![Page 1: 1. Bom-Project Vlotte dienstverlening door procesefficiëntie: Mechelen gaat voor de digitale omgevingsvergunning Ranja Van Asbroeck – Strategie en ontwikkeling](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022013101/5551a0ee4979591f3c8b7804/html5/thumbnails/1.jpg)
1
![Page 2: 1. Bom-Project Vlotte dienstverlening door procesefficiëntie: Mechelen gaat voor de digitale omgevingsvergunning Ranja Van Asbroeck – Strategie en ontwikkeling](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022013101/5551a0ee4979591f3c8b7804/html5/thumbnails/2.jpg)
Bom-Project
Vlotte dienstverlening door procesefficiëntie: Mechelen gaat voor de digitale omgevingsvergunning
Ranja Van Asbroeck – Strategie en ontwikkeling
16-09-2013
![Page 3: 1. Bom-Project Vlotte dienstverlening door procesefficiëntie: Mechelen gaat voor de digitale omgevingsvergunning Ranja Van Asbroeck – Strategie en ontwikkeling](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022013101/5551a0ee4979591f3c8b7804/html5/thumbnails/3.jpg)
3
BOM project
• BOuwen
• Milieuproject
![Page 4: 1. Bom-Project Vlotte dienstverlening door procesefficiëntie: Mechelen gaat voor de digitale omgevingsvergunning Ranja Van Asbroeck – Strategie en ontwikkeling](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022013101/5551a0ee4979591f3c8b7804/html5/thumbnails/4.jpg)
4
Inhoud
• Kader project• Doel bom-project• Projectinhoud• Implementatie
– Technische implementatie en Conversies– Opmaak nieuwe documenten – Vereenvoudiging processen– Documentbeheerssyteem– Projectstructuur en overleg– Opleiding– Communicatie
Film: aandacht veranderingsmanagement bij digitalisering
![Page 5: 1. Bom-Project Vlotte dienstverlening door procesefficiëntie: Mechelen gaat voor de digitale omgevingsvergunning Ranja Van Asbroeck – Strategie en ontwikkeling](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022013101/5551a0ee4979591f3c8b7804/html5/thumbnails/5.jpg)
5
Kader: Goedkeuring EFRO 2007 E-link
Doel:Hedendaagse, kwalitatieve, hoogstaande en
toegankelijke dienstverlening dmv een klantgerichte benadering en administratieve vereenvoudiging.
Hoe:
•Back-officeVerbeteren van de basisinfrastructuur, integratie
tussen applicaties en het beheer unieke data• Koppeling van centrale databanken met andere applicaties
(contactendatabank, beeldbank)• Digitaal archief en documentbeheersysteem • Digitale workflows voor opvolging van processen en documenten
(post in, notulen, klachtenbeheer)
![Page 6: 1. Bom-Project Vlotte dienstverlening door procesefficiëntie: Mechelen gaat voor de digitale omgevingsvergunning Ranja Van Asbroeck – Strategie en ontwikkeling](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022013101/5551a0ee4979591f3c8b7804/html5/thumbnails/6.jpg)
6
Kader: Goedkeuring E-link project 2007
Hoe:
•Front office• Uitbreiding van het e-loket• Eenmalig aanmelden van bedrijven en burgers• Informatie die gekend is in de centrale gegevensdatabank
is vooraf ingevuld• De aanvrager kan de status van de aanvraag opvolgen• Bij afhandeling wordt een e-mail verstuurd
![Page 7: 1. Bom-Project Vlotte dienstverlening door procesefficiëntie: Mechelen gaat voor de digitale omgevingsvergunning Ranja Van Asbroeck – Strategie en ontwikkeling](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022013101/5551a0ee4979591f3c8b7804/html5/thumbnails/7.jpg)
7
Kader: Overzicht projecten
afgewerktlooptin latere faseniet op korte termijn
E-LINK
visie koppelingen toepassingen
upgrade docroom 6
conversie oude data naar docroom 6
installatie Themis
sanering en uit-zuivering databankenuitbouw contactendatabank
koppeling VKBO, bevolking, personeel
II. Electronisch platformI. Aankoop en Implementatie
routingsysteem
koppeling databanken en adressenbehee
rsysteem
koppeling databanken en toegangkelijkheid via GIS
Bedrijvendatabank (IRIS)
beeldbank
Electronisch loket
visie en uitbouw electronisch loket
omzetten pap form naar e-formulieren
belastingsaangifte bedrijven
premiedatabank en procesanalyses
digitale bouwaanvraag
digitale milieuvergunning
notarisbrieven
III. Ontwikkeling van een wetenschappelijke archiefstructuur
uitbouw van digitaal wetenschappelijk onderbouwd archief
definiëren en invoeren van
processtromen
archiefstructuur
post in
post uit
notulen
klachtenbeheer
facturatie
IV. Prodcuten-catalogus en informatie-
beheersysteem
productencatalogus
regels electronische documenten
unieke opslag dossiers en ontsluiting
ordenings en zoekmethodiek
coördinatie
stuurgroep (maandelijks)wekelijks overleg (MP, KV)opvolging projectteams waar nodigoverleg arco (2 wekelijks)communicatieplancongres
V. e-link voor KMO's
web-audit
integratie dienstverlening hogere overheden
opvolgen doelstellingen ondersteuning KMO's
verankeren en delen van kennis
rollen en security
intallistamp
e-procurement
aankoop Broker (Midoffice)
![Page 8: 1. Bom-Project Vlotte dienstverlening door procesefficiëntie: Mechelen gaat voor de digitale omgevingsvergunning Ranja Van Asbroeck – Strategie en ontwikkeling](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022013101/5551a0ee4979591f3c8b7804/html5/thumbnails/8.jpg)
8
Doel BOM-Project
• Digitaliseren dossiers en flows van bouw en milieudienst
• Koppeling informatie applicaties aan Geoweb
• Administratieve vereenvoudiging burger• Procesvereenvoudiging en
efficiëntieverhoging• E-loket: Digitale bouw- en milieuaanvraag
en ander producten (inname openbaar domein, vastgoedinformatie)
![Page 9: 1. Bom-Project Vlotte dienstverlening door procesefficiëntie: Mechelen gaat voor de digitale omgevingsvergunning Ranja Van Asbroeck – Strategie en ontwikkeling](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022013101/5551a0ee4979591f3c8b7804/html5/thumbnails/9.jpg)
9
Projectinhoud
• Ruimtelijke ordening stedenbouwkundige vergunning en attesten, verkavelingsvergunning, meldingen, vastgoedinformatie, uittrekstel vergunningenregister, plannenregister, inname openbaar domein, bouwmisdrijven, statistieken en rapportage op dossierniveau
• Milieumilieuvergunning, bodemattesten, milieuovertredingen, informatievragen, statistieken en rapportage op dossierniveau
• Geoweb Upgrade en koppeling
• GRABbeheer straatnamen, huisnummers en subadressen, koppeling percelen, adressen en positie, historiek adressen
![Page 10: 1. Bom-Project Vlotte dienstverlening door procesefficiëntie: Mechelen gaat voor de digitale omgevingsvergunning Ranja Van Asbroeck – Strategie en ontwikkeling](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022013101/5551a0ee4979591f3c8b7804/html5/thumbnails/10.jpg)
10
Projectinhoud
• Integraties– Centraal adressenbestand (Themis)– Boekhouding (Mercurius,)– Internet (CMS)– Notulenbeheer (Cobra)– Postregistratie (Docroom)
• Digitale bouw en milieuvergunning (DBA)
• Communicatie website en e-loket verbeteren
![Page 11: 1. Bom-Project Vlotte dienstverlening door procesefficiëntie: Mechelen gaat voor de digitale omgevingsvergunning Ranja Van Asbroeck – Strategie en ontwikkeling](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022013101/5551a0ee4979591f3c8b7804/html5/thumbnails/11.jpg)
Projectinhoud Voorstelling integraties
ad 12P1573/11043/D01
ESB Mule
Nestor (Charta)
Docroom - dossier- en workflow /
postregistratie
Cobra - Notulenbeheer
CMS / e-loket
Themis
Daphne/Mercurius
![Page 12: 1. Bom-Project Vlotte dienstverlening door procesefficiëntie: Mechelen gaat voor de digitale omgevingsvergunning Ranja Van Asbroeck – Strategie en ontwikkeling](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022013101/5551a0ee4979591f3c8b7804/html5/thumbnails/12.jpg)
12
Implementatie Nestor
• Aankoop Nestor -> Cipal
• Technische implementatie en Conversies• Opmaak nieuwe documenten • Vereenvoudiging processen• Documentbeheerssyteem• Projectstructuur en overleg• Opleiding• Communicatie
• film: rol STRO afstemming gebruiker op ICT
![Page 13: 1. Bom-Project Vlotte dienstverlening door procesefficiëntie: Mechelen gaat voor de digitale omgevingsvergunning Ranja Van Asbroeck – Strategie en ontwikkeling](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022013101/5551a0ee4979591f3c8b7804/html5/thumbnails/13.jpg)
13
Aankoop en technische implementatie
• Opmaak bestek en aankoop• Project initiatiedocument (PID)• Analyse velden en flows• Conversies bestaande applicaties• Programmatorische aanpassingen• Testen• Bijsturing• 2de testfase=> Voornamelijk Bouw, ICT dienst en Cipal
![Page 14: 1. Bom-Project Vlotte dienstverlening door procesefficiëntie: Mechelen gaat voor de digitale omgevingsvergunning Ranja Van Asbroeck – Strategie en ontwikkeling](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022013101/5551a0ee4979591f3c8b7804/html5/thumbnails/14.jpg)
14
Opmaak Nieuwe documenten
• Opmaak nieuwe documenten – Kwaliteitsnormen – Administratieve vereenvoudiging– Delegatiebevoegdheid
![Page 15: 1. Bom-Project Vlotte dienstverlening door procesefficiëntie: Mechelen gaat voor de digitale omgevingsvergunning Ranja Van Asbroeck – Strategie en ontwikkeling](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022013101/5551a0ee4979591f3c8b7804/html5/thumbnails/15.jpg)
Vb Kwaliteitsnormen nieuwe documenten
Sjabloon met vast lay-outDuidelijke gegevensOpeningsurenDuidelijk onderwerpTaalgebruikGeen overbodige informatieProcesbeschrijvingDelegatie handtekeningVerwijzing wetgeving
![Page 16: 1. Bom-Project Vlotte dienstverlening door procesefficiëntie: Mechelen gaat voor de digitale omgevingsvergunning Ranja Van Asbroeck – Strategie en ontwikkeling](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022013101/5551a0ee4979591f3c8b7804/html5/thumbnails/16.jpg)
Vb Administratieve Vereenvoudiging documenten
Minstens vanaf de dag na de ontvangst van onderhavig document tot de dag van de beslissing over de aanvraag dient de hierbij gevoegde bekendmaking op geel papier te worden aangeplakt.
wordt
Hang de bijgevoegde bekendmaking (gele affiche) op, vanaf de dag na de ontvangst tot de dag van de beslissing over de aanvraag.
![Page 17: 1. Bom-Project Vlotte dienstverlening door procesefficiëntie: Mechelen gaat voor de digitale omgevingsvergunning Ranja Van Asbroeck – Strategie en ontwikkeling](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022013101/5551a0ee4979591f3c8b7804/html5/thumbnails/17.jpg)
17
Vereenvoudiging van processen
Film: waarom administratie digitaliseren
Volgens de KAVKA- methode:•Kwalitatieve•Administratieve•Vereenvoudiging
door
•Klantgerichte •AnalyseLean management (handboek zet je leanbril op)
![Page 18: 1. Bom-Project Vlotte dienstverlening door procesefficiëntie: Mechelen gaat voor de digitale omgevingsvergunning Ranja Van Asbroeck – Strategie en ontwikkeling](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022013101/5551a0ee4979591f3c8b7804/html5/thumbnails/18.jpg)
18
Procesvereenvoudiging: Keuze processen
• Selectie van 5 relevante processen met Excel-tool
Structurele vereenvoudiging Andere processen blijven zoals ze zijn of worden
intern door dienst zelf bijgestuurd.
![Page 19: 1. Bom-Project Vlotte dienstverlening door procesefficiëntie: Mechelen gaat voor de digitale omgevingsvergunning Ranja Van Asbroeck – Strategie en ontwikkeling](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022013101/5551a0ee4979591f3c8b7804/html5/thumbnails/19.jpg)
Procesvereenvoudiging volgens KAVKA-Methode
![Page 20: 1. Bom-Project Vlotte dienstverlening door procesefficiëntie: Mechelen gaat voor de digitale omgevingsvergunning Ranja Van Asbroeck – Strategie en ontwikkeling](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022013101/5551a0ee4979591f3c8b7804/html5/thumbnails/20.jpg)
20
ProcesvereenvoudigingBeschrijving As-IS
• Op de werkvloer 1ste beschrijving door proceseigenaar
• Uitteken flow (Visio)
![Page 21: 1. Bom-Project Vlotte dienstverlening door procesefficiëntie: Mechelen gaat voor de digitale omgevingsvergunning Ranja Van Asbroeck – Strategie en ontwikkeling](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022013101/5551a0ee4979591f3c8b7804/html5/thumbnails/21.jpg)
21
Vb sjabloon procesbeschrijving As-IS
![Page 22: 1. Bom-Project Vlotte dienstverlening door procesefficiëntie: Mechelen gaat voor de digitale omgevingsvergunning Ranja Van Asbroeck – Strategie en ontwikkeling](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022013101/5551a0ee4979591f3c8b7804/html5/thumbnails/22.jpg)
22
ProcesvereenvoudigingWorkshop betrokken diensten
• Uitteken flow• Toelichting met eigen stukje proces• Problemen• Verbetervoorstellen• Prioriteiten
procesvereenvoudiging vastgoedinformatie voor notarissen met begeleiding Cipal
![Page 23: 1. Bom-Project Vlotte dienstverlening door procesefficiëntie: Mechelen gaat voor de digitale omgevingsvergunning Ranja Van Asbroeck – Strategie en ontwikkeling](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022013101/5551a0ee4979591f3c8b7804/html5/thumbnails/23.jpg)
23
Procesvereenvoudiging To Be proces
• Visueel uittekenen TO BE-proces• Bespreking met schepen en secretaris• Budgetraming• Opmaken implementatieplan fase 1/ fase 2• Terugkoppeling met werkgroep• Beslissing door CBS• Implementatie• Communicatie intern/extern
![Page 24: 1. Bom-Project Vlotte dienstverlening door procesefficiëntie: Mechelen gaat voor de digitale omgevingsvergunning Ranja Van Asbroeck – Strategie en ontwikkeling](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022013101/5551a0ee4979591f3c8b7804/html5/thumbnails/24.jpg)
24
Procesvereenvoudiging Implementatie To Be proces
• Opmaak van een projectfiche en plan van aanpak– doelstelling– in scope – out scope– budget– randvoorwaarden– mijlpalen en timing– bepaling taken en rollen– communicatie– overlegstructuur– overdracht
Goedkeuring projectfiche in stuurgroep Plan van aanpak basis voor teamoverleg
![Page 25: 1. Bom-Project Vlotte dienstverlening door procesefficiëntie: Mechelen gaat voor de digitale omgevingsvergunning Ranja Van Asbroeck – Strategie en ontwikkeling](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022013101/5551a0ee4979591f3c8b7804/html5/thumbnails/25.jpg)
25
Projectstructuur en overleg
2 maandelijks stuurgroep:schepen – secretaris – Cipal – betrokken diensten
Wekelijks teamoverleg•Inhoudelijk: Betrokken dienst
•Organisatie: strategie en ontwikkeling
•ICT•Software leverancierDynamisch plan van aanpak en regelmatige bijsturing Afstemmen ICT toepassing op gebruiker en omgekeerd
![Page 26: 1. Bom-Project Vlotte dienstverlening door procesefficiëntie: Mechelen gaat voor de digitale omgevingsvergunning Ranja Van Asbroeck – Strategie en ontwikkeling](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022013101/5551a0ee4979591f3c8b7804/html5/thumbnails/26.jpg)
26
Vb plan van aanpak
![Page 27: 1. Bom-Project Vlotte dienstverlening door procesefficiëntie: Mechelen gaat voor de digitale omgevingsvergunning Ranja Van Asbroeck – Strategie en ontwikkeling](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022013101/5551a0ee4979591f3c8b7804/html5/thumbnails/27.jpg)
27
Documentbeheersysteem
Film: waarom documenten beherenDoel:• Zoek minimaliseren• Maximale kennisdelingHoe:• Uniforme basismappenstructuur
– Richtlijnen uitbouwen van structuur– Uitgangspunt volledige dossiers
• Uniform naamgeving mappen en documenten– Iso-normen– Type document– Vaste structuur en richtlijnen
![Page 28: 1. Bom-Project Vlotte dienstverlening door procesefficiëntie: Mechelen gaat voor de digitale omgevingsvergunning Ranja Van Asbroeck – Strategie en ontwikkeling](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022013101/5551a0ee4979591f3c8b7804/html5/thumbnails/28.jpg)
28
Opleiding per rol
• Verschillende opleidingen per rolGebruiker, Adviesverlener, Gast
• Verschillende opleidingen per applicatieNestor, Geoweb, Grab, Ego, Documentbeheer
Steeds: technische opleiding + inhoudelijk proces
Film: Iedereen voldoende opgeleid om te werken met de nieuwe applicaties en werkwijze
![Page 29: 1. Bom-Project Vlotte dienstverlening door procesefficiëntie: Mechelen gaat voor de digitale omgevingsvergunning Ranja Van Asbroeck – Strategie en ontwikkeling](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022013101/5551a0ee4979591f3c8b7804/html5/thumbnails/29.jpg)
29
Interne communicatie
Regelmatig informeren + aftoetsing van deelprojecten op verschillende niveaus (feed back = welslagen van het project)
•Dienstenoverleg•Rechtstreeks betrokken diensten en medewerkers•Toeristen van het systeem•Personeelsblad•Intranet/intranetflits
![Page 30: 1. Bom-Project Vlotte dienstverlening door procesefficiëntie: Mechelen gaat voor de digitale omgevingsvergunning Ranja Van Asbroeck – Strategie en ontwikkeling](https://reader031.vdocuments.pub/reader031/viewer/2022013101/5551a0ee4979591f3c8b7804/html5/thumbnails/30.jpg)
30
Vragen
• Ranja Van AsbroeckStrategie en ontwikkeling - Stad [email protected]
• Projectcoördinator Nestor:Cipal – Koen [email protected]