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A digitalização dos processos de obra particulares no Arquivo Municipal de Lisboa
2007-2014
3 de outubro 2014 Paulo Batista e Inês Viegas
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Série de processos de obra de edifícios particulares de Lisboa
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Cineteatro Monumental Negativo de gelatina e prata em vidro (195?), de António Passaporte.
Arquivo Municipal de Lisboa - Fotográfico
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Série de processos de obra de edifícios particulares de Lisboa
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Cineteatro Monumental Processo de construção: alçado sobre a praça Duque de Saldanha (1944),
de Raúl Rodrigues Lima.Arquivo Municipal de Lisboa – bairro da Liberdade
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Série de processos de obra de edifícios particulares de Lisboa
Dimensão: 68.000Volumes: 270.000 Processos: 2.650.000M/L: 6.200
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Identificação
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Tipologias
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Clientes
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Digitalização
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Índice em suporte papel
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Índice digital
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• Modernização autárquica;
• Mudanças organizacionais;
• Melhoria de fluxos de trabalho;
• Melhoria na qualidade dos serviços prestados aos munícipes,
empresas e clientes;
• Partilha célere da informação;
• Disponibilidade do acesso dessa informação por parte do público;
• Preservação documental e digital.
Fatores determinantes na escolha do Projeto de Digitalização:
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Porquê digitalizar?
• Qualidade de resultados;
• Substituir a fotocópia tradicional pela impressão digital;
• Garantir a total segurança e integridade, evitando a manipulação;
• Simplificação de procedimentos;
• Facilitar o acesso à informação eletronicamente;
• Permitir que todos possam aceder em simultâneo a toda a
informação através da Intranet;
• Permitir o atendimento em tempo ao cidadão.
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O circuito dos pedidos de reprodução
• Circuito 1 - Pedido de Consulta
• Circuito 2 - Pedido de Reprodução
• Circuito 3 - Pedido de Certidão
• Circuito 4 - Pedido de Requisição
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Pedido formulado
Digital
SimNão
FornecerReprodução
imediata
Descrição prévia
Selecção detipologias
Digitalização
Entrega da reprodução
1 - Consulta/ Reprodução/ Certidão
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Pedido formulado
Pelo serviço
Digital
SimNão
Consulta no serviço
Fornecer documento original ou digitalizar em 48h
2 - Requisição
Consulta no serviço
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Resultados e Conclusão
• Gestão estratégia integrada na Instituição;
• Colaboradores;
• O utilizador foi fundamental;
• Série mais consultada com características únicas;
• Impacto interno e externo;
• Alavanca para outras instituições;
• Realização de requisições via on-line;
• O acesso à pesquisa simples e/ou avançada.
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• Acesso a um índice eletrónico digital;
• Taxa de redução de saída de processos de
obra
em suporte de papel;
• Redução da circulação de documentos originais;
• O acesso às imagens digitais, é restrito aos
técnicos;
• Processo Contínuo.
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Resultados e Conclusão (cont.)
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Número de Digitalizações e Impressões realizadas2007 a 2014
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Criar Imprimir CD2005 1349 0 02006 254916 37969 02007 340182 42912 02008 387306 60130 02009 369425 41607 02010 291056 35562 582011 263678 7632 372022012 273849 6034 269402013 206385 2869 201042014 143589 1817 15757
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Vantagens
Melhoria da prestação de serviço aos cidadãos e às empresas;
Modernização da autarquia grande impacto na organização interna;
Qualificação dos recursos humanos;
Análise simultânea por vários técnicos;
Redução no tempo de resposta; (imag)
Racionalização dos sistemas documentais;
Uniformização de procedimentos e linguagens;
Gestão integrada, eficaz e eficiente.
Análise da largura de banda de rede;
Capacidade de armazenamento dos servidores;
Dificuldades relativas ao passivo acumulado;
Falta de R. H.
Desvantagens
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MUITO OBRIGADO
pela vossa atenção!
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