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Provincia autonoma di TrentoSoprintendenza per i beni culturali
Ufficio beni archivistici, librari e Archivio provinciale
10 anni con il Sistema AST.Elementi per una valutazione degli aspetti
archivistici, organizzativi e tecnologici
Trento, 30 novembre 2016
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2006-2016: dieci anni per sperimentare soluzioni tecnologiche, per aggiornare e migliorare le funzioni del programma, per affinare le collaborazioni istituzionali e professionali
tra le ragioni alla base della creazione del sistema: volontà di restituire alla cittadinanza in forma di dati pubblicamente e facilmente reperibili le risorse destinate ai lavori sugli archivi
già nel 2003 pubblicati online oltre 200 inventari a pieno testo progetto AST–Archivi storici del Trentino promosso dalla
Provincia autonoma di Trento e realizzato da Informatica Trentina SpA
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Aspetti organizzativi
10 istituti partecipanti, fra Comuni, Musei e altri enti (convenzione)
60 utenti attivi oltre 650.000 schede inserite (506.000 unità) 679 progetti (inventari, elenchi, censimenti)
• ente responsabile: per 150 progetti i vari istituti trentini, per 529 la Provincia
• tipo di archivio: 250 circa ecclesiastici, 188 di Comuni, 76 di persone, 45 di enti/uffici pubblici, 32 di famiglie, 12 di impresa, 11 di scuole
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Dati nuovi e dati importati
natura dei progetti presenti in AST: • 287 nuovi• 392 importati
268 progetti importati con una funzione apposita di AST da programmi specifici preesistenti:• 208 da Sesamo/Sesamo2000
• 40 da software del MART• 20 da Mouseia
124 importati “manualmente” da programmi di videoscrittura e da un software specifico
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Importare sì, ma come?
importare a mano o con programmi appositi? cfr. tempi e costi per
• progettare e realizzare il programma• eseguire le importazioni• revisionare (controllare, correggere, integrare) i dati e
le relazioni è più conveniente ridigitare tutto a mano (?) resta sempre uno scarto qualitativo fra i dati
importati e quelli inseriti ex novo
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Aspetti tecnici
funzionamento solo via web (non esiste modulo stand alone)
gestione delle immagini con database GMM, collegato ma distinto• complessità nell’archiviazione, conservazione a lungo
termine ed esposizione online di grandi quantità di file multimediali
impegno per la manutenzione ordinaria e straordinaria
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Qualità dei dati
AST è un sistema a inserimento partecipato, nel quale i dati inseriti vengono visualizzati in tempo reale
definizione delle regole (manuale, circolari) corsi di formazione abilitanti, per archivisti già in
possesso di adeguati titoli di studio e professionali rischio di incoerenza direttamente proporzionale al
livello di dettaglio delle descrizioni (in AST molto elevato)
nel complesso però si riscontra un livello soddisfacente di rispetto delle regole, a parte sporadici casi di disomogeneità descrittiva
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Casi di incoerenza
incoerenze dovute a:• inosservanza di criteri esistenti• lacunosità/assenza dei criteri
tipologie di incoerenza:• duplicazioni di schede di entità coincidenti • difformità nella decisione di compilare o no un campo • incoerenza lessicale e sintattica nei singoli elementi
difformità descrittiva = minore attendibilità nelle ricerche
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Restituzione dei dati
per operatori: report di lavoro, anche in formato tabellare
per operatori e utenti:• report inventario, in formato .rtf• uscita verso altri sistemi, in formato XML: SANMART
per utenti: portale Trentinocultura https://www.cultura.trentino.it
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