３－８ コーポレートカード

１．導入の目的

本学では，物品購入等において，立替払いをしなければ教育研究等の業務遂行に支障を生じ

る場合には，教職員が一時的にその代金を立て替えることが認められています。

しかし，立替払いを認めることにより，一時的ではありますが，個人負担を避けて通ること

ができませんでした。また，立替払いを行った者が請求手続きを行わない限り，大学として債

務を認識することができませんでした。

国立大学法人北海道大学コーポレートカード（以下「カード」という。）を導入することに

より，立替払いの経費精算はキャッシュレス化され，教職員に個人負担を強いることなく利便

性の向上を図ることができます。同時に，立替払い請求者及び取引先に支払う際に生じていた

振込手数料が，カード発行元のカード会社一社に集約されることにより，削減されます。また，

経費精算が迅速化されることにより，債務を早期に認識することが可能となります。

以上のようなメリットからコーポレートカードを導入しています。

２．コーポレートカードについて

（１）カードは，本学と利用契約を締結したカード会社が発行するクレジットカードで，本学の

業務遂行上必要な経費の支払いに使用することが可能なカードです。

（２）職員毎に個人名で発行され，個人のサインで利用するカードです。

（３）決済方式は公私分離決済方式を採用しており，カードを利用する者カード利用者（以下「利

用者」という。）がは利用明細公私分離請求仕訳サービスを用いて，利用明細を公費利用分

又は私費利用分に仕訳する必要がありますことで請求先が変わります。

（４）公費利用分は，請求が大学に対して行われるため大学の予算からカード会社に支払われま

すが，私費利用分は，利用者個人の銀行口座等（銀行・郵便局等）から引き落とされる仕組

みですので，引落用口座の登録及び個人審査が必要になります。

（５）カードの導入により，本学の業務遂行のために必要となる物品購入等に際しては，個人の

クレジットカードを利用することなく，本カードを利用するものとしますので，コーポレー

トカードを取得してください。

３．カードの概要等

①名称 北海道大学コーポレートカード

②カード種類／国際ブランド 「UC － VISA カード，UC － Master カード」（選択）

全世界のVISA またはMaster 加盟店で利用可能

③カードデザイン

北海道大学カード（北海道大学連合同窓会）と共通のデザイ

ンのコーポレートゴールドカード

〔印字：Hokkaido University Corporate〕

④年会費 無料

⑤利用可能枠限度額 １か月（月の初日から末日まで）100万円（必要に応じ変更

可）（５.（３）を参照）

⑥利用用途 公費に限定（５.（２）を参照）

⑥⑦決済方式法

公私分離決済方式会社決済型

公費分の利用については，毎月，本学の支払口座からカー

ド会社に支払い，私費分の利用については，個人の金融機

関口座から引落

⑦⑧支払方法

１回払 公費利用分：本学の口座から振込（利用月の翌月末）

私費利用分：個人口座から自動引落（利用月の翌々

月５日）

⑧キャッシング・ローン機能 なし

⑨ポイントプログラム 私費利用分のみ1,000円につき１ポイント付与

⑩取次手数料 なし

⑪⑨各種保険

海外旅行傷害保険サービス（自動付帯）

国内旅行傷害保険サービス（カード利用条件付自動付帯）

ショッピング補償保険（カード利用購入条件付自動付帯）

※ 各種保険の詳細につきましては，カードと共にカード会社から送付される「被保険者証」

をご参照願います。

４．利用申請

（１）カードの利用を希望する者は，所属部局等の会計担当（会計，経理，用度等をいう。）担

当に申し出の上，「コーポレートカード使用者届」に必要事項を記入し，利用者の氏名，生

年月日，現住所が確認できる資料（運転免許証又は健康保険者証等のコピー）を添付して，

直接，財務部経理課（経理担当）に提出してください。

（２）カードは，財務部経理課へ提出後２～３週間程度で自宅へ送付されます。カード裏面の署

名欄に記名の上，利用を開始してください。

（３）利用者の名簿管理（入会・退会・異動）は，財務部経理課（経理担当）が行います。

会員規約は，カードと一緒に送付されますので，必ずお読みください。

なお，会員規約中，次の条項については，本学の契約において次のように定められていま

す。

① 第５条に定める年会費は免除

② 第７条に定める利用可能枠は，１か月当たり100万円を限度とする

③ 第15条第４項に定めるカードの再発行手数料は免除

※ 申請からカード発行までの流れについては，「別図１」を参照願います。

５．利用の範囲等

（１）利用対象者

① 役員

② 規則第11条に規定する予算部局の長から予算を配分された者

③ その他総長が認めた者

（２）利用の範囲

ア．公費によるカードの利用範囲は，業務遂行のために必要とする物品等の購入等で，利用

者が予算の配分を受け，使用可能な予算及びカード利用可能枠限度額の範囲内において，

次に掲げるものに限り利用することができます。ただし，原則として，売掛（代金後払い

で売ること）での取引が可能な業者への利用は認められません。

① 学会参加費，年会費，その他の会費

② 会議室等の借料，講習会等の受講料，論文投稿料，掲載料，別刷り代

③ 店頭販売及びインターネット販売でしか物品の購入，役務の提供を受けられないとき

④ カード決済でなければ，購入等ができないとき

⑤ カード決済が可能な，外国への支払い

※ 外国の業者等（取引先）に発注・支払する場合は，１件の契約金額が100万円未満

の案件について，特例として教員が発注することを認めておりますが，外国への支払

いをコーポレートカードで行うことで送金手数料等を削減することができますので，

期中において決済決算可能な場合にはコーポレートカードの使用を推奨します。

⑥ 出張先でのレンタカー代，有料道路通行料，ガソリン代，タクシー代などの交通費等

イ．私費によるカードの利用範囲については，カード利用限度額の範囲内，かつ，社会通念

上問題のない範囲で，自己責任でのご利用をお願いします。

利用者は，上記に掲げるもの以外の利用が必要となった場合は，財務部調達課（経費精

算担当）に相談してください。

※注１ 原則として，公費のみの利用となっております。売掛（代金後払いで売ること）で

の取引が可能な業者への利用は認められません。

注２ カードは，ただし，公費利用分と私費利用分が混在する場合（学会参加費に食事代，

ホテル代金が含まれている場合）についてはも利用することができます。

（３）利用可能枠及び利用限度額

カードの利用可能枠限度額は，１か月（月の初日から末日まで）100万円までとします。

実際に利用できる金額（利用可能額）＝利用可能枠－カード利用額（未払い分）となりま

す。（例：30万円分のカード利用をした場合，30万円がカード会社に支払いされるまでは

70万円（＝100万円－30万円）が利用可能額になります。）

なおただし，特別の事由により利用可能枠限度額を超えて利用しなければ，教育研究等の

業務遂行に支障を生じる場合で総長が必要と認めた場合には，一時的に利用可能枠限度額を

増額することができます。ただしなお，一回当たりの利用限度額は，教員発注限度額の範囲

以内とします。

また，利用可能枠限度額の変更増額を必要とする場合は，事前に財務部経理課経理担当へ

ご相談願います。

（４）利用上の制限

補助金，委託費等の経費については，支出額を確定しなければならない時期，実績報告書

の提出期限により利用期間に制限を設けなければならないものがあります。そのため，以下

のとおり利用期限を設定いたします。

ア．執行期限に定めのある経費のカード利用期限

・支払日が経費精算手続き（公私分離仕訳並びに領収書等関係証拠書類の提出）の翌月

となることを勘案し，１月末日を利用期限とします。ただし，２月末日までに経費精

算手続きが完了できる場合に限り，２月までの利用を可能とします。

・カード利用期限以降～年度末までの執行に当たっては，現金払いによる立替にて執行

願います。

・なお，上記利用期限は３月末日までに支払いを終了させなければならない経費につい

ての取扱いであり，支払期限が異なる経費の場合，利用期限や精算手続き時期も異な

ってきますのでご留意願います。

イ．執行期限に定めのない経費のカード利用期限

・年度内にコーポレートカードを利用した経費については３月末日までに精算手続きを

行ってください。

・３月末同日までに精算手続きが行えない場合は決算業務に影響を及ぼすこととなりま

すので，精算手続きを完了させることが可能か否かを考慮のうえご利用ください。

なお，利用に際して不明な点がある場合は，事前に所属部局等の会計（経理）担当へご相

談ください。

６．精算手続き

（１）利用明細公私分離請求仕訳サービス

カードを利用したときは，「利用明細公私分離請求仕訳サービス」からメールにより公私

の分離仕訳可能通知がありますので，利用者は，速やかに公費利用分，私費利用分の仕訳処

理を行ってください。私費利用分に仕訳された利用金額は，仕訳データが承認された月の仕

訳を行った翌々月の５日に各個人の口座から引き落とされます。

（カードが発行されましたら，指定のURL;https://www.reflo.biz/r2/login/hokkaido_university/か

ら職員番号と初期パスワードでログインし，画面右上の『個人設定』または，画面左メニューの

『ToDo』の『パスワードを変更』をクリックして個人設定画面に入り，所属・メールアドレスの

変更登録をすることにより，利用明細公私分離請求仕訳サービスの利用が可能となります。

学内からアクセスされる場合には，平成20年７月からＳＳＯシステムにメニューを追加設定する

ことにより，アクセスすることができます。）

（２）公費利用分精算請求の手続き

公費利用分の仕訳と同時に，「国立大学法人北海道大学会計実施基準（会計業務マニュア

ル）」３－７立替払の別紙様式第12号「立替払請求書兼コーポレートカード精算書」に，請

求仕訳サービスの「公費処理分」画面を印刷したもの，内訳の分かる領収書等と，財務会計

システムで作成した及び購入依頼書等を添付して速やかに精算してください。（領収書，利

用控等は，宛名，日付入りのものを徴取してください。）

また，関係証拠書類等が日本語で明記されていない場合（海外で開催される学会で，英文

等で記載されているもの）は，関係部分に係る和訳を添付してください。

なお，物品，役務の提供等については所属部局等の会計担当を経由し財務部調達課へ，図

書については所属部局等の図書担当（図書担当がない場合は会計担当）を経由し附属図書館

へ「立替払請求書兼コーポレートカード精算書」を，それぞれ提出してください。

※ 請求仕訳サービス上の仕訳のみを行っていても，上記書類の提出がなければ，精算は完了

しません（請求仕訳サービス上，承認されません）ので，ご留意願います。

※ コーポレートカード利用の流れについては，「別図２」を参照願います。

（３）公私分離の仕訳期限

利用者は，公私分離の仕訳処理を，次の期日までに行ってください。期日までに行わなか

った場合は，カード利用代金の全額が私費利用分として処理されます。

① 月の初日から10日までの間にカードを利用した場合 ・・・・ 翌月の末日

② 月の11日から末日までの間にカードを利用した場合 ・・・・ 翌々月の末日

（４）精算請求の期限

カード利用後は，速やかに精算してください。

ただし，海外出張，長期病欠等のやむを得ない理由により不在期間が１か月を超え，精算

が行えないことが予想される場合は，事前に所属部局等の会計担当へ確認してください。

※ 利用から精算までの所要日数は，「別図３」を参照願います。

（５）精算請求における留意事項

精算請求を行う場合には，「立替払マニュアル」を準用しますので，参照願います。

URL;http://north.finance.hokudai.ac.jp/~chotatsu/gakunai/index02.html

北大HP → 教職員向け→ 教職員向け調達情報

７．カードの不正利用等

次の各号に当たる場合は，不正利用となりますので充分留意願います。

① 公費利用において，５.(2)に定める利用範囲以外の利用を行った場合

② 公費利用において，当該利用者に配分された予算額を超えて利用した場合

③ 私費利用において，本学が負担すべき金額として処理した場合

④ 本人（カード名義人）以外に利用させた場合

⑤ 本学が定める規定，カード会社が定める規約等に違反してカードを利用した場合

⑥ その他，本取扱に違反し利用をした場合

８．利用者資格の取消等

（１）不正利用があった場合は，カード利用の資格を取り消し又は停止します。

（２）前号により利用資格を取り消された場合は，直ちにカードを財務部経理課経理担当に返却

しなければなりません。回収します。

（３）不正利用により，本学がカード会社に支払った金額があるときは，当該利用者はその金額

を直ちに弁済しなければなりません。

９．利用者の責務

（１）利用者は，カードを適正に利用するとともに，善良な管理者の注意をもって管理・保管し

なければなりません。

（２）カード利用後は，公費利用分・私費利用分の仕訳処理を速やかに行うとともに，私費利用

分については，利用者の銀行預金口座等からの引落しが不能となることがないよう留意しな

ければなりません。

（３）利用者は，(2)の仕訳処理を指定期日までに行わなかったことにより，利用額の一部又は

全部が利用者の銀行預金口座等から引落されても，返還の請求はできません。

10．カードの紛失及び盗難等

カードの紛失，盗難，詐取もしくは横領により，他人に不正利用された場合は，その利用代

金の全額について，利用者が支払の責を負うことになりますので，厳重な管理をしてください。

ただし，利用者が直ちに次に掲げる全ての措置を執った場合には，カード会社が補填する範

囲内においてその責を免じられます。

（１）カード会社への連絡及び書面による所定の届出を完了したとき

なお，カードの再発行を必要とする場合は，カード会社への届出の際にその旨を伝えて下

さい。

【連絡先】UC コミュニケーションセンターTEL 03-5531-6200

（２） 寄りの警察署への届出を完了したとき

（３）財務部経理課（経理担当TEL 706-2055）への連絡を完了したとき（当該日が休日の場合に

は，次の平日とします）

ＵＣコーポレート会員規約・カード使用者規約（抜粋）

第15条（カードの盗難・紛失の場合の責任と損害のてん補）

１．万一カード使用者がカードを盗難，詐取もしくは横領（以下「盗難」と総称します。）さ

れ，または紛失した場合は，速やかに当社あて電話等により届出のうえ，所定の喪失届を提

出していただくと共に，所轄警察署へもお届けいただきます。

２．カードの盗難・紛失により第三者に不正使用された場合，その代金等の支払いはカード使

用者の責任となります。

３．ただし，前項によりカード使用者が被る損害は，次に掲げる場合を除き当社が全額てん補

します。

（イ）法人会員及びカード使用者の共同またはいずれかによる故意または重大な過失に起因す

る場合。

（ロ）法人会員の役職員またはカード使用者自らの行為もしくは加担した盗難の場合。

（ハ）カード使用者の家族，同居人，留守人その他のカード使用者の委託を受けて身の回りの

世話をする者など，カード使用者の関係者の自らの行為もしくは加担した盗難の場合。

（ニ）第４条第４項に違反して第三者にカードを使用された場合。

（ホ）当社が法人会員またはカード使用者のいずれかより盗難・紛失の通知を受理した日から

61日以前に生じた不正使用の場合。

（ヘ）戦争，地震等による著しい秩序の混乱に乗じてなされた不正使用の場合。

（ト）本規約に違反している状況において盗難・紛失が生じた場合。

（チ）法人会員またはカード使用者が当社の請求する書類を提出しない場合，提出した書類に

不正の表示をした場合，または被害調査に協力をしない場合。

（リ）カード使用の際，登録した暗証番号が使用された場合。ただし，当社に責がある場合は

除きます。

11．利用者の異動，氏名変更等

利用者に係る次の事由が発生したときは，所定の用紙に記入の上，速やかに財務部経理課（経

理担当）へ提出してください（用紙は所属部局等の会計担当に用意してあります）。

なお，(1)の事由の場合には，必ずカードを財務部経理課（経理担当）へ返却してください。

（１）他大学等への転出，出向及び退職した場合は，別紙様式第１号「北海道大学コーポレート

カード会員退会届」

（２）氏名，住所及び銀行口座の変更等があった場合は，別紙様式第２号「カード利用者諸変更

届」（カード会社指定書式）

（３）学内異動があった場合は，別紙様式第３２号「学内異動届」

別図１

※ カードの発行は，通常の場合，申込書提出から２～３週間程度かかります。

カード会社UC

北海道大学コーポレートカード（法人カード）申込みから発行までのフロー図

北海道大学職員（申請者）

北海道大学所属部局等の会計担当

北海道大学財務部経理課

経理担当

①利用の申し出

②利用申込書（使用者届）の交付

③利用申込書（使用者届）に　必要事項を記入し提出

⑤カード送付

④記載内容を確認し送付

・資格審査・個人の引落口座登録・確認

別図２

【教員発注の場合】

カードの利用

財務会計

システム

請求仕訳

サービス

北海道大学

・財務部調達課

・図書館情報管理課

・北海道大学病院管理課

・函館キャンパス事務部

カード会社

①カードの利用

（公費分・私費分）

北海道大学コーポレートカード利用時のフロー図

②利用控・領収書

③売上データ票

④支払

【購入依頼】

⑦経費精算（公費分）

購入依頼書等

立替払請求書兼コーポレートカード精算書

利用控・領収書添付

関係証拠書類送付

加盟店

（国内・海外）職員（利用者）

⑪⑩公費分支払（振込）

利用月の翌月末支払

⑩⑨利用代金明細書（公費分）

公私分離仕訳システム

別図３

【例：カード利用が１月〔1/1-1/31〕の場合】

５月

①加盟店からの売上データは翌日以降*注

に送られてきますので，請求仕訳システムでの精算及び関係書類の　提出は遅滞なく行ってください。

②利用上の注意　補助金、委託費等の経費については、支出額を確定しなければならない時期、報告書の提出期限により、　利用期間に制限を設けなければならないものもあり、経費ごとに条件が異なるので、案件ごとに注意が　必要となります。（年度変わりの場合にも注意が必要です。）

③支払日　公費の支払日　･･････ 公私分離仕訳日公私仕訳承認月の翌月末日　私費の支払日　･･････ 公私分離仕訳日公私仕訳承認月の翌々月５日

【強制仕訳の場合】５月

1/1～1/10

※指定期日までに仕訳されない場合は、全額私費として処理されます。

カード利　用期　間

１月 ２月

利用から精算までの所要日数

　＊注　一般的には翌日ですが、加盟店によっては週に1回､月に１回請求する加盟店があります。

（３月末日

）

公費支払

（４月５日

）

私費支払

（３月５日

）

私費支払

３月 ４月

利用・仕訳

・承認期間

３月 ４月

カード利用期間

１月利用分の仕訳・承認期間（２月末日まで）

注意：カード会社から直接本人にメール通知が来ます。1/11～1/31利用分は、3月末までに精算しないでいると全額私費として整理され、5/5に個人口座から自動引落されます。

（４月５日

）

強制仕訳支払

（５月５日

）

強制仕訳支払

（２月末日

）

強制仕訳

（３月末日

）

強制仕訳

注意：カード会社から直接本人にメール通知が来ます。1/1～1/10利用分は、2月末までに精算しないでいると全額私費として整理され、4/5に個人口座から自動引落されます。

A利用月に承認

Ｂ利用月の翌月に承認

強制仕訳

（２月末日

）

公費支払

１月 ２月

仕訳及び承認期間

仕訳及び承認期間

1/11～1/31

カード利　用期　間

様式第１号

北海道大学コーポレートカード会員退会届

平成 年 月 日 管 理 責 任 者 殿 下記事由により，北海道大学コーポレートカード会員を退会したいので，カード を添えて届出いたします。 事 由 ； １．他大学等への転出 ２．出 向 ３．退 職 ４．その他（ ） 該当する番号に○をつけてください。 所 属 役職名 氏 名 印

様式第２号

　　　　年　　　月　　　日

所属部課 氏名

連絡先 （　　　　　　　　）（　　　　　　　　）（　　　　　　　　）

下記の通り登録内容の変更を届出致します。

以下ご記入された部分のみ変更の対象となりますのでご注意ください。

〔変更する項目の番号に○印をつけ、変更内容をご記入ください〕

←19文字以内

〒

ＴＥＬ （ ） （ ） （ ） 携帯等 （ ） （ ） （ ）

CSコサ-1-X960-2 08.07改

年　　　月　　　日預金口座振替依頼書

自動払込利用申込書（　収　・　加　）

（コーポレートカード・カード使用者用）

１．普通・総合

２．当座

通帳番号（右からつめてご記入ください）

の

お電話 （ ） （ ） （ ）

会社コード

法人コード

オンライン入力日 照査 入力

注１）お名前欄はフリガナ・ロ－マ字欄とも姓・名の間に１スペ－ス空白をお入れください。

注２）変更後のカードが届き次第、お手元のカードは切り込みを入れて破棄してください。

注３）氏名変更時は下記の預金口座振替依頼書も必ずご記入・ご捺印ください。

　再製

写真

クレジットカード

ＥＴＣカード

写真付カード　

日中のご連絡先（電話番号）

ａ．無　　ｂ．有→右欄を記入下さい

会員番号

（ﾛｰﾏ字）

有り　・　無し

1

氏　名(自署)

0

ﾌﾘｶﾞﾅ

ゆうち

ょ銀行

２．

6

〒135-8601東京都港区台場2-3-2ﾕｰｼｰｶｰﾄﾞ株式会社事務センター・口座課口座修正係UC担当

払込先口座番号 ００１７０－９－６４６３４

3

0 0

種目コード

0

支店コード

本店支店

出張所

要　・　不要

（フリガナ）

金融機関届出印（またはサイン）

お支払指定口座の変更及び氏名変更時は以下の預金口座振替依頼書をご記入ください。

払込先加入者名

金融機関コード

御中

ユーシーカード株式会社

口座番号

通帳記号

0

コーポレート会員用

企業名

0

0

0カード使用者諸変更届

カード使用者名

5

（ﾌﾘｶﾞﾅ）

ＥＴＣカ－ド有無

印鑑照合

0U

C

使

用

欄

不備返送先

金融機関

使用欄

（不備返却事由）1.届出印相違　　2.印鑑不鮮明3.該当口座なし　4.口座番号相違5.口座名義相違6.その他（　　 　　　）

検印

振替日・払込日　毎月5日（休業日の場合は翌営業日）

必須ご記入欄

1 3

1

役職名

収納企業名

6

１．ユーシーカード株式会社

私が上記収納企業（以下「甲」という）から請求された金額を甲に支払うについては、貴行・貴金庫・

貴組合（以下総称して「乙」という）における私名義の右記口座から当該金額を引落しの上支払わ

れたく、下記事項確約の上依頼します。（ゆうちょ銀行の自動払込みを除く）

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　記

１．甲の私に対する請求金額を記載した引落依頼書が甲から乙に送付された場合は、甲の指定す

る日（当日が金融機関休業日の場合は翌営業日）に当該金額を右記口座より、乙の普通預金規定

または当座勘定規定等にかかわらず、普通預金通帳、同払戻請求書または当座小切手なしで引

落しのうえ、甲の口座へお振込みください。

２．万一、支払日に私の指定した口座の残高が不足し、甲から送付された引落依頼書の金額の全

部を引落しできない場合は、私に通知することなく引落依頼書を甲に返戻されても、また乙任意の

金額を支払日以降任意の日に引落しのうえ、振込資金の一部に充当されても異議ありません。

３．この契約を解除するときは、私から乙に書面により届出ます。なお、この届出がないまま長期間

にわたり、甲から請求がない等相当の事由があるときは、とくに申出をしない限り乙はこの契約が

終了したものとして取扱ってさしつかえありません。

４．後日、本取扱いに関し万一紛議を生じた場合は、乙の責によるものを除き、乙に対して迷惑損

害をかけません。

※ゆうちょ銀行をご指定の場合は自動払込み規定が適用されます。　　　　　 　　　　　　以上

会員番号

口座名義人

1

契約種別コード

民間金融機関

要　・　不要

銀行・信金信組・労金農協・漁協

預金種目

UC使用欄

国立大学法人 北海道大学

←19文字以内

－

財務部経理課

【記　入　後　 　重　要】

00

3 9

（ﾌﾘｶﾞﾅ）

自宅住所

5お支払指定

口座

法人コード

連絡担当者

社員番号（職員番号）4

3

2

お名前

（ﾌﾘｶﾞﾅ）

印

印

ど

ち

ら

か

一

つ

を

ご

指

定

く

だ

さ

い

。な

お

一

部

指

定

で

き

な

い

金

融

機

関

が

ご

ざ

い

ま

す

。

附日局

付

受 印

必ずお申し込みご本人の口座をご記入ください。

金融機関のお届印をご捺印ください

。

（サイン取引の方はサインをお願いします

。

）

株式会社　クレディセゾン　行(ＵＣカード)

注１）注２）

注３）

様式第３２号

学 内 異 動 届

平成 年 月 日 管 理 責 任 者 殿 平成 年 月 日付けで学内異動がありましたので，届出いたします。 新

所 属 部 局 等 名

旧

所 属 部 局 等 名

所 属 役職名 氏 名 印