Download - ÅLAV Årdal, Lærdal, Aurland, Vik
Januar 2003 1
ÅLAV<prosjektleiar>
ÅLAVÅrdal, Lærdal, Aurland, Vik
Terje LabergProsjektleiar
Januar 2003 2
ÅLAV<prosjektleiar>
• Innhald– ÅLAV - bakgrunn
– Intensjonsavtalen - oppdraget
– Samhandling og prosess i styringsgruppa
– Prosjekt i ÅLAV – litt om metodikk og fokus
– Gevinstrealisering i ÅLAV
– Oppsummering suksessfaktorar
– Oppsummering fallgruver
Januar 2003 3
ÅLAV<prosjektleiar>
S&F
Luster
Stryn
Årdal
Lærdal
HornindalEid
Bremanger
LusterJølster
Gloppen
Naustdal
Flora
Gaular
Førde
Sogndal
Balestrand
Lærdal
Hyllestad
Fjaler
Askvoll
Høyanger
Selje
Årdal
Gulen
Solund
Vik
Aurland
Vågsøy
Leikanger
ÅLAV:- Årdal- Lærdal- Aurland- Vik
Januar 2003 4
ÅLAV<prosjektleiar>
Sogn Regionråd
Samarbeidsalternativ
Einskild-saker
ÅLAV –heilskapleg
IKS om kjerneområde
IKSeinskildsaker
Uformellenettverk
Kommunesamanslåing
Uta
nri
ks-
Inna
nrik
s-
Politikk
Januar 2003 5
ÅLAV<prosjektleiar>
ÅLAV
Utnytte– nye kommunikasjonar
– felles bu-, opplevings- og arbeidsområde
Oppnå– Effektivisering
– Betre føresetnad for å oppretthalde gode tenestetilbod
Januar 2003 6
ÅLAV<prosjektleiar> Oppdraget:
• Utvikle samarbeidsløysingar på område der kommunane er pålagt oppgåver som krev særskild kompetanse
• Utnytte dei administrative ressursane i kommunane optimalt gjennom å utvikle nettverksløysingar og spelereglar for utveksling av personell og tenester
• Utvikle felles strategiar for utvikling av ”regionen” gjennom samordning av kommuneplanarbeid
• Utvikle tiltak for å styrke det felles bu-, opplevings- og arbeidsområdet
• Utvikle samarbeidsløysingar som har effektivisering og gje økonomisk gevinst
• Utvikle samarbeidsløysingar på område der kommunane er pålagt oppgåver som krev særskild kompetanse
• Utnytte dei administrative ressursane i kommunane optimalt gjennom å utvikle nettverksløysingar og spelereglar for utveksling av personell og tenester
• Utvikle felles strategiar for utvikling av ”regionen” gjennom samordning av kommuneplanarbeid
• Utvikle tiltak for å styrke det felles bu-, opplevings- og arbeidsområdet
• Utvikle samarbeidsløysingar som har effektivisering og gje økonomisk gevinst
Intensjonsavtalen – utdrag:
IntensjonsavtalenI ÅLAV
Januar 2003 7
ÅLAV<prosjektleiar>
Årdal
LærdalLærdal
Årdal
Vik
Aurland
Operativ drift/gjennomføring
Prosjektleiing??
Januar 2002 - Kva no?• Å – L – A – V
– Tettare samarbeid i styringsgruppa – får vi det til?
– Felles spelereglar for utveksling av tilsette og kompetanse er klar. Klarer vi å realisere det?
– Felles IKT – plattform – blir det noko av?
– Felles økonomikontor – blir det noko av?
– Kva no?» Finansiering av
prosjektleiing
Januar 2003 8
ÅLAV<prosjektleiar>
Kva snakkar vi om?Frå mål til fokusområde
• Vi skal levere resultat i form av eit tenestetilbod:– Kva kjem ut av kostnadsbruken?– Forbetringspotensiale?– Kva skal vi prestere i framtida?
• Vi må kome i inngrep med:– Eksternt fokus
» Tenesteomfanget» Kvalitet» Servicenivå
– Internt fokus» Effektivitet» Organisasjon» Leiing og kompetanse
Januar 2003 9
ÅLAV<prosjektleiar>
Målsetjingar• Brukergevinst – internt og eksternt.
– Samarbeidet skal gi brukarane av tenesta, både eksterne (innbyggarar) og interne (brukarar av interne tenester), gevinst
• Kompetanse – bevare, sikre, utvikle og tilføre. – Samarbeid bør redusere / eliminere vanskane med å få tak i, halde på og
utvikle kvalifisert personell til stillingar
• Gjennomføring – Samarbeid bør etablerast der dette er praktisk og enkelt å gjennomføre,
og der det er liten risiko for å ikkje lukkast
• Uavhengig av lokalisering – Samarbeid bør først etablerast innafor område der brukarane av tenesta
ikkje merkar kvar tenesta vert administrert frå
• Økonomisk gevinst– Samarbeidet skal gi økonomisk gevinst
Einkommune
Ulike organisasjonsmodellar
Somi dag
Kommune-samarbeid
Matrisesamarbeid
Verts-kommunar
Region-kommune
Avgirmynde ÅLAV
Januar 2003 11
ÅLAV<prosjektleiar>
Dynamikken i ÅLAV-prosjekt
ÅLAV - infrastruktur
Operativ dimensjon – ÅLAV-drift
Implementere
Nye initiativ &resultat
Fornye &forbetre
Gevinst
Gevinst
Gevinst
Gev
inst
real
i ser
i ng
Tid
Strategisk dimensjon – ÅLAV -strategi
Januar 2003 12
ÅLAV<prosjektleiar>
”Effektiviseringa i offentleg sektor” >> Trussel og krav <<
• Kva konsekvensar vil dei endra økonomiske føresetnadane ha for det kommunale tenestetilbodet?
• Frå overordna planar til fokusområde
• Er aktivitetsnivået for høgt?
• Er drifta effektiv nok – har vi god nok styring?
• Er inntektene for låge til å kunne levere eit tilfredstillande tenestetilbod?
• Betre brukardialog – naudsynt radar for våre tenester?
• Kvalitet – berre ein floskel eller ein grunnleggande styringsstrategi?
• Kva konsekvensar vil dei endra økonomiske føresetnadane ha for det kommunale tenestetilbodet?
• Frå overordna planar til fokusområde
• Er aktivitetsnivået for høgt?
• Er drifta effektiv nok – har vi god nok styring?
• Er inntektene for låge til å kunne levere eit tilfredstillande tenestetilbod?
• Betre brukardialog – naudsynt radar for våre tenester?
• Kvalitet – berre ein floskel eller ein grunnleggande styringsstrategi?
Trusselbiletet:
Januar 2003 13
ÅLAV<prosjektleiar>
StrategiVerdikjeda – prosessar - ÅLAV
Økonomiprosessar, kontorstøtte, saksh.sam.++
Personalprosessar - organisasjon
Utviklingsprosessar – ”varer”, tenester, service
Innkjøpsprosessar – elektronisk handel – innkj.syst.
OmsorgKultur Sosial Vatn, avløp
renovasjon
Brann-beredskap
Helse Oppvekstundervisn.
FDV Service oginformasjon
Areal-byggesak
Interne og eksterne prosessar krev ulik prosjektmetodikk
Støtte-Prosessar4 1
Primæreverdi-skapandeprosessar
Inte
rne
Ek
ster
ne
Januar 2003 14
ÅLAV<prosjektleiar> Prosjekt i ÅLAV
interne..• ”Lik ” organisering i
ÅLAV– Flat struktur
• IKT– Epost/Intranett– Plattform/Sikkerheit– Brukarstøtte– Kommunikasjon– Felles basisverktøy– Opplæring
• Sak/arkiv– Felles dokumentproduksjonssystem– Felles arkivløysing– Felles rutiner
• Felles økonomisystem– Økonomireglement
– Delegasjonsreglement
– Felles system
– Felles rutiner
– Opplæring
– Felles bruk av periferiutstyr
• Felles telefoniløysing– Rabattavtalar
– Utstyr– Integrasjon
Januar 2003 15
ÅLAV<prosjektleiar> Ny IKT - plattform
• Minimalisering av støttefunksjonar i
kommunane og eliminering av ”bortkasta arbeid”.
• Konsentrasjon om verdiskapande primær-aktivitetar i kommunane og effektivisering av eigen organisasjon.
• Strategisk forsprang relatert til effektiviiseringskrav frå sentralt hald.
• Tettare og meir effektivt samarbeid med brukarar, leverandørar og samarbeids-partnarar.
• Erfaring i bruk av framtidsretta teknologi.
• Minimalisering av støttefunksjonar i kommunane og eliminering av ”bortkasta arbeid”.
• Konsentrasjon om verdiskapande primær-aktivitetar i kommunane og effektivisering av eigen organisasjon.
• Strategisk forsprang relatert til effektiviiseringskrav frå sentralt hald.
• Tettare og meir effektivt samarbeid med brukarar, leverandørar og samarbeids-partnarar.
• Erfaring i bruk av framtidsretta teknologi.
Ny IKT Strategi og IKT-plattform - effekt for ÅLAV:
Januar 2003 16
ÅLAV<prosjektleiar>
A. ORGANISASJON• 4 1• Medarbeidarar• Organisasjons
-struktur
C. DATA• 4 1• Grunndata• Datastruktur
E. TEKNISK UTSTYR• 4 1• Pc, Server• Nettverk/skrivar• Teknisk
infrastruktur
D. SYSTEM• 4 1• Systemløysingar• Kontorstøtte• Systemstruktur
B. ARB.PROSESSAR• 4 1• Verdiskapande
prosessar• Støtteprosessar• Prosesstruktur
ÅLAV - strategi 5 dimensjonar – 2 perspektiv
Organisasjonsperspektivet
Systemperspektivet
Januar 2003 17
ÅLAV<prosjektleiar>
A. ORGANISASJON• 4 1• Medarbeidarar• Organisasjons
-struktur
ÅLAV Strategi Organisasjon og arbeidsprosessar
Korleis maksimere dei tilsette sin innsatsmot verdiskapande prosessar og eliminerebortkasta arbeid ?
Er prosessane (arbeidsmetodikken) tilpassaorganisasjonsstrukturen og motsett?
B. ARB.PROSESSER• 4 1• Verdiskapande
prosessar• Støtteprosessar• Prosesstruktur
Januar 2003 18
ÅLAV<prosjektleiar> Arbeidsprosessar, system,
teknisk utstyr, data
Korleis etablere ei heilskapleg IKT-systemløysing sombest mogeleg støttar arbeidsoppgåvene knytt tilverdiskapinga (vare- og tenesteproduksjon)?B. ARB.PROSESSAR
• 4 1• Verdiskapande
prosessar• Støtteprosessar• Prosesstruktur
D. SYSTEMER• 4- 1• Systemløysinga• Kontorstøtte• Systemstruktur
E. TEKNISK UTSTYR• 4 1• Pc, Server• Nettverk/skrivar• Teknisk
infrastruktur
Korleis etablere ein teknisk infrastruktur som støttararbeidsprosessane i form av automatisert datafangst?
C. DATA• 4 1• Grunndata• Datastruktur
Korleis etablere ein datastruktur som reflektererdei grunndata som vert skapt og nytta i verdiskapinga ?
Januar 2003 19
ÅLAV<prosjektleiar>
Strategi i ÅLAVOverordna mål for effektiv bruk av IKT
OVERORDNA MÅL:
Eliminering av bortkasta tid/arbeid
Minimalisering/effektivisering av støtteprosessar
Maksimering av primære verdiskapande prosessar
STRATEGI
IntegrertIntegrert
Wal
ter
Wal
ter
Per
sona
lP
erso
nal
Løn
nL
ønn
Kom
mfa
ktK
omm
fakt
Øko
plan
Øko
plan
Øko
nom
iØ
kono
mi
Bar
neve
rnB
arne
vern
Om
sorg
Om
sorg
Hel
seH
else
Innk
jøp
Innk
jøp
Sak
/ark
ivS
ak/a
rkiv
PolitikarportalKommunest. Formannskap
PolitikarportalKommunest. Formannskap
Intranett Alle tilsette Leiinga
Faggrupper Prosjekt Avdeling Lokalisering
Intranett Alle tilsette Leiinga
Faggrupper Prosjekt Avdeling Lokalisering
PubliseringPublisering InnsynInnsyn ProsessarProsessar
Innbyggarportal Innbyggarportal
PubliseringPublisering InnsynInnsyn ProsesserProsesser
InfotorgInfotorg ServicetorgServicetorg
InnsynInnsynProsessarProsessarInformasjonInformasjonPubliseringNæringsliv/
int.org.
PubliseringNæringsliv/
int.org.
Spesialisert fagpersonell
Innbyggarar og næringsliv
Heile organisasjonen
IKT i ÅLAV
ÅLAV<prosjektleiar>
Januar 2003 21
ÅLAV<prosjektleiar>
IKT i ÅLAV - status
• Teknisk:– IKT-plattform er etablert
– Sikkerheit i ÅLAV – prosjekt skal starte opp
– Kommunikasjon i ÅLAV – integrasjon med lokale breibandprosjekt – planleggingsfasen
• Organisasjon– IKT-sjef i ÅLAV – organisasjonsprosjekt skal starte opp
– Brukarstøtte i ÅLAV er etablert
» Felles IKT-løysing på brukarstøtte
» Felles brukarstøttenummer på tlf.
» Felles brukarstøttepersonell
Januar 2003 22
ÅLAV<prosjektleiar>
Felles økonomisystem med brukarfokus
Plan
Gjennom-føring
Kontroll
Læring
KommuneplanKommuneplan
Andre overordnastyringsdokument
Andre overordnastyringsdokument
4-årig økonomi- oghandlingsplan
4-årig økonomi- oghandlingsplan
Årsbudsjett på tenestenivå
Årsbudsjett på tenestenivå
Tertialrapportar
Tertialrapportar
Årsrapport opp mot 4-årig økonomi- og handlingsplan
Årsrapport opp mot 4-årig økonomi- og handlingsplan
Januar 2003 23
ÅLAV<prosjektleiar>
Prosessen – frå mål til fokusområde
• Strategiprosessen– Kommuneplan
• Økonomi- og handlingsplan– Operasjonalisering av strategien– Konkretisering av mål i ei
økonomisk ramme– Strategiutvikling
• Årsbudsjettet– Konkrete handlingsplanar i ei
økonomisk ramme
• Årsrekneskap– Harde måleparameter– Aviksanalyse – identifisering og
lukking av avvik– 12 periodar
VisjonVisjon
MålsetjngMålsetjng
StrategiarStrategiar
Januar 2003 24
ÅLAV<prosjektleiar>
Plan og dagleg handling
• Konsensus– Har vi tilstrekkeleg konsensus
rundt målsetjingar. Klarer vi å aktivere kommunane sine ressursar slik at vi når måla?
• Samanhang mellom strategi og dagleg handling:
– Budsjettavvik
– Manglande og feil rapportering
– ”Skjulte” postar – ”feilføringar”
– Forklaringsproblem
Er det samanhang mellom strategiplan og dagleg handling i linja?
Kommuneplan/strategiplan
Økonomi/handlingsplanar
Januar 2003 25
ÅLAV<prosjektleiar>
Operasjonalisering av strategi
• Fokusere på:– Tall
» Likviditet, resultat, avvik….
– Produksjon» avvik
– Innbyggjar» Får kunden det han
forventar til rett tid, kvalitet og pris?
– Tilsette» Kompetanse,
innovasjon……
Harde faktaHarde fakta
Mjuke faktaMjuke fakta
Lang siktLang siktKort siktKort sikt
Januar 2003 26
ÅLAV<prosjektleiar>
Økonomisystem i ÅLAV - status
• Felles økonomireglement og delegasjonsreglement, økonomirutiner - vedteke
• Felles økonomisystem i drift pr. 01.01.03• Felles rekneskapskontor – skal etablerast våren 2003
» Rekneskapssjef – leiar for ”rekneskapsavdelinga” » Rekneskap, inkl. rapportering» Lønn» Innkreving kommunale avgifter, ekskl. eigedomsavgifter» Personalleiing» Overordna systemansvar rekneskaps- og lønnssystem
– Skatteoppkrevjar - leiar for ”skatteavdelinga”» Oppgåver i samsvar til skatteoppkreverinstruks» Systemansvar skattesystem» Innkreving kommunale eigedomsavgifter» Personalleiing
Januar 2003 27
ÅLAV<prosjektleiar>
KostnadsnivåÅLAV
StartinvesteringÅLAV
2002 2004 2005??
mål
”dette går ikkje så bra”
Tid
KR
Nytt kostnadsnivåÅLAV
Gevinstrealisering
2003
Januar 2003 28
ÅLAV<prosjektleiar>
Mål og resultat - ÅLAV
• Felles– Lønns- og personalfunksjon– Rekneskaps-, skatte- og
innkrevjingsfunksjon– Telefoni
• Kanskje felles IT-avd• Innsparing
– 2003 kr. 400.000,-
– 2004 kr. 1.200.000,-
• Omstillingskostnad kr.700.000,-
• Tilskot kr. 400.000,-
Mykje på plass/ tilrettelagt– Økonomi– Telefoni– IKT
felles e-post og intranett
Prosjekt som har kome i tillegg til opphavlegeplanar:
• Flyktningeteneste• Felles legevakt i ÅLAV• Konsekvensanalyse i ÅLAV - grunnlag for
samordna strategi på næringsutvikling• Felles sak/arkiv - grunnlag for innsparing på
lisenskostnader, og felles integrasjonsløysingar mot andre program
• Samordning av måten kommunane er organisert på -lettar samarbeidsprosjekt
MÅL RESULTAT
Januar 2003 29
ÅLAV<prosjektleiar>
Prosjekt i ÅLAVeksterne..
• Felles legevakt
• Felles flyktningeteneste
• Næringspolitiske utfordringar
• Planprosessar
• Kartlegging FDV
• Kartlegging kommunalteknikk
• Brann, beredskap
• Felles barnevern
• Skulefaglg ansvarleg ++
• Eksterne prosjekt krev ein annan prosjektmetodikk
Januar 2003 30
ÅLAV<prosjektleiar>
Suksessfaktorar( 1)
• Samansetnad av styringsgruppa– Ordførarar og hovudtillitsvalde– Rådmennene har møte- og talerett
• Politisk vilje til samarbeid– Vilje på tvers av partigrenser– Lojalitet og solidaritet
• Personkjemien stemmer i rådmannsgruppa • Fokus på konkret gjennomføring – ikkje utgreiing..• Ansvarsområdet mellom styringsgruppa (politisk
nivå)og rådmennene er definert og akseptert– Eks. økonomiprosjektet
Januar 2003 31
ÅLAV<prosjektleiar>
Suksessfaktorar (2)
• Konkrete mål og tidsfristar
• Fokus på gevinstrealisering i ÅLAV og ikkje på delprosjekt for kvar kommune
• Tilpassing av organisasjon i ÅLAV-kommunane– Like organisasjonar leikar best….
– Mogeleggjer utveksling av personell
– Samordning og integrering av arbeidsprosessar
Januar 2003 32
ÅLAV<prosjektleiar>
Fallgruver(1)• Prosjektkultur
– Lojalitet, fokus på mål, kollegialitet, konsekvens» Dette er største utfordringa for ÅLAV no
• Alliansebygging mellom motkrefter i ÅLAV og aktørar utanfor ÅLAV
– Strategi for ”brannslokking”
• Sogn Regionråd – ÅLAV – Fylkeskommunen» Rolleavklaring, Samhandling
• Informasjon– Målgrupper– Informasjonskanalar
• Etter 1. April 2003?– Kven ”eig” ÅLAV
• Kommunevalet……..
Januar 2003 33
ÅLAV<prosjektleiar>
Kva skjer viss…
Som nå ÅLAV(12.600 innb.)
Sogn Regionråd(27.550 innb.)
ÅLAV + Voss(26.351 innb.)
Anna
Førde, Naustdal, Jølster, Gaular ?
(19.300 i 2005)
Deler av Nordfjord ?
Flora, Bremanger, Askvoll ? (18.700)
Heilårsveg
Vik-Voss
Fallgruver(2)
Januar 2003 34
ÅLAV<prosjektleiar>
Felles økonomisystem Nr. 1- 5. desember 2002
MÅL: Alle kommunane skal enkelt ha tilgang til økonomisystemet. Velje ein vertskommune som har ansvar for den tekniske løysinga – systemansvar. Etablere standardrutiner for informasjonsflyt/ WEB-grensesnitt frå fagapplikasjonen til
intranett/ internett. Syte for at naudsynte opplæringstiltak vert gjeve. Sikre kostoptimal implementering i ÅLAV Gevinstrealisering
Status: Prosjektet felles økonomisystem vart etablert 1. mai 2002. Prosjektet tek utgangspunkt i prosjektrapporten felles økonomikontor i ÅLAV. Felles økonomisystem er i drift 1. januar 2003
Føresetnader:
Praktisk samordning på fleire felt (felles økonomireglement/delegasjon, felles edb-løysing, felles programvare og felles kontostreng) må til for å oppnå innsparing, forenkling og fleksibel bruk av personalet.
Det må synleggjerast at alle tre kommunane har føremoner av eit felles økonomikontor.
Rekneskapsarbeidet, som er langt meir rutineprega og regelorientert enn økonomidelen, vert plassert i rekneskapsfunksjonen. Denne delen bør ha stordriftsfordeler som alle kommunane kan tene på, dersom prosjektet vert planlagt godt.
Suksessfaktorar: Organisasjon:
At økonomiorganisasjonen har rett kompetanse og motivasjon.
At økonomiorganisasjonen har ein struktur som reflekterer ansvar og myndigheitsnivå i verdiskapinga
Arbeidsprosessar:
Maksimering av dei verdiskapande prosessane Minimering av støtteprosessar Eliminering av bortkasta arbeid Rett kvalitet i sluttresultatet
Effekt: Gevinstbruk: Det er ulike måtar å nytte gevinsten på, m.a.:
Redusere driftsutgiftene (ved å redusere i stillingar og kostnader på drift og vedlikehald)
Redusere investeringane (ved betre kapasitetsutnytting)
Auka kvalitet på tenestene Det er viktig at kommunane tek stode til korleis dei vil ”ta ut” gevinsten. Økonomi:
Redusert bemanning Lågare investeringsutgifter/betre
innkjøp Lågare drift, vedlikehald Lågare lisenskostnader Lågare linjeleige
Organisasjon:
Kvalitet Effektivitet Styrking av kompetanse og
spesialisering av fagmiljø, redusert sårbarheit gjennom eit større arbeidsfellesskap og stordriftsfordel. Gjennom felles systemløysingar og mest mogleg like rutinar får ein sparte utgifter, i høve til i dag. Det kan òg oppfattast som ein føremon om kvar kommune får behalde stillingar, men dette må vegast opp mot effektivisering.
Januar 2003 35
ÅLAV<prosjektleiar>