va de
acuerdo a lo planeado.
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CURVAS DE CONTROL
CPTP
CPTR
CRTR
VARIACION DEL PROGRAMA (En dinero)
VARIACION DEL GASTO
GA
ST
O A
CU
MU
LA
DO
FECHA DE MEDICION
DEL PROGRESO
TIEMPO
S/.
CPTP
CPTR
CRTR
VARIACION DEL PROGRAMA (En dinero)
VARIACION DEL GASTO
GA
ST
O A
CU
MU
LA
DO
FECHA DE MEDICION
DEL PROGRESO
TIEMPO
S/.
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CURVAS DE CONTROL
CPTP
CRTR
CPTR
GA
ST
O A
CU
MU
LA
DO
TIEMPOFECHA
CASO 1: El programa est adelantado pero hay mayor gasto:
S/.
CPTP
CRTR
CPTR
GA
ST
O A
CU
MU
LA
DO
TIEMPOFECHA
CASO 1: El programa est adelantado pero hay mayor gasto:
S/.
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CURVAS DE CONTROL
CPTP
CPTR
CRTR
GA
ST
O A
CU
MU
LA
DO
TIEMPOFECHA
CASO 2: Se cumple presupuesto, pero hay retraso en actividades
S/.
CPTP
CPTR
CRTR
GA
ST
O A
CU
MU
LA
DO
TIEMPOFECHA
CASO 2: Se cumple presupuesto, pero hay retraso en actividades
S/.
-
CURVAS DE CONTROL
CPTP
CRTR
CPTR
GA
ST
O A
CU
MU
LA
DO
TIEMPOFECHA
CASO 3: Adelantado en la programacin y menores gastos
S/.
CPTP
CRTR
CPTR
GA
ST
O A
CU
MU
LA
DO
TIEMPOFECHA
CASO 3: Adelantado en la programacin y menores gastos
S/.
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CURVAS DE CONTROL
CPTP
CPTR
CRTR
GA
ST
O A
CU
MU
LA
DO
TIEMPOFECHA
CASO 4: Retrasado en la programacin y mayores gastos
S/.
CPTP
CPTR
CRTR
GA
ST
O A
CU
MU
LA
DO
TIEMPOFECHA
CASO 4: Retrasado en la programacin y mayores gastos
S/.
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COMENTARIOS
Los periodos para controles se acuerdan con la direccin del proyecto, y las variaciones se deben
hacer actividad por actividad como en el
acumulado del proyecto.
En ocasiones no es fcil establecer con exactitud el costo de las actividades por tanto se pueden
trabajar las estimaciones y las variaciones en
horas, hablando entonces de Horas
presupuestadas, Horas reales, y Horas
presupuestadas reales.
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GERENCIA DE LOS COSTOSCONTROL DEL COSTO
Acciones correctivas
Son acciones realizadas
para ajustar el desarrollo
futuro del proyecto a lo
delineado por el plan de
proyecto (presupuesto)
CONTROL DEL COSTO
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GERENCIA DE LOS COSTOSCONTROL DEL COSTO
Estimacin al cierre
EAC (estimate at completion)
es un pronstico del costo
total ms probable que tendr
el proyecto, basado en el
rendimiento pasado y en la
cuantificacin del riesgo
CONTROL DEL COSTO
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GERENCIA DE LOS COSTOSCONTROL DEL COSTO
Cierre del proyecto
Deben ejecutarse los
procesos y procedimientos
para el cierre o cancelacin
de un proyecto. Ejemplo:
hay normas contables que
requieren que los costos de
un proyecto fallido de TI, se
apliquen en el trimestre en
que fue cancelado.
CONTROL DEL COSTO
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GERENCIA DE LOS COSTOSCONTROL DEL COSTO
Lecciones aprendidas
Las causas de las
variaciones, el razonamiento
detrs de la accin correctiva
elegida y otros tipos de
lecciones aprendidas del
control de costos deberan
ser documentadas para que
formen parte de la base de
datos histrica de ste y otros
proyectos de la organizacin.
CONTROL DEL COSTO
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ESTIMAR LO QUE COSTAR
Experiencia Individual
Experiencia de Empresa
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MTODOS UTILIZADOS PARA LA ESTIMACIN DE PROYECTOS
Basados en la experiencia.
Basado exclusivamente en los recursos.
Mtodo basado exclusivamente en el mercado.
Basado en los componentes del producto o en el proceso de desarrollo.
Mtodos algortmicos o paramtricos
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MTODOS BASADOS EXCLUSIVAMENTE EN LA
EXPERIENCIA
Juicio experto Puro
Delphi
Analoga
Distribucin de la utilizacin de recursos en el
ciclo de vida
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JUICIO EXPERTO: PURO
Un experto estudia las
especificaciones y hace su
estimacin.
Se basa fundamentalmente
en los conocimientos del
experto.
Si desaparece el experto, la
empresa deja de estimar
-
JUICIO EXPERTO: WIDEBAND DELPHI
Un grupo de personas son informadas y tratan de estimar lo que costar el desarrollo tanto en esfuerzo, como su duracin.
Las estimaciones
en grupo suelen
ser mejores que
las individuales.
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MTODO DE TRABAJO DEL WIDEBAND DELPHI
Se dan las especificaciones a un grupo de expertos.
Se les rene para que discutan tanto el producto como la estimacin.
Remiten sus estimaciones individuales al coordinador.
Cada estimador recibe informacin sobre su estimacin, y las ajenas pero de forma annima.
Se renen de nuevo para discutir las estimaciones.
Cada uno revisa su propia estimacin y la enva al coordinador.
Se repite el proceso hasta que la estimacin converge de forma razonable.
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MTODO DE TRABAJO DEL WIDEBAND DELPHI
Juan *
Alicia *
Jos *
Mara *
Estimaciones
Juan *
Alicia *
Jos *
Mara *
Estimaciones
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ANALOGA
Consiste en comparar
las especificaciones de
un proyecto, con las de
otros proyectos.
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ANALOGA, PUEDEN VARIAR LOS SIGUIENTES FACTORES:
Tamao: mayor o menor?
Complejidad: Ms complejo de lo usual?
Usuarios: Si hay ms usuarios habrn ms
complicaciones.
Otros factores:
Sistema Operativo, entornos (la primera vez ms).
Hardware, Es la primera vez que se va a utilizar?
Personal del proyecto, nuevos en la organizacin?
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DISTRIBUCIN DE LA UTILIZACIN DE RECURSOS EN EL CICLO DE VIDA
(KING)
Usualmente las organizaciones tienen una
estructura de costos similar entre proyectos.
Si en un proyecto ya hemos realizado
algunas fases, es de esperar que los costos
se distribuyan de manera proporcional.
2 m. ?
Estudio
Viabilidad
Planificac. y
Requisitos
Diseo
GeneralDiseo
Detallado
Desarrollo Prueba
10% 17% 15% 15% 33% 10%
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MTODO BASADO EXCLUSIVAMENTE EN LOS RECURSOS: PARKINSON
En la estimacin consiste en ver de cuanto
personal y durante cuanto tiempo se dispone
de el, haciendo esa estimacin.
En la ejecucin:El trabajo se expande hasta
consumir todos los recursos
disponibles
(Ley de Parkinson)
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MTODO BASADO EXCLUSIVAMENTE EN EL MERCADO: PRECIO PARA
VENDER.
Lo importante es conseguir el contrato.
El precio se fija en funcin de lo que creemos que esta dispuesto a pagar el cliente.
Si se usa en conjuncin con otros
mtodos puede ser aceptable,
para ajustar la oferta.
Peligro si es el nico mtodo
utilizado.