LAPORAN KERJA PRAKTEK
ANALISA DAN DESAIN SISTEM PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN
KELUAR PADA ASOSIASI REKANAN PENGADAAN BARANG DAN
DISTRIBUTOR INDONESIA (ARDIN) PROVINSI BALI
OLEH
NAMA : I MADE WIRA IRAWAN
NIM : 090010398
PROGRAM : STRATA SATU (S1)
PROGRAM STUDI : SISTEM KOMPUTER
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN TEKNIK KOMPUTER
(STMIK) STIKOM BALI
2012
ii
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadapan Tuhan Yang Maha Esa
karena atas berkat, rahmat dan penyertaan-Nya. Penulis dapat menyelesaikan
laporan kerja praktek yang merupakan salah satu matakuliah wajib di STMIK
STIKOM Bali dengan judul “Analisa dan Desain Sistem Pengarsipan Surat
Masuk dan Keluar Pada Asosiasi Rekanan Pengadaan Barang dan
Distributor Indonesia (ARDIN) Provinsi Bali” tepat pada waktunya.
Dalam pelaksanaan dan penyusunan laporan kerja praktek ini. Penulis
banyak menerima masukan dan bantuan baik berupa pikiran, materi, motivasi dan
fasilitas yang diberikan oleh berbagai pihak baik secara langsung maupun tidak
langsung yang sangat mendukung kelancaran kerja praktek yang penulis lakukan.
Maka pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada :
1. Bapak Drs.Dadang Hermawan,Ak.,M.M. selaku Ketua Sekolah Tinggi
Manajemen Informatika dan Teknik Komputer (STMIK) STIKOM
Bali.
2. Bapak Roy Rudolf Huizen,S.T.,M.T. selaku Pembantu Ketua I
Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer
(STMIK) STIKOM Bali yang telah memberikan kesempatan kepada
penulis untuk melaksanakan kerja praktek.
3. Ibu Rosalia Hadi S.Kom. selaku Dosen Pembimbing yang telah
banyak memberikan masukan, bimbingan dan dukungan selama
melaksanakan kerja praktek.
4. Bapak I Made Adi Purwantara,S.T. selaku Ketua Program Studi Strata
Satu (S1) Sistem Komputer di Sekolah Tinggi Manajemen
Informatika dan Teknik Komputer (STMIK) STIKOM Bali yang telah
memberikan kesempatan kepada penulis untuk melaksanakan Kerja
Praktek.
5. Bapak Dedy Panji Agustino,S.Kom. yang telah membantu dalam
memperlancar proses administrasi matakuliah praktek kerja lapangan.
iii
iv
6. Seluruh Staff dan Dosen di lingkungan Sekolah Tinggi Manajemen
Informatika dan Teknik Komputer (STMIK) STIKOM Bali atas
bantuannya selama melakukan proses kerja praktek.
7. Bapak I Ketut Merta,S.E selaku Sekretaris Eksekutif Asosiasi
Rekanan Pengadaan Barang dan Distributor Indonesia (ARDIN)
Provinsi Bali dan selaku pembina penulis ditempat kerja praktek.
8. Bapak Ir. I Made Ardana selaku Ketua Umum Asosiasi Rekanan
Pengadaan Barang dan Distributor Indonesia (ARDIN) Provinsi Bali
yang telah memberikan ijin untuk melakukan kerja praktek di kantor
ARDIN Provinsi Bali.
9. Bapak Ir. Yogi Yasa Wedha,M.M. selaku Ketua I, DR.Ir. I Wayan
Jondra,M.Si. selaku Sekretaris Umum, N. Budi Arjana selaku
Bendahara Umum, serta kepada semua dewan pertimbangan, pengurus
dan staff Asosiasi Rekanan Pengadaan Barang dan Distributor
Indonesia (ARDIN) Provinsi Bali.
10. Orangtua, keluarga, teman-teman di program studi Strata Satu (S1)
Sistem Komputer di Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan
Teknik Komputer (STMIK) STIKOM Bali dan semua pihak yang
tidak dapat penulis tulis satu persatu disini.
Penulis berharap mudah-mudahan laporan kerja praktek yang penulis buat
dapat berguna dan bermanfaat bagi para pembaca baik secara langsung maupun
tidak langsung.
Akhir kata, penulis menyadari bahwa laporan yang penulis buat jauh dari
kata sempurna. Oleh karena itu, penulis mohon kritikan dan saran yang dapat
membangun agar dikemudian hari, penulis tidak melakukan kesalahan yang sama
dalam penyusunan laporan.
Denpasar, 01 Juni 2012
Penulis
DAFTAR ISI
Lembaran Judul ................................................................................................... i
Lembar Persetujuan ........................................................................................... ii
Kata Pengantar .................................................................................................. iii
Daftar Isi .............................................................................................................. v
Daftar Tabel ....................................................................................................... vii
Daftar Gambar ................................................................................................. viii
BAB I PENDAHULUAN .................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ....................................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah .................................................................................. 2
1.3 Batasan Masalah .................................................................................... 2
1.4 Tujuan Kerja Praktek dan Penulisan Laporan ........................................ 2
1.5 Metode Kerja Praktek ............................................................................ 3
1.6 Sistematika Penulisan ............................................................................ 5
BAB II TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN .................................................. 7
2.1 Sejarah ARDIN Provinsi Bali ............................................................... 7
2.2 Susunan Organisasi ARDIN Provinsi Bali ........................................... 9
2.3 Tata Kerja Kepengurusan ARDIN Provinsi Bali ................................ 13
2.4 Uraian Tugas Kepengurusan Organisasi ARDIN Provinsi Bali ......... 16
2.5 Maksud dan Tujuan Organisasi ARDIN Provinsi Bali ....................... 23
BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM .................................................. 25
3.1 Pengertian Sistem ................................................................................ 25
3.2 Pengertian Data dan Informasi ............................................................ 26
3.3 Pengertian Sistem Informasi ............................................................... 27
3.4 Analisa dan Desain Sistem .................................................................. 28
3.4.1 Data Flow .................................................................................. 29
3.4.2 Data Flow Diagram ................................................................... 37
v
vi
3.4.3 Entity Relationship Diagram ..................................................... 37
3.4.4 Konseptual dan Model Basis Data ............................................. 46
3.4.5 Desain Antarmuka Pengguna ..................................................... 53
BAB IV PENUTUP ........................................................................................... 60
4.1 Kesimpulan .......................................................................................... 60
4.2 Saran ..................................................................................................... 60
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 61
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Simbol-Simbol Flowchart ................................................................ 29
Tabel 3.2 tb_jabatan .......................................................................................... 51
Tabel 3.3 tb_user ............................................................................................... 51
Tabel 3.4 tb_jenis_surat .................................................................................... 51
Tabel 3.5 tb_surat_masuk ................................................................................. 52
Tabel 3.4 tb_tujuan_disposisi ........................................................................... 52
Tabel 3.4 tb_surat_keluar .................................................................................. 52
vii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Struktur Organisasi ARDIN Provinsi Bali .................................... 12
Gambar 3.1 Data Flow Surat Masuk pada Bagian Administrasi ...................... 31
Gambar 3.2 Data Flow Surat Masuk pada Bagian Sekretaris Eksekutif .......... 32
Gambar 3.3 Data Flow Surat Masuk pada Bagian Pengurus Inti ..................... 33
Gambar 3.4 Data Flow Surat Keluar Bagian Sekretaris Eksekutif ................... 35
Gambar 3.5 Data Flow Surat Keluar Bagian Pengurus Inti .............................. 36
Gambar 3.6 Data Flow Surat Keluar Bagian Administrasi .............................. 37
Gambar 3.7 Komponen DFD menurut Yourdan dan DeMarco ........................ 37
Gambar 3.8 Komponen DFD menurut Gene dan Serson .................................. 38
Gambar 3.9 Diagram Konteks........................................................................... 41
Gambar 3.10 DFD Level 0 .................................................................................. 42
Gambar 3.11 DFD Level 1 Proses Maintenance Surat Masuk ........................... 43
Gambar 3.12 ERD (Entity Relation Diagram) .................................................... 49
Gambar 3.13 Konseptual Basis Data .................................................................. 50
Gambar 3.14 Form Login .................................................................................... 53
Gambar 3.15 Form Data Master Jabatan............................................................. 54
Gambar 3.16 Form Data Master Jenis Surat ....................................................... 54
Gambar 3.17 Form Data Master User/Operator .................................................. 55
Gambar 3.18 Form Memasukan Data Surat Masuk ............................................ 55
Gambar 3.19 Form Menampilkan Data Surat Masuk ......................................... 56
Gambar 3.20 Form Untuk Perubahan Data Surat Masuk ................................... 56
Gambar 3.21 Form Untuk Tujuan Disposisi Surat Masuk .................................. 57
Gambar 3.22 Form Untuk Disposisi Surat Masuk .............................................. 58
Gambar 3.23 Form Memasukan Data Surat Keluar ............................................ 58
Gambar 3.24 Form Menampilkan Data Surat Keluar ......................................... 59
Gambar 3.25 Form Merubah Data Surat Keluar ................................................. 59
viii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan dunia teknologi informasi dari tahun ke tahun
semakin berkembangan dengan sangat pesat dan berpengaruh kepada
kehidupan masyarakat luas. Perkembangan teknologi informasi tidak
hanya dirasakan di negara maju saja, melainkan negara yang sedang
berkembang pun seperti Negara Indonesia merasakan dari kemajuan
teknologi tersebut. Baik dari sektor pemerintahan, perbankan, perusahaan
swata, maupun perusahaan kecil seperti SOHO (Small Office Home
Office).
Kemajuan teknologi informasi dari berbagai sektor tersebut, dapat
dirasakan manfaatnya karena dengan kemajuannya dapat mempermudah
dalam melakukan segala pekerjaan sehingga waktu yang dibutuhkan pun
akan lebih efektif dan efesien dibandingkan jika tidak memanfaatkan
teknologi informasi,
Asosiasi Rekanan Pengadaan Barang dan Distributor Indonesia
(ARDIN) Provinsi Bali merupakan salah satu asosiasi profesi yang ada di
Pulau Bali pun ikut memanfaatkan kemajuan teknologi informasi dalam
berbagai bidang, salah satunya dalam pengelolaan data-data asosiasi
seperti keanggotaan, surat menyurat dan lain sebagainya dengan
memanfaatkan teknologi komputer. Namum sangat disayangkan sekali,
pemanfaatan teknologi informasi tersebut tidak secara maksimal dilakukan
di lingkungan ARDIN Provinsi Bali. Contohnya pada proses pengarsipan
data-data surat masuk dan keluar yang masih dilakukan secara manual.
Sehingga jika data-data surat tersebut diperlukan kembali dikemudian hari,
maka harus mencarinya dalam buku agenda surat yang tebal sebelum
mencari ke lemari pengarsipan surat. Hal tersebut menyebabkan pekerjaan
1
2
memerlukan waktu yang lama untuk melakukan pencarian data sehingga
pekerjaan tidak dapat dilakukan secara efektif dan efesien.
Oleh karena itulah, ARDIN Provinsi Bali harus memanfaatkan
sebuah software dalam melakukan pengarsipan dan pencatatan surat
masuk dan keluar, agar pekerjaan yang dilakukan lebih efektif dan efesien
dari pada dilakukan secara manual. Untuk mewujudkan hal tersebut, maka
dirancanglah Analisa dan Desain Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan
Keluar Pada Asosiasi Rekanan Pengadaan Barang dan Distributor
Indonesia (ARDIN) Provinsi Bali.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis tertarik untuk
melakukan analisa dalam proses pengarsipan surat masuk dan keluar
dilingkungan ARDIN Provinsi Bali, sehingga penulis dapat merumuskan
suatu masalah bagaimana menganalisa dan mendesain sistem pengarsipan
surat masuk dan keluar pada Asosiasi Rekanan Pengadaan Barang dan
Distributor Indonesia (ARDIN) Provinsi Bali.
1.3 Batasan Masalah
Batasan masalah yang penulis lakukan dalam kerja praktek ini,
hanya membuat analisa dan desain dalam sistem pengarsipan surat masuk
dan keluar dilingkungan ARDIN Provinsi Bali tanpa membuat perangkat
lunak pendukung untuk media implementasi dilapangan.
1.4 Tujuan Kerja Praktek dan Penulisan Laporan
Tujuan dari pelaksanaan kerja praktek dan penulisan laporan kerja
praktek ini adalah melakukan perancangan analisa dan desain sistem
pengarsipan surat masuk dan keluar pada Asosiasi Rekanan Pengadaan
Barang dan Distributor Indonesia (ARDIN) Provinsi Bali, serta untuk
memenuhi semua prosedur dan persyaratkan yang terdapat pada Sekolah
3
Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer (STMIK) STIKOM
Bali.
Selain tujuan diatas, terdapat juga tujuan lain dalam pelaksanaan
kerja praktek dan penulisan laporan kerja praktek antara lain sebagai
berikut:
a) Mahasiswa
Tujuan dengan diadakannya kegiatan kerja praktek ini, agar
mahasiswa dapat berhadapan langsung dengan situasi, suasana dan
kondisi dalam lingkungan dunia kerja yang sesungguhnya, serta
dapat menerapkan segala ilmu yang mahasiswa dapatkan di bangku
perkuliahan pada lingkungan kerja praktek.
b) Perusahaan
Tujuan dengan diadakannya kegiatan kerja praktek ini, agar
mahasiswa dapat memberikan masukan, solusi dan saran dari
kegiatan-kegiatan yang terdapat di lingkungan kerja praktek
mengenai kebutuhan akan teknologi informasi, serta
dipertimbangkannya masukan, solusi dan saran tersebut sehingga
bisa diterapkan dalam membantu proses bisnis yang terjadi
dilingkungan kerja praktek.
c) Perguruan Tinggi
Tujuan dengan diadakannya kegiatan kerja praktek ini agar dapat
mengukur tingkat pemahaman dan pengetahuan mahasiswa terkait
dengan ilmu pengetahuan yang telah diperoleh dari perguruan
tinggi melalui penerapan kegiatan kerja praktek dan hasil laporan
kerja praktek yang dikumpulkan oleh mahasiswa.
1.5 Metode Kerja Praktek
Dalam melakukan kegiatan kerja praktek, terdapat beberapa
metode yang dilakukan dan terbagi menjadi:
4
a) Lokasi Kerja Praktek
Lokasi kerja praktek dilakukan di Asosiasi Rekanan Pengadaan
Barang dan Distributor Indonesia (ARDIN) Provinsi Bali yang
beralamat di Jalan Badak Agung No. 22 Renon, Denpasar – Bali.
Telp: (0361) 262676
Fax: (0361) 236149
Website: http://www.ardinbali.org,
E-mail: [email protected]
b) Jenis Data
Berdasarkan jenis data yang dibahas dalam laporan ini, maka
penulis hanya menggunakan data kualitatif yaitu data yang
dinyatakan dalam bentuk kata, kalimat dan informasi maupun
keterangan.
c) Sumber Data
Sumber data yang penulis dapat terbagi menjadi 2 yaitu sumber
data primer dan sumber data sekunder. Sumber data primer adalah
sumber data yang penulis peroleh dari pencatatan, pengamatan
secara langsung di lokasi kerja praktek, sedangkan sumber data
sekunder adalah sumber data yang penulis dapatkan dari buku-buku
literatur yang terdapat di perpustakaan dan buku-buku penunjang
lainnya.
d) Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang penulis lakukan dalam
pelaksanaan kerja praktek ini antara lain sebagai berikut:
1. Observasi
Metode Observasi adalah metode pengumpulan data dengan
cara mengamati secara langsung objek yang terkait yaitu
pada Asosiasi Rekanan Pengadaan Barang dan Distributor
Indonesia (ARDIN) Provinsi Bali.
2. Studi Literatur
5
Metode Studi Literatur adalah metode pengumpulan data
yang dilakukan dengan cara mencari data pada buku-buku
penunjang yang dibaca dan dijadikan referensi dalam
laporan ini.
3. Wawancara
Metode Wawancara adalah metode pengumpulan data yang
dilakukan melalui proses tanya jawab kepada pihak-pihak
yang terkait, seperti staff yang mengurusi bagian yang akan
diteliti.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan yang penulis lakukan dalam pembuatan
laporan ini antara lain sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Merupakan bab pertama dari sebuah laporan yang mengantarkan
pembaca untuk dapat menjawab pertanyaan apa yang diteliti, untuk
apa dan mengapa penelitian itu dilakukan.
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Merupakan gambaran umum mengenai tempat perusahaan untuk
melakukan penelitian. Pada bab ini terdapat sejarah dari tempat
yang diteliti, bagaimana struktur organisasinya, visi dan misi dari
perusahaan serta tujuan dari perusahaan kerja praktek.
BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM
Merupakan pembahasan atas temuan penelitian baik berupa analisa
maupun berupa rancangan. Pada bab ini merupakan bagian penting
bagi keseluruhan kegiatan penelitian karena bab ini berisikan
tentang hasil-hasil analisa yang telah dilakukan di perusahaan kerja
praktek.
6
BAB IV PENUTUP
Merupakan bab akhir yang berisikan tentang kesimpulan dari
analisa dan saran.
BAB II
TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah ARDIN Provinsi Bali
Asosiasi Rekanan Pengadaan Barang dan Distributor Indonesia
(ARDIN) Provinsi Bali adalah merupakan Badan Perwakilan Daerah
(BPD) dari ARDIN yang berkedudukan di Jakarta Pusat. ARDIN didirikan
pada tanggal 12 Juli 1979 yang dipelopori oleh Drs. Elies L Tobing
dengan 200 Pengusaha dan mengambil tempat di Balai Kota DKI Jakarta
dengan menghadiri Bapak Tjokropranolo yang saat itu menjabat menjadi
Gubernur DKI Jakarta.
Hasil musyawarah pada saat itu mendukung pendirian organisasi
yang diberi nama “ASOSIASI REKANAN PEMERINTAH atau ARP”.
Pada saat musyawarah juga menetapkan personalia panitia pendiri yang
diketuai oleh Drs. Elies L Tobing, seorang sekretaris, seorang bendahara
dan 7 (tujuh) orang anggota serta seorang Dewan Pembina yang memiliki
tugas:
1. Menyusun, melengkapi dan menyempurnakan pengurus.
2. Menyusun Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga
ARP (Asosiasi Rekanan Pemerintah).
Inilah yang menjadi “CIKAL BAKAL” hingga berdiri dan tersusunnya
ARDIN.
Berkat ketekunan para pengurus melalui konsultasi dengan para
Pejabat Tinggi Negara, para Pimpinan Proyek dan Mass Media ARP dapat
berkembang pesat dan cepat dikenal oleh masyarakat luas. Hampir seluruh
Dati I menyambut hadirnya Asosiasi ini dengan permintaan agar
daerahnya dibentuk Cabang atau Perwakilan ARP dan juga di Dati II.
Menjelang MUNAS KADIN Indonesia ke-V, ARP memperoleh
lampu hijau untuk menjadi Anggota Munas dengan syarat Asosiasi ini
merubah namanya dari ARP menjadi APBP (Asosiasi Pengadaan
7
8
Barang/Jasa Pemerintah) dengan alasan agar lebih spesifik, mencerminkan
fungsinya sebagai : Suplier ke Instansi Pemerintah dan ruang lingkupnya
tidak terlalu luas. Perubahan nama menjadi APBD dinilai rapat Pleno
DPP. ARP tidak mengganggu dan mengurangi eksistensi Assosiasi. Pleno
tanggal 27 September 1982 menerima syarat tersebut.
Dengan SK KADIN Indonesia No. Skep/046/DPH/X/82 tanggal 1
Oktober 1982 Assosiasi ini resmi menjadi Anggota KADIN Indonesia
dengan nama APBD. Kemudian SK Departemen Perdagangan No.
014/09/PAS/IV/83 tanggal 27 April 1983 APBD terdaftar/diakui oleh
Departemen Perdagangan.
Aktivitas APBD terus ditingkatkan dengan membentuk lembaga-
lembaga pelayanan seperti:
1. Lembaga Penyuluhan & Bantuan Hukum (LPBH).
2. Lembaga Pendidikan Latihan Ketrampilan (LPLK).
3. Lembaga Konsultasi Ekonomi Keuangan (LKEK).
4. Bulletin Informasi Bisnis.
Suatu terobosan APBD yakni membentuk “ Forum Kontak Produsen dan
Distributor (FKPD), dimaksudkan memperluas kesempatan berusaha
kepada anggota yang selama ini hanya berfungsi sebagai Rekanan/supplier
ke Instansi Pemerintah dengan usaha alih tugas/profesi menjadi
Distributor Umum, terutama membantu peningkatan pemasaran barang-
barang hasil industri dalam negeri.
Telah pula berlangsung dialog antara Produsen dan Distributor
tanggal 28 Maret 1985 di Jakarta. Dialog ini atas kerjasama antara
Departemen Perindustrian, Departemen Perdagangan, Bank
Indonesia/Bank Pemerintah, KADIN Indonesia dan APBP sebagai
pelaksana telah berhasil meletakkan dasar yang kokoh, keterkaitan antara
Produsen dan Distributor.
Asosiasi yang selama ini hanya melayani para anggota dalam hal:
Prakwalifikasi, Informasi proyek, tender, dan lain-lain. Mulai saat itu
menambah kesibukan sewaktu-waktu dengan cara mengumpulkan data-
9
data sumber barang berikut harga baik produksi dalam negeri maupun
impor.
Satu hal lagi program APBP, berupa terobosan untuk mewujudkan
kerjasama dengan Asosiasi Industri Comodity, Pabrik dan Produsen untuk
distributor barang-barangnya. Merencanakan promosi/pameran barang-
barang produksi dalam negeri dan penyebarannya melalui bulletin dan
sarana lainnya.
Berhubung dengan isi garapan sebagai konsekwensi perluasan
wawasan, maka selayaknya APBP menyesuaikan nama sesuai ruang
lingkup yang digarapnya. Dua nama untuk dipilih :
1. ARDIN : Assosiasi Rekanan dan Distributor Indonesia
2. ADNI : Assosiasi Distributor Indonesia
dari 24 Dati I yang 17 memilih nama ARDIN, 3 memilih nama ADNI dan
selebihnya abstain. Dengan demikian maka kesimpulan dari Referandum
DPP APBP tanggal 11 Oktober 1985 adalah “ ARDIN “
Nama ARDIN telah memperoleh restu berbagai pihak, bahkan
KADIN Indonesia dengan suratnya Nomor 1402/XII/1985/SKI tertanggal
12 Desember 1985 memberi persetujuannya.
2.2 Susunan Organisasi ARDIN Provinsi Bali
Susunan Organisasi Dewan Pertimbangan dan Penggurus ARDIN
Provinsi Bali Periode Tahun 2008-2013 antara lain sebagai berikut:
1. Dewan Pertimbangan ARDIN Provinsi Bali:
a. Ketua : Putu Supatha Yuma,SE.
b. Anggota : Made Putu Yandnya,SH.
: Prof. DR.Ing. Ir. Made Merta,DAA.
: Prof. DR Ir. Nyoman Sucipta,Mp.
: Dr. Sakabawa,SH.
10
2. Dewan Kehormatan ARDIN Provinsi Bali:
a. Ketua : Nyoman Dana Asmara
b. Anggota : Sakabawa,SH.
: Ir. Nyoman Sucipta,MS.
: DR. ING. Ir. Made Merha.
: Nyoman Widisila, SE
3. Dewan Penggurus ARDIN Provinsi Bali
a. Ketua : Ir. Made Ardana.
b. Ketua I : Ir. Yogi Yasa Wedha,MM.
c. Ketua II : Ketut Suwitra,SE.
d. Ketua III : Ir. Pande Made Budiana.
e. Ketua IV : Ir. Anak Agung Ayu Putri.
f. Ketua V : Drs. Ida Bagus Gede Purnamabawa.
g. Sekretaris Umum : DR.Ir. I Wayan Jondra,M.Si.
h. Sekretaris I : Ir. Nyoman Arinatha.
i. Sekretaris II : Ida Ayu Badjri.
j. Sekretaris III : Sang Putu Putrayoga,SH.,MM.
k. Bendahara Umum : N. Budi Arjana.
l. Bendahara I : Ir. K Rawi Adnyani.
m. Bendahara II : drh. Pande Made Wiadnya.
n. Bendahara III : I Gst Bgs Damara,SE.,SST.Par.,M.Hum.
4. Penggurus Biro-Biro Organisasi
a. Biro Organisasi dan Keanggotaan
Ketua : Ir. I Gusti Made Subasga.
Wakil Ketua : Komang Alit Suarsa,SP.
b. Biro Hukum dan Advokasi
Ketua : I Nengah Nurlaba,SH.
Wakil Ketua : I Wayan Kastawa,SE.
c. Biro Perdagangan Barang Pemerintah dan Swasta
11
Ketua : I Nyoman Kanda,SE.
Wakil Ketua : I Ketut Suada.
d. Biro Distribusi dan Keagenan
Ketua : Ir. Ketut Rai Mahajony.
Wakil Ketua : Ni Made Warti,SE.
e. Biro Bisnis dan Lintas Provinsi
Ketua : Ir. Ketut Panca Wirawan.
Wakil Ketua : Sang Ketut Alit Suarmyasa,SE.
Wakil Ketua : Ni Putu Dewi Juliantari,SE.
f. Biro Bisnis Ekspor dan Impor
Ketua : Dirgo Witono.
Wakil Ketua : Ir. Nengah Aryanta
g. Biro Pendidikan dan Pelatihan
Ketua : Ir.N Seniartha Prawita
Wakil Ketua : I Wayan Gede Sukarata
h. Biro Promosi, Publikasi dan Hubungan antar Lembaga
Ketua : Drs. I Gst Wayan Rawan
Wakil Ketua : Made Arya Sentosa
i. Biro Bina Pasar
Ketua : Ir. Putu Suharto
Wakil Ketua : Made Suardika Dwipayana
j. Biro Dana dan Pembiayaan
Ketua : Dra. Made Sarwati
Wakil Ketua : I Made Wakhia
Dewan Kehormatan KETUA UMUM
B S A P Dewan Pertimbangan
Sekretaris Umum Bendahara Umum
Sekretaris I, II & III Bendahara I, II & III
Ketua I Ketua II Ketua III Ketua IV Ketua V
Bidang Organisasi & Keanggotaan
Biro Pengadaan Barang Pemerintah
Biro Distribusi
Biro Bina Pasar
Biro Eksport, Import & Keagenan
Biro Hukum & Pelatihan
Biro Transportasi & Pergudangan
Biro Promosi & Humas
Biro Sumber Dana &
Pembiayaan
KETERANGAN :
--------------------------- Garis Koordinasi
Garis Komando
Gambar 2.1 Struktur Organisasi ARDIN Provinsi Bali
12
13
2.3 Tata Kerja Kepengurusan ARDIN Provinsi Bali Periode 2008-2013
Uraian Tata Kerja Kepenggurusan ARDIN Provinsi Bali Periode
2008-2013 antara lain sebagai berikut ini:
1. Ketua Umum
Ketua Umum bertugas dan berkewajiban untuk:
a) Mengkoordinir, mengarahkan, membina dan
mengembangkan seluruh perangkat organisasi sesuai
dengan ketentuan Anggaran Dasar, Anggaran Rumah
Tangga dan Program Kerja ARDIN, serta hasil-hasil
Musyawarah Daerah VI ARDIN Provinsi Bali.
b) Bertindak mewakili organisasi baik kedalam maupun
keluar.
c) Mengambil segala upaya, langkah, tindakan dan kebijakan
yang dipandang perlu untuk kepentingan organisasi sesuai
dengan ketentuan organisasi.
d) Dalam melaksanakan seluruh tugas dan kewajibannya
didampingi sekretaris umum dan dibantu oleh seluruh
perangkat organisasi.
e) Bertanggung jawab dan mempertanggung jawabkan seluruh
aktifitas dan tindakan organisasi kepada forum Musyawarah
Daerah.
2. Ketua- Ketua
Ketua-Ketua bertugas dan berkewajiban untuk:
a) Membantu tugas dan kewajiban Ketua Umum.
b) Bertindak mewakili Ketua Umum apabila Ketua Umum
berhalangan dan atau jika diperlukan.
c) Mengkoordinir, mengarahkan, membina, dan
mengembangkan organisasi di wilayah tertentu dan
kompartemen-kompartemen tertentu.
14
d) Dalam melaksanakan seluruh tugas dan kewajibannya
didampingi wakil Sekretaris Umum dan dibantu oleh
perangkat organisasi dalam lingkup kerjanya.
e) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan tugas
dan kewajibannya kepada Ketua Umum.
3. Sekretaris Umum
Sekretaris Umum bertugas dan berkewajiban untuk:
a) Membantu dan mendampingi Ketua Umum dalam
melaksanakan tugas dan kewajibannya.
b) Mengelola, membina dan mengembangkan administrasi dan
manajemen organisasi serta kesekretariatan.
c) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan tugas
dan kewajibannya kepada Ketua Umum.
4. Sekretaris-Sekretaris
Sekretaris-Sekretaris bertugas dan berkewajiban untuk:
a) Membantu Sekretaris Umum dalam melaksanakan tugas
dan kewajibannya.
b) Mewakili Sekretaris Umum apabila Sekretaris Umum
berhalangan dan atau jika dibutuhkan.
c) Mendampingi Wakil-Wakil Ketua dalam melaksanakan
tugas dan kewajibannya.
d) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan seluruh
tugas dan kewajibannya kepada Ketua Umum.
5. Bendahara Umum
Bendahara Umum bertugas dan berkewajiban untuk:
a) Membantu dan mendampingi tugas-tugas dan kewajiban
Ketua Umum.
b) Mengakomudir, menggalang, mengelola dan mengamankan
sumber-sumber dana dan aset organisasi.
c) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan seluruh
tugas dan kewajibannya kepada Ketua Umum.
15
6. Bendahara-Bendahara
Bendahara-Bendahara bertugas dan berkewajiban untuk:
a) Membantu Bendahara Umum dalam melaksanakan tugas
dan kewajibannya.
b) Bertindak mewakili Bendahara Umum apabila Bendahara
Umum berhalangan dan atau jika diperlukan.
c) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan seluruh
tugas dan kewajibannya kepada Ketua Umum.
7. Kompartemen-Kompartemen
Kompartemen-Kompartemen bertugas dan berkewajiban untuk:
a) Membantu Ketua Umum/Ketua/Koordinator kompartemen
masing-masing dalam melaksanakan tugas dan
kewajibannya.
b) Mengelola, membina, dan mengembangkan program
kompartemen masing-masing.
c) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan seluruh
tugas dan kewajibannya kepada Ketua Umum melalui
Wakil Ketua/koordinator kompartemen masing-masing.
8. Lembaga-Lembaga Otonom/Khusus
Lembaga-Lembaga Otonom/Khusus bertugas dan berkewajiban
untuk:
a) Membantu Ketua Umum dalam melaksanakan tugas dan
kewajibannya.
b) Mengelola, membina dan mengembangkan program-
program lembaga masing-masing.
c) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan seluruh
tugas dan kewajibannya kepada Ketua Umum.
16
2.4 Uraian Tugas Kepengurusan Organisasi ARDIN Provinsi Bali
Untuk memberikan kejelasan dan ketegasan dari masing-masing
pengurus ARDIN Provinsi Bali dalam menjalankan tugas dan
kewajibannya secara garis besar ditetapkan sebagai berikut :
1. KETUA UMUM : IR. MADE ARDANA
a) Mengkoordinir, mengarahkan, membina dan
mengembangkan seluruh perangkat dan tingkatan
organisasi.
b) Mengambil segala upaya, langkah, tindakan dan
kebijaksanaan yang dipandang perlu bagi kepentingan
organisasi.
c) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan tugas
dan kewajibannya kepada Forum MUSDA.
2. KETUA I : IR. YOGI YASA WEDHA,MM.
a) Membantu tugas-tugas dan kewajiban Ketua Umum.
b) Mengkoordinir, mengarahkan, membina dan
mengembangkan pelaksanaan sertifikasi bagi anggota
ARDIN Provinsi Bali.
c) Mengkoordinir, mengarahkan, membina dan
mengembangkan Biro Organisasi dan Keanggotaan dan
Biro Hukum dan Advokasi
d) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan tugas
dan kewajibannya kepada Ketua Umum.
3. KETUA II : KETUT SUWITRA,SE
a) Membantu tugas-tugas dan kewajiban Ketua Umum
b) Mengkoordinir, mengarahkan, membina dan
mengembangkan Biro Pengadaan Barang Pemerintah, Biro
Distribusi dan Biro Bina Pasar.
c) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan tugas
dan kewajibannya kepada Ketua Umum.
17
4. KETUA III : IR. PANDE MADE BUDIANA
a) Membantu tugas-tugas dan kewajiban Ketua Umum.
b) Mengkoordinir, mengarahkan, membina dan
mengembangkan Badan Konsultatif ARDIN Bali.
c) Mengkoordinir, mengarahkan, membina dan
mengembangkan Biro Lintas Provinsi dan Biro Bisnis
Ekspor Impor.
d) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan tugas
dan kewajibannya kepada Ketua Umum.
5. KETUA IV : IR. ANAK AGUNG AYU PUTRI
a) Membantu tugas-tugas dan kewajiban Ketua Umum.
b) Mengkoordinir, mengarahkan, membina dan
mengembangkan Biro Pendidikan dan Pelatihan, Biro
Promosi dan Hubungan antar Lembaga.
c) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan tugas
dan kewajibannya kepada Ketua Umum.
6. KETUA V : DRS. IDA BAGUS PURNAMABAWA
a) Membantu tugas-tugas dan kewajiban Ketua Umum.
b) Mengkoordinir, mengarahkan, membina dan
mengembangkan Koperasi BinARDIN Bali.
c) Mengkoordinir, mengarahkan, membina dan
mengembangkan Biro sumber dana dan pembiyaan.
d) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan tugas
dan kewajibannya kepada Ketua Umum.
7. SEKRETARIS UMUM : DR. IR. I WAJAN JONDRA,M.SI
a) Membantu tugas-tugas dan kewajiban Ketua Umum
b) Mengkoordinir pengelolaan administrasi dan manajemen
Organisasi, Kesekretariatan, Keanggotaan, Informasi,
Personalia dan lain-lain.
c) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan tugas
dan kewajibannya kepada Ketua Umum.
18
8. SEKRETARIS I, II dan III : IR. I NYOMAN ARINATHA, IDA
AYU BADJRI,BA,MBA dan SANG PUTU PUTRA YOGA,
SH,MM
a) Membantu tugas-tugas dan kewajiban Sekretaris.
b) Membantu dan memdampingi Ketua yang membidangi
Pembinaan, Kompartemen :
- Biro Organisasi dan Keanggotaan
- Biro Hukum dan Advokasi
- Biro Pengadaan Barang Pemerintah dan Swasta
- Biro Distribusi dan Keagenan
- Biro Bisnis Lintas Provinsi
- Biro Bisnis Ekspor Impor
- Biro Pendidikan dan Pelatihan
- Biro Promosi, Publikasi dan Hubungan antar
Lembaga
- Biro Bina Pasar
- Biro Sumber Dana dan Pembiayaan
c) Bertanggungjawab dan mepertanggungjawabkan tugas
dan kewajibannya kepada Ketua Umum, melalui
Sekretaris.
9. BENDAHARA : N. BUDI ARJANA
a) Membantu tugas-tugas Ketua Umum
b) Menggalang/mencari sumber-sumber penerimaan,
mengelola, mengadministrasikan dan mengamankan dana-
dana dan asset organisasi.
c) Merencanakan, menyusun rencana anggaran penerimaan
dan pangeluaran organisasi tahunan.
d) Bersama-sam Ketua Umum membuat persetujuan
penerimaan dan pengeluaran keuangan/kebendaharaan/asset
organisasi.
19
e) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan tugas-
tugas dan kewajibannya kepada Ketua Umum.
10. BENDAHARA I, II dan III : IR. K RAWI ADNYANI, DRH.
PANDE MADE WIADNYA dan I.GST MD BGS DAMARA,
SE, SST.PAR, M.HUM
a) Membantu tugas-tugas dan kewajiban Bendahara Umum.
b) Membantu dan mendampingi Ketua yang membidangi
Pembinaan Kopartemen :
- Biro Organisasi dan Keanggotaan
- Biro Hukum dan Advokasi
- Biro Pengadaan Barang Pemerintah dan Swasta
- Biro Distribusi dan Keagenan
- Biro Bisnis Lintas Provinsi
- Biro Bisnis Ekspor Impor
- Biro Pendidikan dan Pelatihan
- Biro Promosi, Publikasi dan Hubungan antar
Lembaga
- Biro Bina Pasar
- Biro Sumber Dana dan Pembiayaan
c) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan tugas-
tugas dan kewajibannya kepada Ketua Umum melalui
Bendahara Umum.
11. BIRO ORGANISASI DAN KEANGGOTAAN
KETUA : IR. I GST MADE SUBASGA
WK. KETUA : KOMANG ALIT SUARSA,SP
a) Meningkatkan sarana dan prasarana kantor, kemampuan
dan kinerja personalia, serta kinerja penggurus.
b) Meningkatkan kinerja, Lembaga dibawah BPD ARDIN
seperti BSAP, Koperasi, serta lembaga lainnya yang
terkait dengan keanggotaan.
20
c) Melaksanakan kegiatan-kegiatan guna memupuk
hubungan antar BPD dengan anggota, dikaitan dengan
event-event ARDIN
12. BIRO HUKUM DAN ADVOKASI
KETUA : I NENGAH NURLABA,SH
WK. KETUA : I WAYAN KASTAWA,SE
a) Melakukan advokasi kepada anggota ARDIN yang
menghadapi permasalahan hukum, terkait dengan proses
pengadaan barang dan jasa.
b) Memantau dan mencari solusi dan memberi masukan
terhadap pelanggaran-pelanggaran pelakasanaan
pengadaaan barang dan jasa oleh instansi tertentu.
c) Membentuk tim pengacara ARDIN, guna memberikan
bantuan hukum kepada anggota ARDIN.
d) Memberikan tanggapan terhadap perkembangan dalam
penerbitan maupun pelaksanaan peraturan perundang-
undangan pengadaan barang dan jasa.
e) Bekerja sama dengan aparat penegak hukum dalam
menyikapi pelanggaran-pelanggaran hukum yang
dilakukan oleh para pelaku pengadaan barang dan jasa.
f) Merancang MOU dengan pihak kejaksaan, Kepolisian,
Komisi Pemberantasan Korupsi, dan Komisi Penyelidikan
Persaingan Usaha, guna turut serta dalam upaya
penegakan hukum
13. BIRO PENGADAAN BARANG PEMERINTAH DAN
SWASTA
KETUA : I NYOMAN KANDA, SE
WK KETUA : I KETUT SUADA
a) Memantau kebutuhan barang dan jasa pemerintah
berdasarkan APBD setiap tahun anggaran.
21
b) Memantau pengumuman-pengumuman pengadaan barang
dan jasa pemerintah.
c) Melakukan pelatihan dan sertifikasi tenaga professional
dalam bidang pengadaan barang dan jasa pemerintah.
d) Melakukan pelatihan guna meningkatkan profesionalisme
anggota, guna menyasar pengadaan barang pemerintah
maupun swasta.
e) Melaksanakan expo/pasar murah bagi anggota ARDIN.
f) Melakukan pendekatan dan sosialisasi keberadaan anggota
ARDIN dengan membawa dan menjelaskan buku DRP
ARDIN.
g) Melakukan sidak pelaksanaan pekerjaan pengadaan
barang dan jasa oleh anggota ARDIN.
h) Melakukan registrasi pengalaman kerja yang telah
dilakukan oleh anggota ARDIN Bali
14. BIRO DISTRIBUSI DAN KEAGENAN
KETUA : IR KETUT RAI MAHAJONY
WK. KETUA : NI MADE WARTI,SE
a) Membina anggota ARDIN yang berminat dalam bidang
distributor dan keagenan, dengan melakukan kerja sama
dengan pabrik atau distributor.
b) Menghadiri expo-expo kelas nasional dan internasional di
dalam negeri, guna menjajagi peluang distributor dan
keagenan, kemudian mendistribusikan informasi yang
diperoleh.
15. BIRO BISNIS LINTAS PROVINSI
KETUA : IR. KETUT PANCA WIRAWAN
WK. KETUA I : SANG KETUT ALIT SUARMAYASA,SE
WK. KETUA II : NI PUTU DEWI JULIANTARI,SE
a) Studi Banding
b) Melaksanakan Bisnis forum
22
c) Memetakan potensi Bali dalam hal perdangangan antar
provinsi
16. BIRO BISNIS EKSPOR IMPOR
KETUA : DIRGO WITONO
WK. KETUA : IR. NENGAH ARIYANTA
a) Mencari informasi peluang ekspor baik melalui mas
media, maupun internet.
b) Melaksanakan pelatihan proses dan pengelolaan ekspor
impor.
17. BIRO PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
KETUA : IR. N SENIARTHA PRAWITA
WK. KETUA : WAYAN GEDE SUKARATA
a) Bekerja sama dengan biro-biro yang lain guna
melaksanakan pelatihan, yang dibutuhkan oleh masing-
masing biro guna meningkatkan kinerja anggota dan
pengurus ARDIN.
b) Melakukan penyuluhan bekerja sama dengan kantor pajak.
c) Melakukan pelatihan tentang entrepreneurship.
d) Melaksanakan penyuluhan rohani guna menunjang etitude
anggota ARDIN.
e) Melakukan pelatihan kewirausahaan bagi para lulusan
baru perguruan tinggi guna menekuni bisnis pengadaan
barang dan jasa.
18. BIRO PROMOSI, PUBLIKASI DAN HUBUNGAN ANTAR
LEMBAGA
KETUA : DRS. I GST WAYAN RAWAN
WK. KETUA : MADE ARYA SENTOSA
a) Melakukan release terhadap kegiatan-kegiatan ARDIN
melalui media masa.
b) Melaksanakan diskusi bulanan, dengan membahas topik-
topik up-to-date, yang berkaitan dengan pengadaan barang
23
dan jasa, dengan mendatangkan pakar dari perguruan
tinggi atau praktisi.
c) Membina hubungan yang harmonis antar
lembaga/organisasi, baik lembaga/organisasi sejenis,
maupun organisasi lainnya yang setingkat.
19. BIRO BINA PASAR
KETUA : IR. PUTU SUHARTO
WK. KETUA : MADE SUARDIKA DWIPAYANA
a) Melaksanakan promosi bersama anggota ARDIN.
b) Memberikan award kepada instansi yang paling banyak
melakukan tender secara terbuka dan jelas sesuai peraturan
yang berlaku.
c) Memberi kesempatan kepada para distributor untuk
memajang iklan dan sample produknya di kantor BPD
ARDIN Bali
20. BIRO SUMBER DANA DAN PEMBIAYAAN
KETUA : DRA. MADE SARWATI
WK. KETUA : I MADE WAKHIA
a) Melakukan upaya-upaya konsorsium antara anggota
ARDIN guna menunjang daya saing anggota ARDIN.
b) Melakukan kerja sama dengan lembaga-lembaga keuangan
guna menunjang kinerja anggota ARDIN.
c) Melakukan pelatihan perdagangan bursa efek.
2.5 Maksud dan Tujuan Organisasi ARDIN Provinsi Bali
Maksud dan tujuan perkumpulan ARDIN Provinsi Bali pada
bidang pembinaan kesamaan profesi yaitu:
1. Menghimpun, membina dan mengembangkan potensi para
penggusaha rekanan pengadaan barang/jasa dan distributor menjadi
lebih tangguh, professional dan mandiri.
24
2. Mengembangkan jiwa dan semangat patriotisme dalam berusaha
yang berintikan moral, etika bisnis dan norma luhur bangsa
Indonesia.
3. Mewujudkan tatanan perekomonian nasional dengan iklim usaha
yang sehat, dinamis, dan demokratis.
4. Berperan serta secara aktif mensukseskan pembangunan ekomoni
bangsa yang kuat dan berdaya saing tinggi dalam suatu tatanan
ekomoni pasar dalam percaturan perekonomian global.
BAB III
ANALISA DAN DESAIN SISTEM
3.1 Pengertian Sistem
Pada awalnya, kata sistem berasal dari bahasa latin yang disebut
dengan systēma dan juga berasal dari bahasa yunani yang disebut dengan
sustēma. Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen
yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi
atau energi yang memiliki maksud untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas
yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat.
Sistem juga merupakan suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang
saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu
kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Didalam sebuah sistem terdapat beberapa elemen yang
membentuknya. Elemen tersebut terdiri dari tujuan, masukan, keluaran,
proses, mekanisme pengendalian dan umpan balik. Pengertian dari
masing-masing elemen yang membentuk sebuah sistem tersebut antara
lain sebagai berikut:
a) Tujuan merupakan suatu hal yang utama dalam sebuah sistem
karena semua sistem pastinya memiliki tujuan (goal). Tujuan
dalam sebuah sistem untuk menjadi motivasi yang mengarahkan
agar sistem tersebut dapat mencapai suatu tujuan yang ingin
dicapainya dan tanpanya suatu tujuan dalam sebuah sistem akan
menjadikan sistem tersebut tak terarah dan tak terkendali.
b) Masukan (input) dalam sistem adalah segala sesuatu yang masuk
ke dalam suatu sistem dan dijadikan bahan untuk dapat diproses.
Masukan ini dapat berupa hal-hal berwujud (tampak secara fisik)
maupun yang tak berwujud (tidak tampak secara fisik).
25
26
c) Proses dalam sistem merupakan bagian yang melakukan perubahan
atau transformasi dari masukan mejadi keluaran yang berguna
dalam sebuah sistem. Contoh dari proses sebuah sistem adalah
suatu tindakan yang dapat meringkas data, melakukan perhitungan,
dan mengurutkan data.
d) Keluaran (output) dalam sistem merupakan hasil akhir dari proses
yang dilakukan dalam sebuah sistem. Pada sistem informasi,
keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan baik
laporan harian, mingguan, bulanan maupun tahunan dan lain
sebagainya.
e) Mekanisme pengendalian (control mechanism) dalam sistem
diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback) dari
keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik
masukan maupun proses. Tujuan dari mekanisme pengendalian ini
adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan
tujuannya.
3.2 Pengertian Data dan Informasi
Dalam sebuah buku (Abdul Kadir, 2003), secara konseptual data
adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktifitas dan transaksi yang tidak
mempunyai makna atau tidak mempunyai pengaruh secara langsung
kepada pemakainya.
Data pada umumnya dapat berupa nilai yang terformat, teks, citra,
audio dan video yang memiliki arti sebagai berikut:
a) Data yang terformat adalah data dengan suatu format tertentu.
Misalnya data yang menyatakan tanggal, jam atau menyatakan nilai
mata uang.
b) Teks adalah sederetan huruf, angka dan symbol-simbol khusus
(misalnya + dan $) yang kombinasinya tidak tergantung pada
masing-masing item secara individual. Contoh teks adalah artikel
Koran.
27
c) Citra (image) adalah data dalam bentuk gambar. Citra dapat berupa
grafik, foto, hasil rontgen, dan tanda tangan, ataupun gambar yang
lain.
d) Audio adalah data dalam bentuk suara. Contoh data audio antara
lain instrument musik, suara orang atau suara binatang, gemericik
air, detak jantung.
e) Video merupakan data dalam bentuk gambar yang bergerak dan
bisa saja dilengkapi dengan suara. Video dapat digunakan untuk
mengabdikan suatu kejadian atau aktivitas.
Sedangkan informasi menurut McFadden, dkk (1999) yang
tercantum dalam sebuah buku (Abdul Kadir, 2003) mendefinisikan
informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga
meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut.
Dua orang insinyur listrik yaitu Shannon dan Weaver melakukan
pendekatan secara matematis untuk mendefinisikan informasi (Kroenke,
1992). Menurut mereka, informasi adalah “jumlah ketidakpastian yang
dikurangi ketika sebuah pesan diterima”. Artinya, dengan adanya
informasi, tingkat kepastian menjadi meningkat.
Sedangkan menurut Devis (1999), informasi adalah data yang telah
diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan
bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang.
3.3 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan
aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi
dan manajemen. istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk
kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi.
Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya
pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK),
28
tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini
dalam mendukung proses bisnis.
Sistem informasi memiliki beberapa komponen didalamnya yaitu
Perangkat Keras, Perangkat Lunak, Prosedur, Orang, Basis Data, dan
Jaringan Komputer atau Komunikasi Data. Komponen-komponen sistem
informasi antara lain:
a) Perangkat Keras (hardware) adalah peranti-peranti fisik seperti
komputer dan printer.
b) Perangkat Lunak (software) atau program adalah sekumpulan
instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat
memproses data.
c) Prosedur adalah sekumpulan aturan yang dipakai untuk
mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang
dikehendaki.
d) Orang merupakan semua pihak yang bertanggung jawab dalam
pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan
keluaran sistem informasi.
e) Basis Data (database) merupakan sekumpulan tabel, hubungan dan
lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.
f) Jaringan Komputer atau Komunikasi Data merupakan sistem
penghubung yang memungkinkan sumber (resources) dipakai
secara bersamaan atau diakses oleh sejumlah pemakai.
3.4 Analisa dan Desain Sistem
Proses analisa dan desain sistem tidak terlepas dari seseorang yang
disebut dengan analis sistem. Analis sistem merupakan seseorang yang
bertanggung jawab atas penelitian, perencanaan, pengkoordinasian, dan
merekomendasikan pemilihan perangkat lunak dan sistem yang paling
sesuai dengan kebutuhan organisasi bisnis atau perusahaan.
Analis sistem memegang peranan yang sangat penting dalam
proses pengembangan sistem. Seorang analis sistem harus memiliki
29
setidaknya empat keahlian: analisis, teknis, manajerial, dan interpersonal
(berkomunikasi dengan orang lain).
Dalam proses analisa dan desain sistem harus melalui beberapa
tahapan analisa antara lain sebagai berikut :
3.4.1 Data Flow
Data flow atau diagram alir program merupakan suatu
diagram yang menggambarkan arus logika dari data yang akan
diproses dalam suatu program dari awal sampai akhir. Diagram alir
terdiri dari simbol-simbol yang mewakili fungsi-fungsi langkah
program dan garis alir (flow line) yang menunjukkan urutan dari
simbol-simbol yang akan dikerjakan. Daftar dari simbol-simbol
dari flowchart antara lain :
Tabel 3.1 Simbol-simbol flowchart
No Simbol Fungsi
1 Simbol titik terminal digunakan untuk
menunjukan awal dan akhir dari suatu
proses.
2 Simbol proses digunakan untuk mewakili
suatu proses atau untuk pengeolahan
aritmatika dan pemindahan data.
3 Simbol input-output digunakan untuk
mewakili data input/output dan menunjukan
hasil dari suatu proses.
4 Simbol keputusan (decision) digunakan
untuk suatu penyelesaian perbandingan
logika kondisi di dalam program.
30
5 Simbol Persiapan (predefined) digunakan untuk
pemberian nilai awal suatu variable atau
counter.
6 Simbul penghubung (connector) digunakan
untuk menunjukkan hubungan arus proses yang
terputus masih dalam halaman yang sama.
7 simbol off-page connector digunakan untuk
menunjukkan hubungan arus proses yang
terputus masih dalam halaman yang berbeda.
8 Simbol proses terdefenisi digunakan untuk
menunjukkan suatu operasi yang rinciannya
ditunjukkan di tempat lain.
9 Simbol display digunakan untuk output yang
ditunjukkan/ditampilkan di monitor.
10 Simbol dokumen digunakan untuk menunjukan
suatu dokumen input dan output baik untuk
proses manual, mekanik atau komputer.
11 Simbol garis alir (flowline) yang digunakan
untuk menunjukkan arus dari suatu proses.
12 Simbol storage yang digunakan untuk
menyimpan data.
Dari penjelasan mengenai simbol-simbol flowchart dan
fungsi dari masing-masing simbol tersebut, maka dapat dibuat alur
data flow surat masuk dan surat keluar yang terdapat di ARDIN
Provinsi Bali antara lain sebagai berikut:
31
a) Data flow Surat Masuk
Data flow surat masuk pada bagian administrasi di
kantor ARDIN Provinsi Bali melakukan tugas-tugas
sebagai berikut :
Mulai
Menerima, mengcopi dan
mengagendakan surat masuk
Surat yang telah diagendakan
Gambar 3.1 Data Flow Surat Masuk pada Bagian Administrasi
1
2 5
Surat yang telah diagendakan
Melakukan pengarsipan
surat pada box surat masuk
Selesai
Surat yang telah diagendakan & telah
diberi keputusan oleh pengurus
Melakukan pengarsipan
surat pada box surat masuk
1. Menerima, mengcopi dan mengagendakan surat
masuk ke dalam buku agenda surat masuk.
2. Setelah itu mengirim surat yang telah diagendakan
kepada bagian sekretaris eksekutif.
3. Menerima kembali surat tersebut untuk diarsip ke
box surat masuk.
32
Data flow surat masuk pada bagian sekretaris
eksekutif di kantor ARDIN Provinsi Bali melakukan tugas-
tugas sebagai berikut :
1. Menerima surat yang telah diangendakan oleh
bagian administrasi untuk dipelajari dan
memberikan keputusan apakah surat tersebut perlu
dikirim ke bagian pengurus inti atau tidak.
2. Jika perlu untuk dikirim ke bagian pengurus inti
maka surat yang telah diangendakan tersebut
dikirim ke bagian pengurus inti tapi jika tidak
maka bagian sekretaris eksekutif mengirim
kembali kebagian administrasi untuk dilakukan
pengarsipan ke box surat masuk.
33
3. Menerima surat yang dikirim dari bagian pengurus
inti yang akan dipelajari kembali dan melakukan
penyusunan draf keputusan yang dilakukan oleh
pengurus inti, misalnya untuk membuat surat
balasan ataupun melaksanakan keputusan-
keputusan lain dari surat tersebut sesuai dengan
kebijaksanaan pengurus inti. Setelah itu bagian
sekretaris eksekutif mengirim kembali surat yang
telah diangendakan dan diberikan keputusan oleh
bagian pengurus inti untuk dilakukan pengarsipan
ke box surat masuk.
3
Surat yang telah diagendakan
Membaca & memberikan keputusan
Surat yang telah diagendakan & telah
diberi keputusan oleh pengurus
4
Gambar 3.3 Data Flow Surat Masuk pada Bagian Pengurus Inti
34
Data Flow surat masuk pada bagian pengurus inti di
kantor ARDIN Provinsi Bali adalah hanya menerima surat
yang dikirim oleh bagian sekretaris eksekutif untuk
dipelajari dan diberikan keputusan mengenai surat masuk
tersebut dan setelah itu kirim kembali kebagian sekretaris
eksekutif untuk ditindaklanjutin kembali berdasarkan
keputusan yang diberikan oleh bagian pengurus inti.
b) Data flow Surat Keluar
Data flow surat keluar dimulai oleh bagian
sekretaris eksekutif yang memiliki tugas-tugas sebagai
berikut:
1. Membuat draf untuk surat keluar dan memberikan
keputusan apakah draf surat keluar tersebut harus
diperiksa oleh bagian pengurus inti atau tidak.
2. jika diperiksa, harus mengirim draf kepada bagian
pengurus inti dan menerima kembali hasil koreksi
dari draf tersebut untuk disusun kembali.
3. Jika draf yang sudah disusun ulang sesuai dengan
draf koreksi dari pengurus inti perlu dikoreksi lagi
oleh bagian pengurus inti, maka draf tersebut harus
dikirim kembali kebagian pengurus inti. Hal
tersebut terjadi berulang-ulang sampai draf yang
dibuat tidak perlu dikirim lagi ke bagian pengurus
inti.
4. Jika draf tersebut sudah benar dan tidak perlu
dikoreksi kebagian pengurus inti, maka draf
tersebut dikirim kebagian administrasi untuk
dilakukan pengetikan ulang sesuai format bagian
administrasi, pemberian nomer surat keluar,
pengiriman dan pengarsipan.
35
Tugas-tugas yang dilakukan oleh bagian sekretaris
eksekutif dapat digambarkan dalam data flow seperti
dibawah ini.
Iya
Mulai
Membuat draf untuk
surat keluar
Perlukan untuk konsultasi ke bagian
pengurus?
2
Tidak
1
Iya
Gambar 3.4 Data Flow Surat Keluar Bagian Sekretaris Eksekutif
Draf surat keluar yang tercetak
3
Menerima draf yang sudah dikoreksi dan menyusun kembali sesuai draf yang
dikoreksi
Draf surat keluar yang tercetak dan
terkoreksi
Perlukan untuk konsultasi ke bagian
pengurus?
Tidak
4
Draf surat keluar yang tercetak yang dikoreksi
Data flow surat keluar bagian pengurus inti
memiliki tugas untuk melakukan pemeriksaan draf surat
keluar yang dikirim oleh bagian sekretaris eksekutif dan
setelah melakukan pemeriksaan. Draf yang telah diperiksa,
36
dikirim kembali ke bagian sekretaris eksekutif yang dapat
digambarkan seperti data flow dibawah ini.
1
Draf surat keluar yang tercetak
Menerima dan
melakukan koreksi
Draf surat keluar yang tercetak yang dikoreksi
3
Gambar 3.5 Data Flow Surat Keluar Bagian Pengurus Inti
4
Draf surat keluar yang tercetak dan
terkoreksi
Menerima dan
melakukan koreksi ulang
Draf surat keluar yang tercetak yang
dikoreksi
Data flow surat keluar bagian administrasi memiliki
tugas untuk menerima draf yang telah melakukan proses
pemeriksaan dari bagian sekretaris eksekutif. Bagian
administrasi melakukan pengetikan ulang sesuai format
yang berlaku berdasarkan draf yang diterimanya,
memberikan nomer surat keluar, melakukan pengiriman
baik secara personal atau melalui kantor pos dan juga
melakukan pengarsipan ke box surat keluar. Proses data
37
flow bagian administrasi dapat digambarkan seperti data
flow dibawah ini.
2
Draf surat keluar yang tercetak dan
terkoreksi
Melakukan pengetikan,
pemberian nomer surat keluar,
pengiriman, dan pengarsipan surat
keluar
Gambar 3.6 Data Flow Surat Keluar Bagian Administrasi
Selesai
3.4.2 Data Flow Diagram
Data flow diagram (DFD) adalah alat pembuatan model
yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan
sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan
antara satu dengan yang lain dengan alur data, baik secara manual
maupun komputerisasi. Adapun data flow diagram yaitu:
1. Menurut Yourdan dan DeMarco
Gambar 3.7 Komponen DFD menurut Yourdan dan DeMarco
38
2. Menurut Gene dan Serson
Gambar 3.8 Komponen DFD menurut Gene dan Serson
Masing-masing komponen yanga ada pada data flow diagram
yaitu:
1. Terminator
Terminator mewakili entitas eksternal yang berkomunikasi
dengan sistem yang sedang dikembangkan. Biasanya
terminator dikenal dengan nama entitas luar (external
entity). Terdapat dua jenis terminator:
a. Terminator luar (source) merupakan terminator yang
menjadi sumber.
b. Terminator Tujuan (sink) merupakan terminator
yang menjadi tujuan data/informasi sistem.
Terminator dapat berupa orang, sekelompok orang,
organisasi, departemen di dalam organisasi, atau
perusahaan yang sama tetapi di luar kendali sistem yang
sedang dibuat modelnya. Komponen terminator ini perlu
diberi nama sesuai dengan dunia luar yang berkomunikasi
dengan sistem yang sedang dibuat modelnya dan biasanya
menggunakan kata benda, contohnya seperti bagian
penjualan, dosen, mahasiswa. Ada tiga hal penting yang
harus diingat tentang terminator yaitu:
a. Terminator merupakan bagian/lingkungan luar
sistem. Alur data yang menghubungkan terminator
dengan berbagai proses sistem, menunjukan
hubungan sistem dengan dunia luar.
39
b. Profesional sistem tidak berhak mengubah isi atau
cara kerja organisasi atau prosedur yang berkaitan
dengan terminator.
c. Hubungan yang ada antar terminator yang satu
dengan yang lain tidak digambarkan pada DFD.
2. Proses
Komponen proses menggambarkan bagian dari sistem yang
mentransformasikan input menjadi output. Proses diberi
nama untuk menjelaskan proses/kegiatan apa yang
sedang/akan dilaksanakan. Pemberian nama proses
dilakukan dengan menggunakan kata kerja transitif (kata
kerja yang membutuhkan obyek). Ada beberapa hal yang
perlu diperhatikan tentang proses:
a. Proses harus memiliki input dan output.
b. Proses dapat dihubungkan dengan komponen
terminator, data store atau proses melalui alur data.
c. Sistem/bagian/devisi/departemen yang sedang
dianalisis oleh professional sistem digambarkan
dengan komponen proses.
3. Komponen Data Store
Komponen ini digunakan untuk membuat model
sekumpulan paket data dan diberi nama dengan kata benda
jamak. Data Store biasanya berkaitan dengan penyimpanan,
seperti file atau database yang berkaitan dengan
penyimpanan secara komputerisasi, misalnya file disket, file
harddisk, file pita magnetik. Data store dihubungkan
dengan alur data hanya pada komponen proses, tidak
dengan komponen DFD lainnya.
4. Alur Data
Alur data digambarkan dengan anak panah, yang
menunjukan arah menuju ked an keluar dari suatu proses.
40
Alur data ini digunakan untuk menerangkan perpindahan
data atau paket data/informasi dari satu bagian sistem ke
bagian lainnya. Alur data juga dapat merepresentasikan
data/informasi yang tidak berkaitan dengan komputer. Alur
data perlu diberikan nama sesuai dengan data/informasi
yang dimaksud, biasanya pemberian nama pada alur data
dilakukan dengan menggunakan kata benda.
Dalam DFD, ada beberapa levelisasi antara lain sebagai berikut:
1. Diagram Konteks
Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari proses
tunggal dan menggambarkan ruang lingkup sistem. Hal-hal
yang digambarkan dalam diagram konteks adalah hubungan
terminator dengan sistem dalam satu proses.
2. Diagram Zero/DFD Level 0
Diagram zero terletak satu level dibawah diagram konteks,
yang menggambarkan proses utama dari DFD itu sendiri.
Hal-hal yang digambarkan dalam diagram zero adalah
proses utama dari sistem, hubungan entity, proses, data flow
dan data store.
3. Diagram Primitif/Rinci
Diagram primitif adalah diagram tingkat paling rendah
dimana proses-proses yang dapat didalamnya sudah tidak
dapat diuraikan.
Dari penjelasan di atas dapat dibuat suatu alur data flow
diagram dari sistem pengarsipan surat masuk dan keluar pada
asosiasi rekanan pengadaan barang dan distributor Indonesia
(ARDIN) provinsi bali. Adapun data flow diagram yang dimaksud
adalah:
P.1SISTEM PENGARSIPAN
SURAT MASUKDAN
KELUAR
ADMIN DATA (IT)
BAGIAN ADMINISTRASI
SEKRETARISEKSEKUTIF
PENGURUS INTI
Login_systemInfo_akses_login_system
Input_data_jabatanInput_data_jenis_surat
Input_data_user
info_data_jabatan
info_data_jenis_surat
info_data_user
Input_data_surat_masuk
Info_data_surat_masuk
Login_system
Info_akses_login_system
Input_data_surat_keluar
Info_data_surat_keluar
Penentuan_tujuan_deposisi
Info_penentuan_tujuan_deposisi
Login_system
Info_akses_login_system
Penentuan keputusan
Login_system
Info_akses_login_system
Info_penentuan_keputusan
Gambar 3.9 Diagram Konteks
41
42
Gambar 3.10 DFD Level 0
43
Gambar 3.11 DFD Level 1 Proses Maintenance Surat Masuk
3.4.3 Entity Relationship Diagram
Hubungan entitas (entity relation diagram) ditemukan oleh
Peter Chen dalam buku Entity Relational Model-Toward a Unified
of Data. Chen mencoba merumuskan dasar-dasar model dan
setelah itu dikembangkan dan dimodifikai oleh Chen dan banyak
pakar lainnya. Pada saat itu diagram hubungan entitas dibuat
sebagai bagian dari perangkat lunak yang juga merupakan
44
modifikasi khusus, karena tidak ada bentuk tunggal dan standar
dari diagram hubungan entitas.
Diagram Hubungan Entitas (entity relation diagram) adalah
model data berupa notasi grafis dalam pemodelan data konseptual
yang menggambarkan hubungan antara penyimpan. Model data ini
merupakan sekumpulan cara, peralatan untuk mendeskripsikan
data-data yang berhubungan antara data yang satu dengan yang
lain, semantiknya, serta batasan konsistensi.
Model data pada entity relation diagram terdiri dari tiga
komponen yaitu entitas, atribut, dan kerelasian antara entitas.
Secara garis besar entitas merupakan obyek dasar yang terlibat
dalam sistem. Atribut berperan sebagai penjelasan entitas dan
kerelasian yang menunjukan hubungan yang terjadi diantara dua
entitas tersebut.
Untuk lebih lengkap mengenai arti dari ketiga komponen
tersebut akan dijelaskan sebagai berikut:
1. Entitas (Entity)
Entitas menunjukan obyek-obyek dasar yang terkait di
dalam sistem. Obyek dasar dapat berupa benda, orang atau
hal-hal yang keterangannya perlu disimpan dalam basis
data. Untuk menggambarkan entitas dapat dilakukan dengan
mengikuti aturan sebagai berikut:
a) Entitas dinyatakan dengan simbol persegi panjang.
b) Nama entitas dituliskan di dalam simbol persegi
panjang.
c) Nama entitas berupa kata benda atau kata tunggal.
d) Nama entitas sedapat mungkin menggunakan nama
yang mudah dipahami dan dapat menyatakan
makna dengan jelas.
45
Selain itu, nama entitas dapat tersusun atas lebih dari satu
kata. Untuk memenuhi aturan penggambaran tersebut,
maka sering menggunakan tanda garis bawah/hypen/under
score ( _ ) yang dimaksudkan untuk menyatakan beberapa
kata dianggap tunggal.
Penentuan entitas dalam suatu sistem perlu
dilakuakn dengan cermat dan hati-hati karena tidak semua
orang,benda atau hal-hal tertentu dapat disebut dengan
entitas. Hanya orang, benda, atau hal-hal tertentu yang
berhubungan atau berkaitan dengan sistem dan
keterangannya yang perlu disimpan dalam basis data saja
yang disebut dengan entitas.
2. Atribut (Atrribute)
Atribut sering pula disebut sebagai property yang
merupakan keterangan-keterangan yang berkaitan dengan
sebuah entitas yang perlu disimpan dalam basis data.
Atribut berfungsi sebagai penjelasan dari sebuah entitas.
Untuk menggambarkan sebuah atribut dilakukan dengan
mengikuti aturan sebagai berikut:
a) Atribut dinyatakan dengan simbol ellips.
b) Nama atribut ditulis di dalam simbol ellips.
c) Nama atribut berupa kata benda atau kata tunggal.
d) Nama atribut sedapat mungkin menggunakan nama
yang mudah dipahami dan dapat menyatakan makna
yang jelas.
e) Atribut dihubungkan dengan menggunakan sebuah
garis.
Sebagaimana dapat terjadi dalam entitas, penamaan atribut
juga diusahakan agar mudah dipahami (khusus oleh para
pemakai). Nama-nama yang digunakan sebagai atribut juga
harus jelas dan menunjukan maknanya. Jika perlu
46
penggunaan tanda garis bawah/ hypen/ under score ( _ )
atau penggunaan singkatan juga diijinkan sepanjang mudah
dipahami.
3. Kerelasian Antar Entitas (Relationship)
Kerelasian antar entitas mendefinisikan hubungan antar dua
buah entitas. Kerelasian adalah kejadian atau transaksi yang
terjadi diantara dua buah entitas yang keterangannya perlu
disimpan dalam basis data. Kejadian atau transaksi yang
tidak perlu disimpan dalam basis data (sekalipun benar-
benar terjadi) bukan termasuk kerelasian. Aturan
penggambar kerelasian antar entitas adalah sebagai berikut:
a) Kelerasian digambarkan dengan simbol belah
ketupat.
b) Nama kerelasian dituliskan di dalam simbol belah
ketupat.
c) Kerelasian menghubungkan dua entitas.
d) Nama kerelasian berupa kata kerja aktif (diawali
dengan me) dan tunggal.
e) Nama kerelasian sedapat mungkin menggunakan
nama yang mudah dipahami dan dapat menyatakan
maknanya dengan jelas.
Entity relation diagram (ERD) untuk sistem pengarsipan surat
masuk dan keluar pada ARDIN Provinsi Bali dapat dilihat pada
(Gambar 3.12)
3.4.4 Konseptual dan Model Basis Data
Database Management System (DBMS) merupakan paket
program (Software) yang dibuat agar memudahkan dan
mengefisienkan pemasukan, pengeditan, penghapusan dan
pengambilan informasi terhadap database. Software yang tergolong
47
kedalam DBMS antara lain, Microsoft SQL, MySQL, Oracle, MS.
Access, dan lain sebagainya. Sedangkan Model database adalah
suatu konsep yang terintegrasi dalam menggambarkan hubungan
(relationships) antar data dan batasan-batasan (constraint) data
dalam suatu sistem database. Model data yang paling umum,
berdasarkan pada bagaimana hubungan antar record dalam
database (Record Based Data Models), terdapat tiga jenis, yaitu:
1. Model Database Hirarki (Hierarchical Database Model)
2. Model Database Jaringan (Network Database Model)
3. Model Database Relasi (Relational Database Model)
Model database hirarki dan jaringan merupakan model database
yang tidak lagi dipakai saat ini, karena adanya berbagai kelemahan
dan hanya cocok untuk struktur hirarki dan jaringan saja. Artinya
tidak mengakomodir untuk berbagai macam jenis persoalan dalam
suatu sistem database. Sedangkan Model database relasi
merupakan model database yang paling banyak digunakan saat ini,
karena paling sederhana dan mudah digunakan serta yang paling
penting adalah kemampuannya dalam mengakomodasi berbagai
kebutuhan pengelolaan database. Sebuah database dalam model
ini disusun dalam bentuk tabel dua dimensi yang terdiri dari baris
(record) dan kolom (field), pertemuan antara baris dengan kolom
disebut item data (data value), tabel-tabel yang ada dihubungkan
(relationship) sedemikian rupa menggunakan field-field kunci (Key
field) sehingga dapat meminimalkan duplikasi data. Model
database relasi ini dikemukakan pertama kali oleh E.F. Codd, salah
seorang pakar dalam bidang basis data dan sering juga model ini
disebut Database Relasi.
Dalam model basis data terdapat jenis hubungan antar tabel
yang definisikan dengan hubungan:
48
1. Satu ke Satu (One to One)
Satu ke satu (One to One) merupakan satu record pada
entity A ber-relasi paling banyak satu record juga pada
entity B dan begitu juga sebaliknya, satu record pada entity
B ber-relasi paling banyak satu record juga dengan entity
A. Dalam diagram E-R, relasi ini disimbolkan dengan
angka 1.
2. Satu ke Banyak (One to Many)
Satu ke Banyak (One to Many) merupakan satu record pada
entity A ber-relasi dengan beberapa record pada entity B.
Sedangkan sebaliknya, setiap record pada entity B ber-
relasi paling banyak satu record dengan entity A. Dalam
diagram E-R, relasi ini disimbolkan dengan angka 1 untuk
menyatakan satu dan huruf M atau N untuk menyatakan
banyak.
3. Banyak ke satu (Many to One)
Banyak ke satu (Many to One) merupakan kebalikan dari
relasi satu ke banyak, dimana setiap record pada entity A
hanya dapat ber-relasi paling banyak 1 record pada entity
B. Sedangkan sebaliknya, satu record pada entity B dapat
ber-relasi dengan beberapa record pada entity A. Dalam
diagram E-R, relasi ini disimbolkan dengan angka 1 untuk
menyatakan satu dan huruf M atau N untuk menyatakan
banyak.
4. Banyak ke Banyak (Many to Many)
Banyak ke Banyak (Many to Many) merupakan beberapa
record pada entity A dapat ber-relasi dengan beberapa
record juga pada entity B. Begitu juga sebaliknya, beberapa
record pada entity B dapat ber-relasi dengan beberapa
record juga pada entity A. Dalam diagram E-R, relasi ini
49
disimbolkan dengan huruf M atau N untuk menyatakan
banyak.
Dari penjelasan diatas, maka dapat dirancang hubungan entitas
(entity relation diagram) serta konseptual dan model basis data
sebagai berikut:
Gambar 3.12 ERD (Entity Relation Diagram)
50
tb_jabatan
PK id_jabatan
nm_jabatan
tb_user
PK id_user
nm_user username passwordFK1 id_jabatan
tb_jenis_surat
PK id_jenis_surat
nm_jenis_surat
tb_surat_masuk
PK id_surat_masuk
tgl_surat_masuk dari kepada prihal keterangan upload_surat_masukFK1 id_jenis_suratFK2 id_user
tb_tujuan_disposisi
PK id_tujuan_disposisi
tgl_disposisiFK1 id_surat_masukFK2 id_user tgl_balas_disposisi hasil_disposisi
tb_surat_keluar
PK id_surat_keluar
tgl_surat_keluar kepada dari prihal keterangan upload_surat_keluarFK1 id_jenis_suratFK2 id_user
Gambar 3.13 Konseptual Basis Data
51
Dari rancangan ERD dan konseptual basis data, maka struktur tabel pada basis data untuk sistem pengarsipan surat masuk dan keluar pada ARDIN Provinsi Bali adalah sebagai berikut:
1. Tabel tb_jabatan
Tabel 3.2 tb_jabatan No Nama Tipe Data Length Keterangan 1 id_jabatan Varchar 5 PK 2 nm_jabatan Varchar 50 -
2. Tabel tb_user
Tabel 3.3 tb_user No Nama Tipe Data Length Keterangan 1 id_user Varchar 5 PK 2 nm_user Varchar 50 - 3 username Varchar 50 UNIQUE 4 password Varchar 10 - 5 id_jabatan Varchar 5 FK
3. Tabel tb_jenis_surat
Tabel 3.4 tb_jenis_surat No Nama Tipe Data Length Keterangan 1 id_jenis_surat Varchar 5 PK 2 nm_jenis_surat Varchar 50 -
52
4. Tabel tb_surat_masuk
Tabel 3.5 tb_surat_masuk No Nama Tipe
Data Length Keterangan
1 id_surat_masuk Varchar 5 PK 2 tgl_surat_masuk Datetime - 3 dari Text - 4 kepada Text - 5 prihal Varchar 50 - 6 keterangan Text - 7 upload_surat_masuk Text 100 - 8 id_jenis_surat Varchar 5 FK 9 id_user Varchar 5 FK
5. Tabel tb_tujuan_disposisi
Tabel 3.6 tb_ tujuan_disposisi No Nama Tipe
Data Length Keterangan
1 id_tujuan_disposisi Varchar 5 PK 2 tgl_disposisi Datetime - 3 id_surat_masuk Varchar 5 FK 4 id_user Varchar 5 FK 5 tgl_balas_disposisi Datetime - 6 hasil_disposisi Text -
6. Tabel tb_surat_keluar
Tabel 3.7 tb_ surat_keluar No Nama Tipe
Data Length Keterangan
1 id_surat_keluar Varchar 24 PK 2 tgl_surat_keluar Datetime - 3 kepada Text - 4 dari Text - 5 prihal Varchar 50 - 6 keterangan Text - 7 upload_surat_keluar Text 100 - 8 id_jenis_surat Varchar 5 FK 9 id_user Varchar 5 FK
53
3.4.5 Desain Antarmuka Pengguna
Desain Antarmuka Pengguna (User Interface Design) atau
rekayasa antarmuka pengguna adalah desain untuk komputer,
peralatan, mesin, perangkat komunikasi mobile, aplikasi perangkat
lunak, dan situs web yang berfokus pada pengalaman pengguna
(User Experience) dan interaksi.
Tujuan dari Desain Antarmuka Pengguna adalah untuk
membuat interaksi pengguna sesederhana dan seefisien mungkin
dalam hal mencapai tujuan pengguna atau apa yang sering disebut
dengan user-centered design. Desain Antarmuka Pengguna yang
baik dapat memberikan penyelesaian pekerjaan dengan
menggunakan tangan tanpa menarik perhatian yang tidak perlu
terhadap dirinya sendiri. Desain grafis dapat dimanfaatkan untuk
mendukung kegunaan. Proses desain haruslah seimbang antara
fungsi teknis dan elemen visual (misalnya, model mental) untuk
menciptakan sebuah sistem yang tidak hanya bisa beroperasi tetapi
juga dapat digunakan dan disesuaikan dengan kebutuhan pengguna.
Sehingga dari tujuan dan pejelasan diatas mengenai desain
antarmuka pengguna sistem, maka dapat dirancang desain interface
sebagai berikut ini:
1. Form Login
Form login merupakan form pertama yang akan dilihat oleh
para pengguna sistem yang memiliki tujuan hanya
pengguna yang memiliki username dan password saja yang
dapat masuk kedalam sistem.
Gambar 3.14 Form Login
Username :
Password :
LOGIN KELUAR
54
2. Form Data Master
Data master pada sistem ini terdapat 3 macam yaitu data
master untuk tabel user, data master untuk tabel jenis surat
dan data master untuk tabel jabatan.
ID JABATAN :
Nama Jabatan :
AUTO NUMBER
SIMPAN KELUAR
VIEW DATA
CETAK DATA
DATA GRID
EDIT DATA DELETE DATA
Gambar 3.15 Form Data Master Jabatan
Gambar 3.16 Form Data Master Jenis Surat
55
ID USER :
Nama User :
AUTO NUMBER
SIMPAN KELUAR
VIEW DATA
CETAK DATA
DATA GRID
EDIT DATA DELETE DATA
Username :
Password :
Kode Jabatan :
Gambar 3.17 Form Data Master User/Operator
3. Form Data Surat Masuk
Pada form data surat masuk, rancangan form dipecah
menjadi 3 yaitu form memasukan data, menampilkan data,
dan form untuk melakukan perubahan data. Form yang
dirancang ini berfungsi dan pada digunakan oleh user yang
menjabat sebagai staff administrasi.
Gambar 3.18 Form Memasukan Data Surat Masuk
56
Gambar 3.19 Form Menampilkan Data Surat Masuk
Pada form menampilkan data surat masuk ini juga
dilengkapi dengan fasilitas proses perubahan, menghapusan
dan percetakan data.
ID SURAT MASUK :
Tanggal Surat Masuk :
AUTO NUMBER
01/05/2012
RUBAH KELUAR
Dari :
Kepada :
Prihal :
keterangan :
UPLOAD SURAT : CARI
USER LOGIN : USER LOGIN
ID JENIS SURAT : DATA JENIS SURAT
Gambar 3.20 Form Untuk Perubahan Data Surat Masuk
57
4. Form Tujuan Disposisi
Form tujuan disposisi ini dapat berjalan jika user yang
masuk kedalam sistem memiliki jabatan sebagai sekretaris
eksekutif. Form tujuan disposisi ini memiliki tujuan untuk
menyampaikan surat yang masuk ke kantor ARDIN
Provinsi Bali kepada pengurus-pengurus inti yang terkait
dengan surat itu agar dapat diberika tanggapan/disposisi.
Gambar 3.21 Form Untuk Tujuan Disposisi Surat Masuk
Data grid tersebut memuat segala surat-surat masuk yang
terdapat di kantor ARDIN Provinsi Bali. Jika salah satu
data diklik maka sekretaris eksekutif diwajibkan untuk
mengklik nama-nama yang terdapat di tujuan disposisi dan
menyimpan kembali. Secara otomatis surat masuk tersebut
akan dapat dibaca oleh pengurus inti yang bersangkutan
untuk memberikan disposisinya terhadap surat tersebut.
5. Form Balas/ Disposisi Surat Masuk
Form balas/ disposisi surat masuk ini diperuntukan kepada
pengurus inti yang terdapat di lingkungan kantor ARDIN
Provinsi Bali.
58
Gambar 3.22 Form Untuk Disposisi Surat Masuk
6. Form Data Surat Keluar
Form data surat keluar bertujuan untuk menyimpan data-
data dari surat yang keluar dari lingkungan kantor ARDIN
Provinsi Bali. Pada form ini bertujuan untuk pemberian
nomer surat keluar sehingga nomer-nomer surat yang
keluar dari kantor ARDIN Provinsi Bali terurut dengan
baik.
Gambar 3.23 Form Memasukan Data Surat Keluar
ID S U R A T K E L U A R :
T a n g g a l S u r a t K e lu a r :
A U T O N U M B E R
0 1 /0 5 /2 0 1 2
S IM P A N K E L U A R
D a r i :
K e p a d a :
P r ih a l :
k e te r a n g a n :
U P L O A D S U R A T : C A R I
U S E R L O G IN : U S E R L O G IN
ID J E N IS S U R A T : D A T A J E N IS S U R A T
59
Gambar 3.24 Form Menampilkan Data Surat Keluar
Pada form menampilkan data surat keluar ini juga
dilengkapi dengan fasilitas proses perubahan, menghapusan
dan percetakan data.
ID SURAT KELUAR :
Tanggal Surat Keluar :
AUTO NUMBER
01/05/2012
RUBAH KELUAR
Dari :
Kepada :
Prihal :
keterangan :
UPLOAD SURAT : CARI
USER LOGIN : USER LOGIN
ID JENIS SURAT : DATA JENIS SURAT
Gambar 3.25 Form Merubah Data Surat Keluar
BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan uraian diatas tentang analisa dan desain sistem
pengarsipan surat masuk dan keluar pada Asosiasi Rekanan Pengadaan
Barang dan Distributor Indonesia (ARDIN) Provinsi Bali, maka dapat
disimpulkan dengan bantuan atau pemanfaatan teknologi informasi yaitu
sistem yang terkomputerisasi dalam pengelolaan surat masuk dan keluar
akan membuat pekerjaan menjadi lebih efektif dan efesien. Terutama
dalam hal pengarsipannya, dimana jika pada suatu saat nanti data-data
surat masuk dan keluar di lingkungan ARDIN Provinsi Bali dibutuhkan
kembali akan lebih mudah dalam pencariannya dibandingkan dengan
pengarsipan yang manual.
4.2 Saran
Berdasarkan dengan teori-teori yang dipelajari dalam melakukan
pembuatan analisa dan desain sistem pengarsipan surat masuk dan keluar
pada Asosiasi Rekanan Pengadaan Barang dan Distributor Indonesia
(ARDIN) Provinsi Bali, maka saran penulis agar sistem yang dibangun
dalam proses pengarsipan surat masuk dan keluar di lingkungan ARDIN
Provinsi Bali dapat berbasis client server dan web base. Karena dengan
sistem yang berbasis client server, sistem tersebut dapat digunakan dalam
waktu yang bersamaan oleh para penggunanya dan data-data surat masuk
dan keluar pun tersimpan pada satu tempat. Selain itu dengan sistem yang
berbasis web base, membuat sistem dapat diakses dari mana saja oleh para
pengguna sistem walaupun pengguna tersebut tidak berada di lingkungan
kantor ARDIN Provinsi Bali.
60
DAFTAR PUSTAKA
A.S, Rosa dan M. Shalahuddin. 2011. Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat
Lunak (Terstruktur dan Berorientasi Objek). Bandung: Modula.
Bin Ladjamudin, Al-Bahra. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi.
Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu.
Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Nugroho, Bunafit. 2005. Database Relasional dengan MySQL. Yogyakarta:
Penerbit Andi.
Sutanta, Edhy. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu.
61