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Gräfstraße 79, 60486 Frankfurt/Main
Telefon +49(69) 66575-300, Telefax +49(69) 66575-350
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Aktendiät und Aufbewahrungsfristen 2018
Im Keller türmen sich Kisten und Ordner mit Rechnungen, Bestellungen, An-
geboten, Auftragsbestätigungen. Der Jahresanfang ist Gelegenheit, zu ver-
nichten, was nicht mehr aufbewahrt werden muss. Vorsicht aber, denn es müssen nun auch die Vorschriften der GoBD beachtet werden.
Aufbewahrung nach GoBD (nicht abschließend) ............................................................................... 1
Ordnungssystem/Indexierung ..................................................................................................... 3
Zeitnahe Belegsicherung .............................................................................................................. 3
Prüfen Sie also.............................................................................................................................. 3
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen .................................................................................................... 4
Berechnung der Aufbewahrungsdauer ............................................................................................. 5
Wann sollten Dokumente länger aufbewahrt werden? .............................................................. 5
Unterlagen, die nicht aufbewahrt werden müssen ..................................................................... 6
Private Unterlagen ............................................................................................................................. 7
Rückstellungen für die Belegarchivierung.................................................................................... 8
Belege auf Thermopapier: Kopieren und ablegen! ...................................................................... 8
Verlorene oder nicht auffindbare Belege ................................................................................. 9
Diese Unterlagen können Sie ab 1.1.2018 vernichten ............................................................... 10
Aufbewahrung nach GoBD (nicht abschließend)
Es müssen alle Unterlagen aufbewahrt werden, die zum Verständnis und
zur Überprüfung der Besteuerung von Bedeutung sind
Ein Sachverständiger muss (wie bisher) die Unterlagen in angemessener
Zeit prüfen können
Alle Belege (Papier, elektronisch) müssen zeitnah gegen Verlust gesichert
werden (-> möglichst unmittelbar nach Eingang/Entstehung)
Dokumente, die mit Datenverarbeitungssystemen erstellt wurden, müssen
im Ursprungsfomat aufbewahrt werden
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Eingehende elektronische Handels-/Geschäftsbriefe/Dokumente/Daten und
Datensätze müssen
o im empfangenen Format aufbewahrt werden (per E-Mail eingegangene
Dokumente inkl. angehängter PDFs/Scans, es sei denn, die E-Mail ist
reines Transportmittel ohne steuerrelevanten Inhalt - ähnlich dem Pa-pier-Briefumschlag)
o während der gesamten Aufbewahrungsfrist die gesicherte Verknüpfung
zwischen Geschäftsvorfall und Dokument gewährleisten
o mit einem nachvollziehbaren, eindeutigen Index versehen werden, un-
ter dem das Dokument verwaltet werden kann. Nötige technische Än-
derungen (bspw. bei Fehlerkorrekturen o.ä. müssen protokolliert und
dokumentiert werden
o mit Eingang, Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere
Verarbeitung protokolliert werden
o bei Konvertierung in ein Inhouse-Format die entsprechenden Beson-
derheiten berücksichtigen
Weder Dokumente noch elektronische Daten dürfen vor Ende der Aufbe-
wahrungsfrist gelöscht werden
Fazit:
Papierdokumente können digitalisiert und elektronisch aufbewahrt werden
(DV-System oder bspw. DMS). Dann genügt aber die Aufbewahrung nur auf
Papier nicht.
Elektronisch erstellte und auf Papier versandte Handels- und Geschäftsbriefe
dürfen auch nur in Papierform aufbewahrt werden.
Beispiel
Ausgangsrechnungen, über ein Textverarbeitungsprogramm erstellt:
Nach dem Duck einer Rechnung wird die Dokumentenvorlage/Maske
mit den Inhalten der nächsten Rechnung überschrieben. Es genügt,
das Doppel der verschickten Rechnung nur auf Papier aufzubewahren.
Werden verschickte Handels-/Geschäftsbriefe elektronisch aufbewahrt
(File-System, DMS-System etc.), ist die Aufbewahrung nur auf Papier
nicht mehr erlaubt, weil das Verfahren dokumentiert werden muss.
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Werden Handels-/Geschäftsbriefe mit Hilfe eines Fakturierungssystems
oder ähnlicher Anwendungen erzeugt, bleiben die elektronischen Daten
aufbewahrungspflichtig.
Ordnungssystem/Indexierung
Bestimmte Ordnungssysteme schreibt die GoBD nicht vor. Es sind Zeitfolgen,
Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder eine alphabetische Ord-
nung möglich. Einzig die Prüfungsfähigkeit muss gewährleistet werden. Dies
gilt auch für die gewählten Indexe bei elektronischen Dokumenten.
Zeitnahe Belegsicherung
Zum Schutz vor Verlust erfolgt eine Sicherung bspw. durch laufende Numme-
rierung ein-/ausgehender Rechnungen/Lieferscheine, eine Ablage in Mappen
und Ordnern, durch zeitgerechte Erfassung in Grund(buch)aufzeichnungen
oder durch laufende Vergabe eines Barcodes und anschließendes Scannen.
Wichtig auch hier: Die Zuordnung zwischen Beleg und Aufzeichnung muss in
angemessener Zeit prüfbar sein.
Prüfen Sie also
Gibt es eine aussagekräftige, vollständige Verfahrensdokumentation?
Wie wird der Belegeingang identifiziert/organisiert?
Werden Daten, Dokumente und Belege korrekt und vollständig übernom-
men und erfasst?
Wer hat Zugriff auf das Archivsystem? (Verfügbarkeit, Autorisierung, Au-
thentizität)
Werden E-Mails elektronisch korrekt aufbewahrt?
Dies sind nur einige Eckpunkte im Hinblick auf die Anforderungen der GoBD!
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Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen sind geregelt in
der Abgabenordnung (AO) -> rein steuerrechtliche Vorschrift
im Handelsgesetzbuch (HGB) -> "spezielles BGB", gilt für alle Kaufleute
Für alle empfangenen und verschickten Handels- und Geschäftsbriefe sowie
für sonstige steuerlich relevante Unterlagen gelten sechs Jahre
Aufbewahrungsfrist. Bücher, Aufzeichnungen, Buchungsbelege, Handels-
bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz etc. sind zehn Jahre aufzubewahren.
Rechnungen, Zahlungsbelege und andere beweiskräftige Unterlagen (sonstige
Unterlagen) sind zwei Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG),
wenn die Leistungen in den nichtunternehmerischen Bereich fallen. Sonstige
Geschäftsunterlagen sind alle Schriftstücke oder Papiere, die einen Einblick in
das Geschäftsgeschehen verschaffen können und (a)typische Geschäftsvorfäl-
le dokumentieren oder erläutern, also bspw.
Auftragszettel, Lieferscheine, Frachtpapiere, Quittungen
Zolldokumente
Kredit-, Versicherungs-/Schadensunterlagen, Verträge, Protokolle
Lohn- und Gehaltslisten, Stunden- und Akkordzettel
Kassenstreifen, Kassenzettel oder -bons.
Stunden- und Akkordzettel müssen bis spätestens sieben Tage nach
Arbeitsleistung (= eine Woche später) erstellt sein und zwei Jahre aufbe-
wahrt werden. Sie werden zwar später durch die gestellte Rechnung „ersetzt“
(= 10 Jahre Aufbewahrungsfrist), aber im eigenen Interesse im Hinblick auf
Betriebsprüfungen, sollten sie als Nachweis länger aufbewahrt werden.
Generell gilt: Haben diese sonstigen Geschäftsunterlagen Buchfunktion
(bspw. OP-Buchhaltung), gelten zehn Jahre Aufbewahrungsfrist.
Sind in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen,
gelten diese zwar, sind aber nicht für die steuerliche Aufbewahrungspflicht
maßgebend (§ 147 Abs. 3 Satz 1 und 2 AO).
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Berechnung der Aufbewahrungsdauer
Die Fristen beginnen mit Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument, die
Daten, der Datensatz entstanden ist; sie enden also meist auch mit einem Ka-
lenderjahr. Können für einen Geschäftsvorgang noch Steuern keine festge-
setzt werden, läuft auch die Aufbewahrungspflicht nach AO nicht ab, selbst
wenn sechs bzw. zehn Jahre verstrichen sind.
Viele berufsrechtliche Vorschriften enthalten eigene, teils kürzere, manchmal
aber auch erheblich längere Aufbewahrungsfristen (bspw. Baupläne des Archi-
tekten). Diese Fristen entbinden jedoch nicht von der Frist der AO, weil sie
nicht aus dem Steuerrecht stammen.
Die dadurch nötige Einteilung in steuerliche Daten einerseits und sonstige be-
trieblich relevante Daten andererseits kann manchmal schwierig sein. Kleinere
Betriebe sollten darum überlegen, ob sie mit einer generell längeren Aufbe-
wahrung aller Daten nicht besser fahren.
Bei einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren können Unterlagen bspw. aus
dem Jahr 2007 aber nicht automatisch mit Ablauf 2017 weggeworfen werden,
denn es gilt grundsätzlich:
Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist beginnt mit Schluss des Kalender-
jahrs, in dem die letzten Eintragungen in die Buchhaltung gemacht
wurden bzw. am Schluss des Jahres, in dem das Inventar, der Jahres-
abschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurde.
Beispiel:
Der Jahresabschluss des Jahres 2005 wurde im August 2006 erstellt
und beim Finanzamt eingereicht. Berechnet wird die zehnjährige Auf-
bewahrungspflicht:
Aufbewahrungsverpflichtung 10 Jahre
Beginn der Aufbewahrungsfrist 01.01.2007
Erlaubte Entsorgung der Unterlagen 01.01.2017
Wann sollten Dokumente länger aufbewahrt werden?
Manchmal ist eine längere Aufbewahrung sinnvoll, weil vielleicht die Festset-
zungsfrist (normalerweise vier Jahre) eines vorläufigen, noch nicht endgülti-
gen Steuerbescheids die Aufbewahrungsfrist übersteigt. Sie beginnt am 1. Ja-
nuar des Folgejahres, in dem die Steuererklärung eingereicht wurde.
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Beispiel:
Die Steuererklärung für 2011 wurde erst 2013 eingereicht (vorläufiger
Steuerbescheid). Der Bescheid wird mit Ablauf 2018 endgültig, daher
sollten zur Sicherheit auch Unterlagen aus 2011 aufgehoben werden.
Die Festsetzungsfrist verlängert sich auf
5 Jahre bei sog. "leichtfertige Steuerverkürzung" und
auf 10 Jahre bei Steuerhinterziehung.
Achtung:
Angenommen, ein vorläufiger Bescheid für eine Steuererklärung aus 2006
wird erst 2019 endgültig rechtskräftig. Wurden die dazugehörigen Unterlagen
fristgerecht zum 1. Januar 2017 vernichtet, fehlen diese Beweise, falls das Fi-
nanzamt später noch etwas ändert.
Unterlagen sollten in bestimmten Fällen länger als für die vorgeschriebenen
Fristen bis zum Verfahrensabschluss aufbewahrt werden:
bei begonnener Außenprüfung durch das Finanzamt,
bei bereits Außenprüfung, gegen die Einspruch eingelegt werden soll,
bei Ermittlungen unter strafrechtlichen Aspekten (Steuerstrafdelikte),
bei eigenen Steueranträgen.
Unterlagen, die nicht aufbewahrt werden müssen
Angebote, die zu keinem Auftrag geführt haben,
Anwesenheitslisten (die nicht zur Lohnbuchhaltung gehören)
Halbjahresbilanzen sowie interne Kontroll- und Verrechnungsbelege,
Finanzpläne, Vorschauen, rein statistische Berichte etc.,
Kalkulationen (solange nicht steuerlich relevant!),
Kassenkontrollstreifen (solange nicht steuerlich relevant!),
Preislisten (sofern sie keine Buchungsunterlagen darstellen)
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Private Unterlagen
Wird ein privates Konto auch zur Verbuchung betrieblicher Einnahmen ver-
wendet, wird es nach Ansicht des Finanzamts zu einem betrieblichen Konto,
für das die Aufbewahrungspflichten nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 und 5 AO gelten,
sprich zehn Jahre.
Das musste ein Kläger vor dem Finanzgericht Saarland schmerzlich feststel-
len: Weil er seine vermeintlichen Privatkonten nicht mehr vorlegen konnte,
schätzte das Finanzamt Umsätze und Gewinn hinzu. Das Finanzgericht billigte dies, weil der Unternehmer seine Aufzeichnungspflichten verletzt hatte.
Noch ein mögliches Beispiel aus der Praxis: Ein Steuerzahler erzielt Einnah-
men für die Stromlieferung aus einer Photovoltaikanlage. Weil er nicht weiß,
dass ihn das Finanzamt deswegen als Gewerbetreibenden einstuft, eröffnet er
kein extra Konto, sondern lässt die Einnahmen auf sein Privatkonto fließen.
Fazit: Das Finanzamt kann sämtliche Bankbelege des privaten Kontos einse-
hen, und zwar innerhalb der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist.
Ansonsten gilt:
Arbeitsverträge/Gehaltsunterlagen:
aufheben, bis der Rentenanspruch geklärt und bestätigt(!) ist
Bankunterlagen, Kontoauszüge, Verträge über Sparguthaben, Kredite
u. ä.: über die gesamte Laufzeit
Bankbelege sind Zahlungsnachweise (Scheckeinreichungen, Überweisun-
gen, Kontoauszüge etc.). Seit 2002 gilt, dass Belege für regelmäßige Zah-
lungen, die über einen längeren Zeitraum getätigt werden (Miete, Unter-
halt etc.), noch vier Jahre später als Beweis herangezogen werden können
Einmalige Zahlungen: Zwei Jahre
Steuerbescheide:
müssen zwar nicht aufbewahrt werden, werden aber häufig bei Anträgen
auf staatliche Unterstützung (auch rückwirkend) gefordert. Fazit: Alle Un-
terlagen aufbewahren, vor allem bei vorläufigen Steuerbescheiden
Versicherungsdokumente/-unterlagen:
über die Laufzeit der jeweiligen Versicherung (Verträge, Änderungen, Sta-
tusberichte, Schriftwechsel)
Kaufverträge, Kassenbons, Quittungen:
mindestens für die Zeit der Gewährleistung/Garantie (meist zwei Jahre).
Versicherungsrechtliche Verträge länger (Einbruch, Diebstahl etc.)
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Rechnungen:
Gesetzliche Verjährungsfrist drei Jahre, was der Aufbewahrungsfrist ent-
sprechen sollte. Ausnahme Handwerkerrechnungen: entsprechend der
Gewährleistungspflicht mindestens fünf Jahre
Wohnungs-, Mietverträge, Übergabeprotokolle etc.:
nach Ende des Mietverhältnisses mind. drei Jahre. Nebenkostenabrech-
nungen können entsorgt werden - es sei denn, absehbar werden Wohnbei-
hilfen beantragt (dann am besten zwei Jahre aufheben)
Bei Haus-/Wohnungskauf:
es ist sinnvoll, alle Rechnungen zu behalten, weil diese Belege bei Verkauf
helfen, den Wert der Immobilie festzustellen.
Rückstellungen für die Belegarchivierung
Nach einem BFH-Urteil müssen bilanzierende Unternehmer für die Archivie-
rungskosten innerhalb der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist eine Rückstellung nach § 257 HGB bzw. § 147 AO bilden. Über die Höhe der Rückstellungen
wird jedoch heiß diskutiert. Innerhalb der Finanzverwaltung wird jedoch die
folgende Ermittlung der Rückstellung favorisiert:
In die Rückstellung einbezogene Kosten für die Entsorgung der aufzube-
wahrenden Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht sind nicht
zulässig.
Von den kalkulierten Mieten oder Abschreibungen für Lagerräume muss
ein Abschlag vorgenommen werden (grundsätzlich 20 %).
Die verbleibenden jährlichen Kosten dürfen nicht auf zehn Jahre hochge-
rechnet werden, sondern nur multipliziert mit einem Faktor von 5,5.
Belege auf Thermopapier: Kopieren und ablegen!
Seit 2004 müssen Rechnungen während der 10-jährigen Aufbewahrungs-
pflicht „lesbar“ archiviert werden. Für Eingangsrechnungen und Belege auf
Thermopapier, die bei Betriebsprüfungen verblasst und nicht mehr lesbar
sind, verliert ein Unternehmer den Vorsteuerabzug; schlimmstenfalls wird
auch der Betriebsausgabenabzug versagt.
Solche Belege sollten vor der Archivierung sicherheitshalber kopiert werden.
Dazu zwei Tipps:
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Erst den Beleg kopieren und dann das Original dazu heften und
beim Tanken bspw. mit EC-/Kreditkarte bezahlen. So können bei verblass-
ten Belegen wenigstens die Betriebsausgaben abgezogen werden. Beim
Vorsteuerabzug entscheidet das Finanzamt nach Einzelfall.
Verlorene oder nicht auffindbare Belege
Verlangt das Finanzamt verlorene Belege, gibt es ein Nachweisproblem, das
unter Umständen zu Gewinnzuschätzungen führen kann. Je nach Grund, wa-
rum der Beleg nicht mehr vorgelegt werden kann, gibt es verschiedene An-
satzpunkte für Unternehmer, um mit gezielten Argumenten steuerliche Nach-
teile zu vermeiden oder zumindest zu minimieren:
Ist ein Beleg spurlos verschwunden, hilft als erster Nachweis der Bankbe-
leg
Auch sollte man den Rechnungsaussteller um eine Belegkopie bitten.
Geht auch das nicht mehr, kann ggf. ein „Eigenbeleg“ ausgestellt werden
(Angabe, wo, wann, wie und in welcher Höhe die Kosten entstanden; ggf.
ergänzt durch die Unterschrift von Zeugen)
So wird das Finanzamt vermutlich wenigstens den Abzug der Betriebsausga-
ben zulassen. Der Vorsteuerabzug wird aber ohne Rechnung versagt bleiben,
es sei denn, es handelt sich um eine Rechnung nach § 13b UStG. Dann bleibt
der Vorsteuerabzug auch ohne Rechnung erhalten.
Ausnahmen bei Katastrophen: Sind Belege durch eine Hochwasserkatastrophe
oder einen verheerenden Sturm vernichtet, können sich Finanzämter einsich-
tig zeigen. Steuerzahler sollen in diesen Fällen gegenüber anderen Unterneh-
mern keine Nachteile haben. Das heißt, das Finanzamt darf/kann grundsätz-
lich keine Zuschätzungen vornehmen und muss auch den Vorsteuerabzug oh-
ne Belege gewähren.
Aber: man sollte nicht vergessen, das Finanzamt schon zeitnah über den Ver-
lust der Unterlagen durch die Naturkatastrophe zu informieren!
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Abkürzungsverzeichnis, allgemein 6 Jahre 2011
Abkürzungsverzeichnis, soweit Erklärungsfunktion für Programm u. ä. 10 Jahre 2007
Abrechnungsunterlagen, soweit Buchungsgrundlage 6 Jahre 2011
Abschlagszahlungen 10 Jahre 2007
Abschlussbuchungsbelege 10 Jahre 2007
Abschlussbericht (falls keine Bilanz erstellt wurde) 10 Jahre 2007
Abschlusskonten 10 Jahre 2007
Abschlussrechnungen 10 Jahre 2007
Abschreibungsunterlagen 10 Jahre 2007
Abtretungserklärungen 6 Jahre 2011
Abwertungsbelege 10 Jahre 2007
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung 10 Jahre 2007
Akkordunterlagen (soweit Buchungsbelege) 6 Jahre 2011
Akkreditive 10 Jahre 2007
Aktenvermerke (wenn Bilanzunterlage: 10 Jahre) 6 Jahre 2011
Angebote (soweit Handelsbriefe, mit Auftragsfolge) 6 Jahre 2011
Angestelltenversicherung (Buchungsbelege) 10 Jahre 2007
Anhang 10 Jahre 2007
Anlagenverzeichnis 10 Jahre 2007
Anlagenunterhaltungskosten 10 Jahre 2007
Anlagevermögensbücher/-karteien 10 Jahre 2007
Anlagezu- und Abgangsmeldungen 10 Jahre 2007
Anleihebücher 10 Jahre 2007
Anleihen 6 Jahre 2011
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 6 Jahre 2011
Anzahlungsunterlagen 6 Jahre 2011
Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung 10 Jahre 2007
Arbeitgeberzuschusskarten (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre 2007
Arbeitnehmersparzulage (Verträge) 6 Jahre 2011
Auftragsbestätigungen 6 Jahre 2011
Auftrags- und Bestellunterlagen 6 Jahre 2011
Auftragsbestätigungen 6 Jahre 2011
Auftragskostenbelege 10 Jahre 2007
Ausfuhrgenehmigungen 6 Jahre 2011
Ausfuhrunterlagen 6 Jahre 2011
Ausgangsrechnungen 10 Jahre 2007
Ausschusslisten als Buchungsbelege 10 Jahre 2007
Außendienstabrechnungen (Gehaltslisten) 10 Jahre 2007
Außenhandelsunterlagen 6 Jahre 2011
Auszahlungsbelege 10 Jahre 2007
Bahnabrechnungen 10 Jahre 2007
Bankbelege 10 Jahre 2007
Bankbürgschaften 6 Jahre 2011
Bareinkaufunterlagen 10 Jahre 2007
Barverkaufunterlagen 10 Jahre 2007
Baubücher 6 Jahre 2011
Bauakte 6 Jahre 2011
Bauanträge 6 Jahre 2011
Baubeschreibungen 6 Jahre 2011
Baubücher (Inventurunterlagen) 10 Jahre 2007
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Baugenehmigungen 6 Jahre 2011
Baupläne 6 Jahre 2011
Beförderungspapiere im Güterkraftverkehr 6 Jahre 2011
Beförderungssteuernachweise 6 Jahre 2011
Beherrschungsverträge 10 Jahre 2007
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger 6 Jahre 2011
Belege, soweit Buchfunktion (OP-Buchhaltung) 10 Jahre 2007
Belegzusammenstellungen 10 Jahre 2007
Bestandsberichtigungen 10 Jahre 2007
Bestandsermittlungen 10 Jahre 2007
Bestandsverzeichnissen 10 Jahre 2007
Bestellungen 6 Jahre 2011
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlage 10 Jahre 2007
Betriebskostenabrechnungen (soweit nicht Buchungsgrundlage) 6 Jahre 2011
Betriebskrankenkasse (Buchungs- und Abrechnungsunterlagen) 10 Jahre 2007
Betriebsprüfungsberichte 6 Jahre 2011
Bewertungsunterlagen 10 Jahre 2007
Bewirtungsunterlagen und -belege 10 Jahre 2007
Bezugskostennachweise 10 Jahre 2007
Bilanzen (Jahresbilanzen) 10 Jahre 2007
Bilanzprotokolle (EDV) 10 Jahre 2007
Bilanzunterlagen (z. B. Debitorenliste) 10 Jahre 2007
Bons 10 Jahre 2007
Börsenaufträge 6 Jahre 2011
Briefe 6 Jahre 2011
Bruttoerlösnachweise 6 Jahre 2011
Bruttolohnlisten 6 Jahre 2011
Bruttolohnsammelkarten 6 Jahre 2011
Buchführungsprogramme 10 Jahre 2007
Buchführungsunterlagen 10 Jahre 2007
Buchungsanweisungen 10 Jahre 2007
Buchungsbelege 10 Jahre 2007
Buchungsbelege mit Grundbuchfunktion 10 Jahre 2007
Buchungsprotokolle (EDV) 10 Jahre 2007
Clearingauszüge 6 Jahre 2011
Clearingbelege 10 Jahre 2007
Code-Pläne für die EDV-Buchführung 10 Jahre 2007
Computerausdrucke mit Grundbuch- bzw. Journal-Eintragungen 10 Jahre 2007
Computerausdrucke mit Hauptbuch- und Kontokorrenteintragungen 10 Jahre 2007
Computerausdrucke mit Kontoauszügen 10 Jahre 2007
Computerausdrucke mit OP-Liste 10 Jahre 2007
Darlehensunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage) 6 Jahre 2011
Datenflusspläne für die EDV-Buchführung 10 Jahre 2007
Dauerauftragsunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage) 6 Jahre 2011
Darlehenskonten 10 Jahre 2007
Darlehensunterlagen nach Ablauf des Vertrages 6 Jahre 2011
Darlehensverträge nach Ablauf des Vertrages 6 Jahre 2011
Datenflusspläne für EDV-Buchführung 10 Jahre 2007
Dauerauftragsunterlagen (soweit Buchungsgrundlage) 6 Jahre 2011
Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) 10 Jahre 2007
Deklarationen (Versandunterlagen) 10 Jahre 2007
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Frist Eintrag
Depotauszüge (soweit nicht Inventar: 6 Jahre) 10 Jahre 2007
Depotbestätigungen 10 Jahre 2007
Depotbücher 10 Jahre 2007
Devisenunterlagen (allgemeine) 6 Jahre 2011
Disketten/CDs/DVDs mit gespeicherten Arbeitsanweisungen
(nicht Buchungsanweisungen) 6 Jahre 2011
Disketten/CDs/DVDs mit gespeicherten Buchungsanweisungen 10 Jahre 2007
Disketten/CDs/DVDs mit gespeicherten Buchungsbelegen 10 Jahre 2007
Disketten/CDs/DVDs mit gespeicherten Handelsbüchern 10 Jahre 2007
Disketten/CDs/DVDs mit gespeicherten Inventaren 10 Jahre 2007
Disketten/CDs/DVDs mit gespeicherten Konzernlageberichten 10 Jahre 2007
Disketten/CDs/DVDs mit gespeicherten Lageberichten 10 Jahre 2007
Doppelbesteuerungsunterlagen 6 Jahre 2011
Dubiosenunterlagen 10 Jahre 2007
Edelmetallbestände 10 Jahre 2007
Edelmetallumsätze 10 Jahre 2007
EDV-Journal 10 Jahre 2007
Effektenbücher 10 Jahre 2007
Effektenkassenquittungen 10 Jahre 2007
Eichaufnahmen 6 Jahre 2011
Einfuhrunterlagen 6 Jahre 2011
Eingangsrechnungen 10 Jahre 2007
Eingangsüberweisungsträger 6 Jahre 2011
Einheitswertbescheide 10 Jahre 2007
Einheitswertunterlagen 10 Jahre 2007
Einkaufsbücher 10 Jahre 2007
Einnahmen-Überschussrechnungen 10 Jahre 2007
Einzahlungsbelege 10 Jahre 2007
E-Mails (soweit für die Besteuerung relevant) 6 Jahre 2011
E-Mails (soweit Handels- oder Geschäftsbrief) 6 Jahre 2011
Energieverbrauchsunterlagen 6 Jahre 2011
Entgeltbelege/-listen 10 Jahre 2007
Erlösjournale 10 Jahre 2007
Eröffnungsbilanzen 10 Jahre 2007
Ersatzkassenunterlagen 6 Jahre 2011
Essenmarken-Abrechnungen (soweit nicht Buchungsgrundlage) 6 Jahre 2011
Exportunterlagen 6 Jahre 2011
Expressauslieferungsbücher 10 Jahre 2007
Fahrtberichte 6 Jahre 2011
Fahrtenbücher 10 Jahre 2007
Fahrtkostenerstattungsunterlagen (soweit nicht Buchungsbeleg) 6 Jahre 2011
Fakturier-Journal 10 Jahre 2007
Fehlerprotokolle bei EDV-Buchführung 10 Jahre 2007
Feuerversicherungsunterlagen 6 Jahre 2011
Finanzberichte 6 Jahre 2011
Frachtbriefe 6 Jahre 2011
Freistellungsbescheinigung – allgemein gültig – des Bauunternehmers (Kopie) 6 Jahre 2011
Freistellungsbescheinigung – auf konkreten Auftrag beschränkt (Original) 6 Jahre 2011
Fremdenbücher (Hotel- oder Pensionsgewerbe) 10 Jahre 2007
Fürsorgeunterlagen 6 Jahre 2011
BUNDESVERBAND FARBE GESTALTUNG BAUTENSCHUTZ
Gewerbespezifische Informationstransferstelle Betriebswirtschaft, Isabel Birk
Gräfstraße 79, 60486 Frankfurt/Main
Telefon +49(69) 665 75 300, Telefax +49(69) 665 75 350
[email protected], www.farbe.de, www.fahrzeuglackierer.de Seite 13 von 17
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Gebäude- und Grundstücksunterlagen 6 Jahre 2011
Gebrauchsmusterunterlagen 6 Jahre 2011
Gehaltskonten 6 Jahre 2011
Gehaltslisten 10 Jahre 2007
Gehaltsquittungen 10 Jahre 2007
Gemeinkostenverteilungsschlüssel 6 Jahre 2011
Gesamtkostenzusammenstellung 6 Jahre 2011
Geschäftsberichte (Lageberichte) 10 Jahre 2007
Geschäftsbriefe (soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam) 6 Jahre 2011
Geschenknachweise (soweit nicht Buchungsgrundlage) 6 Jahre 2011
Gesellschaftsverträge 10 Jahre 2007
Gewerbesteuerunterlagen 6 Jahre 2011
Gewinn- und Verlustrechnungen (Jahresrechnung) 10 Jahre 2007
Grundbuchauszüge 10 Jahre 2007
Grundlohnlisten 10 Jahre 2007
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) 10 Jahre 2007
Gutschriften 10 Jahre 2007
Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen 10 Jahre 2007
Handelsbilanzen 10 Jahre 2007
Handelsbriefe (soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam) 6 Jahre 2011
Handelsbücher 10 Jahre 2007
Handelsregisterauszüge 6 Jahre 2011
Hauptabschlussübersicht (wenn an Stelle der Bilanz) 10 Jahre 2007
Hauptbücher und Hauptbuchkonten 10 Jahre 2007
Hilfsbücher (soweit Buchungsunterlagen) 10 Jahre 2007
Hinterlegungsscheine 6 Jahre 2011
Hypothekenbriefen nach Einlösung 6 Jahre 2011
Hypothekenpfandbriefe nach Einlösung 6 Jahre 2011
Importrechnungen 10 Jahre 2007
Inkassobücher 10 Jahre 2007
Inventar 10 Jahre 2007
Inventarunterlagen 10 Jahre 2007
Investitionsabrechnungen 6 Jahre 2011
Investitionszulage (Unterlagen) 6 Jahre 2011
Jahresabschlüsse 10 Jahre 2007
Jahresabschlusserläuterungen 10 Jahre 2007
Jahresabschlusslisten 10 Jahre 2007
Jahreskontoblätter 10 Jahre 2007
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent 10 Jahre 2007
Jubiläumsunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre 2007
Kalkulationsunterlagen (außer für Kalkulation der Herstellkosten) 6 Jahre 2011
Kantinenunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre 2007
Kapitalerhöhungsunterlagen 6 Jahre 2011
Kapitalertragsteuerunterlagen 6 Jahre 2011
Kassenberichte 10 Jahre 2007
Kassenbücher und -blätter 10 Jahre 2007
Kassenzettel, -belege (soweit nicht Buchungsunterlagen) 6 Jahre 2011
Kaufverträge 6 Jahre 2011
Kilometergeldabrechnungen 10 Jahre 2007
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Gewerbespezifische Informationstransferstelle Betriebswirtschaft, Isabel Birk
Gräfstraße 79, 60486 Frankfurt/Main
Telefon +49(69) 665 75 300, Telefax +49(69) 665 75 350
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Kommissionslisten 6 Jahre 2011
Konsignationslager-Unterlagen 10 Jahre 2007
Konsolidierungsunterlagen 10 Jahre 2007
Kontenpläne/Kontenplanänderungen 10 Jahre 2007
Kontenregister 10 Jahre 2007 Kontoauszüge (Girokonten auch Postgiro ) 10 Jahre 2007
Kontokorrentbücher und -kontenkarten 10 Jahre 2007
Konzernabschlüsse 10 Jahre 2007
Konzernlagebericht (einschl. Arbeitsanweisungen und Orga-Unterlagen) 10 Jahre 2007
Kostenartenpläne 10 Jahre 2007
Kostenstellenpläne 6 Jahre 2011
Kostenträgerrechnung (soweit Bewertungsunterlage) 10 Jahre 2007
Kostenvoranschläge 6 Jahre 2011
Kreditunterlagen 6 Jahre 2011
Kurssicherungsunterlagen 6 Jahre 2011
Kurzarbeitergeldanträge 6 Jahre 2011
Kurzarbeitergeldlisten 6 Jahre 2011
Ladescheine 10 Jahre 2007
Lageberichte 10 Jahre 2007
Lagerbuchführungen 10 Jahre 2007
Lagerprotokolle 6 Jahre 2011
Lastschriftbelege 10 Jahre 2007
Leasingverträge (nach Vertragsende) 6 Jahre 2011
Leergutabrechnungen 10 Jahre 2007 Lieferscheine (soweit sie Rechnungen ersetzen) 10 Jahre 2007
Lizenzabrechnungen und –unterlagen (soweit nicht Buchungsunterlage) 6 Jahre 2011
Lohnbelege 6 Jahre 2011
Lohnkonten (Sonderregelung nach § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG) 6 Jahre 2011
Lohnlisten 10 Jahre 2007
Lohnsteueranmeldung 10 Jahre 2007
Lohnsteuerkonten (FiBu) 10 Jahre 2007
Lohnunterlagen 6 Jahre 2011
Lohnvorschusskonten 10 Jahre 2007
Luftfrachtbriefe 6 Jahre 2011
Magnetbänder zur Datensicherung (mit Buchfunktion) 10 Jahre 2007
Mahnungen und -bescheide 6 Jahre 2011
Materialabrechnungen 10 Jahre 2007
Materialentnahmescheine (soweit nicht Buchungsunterlage) 6 Jahre 2011
Mietunterlagen 6 Jahre 2011
Mikrofilme mit Buchungsbelegen 10 Jahre 2007
Mikrofilme mit Geschäftsbriefen 6 Jahre 2011
Mikrofilme mit Orga-Unterlagen und Arbeitsanweisungen für die Buchführung 10 Jahre 2007
Montageversicherungsakten 10 Jahre 2007
Mutterschaftsgeldunterlagen 10 Jahre 2007
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Nachkalkulationen 10 Jahre 2007
Nachnahmebelege 6 Jahre 2011
Nebenbücher 10 Jahre 2007
Nettolohnlisten 10 Jahre 2007
Obligationen nach Entwertung 6 Jahre 2011
OP-Listen 10 Jahre 2007
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung 10 Jahre 2007
Organschaftsabrechnungen 10 Jahre 2007
Organschaftsverträge nach Vertragsende 10 Jahre 2007
Pachtunterlagen 6 Jahre 2011
Patente und Unterlagen 6 Jahre 2011
Pensionsrückstellungsunterlagen 10 Jahre 2007
Pensionskassenunterlagen 10 Jahre 2007
Pfandleihbücher 10 Jahre 2007
Pfändungsunterlagen 10 Jahre 2007
Portokassenbücher 10 Jahre 2007
Postgirobelege 10 Jahre 2007
Postscheckbelege 10 Jahre 2007
Preislisten 6 Jahre 2011
Preislisten, soweit sie Buchungsunterlagen sind (eher Speise-/Getränkekarten) 10 Jahre 2007
Preisvereinbarungen als Handelsbrief 6 Jahre 2011
Prima Nota 10 Jahre 2007
Programmbeschreibung für EDV/Buchführungsprogramm 10 Jahre 2007
Proteste (Scheck/Wechsel) 6 Jahre 2011 Protokolle (allgemeiner Art) 6 Jahre 2011
Provisionsabrechnungen, -unterlagen (soweit nicht Buchungsunterlage) 6 Jahre 2011
Provisionsabrechnungen, -unterlagen (wenn Buchungsunterlage) 10 Jahre 2007
Provisionsgutschriften 10 Jahre 2007
Prozessakten nach Abschluss des Prozesses 10 Jahre 2007
Prüfungsberichte (Abschlussprüfer) 10 Jahre 2007
Quittungen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre 2007
Rabattangelegenheiten 10 Jahre 2007
Rechnungen 10 Jahre 2007
Rechnungen durch Privatpersonen, wenn die Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen 2 Jahre 2011
Rechnungen bei Offene-Posten-Buchhaltung 10 Jahre 2007
Rechnungsdoppel über steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen 10 Jahre 2007 Rechnungsdoppel
(bestimmte Fälle innergemeinschaftl. Rechnungsverkehr nach § 14a UStG) 10 Jahre 2011
Rechtsstreitfälle mit Unterlagen 6 Jahre 2011
Registrierkassenstreifen 6 Jahre 2011
Reisekostenabrechnungen 10 Jahre 2007
Rentenversicherungsunterlagen 6 Jahre 2011
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) 10 Jahre 2007
Rückwareneingangsjournale 6 Jahre 2011
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Sachanlagevermögenskarteien 10 Jahre 2007
Sachkonten 10 Jahre 2007
Saldenbestätigungen 10 Jahre 2007
Saldenbilanzen 10 Jahre 2007
Schadensunterlagen 6 Jahre 2011
Scheck- und Wechselunterlagen 6 Jahre 2011
Scheckbestandsaufnahme 10 Jahre 2007
Schecks 10 Jahre 2007
Schriftwechsel (allgemein) 6 Jahre 2011
Schuldtitel 10 Jahre 2007
Sicherungsübereignungen 6 Jahre 2011
Skontounterlagen 10 Jahre 2007
Sondergutschriften 10 Jahre 2007
Sozialpläne 6 Jahre 2011
Sozialversicherungsbeitragskonten 6 Jahre 2011
Sozialversicherungsunterlagen 6 Jahre 2011
Sparbücher 6 Jahre 2011
Sparprämienunterlagen 6 Jahre 2011
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung 10 Jahre 2007
Speditionsversicherungsscheine 6 Jahre 2011
Speise- und Getränkekarten bei Gaststätten 6 Jahre 2011
Spendenbescheinigungen (wenn keine Buchungsunterlagen: 6 Jahre) 10 Jahre 2007
Steuerbilanzen 10 Jahre 2007
Steuererklärungen 10 Jahre 2007
Steuerunterlagen 10 Jahre 2007
Stornobelege 10 Jahre 2007
Stundenlohnzettel (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre 2007
Teilzahlungsbelege 10 Jahre 2007
Telefonkostennachweise (keine Buchungsgrundlage) 6 Jahre 2011
Telefonrechnungen (wenn Buchungsgrundlage) 10 Jahre 2007
Testate als Bilanz 10 Jahre 2007
Transportschadensunterlagen 6 Jahre 2011
Transportversicherungsanmeldungen 6 Jahre 2011
Transportversicherungsaufträge 6 Jahre 2011
Übereignungsverträge 6 Jahre 2011
Übernahmebescheinigungen (Spediteur) 6 Jahre 2011
Überstundenlisten 6 Jahre 2011
Überweisungsbelege 10 Jahre 2007
Umbuchungsbelege 10 Jahre 2007
Umsatzsteuervergütungen 6 Jahre 2011
Umsatzsteuervoranmeldungen 10 Jahre 2007
Umwandlungsbilanzen 10 Jahre 2007
Unfallversicherungsunterlagen 6 Jahre 2011
Unterlagen (soweit für Besteuerung relevant) 6 Jahre 2011
Unternehmerlohnverrechnungen 6 Jahre 2011
Urlaubslisten für Rückstellungen 10 Jahre 2007
Ursprungszeugnisse, Berlin 10 Jahre 2007
Valuta-Belege 10 Jahre 2007
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 10 Jahre 2007
Verfrachtungsaufträge 6 Jahre 2011
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Verkaufsbelege 10 Jahre 2007
Verkaufsbücher, -journal 10 Jahre 2007
Vermögenssteuerunterlagen 6 Jahre 2011
Vermögensverzeichnis 10 Jahre 2007
Vermögenswirksame Leistungen (Handelsbriefe, Verträge, Unterlagen) 6 Jahre 2011 Vermögenswirksame Leistungen (Buchungsbelege) 10 Jahre 2007
Verpfändungsunterlagen 10 Jahre 2007
Verrechnungskonten 10 Jahre 2007
Verrechnungspreisunterlagen 10 Jahre 2007
Versand- und Frachtunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre 2007
Versicherungspolicen 6 Jahre 2011
Versteigerungsunterlagen 6 Jahre 2011
Verträge (wenn Buchungsunterlage, 10 Jahre) 6 Jahre 2011
Vertreterunterlagen 6 Jahre 2011
Verwahrungsbücher für Wertpapiere 10 Jahre 2007
Vollständigkeitserklärungen 10 Jahre 2007
Vorauszahlungsbelege 10 Jahre 2007
Vorschusskonten 10 Jahre 2007
Vorschusslisten (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre 2007
Währungsforderungen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre 2007
Warenabgabescheine 6 Jahre 2011
Wareneingangs-/-ausgangsbücher 10 Jahre 2007
Warenverkehrsbescheinigungen 6 Jahre 2011
Wechsel (falls nicht Buchungsunterlage) 6 Jahre 2011
Wechselbuch 10 Jahre 2007
Wechselobligolisten als Bilanzunterlagen 10 Jahre 2007
Wechselunterlagen (falls nicht Bestandteil der Buchungsgrundlage) 6 Jahre 2011
Weihnachtsgratifikationsbelege (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre 2007
Werbegeschenknachweise 10 Jahre 2007
Werksrentenanträge 6 Jahre 2011
Werkstattabrechnungen (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre 2007
Werkzeugkosten 10 Jahre 2007
Werkzeugregister als Inventar 10 Jahre 2007
Wertberichtigungen (Inventurunterlage) 10 Jahre 2007
Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen 10 Jahre 2007
Wertpapierkurse als Buchungsbelege 10 Jahre 2007
Zahlungsanweisungen 10 Jahre 2011
Zahlungsträger 10 Jahre 2007
Zeichnungsvollmachten 6 Jahre 2011
Zessionen 6 Jahre 2011
Zinsabrechnungen (soweit Buchungsgrundlage) 10 Jahre 2007
Zinsstaffeln 10 Jahre 2007
Zollbelege 6 Jahre 2011
Zugangsjournale 6 Jahre 2011
Zuschüsse des Arbeitgebers (soweit Buchungsbelege) 10 Jahre 2007
Zwischenbilanzen (bei Gesellschafterwechsel/Umstellung Wirtschaftsjahr) 10 Jahre 2007
Zwischengewinnermittlung (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) 10 Jahre 2007
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