Download - 10 niksiä ajanhallintaan (O365)
3
Työn tuottavuuden parantamisen keskiössä pitäisi
olla työn sujuvuus ja sisältö
ja mittareina tulisi olla työn tulokset,
ei aika.
Työtehoseura
TAVOITTEET
• Antaa vinkkejä ajanhallinnan suunnitteluun ja seurantaan
• Antaa vinkkejä keskittymiseen ja tavoitteelliseen työskentelyyn
• Antaa vinkkejä viestintään ja ryhmätyöhön
4
MICROSOFT O365
• https://portal.office.com
• Outlook (sähköposti, kalenteri, henkilöt eli osoitekirja, tehtävät)
• Word, Excel, PowerPoint, OneNote (ns. toimisto-ohjelmat)
• OneDrive, Sivustot, Delve (dokumenttien tallennus, jakaminen ja haku, intra)
• Sway (esitykset)
• Yammer (yhteistyöalusta)
6
VINKKIEN HYÖDYNTÄMINEN
• Tässä ei käydä yksityiskohtaisesti läpi ohjelmia ja niiden käyttöä
• Kalvojen kuvissa ja teksteissä on käytetty sanastoa, jonka avulla voit tarvittaessa itse hakea tarkempia ohjeita
• Hyödynnä ohjelmien omaa ohjetta
• Hae ohjeita ja lisävinkkejä hakukoneella
7
HARJOITTELE
• Mieti, mitkä ovat omat kehityskohteesi
• Valitse sopiva vinkki tai kaksi, harjoittele niitä vähintään pari viikkoa sitkeästi
• Valitse sen jälkeen seuraavat vinkit ja harjoittele
9
HÄIRIÖT: TUOTTAVUUSKYYKKY
• Tutkimuksen mukaan keskeytykset vievät 20-30% toimihenkilön työpäivästä.
• Puolet keskeytyksistä oli häiriöitä, jotka eivät edistä työtä.
• Häiriöitä vähentämällä on mahdollisuus lisätä tehollista työaikaa.
10
• Tehokas ja tuottava työ on tehottoman ja tuottamattoman työn vastakohta.
• Tehoton työ on ponnistelua ilman tuloksia eli resurssien tuhlausta.
#1 VÄHENNÄ HÄIRIÖITÄ
• Ota hälytykset ja merkkiäänet pois käytöstä
• Sähköposti, pikaviestimet, sosiaalinen media
• Käytä pikaviestimen eri tiloja
• Kerro milloin olet tavoitettavissa ja milloin haluat olla rauhassa
• Kunnioita työkaverin työrauhaa
• Sopikaa työyhteisössä säännöt esimerkiksi avokonttorissa puheluille tai pikapalavereille
11
Häiriöt
12
Outlook: Tiedosto > Asetukset >
Sähköposti
File > Options > Mail > Message Arrival
Skype for Business: Ratas > Työkalut >
Asetukset > Soittoäänet ja äänet
Tools > Options > Ringtones and Sounds
13
Aivot huijaavat meitä luulemaan, että monen asian tekeminen yhtä
aikaa on tehokasta ja palkitsevaa. Todellisuudessa moniajo
(multitasking) alentaa ongelmanratkaisu- ja päätöksentekokykyä.
Vaikutukset vastaavat huonosti nukuttua yötä.
Vaikutukset aivoihin voivat olla pysyviä.
#2 VARAA TYÖAIKAA KALENTERIIN
• Älä anna palavereiden täyttää kaikkea työaikaa, varaa kalenteriin työaikaa erilaisten tehtävien valmisteluun ja viimeistelyyn
• Keskity saamaan valmiiksi tavoittelemasi tehtävät
• Missä tilassa ja olosuhteissa keskityt parhaiten?
• Voitko valita paikan, missä työskentelet?
14
Häiriöt
#3 KÄSITTELE SÄHKÖPOSTEJA
• Joiden tutkimuksien mukaan jo moniajon (multitasking) mahdollisuus, esimerkiksi ajatus siitä, että inboxissa on uusia sähköposteja; vähentää älykkyysosamäärää 10 pisteellä
• McKinseyn tutkimuksen mukaan työntekijät käyttävät 28% työviikostaan sähköpostien lukemiseen ja käsittelyyn
• Varaa päivästä tietyt ajat sähköpostin käsittelyyn
• Panosta otsikkoon, kirjoita napakasti, tee selväksi mitä odotat, mieti kelle lähetät
• Luo sääntöjä, jotka vievät sähköposteja tiettyyn kansioon, esimerkiksi uutiskirjeet tai viestit, jotka eivät vaadi reagointia (nice to know) tai viestit, joissa olet cc:-kentässä
• Kansiot käsiteltäville viesteille
• Deletoi viestit, joihin ei tarvitse reagoida
16
Häiriöt
#4 HYÖDYNNÄ VIRKEÄ AIKA
Työpäivä
Virkeä aika (flow)
Tärkeimmät tehtävät ja päätökset
Tärkeimmät tapaamiset
Vähemmän virkeä aika
Rutiinitehtävät
Tauot Älä unohda!
18
Suunnittelu
#5 TEHTÄVÄLISTAT
• Ruutuvihko, muistilaput tai Outlookin tehtävälista pitää asiat muistissa, jotta voit keskittyä muuhun
• Käytä erilaisia tehtävälistoja
• Vuoden / kuukauden / viikon 3 tärkeintä tavoitetta – panosta näihin!
• Juoksevien tehtävien tehtävälista – tee muutama pois, kun on hetki aikaa
• Epämieluisat tehtävät – varaa tälle oma aika kalenterista ja neuvottele itsesi kanssa sopiva palkkio
19
Suunnittelu
20
Outlookin tehtävälistalle voi poimia
muistettavia asioita eri tavoin
- Sähköposti, kalenterimerkintä
- OneNote-muistikirja
OneNote > Outlook-tehtävät
OneNote > Outlook-tasks
Tehtävät tulevat näkyviin Outlookin
sähköposti- ja kalenterinäkymiin
haluamallasi tavalla
21
Sähköposti: Näytä >
Tehtävät-palkki >
Tehtävät
View > To-Do Pane > Tasks
Kalenteri: Näytä >
Päivittäinen
tehtäväluettelo >
Normaali
View > Daily Task List >
Normal
#6 SUUNNITTELE JA SEURAA
• Mihin käytät työaikasi?
• Kohtaako ajankäyttö, tavoitteet ja tulokset?
• Milloin ja miten saat parhaiten tuloksia aikaan?
• Ajankäytön seurantaan on erilaisia tapoja
• Nopean, visuaalisen näkymän saa käyttämällä kategorioita kalenterimerkinnöissä
• Myynti, asiakasprojektit, sisäinen työ
• Opetus, tutkimus, hankkeet, hallinto
22
Suunnittelu
23
Kalenterimerkintä
Luokittele > Valitse
luokka tai Kaikki luokat
Categorize > Category or
All Categories
AGENDA
• Valmistautuminen: lähetä materiaalia, pyydä materiaalia
• Puheenvuorot: kuka, miten pitkään
• Ollaanko päättämässä, tiedottamassa, keskustelemassa vai ideoimassa?
• Ketä kutsutaan?
• Kokoushuone, skype vai kävelykokous?
• Tule ajallaan, lähde ajallaan
• Keskity, kuuntele, kunnioita
• Kuka tekee ja jakelee muistion?
• Miten seurataan tehtäviä?
• Varaa aikaa siirtymiin palaverista toiseen
PELISÄÄNNÖT
25
#7 TEHOKAS PALAVERI
Viestintä
#8 ONENOTE YHTEISTYÖN TUKENA
• OneNote tukee muistiinpanojen tekemistä, tiedon jakamista ja työstämistä
• Ryhmittele eri asiakokonaisuuksia
• Muistikirja – välilehti - sivut
• Ei tarvetta avata erillisiä tiedostoja eri kansioista –kaikki ovat yhdessä paikassa
• Visuaalisuus ja monipuolisuus
• Korosta tehtävät, tärkeät tai avoimet asiat
• Liitä kuvia, videoita, taulukoita, linkkejä
• Henkilökohtainen käyttö
• Jaettu käyttö
• Muistikirjojen jakaminen
• Yhteinen asioiden valmistelu
• Näe mitä muut ovat kirjoittaneet
26
Viestintä
27
Muistikirjaan kuuluu
Ajanhallintakoulutuksen
välilehti
Ajanhallintakoulutukseen
liittyvät sivut
Erilaiset korostustavat
Muistikirja
nimeltä Paju
OneNote
#9 DELVE: OMAT JA MUIDEN TYÖT
• https://portal.office.com
• Delve näyttää omat sekä verkostosi viimeisimmät käsitellyt dokumentit sekä keskustelut
• Hyvät haku- ja filtteröintimahdollisuudet
• Toimii parhaiten organisaatioissa, joissa aktiivisesti käytetään tiedostojen jakamista ja yhteiskäyttöä
28
Viestintä
23.8.2016 www.pajuconsulting.fi | @Pajuconsulting 29
Jos ihminen ei malta levätä välillä, ensimmäinen asia,
joka rupeaa rapautumaan, on luova ongelmanratkaisu.
Neurologi Kiti Müller
YHTEENVETO
Häiriöt 1 2 3
Suunnittelu 4 5 6
Viestintä 7 8 9
Tauot 10
• Ajanhallinnan tavoitteena on tukea suunnittelua ja viestintää niin, että voit keskittyä paremmin, työskennellä sujuvasti ja saada aikaan keskeiset tulokset
• Käytä tärkeimpiin tehtäviin hyväksi ne vuorokauden ajat, kun olet virkeä, keskittynyt ja innostunut.
• Harjoittele ajanhallintaa itsesi ja työyhteisön kanssa
• Aina ei voi eikä tarvitse olla tehokas.
• Pidä taukoja.
31
LÄHTEITÄ
• Tuominen, Saku ja Pohjakallio, Pekka. Työkirja – työelämän vallankumouksen perusteet. WSOY 2012.
• Multitasking is killing your brain http://observer.com/2016/02/multitasking-is-killing-your-brain/
• http://yle.fi/uutiset/onko_tyokaverisi_muuttunut_joustamattomaksi_kyynikoksi_han_voi_olla_ylirasittunut/8730610
• http://www.kauppalehti.fi/uutiset/tehoja-tyohon--keskeytykset-pois---tuottavuushyppy-syntyy-helposti/LvYfmMQ8
32