MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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Dirección de Planeación Estratégica
115. Procedimiento para la elaboración y actualización de manuales de organización específico y procedimientos
Rev. 1
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115.- PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICO Y PROCEDIMIENTOS.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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115. Procedimiento para la elaboración y actualización de manuales de organización específico y procedimientos
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1.0 Propósito
1.1 Establecer los mecanismos para la asesoría y apoyo técnico en la elaboración, actualización y autorización de los Manuales de Organización Específico y de Procedimientos de las diferentes áreas del Hospital Juárez de México.
2.0 Alcance
2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Dirección General del Hospital, Órgano Interno de Control, Direcciones de Área, Divisiones y Jefaturas de Servicio y Subdirecciones Administrativas.
3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos
3.1 La Dirección de Planeación Estratégica es el área responsable de dirigir, coordinar asesorar, revisar y actualizar los Manuales de Organización Específico y de Procedimientos de acuerdo con las Guías Técnicas emitidas por la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto (DGPOP) de la Secretaría de Salud.
3.2 Los Manuales de Organización Específico y Procedimientos de los Servicios deberán incluir los nombres y firmas de quienes los autorizan, revisan y elaboran.
3.3 La Dirección de Planeación Estratégica es el área responsable de verificar que los Manuales Administrativos sean autorizados en primera instancia por la Dirección General y las Direcciones de Área, en segunda instancia se tenga la opinión técnica favorable por la DGPOP y en tercer instancia por la Junta de Gobierno del Hospital Juárez de México.
3.4 La Dirección de Planeación Estratégica será el área responsable de la difusión de los Manuales de Organización Específico y Procedimientos del Hospital una vez que sean autorizados por la Junta de Gobierno.
3.5 La Dirección de Planeación Estratégica será el área responsable de resguardar una copia de los Manuales de Organización Especifico y de Procedimientos, de la Dirección General del Hospital, Órgano Interno de Control, Direcciones de Área, Divisiones y Jefaturas de Servicio y Subdirecciones Administrativas del Hospital una vez revisados y autorizados.
3.6 Los Manuales de Organización Específicos y Procedimientos deberán actualizarse cada año a partir de la fecha en que fue validado y autorizado y/o cuando existan cambios en la estructura orgánica del Hospital y/o de los servicios.
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4.0 Descripción del procedimiento
Secuencia de Etapas
Actividad Responsable
1.0 Revisión de la vigencia de las Guías técnicas.
1.1 Consulta las Guías Técnicas para elaborar los Manuales de Organización Específico y Procedimientos del Hospital.
1.2 Verifica que las Guías para elaborar Manuales se encuentran actualizadas.
Procede: No: Solicita las nuevas Guías Técnicas a la
Dirección General de Programación Organización y Presupuesto, y regresa a la actividad 1.0
Si: Elabora oficios para envío de las Guías técnicas para actualizar los Manuales administrativos.
Guías técnicas.
Oficios
Dirección de Planeación Estratégica
2.0 Envío de las guías técnicas
2.1 Firma oficios y envía a la Dirección General, a las Direcciones de área y al Órgano Interno de Control, adjuntando las guías para la elaboración de los Manuales de Organización Especifico y Procedimientos en medio magnético.
Oficio
Guías técnicas
Dirección de Planeación Estratégica
3.0 Recepción y generación de información.
3.1 Reciben la información y las guías para la elaboración de los Manuales de Organización Especifico y Procedimientos
3.2 Verifican la información y determinan si existen dudas.
Procede: No: Solicitan asesoría a la Dirección de
Planeación Estratégica. continua en actividad 4.1
Si: Actualizan sus manuales conforme a guías y formatos establecidos. continua en actividad 6.1
Oficios.
Guías técnicas.
Dirección General, Direcciones de Área y Órgano Interno de Control
4.0 Orientación a las áreas.
4.1 Recibe petición de asesoría. 4.2 Brinda asesoría a las Direcciones de Área y
al y Órgano Interno de Control para la efectiva utilización de los formatos y la elaboración de los Manuales, apegado a lo establecido en las Guías para la elaboración de manuales tanto de Organización
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Especifico como de Procedimientos.
Manuales.
Guías técnicas. 5.0 Adecuación de
los Manuales. 5.1 Adecuan los Manuales conforme a
lineamientos establecidos en las Guías y los envían en impreso y medio magnético a la Dirección de Planeación Estratégica.
Manuales.
Guías técnicas
Direcciones de Área y Órgano Interno de Control
6.0 Recepción y verificación de Manuales.
6.1 Recibe los Manuales 6.2 Verifica si fueron elaborados conforme a
lineamientos establecidos en las Guías. Procede: No: Envía los Manuales a las áreas para su
corrección, regresa a la actividad 5.1. Si: Notifica con oficio a las Direcciones de área
la autorización de sus Manuales.
Oficio.
Manuales.
Guías técnicas
Dirección de Planeación Estratégica
7.0 Autorización de Manuales.
7.1 Da visto bueno a la elaboración de los Manuales
7.2 Envía los Manuales a las Direcciones de Área y Órgano Interno de Control para recabar sus firmas.
Manuales.
Dirección de Planeación Estratégica.
8.0 Recepción de Manuales.
8.1 Reciben manuales firman y envían para firma de la Dirección General.
Manuales.
Direcciones de Área y Órgano Interno de Control
9.0 Autorización de Manuales.
9.1 Recibe manuales, firma y envía a la Dirección de Planeación Estratégica.
Manuales.
Dirección General
10.0 Recepción de Manuales y envió para validación
10.1 Recibe Manuales autorizados y los envía a la D.G.P.O.P de la Secretaría de Salud para su validación y opinión técnica.
Manuales
Dirección de Planeación Estratégica
11.0 Recepción de Manuales validados.
11.1 Recibe Manuales validados y con la opinión técnica favorable por la D.G.P.O.P. de la Secretaría de Salud.
11.2 Elabora solicitud de acuerdo para aprobación de la Junta de Gobierno del Hospital.
Manuales
Oficio opinión técnica favorable
Solicitud de acuerdo
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12.0 Revisión de
propuesta 12.1 Realiza la revisión de los manuales de
Organización Especifico y de Procedimientos. Procede: No: Regresa a la actividad 5.1 Si: Aprueba los manuales de Organización
Especifico y de Procedimientos del Hospital Juárez de México.
Manuales de Organización Específico y de Procedimientos.
Junta de Gobierno de Hospital
13.0 Recepción y envió de manuales
13.1 Recibe Manuales autorizados. 13.2 Envía los Manuales de Organización
Específico y de Procedimientos mediante oficio a la Direcciones de Área y Órgano Interno de Control para difundirlo al interior del Hospital.
Manuales
Oficio de aprobación de los manuales
Dirección de Planeación Estratégica
14.0 Recepción y difusión de Manuales autorizados.
14.1 Reciben oficio con Manuales autorizados y opinión técnica favorable para su difusión a sus áreas.
Oficio
Manuales.
Direcciones de Área y Órgano Interno de Control
15.0 Recepción de acuse.
15.1 Recibe acuse de recibo y archiva.
Acuse.
TERMINA PROCEDIMIENTO
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5.0 Diagrama de Flujo
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN
ESTRATÉGICADIRECCIÓN GENERAL
DIRECCIONES DE ÁREA Y ÓRGANO
INTERNO DE CONTROL
JUNTA DE GOBIERNO DEL
HOSPITAL
GUÍAS TÉCNICAS
6
OFICIOS
GUÍAS TÉCNÍCAS
GUÍAS TÉCNICAS
INICIO
REVISIÓN DE LAVIGENCIA DE LAS
GUÍAS TÉCNICAS
1
CONTINUAPROCEDIMIENTO
NO
PROCEDE
SI
MANUALES
ADECUACIÓN DE LOSMANUALES
5
ELABORA OFICIOSPARA ENVÍO DE LASGUÍAS TÉCNICAS
SOLICITANUEVAS GUÍAS
NO
PROCEDE
SI
GUÍAS TÉCNICAS
OFICIO
ENVÍO DE LAS GUÍASTÉCNICAS
2
GUÍAS TÉCNICAS
OFICIOS
RECEPCIÓN YGENERACIÓN DE
INFORMACIÓN
3
SOLICITAN ASESORIA
NO
PROCEDE
SI
6.1 6.1
GUÍAS TECNÍCAS
OFICIOS
RECEPCIÓN YGENERACIÓN DE
INFORMACIÓN
3
GUÍAS TÉCNICAS
MANUALES
ORIENTACIÓN A LASÁREAS
4
MANUALES
OFICIOS
RECEPCIÓN YVERIFICACIÓN DE
MANUALES
NOTIFICA CON OFICIOEL VISTO BUENO DELOS MANUALES
NO
PROCEDE
SI
5.1
A
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DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN
ESTRATÉGICADIRECCIÓN GENERAL
DIRECCIONES DE ÁREA Y ÓRGANO
INTERNO DE CONTROL
JUNTA DE GOBIERNO DEL
HOSPITAL
SOLICITUD DE ACUERDO
OFICIO CON OPINIÓN TÉCNICA FAVORABLE
MANUALES
MANUALES
12
MANUALES
GUÍAS TÉCNICAS
VISTO BUENO DE LOSMANUALES
7
TERMINO
MANUALES
RECEPCIÓN Y DIFUSIÓNDE MANUALES
AUTORIZADOS
14
ACUSE
RECEPCIÓN DE ACUSE
15
RECEPCIÓN DEMANUALES Y ENVÍOPARA VALIDACIÓN
RECEPCIÓN DEMANUALES VALIDADOS
10
MANUALES
FIRMA DE MANUALESDE PROCEDIMIENTOS
9
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
RECEPCIÓN DE LOSMANUALES
8
OFICIO DE APROBACIÓN DE MANUALES
MANUALES
RECEPCIÓN Y ENVÍO DEMANUALES
13
MANUALES
REVISIÓN DEPROPUESTA
APRUEBA LOSMANUALES
NO
PROCEDE
SI
5.1
A
11
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115. Procedimiento para la elaboración y actualización de manuales de organización específico y procedimientos
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6.0 Documentos de referencia
Documentos Código (cuando aplique) Guía Técnica para la elaboración de Manuales de Organización Específico de la Secretaría de Salud 2004, ISO 9001-2000.
No Aplica
Guía Técnica para la elaboración de Manuales de procedimientos de la Secretaría de Salud 2004, ISO 9001-2000.
No Aplica
Manual de Organización Específico del Hospital Juárez de México. No Aplica Manual de Procedimientos del Hospital Juárez de México. No Aplica
7.0 Registros
Registros Tiempo de
conservación Responsable de
conservarlo Código de registro o identificación única
Guías técnicas 5 años Dirección de Planeación Estratégica.
No aplica
Oficio 5 años Dirección de Planeación Estratégica.
No aplica
Manuales de Organización Específico y de Procedimientos
5 años Dirección de Planeación Estratégica.
No aplica
Oficio opinión técnica favorable
5 años Dirección de Planeación Estratégica.
No aplica
Solicitud de acuerdo 5 años Dirección de Planeación Estratégica.
No aplica
Oficio de aprobación de los manuales
5 años Dirección de Planeación Estratégica.
No aplica
Acuse 5 años Dirección de Planeación Estratégica.
No aplica
8.0 Glosario
8.1 Lineamientos.- Documento normativo emitido por la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto que sirve como guía a las unidades responsables para la presentación de las propuestas de modificaciones estructurales del Hospital.
8.2 Manual.- Documento que contiene en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre diversos temas o procedimientos de una organización.
8.3 Manual de Organización Específico.- Describe las funciones de cada una de las unidades de mando que integra la estructura de una institución y señala los puestos y la relación que existe entre ellas.
8.4 Norma.- Ordenamiento imperativo y específico de acción que persigue un fin determinado, con la característica de ser rígido en su aplicación.
8.5 Procedimiento.- Sucesión Cronológica de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.
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9.0 Cambios de esta versión
Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio
No aplica No aplica No aplica 10.0 Anexos No aplica
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116.- Procedimiento para llevar a cabo el trámite de autorización de nuevas propuestas de modificación estructural.
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116.- PROCEDIMIENTO PARA LLEVAR A CABO EL TRÁMITE DE AUTORIZACIÓN DE NUEVAS
PROPUESTAS DE MODIFICACIÓN ESTRUCTURAL.
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116.- Procedimiento para llevar a cabo el trámite de autorización de nuevas propuestas de modificación estructural.
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1.0 Propósito
1.1 Establecer el mecanismo para llevar a cabo el trámite de autorización de nuevas propuestas de Modificación Estructural del Hospital, ante la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto de la Secretaría de Salud.
2.0 Alcance
2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Dirección General y a la Dirección de Planeación Estratégica.
2.2 A nivel externo el procedimiento es aplicable a la Junta de Gobierno del Hospital y a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto de la Secretaría de Salud.
3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos
3.1 Las propuestas de Modificación Estructural en el Hospital serán elaboradas conforme a los lineamientos emitidos por la Dirección General de Programación Organización y Presupuesto, de la Secretaría de Salud.
3.2 Las nuevas propuestas de Modificación Estructural en el Hospital, incluirán el acta de
la Junta de Gobierno debidamente firmada, en la cual se autorizó la modificación. 3.3 La Dirección de Planeación Estratégica, será responsable de sustentar la propuesta
de Modificación Estructural con los elementos necesarios. 3.4 La Dirección de Diseño Organizacional de la Dirección General de Programación,
Organización y Presupuesto, será la única facultada para la adecuación y emisión de los Lineamientos para la elaboración de las Propuestas de Modificación Estructural.
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116.- Procedimiento para llevar a cabo el trámite de autorización de nuevas propuestas de modificación estructural.
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4.0 Descripción del procedimiento
Secuencia de Etapas
Actividad Responsable
1.0 Indicación para propuesta de modificación.
1.1 Indica mediante oficio a la Dirección de Planeación Estratégica coordine las acciones necesarias para realizar la propuesta de Modificación Estructural.
Oficio
Dirección General
2.0 Recepción de instrucción.
2.1 Recibe mediante oficio instrucción y verifica con las Direcciones de área las Modificaciones Estructurales a realizar.
Oficio
Dirección de Planeación Estratégica
3.0 Recepción de instrucción y envío de lineamientos.
3.1 Envía a través de oficios los lineamientos a seguir para la propuesta de Modificación Estructural a las Direcciones de área que la soliciten.
Oficios
Lineamientos
Dirección de Planeación Estratégica
4.0 Recepción de lineamientos
4.1 Reciben lineamientos. 4.2 Realizan la modificación de acuerdo a los
lineamientos y devuelven a través de oficio a la Dirección de Planeación Estratégica.
Lineamientos.
Oficios.
Direcciones de área
5.0 Recepción y verificación de propuesta.
5.1 Recibe oficios con la propuesta de modificación estructural.
5.2 Revisa la propuesta de modificación al estructural
Procede: No: Regresa a la Actividad. 4.1 Si: Elabora oficio, rubrica y envía para firma, a la
Dirección General, anexando la propuesta de modificación.
Oficio
Propuesta de Modificación Estructural.
Dirección de Planeación Estratégica
6.0 Recepción y firma del oficio.
6.1 Recibe oficio con la propuesta de modificación y la firma.
6.2 Devuelve a la Dirección de Planeación Estratégica.
Oficio
Propuesta de Modificación Estructural.
Dirección General
7.0 Instrucción de envío de la propuesta de modificación
7.1 Envía oficio a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, anexando la propuesta de Modificación Estructural y copia del acta de la Junta de Gobierno, en donde se autorizó dicha
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116.- Procedimiento para llevar a cabo el trámite de autorización de nuevas propuestas de modificación estructural.
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modificación.
Oficio
Propuesta de modificación estructural.
copia del acta de la Junta de Gobierno
8.0 Recepción y revisión de la propuesta de modificación
8.1 Recibe oficio y revisa la propuesta de modificación estructural.
Procede: No: Elabora oficio indicando motivos del rechazo.
Regresa a la actividad 5.2 Si: Gestiona autorización ante la Secretaría de
Hacienda y Crédito Público, para su posterior publicación en el Diario Oficial de la Federación.
Oficio.
Propuesta de modificación estructural.
Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto.
9.0 Recepción de oficio de autorización de modificación
9.1 Recibe oficio de autorización de modificación estructural y lo envía a la Dirección de Planeación Estratégica
Oficio de autorización de modificación estructural.
Dirección General
10.0 Recepción y difusión de la Estructura autorizada.
10.1 Recibe oficio de autorización de la nueva Estructura.
10.2 Elabora oficios para difundirlo al interior del Hospital.
Oficio de autorización de modificación estructural.
Oficio para difusión.
TERMINA PROCEDIMIENTO
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116.- Procedimiento para llevar a cabo el trámite de autorización de nuevas propuestas de modificación estructural.
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Hoja: 14 de 9
5.0 Diagrama de Flujo
DIRECCIÓN GENERALDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN
ESTRATÉGICADIRECCIONES DE ÁREA
DIRECCIÓN GENERAL DE
PROGRAMACIÓN,
ORGANIZACIÓN Y
PRESUPUESTO
NO
COPIA DEL ACTA DE LA JUNTA DE
GOBIERNO
OFICIOSLINEAMIENTOS
PROPUESTA DE MODIFICACIÓN ESTRUCTURAL
INICIO
OFICIO
INDICACIÓN PARA PROPUESTA DE
MODIFICACIÓN
OFICIO
RECEPCIÓN DE INDICACIÓN
12
LINEAMIENTOS
RECEPCIÓN DE LINEAMIENTOS
4
OFICIO
RECEPCIÓN Y FIRMA DEL OFICIO
6
OFICIO
RECEPCIÓN DE INDICACIÓN Y ENVÍO DE
LINEAMIENTOS
3
PROPUESTA DE MODIFICACIÓN
ESTRUCTURAL
OFICIOS
RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DE PROPUESTA
5
PROCEDE
SI4
ELABORA OFICIO, RUBRICA Y ENVÍA PARA FIRMA, A LA
DIRECCIÓN GENERAL, ANEXANDO LA
PROPUESTA DE MODIFICACIÓN
PROPUESTA DE MODIFICACIÓN ESTRUCTURAL
OFICIO
INTRUCCIÓN DE ENVÍO DE LA PROPUESTA DE
MODIFICACIÓN
7
NO
PROCEDE
SI
5.2
GESTIONA AUTORIZACIÓN ANTE LA SECRETARÍA DE
HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO, PARA SU
POSTERIOR PUBLICACIÓN EN EL
DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIÓN
PROPUESTA DE MODIFICACIÓN ESTRUCTURAL
OFICIO
RECEPCIÓN Y REVISIÓN DE LA PROPUESTA DE
MODIFICACIÓN
8
TERMINO
9
OFICIO
RECEPCIÓN Y REVISIÓN DE LA PROPUESTA DE
MODIFICACIÓN
OFICIO PARA DIFUSIÓN
OFICIO DE AUTORIZACIÓN
DE
MODIFICACIÓN ESTRUCTURAL
RECEPCIÓN Y DIFUSIÓN DE LA ESTRUCTURA
AUTORIZADA
10
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116.- Procedimiento para llevar a cabo el trámite de autorización de nuevas propuestas de modificación estructural.
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Hoja: 15 de 9
6.0 Documentos de referencia
Documentos Código (cuando aplique)
Manual de Organización Especifico de la Dirección de Planeación Estratégica
No aplica
Lineamientos para la elaboración de Propuestas de Modificación al Estructural
No aplica
7.0 Registros
Registros Tiempo de
conservación Responsable de
conservarlo Código de registro o identificación única
Oficios 3 años Dirección de Planeación
Estratégica Numero de oficio
Lineamientos 3 años Dirección de Planeación
Estratégica No aplica
Propuesta de Modificación Estructural
3 años Dirección de Planeación
Estratégica No aplica
copia del acta de la Junta de Gobierno
3 años Dirección de Planeación
Estratégica No aplica
Oficio de Autorización de Modificación Estructural
3 años Dirección de Planeación
Estratégica Número de oficio
Oficio para difusión 3 años Dirección de Planeación
Estratégica Número de oficio
8.0 Glosario
8.1 Lineamientos: Documento normativo emitido por la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto que sirve como guía para la presentación de Propuestas de Modificación Estructural.
9.0 Cambios de esta versión
Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio
No aplica No aplica No aplica
10.0 Anexos. No Aplica
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117.- Procedimiento para llevar a cabo la revisión y actualización del estatuto orgánico del Hospital Juárez de México
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117.- PROCEDIMIENTO PARA LLEVAR A CABO LA REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL ESTATUTO ORGÁNICO DEL HOSPITAL JUÁREZ DE MÉXICO
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117.- Procedimiento para llevar a cabo la revisión y actualización del estatuto orgánico del Hospital Juárez de México
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1.0 Propósito
1.1 Establecer el mecanismo para llevar a cabo el trámite de revisión y actualización del Estatuto Orgánico del Hospital, ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
2.3 Alcance
2.4 A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Dirección de Planeación Estratégica y a la Dirección General.
2.5 A nivel externo el procedimiento es aplicable a la Junta de Gobierno del Hospital y a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos
3.1 La Dirección de Planeación Estratégica propondrá la revisión y actualización del Estatuto Orgánico.
3.2 La Dirección de Planeación Estratégica, será responsable de verificar que las áreas
que sufren modificación, requisiten los formatos correspondientes de acuerdo a la normatividad vigente, así como de elaborar los elementos necesarios para la revisión y actualización del Estatuto Orgánico.
3.3 La Junta de Gobierno del Hospital aprobará el Estatuto Orgánico y sus modificaciones
3.4 La Dirección de Planeación Estratégica, será responsable de inscribir en el Registro
Público de Organismos Descentralizados de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público el Estatuto Orgánico, así como sus modificaciones.
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117.- Procedimiento para llevar a cabo la revisión y actualización del estatuto orgánico del Hospital Juárez de México
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Hoja: 18 de 9
4.0 Descripción del procedimiento
Secuencia de Etapas
Actividad Responsable
1.0 Instrucción para propuesta de modificación.
1.1 Instruye mediante oficio a la Dirección de Planeación Estratégica coordine las acciones necesarias para la revisión y actualización del Estatuto Orgánico del Hospital.
Oficio
Dirección General
2.0 Recepción de instrucción.
2.1 Recibe mediante oficio la instrucción para la revisión y actualización del Estatuto Orgánico.
2.2 Instruye a la Dirección de Planeación Estratégica (Departamento de Organización y Gestión de Procesos) solicite la elaboración de propuestas para la revisión y actualización del Estatuto Orgánico del Hospital.
Oficio
Dirección de Planeación Estratégica
3.0 Recepción de instrucción y solicitud de información.
3.1 Recibe mediante oficio la instrucción para elaboración de propuestas para la revisión y actualización del Estatuto Orgánico.
3.2 Solicita mediante oficio la elaboración de propuestas para la revisión y actualización del Estatuto Orgánico a las Direcciones de área.
Oficios
Dirección de Planeación Estratégica (Departamento de Organización y Gestión de Procesos)
4.0 Recepción de solicitud de información.
4.1 Reciben la solicitud para la revisión y actualización del Estatuto Orgánico
4.2 Llevan a cabo la requisición de manera interna.
4.3 Envían mediante oficio a la Dirección de Planeación Estratégica (Departamento de Organización y Gestión de Procesos) la requisión para incluirla en la revisión y actualización final.
Oficios
Direcciones de área
5.0 Recepción y verificación de la información.
5.1 Recibe oficios y verifica contenido. Procede: No: Regresa a la Act. 4.1 Si: Integra la propuesta de revisión y actualización
del Estatuto Orgánico, y la envía a la Dirección de Planeación Estratégica.
Oficios.
Dirección de Planeación Estratégica (Departamento de Organización y Gestión de Procesos)
6.0 Recepción y verificación de la propuesta de modificación
6.1 Recibe la propuesta de modificación al Estatuto Orgánico y la revisa.
Procede: No: Regresa a la Actividad 5.1 Si: Elabora oficio, lo rubrica y envía para firma, a
la Dirección General, anexando la propuesta de modificación al Estatuto Orgánico.
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117.- Procedimiento para llevar a cabo la revisión y actualización del estatuto orgánico del Hospital Juárez de México
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Hoja: 19 de 9
Oficio
7.0 Recepción y firma del oficio.
7.1 Recibe oficio, lo firma y devuelve a la Dirección de Planeación Estratégica.
Oficio
Propuesta de modificación al Estatuto Orgánico.
Dirección General
8.0 Presentación de Estatuto Orgánico
8.1 Recibe autorización del Estatuto Orgánico. 8.2 Elabora solicitud de acuerdo para aprobación
de la Junta de Gobierno del Hospital.
Oficio
Solicitud de acuerdo
Dirección de Planeación Estratégica
9.0 Revisión de propuesta
9.1 Realiza la revisión de la propuesta de modificación al Estatuto Orgánico.
Procede: No: Regresa a la actividad 5.1 Si: Aprueba la Modificación al Estatuto Orgánico
del Hospital Juárez de México.
Propuesta de modificación al Estatuto Orgánico.
Junta de Gobierno de Hospital
10.0 Inscripción del Estatuto Orgánico
10.1 Inscribe en el Sistema electrónico mediante el Registro Público de Organismos Descentralizados (REPODE) la modificación al Estatuto Orgánico del Hospital Juárez de México.
Dirección de Planeación Estratégica
11.0 Recepción de inscripción
11.1 Recepción de inscripción en el Registro Público de Organismos Descentralizados del Estatuto Orgánico
Procede: No: Devuelve para su corrección a la actividad 6.1 Si: Autoriza el Estatuto Orgánico
Acuse de recibo del documento que contiene el Estatuto Orgánico
Registro Público de Organismos
Descentralizados
12.0 Recepción del Estatuto Orgánico aprobado
12.2 Recibe la aprobación del Estatuto Orgánico 12.2 Envía a la Dirección de Planeación Estratégica
para difundirlo al interior del Hospital
Nuevo Estatuto Orgánico del Hospital
Dirección General
13.0 Recepción y difusión del nuevo Estatuto Orgánico del Hospital
13.1. Recibe nuevo Estatuto Orgánico del Hospital 13.2 Elabora oficios a las Direcciones de área para
que se difunda al interior de sus áreas.
Nuevo Estatuto Orgánico del Hospital
Oficio
TERMINA PROCEDIMIENTO
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117.- Procedimiento para llevar a cabo la revisión y actualización del estatuto orgánico del Hospital Juárez de México
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Hoja: 20 de 9
5.0 Diagrama de Flujo
DIRECCIÓN GENERAL
DIRECCIÓN DE
PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA
DIRECCIÓN DE
PLANEACIÓN
(DEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIÓN Y
GESTIÓN DE PROCESOS)
DIRECCIONES DE ÁREAJUNTA DE GOBIERNO DE
HOSPITAL
REGISTRO PÚBLICO DE
ORGANISMOS
DESCENTRALIZADOS
PROPUESTA DE MODIFICACIÓN
AL ESTATUTO ORGÁNICO
INICIO
OFICIO
INSTRUCCIÓN PARA PROPUESTA DE
MODIFICACIÓN
OFICIO
RECEPCIÓN DE INSTRUCCIÓN
1
2
OFICIOS
RECEPCIÓN DE INSTRUCCIÓN Y SOLICITUD DE
INFORMACIÓN
3
OFICIOS
RECEPCIÓN DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN
4
OFICIOS
RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DE LA
INFORMACIÓN
5
PROCEDE
NO
SI
4.1
INTEGRA LA PROPUESTA DE
REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL
ESTATUTO ORGÁNICO, Y LA
ENVÍA A LA DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
OFICIO
PROCEDE
NO
SI
5.1
ELABORA OFICIO, LO RUBRICA Y ENVÍA PARA FIRMA, A LA
DIRECCIÓN GENERAL, ANEXANDO LA
PROPUESTA DE MODIFICACIÓN AL
ESTATUTO ORGÁNICO
RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DE LA
PROPUESTA DE MODIFICACIÓN
6
OFICIO
RECEPCIÓN Y FIRMA DEL OFICIO
7
A
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
HJM-DPE-MP-117
Dirección de Planeación Estratégica
117.- Procedimiento para llevar a cabo la revisión y actualización del estatuto orgánico del Hospital Juárez de México
Rev. 1
Hoja: 21 de 9
DIRECCIÓN GENERALDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA
DEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE
PROCESOS
DIRECCIONES DE ÁREA JUNTA DE GOBIERNO DE HOSPITAL
REGISTRO PÚBLICO DE
ORGANISMOS
DESCENTRALIZADOS
INSCRIPCIÓNDEL ESTATUTO ORGÁNICO
10
12
SOLICITUD DE ACUERDO
OFICIO
PRESENTACIÓNDE ESTATUTO ORGÁNICO
A
8
9
NO
SI
5.1
APRUEBA LA MODIFICACIÓN AL
ESTATUTO ORGÁNICO DEL
HOSPITAL JUÁREZ DE MÉXICO
PROPUESTA DE MODIFICACION AL ESTATUTO
ORGÁNICO
REVISIÓN DE PROPUESTA
PROCEDE
NO
SI
AUTORIZA EL ESTATUTO ORGÁNICO
ACUSE DE RECIBO DEL DOCUMENTO
QUE CONTIENE EL ESTATUTO
RECEPCIÓN DE INSCRIPCIÓN
PROCEDE
NO
SI
6.1
11
NUEVOESTATUTO
ORGÁNICO DEL
HOSPITAL
RECEPCIÓN DEL ESTATUTO ORGÁNICO
APROBADO
OFICIO
NUEVOESTATUTO
ORGÁNICO DEL
HOSPITAL
RECEPCIÓN Y DIFUSIÓN DEL
NUEVO
ESTATUTO ORGÁNICO DEL
HOSPITAL
13
TERMINO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
HJM-DPE-MP-117
Dirección de Planeación Estratégica
117.- Procedimiento para llevar a cabo la revisión y actualización del estatuto orgánico del Hospital Juárez de México
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Hoja: 22 de 9
6.0 Documentos de referencia
Documentos Código (cuando aplique)
Manual de Organización Especifico de la Dirección de Planeación Estratégica
No aplica
Lineamientos para la elaboración de Propuestas de Modificación al Estatuto Orgánico
No aplica
7.0 Registros
Registros Tiempo de
conservación Responsable de
conservarlo Código de registro o identificación única
Oficios 3 años Dirección de Planeación
Estratégica No aplica
Memoranda 3 años Dirección de Planeación
Estratégica No aplica
Propuesta de modificación al Estatuto Orgánico
3 años Dirección de Planeación
Estratégica No aplica
Solicitud de acuerdo 3 años Dirección de Planeación
Estratégica No aplica
Oficio de autorización 3 años Dirección de Planeación
Estratégica No aplica
Nuevo Estatuto Orgánico del Hospital
3 años Dirección de Planeación
Estratégica No aplica
8.0 Glosario
8.1 Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Organización y Procedimientos: Documento normativo emitido por la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto que sirve como guía a las unidades responsables para la presentación de sus Propuestas de Elaboración de Manuales de Organización y Procedimientos.
8.2 Lineamientos: Documento normativo emitido por la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto que sirve como guía para la presentación de Propuestas de Modificación Estructural.
8.3 Manual de Organización.- Documento que describe las funciones de cada una de las unidades de mando que integran la estructura de una institución y señala los puestos y la relación que existe entre ellas.
8.4 Manual.- Documento que contiene en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre diversos temas o procedimientos de una organización.
8.5 Planeación Estratégica.- Es una herramienta por excelencia de la Gerencia Estratégica, consiste en la búsqueda de una o más ventajas competitivas de la organización y la formulación y puesta en marcha de estrategias permitiendo crear o preservar sus ventajas, todo esto en función de la Misión y de sus objetivos, del medio ambiente y sus presiones y de los recursos disponibles.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
HJM-DPE-MP-117
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117.- Procedimiento para llevar a cabo la revisión y actualización del estatuto orgánico del Hospital Juárez de México
Rev. 1
Hoja: 23 de 9
8.6 Procedimiento.- Sucesión cronológica de operaciones relacionadas entre sí, que se
constituyen en una unidad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.
9.0 Cambios de esta versión
Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio
No aplica No aplica No aplica
10.0 Anexos. No Aplica
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
HJM-DPE-MP-118
Dirección de Planeación Estratégica
118. Procedimiento para la integración de los programas de trabajo de las direcciones de área
Rev. 1
Hoja: 24 de 9
118. PROCEDIMIENTO PARA LA INTEGRACIÓN DE LOS PROGRAMAS DE
TRABAJO DE LAS DIRECCIONES DE ÁREA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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118. Procedimiento para la integración de los programas de trabajo de las direcciones de área
Rev. 1
Hoja: 25 de 9
1.0 Propósito
1.1 Integrar los Programas de Trabajo de las Direcciones de área a fin de realizar el Programa de Trabajo del Director General.
2.0 Alcance
2.1 A nivel interno este procedimiento es aplicable a la Dirección General, a las Direcciones de área.
2.2 A nivel externo este procedimiento es aplicable a la Junta de Gobierno del Hospital Juárez de México
3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos
3.1 Las Direcciones de área deberán elaborar y actualizar sus Programas de Trabajo cada año.
3.2 Las Direcciones deberán integrar su Programa de Trabajo de conformidad con los lineamientos establecidos para su estructuración.
3.3 Las Direcciones deberán agregar en su Programa de Trabajo las metas programadas autorizadas y proporcionadas por la Dirección de Planeación Estratégica.
3.4 Los Programas de Trabajo, deberán ser revisados por la Dirección de Planeación Estratégica.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
HJM-DPE-MP-118
Dirección de Planeación Estratégica
118. Procedimiento para la integración de los programas de trabajo de las direcciones de área
Rev. 1
Hoja: 26 de 9
4.0 Descripción de actividades
Secuencia de Etapas
Actividad Responsable
1.0 Envió de lineamientos
1.1 Envía los lineamientos a las Direcciones de área para la elaboración de sus programas de trabajo.
Lineamientos.
Programa de trabajo
Dirección de Planeación Estratégica
2.0 Solicitud de lineamientos y asesoría.
2.1 Reciben los lineamientos para la elaboración de sus programas de trabajo
2.2 Solicitan mediante oficio asesoría para la elaboración de su programa de trabajo a la Dirección de Planeación Estratégica.
Lineamientos
Programa de trabajo
Oficio.
Direcciones de área
3.0 Recepción de asesoría para elaborar Programa.
3.1 Recibe solicitud de asesoría para la elaboración de programas de trabajo
3.2 Brinda asesoría y proporciona en disco información para elaborar el Programa de Trabajo a las Direcciones de área.
Lineamientos.
Dirección de Planeación Estratégica
4.0 Elaboración del Programa de Trabajo.
4.1 Reciben asesoría y disco para elaborar el Programa de Trabajo
4.2 Elaboran Programa de Trabajo de conformidad con la información recibida y envían mediante oficio a la Dirección de Planeación Estratégica para su revisión.
Oficio
Programa de Trabajo
Direcciones de área
5.0 Recepción del Programa de Trabajo.
5.1 Recibe oficio con solicitud de revisión del Programa de Trabajo.
5.2 Revisa Programa de Trabajo y determina si cumple con lineamientos para su elaboración.
Procede: No: Solicita a las Direcciones de área correcciones
y regresa a la actividad 3.1 Sí: Elabora oficio para envió del Programa de
Trabajo a las Direcciones de área.
Oficio
Programa de Trabajo
Dirección de Planeación Estratégica.
6.0 Firma y envío de oficio y Programa de
6.1 Firma oficio y envía el Programa de Trabajo para su autorización a las Direcciones de área.
Oficio
Dirección de Planeación Estratégica.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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118. Procedimiento para la integración de los programas de trabajo de las direcciones de área
Rev. 1
Hoja: 27 de 9
Trabajo. Programa de Trabajo.
7.0 Recepción del Programa de Trabajo.
7.1 Reciben Programas de Trabajo para su autorización.
7.2 Recaban firmas de la Dirección General.
Oficio
Programa de Trabajo.
Direcciones de área
8.0 Elaboración y envío de oficio y Programa.
8.1 Elaboran oficio y envían con el Programa de Trabajo y firmas de autorización a la Dirección de Planeación Estratégica.
Oficio
Programa de Trabajo.
Direcciones de área
9.0 Presenta-ción de Programa de Trabajo
9.1 Recibe los Programas de Trabajo autorizados 9.2 Elabora solicitud de acuerdo para aprobación
de la Junta de Gobierno del Hospital.
Programas de Trabajo.
Solicitud de acuerdo
Dirección de Planeación Estratégica
10.0 Revisión de Programa de Trabajo
10.1 Realiza la revisión del Programa de Trabajo del Hospital Juárez de México.
Procede: No: Regresa a la actividad 4.1 Si: Aprueba el Programa de Trabajo del Hospital
Juárez de México.
Programa de Trabajo.
Junta de Gobierno de Hospital
11.0 Recepción de Programa de Trabajo y turna.
11.1 Recibe oficio de autorización del Programa de Trabajo del Hospital Juárez de México.
11.2 Envía Programa de Trabajo autorizado para su seguimiento y difusión a las Direcciones de área.
Oficio de autorización
Programa de Trabajo.
Dirección de Planeación Estratégica.
12.0 Recepción de Programa de Trabajo autorizado.
12.1 Reciben Programa de Trabajo autorizado y dan seguimiento.
Oficio
Programa de Trabajo.
Direcciones de área
13.0Recepción de acuse y archivo.
13.1 Recibe acuse de recibido, copia del Programa de Trabajo y archiva.
Programa de Trabajo
Acuse.
TERMINA PROCEDIMIENTO
Dirección de Planeación Estratégica.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
HJM-DPE-MP-118
Dirección de Planeación Estratégica
118. Procedimiento para la integración de los programas de trabajo de las direcciones de área
Rev. 1
Hoja: 28 de 9
5.0 Diagrama de flujo
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN
ESTRATÉGICADIRECCIONES DE ÁREA
JUNTA DE GOBIERNO DE
HOSPITAL
13
PROGRAMA DE TRABAJO
OFICIO
PROGRAMA DE TRABAJO
LINEAMIENTOS
PROGRAMADE TRABAJO
SOLICITUD DE ACUERDO
INICIO
LINEAMIENTOS
ENVÍO DE LINEAMIENTOS
SOLICITUD DE LINEAMIENTOS Y ASESORÍA
12
7
PROGRAMA DE TRABAJO
PRESENTACIÓNDE PROGRAMA DE TRABAJO
9
LINEAMIENTOS
RECEPCIÓN DE ASESORÍA PARA
ELABORAR
PROGRAMA
3
PROGRAMA DE TRABAJO
OFICIO
ELABORACIÓNDEL PROGRAMA
DE TRABAJO
4
PROGRAMA DE TRABAJO
OFICIO
RECEPCIÓN DEL PROGRAMA
DE TRABAJO
5
PROCEDE
OFICIO
FIRMA Y ENVÍO DE OFICIO Y
PROGRAMA DE
TRABAJO
6
PROGRAMA DE TRABAJO
OFICIO
RECEPCIÓN DEL PROGRAMA DE
TRABAJO
PROGRAMA DE TRABAJO
OFICIO
ELABORACIÓN Y ENVIO DE OFICIO Y
PROGRAMA
8
PROGRAMA DE TRABAJO
OFICIO DE AUTORIZACIÓN
RECEPCIÓN DE PROGRAMA DE
TRABAJO Y
TURNA
11
PROGRAMA DE TRABAJO
OFICIO
RECEPCION DE PROGRAMA DE
TRABAJO
AUTORIZADO
12
ACUSE
PROGRAMA DE TRABAJO
RECEPCIÓN DEL PROGRAMA
DE TRABAJO
PROGRAMA DE TRABAJO
REVISIÓN DE PROGRAMA DE
TRABAJO
10
PROCEDE
NO
SI4.1
ELABORA OFICIO PARA
ENVIO DEL PROGRAMA DE TRABAJO A LAS DIRECCIONES
DE ÁREA
TERMINO
NO
SI3.1
ELABORA OFICIO PARA ENVIO DEL PROGRAMA DE TRABAJO A LAS
DIRECCIONES DE ÁREA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
HJM-DPE-MP-118
Dirección de Planeación Estratégica
118. Procedimiento para la integración de los programas de trabajo de las direcciones de área
Rev. 1
Hoja: 29 de 9
6.0 Documentos de referencia
Documentos Código (cuando
aplique)
Guía Técnica para la elaboración de Manuales de Organización Específico de la Secretaría de Salud 2004, ISO 9001-2000.
No Aplica
Guía Técnica para la elaboración de Manuales de procedimientos de la Secretaría de Salud 2004, ISO 9001-2000.
No Aplica
Manual de Organización Específico del Hospital Juárez de México. No Aplica
7.0 Registros
Registros Tiempo de
conservación Responsable de
conservarlo Código de registro o identificación única
Lineamientos 5 años Dirección de Planeación Estratégica.
No aplica
Programa de trabajo 5 años Dirección de Planeación Estratégica.
No aplica
Oficio 5 años Dirección de Planeación Estratégica.
No aplica
Acuse 5 años Dirección de Planeación Estratégica.
No aplica
8.0 Glosario
8.1 Programa: Conjunto homogéneo y organizado de actividades a realizar para alcanzar una o varias metas, con recursos previamente determinados a cargo de una Unidad responsable.
8.2 Metas: Es la cuantificación del objetivo que se pretende alcanzar en un tiempo señalado con los recursos necesarios.
9.0 Cambios de esta versión
Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio
No aplica No aplica No aplica
10.0 Anexos No aplica
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
HJM-DPE-MP-119
Dirección de Planeación Estratégica
119.- Procedimiento para el desarrollo de la reunión de la junta de gobierno.
Rev. 1
Hoja: 30 de 9
119.- PROCEDIMIENTO PARA EL DESARROLLO DE LA REUNIÓN DE LA JUNTA DE GOBIERNO.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
HJM-DPE-MP-119
Dirección de Planeación Estratégica
119.- Procedimiento para el desarrollo de la reunión de la junta de gobierno.
Rev. 1
Hoja: 31 de 9
1.0 Propósito
1.1 Dar a conocer los avances y resultados obtenidos en el periodo que corresponda ante los miembros de H. Junta de Gobierno del Hospital Juárez de México.
2.0 Alcance
2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable para el Director General del Hospital, el Prosecretario de la Junta de Gobierno y la Dirección de Planeación Estratégica..
2.2 A nivel externo el procedimiento es aplicable para los miembros de H. Junta de
Gobierno. 3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos
3.1 La Dirección General del Hospital es la responsable de dar cumplimiento a la normatividad en cuanto a la Junta de Gobierno (JuGo), en virtud de que es de carácter obligatorio para el Hospital Juárez de México, es el cuerpo colegiado que examina la situación de la entidad, la cual analiza, hace recomendaciones y toma decisiones para el mejor funcionamiento del HJM.
3.2 La Dirección de Planeación Estratégica y el Prosecretario de la Junta de Gobierno son
los responsables de vigilar que se respetar el calendario establecido para llevar a cabo las sesiones de la Junta de Gobierno y en su caso comunicar a sus miembros las modificaciones que se generen por instrucciones del Presidente del Órgano de Gobierno.
3.3 La Junta de Gobierno del Hospital se integrará con el Secretario de Salud quien la
presidirá; un representante de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, un representante del Patronato del Organismo; un representante que, a invitación del Secretario de Salud, designe una institución educativa adscrita a la Administración Pública Federal y cinco vocales de reconocidos méritos en el campo de la salud, que serán designados por el Secretario de Salud, tres de los cuales pertenecerán a alguna institución de salud de la Administración Pública Federal. Los vocales deberán ser personas ajenas al Organismo, las cuales permanecerán en su cargo cuatro años, pudiendo ampliarse la designación por un período igual, por una sola ocasión. La Junta de Gobierno contará con un Secretario y un Prosecretario. Asistirán a la Junta de Gobierno el Secretario, el Prosecretario y el Comisario, con voz, pero sin voto.
3.4 El Presidente de la Junta de Gobierno puede invitar a las sesiones de la Junta de Gobierno a representantes de otras dependencias y organismos auxiliares, así como de los sectores social y privado, vinculados con los asuntos del Organismo, quienes tendrán derecho a voz pero no a voto.
3.5 La Dirección de Planeación Estratégica es la responsable de elaborar las carpetas y toda la información necesaria para sesionar por lo menos cuatro veces al año, en forma ordinaria una vez al trimestre, y en forma extraordinaria tantas veces como sea necesario.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
HJM-DPE-MP-119
Dirección de Planeación Estratégica
119.- Procedimiento para el desarrollo de la reunión de la junta de gobierno.
Rev. 1
Hoja: 32 de 9
3.6 El Prosecretario de la Junta de Gobierno es el responsable de proporcionar
oportunamente copias de los Informes de Autoevaluación del Director General al Comisionario Público para que emita su opinión sobre el Informe de Autoevaluación del Director General.
3.7 El Comisario Público de la Función Pública debe rendir anualmente al Órgano de Gobierno un informe sobre los Estados Financieros con base en el dictamen de los auditores externos, debiéndose incluir este punto en la primera sesión anual del Órgano de Gobierno.
3.8 El Presidente de Junta de Gobierno es el responsable de presentar ante el pleno el análisis y aprobación, en su caso, de los informes presentados, para lo que se solicita el voto de los miembros del Órgano Colegiado.
3.9 Es responsabilidad del Comisario Público de la Función Pública, dar la opinión por
escrito de los informes presentados (Informe de Autoevaluación del Director General (semestral y anual), y anualmente, el informe de la situación financiera
3.10 El Prosecretario de la Junta de Gobierno es el responsable de mantener actualizados
los nombramientos de los miembros de la Junta de Gobierno, llevar un estricto control (tener el documento del nombramiento, tener actualizado fechas de inicio y término de los mismos).
3.11 El Prosecretario de la Junta de Gobierno es el responsable de vigilar que todos los
asistentes a la Junta de Gobierno registren su asistencia en las listas sobre las líneas que anteceden su nombre, indicando el tipo de nombramiento que los acredita como miembro de la Junta de Gobierno y el cargo que desempañan.
3.12 El Prosecretario es el responsable de dar seguimiento a los acuerdos que se adopten
en las sesiones e informar sobre el particular, la información del seguimiento debe ser concisa y precisa.
3.13 El Prosecretario de la Junta de Gobierno es el responsable de vigilar que las sesiones
de la Junta de Gobierno sean grabadas y contar con la versión estenográfica que servirá de apoyo para elaborar el proyecto ejecutivo del acta.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
HJM-DPE-MP-119
Dirección de Planeación Estratégica
119.- Procedimiento para el desarrollo de la reunión de la junta de gobierno.
Rev. 1
Hoja: 33 de 9
4.0 Descripción del procedimiento
Secuencia de Etapas Actividad Responsable
1.0 Envío de la carpeta para sesionar la H. Junta de Gobierno.
1.1 Envía con anticipación no menor de cinco días hábiles a la fecha de la sesión, De acuerdo al calendario establecido por la CCINSHAE para llevar a cabo las sesiones de las Ju.Go. la Dirección de Planeación Estratégica (Prosecretario), la carpeta y convocatoria a los Miembros de la H. Junta de Gobierno para que asistan a la reunión de la JuGo.
Prosecretario
2.0 Recepción de carpeta por los Miembros de la H. Junta de Gobierno.
2.1 Reciben la Carpeta y convocatorias para el desarrollo de la sesión correspondiente
2.2 Acusan de recibido, devuelven acuse a la Dirección de Planeación Estratégica.
Miembros de la H. Junta de Gobierno
3.0 Confirmación de envío de las carpetas y convocatoria.
3.1 Recibe acuses de recibido de la carpeta y de las convocatorias, escanea los acuses y envía al Secretario de la JuGo.
Dirección de Planeación Estratégica
Prosecretario
4.0 Lista de asistencia y elaboración de personificadores.
4.1 Confirma lista de asistencia, elabora personificadores.
Prosecretario
5.0 Apoyo logístico. 5.1 Envía lista de asistencia y relación de vehículos a la CCINSHAE.
Prosecretario
6.0 Petición de contratación de empresa de grabación.
6.1 Solicita a la Dirección de Administración la contratación de la compañía para la instalación del equipo de grabación para realizar la Junta de Gobierno y contar con la grabación y versión estenográfica de la sesión.
Prosecretario
7.0 Instalación del equipo de grabación
7.1 Contrata y envía a la empresa para instalar el equipo de grabación previa autorización de la autoridad de la CCINSHAE para utilizar la sala de juntas.
Prosecretario
8.0 Verificación de logística el día de la reunión.
8.1 Verifica el espacio físico en donde se desarrollan las reuniones de la Junta de Gobierno, asegurando que cada uno de los miembros e invitados de la Junta de Gobierno cuente con identificación personal.
Prosecretario
9.0 Asistencia de miembros propietarios y
9.1 Verifica la presencia de los miembros propietarios de la Junta de Gobierno
Procede: Prosecretario
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
HJM-DPE-MP-119
Dirección de Planeación Estratégica
119.- Procedimiento para el desarrollo de la reunión de la junta de gobierno.
Rev. 1
Hoja: 34 de 9
suplentes a la Junta de Gobierno.
No: Verifica lo haga su suplente, debidamente respaldado por un documento.
Si: Continua procedimiento, 10.0 Verificación de
Asistentes a la junta de Gobierno.
10.1 Revisa que única y exclusivamente se encuentren presentes durante la sesión los miembros de la Junta de Gobierno e Invitados, así como conservar el orden de la sesión checando que haya acceso o salida al recinto donde se desarrolle la Junta de Gobierno de personas ajenas al mismo, para poder dar inicio a la sesión de la Junta de Gobierno.
Prosecretario
11.0 Desarrollo de la Junta de Gobierno.
11.1 Llevan a cabo la sesión de la Junta de Gobierno.
Miembros de la Junta de Gobierno
12.0 Verifica Grabación de la Sesión.
12.1 Verifica que se grave la sesión Prosecretario
13.0 Solicita y verifica la versión estenográfica.
13.1 Solicita a la empresa la versión estenográfica de la sesión de la H. Junta de Gobierno y
13.2 Verifica que la grabación de la junta de Gobierno sea clara y completa, para llevar a cabo la redacción ejecutiva del proyecto de acta.
13.3 Elabora el proyecto de acta de la JuGo en versión ejecutiva preliminar considerando todo lo vertido en la sesión (comentarios de los miembros de la H. Junta de Gobierno, oficio del Secretario Ejecutivo y opinión de Comisario).
TERMINA PROCEDIMIENTO
Prosecretario
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
HJM-DPE-MP-119
Dirección de Planeación Estratégica
119.- Procedimiento para el desarrollo de la reunión de la junta de gobierno.
Rev. 1
Hoja: 35 de 9
5.0 Diagrama de flujo
PROSECRETARIOMIEMBROS DE LA H. JUNTA DE
GOBIERNO
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA
OFICIO DEL SECRETARIO
EJECUTIVO
PROYECTO DE ACTA DE LA JUNTA DE
GOBIERNO
VERSIÓN ESTENOGRÁFICA
RELACIÓN DE VEHÍCULOS
LISTA DE ASISTENCIA
CARPETA Y CONVOCATORIA DE LA H.
JUNTA DE GOBIERNO
ACUSE DE RECIBIDO
ACUSE DE RECIBIDO
CARPETA Y CONVOCATORIA DE LA H.
JUNTA DE GOBIERNO
INICIO
CARPETA Y CONVOCATORIA DE LA H.
JUNTA DE GOBIERNO
ENVIO DE LA CARPETA PARA SESIONAR LA H. JUNTA DE GOBIERNO
RECEPCIÓN DE CARPETA POR LOS MIEMBROS DE LA H. JUNTA DE GOBIERNO
CONFIRMACIÓN DE ENVÍO DE LAS CARPETAS Y
CONVOCATORIA
APOYO LOGÍSTICO
PETICIÓN DE CONTRATACIÓN DE
EMPRESA DE GRABACIÓN
INSTALACIÓN DEL EQUIPO DE GRABACIÓN
VERIFICACIÓN DE LOGÍSTICA EL DÍA DE
LA REUNIÓN
VERIFICACIÓN DE ASISTENTES A LA
JUNTA DE GOBIERNO
1
CARPETA Y CONVOCATORIA DE LA H.
JUNTA DE GOBIERNO
ACUSE DE RECIBIDO
CONFIRMACIÓN DE ENVÍO DE LAS CARPETAS Y
CONVOCATORIA
2
33
LISTA DE ASISTENCIA Y ELABORACIÓN DE PERSONIFICADORES
4
5
6
7
8
9
PROCEDE
NO
SI
VERIFICA LO HAGA SU
SUPLENTE DEBIDAMENTE
RESPALDADO POR UN
DOCUMENTO
CONTINUA PROCEDIMIENTO
ASISTENCIA DE MIEMBROS
PROPIETARIOS Y SUPLENTES A LA
JUNTA DE GOBIERNO
10
DESARROLLO DE LA JUNTA DE
GOBIERNO
VERIFICACIÓN GRABACIÓN DE LA
SESIÓN
11
12
VERIFICACIÓN GRABACIÓN DE LA
SESIÓN
SOLICITA Y VERIFICA LA
VERSIÓN
ESTENOGRÁFICA
13
TERMINO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
HJM-DPE-MP-117
Dirección de Planeación Estratégica
117.- Procedimiento para llevar a cabo la revisión y actualización del estatuto orgánico del Hospital Juárez de México
Rev. 1
Hoja: 36 de 9
6.0 Documentos de referencia
Documentos Código (cuando aplique)
Ley Federal de las Entidades Paraestatales Artículo 3,17,18,19,20,23,57,58,59,61,64,66 Ley de los Institutos Nacionales de Salud Artículo 14,15,16 y 17 Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestales Artículo 16,17,18,19 y 30 Acuerdo que establecen las disposiciones de ahorro en la Administración Pública Federal para Ejercicio Fiscal 2002 (DOF 28-I-2002) Reglamento Interior de la Secretaría de Salud Manual de Organización de la Secretaria de Salud Manual de Organización Especifico del Hospital Juárez de México (2009) Lineamientos para la Integración de Carpetas de Junta de Gobierno de los Institutos Nacionales de Salud (enero de 2002)
Guía Técnica para la elaboración de Manuales de Procedimientos de la Secretaría de Salud 20 de julio de 2004
No aplica
7.0 Registros
Registros Tiempo de
conservación Responsable de
conservarlo Código de registro o identificación única
Carpeta de la Junta de Gobierno, Acuses de convocatoria, grabación de las sesiones y versión estenográfica
Cinco Años Dirección de
Planeación Estratégica No aplica
8.0 Glosario
8.1 ACTA.- Documento final que hace constar lo sucedido en la sesión de la Junta de Gobierno.
8.2 CCINSHAE.- Comisión Coordinadora de Institutos Nacionales de Salud y Hospitales de Alta Especialidad
8.3 COMISARIO.-Representante de la Secretaría de la Función Pública. 8.4 JUNTA DE GOBIERNO (JuGo).- Reuniones donde sesiona el Órgano de Gobierno
del HJM. 8.5 MIEMBROS DE LA JUNTA DE GOBIERNO.- La Junta de Gobierno del Hospital se
integrará con el Secretario de Salud quien la presidirá; un representante de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, un representante del Patronato del Organismo; un representante que, a invitación del Secretario de Salud, designe una institución educativa adscrita a la Administración Pública Federal y cinco vocales de reconocidos méritos en el campo de la salud, que serán designados por el Secretario de Salud, tres de los cuales pertenecerán a alguna institución de salud de la
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
HJM-DPE-MP-117
Dirección de Planeación Estratégica
117.- Procedimiento para llevar a cabo la revisión y actualización del estatuto orgánico del Hospital Juárez de México
Rev. 1
Hoja: 37 de 9
Administración Pública Federal. Los vocales deberán ser personas ajenas al Organismo, las cuales permanecerán en su cargo cuatro años, pudiendo ampliarse la designación por un período igual, por una sola ocasión. Además, contará con un Secretario y un Prosecretario.
8.6 ORGANO DE GOBIERNO.- Cuerpo Colegiado del Hospital Juárez de México 8.7 OFICIO DEL SECRETARIO.- Documento donde se informa de los asuntos tratados
en la sesión de la Junta de Gobierno. 8.7 PRESIDENTE.- Persona que preside la sesión de la Junta de Gobierno. 8.8 PROSECRETARIO.-Coordinador logístico de la Junta de Gobierno. 8.9 PROYECTO DE ACTA.- Versión preliminar del Acta de sesión de la Junta de
Gobierno. 9.0 VERSIÓN ESTENOGRAFICA.- Transcripción integra de la grabación de la sesión de
la Junta de Gobierno. 9.0 Cambios de esta versión
Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio
No aplica No aplica No aplica
10.0 Anexos (formatos e instructivos). No aplica
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
HJM-DPE-MP-120
DIRECCION DE PLANEACION ESTRATEGICA
120.- Procedimiento para realizar el acta de la junta de gobierno.
Rev. 1
Hoja 38 de 9
120.- PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL ACTA DE LA JUNTA DE GOBIERNO.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
HJM-DPE-MP-120
DIRECCION DE PLANEACION ESTRATEGICA
120.- Procedimiento para realizar el acta de la junta de gobierno.
Rev. 1
Hoja 39 de 9
1.0 Propósito
1.1 Contar con el testimonio escrito detallado y pormenorizado en versión ejecutiva de los hechos ocurridos en las sesiones de las H. Juntas de Gobierno del Hospital Juárez de México.
2.0 Alcance
2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Dirección General y a todas las direcciones de área
2.2 A nivel externo el Procedimiento es aplicable a la H. Junta de Gobierno. 3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos
3.1 La Dirección de Planeación Estratégica es la responsable de solicitar la contratación de una empresa para la grabación de la Sesión de la H. Junta de Gobierno.
3.2 El Prosecretario de la Junta de Gobierno es el responsable de verificar que la grabación de la Junta de Gobierno, sea clara y completa en CD y que se pueda reproducir en PC.
3.3 El Prosecretario de la Junta de Gobierno es el responsable de elaborar el proyecto del acta de la sesión de la Junta de Gobierno en un plazo máximo de quince días naturales después de haber realizado la sesión. - La redacción de los acuerdos contenidos en el acta, deben de corresponder a lo
que establezca el listado de acuerdos que emite el Secretario Ejecutivo de la Junta de Gobierno,
- La redacción del acta no debe ser estenográfica, se debe resumir la opinión vertida del participante de manera ejecutiva y no literal, no usar lenguaje coloquial,
- El proyecto de acta debe ser elaborado por el Prosecretario, no debe ser elaborado por el nivel jerárquico inferior,
- El formato de la elaboración del acta de la Junta de Gobierno debe ser el establecido en los Lineamientos para la Integración de Carpetas de Junta de Gobierno de los Institutos Nacionales de Salud.
3.4 El Prosecretario de la Junta de Gobierno es el responsable de enviar el acta de la H. Junta de Gobierno por medio electrónico a todos los miembros de la H. Junta de Gobierno que asistieron para su revisión en el siguiente orden: - Secretario Ejecutivo - Vocales - Representante de la Secretaria de Hacienda y Crédito Público - Representante del Sector Educativo - Invitados - Comisariato - Presidente de la Junta de Gobierno
3.5 La Dirección de Planeación Estratégica es la responsable de recabar las firmas, las primeras que debe tener el acta son la del Prosecretario y la del Director General del Hospital Juárez de México, posteriormente se envían en el siguiente orden: - Secretario Ejecutivo - Vocales - Representante de la Secretaria de Hacienda y Crédito Público - Representante del Sector Educativo - Invitados - Comisariato - Presidente de la Junta de Gobierno
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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DIRECCION DE PLANEACION ESTRATEGICA
120.- Procedimiento para realizar el acta de la junta de gobierno.
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Hoja 40 de 9
3.6 El Prosecretario de la Junta de Gobierno es el responsable de verificar que el acta que
se sometan para aprobación en las Juntas de Gobierno cuente con todas las firmas de los miembros que asistieron a la Sesión.
3.7 El Prosecretario de la Junta de Gobierno es el responsable de resguardar el acta original y verificar que este completa y firmada.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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DIRECCION DE PLANEACION ESTRATEGICA
120.- Procedimiento para realizar el acta de la junta de gobierno.
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4.0 Descripción del procedimiento
Secuencia de Etapas
Actividad Responsable
1.0 Solicitud de la Versión Estenográfica.
1.1 Solicita a la compañía contratada la Versión Estenográfica de la grabación de la sesión
Prosecretario
2.1 Verificación de la grabación.
2.1 Recibe la Versión Estenográfica de la grabación de la sesión y verifica que la grabación de la Junta de Gobierno, sea clara y completa y que puede ser reproducida en PC.
2.2 Envía el audio a la CCINSHAE a Secretario Ejecutivo.
Prosecretario
3.0 Audio al Secretario Ejecutivo.
3.1 Recibe el audio y solicita se elabore el proyecto de acta al Prosecretario
Secretario Ejecutivo
4.0 Elaboración del proyecto de acta.
4.1 Elabora el proyecto de acta de la JuGo en versión ejecutiva considerando todo lo vertido en la sesión (comentarios de los miembros de la H. Junta de Gobierno, oficio del Secretario Ejecutivo y opinión de Comisario)
4.2 Envía por correo electrónico antes de los 15 días naturales a partir de haberse llevado a cabo la sesión el proyecto de acta al Secretario Ejecutivo de la Junta de Gobierno para su revisión y Vo. Bo
Prosecretario
5.0 Revisión y Vo. Bo. del Secretario.
5.1 Revisa el acta de la JuGo Procede: No: Regresa a la actividad 4.1 para su
corrección Si: Da el Vo. Bo. al acta para que el
Prosecretario envíe el acta a los representantes de la Secretaria de Hacienda y Crédito Público y al representante de la Secretaria de la Función Pública.
Secretario Ejecutivo
6.0 Envía por correo electrónico el acta a Miembros de Junta.
6.1 Envía acta a los miembros de la Secretaria de Hacienda y Crédito Público y a la Secretaría de la Función Pública Solicitándoles comentarios y sugerencias
Prosecretario
7.0 Comentarios de los miembros.
7.1 Envía el acta a los demás miembros de la Junta de Gobierno y solicita comentarios
Prosecretario
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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120.- Procedimiento para realizar el acta de la junta de gobierno.
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Hoja 42 de 9
8.0 Revisión Vo. Bo. Miembros de Junta.
8.1 Revisan el acta de la JuGo Procede No: Regresa a la actividad 4.1 para su
corrección. Si: Revisan y dan el Vo. Bo.
Miembros de la Junta de Gobierno
9.0 Recolección de firmas.
9.1 Solicita citas con miembros de la Junta de Gobierno para la recolección de sus firmas en el Acta de la Junta de Gobierno, para integrarse en la siguiente sesión para su aprobación correspondiente
TERMINA PROCEDIMIENTO
Prosecretario
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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5.0 Diagrama de flujo
PROSECRETARIO SECRETARIO EJECUTIVOMIEMBROS DE LA JUNTA DE
GOBIERNO
ACTA DE LA JUNTA DE GOBIERNO
PROYECTO DE ACTA
PROYECTO DE ACTA
PROYECTO DE ACTA
PROYECTO DE ACTA
VERSIÓN ESTENOGRÁFICA
VERSIÓN ESTENOGRÁFICA
INICIO
SOLICITUD DE VERSIÓN
ESTENOGRÁFICA
1
2
4
3
5
PROCEDE
NO
SI4.1
DA EL Vo.Bo. AL ACTA PARA QUE EL PROSECRETARIO
ENVÍE EL ACTA A LOS
REPRESENTANTES DE LA SECRETARÍA DE HACIENDA Y
CRÉDITO PÚBLICO Y AL
REPRESENTANTE DE LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN
PÚBLICA
6
7
4.1
8
9
REVISIÓN Y Vo.Bo. DEL
SECRETARIO
VERIFICACIÓN DE LA GRABACIÓN
ELABORACIÓN DEL PROYECTO
DE ACTA
AUDIO AL SECRETARIO EJECUTIVO
ENVÍA POR CORREO ELECTRÓNICO EL
ACTA A MIEMBROS DE LA JUNTA
COMENTARIOS DE LOS MIEMBROS
REVISIÓN Vo.Bo. DE LOS MIEMBROS DE LA JUNTA
REVISAN Y DAN EL Vo. Bo.
RECOLECCIÓN DE FIRMAS
PROCEDE
TERMINO
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6.0 Documentos de referencia
Documentos Código (cuando aplique) Ley Federal de las Entidades Paraestatales Artículo 3,17,18,19,20,23,57,58,59,61,64,66
No aplica
Ley de los Institutos Nacionales de Salud Artículo 14,15,16 y 17
Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestales Artículo 16,17,18,19 y 30 Acuerdo que establecen las disposiciones de ahorro en la Administración Pública Federal para Ejercicio Fiscal 2002 (DOF 28-I-2002)
Reglamento Interior de la Secretaría de Salud Manual de Organización Específico del Hospital Juárez de México Lineamientos para la Integración de Carpetas de Junta de Gobierno de los Institutos Nacionales de Salud (enero de 2002) Guía Técnica para la elaboración de Manuales de Procedimientos de la Secretaría de Salud
7.0 Registros
Registros Tiempo de
conservación Responsable de
conservarlo Código de registro o identificación única
Audio de la sesión de la, versión estenográfica, Acta de la Sesión de la Junta de Gobierno
Cinco Años Dirección de Planeación
Estratégica
8.0 Glosario
8.1 ACTA.- Documento final que hace constar lo sucedido en la sesión de la Junta de Gobierno.
8.2 Junta de Gobierno (JuGo).- Reuniones donde sesiona el Órgano de Gobierno del HJM. 8.3 MIEMBROS DE LA JUNTA DE GOBIERNO.- La Junta de Gobierno del Hospital se
integrará con el Secretario de Salud quien la presidirá; un representante de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, un representante del Patronato del Organismo; un representante que, a invitación del Secretario de Salud, designe una institución educativa adscrita a la Administración Pública Federal y cinco vocales de reconocidos méritos en el campo de la salud, que serán designados por el Secretario de Salud, tres de los cuales pertenecerán a alguna institución de salud de la Administración Pública Federal. Los vocales deberán ser personas ajenas al Organismo, las cuales permanecerán en su cargo cuatro años, pudiendo ampliarse la designación por un período igual, por una sola ocasión. Además, contará con un Secretario y un Prosecretario.
8.4 PROSECRETARIO.-Coordinador logístico de la Junta de Gobierno. 8.5 PROYECTO DE ACTA.- Versión preliminar del Acta de sesión de la Junta de Gobierno. 8.6 VERSIÓN ESTENOGRAFICA.- Transcripción integra de la grabación de la sesión de la
Junta de Gobierno.
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9.0 Cambios de esta versión
Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio
No aplica No aplica No aplica
10.0 Anexos (formatos e instructivos) : No aplica
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121.- Procedimiento para elaborar la carpeta de la junta de gobierno
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121.- PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR LA CARPETA DE LA JUNTA DE GOBIERNO.
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1.0 Propósito
1.1 Reunir e integrar la información de las áreas sustantivas del Hospital, para preparar la carpeta de la Junta de Gobierno (JuGo).
2.0 Alcance
2.3 A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Dirección General y a todas las direcciones de área
2.4 A nivel externo el procedimiento es aplicable a la H. Junta de Gobierno. 3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos
3.1 La Dirección de Planeación Estratégica (DPE) es la responsable de la integración de
la Carpeta de la Junta de Gobierno del Hospital Juárez de México, con la facultad de solicitar a las Direcciones de área y/o directamente a los servicios la documentación e información que se requiera, de acuerdo a las especificaciones solicitadas en el Orden del Día.
3.2 La Dirección de Planeación Estratégica y el Prosecretario de la Junta de Gobierno son
los responsables de vigilar que se respete el calendario aprobado por la Junta de Gobierno para llevar a cabo las sesiones de la Junta de Gobierno y en su caso comunicar a sus miembros las modificaciones que se generen por instrucciones del Presidente del Órgano de Gobierno.
3.3 La Dirección de Planeación Estratégica es la responsable de vigilar que en el Orden
del Día se debe precisar con claridad los puntos a tratar, debiendo incluir todos los temas que se proponen a desarrollar, ningún otro asunto podrá tratarse sin estar incluido.
3.4 La Comisión Coordinadora de Institutos Nacionales de Salud y Hospitales de Alta
Especialidad (CCINSHAE) es la responsable de proporcionar al inicio del año en la primera reunión de Prosecretarios el Orden del día a incluir en cada una de las carpetas de las Juntas de Gobierno. En las sesiones ordinarias se debe considerar el siguiente orden: 1. Lista de asistencia y declaración de quórum 2. Lectura y aprobación de Orden del Día 3. Lectura y aprobación, en su caso, del Acta de la Sesión ordinaria anterior 4. Informe de seguimiento de acuerdos de sesiones anteriores 5. Informe de Autoevaluación del Director General (semestral y anual), el Reporte
de Gestión se presenta en la segunda y cuarta sesiones ordinarias 6. Opinión del Comisario sobre el Informe de Autoevaluación del Director General
(semestral y anual) 7. Informe Ejecutivo del Comité de Control y Desempeño Institucional (COCODI) 8. En caso de la Primer junta ordinaria: Informe resultante de las Auditorías,
exámenes y evaluaciones realizadas por el OIC del 1 de enero al 31 de diciembre de (año inmediato anterior)
9. Solicitud de Acuerdos al Órgano de Gobierno 10. Asuntos Generales.
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3.5 La Dirección de Planeación Estratégica es la responsable de elaborar las carpetas para la Junta de Gobierno, en forma ordinaria cuatro veces al año (trimestral) y en forma extraordinaria tantas veces como sea necesario.
3.6 La Dirección de Planeación Estratégica es la responsable de vigilar que las sesiones
ordinarias y extraordinarias se estructuren, conforme a la normatividad vigente.
3.7 Las principales solicitudes de acuerdo obligatorias que deben incluirse en la carpeta de la Junta de Gobierno son en la primera sesión ordinaria de la Junta de Gobierno de acuerdo a la legislación vigente: - Solicitud de autorización de modificación del formato para el informe de
autoevaluación del Director General. - Solicitud de autorización del Programa Anual de Trabajo del Director General - Solicitud de autorización para ejercer el presupuesto para el ejercicio Fiscal (año
actual) incluyendo recursos fiscales e ingresos propios - Solicitud de autorización del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamiento y
Servicios para el Ejercicio Fiscal (año actual) - Solicitud de autorización del Programa Anual de Inversión para el Ejercicio Fiscal
(año actual) - Solicitud de autorización para realizar adecuaciones presupuestarias internas entre
capítulos y partidas del gasto durante el Ejercicio Fiscal (año actual) - Calendario de sesiones ordinarias (año actual) de la Junta de Gobierno del HJM - Solicitud de autorización para modificar el flujo de efectivo y aplicar ingresos
excedentes obtenidos - Solicitud de autorización de nombramientos de Servidores Públicos - Solicitud de autorización para la actualización, difusión y aplicación de las
Políticas, Bases y Lineamientos de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios - Solicitud de aprobación del Programa Anual de Trabajo del Comité de Calidad y
Seguridad del paciente (de acuerdo al estándar GLD 1.6 de la Cédula de Certificación Hospitalaria del Consejo de Salubridad General de la SSA 2012)
- Acuerdos opcionales solicitados por el Hospital Juárez de México En la segunda sesión ordinaria de la Junta de Gobierno - Solicitud de autorización para realizar los trámites necesarios durante el Ejercicio
Fiscal actual, a través de la Coordinación Sectorial, para obtener la autorización de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público para realizar Licitaciones Públicas Anticipadas para la Adquisición de Bienes y Servicios con cargo al Presupuesto del Ejercicio Fiscal del siguiente año
- Acuerdos opcionales solicitados por el Hospital Juárez de México
En la tercera sesión ordinaria de la Junta de Gobierno - Solicitud de autorización del Anteproyecto de Presupuesto para el Ejercicio Fiscal
siguiente
- Acuerdos opcionales solicitados por el Hospital Juárez de México
En la cuarta sesión ordinaria de la Junta de Gobierno - Solicitud de autorización para la modificación del Tabulador de Cuotas de
Recuperación para el Ejercicio Fiscal del próximo año. su presentación ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y su aplicación en el año acordado a partir de la fecha en que se obtenga la autorización de la SHCP.
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- Acuerdos opcionales solicitados por el Hospital Juárez de México
3.8 La Dirección de Planeación Estratégica es la responsable de vigilar que la carpeta que
se elabore para la tercera sesión de la Junta del Órgano de Gobierno, debe incluir información relativa al desempeño del Hospital durante en el primer semestre (informe de autoevaluación-numeralia), que sirva de base para determinar tanto los avances y logros del año en curso, como la visión y el escenario estratégico para el año siguiente.
3.9 La Dirección de Planeación Estratégica es la responsable de vigilar que los informes de
autoevaluación (semestrales y anuales) que se presentan por el Director General en las sesiones ordinarias deban incluir información cuantitativa (numeralia) y cualitativa (datos estadísticos, criterios de calidad de las acciones realizadas y planes de mejora).
3.10 La Dirección de Planeación Estratégica es la responsable de vigilar que el apartado
del Anexo Estadístico (actividades de Investigación, Enseñanza y Asistencia Médica e Indicadores de Gestión vigentes, se deben presentar en impreso y disco compacto semestralmente y será entregado al mismo tiempo que la carpeta, así como todos los anexos electrónicos que soporten el seguimiento de acuerdos, solicitudes de acuerdos, asuntos generales, incluyendo el esqueleto de la carpeta.
3.11 La Dirección de Planeación Estratégica es la responsable de vigilar que el informe del
Comité de Control y Desempeño Institucional (COCODI), que se presenta en la carpeta de la Junta de Gobierno sea una síntesis ejecutiva cuya preparación estará a cargo del Titular del OIC.
3.12 La Dirección de Planeación Estratégica es la responsable de vigilar que se envíe a
todos y cada uno de los miembros de la Junta la convocatoria, archivos electrónicos, documentación e información necesarias para el desarrollo de cada una de las sesiones de la H. Junta de Gobierno con una anticipación de cinco días hábiles a la fecha de la sesión.
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4.0 Descripción del procedimiento
Secuencia de Etapas
Actividad Responsable
1.0 Elaboración de Cronograma de Actividades
1.1 Elaborar de acuerdo al calendario de reuniones establecidos por la CCINSHAE el cronograma de actividades para integrar la información de cada carpeta de las JuGo.
Dirección de Planeación Estratégica
2.0 Solicitud de información.
2.1 Solicita a las Direcciones de Área involucradas la documentación e información necesarias para preparar la información de la carpeta de la JuGo.
Dirección de Planeación Estratégica
3.0 Recepción de oficios de solicitud de información.
3.1 Revisan, analizan y confirman las cifras reportadas mensualmente en los tableros de control de indicadores de cada Área, y turnan a la Dirección de Planeación Estratégica el informe correspondiente para su integración y análisis conjunto).
Direcciones de Área
4.0 Recepción de información.
4.1 Recibe documentación e información solicitada.
Procede No: Regresa a la actividad 2.1 Si: Integra la información en la carpeta de
trabajo.
Dirección de Planeación Estratégica
5.0 Integra la documentación e información a la carpeta
5.1 Integra la Información de todas las áreas a la carpeta de trabajo de la Junta de Gobierno y elabora carpeta preliminar.
Dirección de Planeación Estratégica
6.0 Integración de la Primera versión.
6.1 Integra la primera versión de la carpeta de la Junta de Gobierno.
Dirección de Planeación Estratégica
7.0 Primera Revisión.
7.1 Realizan revisión de la integración de la primera versión de la carpeta de la Junta de Gobierno
Se aprueba No: Turnan comentarios y ajustes a la Dirección
de Planeación Estratégica Si: La Dirección de Planeación Estratégica
recibe comentarios e integra la segunda versión
Directores de Área.
8.0 Integración de la Segunda Versión.
8.1 Integra la segunda versión de la carpeta de la Junta de Gobierno para su revisión con los Directores de Área.
Dirección de Planeación Estratégica
9.0 Segunda
revisión. 9.1 Revisan la segunda versión de la Carpeta de
la JuGo en reunión del Cuerpo de Gobierno. Se aprueba No: regresa a la actividad 8.1 Si: Autorización a la Dirección de Planeación
Estratégica para su revisión (carpeta e informes de autoevaluación y reportes de gestión) a la CCINSHAE.
Directores de Área
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121.- Procedimiento para elaborar la carpeta de la junta de gobierno
Rev. 1
Hoja 51 de 9
10.0 Envío del Informe de autoevaluación o Reporte y acude a la revisión de la carpeta.
10.1 Envía informe o reporte a la CCINSHAE, para que se realice la revisión correspondiente.
10.2 Acude a la cita programada para la revisión física del resto de contenidos de la carpeta.
Dirección de Planeación Estratégica
11.0 Revisión de la CCINSHAE.
11.1 Revisa la información Procede No: Solicita se realicen los ajustes
correspondientes. Si: Autoriza la reproducción de la carpeta.
CCINSHAE
12.0 Reproducción de la carpeta.
12.1 Informa al cuerpo de gobierno para la reproducción de la carpeta.
Dirección de Planeación Estratégica
13.0 Elaboración de las convocatorias.
13.1 Elabora las convocatorias de los miembros de la Junta de Gobierno, mismas que debe firmar el Presidente o su suplente de la JuGo, para que asistan a la reunión ordinaria de acuerdo a las fechas del calendario autorizado para las Juntas de Gobierno.
Dirección de Planeación Estratégica
14.0 Invitación a los miembros de la H. Junta de Gobierno.
14.1 Envía carpetas a los miembros de la Junta de Gobierno, junto con las convocatorias, con cinco días hábiles de anticipación a la fecha de la JuGo.
TERMINA PROCEDIMIENTO
Dirección de Planeación Estratégica
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DIRECCION DE PLANEACION ESTRATEGICA
121.- Procedimiento para elaborar la carpeta de la junta de gobierno
Rev. 1
Hoja 52 de 9
5.0 Diagrama de flujo
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN
ESTRATÉGICADIRECCIONES DE AREA CCINSHAE
CALENDARIO AUTORIZADO
CARPETA DE LA JUNTA DE GOBIERNO
REPORTES DE GESTIÓN
INFORMES DE AUTOEVALUACIÓN
CARPETA DE LA JUGO
CARPETA DE LA JUGO
INICIO
CALENDARIO DE REUNIONES
ELABORACIÓN DE CRONOGRAMA
DE ACTIVIDADES
CARPETA DE LA JUNTA DE
RECEPCIÓN DE OFICIOS DE
SOLICITUD DE
INFORMACIÓN
SOLICITUD DE INFORMACIÓN
CARPETA DE TRABAJO
RECEPCIÓN DE INFORMACIÓN
CARPETA DE TRABAJO
INTEGRA LA DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN A
A LA CARPETA
CARPETA DE LA JUGO
INTEGRA CIÓN DE LA PRIMERA
VERSIÓN
PRIMERA REVISIÓN
1
23
4
5
7
PROCEDE
NO SI
TURNANCOMENTARIOSY
AJUSTES A
LA
DIRECCIÓN DE
PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA
LA DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA RECIBE
COMENTARIOS E INTEGRA LA SEGUNDA
VERSIÓN.INTEGRACIÓN DE LA SEGUNDA
VERSIÓN
8
SEGUNDAREVISIÓN
9
PROCEDE
AUTORIZACIÓN A LA DIRECCIÓN DE
PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA PARA SU
REVISIÓN (CARPETA E INFORMES DE
AUTOEVALUACIÓN Y
REPORTES DE GESTIÓN)
A LA CCINSHAE
NO
SI8.1
REPORTES DE GESTIÓNC
INFORMES DE AUTOEVALUACIÓN
ENVÍO DEL INFORME DE AUTOEVALUACIÓN O
REPORTE Y ACUDE A LA REVISIÓN DE LA
CARPETA
10
REVISIÓN DE LA CCINSHAE
11
PROCEDE
AUTORIZA LA REPRODUCCIÓN DE LA CARPETA
SOLICITA SE REALICEN LOS
AJUSTES CORRESPONDI
NO
SI
REPRODUCCIÓN DE LA CARPETA
12
CONVOCATORIAS
ELABORACIÓN DE LAS
CONVOVATORIAS
13
CONVOCATORIAS
CARPETA DE LA JUNTA DE GOBIERNO
INVITACIÓN A LOS MIEMBROS DE LA
H. JUNTA DE
14
PROCEDE
INTEGRA LA INFORMACIÓN
EN LA CARPETA
DE TRABAJO.
2.1
NO
IS
6
TERMINO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
HJM-DPE-MP-121
DIRECCION DE PLANEACION ESTRATEGICA
121.- Procedimiento para elaborar la carpeta de la junta de gobierno
Rev. 1
Hoja 53 de 9
6.0 Documentos de referencia
Documentos Código (cuando aplique)
Ley Federal de las Entidades Paraestatales Artículo 3,17,18,19,20,23,57,58,59,61,64,66 Ley de los Institutos Nacionales de Salud Artículo 14,15,16 y 17 Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales Artículo 16,17,18,19 y 30 Acuerdo que establecen las disposiciones de ahorro en la Administración Pública Federal para Ejercicio Fiscal 2002 (DOF 28-I-2002) Reglamento Interior de la Secretaría de Salud Manual de Organización de la Secretaría de Salud Manual de Organización Especifico del Hospital Juárez de México (2009) Lineamientos para la Integración de Carpetas de Junta de Gobierno de los Institutos Nacionales de Salud (enero de 2002) Guía Técnica para la elaboración de Manuales de Procedimientos de la Secretaría de Salud 20 de julio de 2004
No aplica
7.0 Registros
Registros Tiempo de
conservación Responsable de
conservarlo Código de registro o identificación única
Carpeta de la Junta de Gobierno, convocatoria, informes y/o reportes
Cinco años Dirección de Planeación
Estratégica No aplica
8.0 Glosario 8.1 ACTA.- Documento final que hace constar lo sucedido en la sesión de la Junta de
Gobierno. 8.2 CARPETA DE LA JUNTA DE GOBIERNO.- Documento donde se integra la información
de acuerdo a un orden del día. 8.3 CCINSHAE.- Comisión Coordinadora de Institutos Nacionales de Salud y Hospitales de
Alta especialidad. 8.4 COMISARIO.-Representante de la Secretaría de la Función Pública. 8.5 COCODI.- Comité de Control y Desempeño Institucional. 8.6 JUNTA DE GOBIERNO (JuGo).- Reuniones donde sesiona el Órgano de Gobierno del
HJM. 8.7 ÓRGANO DE GOBIERNO.- Cuerpo Colegiado del Hospital Juárez de México. 8.8 PRESIDENTE.- Persona que preside la sesión de la Junta de Gobierno. 8.9 PROSECRETARIO.-Coordinador logístico de la Junta de Gobierno. 8.10 ORDEN DEL DÍA.- Puntos a tratar en una reunión 8.11 OIC.-Órgano Interno de Control.
9.0 Cambios de esta versión
Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio
No aplica No aplica No aplica
10.0 Anexos (formatos e instructivos) : No aplica
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
HJM-DPE-MP-122
DIRECCION DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
122.- Procedimiento para el seguimiento del Programa de Trabajo
Rev. 1
Hoja 54 de 7
122.- PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA DE TRABAJO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
HJM-DPE-MP-122
DIRECCION DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
122.- Procedimiento para el seguimiento del Programa de Trabajo
Rev. 1
Hoja 55 de 7
1.0 Propósito
1.1 Dar a conocer los avances y resultados del Programa de Trabajo del Director General y de cada una de las Direcciones de área del Hospital Juárez de México.
3.0 Alcance
3.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Dirección General y a las Direcciones de Área.
3.2 A nivel externo el procedimiento es aplicable a la H. Junta de Gobierno del Hospital Juárez de México, a la Secretaria de Salud, al Órgano Interno de Control, a la Comisión Coordinadora de Institutos Nacionales de Salud y Hospitales de Alta Especialidad de la Secretaría de Salud y a la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico.
3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos
3.1 La Dirección de Planeación Estratégica es la responsable del análisis de avance del Programa de Trabajo del Director General y de cada una de las Direcciones de Área, lo debe realizar en conjunto con cada Dirección de Área, evaluando los avances y en el caso de retroceso de las metas presentar alternativas de solución.
3.2 Las Direcciones de Área son las responsables de informar a través del tablero de control de indicadores hospitalarios los avances del Programa de Trabajo, (mensual, trimestral, semestral y anualmente) los primeros cinco días naturales del mes siguiente que se reporta.
3.3 La Dirección de Planeación Estratégica es la responsable de la recopilación de la información de los datos estadísticos del Programa de Trabajo de cada una de las Direcciones de Área del Hospital Juárez de México.
3.4 La Dirección de Planeación Estratégica es la responsable de llevar un estricto control de los avances del Programa de Trabajo del Director General y de cada Dirección de Área, a través del monitoreo del tablero de control de indicadores hospitalarios.
3.5 La Dirección de Planeación Estratégica es la responsable de reportar el resultado de la recolección, análisis, y evaluación de información, del Programa de Trabajo de cada una de las Direcciones de Área ante las instancias superiores (Director General del Hospital, H. Junta de Gobierno, SSA, OIC, CCINSHAE, SHCP, SFP) de acuerdo al periodo que lo soliciten.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
HJM-DPE-MP-122
DIRECCION DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
122.- Procedimiento para el seguimiento del Programa de Trabajo
Rev. 1
Hoja 56 de 7
4.0 Descripción del procedimiento
Secuencia de Etapas
Actividad Responsable
1.0 Solicitud de avances del Programa de Trabajo
1.1 Solicita a las Direcciones de Área, de acuerdo al calendario establecido, (mensual, trimestral, semestral y anualmente) los avances de su Programa de Trabajo (tablero de control de indicadores hospitalarios), para el análisis y evaluación del reporte correspondiente.
Avances del Programa de Trabajo.
Tablero de control de indicadores hospitalarios.
Dirección de Planeación Estratégica
2.0 Entrega de avances y del Programa de Trabajo en el formato establecido
2.1 Reciben solicitud sobre los avances su Programas de Trabajo (tablero de control de indicadores hospitalarios), para el análisis y evaluación del reporte.
2.2 Suben la información a los tableros de control de indicadores hospitalarios y entregan los avances del Programa de Trabajo a la Dirección de Planeación Estratégica y la explicación correspondiente a la variación de la meta en el formato establecido.
Avances del Programa de Trabajo.
Tablero de control de indicadores hospitalarios.
Direcciones de Área
3.0 Análisis y evaluación de metas.
3.1 Recibe los avances del Programa de Trabajo
3.2 Integra, revisa, analiza y evalúa la información proporcionada
3.3 Revisa si existe retroceso en el avance del Programa de Trabajo de la Dirección de Área correspondiente.
Procede No: Entrega el análisis a las Direcciones de Área
para su revisión y Vo. Bo. Si: Presenta alternativas de solución a las
Direcciones de Área 3.1. Avances del Programa de Trabajo.
Tablero de control de indicadores hospitalarios.
Dirección de Planeación Estratégica
4.0 Revisión y Vo. Bo. del análisis.
4.1 Revisan el análisis de los avances del Programa de Trabajo.
Procede No: Hacen comentarios y devuelven para su
corrección a la Dirección de Planeación Estratégica 3.1
Si: Autorizan y dan Vo.Bo. a la Dirección de
Direcciones de Área
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DIRECCION DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
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Planeación Estratégica para incorporar en los formatos establecidos el análisis de los informes (Informe de Autoevaluación, Reportes de Gestión, reporte de indicadores) y presentarlos ante instancias superiores, H. Junta de Gobierno, SSA, OIC, CCINSHAE, SHCP, SFP).
Formato del reporte de indicadores COCODI
Formato numeralia
Formato Cuenta Pública
Formato Sistema de Evaluación del Desempeño (SED)
5.0 Reporte de
Gestión 5.1 Incorpora los análisis de los informes
solicitados en los formatos correspondientes ante instancias superiores (H. Junta de Gobierno, OIC, CCINSHAE, SSA, SHCP, SFP).
Formato del reporte de indicadores COCODI
Formato numeralia
Formato Cuenta Pública
Formato Sistema de Evaluación del Desempeño
TERMINA PROCEDIMIENTO
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5.0 Diagrama de flujo
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DIRECCIONES DE ÁREA
FORMATO SISTEMA DE EVALUACIÓN
DEL DESEMPEÑO
FORMATO CUENTA PÚBLICA
FORMATO NUMERALIA
FORMATO DEL REPORTE DE
INDICADORES
TABLERO DE CONTROL DE
INDICADORES
HOSPITALARIOS
AVANCES DEL PROGRAMA DE
TRABAJO
INICIO
AVANCAVAES TABLERO DE
CONTROL DE INDICADORES
HOSPITALARIOSP
AVANCAVAES AVANCES DEL
PROGRAMA DE TRABAJO
SOLICITUD DE AVACNCES DEL PROGRAMA DE
TRABAJO
AVANCAVAES TABLERO DE
CONTROL DE INDICADORES
AVANCAVAES AVANCES DEL
PROGRAMA DE TRABAJO
ENTREGA DE AVANCES Y DEL
PROGRAMA DE TRABAJO EN EL
FORMATO ESTABLECIDO
ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE
METAS
1 2
3
PROCEDENO
SI
ENTREGA EL ANÁLISIS A LAS DIRECCIONES DE ÁREA PARA SU REVISIÓN Y
Vo. Bo.
PRESENTA ALTERNATIVAS
DE SOLUCIÓN A
LAS DIRECCIONES
DE ÁREA
4
PROCEDE
NO
SI
3.1
AUTORIZAN Y DAN Vo.Bo. A LA DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA PARA INCORPORAR EN LOS FORMATOS ESTABLECIDOS
EL ANÁLISIS DE LOS INFORMES (AUTOEVALUACIÓN, REPORTES DE
GESTIÓN, REPORTE DE INDICADOEES) Y PRESENTARLOS
ANTE INSTANCIAS SUPERIORES , H. JUNTA DE GOBIERNO, SSA, OIC,
CCINSHAE, SHCP, SFP).
FORMATO SISTEMA DE
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
FORMATO CUENTA PÚBLICA
FORMATO NUMERALIA
FORMATO DEL REPORTE DE
INDICADORES COCODI
5
ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE
METAS
REVISAN EL ANÁLISIS DE LOS
AVANCES DEL PROGRAMA DE
TRABAJO
REPORTE DE GESTIÓN
INICIO
TERMINO
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6.0 Documentos de referencia
Documentos Código (cuando aplique)
Ley Federal de las Entidades Paraestatales Artículo 58 fracción, fracción ll
No aplica
Ley de los Institutos Nacionales de Salud Artículo 14,15,16 y 17
No aplica
Ley de Planeación, artículos 2,3,17 Y 27 No aplica Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales Artículo 16,17,18,19 y 30
No aplica
Acuerdo que establecen las disposiciones de ahorro en la Administración Pública Federal para Ejercicio Fiscal 2002 (DOF 28-I-2002)
No aplica
Reglamento Interior de la Secretaría de Salud No aplica Manual de Organización Específico del Hospital Juárez de México No aplica Lineamientos para la Integración de Carpetas de Junta de Gobierno de los Institutos Nacionales de Salud (enero de 2002) No aplica
Guía Técnica para la elaboración de Manuales de Procedimientos de la Secretaría de Salud 07 de octubre de 2009
No aplica
Decreto de Creación del Hospital Juárez de México, artículo 7, fracción ll
No aplica
Estatuto Orgánico del Hospital Juárez de México, artículo 8, fracción II, artículo 16, fracción II
No aplica
7.0 Registros
Registros Tiempo de
conservación Responsable de
conservarlo Código de registro o identificación única
Avances de metas del Programa de Trabajo.
3 años Dirección de Planeación Estratégica
No aplica
Tablero de control de indicadores hospitalarios.
3 años Dirección de Planeación Estratégica
No aplica
8.0 Glosario
8.1 CCINSHAE.-Comisión Coordinadora de Institutos Nacionales de Salud y Hospitales de Alta Especialidad de la Secretaría de Salud
8.2 COCODI.- Comité de Control y Desempeño Institucional 8.2 DIRECCIONES DE ÁREA.- Dirección Médica, Dirección de Investigación, Dirección de
Administración y Unidad de Enseñanza. 8.4 OIC .- Órgano Interno de Control 8.3 Programa Anual de Trabajo.- Documento que plasma los indicadores, metas y
objetivos a cumplir en determinado tiempo. 8.4 SFP.- Secretaría de la Función Pública 8.5 SSA.- Secretaría de Salud
8.6 SED. Sistema de Evaluación del Desempeño 8.7 SHCP.- Secretaría de Hacienda y Crédito Público 8.9 TABLERO DE CONTROL DE INDICADORES HOSPITALARIOS.- Conjunto de
indicadores que miden el desempeño de cada una de las Direcciones de Área.
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9.0 Cambios de esta versión
Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio
No aplica No aplica No aplica
10.0 Anexos (formatos e instructivos). No aplica