Download - 243506574 corespondența-notiuni-de-baza-pptx
Definirea corespondenței oficiale ca formă indispensabilă de comunicare și de lucru pentru agenții economici.
Importanța activității de corespondență la etapa actuală.
Criterii de clasificare a corespondenței oficiale. Papetăria de birou – prima impresie asupra
partenerului. Definirea limbajului de specialitate.
Subiecte:
Comunicarea scrisă (activitatea de corespondenţă) a unei
întreprinderi pretinde ca, prin încadrarea sa în filozofia unităţii, să-i
ofere o imagine unitară în exterior, să-i reflecte personalitatea ca stil
şi ton.
Corespondență oficială – schimbul de scrisori dintre persoanele
juridice sau între cele fizice și cele juridice.
Corespondență economică – totalitatea scrisorilor dintre agenții
economici cu scopul de promovare a schimbărilor sau o noutăților
economice.
Corespondență
Inițierea relațiilor dintre persoanele fizice sau juridice;
Stabilirea relațiilor în scopul soluționării prolemelor ce
țin de interesele proprii;
Modificarea sau încetarea relațiilor din anumite
motive.
Obiective generale:
a informa sau a afla ceva; a explica sau a rectifica ceva; a motiva sau a influența; a afirma sau a dezaproba ceva; a admonesta sau a reclama pe cineva; a solicita sau a oferi ceva; a face comandă, a cumpăra ceva; a mulțumi pentru ceva; a felicita, a exprima condoleanțe etc.
Obiective particulare:
După natura emitentului: corespondență de afaceri privată (personală):
scrisori de felicitare, rezervări de hoteluri, abonamente
la ziare, scrisori de mulțumire, telegrame etc.
corespondență oficială: cereri de ofertă, oferte,
comenzi, reclamații, somații, contracte etc.
Criterii de clasificare:
După modul de întocmire: Documente tipizate:
Documente netipizate:
cereri de ofertă, oferte,
comenzi, reclamații, ordine,
contestații etc.
Criterii de clasificare:
După obiectul scrisorilor: Corespondență de solicitare: cererea de ofertă,
cererea oficială, comanda, demersul; Corespondența de dispoziție: ordinul, decizia,
dispoziția; Corespondența de informare: avizul, oferta, referatul,
darea de seamă, raportul, referința; Corespondența de constatare: actul, minuta, procesul-
verbal, încheierea;
Criterii de clasificare:
Corespondență însoțitoare de acte: scrisoarea de însoțire personalizată;
Corespondența de reclamare: reclamația, somația, scrisoarea de avertizare;
Corespondența doveditoare: certificatul, adeverința, delegația, chitanța, procura.
Criterii de clasificare:
Din punctul de vedere al intenției: Corespondența de inițiativă: cererea de ofertă, cererea
oficială, reclama etc.;
Corespondența de răspuns: cererea de ofertă bazată
pe ofertă, remedierea etc.;
Corespondența de revenire: avertizarea, reclamația
etc.
Criterii de clasificare:
După natura exemplarelor: Originalul
Copia simplă
Copia de pe original (mențiunile ”Copie”, ”L.S.”, ”S.S.”)
Duplicatul (mențiunea ”Duplicat”)
Extrasul (semnat, certificat cu ștampila unității)
Criterii de clasificare:
După modul de transmitere:
Corespondență telex (Serviciu de dactilografiere la distanță cu ajutorul
teleimprimatorului ◊ „Telex comercial.” I.B. 11 IV 74 p. 1. ◊ „Spre
deosebire de convorbirea telefonică, după cum bine vă este
cunoscut, telexul are avantajul că oferă un document scris,
înlăturând astfel posibilitatea eventualelor greșeli.” R.l. 8 II 75 p.
3.)
Criterii de clasificare:
După criteriile poștale sau regimul de circulație:
Corespondență simplă;
Corespondență cu indicații speciale (expres,
recomandat, cu confirmare de primire, cu răspuns
plătit etc.);
Corespondență cu regim special.
Criterii de clasificare:
Orice scrisoare sau act expediat de un funcţionar îl caracterizează în mod absolut atât pe el, cât şi imaginea firmei sau a companiei, incluzând:
- calitatea şi structura hârtiei folosite pentru redactarea scrisorii;
- culoarea ei; - dimensiunile; - calitatea design-ului grafic; - caracterul îngrijit al textului tipărit; - calitatea scrisului şi exprimarea mesajului. - modul de imprimare folosit.
Papetăria de birou – prima impresie despre partener
Modul de imprimare folositTipărirea - modul cel mai ieftin şi deci cel mai des utilizat de o unitate economicăGravarea - proces de lux şi scump, deoarece necesită o matrice specială din oţel. Se poate grava tipăritura pe ambele feţe ale hârtiei. Termografia - proces de prelucrare termică, ce face să se evidenţieze uşor cerneala, literele având un aspect asemănător cu gravura. Imprimarea în relief - evidenţiază proeminent de pe hârtie, putând fi perceput cu degetele. („scriere în orb”).Filigranul – desen de fond transparent, executat în procesul de producere a hârtiei.
Gravarea - proces de lux şi scump, deoarece necesită o matrice specială din oţel. Se poate grava tipăritura pe ambele feţe ale hârtiei.
Termografia - proces de prelucrare termică, ce face să se evidenţieze uşor cerneala, literele având un aspect asemănător cu gravura.
Imprimarea în relief - evidenţiază proeminent de pe hârtie, putând fi perceput cu degetele. („scriere în orb”).
Agent, agenţi – (aici): Persoană juridică sau fizică care înfăptuieşte anumite acţiuni din însărcinarea unei alte persoane, precum şi acţiuni de pregătire a unor tranzacţii, dar fără a avea dreptul să semneze actele (agent economic, agent diplomatic, agent fiscal, agent comercial). În ţările din Occident, relaţiile dintre agent şi persoana reprezentată se stabilesc în baza unui acord de agenţie ce determină caracterul şi volumul însărcinării pe care agentul se obligă s-o execute din contul şi în numele persoanei reprezentate. – Din lat. agens, -ntis, (-agere = „a face”).
biblioraft, bibliorafturi –Mapă de carton în care se păstrează acte sau scrisori oficiale clasificate conform unor criterii. – Din fr. bibliorhapte, gr. biblos. („Scoarţa de papirus”) + „rhaptein” („a coase”).
bruion, bruioane –Lucrare scrisă provizoriu, în prima redactare. – Ciornă, concept, schiţă. Din fr. brouillon.
Limbaj de specialitate
clasor, clasoare – 1. Mapă, album, cutie etc. în care se păstrează documente clasate. 2. Carnet cu file pregătite special, în care filateliştii îşi păstrează mărcile poştale. – Din fr. classeur.
dresa (a)– (aici): A redacta un act, un Proces-verbal. – Din fr. dresser. dezirabil, dezirabilă, dezirabili, -le – Care corespunde dorinţei, care stârneşte
dorinţa. – Din fr. désirable. înscris, înscrisuri – Act, document. obiectiv, obiective – (Aici): Ceea ce urmează să fie realizat, construit (ex.
realizarea unei oferte, încheierea unui contract). Scop, ţel, ţintă. Din fr. obiectif. rigoare, rigori – Asprime, severitate; principii severe, stricte. „De rigoare” –
cerut de o anumită împrejurare. „La rigoare” = în caz de extremă necesitate, la mare nevoie. – Din fr. rigueur, it. rigore, lat. rigos, -oris.
sista (a) – A întrerupe, a opri, a suspenda o activitate. – Din lat. sistere, germ. sistieren.
Limbaj de specialitate
design, designuri – 1. Estetică industrială modernă. 2. Disciplină care urmăreşte îmbinarea frumosului cu utilul în industrie.
ocru – Culoare galbenă-brună. Din fr. ocre font, fonturi – Modalitate de prezentare şi prelucrare pe monitor sau pe
hârtie a formei, a stilului şi a mărimii unei litere; tip de literă. tria, triez – A selecţiona şi a clasa ceva după anumite criterii. Din fr. trier. investi, investesc – A face o investiţie; a plasa un fond, un capital într-o
întreprindere. Din fr. investir, lat. investire. învesti, învestesc – A acorda unei persoane în mod oficial un drept, o
demnitate. Din fr. investir, lat. investire. deferent, deferenţi, -te – Care dă dovadă de deferenţă, respectuos;
condescendent (binevoitor). Din fr. deferent, lat. deferens, -ntis.
Limbaj de specialitate