Download - ABC MS Office 2007 PL
Wydawnictwo Helionul. Ko�ciuszki 1c44-100 Gliwicetel. 032 230 98 63e-mail: [email protected]
ABC MS Office 2007 PL
Autor: Adam JaronickiISBN: 83-246-1468-0Format: 158x228, stron: 344
Wykorzystaj wszystkie mo¿liwo�ci nowego pakietu MS Office 2007 PL
� Jak edytowaæ i formatowaæ równania matematyczne?� Jak wype³niaæ komórki tabeli seriami danych?� Jak wykorzystaæ w prezentacji animacje niestandardowe?
Umiejêtno�æ poruszania siê po programach pakietu MS Office jest dzi� niemal jakprawo jazdy � po prostu musisz j¹ posiadaæ. Nowy pakiet Office 2007 wprowadz w tym zakresie rewolucyjne zmiany. Inny jest nie tylko wygl¹d, ale i sposób obs³ugi programów � sta³y siê one bardziej intuicyjne w obs³udze, a dodatkowo posiadaj¹spor¹ liczbê gotowych wzorców, które mo¿esz wykorzystaæ w swoich pracach.
Ksi¹¿ka �ABC MS Office 2007 PL� nauczy Ciê, jak pracowaæ wydajnie i szybko przy u¿yciu programów wchodz¹cych w sk³ad pakietu. Dowiesz siê, jak zautomatyzowaæ formatowanie tekstu, stosuj¹c style i motywy, oraz jak sterowaæ jego przep³ywemi wzbogacaæ go elementami graficznymi. Nauczysz siê stosowaæ nawiasy do okre�lania kolejno�ci dzia³añ i u¿ywaæ funkcji w Excelu. Dziêki temu podrêcznikowi z ³atwo�ci¹ stworzysz tak¿e oryginaln¹ prezentacjê multimedialn¹ z podk³adem muzycznymi elementami animacji. Bez trudu bêdziesz poruszaæ siê po programach pakietu Office, skutecznie wykorzystuj¹c wszystkie ich mo¿liwo�ci.
� Nowe �rodowisko pracy MS Office 2007� Narzêdzia do edycji tekstu � Word� Wzbogacanie tekstu obiektami graficznymi� SmartArt i WordArt� Edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym � Excel� Budowanie struktury tabeli� Obliczenia, analiza danych i wykresy� Stosowanie funkcji� Dzia³ania warunkowe� Dynamiczne prezentacje multimedialne � PowerPoint� Budowanie i wzbogacanie prezentacji� Wstawianie plików d�wiêkowych i filmowych
Wszystko, co powiniene� wiedzieæ o programach nowego pakietu MS Office 2007!
SPIS TRE�CI
1 Startujemy ..................................................................... 11Co nowego? .................................................................................... 11
Zmieniony wygl�d i sposób obs�ugi ........................................ 11U�atwienia w pracy nad dokumentami ................................... 12Nowy standard zapisu dokumentów ...................................... 13
Instalowanie i aktywacja pakietu biurowego .............................. 14Wybór wersji pakietu .............................................................. 14Wymagania systemowe ........................................................... 14Pozyskiwanie plików instalacyjnych ...................................... 15Przebieg instalacji .................................................................... 15Pierwsze uruchomienie ........................................................... 18
Poznaj nowe �rodowisko pracy ..................................................... 19Wygodniejsze uruchamianie programów ................................ 19Nowe elementy okna ............................................................... 21Przycisk pakietu Office ............................................................ 22Pasek narz�dzi Szybki dost�p .................................................. 24Wst��ka .................................................................................... 25Minipasek narz�dzi przy zaznaczaniu .................................... 28Dodatkowe okna i menu .......................................................... 29Pasek stanu .............................................................................. 31
Zwi�kszanie bezpiecze�stwa i funkcjonalno�ci MS Office 2007 ...... 32Aktualizowanie pakietu ........................................................... 32Dodatek do publikowania w formacie PDF ............................ 32Dwukierunkowy s�ownik angielsko-polski ............................. 33Pakiety j�zykowe (Language Pack) .......................................... 34
ABC MS Office 2007 PL
4
Umiej�tne korzystanie z zasobów Pomocy ....................................35Wyszukiwanie informacji .........................................................35Pomoc kontekstowa ..................................................................35Witryna Office Online ...............................................................37
2 Word — poprawna edycja tekstu ......................................39Pierwsze kroki w edytorze .............................................................39
Linijka i suwaki przewijania ....................................................39Zmiana widoku i powi�kszenia dokumentu ............................40Wybór formatu strony ..............................................................42Korzystanie z klawiatury .........................................................43Cofanie, ponawianie i powtarzanie operacji ............................45Wstawianie symboli .................................................................46Zasady poprawnego wpisywania tekstu ..................................47Poprawianie struktury dokumentu ..........................................51
Zapisywanie, otwieranie i tworzenie nowych dokumentów ........52Zapisywanie dokumentów .......................................................52Otwieranie dokumentów ..........................................................57Tworzenie nowego dokumentu ................................................59Wspó�praca z MS Office 97-2003 .............................................60Eksport do formatu PDF (i innych) ..........................................61
Usprawnianie edycji .......................................................................61Przechodzenie do wybranego miejsca w dokumencie .............62Zaznaczanie fragmentów dokumentu ......................................63Kopiowanie i przenoszenie poprzez Schowek .........................65Szybkie kopiowanie i przenoszenie metod�
przeci�gnij i upu�� ..................................................................68Znajdowanie i zamiana tekstu oraz innych obiektów .............70
Narz�dzia j�zykowe .......................................................................73Autokorekta ..............................................................................73Sprawdzanie pisowni ...............................................................78S�ownik wyrazów bliskoznacznych .........................................80T�umacz ....................................................................................82Praca z tekstami obcoj�zycznymi ............................................82
3 Word — profesjonalne formatowanie ................................87Formatowanie czcionki .................................................................88
Szybkie formatowanie przy wykorzystaniu Wst��ki .............88Dodatkowe ustawienia w oknie dialogowym .........................91Litery wielkie i ma�e — zamiana ............................................92
Formatowanie akapitów — kszta�towanie bloków tekstu ..........94Wyrównanie akapitu ...............................................................94Wci�cia akapitu .......................................................................96Interlinie i odst�py mi�dzy akapitami ....................................97
Obramowanie i cieniowanie .........................................................99Obramowanie akapitu i tekstu ..............................................100Cieniowanie akapitu i tekstu .................................................103Obramowanie i t�o strony ......................................................104
Spis tre�ci
5
Jak usprawni� formatowanie .....................................................106Malarz formatów ...................................................................106Wklejanie tekstu ze Schowka bez pierwotnego wygl�du .....107Znajdowanie i zamiana elementów formatowania ...............108
Style i motywy, czyli automatyzacja formatowania ..................109Stosowanie stylów wbudowanych ........................................109Szybkie formatowanie poprzez zmian� motywu ..................111Szybkie formatowanie poprzez zmian� zestawu stylów ......113Samodzielna zmiana wygl�du stylu ......................................113Tworzenie w�asnych stylów ..................................................114Przechowywanie stylów w szablonach ................................114
Listy numerowane i punktowane ...............................................115Wprowadzanie numeracji lub punktorów ............................116Ustalanie pozycji numeracji ..................................................118Ustalanie warto�ci pocz�tkowej listy ...................................119Listy wielopoziomowe (zagnie�d�one) ..................................119
Sterowanie przep�ywem tekstu ..................................................120Dzielenie wyrazów ................................................................120Spacja nierozdzielaj�ca ..........................................................122��cznik nierozdzielaj�cy .......................................................123R�czny podzia� wiersza .........................................................123R�czny podzia� strony ...........................................................124Podzia� akapitu pomi�dzy stronami ......................................125
Kolumny typu gazetowego ..........................................................126Formatowanie kolumn ..........................................................126Sterowanie przep�ywem tekstu pomi�dzy kolumnami ........127
Rozmieszczanie tekstu za pomoc� tabulacji i tabulatorów .......128Wstawianie znaków tabulacji ...............................................128Sterowanie szeroko�ci� znaków tabulacji
za pomoc� tabulatorów .......................................................129Szybkie przygotowanie tabeli .....................................................132
Budowanie tabeli ...................................................................132Formatowanie tabeli ..............................................................137
Wzbogacanie tekstu obiektami graficznymi ..............................139Obrazy ....................................................................................139Cliparty ..................................................................................141Kszta�ty ..................................................................................142Grafika SmartArt ...................................................................142
Obiekty tekstowe .........................................................................144Napisy ozdobne WordArt ......................................................144Pola tekstowe .........................................................................145Inicja�y ...................................................................................146
Drukowanie dokumentu .............................................................147Podgl�d wydruku ...................................................................147Ustawienia wydruku .............................................................148Drukowanie stron parzystych i nieparzystych .....................149
ABC MS Office 2007 PL
6
4 Word — narz�dzia zaawansowane ................................151Praca z d�ugimi dokumentami .....................................................151
Nag�ówki i stopki ....................................................................151Znak wodny ............................................................................154Strona tytu�owa ......................................................................155Przypisy dolne i ko�cowe .......................................................155
Automatyczne generowanie spisu tre�ci .....................................157Przygotowanie struktury dokumentu ....................................157Wstawianie spisu tre�ci .........................................................157
Korespondencja seryjna ...............................................................159Przygotowanie bazy danych ...................................................159Listy seryjne ............................................................................160Adresowanie kopert ................................................................163Seryjne wiadomo�ci e-mail .....................................................163
Edycja równa� matematycznych ................................................164Wstawianie równania ............................................................164Edycja równania .....................................................................164Formatowanie równania ........................................................167
5 Excel — edycja i formatowanie danychw arkuszu kalkulacyjnym .............................................169Rozpoczynamy prac� z Excelem ..................................................169
Do czego s�u�y Excel ..............................................................169Uruchamianie .........................................................................170Co wida� w oknie Excela ........................................................170Widoki i powi�kszanie arkusza ..............................................172
Edytowanie danych w arkuszu ....................................................172„Komórkowa” budowa arkusza ..............................................172Wpisywanie liczb i tekstu ......................................................173Wprowadzanie poprawek i wycofywanie zmian ..................176Zarz�dzanie arkuszami skoroszytu ........................................177
Zapisywanie, otwieranie i tworzenie nowych skoroszytów .......179Zapisywanie skoroszytu .........................................................179Otwieranie skoroszytów .........................................................181Eksport zawarto�ci skoroszytu do formatu PDF (i innych) .....182
Budowanie struktury tabeli .........................................................182Zaznaczanie komórek, kolumn i wierszy ...............................182Zmiana rozmiarów kolumn i wierszy ....................................184Wstawianie, usuwanie i ukrywanie kolumn i wierszy .........185Scalanie i rozdzielanie komórek .............................................187
Formatowanie komórek w arkuszu .............................................187Wyrównanie i obrót zawarto�ci komórki ..............................187Zawijanie tekstu w komórce ..................................................189Obramowanie i wype�nienie komórek ...................................190Formatowanie czcionki ..........................................................192
Spis tre�ci
7
Formaty liczbowe, czyli sposób na zmian� wygl�du liczb ..... 193Automatyzacja formatowania: Malarz formatów,
motywy i style ..................................................................... 197Mechanizmy usprawniaj�ce edycj� ............................................ 199
Szybkie przemieszczanie si� w obszarze arkusza ................ 199Autouzupe�nianie zawarto�ci komórek ................................ 199Kopiowanie i przenoszenie poprzez Schowek ...................... 200Szybkie kopiowanie i przenoszenie metod�
przeci�gnij i upu�� ............................................................... 204Znajdowanie i zamienianie zawarto�ci komórek .................. 205
Wype�nianie komórek seriami danych i listami ............................ 206Wstawianie serii liczb i dat ................................................... 207Listy niestandardowe ............................................................ 208Listy rozwijane ...................................................................... 210
Formatowanie stron i drukowanie ............................................. 211Podzia� arkusza na strony ..................................................... 211Powtarzanie wierszy nag�ówkowych ................................... 216Nag�ówki i stopki na stronach .............................................. 217Opcje wydruku ....................................................................... 217
6 Excel — obliczenia, analiza danych, wykresy ................ 219Automatyzacja oblicze� poprzez wprowadzanie formu� ........... 219
Podstawowe dzia�ania obliczeniowe .................................... 220Stosowanie nawiasów do okre�lania kolejno�ci dzia�a� ...... 223Szybkie kopiowanie formu� ................................................... 224�ledzenie powi�za� pomi�dzy komórkami ........................... 227
Stosowanie funkcji ...................................................................... 227Autosumowanie i inne funkcje podstawowe ........................ 228Wyszukiwanie i wstawianie funkcji ..................................... 230Autouzupe�nianie nazw funkcji ............................................ 232
Uwaga na zaokr�glanie liczb ...................................................... 233Pozorne nie�cis�o�ci w obliczeniach ..................................... 233Dok�adno�� oblicze� zgodna z dok�adno�ci� wy�wietlan� ...... 235Zaokr�glanie liczb poprzez funkcj� ....................................... 236
Odwo�ania wzgl�dne, bezwzgl�dne i mieszane ............................. 237Stosowanie odwo�a� wzgl�dnych (ruchomych) .................... 237Wymuszanie odwo�a� bezwzgl�dnych (nieruchomych) ....... 237Przyk�ady odwo�a� mieszanych ............................................ 239Zast�powanie odwo�a� nazwami .......................................... 240
Dzia�ania warunkowe ................................................................. 242Funkcja warunkowa .............................................................. 242Formatowanie warunkowe ................................................... 244
Funkcje w praktyce ..................................................................... 246Zagnie�d�anie funkcji ............................................................ 246Funkcje statystyczne ............................................................. 248Funkcje daty ........................................................................... 250Funkcje tekstowe ................................................................... 250
ABC MS Office 2007 PL
8
Porz�dkowanie danych ................................................................252Podzia� kolumn .......................................................................252Eksport danych .......................................................................253Import danych ........................................................................254Tabele zamiast zakresów .......................................................255Usuwanie duplikatów .............................................................257Sortowanie danych .................................................................258Filtrowanie wierszy ................................................................259
Analiza danych .............................................................................262Sumy cz��ciowe — szybkie podsumowywanie danych ........262Tabele przestawne — przekrojowa analiza danych ..............264
Przedstawianie danych na wykresach ........................................266Wstawianie wykresu ..............................................................266Dopasowanie elementów wykresu ........................................267Zmiana wygl�du elementów na wykresie .............................269Wskazywanie danych �ród�owych .........................................271Dobór typu wykresu ...............................................................273
Ochrona arkusza i skoroszytu ......................................................276Ochrona zawarto�ci komórek w arkuszu ..............................276Ochrona ca�ego skoroszytu .....................................................278Ukrywanie formu� ..................................................................278
7 PowerPoint — dynamiczne prezentacje multimedialne .....279Atrakcyjna forma przekazu ..........................................................279
Zawarto�� slajdów ..................................................................279Przyk�adowe zastosowania ....................................................280
Szybkie tworzenie prezentacji na podstawie szablonu ...............281Uruchamianie programu PowerPoint ....................................281Wybór szablonu ......................................................................281Uruchamianie pokazu .............................................................281Co wida� w oknie programu PowerPoint ..............................282Przechodzenie pomi�dzy slajdami .........................................284
Budowanie prezentacji od podstaw .............................................285Tworzenie nowej, pustej prezentacji na podstawie motywu ....285Zmiana motywu ......................................................................285Uk�ady slajdów .......................................................................286Praca z tekstem .......................................................................288Formatowanie akapitów oraz list numerowanych
i punktowanych ....................................................................289Kolumny na slajdzie ...............................................................291Dopisywanie notatek do slajdów ...........................................292Porz�dkowanie slajdów ..........................................................293Zapisywanie prezentacji .........................................................296
Wzbogacanie prezentacji— wstawianie grafiki, wykresów i tabel ..................................297
Co potrafi SmartArt ................................................................297Edycja i formatowanie wykresu ............................................301
Spis tre�ci
9
Formatowanie prezentacji .......................................................... 302Stosowanie motywów ............................................................ 302Bezpo�rednie formatowanie obiektów na slajdzie ............... 304Formatowanie zaawansowane
— wykorzystanie wzorców slajdów ................................... 305Wstawianie ��czy ........................................................................ 307
Co potrafi prezentacja interaktywna .................................... 307Stosowanie odwo�a� do zasobów zewn�trznych .................. 307Dodawanie akcji do obiektów ............................................... 310Praktyczne zastosowania ...................................................... 311
„O�ywianie” pokazu — animacje obiektów ................................ 313Przej�cia slajdów .................................................................... 313Animacje niestandardowe ..................................................... 314Animowanie wykresów i SmartArtów .................................. 318
Wstawianie plików d�wi�kowych i filmowych ......................... 319Podk�ad muzyczny ................................................................. 319Nagrywanie narracji .............................................................. 321Klipy wideo ............................................................................ 322
Przygotowanie i prowadzenie pokazu ........................................ 323Wybór slajdów przeznaczonych do wy�wietlania ................ 323Ustawianie tempa prezentacji ............................................... 325Drukowanie materia�ów dodatkowych ................................. 327Rozpowszechnianie prezentacji w formie
strony internetowej lub dokumentu PDF ........................... 328Prezentacja przeno�na ........................................................... 329Sterowanie przebiegiem pokazu ........................................... 330
Skorowidz ....................................................................331
5
EXCEL — EDYCJAI FORMATOWANIE
DANYCH W ARKUSZUKALKULACYJNYM
Rozpoczynamyprac7 z Excelem
Do czego s#u:y Excel
Arkusz kalkulacyjny Microsoft Excel umo"liwia:
wprowadzanie i przechowywanie danychliczbowych oraz tekstowych,
automatyzacj# oblicze$,
porz%dkowanie danych (sortowanie,filtrowanie, podsumowywanie),
prezentowanie danych liczbowych w formiewykresów.
ABC MS Office 2007 PL
170
Stosuj%c ogromne uproszczenie, mo"emy stwierdzi&, "e Excel to odpowiednik ze-szytu, d'ugopisu oraz (przede wszystkim!) kalkulatora.
Dzi#ki zastosowaniu arkusza kalkulacyjnego Excel b#dziesz móg' np.:
prowadzi& ró"nego typu ewidencje (sprzeda"y, czasu pracy,przebiegu pojazdu),
tworzy& kosztorysy i kalkulacje,
zapisywa& i poddawa& dalszej obróbce statystycznej wyniki ankiet, testówi pomiarów,
budowa& formularze elektroniczne (np. faktury, zamówienia).
Uruchamianie
Aby uruchomi& MS Excel, kliknij przycisk Start po'o"ony w lewym dolnym roguPulpitu Windows. Po otwarciu menu Start wska" opcj# Programy, a nast#pnierozwi$ podmenu Microsoft Office i kliknij ikon# Microsoft Office Excel 2007.
Inny sposób to klikni#cie przycisku Start, a po otwarciu menu Start klikni#ciew polu Rozpocznij wyszukiwanie (lub Uruchom…), wpisanie frazy excel i naci-+ni#cie klawisza Enter.
Co wida; w oknie Excela
Po uruchomieniu programu MS Excel zmaksymalizuj jego okno. Je+li po zainsta-lowaniu pakietu MS Office uruchomi'e+ program po raz pierwszy, wówczas Exceljest gotowy do pracy, a wygl%d okna jest zgodny z poni"szym opisem.
Podobnie jak w przypadku edytora Word, najwa"niejszym elementem okna Excelajest Wst%"ka. Poni"ej Wst%"ki znajduje si# Pasek formu4y oraz towarzysz%ce muPole nazwy.
G'ówny obszar roboczy arkusza z'o"ony jest z tzw. komórek, którym towarzy-sz% nag'ówki kolumn i wierszy. Suwaki przewijania u'atwiaj% przesuwanie wi-docznych na ekranie komórek. Zak'adki arkuszy, po'o"one u do'u obszaru robo-czego, umo"liwiaj% wskazanie aktywnego arkusza spo+ród trzech pustych, któredomy+lnie sk'adaj% si# na nowy, pusty skoroszyt (rysunek 5.1).
Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym
171
Rysunek 5.1. Okno programu Excel: 1 — Wst12ka, 2 — Pole nazwy, 3 — Pasek
formu!y, 4 — Nag!ówki wierszy, 5 — Nag!ówki kolumn, 6 — zak!adki
arkuszy, 7 — Pasek stanu, 8 — Suwak powi.kszenia, 9 — poziomy
suwak przewijania, 10 — pionowy suwak przewijania, 11 — obszar
roboczy arkusza z!o2ony z komórek
Je%li który% z elementów okna jest niewidoczny, wówczas
uaktywnij kart$ Widok na Wst"!ce, a nast$pnie sprawdF, czy
uaktywnione zosta&y opcje Pasek formu!y, Nag!ówki oraz Linie
siatki, znajduj"ce si$ w grupie Pokazywanie/ukrywanie. Chc"c
skontrolowa# dodatkowe ustawienia, kliknij Przycisk pakietu
Office, a gdy otworzy si$ menu, kliknij przycisk Opcje programu
Excel. Po otwarciu okna dialogowego Opcje programu Excel
wybierz kategori$ Zaawansowane i przejdF do sekcji Opcje
wy<wietlania dla tego skoroszytu. Upewnij si$, !e opcje Poka4
pasek przewijania poziomego, Poka4 pasek przewijania
pionowego oraz Poka4 karty arkuszy s" aktywne.
ABC MS Office 2007 PL
172
Widoki i powi7kszanie arkusza
Podobnie jak edytor Word, równie" i Excel umo"liwia zmian# sposobu wy+wie-tlania zawarto+ci arkusza poprzez zmian# tzw. widoku. Widok, z którego b#dzieszkorzysta& przy wykonywaniu wi#kszo+ci prac, to widok Normalny.
Aby upewni& si#, "e pracujesz w widoku Normalny, uaktywnij kart# Widok naWst%"ce, a nast#pnie sprawd0, czy przycisk Normalny, znajduj%cy si# w grupieWidoki skoroszytu, jest uaktywniony.
Widok Uk!ad strony umo!liwi Ci ogl"danie zawarto%ci arkusza
w takiej postaci, w jakiej zostanie on podzielony na poszczególne
strony podczas wydruku. W praktyce widok Uk!ad strony stosuje
si$ np. podczas edytowania zawarto%ci nag&ówków i stopek
stron. Z kolei widok PodglEd podzia!u stron umo!liwia kontrol$
i ewentualn" korekt$ miejsc podzia&u arkusza na poszczególne
strony (patrz rozdzia& 5. „Excel — edycja i formatowanie
danych w arkuszu kalkulacyjnym > Formatowanie stron
i drukowanie”).
Aby zmieni& powi#kszenie arkusza, skorzystaj z Suwaka powi8kszenia po'o"o-nego w prawym dolnym rogu okna lub przekr#caj pokr#t'o myszy (tzw. scrolling)przy równoczesnym przytrzymaniu na klawiaturze klawisza Ctrl.
Zmiana powi$kszenia arkusza nie wp&ynie na wielko%# elementów
(np. cyfr i liter) zawartych w jego komórkach. Bez wzgl$du
na stopie/ powi$kszenia arkusz w postaci drukowanej b$dzie
wygl"da& zawsze tak samo.
Edytowanie danych w arkuszu
„Komórkowa” budowa arkusza
Obszar roboczy arkusza z'o"ony jest z komórek tworz%cych wiersze i kolumny.
Aby uaktywni& wybran% komórk#, ustaw w jej obszarze kursor myszy (przyjmu-j%cy posta& krzy"yka) i kliknij jednokrotnie lewym przyciskiem myszy.
Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym
173
Aktywnej komórce towarzyszy pogrubione obramowanie, a nag'ówki wierszai kolumny, do których nale"y komórka aktywna, s% wyró"nione. Adres bie"%cejkomórki pojawia si# w tzw. Polu nazwy, po'o"onym na lewo od Paska formu4y
(rysunek 5.2).
Rysunek 5.2.
Adres aktywnej
komórki widoczny
w Polu nazwy
Aby szybko przej+& do jednej z s%siednich komórek, naci+nij na klawiaturzewybran% strza'k# — w gór#, w dó', w lewo, w prawo.
Aby przej%# do odleg&ej komórki, kliknij Pole nazwy, wpisz adres
komórki (np. D12) i naci%nij Enter.
Wpisywanie liczb i tekstu
Do wybranej komórki arkusza mo"esz wpisa& liczb#, tekst lub tzw. formu'#.W tym ostatnim przypadku warto+& wy+wietlana w komórce zale"y od zawar-to+ci komórek, do których odwo'uje si# formu'a (np. stanowi sum# liczb zapisa-nych w innych komórkach).
Kliknij jednokrotnie wybran% komórk# arkusza (np. B2), a nast#pnie wpisz tekstEwidencja wydatków. Naci+ni#cie klawisza Enter spowoduje zatwierdzenie wpisuoraz przej+cie do komórki znajduj%cej si# o jeden wiersz ni"ej.
Naci%ni$cie klawisza Tab (zamiast Enter) spowoduje, !e po
zatwierdzeniu wpisu uaktywniona zostanie komórka po&o!ona
na prawo od komórki edytowanej.
Je+li tekst wpisany do komórki jest od niej szerszy, wówczas zaj#ta zostaje rów-nie" cz#+& s%siedniej komórki (pod warunkiem "e jest ona pusta) (rysunek 5.3).
Je+li komórka niemieszcz%ca w sobie ca'ego tekstu s%siaduje z komórk% niepu-st%, wówczas cz#+& tekstu zostanie „obci#ta” (w ca'o+ci tekst ten widoczny b#dziena Pasku formu4y) (rysunek 5.4).
ABC MS Office 2007 PL
174
Rysunek 5.3. Rozprzestrzenianie tekstu z danej komórki do s1siedniej pustej komórki
Rysunek 5.4.
„Obci.cie”
nadmiaru tekstu
w komórce
Tekst wpisany do komórki jest domy%lnie wyrównywany do jej
lewej kraw$dzi, za% liczba do prawej.
Je+li liczba wpisana do komórki lub stanowi%ca wynik formu'y nie mie+ci si#w tej komórce, wówczas zostanie wy+wietlona w do+& nieczytelnym tzw. forma-cie naukowym lub te" zamiast niej wy+wietlone zostan% symbole ###. Warto+&liczby nie ulegnie jednak zmianie i b#dzie widoczna na Pasku formu4y (rysunek 5.5).
Rysunek 5.5. Przyk!ady wy5wietlania liczb, które nie zmie5ci!y si. w komórce
Aby zapobiec „obcinaniu” tekstu lub zniekszta&caniu liczb, trzeba
— w toku dalszych prac nad arkuszem — poszerzy# kolumny,
do których nale!" zbyt w"skie komórki (patrz rozdzia& 5. „Excel
— edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym
> Budowanie struktury tabeli > Zmiana rozmiarów kolumn
i wierszy”).
Uwa:aj na cz7sto pope#niane b#7dy!
Wpisuj%c liczby nieca'kowite, stosuj separator dziesi#tny w formie przecinka.Pos'u"enie si# znakiem kropki b#dzie stanowi& b'%d i spowoduje, "e Excel po-traktuje wpis nie jako liczb#, lecz jako tekst, co zostanie zasygnalizowane wy-równaniem zawarto+ci komórki do lewej strony (rysunek 5.6).
Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym
175
Rysunek 5.6. Przyk!ady zastosowania poprawnego i b!.dnego znaku separatora
dziesi.tnego
Kolejny b'%d, który spowoduje, "e liczba potraktowana zostanie jako tekst, to wpi-sanie wielkiej litery „O” zamiast cyfry zero (rysunek 5.7).
Rysunek 5.7. Przyk!ad b!.du polegaj1cego na wpisaniu du2ej litery „O” zamiast
cyfry zero
Je+li po wpisaniu liczby zauwa"ysz, "e zosta'a ona wyrównana do lewej strony,powinno to stanowi& dla Ciebie sygna' ostrzegawczy. W "adnym wypadku niewyrównuj takiej liczby „na si'#” do prawej strony, tylko postaraj si# znale0& b'%dw tworz%cych j% znakach.
Liczba, która wskutek b&$du traktowana b$dzie przez MS Excel
jako tekst, nie zostanie uwzgl$dniona w odwo&uj"cych si$ do
niej formu&ach, co spowoduje zafa&szowanie wyników oblicze/.
Sprawdzanie pisowni, Autokorekta i Autoformatowanie
Podobnie jak edytor Word, równie" Excel wyposa"ony zosta' w narz#dzia j#zy-kowe, takie jak Autokorekta, Sprawdzanie pisowni czy Tezaurus. Aby skontro-lowa& tekst wpisany do komórek arkusza, wywo'aj okno dialogowe, klikaj%c przy-cisk Pisownia (karta Recenzja, grupa Sprawdzanie).
W okre+lonych przypadkach poprawki dokonywane przez MS Excel musz% by&blokowane. Za'ó"my, "e sporz%dzasz tabel# zawieraj%c% numery telefonów do wy-branych osób. Numery te rozpoczynaj% si# od cyfry zero lub znaku „+” (w przy-padku uwzgl#dniania prefiksu danego kraju).
Po wpisaniu numeru telefonu do komórki arkusza rozpoczynaj%ce go cyfra zerolub znak „+” nie b#d% wy+wietlane. Excel potraktuje bowiem numer telefonujako zwyk'% liczb#, rozpoczynaj%ce j% zero jako tzw. cyfr# nieznacz%c%, a znak„+” jako informacj#, i" jest to liczba dodatnia.
ABC MS Office 2007 PL
176
Aby w komórce arkusza mog'a zosta& wy+wietlona liczba w postaci identycznejjak ta, któr% wpisujesz za pomoc% klawiatury, umie+& na pocz%tku wpisu znakapostrofu (rysunek 5.8).
Rysunek 5.8. Stosowanie znaku apostrofu wymuszaj1cego wy5wietlanie zawarto5ci
komórki w postaci zgodnej z sekwencj1 znaków wpisanych z klawiatury
Innym sposobem na zablokowanie zmian jest przypisanie do wybranej komórkiarkusza, jeszcze przed dokonaniem wpisu, formatu o nazwie Tekstowy (patrz roz-dzia' 5. „Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym > For-matowanie komórek w arkuszu > Formaty liczbowe, czyli sposób na zmian# wy-gl%du liczb”).
Wprowadzanie poprawek i wycofywanie zmian
Zast7powanie lub usuwanie zawarto4ci komórki
Je+li uaktywnisz niepust% komórk#, a nast#pnie rozpoczniesz wpisywanie sekwen-cji znaków z klawiatury, wówczas dotychczasowa zawarto+& komórki zniknie,a w jej obszarze oraz na Pasku formu4y zacznie si# pojawia& nowa tre+&.
Je+li stwierdzisz, "e przez pomy'k# zast#pujesz star% tre+& komórki nowym wpi-sem, wówczas naci+nij na klawiaturze klawisz Esc — spowoduje to przywróceniedotychczasowej tre+ci komórki. Natomiast naci+ni#cie klawisza Enter lub Tabostatecznie zatwierdzi zast%pienie starej zawarto+ci now%. Aby w razie potrzebywycofa& si# z zatwierdzonej zmiany, kliknij przycisk Cofnij umiejscowiony na pa-sku narz#dzi Szybki dost8p.
Chc%c ca'kowicie wyczy+ci& zawarto+& komórki — poprzez usuni#cie znajduj%cejsi# w niej liczby, tekstu lub formu'y — uaktywnij j%, a nast#pnie naci+nij kla-wisz Del.
Poprawianie zawarto4ci komórki
Aby dokona& poprawek w tek+cie, liczbie b%d0 formule wpisanej do danej ko-mórki, uaktywnij t# komórk#, a nast#pnie kliknij w obszarze Paska formu4y,przenosz%c do niego kursor tekstowy.
Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym
177
=eby edytowa& tekst bezpo+rednio w komórce, uaktywnij j%, a nast#pnie naci+nijna klawiaturze klawisz funkcyjny F2. Inny sposób to dwukrotne szybkie klikni#-cie lewym przyciskiem myszy w obszarze komórki (rysunek 5.9).
Rysunek 5.9.
Edycja zawarto5ci
bezpo5rednio
w komórce
Po dokonaniu poprawek naci+nij klawisz Enter.
Zarz<dzanie arkuszami skoroszytu
Dokument tworzony w programie MS Excel, okre+lany mianem skoroszytu lubzeszytu, sk'ada si# z poszczególnych arkuszy, które przyrówna& mo"na do kar-tek wpinanych do ko'onotatnika.
Nowy skoroszyt, który pojawia si# po uruchomieniu Excela, z'o"ony jest z trzechpustych arkuszy. Aby zmieni& domy+ln% liczb# arkuszy w nowo tworzonychskoroszytach, otwórz okno Opcje programu Excel, przejd0 do kategorii Popularnei ustaw odpowiedni% warto+& w polu Do4>cz nast8puj>c> liczb8 arkuszy.
Przechodzenie do wybranego arkusza
Przyciski nawigacyjne oraz karty arkuszy po'o"one u do'u okna umo"liwiaj% szyb-kie przechodzenie do wybranego arkusza (rysunek 5.10).
Rysunek 5.10. Karty arkuszy tworz1cych skoroszyt
Aby przej+& do wybranego arkusza, kliknij jego kart#. Zauwa", "e karta bie"%cegoarkusza jest zawsze odpowiednio wyró"niona.
Je+li chcesz zaznaczy& kilka arkuszy naraz, klikaj ich karty, przytrzymuj%c rów-nocze+nie klawisz Ctrl na klawiaturze.
ABC MS Office 2007 PL
178
Nadawanie arkuszom nazw i kolorów
Aby usystematyzowa& dane zawarte w skoroszycie, warto pokusi& si# o nadanieposzczególnym arkuszom nazw odzwierciedlaj%cych ich zawarto+&. W tym celukliknij prawym klawiszem myszy kart# wybranego arkusza, a po otwarciu menuwybierz opcj# Zmie@ nazw8. Po wpisaniu nowej nazwy arkusza naci+nij klawiszEnter.
W celu jeszcze lepszego wyró"nienia danego arkusza spo+ród innych pokoloruj jegokart#. Aby to zrobi&, kliknij kart# prawym klawiszem myszy, a po otwarciu menuwybierz opcj# Kolor karty.
Przenoszenie i kopiowanie arkuszy
Aby zmieni& kolejno+& arkuszy, ustaw kursor myszy na karcie wybranego arku-sza, wci+nij lewy przycisk myszy i przeci%gnij kart# w lewo lub prawo. Zwolnijprzycisk myszy w momencie, gdy ikona w kszta'cie czarnej strza'ki znajdzie si#pomi#dzy dwoma innymi wybranymi kartami (rysunek 5.11).
Rysunek 5.11. Zmiana kolejno5ci arkuszy w skoroszycie
Je+li podczas zwalniania przycisku myszy przytrzymasz na klawiaturze klawiszCtrl, wówczas w skoroszycie pojawi si# kopia przeci%ganego arkusza.
Kopiowanie arkusza pozwala zaoszcz$dzi# wiele pracy w sytuacji,
gdy wprowadzone do niego formatowanie i formu&y b$d"
powtarzane w innych arkuszach (np. je%li przygotowa&e% arkusz
ewidencjonuj"cy przychody lub wydatki za stycze/, wówczas
mo!esz skopiowa# go kilkakrotnie, a nast$pnie wype&nia# kopie
danymi pochodz"cymi z kolejnych miesi$cy).
Aby skopiowa& lub przenie+& arkusz pomi#dzy ró"nymi skoroszytami, otwórzobydwa skoroszyty, a nast#pnie przejd0 do skoroszytu 0ród'owego, kliknij pra-wym przyciskiem myszy na karcie wybranego arkusza i wybierz opcj# PrzenieBlub kopiuj…. Po otwarciu okna dialogowego rozwi$ list# Do skoroszytu i wska"skoroszyt docelowy. W razie potrzeby uaktywnij opcj# Utwórz kopi8 i kliknij przy-cisk OK.
Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym
179
Dodawanie i usuwanie arkuszy
Aby doda& kolejny arkusz do skoroszytu, kliknij przycisk Wstaw arkusz po'o"onyna prawo od kart arkuszy (rysunek 5.12).
Rysunek 5.12. Wstawianie nowego arkusza do skoroszytu
Aby usun%& ze skoroszytu wybrany arkusz, kliknij prawym przyciskiem myszyjego kart# i wybierz opcj# Usu@. Po wy+wietleniu komunikatu ostrzegawczegokliknij przycisk Usu@.
Szybka nawigacja
W przypadku wi#kszej liczby arkuszy umieszczonych w skoroszycie warto posze-rzy& obszar przeznaczony na wy+wietlanie kart arkuszy. Aby to uczyni&, prze-ci%gnij w prawo kraw#d0 umieszczon% pomi#dzy kartami arkuszy a poziomympaskiem przewijania.
Dodatkowe u'atwienie mog% stanowi& przyciski nawigacyjne (rysunek 5.13).
Rysunek 5.13. Przyciski nawigacyjne arkuszy i karty arkuszy ograniczone kraw.dzi1
suwaka przewijania
Zapisywanie, otwieraniei tworzenie nowych skoroszytów
Zapisywanie i otwieranie skoroszytów MS Excel dokonywane jest w taki samsposób, jak w przypadku dokumentów tworzonych w edytorze Word.
Zapisywanie skoroszytu
Aby zapisa& nowo utworzony skoroszyt, kliknij ikon# Zapisz po'o"on% na paskunarz#dzi Szybki dost8p.
ABC MS Office 2007 PL
180
Po otwarciu okna dialogowego Zapisz jako wska" folder docelowy i wype'nij poleNazwa pliku. Upewnij si#, "e do pola Zapisz jako typ przypisana zosta'a opcjaSkoroszyt programu Excel (*.xlsx).
Kliknij teraz przycisk Zapisz i zaobserwuj pojawienie si# na pasku tytu'owymokna MS Excel nazwy skoroszytu (rysunek 5.14).
Rysunek 5.14. Nazwa skoroszytu widoczna na pasku tytu!owym arkusza
kalkulacyjnego Excel
Skoroszyt zawieraj"cy makra zapisywany jest w pliku
z rozszerzeniem xlsm.
Je+li po zapisaniu skoroszytu wprowadzisz do niego kolejne zmiany, wówczaspowiniene+ go powtórnie zapisa&. Aby to uczyni&, kliknij ponownie ikon# Zapiszna pasku Szybki dost8p. Natomiast próba zamkni#cia programu Excel bez zapi-sania w skoroszycie nowo wprowadzonych zmian spowoduje wygenerowanieostrzegawczego komunikatu.
Je"eli zechcesz zapisa& kolejn% wersj# skoroszytu pod postaci% zupe'nie nowegopliku, wówczas kliknij Przycisk pakietu Office, a po otwarciu menu rozwi$ pod-menu Zapisz jako. Gdy otworzy si# okno dialogowe Zapisz jako, zmie$ zawarto+&pola Nazwa pliku i kliknij przycisk Zapisz.
Zapisanie zmian w skoroszycie dotyczy wszystkich zawartych
w nim arkuszy, a nie tylko arkusza bie!"cego.
Podobnie jak MS Word, równie" MS Excel wyposa"ony zosta' w mechanizmAutoodzyskiwanie, który w przypadku niespodziewanego zamkni#cia skoroszytuumo"liwi (przynajmniej cz#+ciowe) odtworzenie niezapisanych danych. Aby skon-trolowa& ustawienia Autoodzyskiwania, otwórz okno Opcje programu Excel,przejd0 do kategorii Zapisywanie i upewnij si#, "e opcja Zapisz informacje Auto-
odzyskiwania co jest w'%czona.
Zabezpieczanie skoroszytu MS Excel has'em chroni%cym przed niepowo'anymodczytem oraz dodawanie do skoroszytu podpisu cyfrowego odbywa si# taksamo, jak w przypadku dokumentów MS Word. Identycznie przedstawiaj% si#
Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym
181
równie" problemy zwi%zane z zapisywaniem skoroszytów w starszych formatachMS Office oraz problemy pojawiaj%ce si# przy odczycie plików xlsx w starszychwersjach pakietu (patrz rozdzia' 2. „Word — poprawna edycja tekstu > Zapisy-wanie, otwieranie i tworzenie nowych dokumentów”).
Otwieranie skoroszytów
Aby z poziomu systemu operacyjnego Windows otworzy& skoroszyt MicrosoftExcel, nale"y otworzy& okno odpowiedniego foldera 0ród'owego i klikn%& dwu-krotnie (lub jednokrotnie — je+li tak w'a+nie ustawiono w systemie operacyjnym)wybrany plik.
Je%li w systemie Windows wy&"czona zosta&a opcja ukrywania
tzw. rozszerze/ znanych typów plików, wówczas po nazwie
g&ównej ka!dego pliku b$d"cego skoroszytem MS Excel 2007
wy%wietlone zostanie czteroliterowe rozszerzenie .xlsx lub .xlsm.
Skoroszyty zapisane w starszym formacie b$d" odznacza# si$
rozszerzeniem .xls.
W przypadku gdy MS Excel zosta' ju" uruchomiony, otwieranie kolejnych sko-roszytów mo"e odby& si# poprzez okno dialogowe. W tym celu kliknij Przyciskpakietu Office, a nast#pnie wybierz opcj# Otwórz. Przejd0 do foldera 0ród'owego,zaznacz wybrany skoroszyt i kliknij przycisk Otwórz.
Ponowne otwarcie danego skoroszytu u'atwi Ci lista ostatnio u"ywanych skoro-szytów, widoczna po klikni#ciu Przycisku pakietu Office i wskazaniu opcji Nowy,Otwórz lub Zapisz.
Po otwarciu skoroszytów .xls (czyli tych, które zosta'y zapisane w starym forma-cie) w'%czany jest tzw. tryb zgodnoBci, co sygnalizowane jest odpowiednim ko-munikatem widocznym na pasku tytu'owym (rysunek 5.15).
Rysunek 5.15. Otwarcie skoroszytu zapisanego w starym formacie
Aby przekonwertowa& skoroszyt ze starego formatu do nowego, kliknij Przyciskpakietu Office, a po otwarciu menu wybierz opcj# Konwertuj.
ABC MS Office 2007 PL
182
Eksport zawarto4ci skoroszytu do formatu PDF (i innych)
Eksport arkuszy skoroszytu do formatu PDF przypomina
drukowanie. Podczas tej operacji obszar arkusza jest dzielony
na poszczególne strony, zgodnie z ustawionym formatem.
Do wyeksportowanych stron do&"czane s" wpisy umieszczone
w nag&ówkach i stopkach arkuszy. Dlatego te! przed dokonaniem
eksportu nale!y sformatowa# strony arkuszy i w odpowiedni
sposób przygotowa# arkusze do wydruku (patrz rozdzia& 5. „Excel
— edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym
> Formatowanie stron i drukowanie”).
Aby wyeksportowa& zawarto+& skoroszytu do formatu PDF, wska" Przycisk pa-kietu Office/Zapisz jako, za+ po rozwini#ciu podmenu wybierz opcj# PDF lub XPS.Po otwarciu okna dialogowego skontroluj po'o"enie i nazw# pliku. Nast#pnie kliknijprzycisk Opcje. W sekcji Co opublikowaK wybierz odpowiedni% opcj# (Aktywne
arkusze lub Ca4y skoroszyt) i kliknij przycisk OK. Aby sfinalizowa& eksport, kliknijprzycisk Publikuj.
Oprócz eksportu do formatu PDF Excel umo"liwia zapisywanie danych równie"w innych formatach (m.in. tekstowych).
Budowanie struktury tabeli
Zaznaczanie komórek, kolumn i wierszy
Szybkie zaznaczanie wybranych fragmentów arkusza pozwoli Ci na przy+piesze-nie prac zwi%zanych z budowaniem tabeli i formatowaniem jej komórek.
Aby zaznaczy& wybrany zakres komórek, ustaw kursor myszy w obszarze pocz%t-kowej naro"nej komórki zakresu (np. B2), a nast#pnie wci+nij lewy przycisk myszyi przeci%gnij kursor do ko$cowej naro"nej komórki zakresu (np. D4). Po zwolnie-niu przycisku myszy zaznaczona grupa komórek wyró"niona zostanie szarym wy-pe'nieniem oraz czarnym obramowaniem, za+ adres pocz%tkowej komórki za-kresu pojawi si# w Polu nazwy (rysunek 5.16).
Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym
183
Rysunek 5.16.
Zaznaczenie
zakresu
komórek
Aby zaznaczy# grupy komórek nies"siaduj"ce ze sob", przy
zaznaczaniu kolejnych zakresów przytrzymuj na klawiaturze
klawisz Ctrl.
Je+li chcesz zaznaczy& wybran% kolumn# arkusza, kliknij jednokrotnie lewymprzyciskiem myszy jej nag'ówek (rysunek 5.17).
Rysunek 5.17.
Zaznaczanie
wybranej
kolumny
w arkuszu
Chc"c zaznaczy# kilka s"siednich kolumn, ustaw kursor myszy
na nag&ówku wybranej kolumny. Nast$pnie po pojawieniu si$
ikony strza&ki skierowanej w dó& wci%nij lewy przycisk myszy,
przeci"gnij kursor myszy w lewo lub prawo do nag&ówka innej
kolumny i zwolnij przycisk myszy.
Aby zaznaczy& wybrany wiersz arkusza, kliknij jednokrotnie jego nag'ówek (ry-sunek 5.18).
Rysunek 5.18. Zaznaczanie wybranego wiersza w arkuszu
Chc%c zaznaczy& wi#ksz% liczb# wierszy, ustaw kursor myszy na nag'ówku wy-branego wiersza, a nast#pnie wci+nij lewy przycisk myszy i przeci%gnij kursormyszy w gór# lub w dó'.
ABC MS Office 2007 PL
184
Aby zaznaczy& wszystkie komórki nale"%ce do bie"%cego arkusza, kliknij przy-cisk Zaznacz wszystko po'o"ony na przeci#ciu nag'ówków kolumn i wierszy (ry-sunek 5.19).
Rysunek 5.19.
Zaznaczanie
wszystkich
komórek w arkuszu
Zmiana rozmiarów kolumn i wierszy
Dostosowanie rozmiarów komórek do wy+wietlanych w ich obszarze informacjizagwarantuje czytelno+& prezentowanych danych. Zmiana rozmiarów danej ko-mórki arkusza polega& b#dzie na zmianie szeroko+ci ca'ej kolumny oraz wyso-ko+ci ca'ego wiersza, do których ta komórka nale"y.
Je+li po wpisaniu danych do arkusza cz#+& etykiet tekstowych oraz liczb nie zo-stanie prawid'owo wy+wietlona, wówczas konieczne b#dzie poszerzenie wybra-nych kolumn (rysunek 5.20).
Rysunek 5.20. Przyk!adowy tekst i liczby wykraczaj1ce poza obszar komórek (B3, B4, C4)
Autodopasowanie
Po zaznaczeniu komórek, których zawarto+& nie zosta'a prawid'owo wy+wietlona(B3:C4), kliknij przycisk Format znajduj%cy si# w grupie Format na karcie Na-rz8dzia g4ówne. Po otwarciu menu wybierz opcj# Autodopasowanie szerokoBci
kolumn.
Ustawienia u:ytkownika
Aby samodzielnie okre+li& szeroko+& wybranej kolumny, ustaw kursor myszy nadpraw% kraw#dzi% jej nag'ówka. Po zaobserwowaniu zmiany kszta'tu kursora my-szy wci+nij lewy przycisk myszy, przeci%gnij kraw#d0 kolumny w lewo lub prawoi zwolnij przycisk myszy. Podczas przeci%gania kraw#dzi obok kursora myszypojawia si# „dymek” informuj%cy o bie"%cej szeroko+ci kolumny (rysunek 5.21).
Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym
185
Rysunek 5.21.
Zmiana szeroko5ci
kolumny B poprzez
przeci1ganie jej
prawej kraw.dzi
Aby zmieni# szeroko%# kilku kolumn, zaznacz je, a nast$pnie zmie/
szeroko%# jednej z nich. Szeroko%# wszystkich zaznaczonych
kolumn pod"!y za szeroko%ci" kolumny przewymiarowanej
przez Ciebie.
=eby powi#kszy& wysoko+& wybranego wiersza, ustaw kursor myszy na dolnejkraw#dzi jego nag'ówka. Wci+nij lewy przycisk myszy, przeci%gnij kraw#d0 wier-sza w dó' i zwolnij przycisk myszy (rysunek 5.22).
Rysunek 5.22. Zmiana wysoko5ci wiersza poprzez przeci1ganie jego dolnej kraw.dzi
Aby zmieni# wysoko%# kilku wierszy, zaznacz je, a nast$pnie zmie/
wysoko%# jednego z nich.
Wstawianie, usuwanie i ukrywanie kolumn i wierszy
Modyfikowanie struktury tabeli
Wstawienie do istniej%cego zakresu danych nowych pustych kolumn i wierszypozwoli w razie potrzeby na elastyczn% rozbudow# struktury istniej%cej tabeli.
Za'ó"my, "e do tabeli przedstawiaj%cej koszty +niada$ i kolacji chcesz doda& in-formacje o kosztach obiadów. Najlepszym rozwi%zaniem b#dzie w tym przypadkuwstawienie nowej kolumny pomi#dzy kolumnami ju" istniej%cymi. W tym celuzaznacz dowoln% komórk# nale"%c% do kolumny Kolacja, a nast#pnie kliknij strza'k#przypisan% do przycisku Wstaw znajduj%cego si# w grupie Komórki na karcieNarz8dzia g4ówne. Po otwarciu menu wybierz opcj# Wstaw kolumny arkusza.
ABC MS Office 2007 PL
186
Nowa kolumna pojawia si$ zawsze na lewo od bie!"cej komórki,
a wszystkie kolumny znajduj"ce si$ na prawo od niej s"
automatycznie przenumerowywane. Natomiast gdy wstawiamy
nowy wiersz, wówczas pojawia si$ on zawsze powy!ej komórki
bie!"cej, a przenumerowanie obejmuje wszystkie wiersze
znajduj"ce si$ poni!ej niego.
Aby usun%& z arkusza wybrany wiersz (lub kolumn#) wraz z ca'% zawarto+ci%,uaktywnij dowoln% komórk# nale"%c% do tego wiersza (lub kolumny), a nast#pniekliknij strza'k# przypisan% do przycisku Usu@ znajduj%cego si# w grupie Komórki
na karcie Narz8dzia g4ówne. Po otwarciu menu wybierz opcj# Usu@ wiersze ar-
kusza (lub Usu@ kolumny arkusza).
Ukrywanie wierszy i kolumn
Nale"y wystrzega& si# zbyt pochopnego usuwania wierszy i kolumn, bowiem mo"eto spowodowa& nieodwracaln% utrat# danych. Je+li chcesz „chwilowo” pozby& si#wybranych kolumn lub wierszy, aby np. nie pojawi'y si# na wydruku, wówczasdobrym rozwi%zaniem jest ich ukrycie. =eby ukry& wybrany wiersz (lub kolumn#),uaktywnij dowoln% komórk# nale"%c% do tego wiersza (lub kolumny), a nast#p-nie kliknij strza'k# przypisan% do przycisku Format (grupa Komórki, karta Na-rz8dzia g4ówne). Po otwarciu menu rozwi$ podmenu Ukryj i odkryj, a nast#pniewybierz opcj# Ukryj wiersze (Ukryj kolumny).
Po ukryciu wiersza (lub kolumny) widoczna stanie si# nieci%g'o+& numeracji na-g'ówków wierszy (lub kolumn).
Dane zawarte w ukrytych komórkach s" przez ca&y czas
uwzgl$dniane w formu&ach odwo&uj"cych si$ do tych komórek.
Aby odkry# wszystkie ukryte wiersze (lub kolumny) nale!"ce do
danego arkusza, zaznacz wszystkie komórki, a nast$pnie kliknij
przycisk Format, rozwi/ podmenu Ukryj i odkryj i wybierz opcj$
Odkryj wiersze (lub Odkryj kolumny).
Excel — edycja i formatowanie danych w arkuszu kalkulacyjnym
187
Scalanie i rozdzielanie komórek
B%czenie kilku s%siednich komórek w ca'o+& pozwala osi%ga& ciekawe efekty sty-listyczne.
Aby scali& wybrane komórki, zaznacz je, a nast#pnie kliknij przycisk Scal i wy-
Brodkuj znajduj%cy si# w grupie Wyrównanie na karcie Narz8dzia g4ówne (ry-sunek 5.23).
Rysunek 5.23.
Przyk!adowa
tabela
zawieraj1ca
komórki scalone
Je+li zechcesz przywróci& pierwotny podzia' komórek, wówczas po zaznaczeniuscalonej komórki kliknij ponownie przycisk Scal i wyBrodkuj.
Formatowanie komórek w arkuszu
Odpowiedni wygl%d komórek arkusza pozwala na wyeksponowanie zawartychw nim danych.
Wyrównanie i obrót zawarto4ci komórki
Je+li szeroko+& i wysoko+& komórki jest wi#ksza ni" wy+wietlana w niej zawar-to+&, wówczas istotnego znaczenia nabiera sposób wyrównania zawarto+ci ko-mórki wzgl#dem jej kraw#dzi.
Aby zmieni& wyrównanie zawarto+ci komórki w poziomie, zaznacz komórk# lubgrup# komórek, a nast#pnie kliknij przycisk Wyrównaj tekst do lewej, Do Brodkaw poziomie lub Wyrównaj tekst do prawej. Natomiast chc%c zmieni& wyrównaniezawarto+ci komórki w pionie, kliknij przycisk Wyrównaj do góry, Wyrównaj do
Brodka lub Wyrównaj do do4u (karta Narz8dzia g4ówne, grupa Wyrównanie)(rysunek 5.24).
ABC MS Office 2007 PL
188
Rysunek 5.24.
Zmiana
wyrównania
zawarto5ci
komórki
W przypadku liczb wielocyfrowych nie powiniene% ingerowa#
w sposób ich wyrównania, pozostawiaj"c je tym samym w stanie
domy%lnego wyrównania do prawej strony.
W wi$kszo%ci przypadków stosowanie opcji Wyrównaj do <rodka
(w pionie) zapewnia najwi$ksz" czytelno%# danych.
W uzasadnionych stylistycznie przypadkach mo"esz dokona& obrotu zawarto+cikomórki o okre+lony k%t. W tym celu zaznacz komórk#, a nast#pnie kliknij ikon#Orientacja (karta Narz8dzia g4ówne, grupa Wyrównanie). Po otwarciu menu wska"odpowiedni wariant (rysunek 5.25).
Rysunek 5.25. Zastosowanie opcji Obró@ tekst w gór. pozwalaj1ce na zmniejszenie
szeroko5ci kolumn
Opcje ObróD tekst w górC oraz ObróD tekst w dó! daj" zupe&nie
inny efekt ni! opcja Tekst pionowy (rysunek 5.26).
Klikni#cie przycisku Orientacja i wybranie opcji Formatuj wyrównanie komórki
spowoduje otwarcie okna dialogowego daj%cego mo"liwo+& precyzyjnego usta-wienia k%ta obrotu.