![Page 1: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022071010/5fc889cbc89c4d740178fe5b/html5/thumbnails/1.jpg)
คมอการประยกตใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสกบงานบรหารทวไป .................
การจดการความรของสานกเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร
จดทาโดย สานกเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร
กรกฎาคม ๒๕๕๗
![Page 2: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022071010/5fc889cbc89c4d740178fe5b/html5/thumbnails/2.jpg)
๒คมอการประยกตใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกสกบงานบรหารทวไป
**************** ๑. เรองมาตรฐานงานดานงานสารบรรณ สาหรบระบบสารบรรณอเลกทรอนกส การรบหนงสอ
๑. เมอมหนงสอเขา เจาพนกงานธรการสานกฯ ลงทะเบยนรบหนงสอจากนนนาเขาหนงสอและ
เอกสารแนบทกแผนใหเปนในรปแบบเอกสารอเลกทรอนกสไฟลนามสกล .pdf ยกเวน : กรณเรงดวน และทราบภารกจนน ๆ วามผรบผดชอบชดเจนใหสงเรองในระบบใหเจา
พนกงานกลมงานฯ หลงจากนน ดาเนนการสงหนงสอ ดงน
๑.๑ นาสงเรองในระบบ และพมพเอกสารใหผอานวยการสานกฯ ลงนามมอบหมายงานและใหกลมงานดาเนนการ แลว Scan ใบทผอานวยการสานกฯ ลงนามเขาจดเกบในระบบเพมในเรองเดม พรอมทงนาสงเรองในระบบใหกลมงานฯ ทรบผดชอบดาเนนการ สวนเอกสารฉบบจรงนาสงใหภายหลงเมอผอานวยการสานกลงนามแลว
๑.๒ กรณเปนหนงสอเชญประชมรายบคคล ใหนาสงเขากลมงานฯ ทสงกด แลวกลมงานฯ สงใหผปฏบตตอไป
๑.๓ กรณเปนหนงสอรบจากภายนอกทรบจากสานกบรหารงานกลาง ใหเจาพนกงานธรการสานกฯ Scan เขาเอกสารทกแผน เนองจากสานกบรหารงานกลางจะนาเขา แคหนงสอใบแรกเทานน และตรวจสอบความถกตองครบถวน
![Page 3: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022071010/5fc889cbc89c4d740178fe5b/html5/thumbnails/3.jpg)
๓๒. เจาพนกงานธรการกลมงาน รบหนงสอเขาในระบบและลงทะเบยนรบกลมงาน จากนนนา
หนงสอสงผบงคบบญชากลมงานพจารณามอบหมายงานใหผปฏบตงานดาเนนการ พรอมเซนชอลงนาม
การสงหนงสอ
๑. เมอผปฏบตงานจดทาบนทก/หนงสอ ทมเอกสารแนบ สงผบงคบบญชากลมงาน ตรวจสอบความถกตองของบนทก/หนงสอ และเอกสารแนบ แลวลงนาม สงใหเจาพนกงานธรการกลมงาน ลงทะเบยนสงหนงสอกลมงาน
๒. เจาพนกงานธรการกลมงาน นาสงเอกสารฉบบจรงใหผอานวยการสานกฯ ลงนาม เจาพนกงานธรการสานกฯ ออกเลขทะเบยนหนงสอสงของสานกฯ Scan เขาระบบนาเขาหนงสอทผอานวยการสานกฯ ลงนามแลว
๓. ระบบเปนเอกสารอเลกทรอนกส มบนทก/หนงสอ และเอกสารแนบ ทกแผน และตองใสชอเจาของเรองทในชองหมายเหต ตามรปแบบ ในชองหมายเหต “เจาของเรอง : ชอ-นามสกล ชอกลมงาน เบอรโทร ๔ หลก” เชน เจาของเรอง : นายสมชาย ชยเชษฐดารงกล กลมงานวทยาการคอมพวเตอร โทร.๙๒๗๑ พรอมทงตรวจสอบความครบถวนของเอกสาร แลวนาสงเรองในระบบใหสานกฯ ทตองการสงตามเอกสาร
กรณทตองสงฉบบจรง ตองจดเกบเปนเอกสารอเลกทรอนกสทกแผนเชนเดยวกน เชนเอกสารสาคญสงสานกการคลงและงบประมาณ หนงสอสงหนวยงานภายนอก หรอเรองอน ๆ ทเจาของเรองระบ
![Page 4: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022071010/5fc889cbc89c4d740178fe5b/html5/thumbnails/4.jpg)
๔๒. มาตรฐานการจดการเอกสารอเลกทรอนกส ๒.๑ ตงชอเอกสารแนบใหสอถงเนอหาทชดเจน
๒.๒ ไฟลตองเปนนามสกล .pdf ๒.๓ ความละเอยดในการจดเกบ ขาว-ดา ๒๐๐ dpi ส ๓๒๐ dpi ๒.๔ กรณทตองการแนบรปภาพเปนเอกสารแนบ ใหแปลงไฟลรปภาพเปน PDF กอนนามาแนบ
เนองจากถา scan จะทาใหภาพไมชด ๒.๕ พจารณาความเหมาะสมในการแยกเอกสารแนบทมมากกวา ๑ เอกสาร หรอเอกสารทม
จานวนหลายหนา เชนเอกสารรายงานตวชวดทมเอกสารมาก เพอลดการโหลดขอมลของระบบจากฐานขอมล ๒.๖ การวางแนวเอกสาร ใหเรยงตามเอกสารตนฉบบ
๒.๗ พจารณาการ Scan ใหเปนภาพส หรอขาวดา โดยคานงถงความจาเปน เชน แผนผงการไหลของขอมลทมการใชเสนเปนสตาง ๆ กควร Scan เกบเปนเอกสารส บนทก/หนงสอ ภายในสานกงานฯ ใหจดเกบเปนขาว-ดา
๒.๘ เอกสารทมความสาคญทางดานการเงนตองมการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกสเพอเกบเปนหลกฐานการเงน
๓. การเขาสระบบ e-office ๓.๑ การเขาส e – office ผานทาง Smartphone (สาหรบผใชงานทวไป สามารถเปดอานไดอยาง
เดยว ไมสามารถลงรบหนงสอได) smtp.senate.go.th/sarabun/
![Page 5: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022071010/5fc889cbc89c4d740178fe5b/html5/thumbnails/5.jpg)
๕
๓.๒ เขาสระบบ e – office ทาง Web (สาหรบผใชทกระดบ สามารถลงรบหนงสอและใชงานระบบงานอน ๆ ได)
- URL Address http://eoffice.senate.go.th:38080/workflow/web/ - Click ทเมน e – office ทางหนาเวบไซต http://www.senate.go.th
![Page 6: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022071010/5fc889cbc89c4d740178fe5b/html5/thumbnails/6.jpg)
๖๔. คมอการรบ-สง หนงสอภายใน ของสานกเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร ผานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (E-Office)
การลงทะเบยนรบหนงสอ ของกลมงานบรหารทวไป สานกเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร ม ๒ วธ คอ การลงทะเบยนรบหนงสอผานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (E-Office) และการลงทะเบยนรบหนงสอทางสมดลงรบหนงสอของสานกเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร
๔.๑. การลงทะเบยนรบหนงสอ ผานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (E-Office) มขนตอน ดงน ๑. เปดโปรแกรม ระบบสานกงานอตโนมต สานกงานเลขาธการวฒสภา ๒. ใสชอผใชงานพรอมรหสผาน เพอเขาใชงานระบบ ๓. คลกไปทเมน “ขอมลเขา” เพอเขาสจะมรายการขอมลเขาทเจาหนาทธรการกลมงานบรหารทวไป ตองลงทะเบยนรบในระบบ
คลกขอมลเขา 1 ครง
ชอผใชงานและรหสผาน
![Page 7: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022071010/5fc889cbc89c4d740178fe5b/html5/thumbnails/7.jpg)
๗ ๔. เลอกเรองเขา “กลมงานบรหารทวไป (สนส)”
รปซองจดหมายทเปดแลว หมายถง หนงสอราชการทสงมาถงกลมบรหารทวไป สานกเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร ซงเจาพนกงานธรการทมหนาทลงทะเบยนรบหนงสอไดเปดอานหนงสอ ฉบบนนแลว รปซองจดหมายทปด หมายถง หนงสอราชการทสงมาถงกลมบรหารทวไป สานกเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร ซงเจาพนกงานธรการทมหนาทลงทะเบยนรบหนงสอยงไมไดเปดอานหนงสอ ฉบบนน
๕. คลกไปทหนงสอฉบบทยงไมไดเปดอาน จะปรากฏดงภาพ
เลอกเรองเขา“กลมงานบรหารทวไป (สนส)”
รปซองจดหมายทเปดแลว
![Page 8: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022071010/5fc889cbc89c4d740178fe5b/html5/thumbnails/8.jpg)
๘๖. คลก “ลงทะเบยน” หนงสอ
๗. คลกท “ชอง” ทะเบยนหนงสอรบภายใน ๘. คลก คาวา “ตกลง” ๙. ดเวลาทลงทะเบยนหนงสอรบ เพอนาไปใสในสมดทะเบยนหนงสอรบ (ลงดวยมอ) แลวคลกตกลง
๗. คลกท “ชอง” ทะเบยนหนงสอรบภายใน
๖. คลกท ลงทะเบยน 1 ครง
๘. คลกตกลง
คลก “ตกลง”
ดเวลาลงทะเบยนรบ
![Page 9: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022071010/5fc889cbc89c4d740178fe5b/html5/thumbnails/9.jpg)
๙ ๑๐. พจารณาวาหนงสอทไดลงทะเบยนรบแลว ตนเรองตองการสงหนงสอใหกบกลมงานใด ๑๑. เจาพนกงานธรการ (เวรประจาวน) ดาเนนการสงหนงสอใหผอานวยการสานก เพอทราบ ๑๒. กลบมาคลกทเลขหนงสอทตองการสงอกครง เพอสงใหกบกลมงานทตนเรองตองการสง ๑๓. คลกททะเบยนหนงสอรบภายใน
๑๔. เลอกหนงสอทตองการจะสง โดยคลกทหนงสอฉบบนน
คลกท “ทะเบยนหนงสอรบภายใน”
คลกเลอกหนงสอทตองการสงให “ผอานวยการสานก” ทราบ
![Page 10: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022071010/5fc889cbc89c4d740178fe5b/html5/thumbnails/10.jpg)
๑๐ ๑๕. เลอก “สานกเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร” ๑๖. คลกทเครองหมาย + 1 ครง ๑๗. เลอกชอ นายคณวฒน วงศแกว ผอานวยการสานก (ชอบคคลทเลอกจะไปปรากฏดานซายมอ) ๑๘. คลกท 1 ครง ๑๙. เลอกขอความทพจารณาหนงสอทตองการสงใหผอานวยการสานกฯ ทราบ
1.18 เลอกในหวขอทตองการเลอก
คลก “สงหนงสอ”
๑๕ ๑๖
๑๗
ชอทเลอกจะปรากฏอยดานซาย
๑๘
๑๙ เลอกขอความ
![Page 11: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022071010/5fc889cbc89c4d740178fe5b/html5/thumbnails/11.jpg)
๑๑ ๒๐ คลก ตกลง
๒๑. คลกทหนงสอทตองการจะสง(อกครง) เพอสงใหกบ กลมงาน/บคคลทรบผดชอบ ทตองดาเนนการตามคาสงในหนงสอฉบบนน
หวขอทเลอกสง
คลกตกลง
คลกเลอกหนงสอทตองการสงให “กลมงาน/บคคล ”
![Page 12: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022071010/5fc889cbc89c4d740178fe5b/html5/thumbnails/12.jpg)
๑๒ ๒๒. เลอก “สานกเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร” ๒๓. คลกทเครองหมาย + 1 ครง ๒๔. เลอกชอ กลมงานทตองการสงหนงสอ (ชอทเลอกจะไปปรากฏดานซายมอ) ๒๕. คลกท “เพม” ๒๖ . คลกท 1 ครง และเลอกขอความทพจารณาหนงสอทตองการสงให กลมงานนนฯ ทราบ ๒๗. คลก ตกลง
คลก “สงหนงสอ”
๒๔ ๒๕
๒๗ คลก ตกลง
กลมงานทเลอกจะปรากฏอยดานซาย
๒๖ เลอกขอความ
๒๓
![Page 13: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022071010/5fc889cbc89c4d740178fe5b/html5/thumbnails/13.jpg)
๑๓ ๒๘. พมพหนงสอทลงรบเพอลงในเลมของทะเบยนหนงสอรบ (ดวยมอ)
เสรจขนตอนการลงทะเบยนรบหนงสอทางระบบสารบรรณอเลกทรอนกส
๔.๒ การสงหนงสอของสานกเทคโนโลยฯ ไปยงสานกตางๆ ภายในสานกงานเลขาธการวฒสภา ๑. เปดโปรแกรม ระบบสานกงานอตโนมต สานกงานเลขาธการ และเขาสระบบฯ
๒. เลอกท “ทะเบยนหนงสอสง (ของสานก)” ๓. เลอกท “สรางหนงสอ”
คลก ทะเบยนหนงสอสง (ของสานก)
คลก สรางหนงสอ
![Page 14: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022071010/5fc889cbc89c4d740178fe5b/html5/thumbnails/14.jpg)
๑๔ ๔. ใสรายละเอยดตางๆ ลงในชองทมเครองหมาย (**) ดงทปรากฏ
เมอใสขอมลครบถวนแลว จะปรากฏดงภาพ คลกท “บนทก” หนงสอ
คลกท “เอกสารแนบ” เพอใสเอกทตองการสง ๕. เลอกท “นาเขา” เพอใสเอกสารทตองการสง (เอกสารทสแกนไวแลว) ๖. คลกท “บนทก” ๗. คลกท “เลขหนงสอ” อกครง
ใสรายละเอยดในชอง ใหครบถวน
รายละเอยดทใสครบแลว
คลก เอกสารแนบ
![Page 15: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022071010/5fc889cbc89c4d740178fe5b/html5/thumbnails/15.jpg)
๑๕
๘. เลอก สงหนงสอ ๙. เลอก สานกการคลงและงบประมาณ กลมงานบรหารทวไป ๑๐. เลอก เพม ๑๑. กลมงานทเลอก จะไปปรากฏดานซายมอ ๑๓. เลอก ขอความทตองการสงหนงสอใหสานกฯ ดาเนนการ ๑๔. คลก ตกลง
๕ นาเขา
เลอกเอกสารทตองการสง (โดยวธสแกน)
๗ คลก เลขทหนงสอ
๖ บนทก
๙. คลกสงหนงสอ
เลอก กลมงานบรหารทวไป
๑๑ เลอก
๑๓ เลอก ขอความทตองการใหทราบ
๑๒
๑๔ เลอก
๑๐ คลกเครองหมาย +
![Page 16: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022071010/5fc889cbc89c4d740178fe5b/html5/thumbnails/16.jpg)
๑๖๔.๓. การสแกนเอกสาร (เพอนาเขาในหนงสอสง) ของสานกฯ เปดโปรแกรม
๒. เลอก “From Scanner”
๑. คลกปม “Create PDF”
๓. เลอก “เครองสแกน”
๔. เลอก “Scan”
๕. เลอก “Scan”
![Page 17: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022071010/5fc889cbc89c4d740178fe5b/html5/thumbnails/17.jpg)
๑๗ เมอคลกปม Scan แลว เครองจะทาการสแกน หลงจากนนจะม Pop-up ขนมา ดงภาพ ใหคลกทปม “Done” ถาเครองประมวลผลออกมาแลวเอกสารตะแครง ใหทาดงน
1. คลกปม “Pages” 2. คลกขวาเอกสาร เลอก “Rotate Pages…” เพอปรบตาแหนงเอกสาร
6. เลอก “Done”
1. คลกปม “Pages” 2. คลกขวา “Rotate Pages…”
คลกเพอปรบตาแหนงเอกสาร
คลก “OK”
![Page 18: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022071010/5fc889cbc89c4d740178fe5b/html5/thumbnails/18.jpg)
๑๘
คลกเลอก “File”
คลกเลอก “Save As…”
ตงชอเอกสารทสแกน
คลก“Save”
![Page 19: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022071010/5fc889cbc89c4d740178fe5b/html5/thumbnails/19.jpg)
๑๙ ๔.๔. การลงทะเบยนรบหนงสอ ทางสมดลงรบของสานกเทคโนโลยสารสนเทศ หลงจากทพมพหนงสอออกจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (E-Office) เรยบรอย
แลว นาเอกสารลงทะเบยนหนงสอรบในสมดลงรบ ดงน ๑. ประทบตราลงทะเบยนรบหนงสอของสานกเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร
บรเวณมมดานบน (ขวา) ของกระดาษ พรอมระบ เลขรบหนงสอตามทลงทะเบยนในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (เลขรนโดยอตโนมต) วน เดอน ป และเวลาลงรบ ตามตวอยาง และพจารณาวาหนงสอทไดรบตองการสงใหกลมงานใดในสานก
- เลขรบท ใหลงเลขทรบ ตามเลขทรบในทะเบยนรบ - วนท ใหลงวนท เดอน ป ทรบหนงสอฉบบนน - เวลา ใหลงเวลาทรบหนงสอ
๒. เกษยนหนงสอพรอมระบรายละเอยด เพอใหผอานวยการสานกลงนาม
“ปม” ลงทะเบยนรบหนงสอ ของสานกเทคโนโลยฯ
เลขรบหนงสอ วน/เดอน/ป ทลงทะเบยนรบ
เวลาทลงทะเบยนรบทางระบบฯ
กลมงานทจะตองดาเนนการในหนงสอตอไป
เกษยนหนงสอ เพอใหผอานวยการสานกลงนาม
![Page 20: คู่มือการประย ุกต์ใช้ระบบสารบรรณอ ิเล็กทรอน ิกสก์ับงานบร ิ ... · ๒.๖](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022071010/5fc889cbc89c4d740178fe5b/html5/thumbnails/20.jpg)
๒๐๓. ลงทะเบยนรบหนงสอทสมดลงทะเบยนรบของกลมงานบรหารทวไป โดยกรอก
รายละเอยด ดงน ตวอยางสมดทะเบยนรบ กลมงานบรหารทวไป
เลขทะเบยน
รบ ท ลงวนท จาก ถง เรอง การ
ปฏบต หมายเหต
๑ สว 0002.02/ว
822
6 ก.ย. 55 ผอ.สานกประชาสมพนธ
ผอ.สานกเทคโนโลยฯ
ขอเชญรวมบรจาคเงน โดยเสดจพระราชกศลถวายผาพระกฐนพระราชทานวดเบญจมบพตรดสตวนาราม
ก.บรหารทวไป
- เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขตามลาดบของทะเบยนหนงสอรบโดยเรมนบ ๑ ตดตอกนไปตลอดปปฏทน และเมอขนปปฏทนใหมกจะเรมนบ ๑ใหม เลขทะเบยนรบจะตองตรงกบเลขทในตรารบหนงสอ
- ท ใหลงเลขทหนงสอของสวนราชการเจาของหนงสอนน - ลงวนท ใหลงวนท เดอน ป ของหนงสอทรบเขามา - จาก ใหลงตาแหนงเจาของหนงสอ หรอชอสวนราชการ หรอชอบคคล
ในกรณทไมมตาแหนง - ถง ใหลงตาแหนงของผทมหนงสอมาถง - เรอง บนทกชอเรองของหนงสอฉบบนน ในกรณทไมมช อเรองใหสรป
เรองยอ - การปฏบต บนทกชอผปฏบตงานของเรองนน ๆ หรอชอผท ผบ. กลมงาน
มอบหมายใหรบผดชอบ - หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม)
๓. เสนอผบงคบบญชากลมงานบรหารทวไป และเสนอผอานวยการสานก ตามลาดบชน ตวอยางสมดทะเบยนรบ กลมงานบรหารทวไป