1
1.0 PENGENALAN
1.1 LATAR BELAKANG KUMPULAN VENDMANAGE
1.1.1 Sistem Pengurusan Perolehan PERKESO (MyPerolehan)
dibangunkan atas hasil cetusan idea dan kreatviti oleh anggota
dari Bahagian Perbendaharaan dan dibantu oleh anggota dari
Bahagian Caruman dan Penguatkuasaan. Kumpulan yang
bergelar VENDMANAGE ini terdiri daipada:
Nama : Mohamad Aznillah bin Ahmad
No. Pekerja : P02591
Jawatan : Pengurus Besar Cawangan Kewangan
Bahagian : Bahagian Perbendaharaan
2
Nama : Norsariah binti Abdul Rahman
No. Pekerja : P01264
Jawatan : Pegawai Tadbir Perolehan
Bahagian : Bahagian Perbendaharaan
Nama : Mohd Amir bin Abd Wahab
No. Pekerja : P02399
Jawatan : Pegawai Eksekutif
Bahagian : Bahagian Caruman dan
Penguatkuasaan
3
Nama : Nor Azizah binti Daud
No. Pekerja : P01975
Jawatan : Pegawai Kerani
Bahagian : Bahagian Perbendarahaan
Nama : Muhammad Yusof Khatir bin Bachok
No. Pekerja : S00947
Jawatan : Pegawai Kerani Sambilan
Bahagian : Bahagian Perbendarahaan
1.1.2 VENDMANAGE
VENDMANAGE adalah singkatan daripada ‘Vendor Management’
yang membawa maksud Pengurusan Pembekal.
4
1.2 LATAR BELAKANG PENGOPERASIAN PEROLEHAN
1.2.1 Unit Perolehan merupakan salah satu unit yang berada di bawah
Cawangan Kewangan, Bahagian Perbendaharaan dengan
kekuatan anggota seramai enam belas (16) orang termasuk
anggota sokongan.
1.2.2 Fungsi utama Unit Perolehan adalah menguruskan semua kaedah
perolehan di PERKESO iaitu pembelian terus, sebut harga, tender,
rundingan terus, perunding dan kontrak berpusat. Dalam
menguruskan perolehan ini, Unit Perolehan perlu memastikan
semua prosedur diikuti dengan betul dan mencapai matlamat nilai
faedah terbaik serta menguntungkan PERKESO.
1.2.3 Semua proses kaedah perolehan di PERKESO iaitu pembelian terus,
sebut harga, tender, rundingan terus, perunding dan kontrak
berpusat masih lagi secara manual. Permohonan perolehan dari
Bahagian/Pejabat Negeri (PN)/Pejabat PERKESO (PP) dikemukakan
kepada Unit Perolehan dengan menggunakan memo.
1.2.4 Pemohonan perolehan akan diproses sebaik sahaja Unit Perolehan
menerima memo permohonan dan dokumen sokongan yang
berkaitan. Semua proses tersebut dijalankan secara manual
sehingga ke kelulusan oleh Pihak Berkuasa Melulus.
1.2.5 Selain daripada menguruskan kaedah perolehan, Unit Perolehan
juga bertanggungjawab memastikan pembekal dikawal selia
dengan baik. Ini adalah penting bagi memastikan hanya
pembekal yang terbaik sahaja yang boleh melaksanakan kerja-
kerja di PERKESO.
5
1.2.6 Selain daripada pembekal itu sendiri, Unit Perolehan juga
bertanggungjawab memastikan pentadbiran dan pengurusan
kontrak dan bon pelaksanaan dikawal selia dengan baik bagi
memastikan perkhidmatan terbaik dapat diberikan kepada
PERKESO.
2.0 OBJEKTIF PROJEK INOVASI (MyPerolehan)
2.1 Matlamat dan objektif sistem MyPerolehan adalah seperti berikut :
Semua pembekal yang berdaftar dengan PERKESO dapat dikawal
selia dengan lebih baik;
Memudahkan untuk mendapat maklumat pembekal berkaitan
bagi tujuan proses perolehan;
Kontrak-kontrak yang sedang aktif di PERKESO dapat dikawal
dengan lebih baik;
Mengelakkan berlaku terlepas pandang terhadap kontrak yang
telah tamat tempoh;
Mengelakkan dan mengurangkan pelanjutan kontrak secara
month to month basis;
Bon pelaksanaan dapat dilepaskan dalam tempoh yang
ditetapkan;
Bahagian/PN/PP dapat mengemukakan permohonan perolehan
Pembelian Terus secara atas talian (on line);
6
Mempercepatkan proses perolehan Pembelian Terus;
Laporan dan statistik pembekal, kontrak dan bon pelaksanaan ke
atas pembekal dapat dihasilkan bagi tujuan pelaporan dan
analisa-analisa berkaitan; dan
Laporan dan statistik Pembelian Terus mengikut Bahagian/PN/PP
juga dapat dijana.
3.0 LAPORAN INOVASI
3.1 TUJUAN PROJEK INOVASI
3.1.1 Unit Perolehan sangat komited dalam memastikan perkhidmatan
terbaik dapat diberikan kepada pelanggan dalaman dan
luarannya.
3.1.2 Pelbagai usaha telah dilakukan dari semasa ke semasa bagi
meningkatkan mutu perkhidmatan.
3.1.3 Bagi memastikan proses perolehan dilaksanakan dengan lebih
baik, telus dan berkesan, Unit Perolehan telah menambahbaik
sistem yang sedia ada iaitu SOVMAS yang menggunakan aplikasi
Microsoft Access dengan membangunkan satu sistem berasaskan
web (web base) yang lebih mesra pengguna dan penggunaan
yang lebih meluas.
3.1.4 Sistem yang diberi nama MyPerolehan ini dibina dengan
kepakaran anggota PERKESO dengan menggunakan bahasa
pengaturcaraan PHP dan sistem pengkalan data MYSQL.
7
3.1.5 Sistem MyPerolehan boleh diakses dengan menggunakan alamat
laman sesawang myperolehan.perkeso.gov.my.
3.1.6 Sistem MyPerolehan ini akan dapat memberikan impak yang positif
kepada pelanggan dalaman dan luaran Unit Perolehan khususnya
dan seterusnya memberi nilai tambah yang terbaik kepada
PERKESO.
3.1.7 Penggunaan sistem MyPerolehan ini dengan lebih meluas secara
tidak langung dapat mempercepatkan proses perolehan sendiri
dan perkhidmatan terbaik dapat diberikan.
4.0 PROSES PELAKSANAAN PROJEK INOVASI
4.1 Pembangunan Sistem Pengurusan Perolehan PERKESO (MyPerolehan)
dijalankan secara in house dengan gabungan kreativiti dan kepakaran
anggota PERKESO sendiri tanpa melibatkan bantuan dari luar.
4.2 Projek ini dilaksanakan tanpa melibatkan apa-apa kos tambahan.
4.3 Beberapa siri perbincangan dan percambahan idea telah dilaksanakan
di kalangan ahli kumpulan bagi menghasilkan sistem yang terbaik,
berkualiti, penggunaan secara menyeluruh dan mesra pengguna. Idea
dan pandangan dari anggota Unit Perolehan yang lain juga diambil kira
bagi memantapkan sistem ini.
4.4 Setelah mengambilkira proses-proses yang akan terlibat dan akan
digunakan secara menyeluruh oleh Unit Perolehan, satu sesi
perbincangan telah diadakan bagi mengenalpasti sistem yang bakal
dibangunkan. Dengan itu, penggunaan bahasa pengaturcaraan PHP
8
dan sistem pengkalan data MYSQL dikenalpasti bagi pembangunan
sistem MyPerolehan berasaskan web.
4.5 Pembangunan sistem MyPerolehan telah dimulakan sekitar Jun 2014
berpandukan kepada idea-idea yang telah diberikan terdahulu dengan
memberikan tumpuan terhadap modul asas yang terdapat dalam sistem
SOVMAS terdahulu (Microsoft Access) iaitu Modul Pembekal, Modul
Kontrak dan Modul Bon Pelaksanaan.
4.6 Setelah sistem ini dibangunkan, beberapa siri ujian telah dijalankan bagi
mengenalpasti segala masalah dan bagi memantapkan lagi sistem ini.
Penambahbaikan juga dilaksanakan bagi memastikan tujuan utama
pembangunan sistem MyPerolehan tercapai dan akhirnya setelah
menempuh pelbagai kekangan, sistem MyPerolehan telah berjaya
dibangunkan sekitar Oktober 2014.
4.7 Bermula November 2014, migrasi data dari SOVMAS telah dilaksanakan
ke sistem MyPerolehan secara berperingkat-peringkat.
4.8 Setelah proses migrasi data selesai dan pengemaskininan dilaksanakan,
satu sesi pengenalan dan latihan telah diberikan kepada semua anggota
Unit Perolehan, Cawangan Kewangan, Bahagian Perbendaharaan pada
Disember 2014.
4.9 Semua anggota telah didedahkan berkenaan penggunaan dan fungsi
sistem ini. Anggota juga diberi latihan secara ‘on job training’ dan diberi
peluang untuk menggunakan sistem ini dan seterusnya pada Januari
2015, sistem ini telah digunakan sepenuhnya oleh Unit Perolehan.
9
4.10 Pada sekitar Mac 2015, satu sesi perbincangan di antara ahli kumpulan
telah diadakan bagi mendapatkan maklumbalas dari pengguna sistem
MyPerolehan. Segala permasalahan diperbaiki demi memantapkan
sistem seterusnya penambahan modul baru bagi sistem MyPerolehan
iaitu Modul Pembelian Terus.
4.11 Ahli Kumpulan VENDMANAGE telah bersepakat untuk memberikan
perhatian kepada proses permohonan Pembelian Terus terlebih dahulu
sebagai langkah permulaan untuk menjadikan proses perolehan di
PERKESO secara elektronik.
4.12 Sekali lagi sesi percambahan idea (brainstorming) diadakan bagi
memastikan modul ini dapat dilaksanakan seperti yang diperlukan oleh
Unit Perolehan. Anggota Unit Perolehan yang terlibat secara langsung
telah dipanggil bagi sama-sama membantu menyumbangkan idea
kreatif bagi merealisasikan modul ini.
4.13 Hasil dari pengumpulan idea-idea ini, modul ini telah mula dibangunkan
pada Jun 2015.
4.14 Sekali lagi beberapa siri ujian telah dilaksanakan bagi mengenaplasti
masalah dan ‘error’ yang timbul. Siri ujian ini diperluaskan ke peringkat
Bahagian/PN/PP pada September 2015. Segala penambahbaikan ke
atas permasalahan yang timbul dilaksanakan bagi memastikan modul ini
lebih mesra pelanggan.
4.15 Modul Pembelian Terus ini dijangka digunakan sepenuhnya pada
Oktober 2015.
10
5.0 KEDUDUKAN SEBELUM INOVASI DILAKSANAKAN
SOVMAS
5.1 Sistem SOVMAS telah dibangunkan dengan menggunakan aplikasi
Microsoft Access.
5.2 Sistem ini dibangunkan dengan empat (4) modul utama iaitu Modul
Pembekal, Modul Kontrak, Modul Bon Pelaksanaan dan Modul Tindakan
Tatatertib.
5.3 Selain daripada empat (4) modul utama tersebut, sistem SOVMAS
berupaya untuk menjana laporan seperti senarai pembekal, senarai
kontrak dan senarai bon pelaksanaan.
5.4 Sistem SOVMAS yang menggunakan aplikasi Microsoft Access ini tidak
dapat digunakan sepenuhnya bagi memenuhi kehendak dan keperluan
Unit Perolehan.
5.5 Terdapat beberapa kekangan (limitation) dalam penggunaan sistem
SOVMAS, iaitu:
i. Penggunaan sistem tidak secara meluas;
ii. Penggunaan sistem secara ‘share network’ yang hanya boleh
diakses di Menara PERKESO sahaja;
iii. Terhad kepada satu pengguna sahaja dalam satu-satu masa;
iv. Penyimpanan data yang terhad; dan
11
v. Data yang disimpan tidak selamat sepenuhnya walaupun ‘back
up’ dilaksanakan setiap hujung minggu.
5.6 Lampiran 1 menunjukkan skrin bagi setiap modul yang dibangunkan
dalam sistem SOVMAS dengan menggunakan aplikasi Microsoft Access
dan proses kerja yang terlibat.
6.0 KEDUDUKAN SELEPAS INOVASI DILAKSANAKAN
MYPEROLEHAN
6.1 Sistem SOVMAS telah digantikan dengan sistem MyPerolehan dengan
menggunakan sistem berasaskan web (web base).
6.2 Sistem MyPerolehan telah dibangunkan hasil gabungan kepakaran dan
kreativiti ahli kumpulan VENDMANAGE dengan menggunakan bahasa
pengaturcaraan PHP dan sistem pengkalan data MYSQL.
6.3 Selain daripada penumpuan kepada modul Pembekal, Modul Kontrak
dan Modul Pembelian Terus, MyPerolehan telah menambah satu lagi
modul baru, iaitu Modul Pembelian Terus.
6.4 Modul ini dibangunkan bagi memudahkan proses perolehan Pembelian
Terus bermula dari pemohonan oleh Bahagian/PN/PP sehinggalah
kepada proses kelulusan oleh Pihak Berkuasa Melulus.
6.5 Selain daripada itu, sistem MyPerolehan ini juga telah menambahkan
fungsinya kepada pembekal-pembekal untuk mendaftarkan syarikatnya
dengan PERKESO secara atas talian (on line).
12
6.6 Kelebihan yang ada dalam sistem MyPerolehan ini adalah seperti berikut:
i. Portal yang kreatif dan menarik;
ii. Boleh diakses oleh Bahagian di Ibu Pejabat dan Pejabat PERKESO
seluruh Malaysia;
iii. Sistem yang lebih mesra pengguna;
iv. Berupaya untuk menyimpan data dengan kapasiti yang besar;
dan
v. Sistem keselamatan yang lebih baik.
7.0 SISTEM PENGURUSAN PEROLEHAN PERKESO (MyPerolehan)
7.1 Sistem MyPerolehan boleh diakses bukan sahaja oleh anggota Unit
Perolehan, Cawangan Kewangan, Bahagian Perbendaharaan, malah
semua anggota PERKESO di seluruh Malaysia boleh mengaksesnya
melalui alamat laman sesawang iaitu myperolehan.perkeso.gov.my.
7.2 Muka hadapan sistem MyPerolehan adalah seperti di bawah:
13
7.3 Bagi membolehkan terus akses ke dalam sistem, pengguna perlu
berdaftar terlebih dahulu sebagai pengguna sistem.
7.4 Selepas itu, pengguna sistem perlu memasukkan ID pengguna dan kata
laluan, mengikut kategori pengguna samada Bahagian/PN/PP seperti
berikut:
14
7.5 Muka hadapan setelah log masuk pengguna adalah seperti berikut:
Paparan ini berupaya untuk memberikan peringatan kepada
pengguna berkenaan tarikh tamat tempoh kontrak dan bon
pelaksanaan
Peringatan ini diberikan mengikut warna seperti berikut:
Hijau - Tarikh Tamat Kurang Dari 9 bulan
Biru - Tarikh Tamat Kurang Dari 8 bulan
Kuning - Tarikh Tamat Kurang Dari 7 bulan
Merah - Tarikh Tamat Kurang Dari 6 bulan
15
7.6 Terdapat empat (4) modul utama dalam sistem MyPerolehan, iaitu:
i. Modul Pembekal
ii. Modul Kontrak
iii. Modul Bon Pelaksanaan
iv. Modul Pembelian Terus
MODUL PEMBEKAL
Modul ini berfungsi untuk mendaftar pembekal dengan PERKESO
Setiap pembekal akan diberikan kod pembekal yang unik
Semua pembekal yang berdaftar dapat dikawal selia dengan baik
Data pembekal juga boleh dikemaskini dengan mudah
Surat Pengesahan Pendaftaran Pembekal dapat dijana secara
automatik selepas maklumat pembekal disimpan
Pencarian pembekal juga lebih mudah kerana pembekal boleh
dicari dengan kod bidang, gred CIDB, kelas Suruhanjaya Tenaga,
nama pembekal, kod pembekal dan negeri pendaftaran
pembekal
Skrin-skrin yang terdapat dalam Modul Pembekal ini adalah seperti
berikut:
18
Skrin Kemaskini Maklumat Pembekal
MODUL KONTRAK
Modul ini berfungsi untuk mendaftar semua kontrak yang ada di
PERKESO
Pengemaskinian maklumat kontrak juga dapat dibuat dengan
efektif
Pemantauan ke atas tarikh tamat kontrak dapat dijalankan
dengan lebih efisien
Skrin-skrin yang terdapat dalam Modul Kontrak ini adalah seperti
berikut:
Skrin Pendaftaran Kontrak
19
Skrin Pendaftaran Maklumat Kontrak
Skrin Kemaskini Maklumat Kontrak
Skrin Penyemakan Status Kontrak
20
MODUL BON PELAKSANAAN
Modul ini berfungsi untuk mendaftar semua bon pelaksanaan yang
dikenakan ke atas pembekal di PERKESO
Semua bon pelaksanaan tersebut dapat dilepaskan mengikut
masa yang telah ditetapkan
Pengemaskinian ke atas bon pelaksanaan juga dapat
dilaksanakan dengan efisien
Surat, memo dan minit berasingan dapat dijana secara automatik
Skrin-skrin yang terdapat dalam Modul Bon Pelaksanaan ini adalah
seperti berikut:
Skrin Pendaftaran Bon Pelaksanaan
Skrin Pendaftaran Bon Pelaksanaan
21
Skrin Kemaskini Bon Pelaksanaan
Skrin Pencarian Status Bon Pelaksanaan
MODUL PEMBELIAN TERUS
Modul ini adalah untuk memudahkan permohonan kaedah
perolehan secara pembelian terus dari Bahagian/PN/PP
Modul ini berupaya menggantikan permohonan pembelian terus
yang sedia ada secara manual kepada atas talian (on line)
Modul ini bermula dari permohonan pembelian terus dari
Bahagian/PN/PP sehinggalah kepada kelulusan permohonan
pembelian terus tersebut
Skrin-skrin yang terdapat dalam Modul Pembelian Terus ini adalah
seperti berikut:
25
7.7 PENDAFTARAN PEMBEKAL SECARA ATAS TALIAN (ON LINE)
7.7.1 Sebagai tambahan kepada fungsi sistem MyPerolehan ini,
pembekal-pembekal juga boleh mengakses dan mendaftar
syarikatnya dengan PERKESO secara atas talian (on line).
7.7.2 Sebelum pembekal boleh mendaftar, pembekal perlu mendaftar
sebagai pengguna kepada sistem ini terlebih dahulu.
26
7.7.3 Selepas pendaftaran sebagai pengguna sistem, pembekal boleh
mendaftarkan syarikatnya dengan PERKESO secara atas talian.
28
7.7.4 Selain daripada mendaftar syarikatnya, pembekal juga boleh
melayari sistem ini untuk mendapatkan maklumat seperti berikut:
Tawaran pembelian terus/sebut harga/tender yang dibuka
oleh PERKESO.
29
Jadual Pembukaan Tawaran Sebut Harga dan Tender yang
telah disahkan oleh Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga
atau Tender.
Keputusan Pembelian Terus/Sebut Harga/ Tender yang telah
diputuskan oleh Pihak Berkuasa Melulus.
30
7.8 Sistem MyPerolehan juga berupaya untuk menjana laporan pembekal
mengikut negeri, bandar, kod bidang, gred CIDB, pengkhususan CIDB
dan kelas Suruhanjaya Tenaga.
Skrin Penjanaan Laporan Pembekal
7.9 Berikut merupakan contoh penjanaan laporan dari sistem MyPerolehan.
31
7.10 Selain daripada penjanaan laporan pembekal, laporan berkenaan
kontrak, bon pelaksanaan dan pembelian terus juga dapat dijana
melalui sistem ini. Berikut merupakan skrin yang terlibat bagi penjanaan
laporan tersebut:
Skrin Penjanaan Laporan Kontrak
Contoh Penjanaan Laporan Kontrak
32
Skrin Penjanaan Laporan Bon Pelaksanaan
Contoh Penjanaan Laporan Bon Pelaksanaan
7.11 Lampiran 2 menunjukkan proses kerja bagi kesemua modul yang
dinyatakan iaitu Modul Pembekal, Modul Kontrak, Modul Bon
Pelaksanaan dan Modul Pembelian Terus.
7.12 Bagi modul Pembelian Terus, satu Manual Panduan Pengguna telah
diterbitkan bagi memudahkan anggota di Bahagian/PN/PP
mengemukakan permohonan secara atas talian (on line) (Lampiran 3).
33
7.13 Walau bagaimanapun, Unit Perolehan sendiri merancang untuk
mengadakan latihan dan penerangan berkenaan sistem ini dengan lebih
meluas kepada semua anggota di PERKESO.
8.0 IMPAK INOVASI TERHADAP KUMPULAN SASAR/ PERKHIDMATAN/ JABATAN/
AGENSI/ NEGARA
8.1 ELEMEN INOVATIF/KREATIVITI
Sistem MyPerolehan telah dibina hasil daripada percambahan
fikiran dan idea yang inovatif dan kreatif di kalangan ahli
Kumpulan VENDMANAGE dengan kerjasama dari anggota Unit
Perolehan secara amnya.
Sistem MyPerolehan menggunakan ‘web base’ sebagai
penggantian kepada sistem yang sedia ada yang menggunakan
Microsoft Access.
Sistem MyPerolehan lebih mesra pengguna.
Reka bentuk laman web yang kreatif dan menarik yang
diilhamkan sendiri oleh ahli Kumpulan VENDMANAGE dengan
mengambil kira pelbagai kriteria seperti maklumat yang mudah
dicapai, mesra pengguna, tidak terlalu padat dan mudah
difahami.
Sistem MyPerolehan dibangunkan sendiri dengan kepakaran dan
kreativiti ahli Kumpulan VENDMANAGE sendiri.
34
8.2 ELEMEN KEBERKESANAN
Sistem MyPerolehan berupaya membantu menyelesaikan masalah
pengawalan ke atas pembekal di PERKESO, pemantauan kontrak
dan bon pelaksanaan.
Sistem MyPerolehan boleh diakses dengan lebih berkesan oleh
bilangan pengguna yang ramai.
Ianya memenuhi keperluan pelanggan dalaman dan luaran
PERKESO dan boleh dicapai dengan mudah. Setiap anggota
PERKESO boleh menggunakan MyPerolehan dengan
menggunakan alamat laman sesawang iaitu
myperolehan.perkeso.gov.my.
Graf menunjukkan kepuasan pelanggan dalaman dan luaran
dalam menggunakan sistem MyPerolehan
35
MyPerolehan memudahkan pengguna bagi memohon perolehan
dengan kaedah pembelian terus iaitu permohonan boleh dibuat
secara atas talian (on line).
Produktiviti anggota dapat dipertingkatkan dengan
mengurangkan penyediaan memo dan minit berasingan bagi
permohonan pembelian terus dan kelulusan oleh Pegawai Pelulus.
Sistem MyPerolehan lebih efektif dan efisen berbanding sistem
terdahulu.
8.3 ELEMEN SIGNIFIKAN
Pembangunan MyPerolehan adalah hasil kepakaran dan kreativiti
anggota PERKESO sendiri tanpa melibatkan apa-apa bantuan dari
luar. Oleh itu, tiada kos yang terlibat bagi maksud pembangunan
sistem ini.
Kajian pasaran telah dijalankan ke atas perolehan sistem
seumpama ini. Hasil dari kajian pasaran tersebut didapati harga
yang dikemukakan oleh pembekal adalah melebihi RM200,000
termasuk kos penyelenggaraan setahun. Kertas cadangan dari
pembekal berkaitan adalah seperti di Lampiran 4.
Tiada kos tambahan juga diperlukan bagi pengunaan perisian
tambahan kerana ianya hanya menggunakan sistem komputer
yang sedia ada di seluruh pejabat PERKESO. Sistem ini juga
menggunakan virtual server yang sedia ada di PERKESO.
36
Sistem MyPerolehan berupaya membantu dari segi penjimatan
masa bagi proses permohonan secara pembelian terus. Selepas
menggunakan sistem ini, masa yang diperlukan dari penghantaran
permohonan dari Bahagian/PN/PP sehingga ke kelulusan Pegawai
Pelulus hanya mengambil masa satu (1) hari sahaja (bagi
dokumen lengkap) berbanding proses terdahulu yang mengambil
masa sekurang-kurangnya tiga (3) hari tidak termasuk hari
pengeposan memo permohonan.
Sistem MyPerolehan juga berupaya membantu dalam
menjimatkan kos kerana tiada lagi kos pengeposan bagi tujuan
permohonan, kos cetakan memo permohonan dan minit
berasingan yang terlibat bagi mendapatkan kelulusan Pegawai
Pelulus.
Keterangan ItemKos per
helaian
(RM)
Helaian
yang
dicetak
Jumlah
Bulan
Jumlah
Bahagian/
PN/PP
Jumlah Kos
Keseluruhan
/ Tahun
(RM)
Kos kertas A4 untuk mencetak memo permohonan
oleh Bahagian/PN/PP0.05 10 12 57 342.00
Kos kertas A4 untuk mencetak memo berasingan oleh
Unit Perolehan untuk kelulusan0.05 50 12 1 30.00
Kos Pengeposan 4.00 1 12 57 2,736.00
Kos toner printer untuk mencetak memo di
Bahagian/PN/PP0.25 10 12 57 1,710.00
Kos toner printer untuk mencetak memo di Unit
Perolehan0.25 50 12 1 150.00
4,968.00
Jadual menunjukkan kos yang terlibat bagi permohonan
Pembelian Terus secara manual
37
8.4 ELEMEN RELEVAN
Sistem MyPerolehan dibangunkan sebagai satu langkah untuk
menyokong dasar perolehan elektronik yang dilaksanakan oleh
Kerajaan pada masa kini.
Sistem MyPerolehan juga adalah sebagai pembuktian bagi
menyokong dasar inovatif dan kreatif yang sering diwar-warkan
oleh Kerajaan dan PERKESO.
Sistem MyPerolehan adalah secara tidak langsung sebagai satu
pengiktirafan kepada kreativiti anggota PERKESO sendiri.
Sistem MyPerolehan dapat memuaskan hati pelanggan dalaman
dan luaran PERKESO dengan memenuhi ekspektasi mereka.
Graf menunjukkan pandangan pengguna terhadap sistem
MyPerolehan
38
Carta pai menunjukkan pandangan pengguna kepada masalah
sistem MyPerolehan
Carta pai menunjukkan tahap kemahiran pengguna kepada
sistem MyPerolehan
39
Sistem MyPerolehan berpotensi untuk dikomersialkan kepada
agensi-agensi Kerajaan dan lain-lain organisasi. Sesi perkongsian
ilmu telah diadakan dengan pelbagai agensi bagi
memperkenalkan sistem ini.
Bergambar bersama anggota dari Pembangunan Sumber
Manusia Berhad (PSMB)
Sesi pembentangan sistem MyPerolehan kepada PSMB
40
Sesi perkongsian ilmu dengan Lembaga Tabung Haji
Sesi perkongsian ilmu dengan Telekom Malaysia Berhad
41
Sesi perkongsian ilmu dengan SIRIM Berhad
9.0 KESIMPULAN
9.1 Perbandingan sebelum dan selepas inovasi secara keseluruhan adalah
seperti berikut:
BIL PERKARA SEBELUM
(SOVMAS)
SELEPAS
(MyPerolehan)
1. Platform Microsoft Access Web base
2. Pengaturcaraan Dan
Sistem Pengkalan
Data
Microsoft Database dan
Network Sharing
PHP dan MYSQL
3. Penggunaan Sistem Terhad kepada 1 pengguna
dalam satu-satu masa
Penggunaan yang meluas
4. Pengguna Anggota Unit Perolehan yang
diberik akses ID pengguna
dan kata laluan sahaja
Semua pengguna yang
diberi akses ID Pengguna
dan kata laluan
42
BIL PERKARA SEBELUM
(SOVMAS)
SELEPAS
(MyPerolehan)
5. Penyimpanan Data Terhad (bergantung kepada
kapasiti penyimpanan
komputer)
Kapasiti ruang
penyimpanan data yang
lebih kerana
menggunakan server
6. Keselamatan Sistem
(System Security)
Backup pada setiap minggu Data tersimpan di server
sendiri
7. Modul Pembelian
Terus
Tiada Telah dibangunkan
8. Proses dan Kelulusan
Pembelian Terus
Secara
Tiada dan dibuat secara
manual
Atas Talian (on line)
9. Pendaftaran Atas
Talian Oleh
Pembekal
Tiada Telah dibangunkan
10. Penjimatan Kos Tiada Menjimatkan dari segi kos
pengeposan, percetakan
memo dan minit
berasingan
11. Penjimatan Masa Hanya terhad kepada proses
pendaftaran pembekal,
kontrak dan bon pelaksanaan
Pertambahan penjimatan
masa dalam proses proses
pendaftaran pembekal,
kontrak, bon pelaksanaan
dan pembelian terus
12. Peningkatan
Produktiviti
Tiada Modul Pembelian Terus Anggota dapat memberi
tumpuan terhadap kerja-
kerja yang lebih bersifat
analitikal serta operasi
teras PERKESO
43
BIL PERKARA SEBELUM
(SOVMAS)
SELEPAS
(MyPerolehan)
13. Potensi Potensi yang terhad Boleh ditambahbaik dari
semasa ke semasa dan
berpotensi untuk
dikomersialkan kepada
agensi-agensi Kerajaan
dan lain-lain
9.2 Inovasi bermaksud kaedah mencari jalan untuk menghasilkan produk
atau perkhidmatan yang lebih baik sama ada melalui pengubahsuaian
atau penambahbaikan. Ia adalah hasil cetusan idea-idea yang kreatif
dan inovatif dalam mana-mana aspek kerja yang dapat meningkatkan
kualiti dan produktiviti organisasi.
9.3 Hasil daripada pembangunan dan penggunaan sistem MyPerolehan
telah mempermudah dan memperkemaskan proses pendaftaran
pembekal, kontrak, bon pelaksanaan melalui modul yang diwujudkan
dalam sistem ini.
9.4 Sistem MyPerolehan juga membantu dari segi proses permohonan
kaedah pembelian terus yang lebih efektif dan efisen yang memberi
kepuasan kepada pelanggan luaran dan dalaman PERKESO.
9.5 Pembangunan projek ini telah dibangunkan secara efektif, esfisien dan
ekonomik dan usaha VENDMANAGE tidak akan berhenti setakat ini
sahaja kerana sistem MyPerolehan akan ditambahbaik lagi dari semasa
ke semasa.