Proiect cofinanţat din Fondul Social European prin Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013
Investeşte în oameni!
„Formare şi sprijin pentru întreprinderi şi angajaţi pentru promovarea adaptabilităţii” POSDRU/186/3.2/S/155295
1
SECTIUNEA II CAIET DE SARCINI
Servicii de Organizare Conferinta Medicina Translationala (finantata in cadrul POSDRU 186/3.2/S/155295 „DEZVOLTAREA
COMPETENTELOR IN TRANSPLANT”), desfasurata in cadrul celui
de-‐al X-‐lea SIMPOZION ACADEMICIAN NICOLAE CAJAL
2015
Proiect cofinanţat din Fondul Social European prin Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013
Investeşte în oameni!
„Formare şi sprijin pentru întreprinderi şi angajaţi pentru promovarea adaptabilităţii” POSDRU/186/3.2/S/155295
2
I. CONTEXT GENERAL Descrierea proiectului pentru care sunt solicitate serviciile Prezenta achiziţie se realizează în cadrul proiectului POSDRU 186/3.2/155295 DEZVOLTAREA COMPETENTELOR IN TRANSPLANT. Academia de Stiinte Medicale (ASM) este o institutie publică nationala de prestigiu academic in domeniul de cercetare medicala si farmaceutica. Este o entitate subordonata Ministerului Sanatatii Publice si care are misiunea de a dezvolta stiinte medicale (medicina clinica, preventiva) si stiinte farmaceutice, cu scopul de a imbunatati sanatatea publica, de a participa impreuna cu Ministerul Sanatatii Publice la elaborarea Strategiei Nationale in domeniile medicale si farmaceutice. Platforma ASM cuprinde 60 de unitati de cercetare care desfasoara activitati de cercetare dezvoltare. ASM este beneficiarul proiectului DEZVOLTAREA COMPETENTELOR IN TRANSPLANT. Scop si obiective specifice Obiectivul general al proiectului este: Orientare rapida catre segmentele inovative ale sectorului medical domeniul transplantului de organe, tesuturi si celule. Cresterea adaptabilitatii si competitivitatii personalului din sectorul sanitar prin participarea la cursuri de formare in vederea obtinerii competentelor necesare transplantului de organe, tesuturi si celule, facilitandu-‐se astfel, dezvoltarea competentelor angajatilor, medici si asistente medicale din sectorul sanitar, in concordanta cu aspiratiile profesionale. Obiective specifice OS 1-‐ Formare profesionala a unui numar de minim 660 medici si 1140 asistente medicale domenii de specialitate performante ( transplant de organe, imunologie transplant, terapii celulare) si utilizarea de instrumente moderne inovative de instruire (tehnologii de tip e-‐learning) in vederea perfectionarii cunostintelor medicale. OS2. Promovarea beneficiilor formarii profesional in randul a 1000 medici si 2000 asistente medicale, prin campanii de informare şi conştientizare a importantei transplantului de organe, tesuturi si celule. OS3. Promovarea importantei actului de donare in randul populatiei prin campanii de informare si constientizare organizate la nivel national. OS4. Formarea unui centru pilot la nivel national pentru simulare in tehnologii avansate in transplantul de organe si celule (tehnologii chirurgicale avansate, insuficienta hepatica, radiologie interventionala) Prin realizarea proiectului se vor promova in randul participantilor noile tehnologii folosite in domeniul sanatatii la nivelul standardelor internationale, actualizate permanent si in timp real in functie de cerintele de know-‐how ale pietei. Perfectionarea si specializarea cadrelor medicale in domeniul transplantului reprezinta, alaturi de crearea unui sistem eficient de identificare a donatorilor, o premisa pentru cresterea numarului de donatori la nivel national. Necesitatea existentei de personal specializat intr-‐un sector medical performant apare ca urmare a evolutiei progresive in acest domeniu, in special in anii 2013-‐2014. Proiectul se va desfasura in regiunile Bucuresti-‐ Ilfov si Nord-‐Vest Centru Nord-‐Est Sud-‐Est Sud-‐Muntenia Bucureşti-‐Ilfov Sud-‐Vest Oltenia Vest Abbrev Romania Alba Arad Argeş Bacău Bihor Bistriţa-‐Năsăud Botoşani Braşov Buzău Caraş-‐Severin Călăraşi
Proiect cofinanţat din Fondul Social European prin Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013
Investeşte în oameni!
„Formare şi sprijin pentru întreprinderi şi angajaţi pentru promovarea adaptabilităţii” POSDRU/186/3.2/S/155295
3
Cluj Constanţa Covasna Dâmboviţa Dolj Galaţi Giurgiu Gorj Harghita Hunedoara Ialomiţa Iaşi Ilfov Maramureş Mehedinţi Mureş Neamţ Olt Prahova Satu Mare Sălaj Sibiu Suceava Teleorman Timiş Tulcea Vaslui Vâlcea Vrancea Bucureşti Brăila. Grupul Tinta: 1600 persoane din domeniul medical II. OBIECTUL CONTRACTULUI În vederea implementării activităţilor proiectului Academia de Stiinte Medicale doreşte achiziţionarea de servicii integrate de organizare evenimente după cum urmează: Servicii de Organizare Conferinta Medicina Translationala (finantata in cadrul POSDRU 186/3.2/S/155295 „DEZVOLTAREA COMPETENTELOR IN TRANSPLANT”), desfasurata in cadrul celui de-‐al X-‐lea SIMPOZION ACADEMICIAN NICOLAE CAJAL Nr. Participanti: 200, din care maxim 10 invitati din strainatate si 30 invitati din tara Durata conferintei : 1 ½ zi Locatie : Bucuresti, Hotel Novotel Categorii de servicii solicitate:
1. Cazare participanti 2. Masa participanti 3. Transport 4. Logistica eveniment, inclusiv inchiriere sala 5. Materiale de publicitate si informare
Specificatii tehnice pe categorii de servicii solicitate:
1. Cazare participanti
Cazarea pentru participanti (invitati, grup tinta, echipa de management) include un nr. maxim 10 invitati experti din strainatate (2 din SUA si 5 din Europa) si maxim 30 de invitati din tara (specialisti in domeniu) / 1-‐3 nopti / hotel 3 sau 4 stele regim single cu mic dejun inclus. Camerele de hotel trebuie sa fie dotate cu: internet wireless, TV, climatizare sau aer condiționat, uscător de par, prosoape, șampon, săpun.
2. Masa participanti
Ofertantul va asigura servicii complete de catering/servire a mesei pe durata conferintei, respectiv : -‐ 3 pauze de cafea -‐ 2 mese de pranz -‐ 2 mese de seara.
Proiect cofinanţat din Fondul Social European prin Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013
Investeşte în oameni!
„Formare şi sprijin pentru întreprinderi şi angajaţi pentru promovarea adaptabilităţii” POSDRU/186/3.2/S/155295
4
Numărul de persoane care vor servi masa poate varia. Reducerea numărului de persoane ca urmare a neprezentării acestora la eveniment nu impune achizitorului obligația de a achita costurile legate de masă. Pauzele de cafea trebuie sa contina minim cafea, ceai, apa plata si minerala si una din urmatoarele categorii tartine/minisandwich-‐uri/produse de cofetarie dulce/produse de patiserie. Pauza de pranz de tip bufet suedez va contine aperitive (pana in 5 sortimente), fel principal, cald (pana in 5 sortimente), garnituri (pana in 5 sortimente), desert (pana in 5 sortimente), apa (plata si carbogazoasa). Cina va contine aperitive de tip finger food și bufet cald (pana in 5 sortimente), garnituri (pana in 5 sortimente), desert (pana in 5 sortimente), apa (plata si carbogazoasa).
Zonele de catering trebuie sa fie in vecinatatea salii de conferinta.
3. Transport participanti
Transportul trebuie asigurat pentru maxim 10 invitati experti din strainatate si pentru maxim 30 de invitati din tara (specialisti in domeniu) si include decontarea biletelor de transport dus – întors.
Valorile decontate pentru echipa de implementare trebuie sa respecte Ordinul comun MFP si MMFPS nr. 1117/2170/2010 cu modificarile si completarile ulterioare.
Biletele de transport vor fi decontate de prestator in perioada seminarului pentru biletele dus si maxim 10 zile de la primirea acestora pentru biletele intors. Prestatorul va fi răspunzător de toată logistica decontarii transportului. 4. Logistica eveniment Inchiriere sala de conferinţă Ofertantul va asigura sala pentru desfasurarea conferintei, cu capacitate care sa acopere cel putin numarul de participanti si de invitati aferent conferintei pentru perioada stabilita. Aceasta trebuie sa dispuna de facilitati privind asigurarea unei zone/spatiu in care se pot servi pauzele de cafea. Echipamentele ce urmează să fie puse la dispoziție vor include scaune de preferabil cu masuta / pupitru vorbitor / prezidiu / podium / birou/masa personal administrativ / flipchart/tabla/whiteboard / permanent marker/whiteboard marker / laptop/ videoproiector si ecran de proiectie / sistem traducere simultana – optional / personal tehnic etc. Conditii ambientale: sala va beneficia de acces internet de mare viteză, sistem de sonorizare, microfoane fixe si mobile / calareti prezidiu / instalatie de climatizare.
Proiect cofinanţat din Fondul Social European prin Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013
Investeşte în oameni!
„Formare şi sprijin pentru întreprinderi şi angajaţi pentru promovarea adaptabilităţii” POSDRU/186/3.2/S/155295
5
Alte servicii Beneficiarul va pune la dispozitia Ofertantului lista invitatilor/participantilor si ulterior ofertantul va realiza followup-‐ul, inclusiv centralizarea confirmarilor de participare. Ofertantul va asigura serviciul de fotografie si filmare si va realiza un scurt film de prezentare/montaj. Ofertantul va organiza primirea şi înregistrarea participantilor pe durata evenimentului si va asigura personalul necesar (minim 2 persoane) pentru suport organizatoric (confirmarile pe listele de prezenta, predare materiale, informare si indrumare, supervizare sala etc.). Punctul de inregistrare va fi amplasat in vecinatatea salii de conferinta si va fi dotat cu minim 1 laptop si o imprimanta pentru acces la facilitate de printare, multiplicare si asigurarea de consumabile hartie A4 (2 topuri), toner pe tot parcursul intregii perioada de desfasurare a evenimentului.
Ofertantul va distribui in cadrul conferintei, pe baza listei de participare, kit-‐ul participantului ce va contine: geanta textile / mapa carton in functie de caz, agenda evenimentului, pix personalizat, carnetel personalizat, CD cu prezentarile personalizat (optional). Materialele vor fi inmanate atat participantilor cat si reprezentantilor mass media pe baza de semnatura.
Mediatizarea evenimentului: realizare comunicate de presa inainte de eveniment si la finalizarea acestuia, transmitere invitaţii către reprezentanti ai presei scrise, online, radio si TV si obtinerea confirmarilor de participare din partea reprezentantilor mass media. Lista reprezentantilor mass media va constitui un document centralizator ce va fi predat Autoritatii Contractante. Ofertantul va fi responsabil de transmiterea invitatiilor catre presa, dar va fi sprijinit de catre Autoritatea Contractanta in demersurile cu presa.
6. Materiale de publicitate si informare
Materialele de publicitate si informare trebuie sa respecte Manualul de Identitate Vizuala, anexat la prezentul caiet de sarcini, si vor cuprinde elementele esenţiale impuse de regulile de vizibilitate (Sigla Uniunii Europene, sigla Guvernului României, a Instrumentelor Structurale în România) şi informaţiile vitale aferente proiectului. Ofertantul va elabora materialele specifice pentru conferinta: 2 buc. comunicat de presa Format A4 200 buc. genti documente inscriptionate Materiale textile, personalizare policromie (culoarea se va stabili cu beneficiarul)
Proiect cofinanţat din Fondul Social European prin Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013
Investeşte în oameni!
„Formare şi sprijin pentru întreprinderi şi angajaţi pentru promovarea adaptabilităţii” POSDRU/186/3.2/S/155295
6
200 buc. pixuri inscriptionate /personalizate Mina pix -‐ 0,7 mm; personalizare 1 culoare pe corpul pixului; mecanism de deschidere prin rasucire sau apasare (culoarea se va stabili cu beneficiarul) 200 buc. CD / DVD-‐uri personalizate CC/DVD printabil cu imaginea conferintei, pe care se vor grava prezentarile conferintei. CD/DVD-‐ul va fi pus in suport top plic sau carcasa 200 buc. carnete inscriptionate Format A5, maxim 50 file, tipar 4+0 cul, hirtie offset 90 g/mp, lipire cotor termoclei. 200 buc. ecusoane Format 97 x 73, hartie 160 gr, 4+0. Ecusoanele vor fi puse in posete de plastic prevazute cu clips / lant / snur 200 buc. diplome participare Format A4, tipar 4+0, DCL 300 gr. 1 buc. roll up conferinta 85 x 200, print policromie, sistem retranctabil, husa protectie 30 buc. afise aferente conferinta 135-‐ 200 gr, lucios, 4+0 Ofertantul va tipări şi va afişa indicatoare pentru ghidarea participanţilor catre salile în care se va desfasura conferinta. Materialele necesare pentru conferinta vor fi transportate la locatia conferintei de catre Ofertant, in timp util pentru desfasurarea in conditii optime a acesteia. Ofertantul va elabora un raport ce va fi inaintat beneficiarului in 15 zile de la data finalizarii conferintei si va contine: fotografii/filmari cu privire la conferinta; liste de prezenta; materiale distribuite; elaborarea, productie si difuzare comunicate de presa. Formatul documentelor justificative va fi pus la dispoziţia firmei care va fi declarată câştigătoare după semnarea contractului. Completarea acestora reprezintă documente suport la prezentarea facturii în vederea efectuării plăţii contravalorii serviciilor și sunt obligatorii. Contravaloarea serviciilor administrative va fi cuprinsa in contravaloarea serviciilor de cazare, catering, închiriere săli de lucru si echipamente. La depunerea ofertelor, ofertanţii trebuie sa respecte toate instrucţiunile, formularele, cerintele din Specificatiile tehnice, clauzele contractuale şi specificaţiile conţinute în aceasta documentaţie de atribuire. Anexele şi formularele prevăzute în cadrul documentaţiei de atribuire trebuie completate în mod corespunzător. Formularele, declaraţiile şi certificatele prevăzute
Proiect cofinanţat din Fondul Social European prin Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013
Investeşte în oameni!
„Formare şi sprijin pentru întreprinderi şi angajaţi pentru promovarea adaptabilităţii” POSDRU/186/3.2/S/155295
7
trebuie semnate (nume, prenume, semnătura) şi stampilate, în original, daca nu se specifica altfel, de persoanele sau instituţiile autorizate.
III. CONDITII RAPORTARE SI PLATA Prin depunerea unei oferte, ofertantul accepta în prealabil condiţiile generale şi particulare care guvernează acest contract ca singura baza a acestei proceduri de atribuire, indiferent care sunt condiţiile proprii de vânzare ale ofertantului. Prezentele specificații fac parte integranta din documentaţia pentru elaborarea şi prezentarea ofertei şi constituie ansamblul cerinţelor pe baza cărora se elaborează de către fiecare ofertant propunerea tehnica şi financiarǎ. Plata serviciilor Plata serviciilor se va face in Lei, prin ordin de plata, in termen de maxim 30 de zile de la primirea facturii. Ofertantul va emite factura pentru serviciile prestate numai după ce Autoritatea Contractanta va recepționa serviciile prestate prin semnarea Procesului verbal de recepție. Valoarea finală a contractului va fi determinată de serviciile efectiv realizate de Ofertant calculată la numărul de participanți prezenți la eveniment si a prețului unitar prezentat de Prestator in propunerea financiara declarata câștigătoare.
Plata serviciilor se va face pe baza următoarelor documente: a)factura fiscală în original detaliată pentru fiecare serviciu în parte; b) proces verbal de recepție c) raporte solicitate anterior.
Manager tehnic, Jr. Valentin DIMON