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CONSTRUIMOS FUTUROCONSTRUIMOS FUTURO
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CONSTRUIMOS FUTUROCONSTRUIMOS FUTURO
ImplementaciImplementacióón del n del SGC en los procesos de SGC en los procesos de apoyo a las actividades apoyo a las actividades
misionales de la UISmisionales de la UIS
Sistema de Gestión de Calidad
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uditoruditorííaa
Enfoque de
Estamos comprometidos con ISO 9001:2000
Sistema de Gestión de Calidad
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SistemáticoIndependiente Documentado
EvidenciaCumplimiento
de los Criterios de la auditoria
Qué es Auditoría1
“Proceso sistemático, independiente, documentado, para obtener evidencia y evaluarla objetivamente, con el fin de determinar en que grado se cumplen los criterios de la auditoria” ISO 19011
Sistema de Gestión de Calidad
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Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos a tener en cuenta en la auditoria
CRITERIO DE CRITERIO DE AUDITORIA AUDITORIA
Resultado de una auditoria suministrado por el equipo auditor después de haber considerado los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de auditoria.
CONCLUSICONCLUSIÓÓN N DE AUDITORIA DE AUDITORIA
Definiciones2
Sistema de Gestión de Calidad
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Declaraciones de hechos o cualquier otra información, que son:
Pertinentes para los criterios de la auditoria.
Verificables
EVIDENCIA DE EVIDENCIA DE AUDITORIA AUDITORIA
Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoria. Recopilado frente a los criterios de la auditoria.
HALLAZGO DE HALLAZGO DE AUDITORIA AUDITORIA
Definiciones2
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EL PROCESO DE AUDITORIA
CRITERIOS
Lo Que se debe hacer
•Especificaciones /Normas•Pliego de condiciones •Reglamentos •Manual de calidad •Procedimientos •Plan de calidad
OBJETIVO
Cumplir sistemáticamente requisitos de calidad
especificados
Lo que se quiere
lograr
Conveniente
Adecuado Eficaz
DE LOS
PROCESOS
Lo que se hace
REALIDAD
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El SGC cumple con los Requisitos (norma, ley,
Reglamentarios)
Estimular el enfoque por proceso
Cambio Organizacional
Satisfacer un requisitodel cliente
Promover el Mejoramiento
Continuo
Ejecutar seguimiento a las acciones
Correctivas
Evaluar el compromiso
del recurso humano
Por qué hacer Auditorías3
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PROCESO
(Transformación)
PRO
DU
CTO
S
PRO
VEED
OR
ES
ENTR
AD
AS
CLI
ENTE
S
Objetivo del Proceso
Medición
CONOCIMIENTO DEL PROCESOCONOCIMIENTO DEL PROCESO
Mano de Obra, Materiales, Maquinaria, Método
¿Conozco y tengo claridad acerca de los requerimientos
de mis clientes internos/externos?
¿Sé cuáles son los productos que genero para cumplir con los
requerimientos de mis clientes?
¿De qué manera he definido que satisfago los
requerimientos de mis clientes?
¿Tengo establecidos los indicadores para
medir si cumplo con el objetivo?
¿Cuál es mi gestión como líder para garantizar que cumplo con el objetivo?
¿Conozco qué necesito para gestionar
correctamente? ¿Conozco los procedimientos?
¿Conozco las aptitudes de mis colaboradores?
¿Están definidos los requisitos para garantizar que
las entradas de mi proceso son las mejores?
¿Trabajo conjuntamente con mis procesos proveedores para
gestionar el adecuado flujo de información y de recursos?
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Programa de auditoria
Cambios en Procesos / productos / servicios
Implementación Nuevos procesos /
productos / servicios
Auditorias no programadas
Cuándo hacer Auditorías4
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PARA:CERTIFICACIÓN O RECONOCIMIENTO POR UN TERCERO
PARA:Evaluar y seleccionar proveedoresEjecutar re evaluación a proveedoresMantener relaciones ganar -ganar
PARA:Evaluar la eficacia del SGCIdentificar oportunidades de mejora
OBJETIVOS:Evaluar la capacidad para cumplir los requisitos mínimos del modelo ISO 9001
OBJETIVOS:Evaluar la adecuación para cumplir eficazmente los requisitos del SGC del desarrollo del proveedorVerificar la aplicación de disposiciones contractuales
OBJETIVOS:Determinar si el SGC:
Es conforme con los requisitos planificadosSe ha implementado y se mantiene de manera eficaz
ORGANIZACIÓNCLIENTES, PROVEEDORESORGANIZACIÓN
TERCERA PARTETERCERA PARTESEGUNDA PARTESEGUNDA PARTEPRIMERA PARTEPRIMERA PARTE
AUDITORÍA INTERNA AUDITORÍA EXTERNA AUDITORÍA EXTERNA
Clases de Auditorías5
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AUDITORÍA DE PROCESOS
AUDITORÍADE PRODUCTO
Es la verificación de que un producto ha sido fabricado, o un servicio ha sido prestado de acuerdo con la especificación y de que hay evidencia de que cumple con los requisitos del cliente.
Sirve para examinar y revisar que un proceso cumple con los procedimientos escritos.
AUDITORÍADE REGISTROS
Verificación de que los registros cumplen los requisitos legales, reglamentarios y de los clientes, brindando evidencia.
AUDITORÍA DE SISTEMA
Examen de un área especifica del sistema de gestión de la organización, o del sistema en general.
Tipos de Auditorías6
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LA PPP
CUATRO VERSIONES DE CÓMO TRABAJA UN PROCESO:
1. La forma en que el procedimiento actual dice que trabaja
2. La forma en que la dirección dice que trabaja
3. La forma en que realmente trabaja
4. La forma en que se supone que esta trabajando
PARADOJA DE PERCEPCIÓN DEL PROCESO
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Evaluación de competenciaDe auditores
Planeación
Ejecución
Presentación de Informes
Seguimiento y medición
Programación auditorias
Definición de acciones De mejoramiento del proceso
De Auditorias
Proceso de Auditorías7
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EN LA PLANEACIÓN TENER EN CUENTA …
Priorizar procesos que han presentado fallas o tiene mayor probabilidad de presentarse No conformidades.Realizar estudio de los documentos Asignar claramente las responsabilidades al equipo auditorDefinir la logística necesaria para realizar la auditoria
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AuditorPreparación de documentosde trabajo:
• Plan de auditoria • Listas de verificación
AuditadoPreparación de documentosa presentar:
• Manual de calidad • Documentos de los
procesos • Registros • Indicadores • Acciones Correctivas• Acciones Preventivas• Productos no Conformes• Mejoras
PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA DE CAMPO
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CONTENIDO DEL PLAN DE AUDITORIA
• FECHA: Día, Mes y Año
• OBJETIVO: Evaluación del nivel de conformidad de las actividades, sistemas, procesos o servicios
• ALCANCE: Nivel de profundidad de la auditoria, sitios, productos, servicios, procesos a auditar.
• CRITERIOS: Establecer claramente que Especificaciones /Normas, Pliego de condiciones, Reglamentos, Manual de calidad, Procedimientos Plan de calidad son tenidos en cuenta como referencia para el desarrollo de la auditoria.
• CRONOGRAMA DE TRABAJO: Fecha, hora, Actividad, requisitos, auditado, equipo auditor.
• OBSERVACIONES: espacio para registrar comentarios especiales para ampliar la información del plan de auditoria.
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LISTA DE VERIFICACIÓN
Apoya la administración del tiempoEs una guía para el cubrimiento total del procesoEs una lista de chequeo Ayuda a centrar la auditoria en aspectos relevantes Permite recopilar las evidencias de la auditoria de acuerdo al desarrollo.
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REUNIÓN DE APERTURA
Confirmar el Plan de Auditoría
Describir las actividades de la auditoría en sitio.
Confirmar los Canales de comunicación.
Responder dudas e inquietudes.
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Fuentes de Información
Recopilación mediante muestreo y verificación
Evaluación vs. Criterios – Generación de hallazgos
Conclusiones de auditoría
REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA
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FUENTES DE INFORMACIÓN
MEDICIÓN
CONDICIONES DE OPERACIÓN
EQUIPO EN FUNCIONAMIENTO
REGISTROS
CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO ESTADÍSTICAS
(DATOS)
OBSERVACIÓN
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PROCESO DE ENTREVISTA
COMOFUNCIONA ELPROCESO DE
...?
COMO LO PLANIFICA?
COMO LOIMPLEMENTA?
COMO LO MIDE?
COMO RETROALIMENTA?
Describa el proceso de...?
Como ha establecido los controles para...?
Muéstreme el acta de divulgación?
Como evidencia la ejecución del proceso
Permítame los registrosde...
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CRITERIOS DE AUDITORCRITERIOS DE AUDITORÍÍA VS. A VS. EVIDENCIA DE LA AUDITOREVIDENCIA DE LA AUDITORÍÍAA
• Aspectos Relevantes• Fortalezas• Aspectos a proyectar
• Oportunidades de mejora• Debilidades• Aspectos por mejorar
OBSERVACIÓN – NO CONFORMIDAD
Requisito Incumplido:• Evidencia • Impacto
GENERACIÓN DE LOS HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA
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EJEMPLO DE NO CONFORMIDAD
No existe registro de las acciones tomadas ante la queja reportada por el cliente JB LTDA con respecto a la entrega de la orden No. 506 de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de control de quejas y reclamos PRCA01.
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Objetivo, alcance y criteriosAuditor líder, equipo auditorDescripción de las actividades realizadas en la auditoríaProcesos auditadosResponsables de los procesos y personal entrevistadoAspectos favorablesAspectos débilesSolicitud de acciones correctivasConclusiones de la auditoría
INFORME DE AUDITORIA
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Procesos auditados, interacciones, niveles de la organización.Hallazgos y conclusiones de la auditoría. Solicitud de acción correctiva.Fechas tentativas para las Acciones Correctivas.Eventualmente, acuerdos sobre la precisión de las No Conformidades.
REUNIÓN DE CIERRE
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REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO DE UNA AUDITORÍA
Auditor Líder, Equipo Auditor, Auditado
• Verificar las respuestas a las solicitudes de acciones correctivas
• Verificar la eficacia de las acciones implementadas• En caso de tener acciones pendientes, reprogramar un
nuevo seguimiento• Elaborar el programa de la auditoría de seguimiento, de
ser necesario
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.
Demostrar seguridad
Confianza
Tranquilidad
Cortesía
Escuchar muy bien las preguntas
Contestar claramente y sin extenderse a temas no relacionados con la pregunta
Respetar al Auditor
ACTITUD FRENTE A LA AUDITORIA
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PLANEAR¿ Como planeo mis actividades?, ¿En cuales procesos participo? ¿ Cuales son los propósitos de esos procesos? ¿Quienes son mis clientes al interior de la organización?, ¿Cual es la política de calidad de la empresa?, ¿Como contribuyo a lograr la política de calidad de la empresa?, ¿Sobre cuales objetivos de calidad es responsable mi cargo?, ¿Cual es la meta establecida para ese objetivo de calidad?, ¿En cuanto esta el nivel de cumplimiento de ese objetivo?, ¿Que estoy haciendo para mejorar y poder cumplir con los objetivos de calidad sobre los cuales participo?
HACER ¿Qué registros directamente soy responsable de diligenciar?, ¿ En cuales documentos estoy involucrado?
VERIFICAR¿Qué mecanismos tengo para hacer seguimiento o control de las actividades que desarrollo?, ¿Sobre que indicadores del proceso soy responsable ?, ¿Que productos no conformes se han generado en las actividades que desarrollo?
ACTUAR ¿Qué mecanismos se tienen para mejorar continuamente en la organización?, ¿Quétratamiento se da a las acciones correctivas y preventivas que se generan?, ¿Que se hace cuando se genera un producto no conforme o una no conformidad?
PREGUNTAS FRECUENTES