Ablauf- und Terminplanung von
Projekten
Ablauf und Terminplanung von Projekten
Ablauf- und Terminplanung von
Projekten
Grundlagen• Aufbauend auf der Kenntnis des Projektinhalts,
also auf der Menge der zu erledigenden Arbeitspakete, ermittelt die Ablauf- und Terminplanung die technologische und zeitliche Anordnung der Aufgaben.
• Diese Planung ermittelt terminliche Aussagen über das Projekt (z.B. Zwischen- und Endtermin) und ist Basis für weitere Planungen (z.B. Ressourceneinsatz, Kostenverlauf)
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GrundlagenUnterscheidung:• Ablaufplanung: Festlegung der logischen Anordnung von
Aufgabenelementen• Fristen-/Terminplanung:Parameter Zeit wird in die
Ablaufplanung eingefügt
Ein Ablauf besteht aus folgenden Teilen:• Vorgang: Ein Vorgang ist durch die Ereignisse Anfang
und Ende begrenzt.• Ereignis(Meilenstein):Ablaufelement, das einen
bestimmten Zustand repräsentiert. Besitzen die Dauer=0• Abhängigkeit: Ablaufelement das die Beziehung
zwischen den Vorgängen repräsentiert.
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Methodena. Geschwindigkeitsdiagrammb. Terminlistec. Zeitfixierter Balkenpland. Vernetzter Balkenplane. Netzplan
Diese Terminplanungsmethoden sind „abwärtskompatibel“, d.h. die jeweils in der Liste darüber stehenden, einfacheren Terminplanungen sind in der darunter liegenden enthalten.
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a. GeschwindigkeitsdiagrammGrobe Darstellung des Projektablaufs mittels Leistungskenngrößen.
Formen der Darstellung: Weg-Zeit-DiagrammMengen-Zeit-DiagrammLeistungs-Zeit-Diagramm
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b. TerminlistenUnterscheidung: • Endereignisse der Projektphasen
(Meilenstein-Terminliste, Phasenplan, Meilensteinplan)
• Endereignisse der Arbeitspakete bzw. Vorgänge (Vorgangsterminliste, Vorgangsliste)
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Meilensteinplan(Meilenstein-Terminliste, Phasenplan)
• Liefert eine grobe Terminplanung eines Projekts über ausgewählte Ereignisse
• Leistungsfortschritt zwischen den Meilensteinen wird nicht überwacht
Das Stage-Gate-Modell Stellt einen definierten Projektablauf dar, indem der Schwerpunkt auf wenige standardisierte Meilensteine (Gates) gelegt wird.
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Vorteile des Stage-Gate-Modell
• Planungs- und Steueraufwand wird minimiert• Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und
Gesamtprozess-Sicht wird gefördert• Alle Prozessbeteiligten wissen wegen den
standardisierten Stages und Gates über den Status und die weiteren Schritte bescheid.
• Der Informations- und Entscheidungsprozess ist klar definiert und fokussiert
• Vom Kunden gewünschten Termine werden vermehrt eingehalten
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Vorgangsliste• Liefert in Überblicksform die
Fertigstellungstermine der Arbeitspakete• Arbeitsfortschritt innerhalb des einzelnen
Arbeitspakets wird nicht überwacht• Besteht aus einer Auflistung der im Projekt zu
erledigenden Arbeitspakete mittels Code-Nummer und Arbeitspaketbenennung sowie Eintragung der vorgesehenen Endtermine.
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Beispiel VorgangslisteAP-Nr AP-Beschreibung Termin
1.1 Projektauftag schriftlich erteilt 4/09
1.2 Projektplanung und Projektorganisation beendet
5/09
4.2 Projektmanagement-Workshop für das Topmanagement
6/09
3.3 Projektmanagement-Grundlagen- und Aufbauseminar für alle wichtigen Nutzer abgeschlossen
offen
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c. Balkenplan• Grafische Darstellung der Aufgaben und
Termine unter Bezug der Dauern als Durchlaufzeit
• Wesentliches Kommunikationsinstrument mit dem Projektauftraggeber
• Der einzelne Vorgang wird als zeitproportionaler Balken dargestellt
• Zeitliche Überlappungen sind unmittelbar ersichtlich
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Balkenplan
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Vernetzter Balkenplan• Der vernetzte Balkenplan ist ein
Balkenplan, der die erforderlichen Abhängigkeiten enthält ( ablauflogisch, ressourcenbedingt)
• Sind im vernetzten Balkenplan alle Abhängigkeiten eingetragen, besitzt er den gleichen Informationsgehalt wie der Netzplan
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Vernetzter Balkenplan
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d. Netzplan• Rechnerische Ermittlung der Fristen• Sichtbarmachen von kritischen Wegen,
Pufferzeiten• Grafische (tabellarische) Darstellung eines
Projektablaufs • Zunächst ein Ablaufplan und wird durch
Berechnung ein Fristenplan und durch Übertragung in den Kalender zum Terminplan
• Hat höchsten Informationsgehalt
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Netzplan
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Netzplan-Arten• Vorgangspfeil-Netzplan (VPN)
Vorgänge werden durch Pfeile dargestellt Knoten repräsentieren die Abhängigkeiten als
Zusammenfall eines Start- und Endereignisses
• Ereignisknoten-Netzplan (EKN)Pfeil repräsentiert Abhängigkeit zwischen
Ereignissen, bewertet mit einem ZeitabstandKnoten stellen Ereignisse dar
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Netzplan-Arten• Vorgangsknoten-Netzplan (VKN)
Knoten stellen die Vorgänge im Projekt dar. Es werden Vorgangsbezeichnung, Vorgangsnummer und Vorgangsdauer eingetragen
Verbindungspfeile repräsentieren die Anordnungsbeziehungen
Im Projektmanagement werden heute praktisch ausschließlich Vorgangsknotennetze verwendet
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Detaillierte Beschreibung der Vorgehensweise in der
Ablaufplanung und Terminplanung
• Abbildung: Vorgehensweise bei der Ablauf- und Terminplanung
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Start
Vorgangsliste
Vorgangsdauern
Balkenplan
Optimierter Terminplan
Anordnungs-beziehungen
Ablaufplan
Vorgangsdauern,Zeitabstände
Vernetzter Balkenplan, Netzplan
Terminliste
End
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1. Die Vorgehensschritte• Ein Vorgang ist, wie bereits definiert, ein
Geschehen mit definiertem Anfang und Ende, das Zeit erfordert.
Kennzeichen:• Erfordert Bereitstellung von Einsatzmitteln• Verursacht Kosten• Wird ohne Unterbrechung abgewickelt• Zusammenstellung von Vorgängen findet
man in der Vorgangsliste
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Die Festlegung der Vorgänge hat auf der Grundlage der ermittelten Arbeitspakete zu erfolgen. Dabei sind je nach Erfordernis einzelne Arbeitspakete zu zerlegen, bis sich Vorgänge ergeben, auf die folgende Aussagen zutreffen:
• Der Vorgang wird ohne Unterbrechung durchgeführt• Der Ressourceneinsatz bleibt während der gesamten
Vorgangsdauer konstant• Es besteht eine proportionale Beziehung zwischen
Vorgangsdauer und Arbeitsfortschritt
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2. Ermittlung der Anordnungsbeziehungen
• Umfasst die Festlegung aller unmittelbaren Abhängigkeiten zwischen den Vorgängen bzw. Ereignissen sowie die Art der jeweiligen Abhängigkeit
• Es gibt vier prinzipielle Anforderungsbeziehungen:1. Normalfolge, Ende-Anfang-Beziehung Das Ende von Vorgang 1 ist Voraussetzung für den Anfang
von Vorgang 2. (z.B: Ende von Montage ist Beginn von Inbetriebsetzung)
2. Anfangsfolge, Anfang-Anfang-Beziehung Der Anfang von Vorgang 1 ist Voraussetzung für den Anfang
von Vorgang 2. (z.B: Beginn der Programmierung ist Voraussetzung für den Anfang von Dokumentationsarbeiten)
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3. Endfolge, Ende-Ende-Beziehung Das Ende von Vorgang 1 ist Voraussetzung für das
Ende von Vorgang 2. (z.B: Das Ende der Montage ist Voraussetzung für das Ende der Aufräumarbeiten)
4. Sprungfolge, Anfang-Ende-Beziehung Der Anfang von Vorgang 1 ist Voraussetzung für das
Ende von Vorgang 2. (z.B: Anfang der Nutzung der Heizung ist Voraussetzung für das Ende des Heizungsprovisoriums)
In der Praxis werden die Normal-, Anfangs- und Endfolgen verwendet wobei diese Folgen auch kombiniert werden können.
Als Strategien bei der Entwicklung der Ablauflogik können Nachfolger-Sichtweise und Vorgänger-Sichtweise unterschieden werden.
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3.Erstellung des Ablaufplans
• Die grafische Darstellung in Netzplantechnik wird heute meist nur noch in tabellarischer Darstellung ausgeführt
• In der Balkenplantechnik braucht man immer Ablauf- und Terminpläne zugleich, da die Darstellung zeitmaßstäblich erfolgt.
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4.Ermittlung der Vorgangsdauern bzw. Arbeitspaketdauern
• Die Durchführungsdauer ist die Zeitspanne von Anfang bis Ende des Vorgangs.
• Die Erfassung der Vorgangsdauern kann wie folgt ablaufen: -ist vorgegeben (z.B:organisatorisch)
-wird aus Erfahrungen direkt geschätzt -wird über das Mengengerüst ermittelt (Montage eines Stuhles 2 Stunden Montage von 20 Stühlen 40
Stunden) -Dauer wird indirekt über die
Schätzung des Aufwand ermittelt
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Methoden der Aufwandschätzung
• Vergleichsmethode (Schätzung) -basiert auf Erfahrungen und Vorstellungsvermögen -gut strukturierte Dokumentation wichtig -Gruppenurteile besitzen höhere Aussagesicherheit
• Parametermethode (algorithmische Verfahren) -basiert auf quantitiver aufwandsrelevanter Größe (Parameter) -Möglichkeit eines formelmäßigen Zusammenhangs zwischen Parameter und
dem gesuchten Aufwand ist die Statistik (mit Regressionsrechnung bzw. als mathematische Formel)
• Kennzahlenmethode (Berechnung mittels Richtwerten) -basiert auf Verwendung von Kennzahlen in Form von Leistungseinheiten
(z.B: LKW Fuhren pro Arbeitstag,...)
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• Zeitreserven möglichst in der Schätzung vernachlässigen (ansonsten sichtbar dokumentieren)
• Schätzungen auf „wirtschaftlichen Mitteleinsatz“ aufbauen
• Diagramm zwischen Ressourceneinsatz bzw. Kosten und der Durchführungszeit
• Störungen schon in der Planung terminlich berücksichtigen
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Zeitanalyse• Fristenplanung (Relativzeitwerte): - Ermittlung der Projektdauer
• Terminplanung (Kalenderdaten):- Analyse der terminlichen
Durchführbarkeit des Projekts aufgrund vorgegebener Fixtermine
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Extremwerte• Vorwärtsrechnung: Hier wird die frühestmögliche Lage
berechnet
• Rückwärtsrechnung:Hier wird die spätesterlaubte Lage berechnet
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Puffer1.) Gesamtpuffer (GP):
Ist jene Zeitspanne, um die ein Vorgang später beginnen kann oder gestreckt werden kann, ohne das Projekt zu gefährden.
2.) Freie Puffer (FP):Wird immer für einen bestimmten Vorgang berechnet unter der Annahme, dass er selbst zu seinem frühesten Anfangszeitpunkt beginnen kann
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Fixtermine• Absolute Fixtermine• Nicht-früher-als-Fixtermine• Nicht-später-als-Fixtermine• Intervall-Fixtermine
(ein Ereignis muss im Intervall oder darf nicht im Intervall liegen, z.B. Winterpause)
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Zeit-Kosten-Optimierung• Kapazitätsmaßnahmen
- Überstunden, Wochenendarbeiten - zusätzliche Kapazitäten - Auswärtsvergaben
• Technologische Maßnahmen - Überlappung von Vorgängen - leistungsfähige Ressourcen zuteilen• Organisatorische Maßnahmen - Team umbesetzen - Änderung der Projektorganisation