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SISTEMAS DE GESTÃO DOCUMENTAL COM WORKFLOWJOANA VILARIÇA MIGUEL LIMA PROJETO DE SERVIÇOS E RECURSOS DE INFORMAÇÃO BLOGUE: HTTP://PSRI1516G2.BLOGSPOT.PT/
CONTEÚDO
• Tabela Comparativa• Softwares estudados • Fundamentação da escolha
TABELA COMPARATIVA
SOFTWARES ESTUDADOS
M-FILES• Direcionado a grandes empresas • Excelente integração com o Windows• Fácil de aprender e usar -> intuitivo • Suporta todos os aplicativos do Windows tais como o Office, Word ou
Excel, CAD, soluções de contabilidade, faturação e Stocks.• Permite a gestão e controlo de versões dos documentos e o seu histórico.
• Apenas disponível na versão comercial. Muito bom mas também caro.• Excede as necessidades do GGQ
PHC CONTROL DOC
• Bastante completo e complexo Elevado fluxo documental• Disponível em modulo para ser usado com o software original
PHC Muito caro• Compatível com scanners para transformação rápida de
suporte • As gamas Advanced e Enterprise possuem a funcionalidade
do workflow organizacional
MYTHO
• Muito complexo grandes empresas • Apenas disponível versão comercial • Foi idealizado para ser usado com o software Primavera
Muito caro• SGD profissional excedendo largamente os requisitos do GGQ
CLICKDOC
• Arquivos, bibliotecas e centros de documentação • Programadores tiveram em conta as recomendações da
Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e da Biblioteca / Torre do Tombo• É dividido em “módulos” torna-se pouco prático
NUXEO
• Gratuito, opção de subscrição comercial para apoio técnico.
• Curva de aprendizagem elevada apesar dos documentos de apoio
• Possibilidade de criação de vários projetos e aplicações
• Para instalação é necessário o Visual C++ Redistributable for
Visual Studio 2012
FILEDOC
• Grandes volumes documentais, ambientes exigentes• Composto por módulos que cumprem objetivos destintos• Bastante completo, grandes empresas com necessidades
avançadas como leitura de código de barras ou assinatura digital • Excede consideravelmente as expetativas
IDOK
• Simples
• Pouca intuitividade
• Apropriado para instituições com serviço de expediente, ou seja, registo de documentos, entradas, saídas e faturas
• Difícil de usar e frustrante uma vez que os “ícones”, por vezes, não respondem
MOREDOC
• Disponível em versão comercial e gratuita• Simples e de fácil utilização. Produzido para gestão de
expediente das organizações • A versão comunitária perde importantes funcionalidades
como associar um dossiê ao documento, gestão de dossiês, gestão de permissões e gestão de entidades
LOGICALDOC
• Intuitivo
• Empresas com elevado volume documental
• Bastante completo na versão comercial
• Perde muitas funcionalidades na versão gratuitas
OPENDOCMAN
• Acessível • Simples em demasia• Possibilidade de adicionar plugins mas maior parte destes
requerem pagamento
FUNDAMENTAÇÃO DA ESCOLHA • Grande flexibilidade e durabilidade• Criação / gestão de versões – simples e praticas• Integração com as aplicações do Microsoft Office ou Google Docs • Bastante simples e intuitivo • Interface simples e bastante funcional• Vai de encontro às necessidades do GGQ• Disponível em versões comunitárias e profissional (MoreData)• Revela uma curva de aprendizagem bastante agradável• Workflows pré-definidos
• Simulação de um workflow (parte 1)• Simulação de um workflow (parte 2)