Download - Aplicatii Excel in Economie
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
1/45
1
INFORMATICMANAGERIALAPLICAII
1. UTILIZAREA PROCESORULUI DE CALCUL TABELARMICROSOFT EXCEL N DOMENIUL ECONOMIC
Un loc important n sistemul programelor de informatic economic l ocupprocesoarele de tabele i reprezentri grafice dintre care Excel face obiectul acestei lucrri.
Aceste procesoare de tabele sunt instrumente software de mare putere, destinate
prelucrrii informaiilor dispuse sub form de tabel, ntr-o mare varietate de structuri:
bugete, balane de verificare, bilan, facturi, analize etc.
Programul de calcul tabelar Microsoft Excel face parte din suita MS Office, urmnd
versiunile acestuia: Excel 95, Excel 97, Excel 2000, Excel XP i Excel 2003. Ne vom ocupa
de una din ultimele versiune existentn programele Office i anume Excel 2003.
Excel s-a impus n categoria procesoarelor de tabele prin bogia de funcii,simplitatea utilizrii, ergonomie, fiind utilizat cu succes n domeniul afacerilor, n
previziuni, simulri economice i analize statistice, n activiti curente de birou etc.
Prin marea varietate de funcii pe care Excel le pune la dispoziia utilizatorului,
aplicaia poate fi neleasca:
un calculator de birou foarte puternic i uor de folosit;
un expert financiar electronic;
un statistician informat i eficient;
un artist n aranjarea i prezentarea datelor;
o agendde birou;
un catalog cuprinztor i la ndemn.
1.1
Concepte de bazale calculului tabelar
Un procesor de tabele este o aplicaie informaticce permite lucrul cu foi de calcul.
O asemenea foaie seamn foarte mult cu un tabel ntocmit pe hrtie, avnd nsmultiple
avantaje fade acesta.
Foaia de calcul este un spaiu plan, delimitat precis i organizat n linii i coloane.
Fiind o matrice, foaia de calcul poate fi asimilatunui tabel ce este formatdin 256
de coloane, numerotate de la A la IV i 65.536 de linii (216). Aceste linii i coloane definesc
16.777.216 de celule.
Celula se poate defini ca fiind o intersecie a unei linii cu o coloan. O celulpoate
conine 256 de caractere, semnificnd valori numerice, iruri de caractere, funcii sau
formule.
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
2/45
2
Celula curent (celula activ) este celula n care se aflcursorul i care este afiat
pe ecran cu marginile ngroate. Acest mod particular de afiare poart numele de cursor
Excel.
Cel mai des, introducerea datelor n foaia de calcul se face prin celula care conine
cursorul.
Coordonatele celulei (referine) reprezint perechea format din litera coloanei i
numrul liniei care definesc celula respectiv(de ex. A3, F8, AD196, etc). Coordonatele pot
fi:
relativecu sintaxa prezentatmai sus: A3, F8 etc.
absolutecu sintaxa urmtoare: $A$3, $F$8, $AD$196 etc.
mixtecu sintaxa: $A3 sau A$3, $F8 sau F$8 etc.
Ele se mai numesc i referine, deoarece sunt utilizate n formule i funcii pentru a
indica poziia celulei al crei coninut este preluat n formula/funcia respectiv. Modul lor
de utilizare va fi prezentat ulterior.
1.2
Lansarea n execuie a programului Microsoft Excel
Lansarea n execuie a programului Microsoft Excel se face prin utilizarea butonului
Starti apoi a meniurilorAll Programs Microsoft Office - Microsoft Office Excel.
Ecranul de deschidere prezint un registru de calcul gol, avnd numele Book1. n
cadrul acestui registru de calcul se gsesc standard trei foi de calcul, etichetate Sheet1,
Sheet2, Sheet3, ele reprezentnd spaiile de lucru. Etichetele se afl n partea de jos a
ecranului i vpermit strecei dintr-o foaie de calcul n alta cu ajutorul mouse-ului. O alt
variantpentru a vdeplasa cu ajutorul tastaturii dintr-o paginn alta sunt combinaiile de
taste: Ctrl+PgDn i Ctrl+PgUp.
Pentru a stabili cte foi de calcul va conine un fiier Excel utilizai meniul Tools,
opiunea Options, eticheta Generali introducei n caseta Sheets in new workbooknumrul
de foi de calcul.
Programul Excel genereaz fiiere cu extensia .xls, fiecare fiier conine mai multe
foi de calcul (worksheets), fiecare foaie de calcul coninnd o reea de coloane n ordine
alfabeticA, B, C, i linii numerotate cresctor 1, 2, 3 care, intersectate, formeaz
casete numite celule (cells) n care se pot introduce date. Fiecare celuleste identificatprin
litera coloanei i numrul liniei la intersecia crora se afl (ex. D5, B12 etc). Vom numi
acest identificator al celulei, ca fiind, adresa acesteia. Atenie: identificatorul celulei poate s
apari sub forma R1C1, R5C100 etc, n funcie de modul n care setm butonul de validare
R1C1 reference style din meniul Tools, Options, General.
Fereastra de lucru EXCEL conine, n general, urmtoarele elemente (fig. 1):
bara de meniuri (Menu bar);
bara de instrumente (Standard);
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
3/45
3
bara de instrumente (Formatting);
bara cu formule (Formula bar): pentru a introduce date ntr-o celul,selectai celula i tastai datele n bara cu formule; cnd apsai tastaEnter, datele
sunt inserate n celula selectat; pentru a afia aceastbar n fereastra de lucru
folosii meniul View, opiuneaFormula bar; bara de formule conine: indicatorul
de selecie (buton funcie), navigatorul (lista ascuns), butonul de editare aformulelor (fx), butonul de anulare, butonul de validare i caseta unde se editeaz
formulele; pentru a afia aceastbar n fereastra de lucru folosii meniul View,
opiuneaFormula Bar;
suprafaa de lucru a foii de calcul curente;
bara de stare (Status bar): afieazinformaii despre activitatea curent,
inclusiv informaii ajuttoare i modurile de lucru ale programului i tastaturii.
Pentru a afia aceast bar n fereastra de lucru folosii meniul View, opiunea
Status bar;
registre de calcul: foaia de calcul de pe ecranul dumneavoastr estedoar una din cele pe care le conine fiierul curent, numit registru de calcul. n
mod implicit fiecare registru nou conine trei foi, dar poate avea pn la 255 de
foi, ce sunt identificate de la Sheet1 la Sheet255. Registrul poate conine mai
multe tipuri de foi: foi de calcul, foi pentru diagrame (n care se pot crea grafice
cu datele obinute n foile de calcul) i foi de tip macro (n care sunt memorate
proceduri automate de prelucrare a datelor). Aceast structur permite stocarea
datelor n foi diferite, dar totui n acelai fiier.
Deoarece foaia de calcul este foarte mare, pentru a vedea diferite pri ale ei n
acelai timp, este necesar s desprii fereastra fiierului (workbook window) n seciunidiferite folosind meniul Window, opiunea Split.
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
4/45
4
Fig. 1 - Componentele ecranului programului Microsoft Excel
1.3
Lucrul cu fiierele n Excel. Crearea, deschiderea, salvarea i tiprirea foilorde calcul
Meniul File pune la dispoziia utilizatorului comenzi pentru crearea unui registru
(fiier) nou, deschiderea fiierelor, salvarea fiierelor registru n format Excel (.xls) sauWorkspaces (.xlw) sau n alte formate, precum i pentru tiprirea acestora la imprimant.
Pentru crearea unui nou registru se selecteaz comanda New din meniul mai sus
amintit sau icon-ul corespunztor din bara de instrumente Standard.
Dac se selecteaz icon-ul corespunztor din bara de instrumente Standard se
deschide un registru gol book1, book2 ... bookn
Dacse selecteazcomandaNewdin meniulFile:
se poate crea un registru nou (blank) sau se poate deschide un nou
registru pe baza unui registru existent n calculator;
se poate deschide un registru nou pe baza unor abloane existente n
calculator sau disponibile prin Office Online.
Deschiderea unei foi de calcul existente ntr-o locaie pe disc se face cu comanda
Open dinacelai meniu, sau apsnd butonul Open din bara de instrumente, n ambele
situaii deschizndu-se fereastra Openn care se va alege locaia unde se gsete fiierul i
precizndu-se numele acestuia fie n fereastra de fiiere, fie n casetaFile Name.
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
5/45
5
Excel v ofer posibilitatea deschiderii, sau mai bine spus importrii, mai multor
tipuri de fiiere n format text, baze de date Acces sau de tip dBase (Fox), punnd astfel la
dispoziie un instrument puternic de preluare a datelor i din alte surse.
Salvarea fiierelor se face cu ajutorul comenzilor Savei Save Asdin meniulFile.
Pentru tiprirea foilor de calcul se va folosi comanda Print, care n fereastra de
dialog deschis, oferposibilitatea precizrii imprimantei la care se va face listarea (Printer
Name), intervalul de listat (Range) toate paginile pe care se desfoarfoaia de calcul sau
numai un interval de pagini, se pot preciza i dac se va lista foaia de calcul curent sau
ntregul registru de calcul (Print what), precum i opiunile privind precizarea numrului de
copii n care se va imprima documentul i ordinea acestora.
1.4Formatarea paginii pentru un fiier Excel
ComandaPage Setupeste folositpentru specificarea formatrii paginii n care se
va lista foaia de lucru. Fereastra deschisare patru seciuni:
SeciuneaPage(fig. 2) configureazorientarea paginii (Orientation) cu
opiunilePortraitiLandscape, diferite tipuri de ajustare (scalare) a foii de calcul
pe pagin(Scaling), fie procentual, i prin precizarea numrului de foi pe pagin,
dimensiunea paginii (Paper size) i calitatea la imprimare. Tot n aceastseciune
sunt prezente i butoanele pentru tiprire (Print) sau previzualizarea
documentului naintea imprimrii (Print Preview).
Fig. 2 - Meniul Pagesetup, pentru formatarea
paginii
SeciuneaMargins(fig. 3), seteazmarginile stnga, dreapta, sus i jospentru pagina de listare a foii de calcul, innd seama i de spaiul alocat pentru
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
6/45
6
zonele de antet Header i subsol Footer, precum i centrarea coninutului
(tabelului) n pagin, pe orizontalsau pe vertical.
Seciunea Header/Footer (fig. 4) aici utilizatorului precizeaz textul
care va fi scris n zona de antet, ct i n zona de subsol, oferindu-se i setri
predefinite.
Seciunea Sheet(fig. 5) oferun set opiuni privitoare la foaia de lucrusi anume zona care va fi listat-Print area(prin precizarea domeniului din foaia
de calcul), posibilitatea repetrii unor linii din antetul tabelului sau unor coloane,
care se vor repeta, pentru fiecare paginde document (domeniileRows to repeat
at top i Columns to repeat at left), opiunile de afiare a liniilor de ghidare sau
ordinea paginilor n document.
Fig. 3 Setarea marginilor Fig. 4 Seciunea Header/Footer
Fig. 5 - Opiunile foii de calcul
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
7/45
7
1.5 Lucrul cu foile de calcul i cu elementele acestora
nainte de a intra n detaliile de inserare, eliminare, redenumire, copiere i mutare a
foilor de calcul, trebuie stim cum sselectm una sau mai multe foi de calcul:
pentru a selecta o singurfoaie de calcul, executai click pe eticheta foii
de calcul dorit, din zona de jos a foii;
pentru a selecta mai multe foi de calcul nvecinate, executai click pe
prima foaie de calcul din grup i apoi inei apsattasta Shiftn timp ce executai
click pe ultima foaie de calcul;
pentru a selecta mai multe foi de calcul nenvecinate, inei apsat
tasta Ctrln timp ce executai click pe fiecare foaie de calcul.
Inserarea unei noi foi de calcul ntr-un fiier .xls se poate realiza astfel:
selectai eticheta foii de calcul naintea creia dorii s inserai o nou
foaie, deschidei meniul Insert, selectai opiunea Worksheet;
executai click cu butonul din dreapta al mouse-ului pe eticheta unei foide calcul i folosii din meniul contextual, care apare, opiunea Insert, General,
Worksheet.
tergereaunei noi foi de calcul dintr-un fiier .xls se poate realiza astfel:
selectai eticheta foii sau foilor de calcul pe care dorii s le eliminai
din fiier, deschidei meniul Edit, selectai opiunea Delete Sheet, apoi executai
click pe butonul OK;
executai click cu butonul din dreapta al mouse-ului pe eticheta unei foi
de calcul i folosii din meniul contextual care apare, opiuneaDelete.
Redenumireaunei foi de calcul ntr-un fiier .xlsse poate realiza astfel: selectai eticheta foii de calcul al crei nume dorii s-l schimbai
(implicit etichetele se numesc Sheet1, Sheet2 etc.), deschidei meniul Format,
selectai opiunea Sheeti apoiRename, tastai noul nume;
executai click cu butonul din dreapta al mouse-ului pe eticheta unei foi
de calcul i folosii din meniul contextual care apare opiuneaRename;
executai dublu click cu butonul din stnga al mouse-ului pe eticheta
foii de calcul, tastai noul nume.
Pentru a deplasa sau copia foile de calcul n cadrul unui fiier .xls sau de la un
fiier la altul putei proceda astfel: selectai foaia sau foile de calcul pe care dorii s le deplasai sau
copiai;
deschidei meniul Edit, selectai Move or Copy Sheet. Apare cutia de
dialog prezentatn fig. 6.
Pentru a deplasa foaia sau foile de calcul ntr-un alt fiier, selectai numele acestuia
din lista derulant To book. Din lista casetei Before sheet, alegei foaia de calcul n faa
creia dorii smutai foile de calcul selectate.
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
8/45
8
Pentru a copia foaia de calcul, selectai Create a copy.
Apoi selectai butonul OK.Pentru a inserao celulsau un grup de celule procedm astfel:
selectai celula sau celulele unde dorii s inserai informaiile,
deschidei meniul Insert, opiunea Cellsi din cutia de dialog care apare alegei
Shift Cells Right sau Shift Cells Down, executai click pe butonul OK, iar
programul Excel insereaz celula sau celulele i deplaseaz datele din celelalte
celule, n direcia specificat.
o altvarianteste inserarea prin tragere: apsai tasta Shift, tragei de
punctul ntunecat (din colul din partea dreapt jos al celulei selectate), tragei
punctul ntunecat n sus, n jos, la stnga sau la dreapta, pentru a stabili poziia
noii celule.
Fig. 6 Caseta de dialogMove or Copy
Pentru a insera noi rnduri sau coloanen foaia de calcul se procedeaz:
pentru a insera un singur rnd sau o coloan, selectai o celul.
Coloanele sunt inserate la stnga celulei curente. Rndurile sunt inserate deasupra
celulei curente. Selectai numrul coloanelor sau rndurilor pe care dorii s le
inserai. Pentru a selecta coloanele, tragei peste literele coloanei din partea de sus
a foii de calcul. Pentru a selecta rndurile, tragei peste numerele rndului.
Deschidei meniulInsert. Selectai opiuneaRowssau Columns. Programul Excel
insereaz rndul sau coloana i deplaseaz rndurile adiacente n jos saucoloanele adiacente la dreapta.
o alt variant este inserarea rapid: selectai una sau mai multe linii
sau coloane, apoi executai click cu butonul din dreapta al mouse-ului pe una din
ele, alegei opiuneaInsertdin meniul contextual care apare.
Pentru a elimina (terge) celuledintr-o foaie de calcul se procedeazastfel:
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
9/45
9
selectai domeniul celulelor pe care dorii s le eliminai, deschidei
meniul Edit, selectai opiunea Delete, selectai opiunea de tergere dorit: Shift
Cells Left, Shift Cells Up,Entire Row,Entire Column.
Pentru a elimina un rnd sau o coloanputei proceda:
executai click pe numrul rndului sau litera coloanei pe care vrei sotergei, putei selecta mai mult de un rnd sau de o coloan prin tragere peste
numerele rndurilor sau literele coloanelor, deschidei meniul Edit, opiunea
Delete.
Selecia unui bloc de celule dintr-o foaie de calcul se realizeaz simultan, cuajutorul tastei Shifti prin tragere cu mouse-ul peste blocul de celule, iar selecia unor celule
nenvecinate, n mod analog, dar folosind tasta Ctrl.
Copierea datelorpentru a le utiliza n alte seciunii ale foii de calcul sau n alte foide calcul sau fiiere .xls se realizeazastfel:
selectai domeniul sau celula pe care dorii s o selectai, deschidei
meniul Edit, opiunea Copy (Ctrl+C), coninutul celulei sau celulelor selectate
este copiat n memoria tampon, selectai prima celul din zona unde dorii s
plasai copia, deschidei meniul Edit i selectai opiunea Paste (Ctrl+V). Putei
copia aceleai date n mai multe locuri dintr-o foaie de calcul, prin repetarea
comenzii Edit Paste. Acelai lucru l putei realiza si folosind butoanele Cut,
Copy, Pastede pe bara cu instrumente de lucru standard.
o altvarianteste copierea rapidcuDrag&Drop: selectai celulele pecare dorii s le copiai, apoi inei apsat tasta Ctrl ct timp tragei conturul
celulelor selectate pn n locul unde dorii scopiai celulele. Cnd ai eliberat
butonul mouse-ului, coninutul este copiat n noua poziie. Dacnu inei apsat
tasta Ctrl, datele vor fi deplasate n loc sfie copiate.
Observaie: copierea este implementat prin Copy, iar mutarea sau deplasarea
datelor prin Cut. Deplasarea (mutarea) datelor se realizeazn mod analog cu copierea, dar
folosind opiunea Cutdin meniulEdit(sau combinaia de taste Ctrl+X).
Cnd realizai operaii de copiere sau mutare a datelor nu uitai i de meniul cu
comenzi rapide: selectai celulele pe care dorii sle mutai sau copiai, apoi executai click
cu butonul din dreapta al mouse-ului pe celulele selectate.
tergerea datelorse poate face astfel:
comanda Edit Clear pentru a terge numai coninutul sau formatul
celulelor.
comandaEdit Deletepentru a terge celulele i coninutul lor.
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
10/45
10
Cu comanda Clearse pot terge datele dintr-o celul, sau doar formula, formatarea,
sau notele ataate ei, astfel:
selectai domeniul de celule care va fi ters, deschidei meniul Edit,
opiunea Clear, apare submeniul Clear cu urmtoarele opiuni: All (terge
formatul, coninutul i notele),Format, Contents sau Notes.
se poate utiliza i meniul cu comenzi rapide (opiuneaDelete). sau pentru a terge rapid i complet coninutul celulelor, selectai
celulele i apsai tastaDelete.
Un domeniu reprezint un grup compact de celule de form dreptunghiular.
Celulele dintr-un domeniu pot fi n coloan, n linie sau n orice combinaie de coloane i
linii. Folosirea domeniilor n Excel ne ajut s economisim timp. Putem, de exemplu, s
selectm un domeniu i l putem utiliza, apoi, pentru a formata un grup de celule sau pentru
a tipri numai grupul de celule selectate. Domeniile pot fi folosite, de asemenea, i n
formule. Domeniile sunt identificate prin punctele de ancorare (exemplu: B5:C8 sauF9:I14).
Pentru a denumi un domeniude celule putei proceda:
selectai domeniul de celule, deschidei meniul Insert, selectai Name
Define, va fi afiat cutia de dialog Define Name, introducei numele n caseta
Namesin Workbooki executai click pe butonul Ok.
1.6
Tipuri de adresri ntr-o foaie de calcul
Adresarea relativ.S considerm urmtorul exemplu (fig. 7): celula F2 conine formula =B2+C2
(rezultat 12+15=27). Dac vom copia aceast formul n tot domeniul F2:H4 (fie n mod
clasic, cu ajutorul comenzilor Copy-Paste, fie utiliznd butonul de extindere a formatrii),
programul Excel schimbautomat formula astfel:
Fig. 7Adresarea relativ ntr-o foaie de calcul Excel
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
11/45
11
n celula F3 formula devine B3+C3 (rezultat 10+9=19);
n celula F4 formula devine B4+C4 (rezultat 4+5=9);
n celula H2 formula devine D2+E2 (rezultat 17+20=37);
n celula D4 formula devine D4+E4 (rezultat 10+11=21) etc;
Este modul de adresare (referire) relativ. Adresa relativeste acea adresde celul
dintr-o formul, care se modific atunci cnd formula este copiat. n mod normal,programul Excel interpreteaz adresrile la celule i domenii din cadrul unei formule ca
adresri relative. Atunci cnd se copiazsau se mutformula, programul Excel redefinete
automat adresrile operanzilor, astfel nct s reflecte poziia lor relativ fa de noua
locaie.
Adresarea absolut.Sunt cazuri n care nu este nevoie ca adresele celulelor care indicoperanzii s fie
modificate cnd formulele sunt copiate. n aceast situaie se folosete adresa absolut a
celulei. Deci, o adresare este absolut atunci cnd formula se copiaz sau se mut ntr-o
nou locaie, iar operanzii indicaceeai celule ca n original. Pentru a construi o adresareabsolut se adaug semnul dolar ($) naintea literei i numrului ce alctuiesc adresa
celulei. De exemplu, n fig. 8, scriem n celula F2 formula =$B$2+$C$2 (rezultat
12+15=27). La prima vedere nu este nici o modificare fa de exemplul precedent. Dar,
acum, oriunde am copia aceast formul, operanzii i implicit rezultatul rmn aceeai
=$B$2+$C$2 (rezultat 12+15=27).
O adrescare este numai parial absolut, ca de exemplu B$4 sau $B4, este numit
adrescombinat(adresparial relativsau adresparial absolut). Daco formulcare utilizeazo adres combinateste copiatctre altcelul, numai o parte din adresa
celulei va fi modificat.O celul poate avea un coninut vizibil reprezentat de valoarea datelor afiate n
celuli un coninut ascuns (invizibil) reprezentat de formulele afiate n bara de formule
i care genereazconinutul vizibil. De exemplu, celula F2 din fig. 7 are coninut vizibil:
numrul 27 i coninut ascuns: =B2+C2
Fig. 8 Adresarea absolut
ntr-o foaie de calcul
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
12/45
12
1.7 Serii de date
Programul Excel prezint cteva caracteristici care v ajut s copiai informaiile
introduse n diferite celule pentru aceasta vom folosi opiuneaFilldin meniulEdit, astfel:
poziionm cursorul mouse-ului n celula al crui coninut vrem s-l
copiem n mai multe celule, apsm tasta Shift i poziionm cursorul la sfritul
zonei n care vrem scopiem datele; deschidem meniulEdit, selectmFilli va
apare submeniul Fill, de unde selectm direcia n care dorim s copiem
informaia (Up sus,Down jos,Left stnga,Right dreapta).
o altvarianteste stragei de punctul ntunecat din colul din partea
dreaptjos al celulei selectate, pentru a evidenia celulele n care dorii scopiai
informaia; cnd eliberai butonul mouse-ului, coninutul i formatul celulei alese
sunt copiate n celulele selectate.
Pentru a copia coninutul i/sau formatul celulelor de la o foaie de calcul la una sau
mai multe foi de calcul dintr-un fiier .xls, selectai mai nti foaia de calcul sursi pe cele
destinaie, selectai celulele pe care dorii sle copiai, deschidei meniulEdit, opiuneaFill
i alegei Across Worksheets, apoi selectai All pentru a copia coninutul i formatulcelulelor, ContentssauFormats, i apoi selectai OK.
Spre deosebire de opiunea Fill, care doar copiaz informaia n una sau mai multe
celule,AutoFill le copiazntr-un mod inteligent.
Spre exemplu, dac vrei s introducei lunile anului (ianuarie, februarie, ,
decembrie), procedai astfel: deschidei meniul Tools, selectai Options, din cutia de dialog
Options care apare activai eticheta CustomLists, alegei lista cu lunile anului, i apoi
apsai butonul OK; introducei ntr-o celulJanuary, apoi tragei de punctul ntunecat din
colul din partea dreapt jos al celulei selectate, n sus, jos, la stnga sau dreapta, pentru a
selecta nc 11 celule; eliberai butonul mouse-ului, iar programul Excel va insera lunile
rmase ale anului, n ordine, n celulele selectate.
Alt exemplu de utilizare a caracteristiciiAutoFill: scriei ntr-o celulTrim 1; tragei
de butonul de extindere a formatrii n dreapta sau n jos cu nctrei celule; va aprea: Trim
2, Trim 3, Trim 4. Observaie: dacextindei formatarea n stnga sau n sus, n serie o s
aparsi Trim 0.
Deoarece caracteristica AutoFill este bun pentru serii scurte de date, n situaia n
care avem nevoie de mai mult control, putei utiliza caracteristica Fill aplicat seriilor. n
acest sens, programul Excel recunoate patru tipuri de serii, prezentate n tabelul de mai jos:
Tabelul 1 Tipuri de serii recunoscute de caracteristicaFill
Seria Informaia iniial Seria rezultat
1, 2 3, 4, 5
100, 99 98, 97, 96Liniar
15 (step 2) 15, 17, 19
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
13/45
13
Seria Informaia iniial Seria rezultat
Growth 15 (step 10) 150, 1500, 15000
03/28/2006 (day) 3/29/2006, 3/30/2006, 3/31/2006, 4/1/2006
03/28/2006
(wellday)
3/29/2006, 3/30/2006, 3/31/2006, 4/3/2006
03/28/2006 (month) 04/28/2006, 05/28/2006, 06/28/2006,07/28/2006Date
03/28/2006 (year) 03/28/2007, 03/28/2008, 03/28/2009,
03/28/2010
AutoFill Luna 1 Luna 2, Luna 3, Luna 4
Pentru a crea o serie de date, procedai astfel: introducei o valoare ntr-o celul.
Aceasta va fi valoarea iniial sau final a seriei de date. Selectai celule n care va fi
inseratseria de date. Deschidei meniulEdit, opiuneaFill, Seriesi apare cutia de dialogSeries. Selectai Rowssau Columnspentru a indica dacseria se completeazpe rnd sau
coloan. Alegei tipul seriei din lista Type. Stabiliia valoarea Step (pasul dintre valorile
seriei) i Stop(ultima valoare din serie), apoi apsai butonul Ok.Pentru a vdeplasa cu uurinla o celuldintr-o foaie de calcul deschidei meniul
Edit,opiunea GoTo(sau combinaia de taste Ctrl+G), se deschide caseta de dialog GoTo,
introducei la caseta Reference adresa relativ a celulei (exemplu E5) unde vrei s v
poziionai (se poate introduce domeniul de referin, exemplu E4: E8) sau alegei adresa
cutatdin lista GoTo. Butonul Specialvpune la dispoziie o listde elemente n funcie
de care are loc saltul (deplasarea): comentarii, coninutul celulelor, formule etc.
Deoarece deplasarea de la o celulla altcelulnvecinatse poate face cu ajutorul
tastaturii, folosind tastaEnter, putei alege din meniul Tools, opiunea Option, etichetaEdit,
casetaDirection, sensul de deplasare dupapsarea tasteiEnter(Down - jos, Up - sus, Left
stnga, Rigt - dreapta).
1.8 Elementele formatrii unei foi de calcul
ntr-o sesiune de lucru n Excel, se pot aplica formatri la nivel de caracter, la nivel
de celul, la nivel de linie, la nivel de colan sau la nivelul ntregii foi de calcul. De
asemenea, se poate utiliza formatarea automatsau formatarea condiionati se pot defini
stiluri de formatare. Toate aceste opiuni se regsesc n meniulFormat.
Pentru formatarea unei celule, n cadrul meniului Format se alege opiunea Cells.
Apare fereastra de dialog Format Cells (fig. 9) care conine ase seciuni (taburi sau
etichete):
Number, pentru a alege categoria de format numeric ce se va utiliza;
Alignment, pentru alinierea datelor n celul;
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
14/45
14
Font, pentru stabilirea caracteristicilor fonturilor utilizate;
Border, pentru a preciza modul de ncadrare n chenare;
Patterns, pentru a stabili modul de umplere cu culori i hauri;
Protection, pentru stabilirea unor msuri de protecie.
n seciuneaNumber,din lista Categoryse selecteazcategoria de format numeric ce
se va utiliza. Butonul de incrementare/decrementare Decimal places permite, dup caz,stabilirea formatului zecimal pe care l va avea numrul. Butonul de validare Use 1000
Separator permite alegerea caracterului virgul pentru separarea la mie (de exemplu,
utiliznd separatorul 1000000 apare 1,000,000), iar listaNegative numberspermite alegerea
modului n care vor aprea numerele negative (cu semnul minus n fa, scrise cu rou, ntre
paranteze sau ntre paranteze i scrise cu rou).
Fig. 9 Formatarea coninutului uneicelule
n seciuneaAlignment se pot formata urmtoarele caracteristici:
alinierea textului pe vertical sau pe orizontal (a se vedea listele
Horizontali Vertical);
orientarea textului fade axa vertical, ce se poate modifica trgnd cu
mouse-ul butonul rou ce apare n zona Orientation sau modificnd valoarea cu
ajutorul butonuluiDegrees;
modul n care poate fi controlat textul pentru a se ncadra n una saumai multe celule, zona Textcontrol, unde:
cu ajutorul opiunii Wraptext textul este aranjat (se rupe) pe maimulte rnduri ntr-o celul;
cu ajutorul opiunii Shrink to fit caracterele introduse ntr-o
celul se micoreaz pn devin potrivite n aa fel nct tot textul s se
ncadreze ntr-o celul;
cu ajutorul opiuniiMerge cellsse unesc mai multe celule n una
singur;
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
15/45
15
direcia textului, de la stnga la dreapta, de la dreapta la stnga sau n
funcie de context, a se vedea zonaRight-to-left, lista Text direction.
Pentru a modifica atributele textului, folosii meniulFormat, Cells, etichetaFontde
unde putei alege: numele fontului (zonaFont) stilul caracterelor (dinFontStyle), mrimea
caracterelor (Size), culoarea (Color), dac textul este subliniat (zona Underline), efectele
adugate textului (zona Efectes). Dac se bifeaz caseta de validare Normal font,
caracteristicile fontului (nume, mrime, efecte etc) devin cele din stilul implicitNormal.
n timp ce lucrai cu foaia de calcul afiat, fiecare celule identificatprintr-o reea
de linii care nconjoaracea celul. Apariia reelei de linii pe ecranul de lucru e stabilitdin
meniul Tools, Options, eticheta View,butonul de validare Gridlines. Din lista ascuns
Gridlines colorse poate selecta culoarea n care apare reeaua de linii. Atenie, aceasta reea
de linii apare numai la vizualizare pe ecran nu i la tiprire pe hrtie.
Pentru a putea fi tiprit, aceast reea de linii, celula trebuie formatat n zona
Border, fig. 10.
Fig. 10 Configurareabordurilor (Borders)
Pentru a obine efecte
simple, dar spectaculoase, adugai hauri foii de calcul: selectai celulele care vor fi
haurate. Deschidei meniul Format, Cells, etichetaPatterns. Opiunile Colorvpermit s
alegei culoarea pentru o haur complet, opiunile Patternpermit selectarea unui model
alb-negru sau colorat ce se suprapune haurrii complete.
Formatarea unei linii, meniulFormat,Row, permite:
stabilirea nlimii liniei, opiuneaHeight;
potrivirea automat a nlimii liniei curente sau liniilor selectate la
nivelul nlimii maxime din foaia de calcul, opiuneaAuto fit;
ascunderea liniei curente sau liniilor selectate, opiuneaHide;
descoperirea sau revizualizarea liniei sau liniilor ascunse anterior cu
Hide se realizeaz cu opiunea Unhide; pentru aceasta se selecteaz liniile
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
16/45
16
nvecinate i se apeleaz opiunea Unhide; de exemplu: pentru ascundere s-au
selectat liniile 2 i 3 i s-a apelat opiuneaHide; pentru descoperire se selecteaz
liniile 1 i 4 care sunt vizibile i se apeleazopiunea Unhide.
Formatarea unei coloane, meniulFormat, Column, permite:
stabilirea limii coloanei, opiunea Width;
potrivirea automata nlimii coloanei curente sau coloanelor selectate
la nivelul limii maxime maxime din foaia de calcul, opiuneaAuto fit selection;
ascunderea i descoperirea coloanei curente sau coloanelor selectate,
opiunileHidei Unhide, care funcioneazla fel ca n cazul liniilor.
stabilirea limii standard pentru foaia de calcul curent, opiunea
Standard column width.
De rezolvat: se ascunde linia 1; cum procedm pentru descoperirea ei? Aceeai
ntrebare pentru coloana 1.
Modificarea nlimii unei linii sau a limii unei coloane se poate face i cu ajutorul
mouse-ului. Pentru aceasta, ne poziionm pe eticheta liniei sau coloanei i deplasm liniace separdouentiti (linii sau coloane).
Excel permite i formatarea automat, pe baza unor abloane predefinite de ctre
realizatorii pachetului Microsoft Office. Pentru aceasta din meniulFormatse alege opiunea
AutoFormat. Apare fereastra AutoFormat din care se alege un ablon. Butonul Options
permite s precizm dac formatul predefinit se aplic sau nu pentru: numere, bordri,
fonturi, haurri, alinieri i limea/nlimea liniilor/coloanelor.
Realizarea unor formatri condiionate este una din facilitile deosebite pe care le
oferprogramul Excel. De exemplu, cnd valoarea din anumite celule se ncadreazsau nu
n anumite limite sau se este rezultatul aplicrii anumitor formule, se modific aspectul(formatul) celulei curente sau celulelor selectate. Pentru definirea unor formatri
condiionate se alege opiunea Conditional Formating din meniul Format, iar n fereastra
cu acelai nume care apare se pot aduga maxim trei condiii. Pentru fiecare condiie se va
preciza formatul special care se apliccnd respectiva condiie este ndeplinit.Stilurile permit aplicarea mai multor formate ale unei celule sau unui bloc de celule.
Fiecare stil conine specificaii pentru una sau mai multe din urmtoarele opiuni: Number
Format, Font, Alignment, Border, Patterns, Protection. Pentru a aplica un stil existent:
selectai celulele, deschidei meniul Format, Style, alegei din caseta StyleName stilul pe
care dorii s-l utilizai. Pentru a v crea stilul propriu: deschidei meniul Format, Style,introducei numele stilului n lista casetei StyleName, executai click pe butonulAdd,stilul
este adugat listei i acum poate fi modificat.
Pentru a copia stiluri existente din alte fiiere .xls, deschidei ambele fiiere, mergei
la fiierul .xls al crui stil vrei s-l copiai, deschidei meniul Format, Style, click pe
butonulMerge, selectai numele foii de calcul de unde copiai stilul, apoi Ok.
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
17/45
17
1.9
Formule i funcii n Excel
Formulelesunt ecuaii care permit efectuarea de calcule folosind valorile existente nfoaia de calcul. O formul ncepe cu semnul = (egal) i poate conine: funcii, referine,
constante i operatori.
Funciile sunt formule predefinite care realizeaz calcule folosind valori specifice(argumente) ntr-o ordine sau cu o structurparticular.
Adresele (referine) localizeaz celulele sau blocurile de celule (domeniile) dinfoaia de calcul n care Excel va cuta operanzii pe care dorii s i folosii n formul. Cu
ajutorul referinelor putei folosi date din aceeai foaie de calcul ca i formula sau din foi de
calcul diferite (caz n care sunt denumite legturi) din acelai fiier.
Constantereprezintnumere sau iruri de caractere direct introduse n formul.Operatorii sunt simboluri utilizate pentru identificarea operaiilor. Exist
urmtoarele tipuri de operatori:
aritmetici: + (adunare) - (scdere) * (nmulire) / (mprire) % (procent) ^ (ridicare
la putere);
comparativi: = (egal) > (mai mare) < (mai mic) (diferit) = (mai mare sau egal).
pentru iruri de caractere: & (concatenare)
pentru referine: Tabelul 2.
Tabelul 2 Operatori folosii n formule Excel pentru precizarea domeniului
Operatorul Semnificaie
: (doupuncte) marcare blocuri de celule. Exemplu (B5:B15) specific toatecelulele dintre B5 i B15
,(virgul) uniune de mai multe celule i blocuri de celule. Exemplu
(B5:B15,D5:D15) specifictoate celulele din blocul B5:B15 i
din blocul D5:D15
(spaiu) intersecie de mai multe blocuri de celule. Exemplu (B7:D7
C6:D8) specific doar celulele comune celor dou blocuri de
celule B7:D7 i C6:D8, respectiv celulele C7, i D7
Exemplu de formul: =SUM(A2:A10) nsumeaz toate valorile aflate n bloculA2:A10. Formulele create ntr-o foaie de calcul pot fi mutate, copiate, modificate sau terse.
Operaiile se realizeaz ca n cazul operaiilor de editare a valorilor din celule. Pentru
operaii de mutare sau copiere doar a unor componente ale celulei (doar valorile, doar
formulele, doar formatarea celulei etc), dup Copy sau Cut, folosiiPaste Special dinmeniul Edit. n cazul operaiei de mutare (Cut), referinele coninute n formul nu se
modific. n cazul operaiei de copiere (Copy), referinele coninute n formul se pot
modifica.
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
18/45
18
ntr-o formul se pot folosi funcii compuse (care au ca argumente alte funcii).
Funciile compuse pot conine pnla apte niveluri de funcii.
Exemplu de funcie compus cu dou niveluri: Celula D1 conine urmtoarea
formul:
=IF(CountBlank(A1:A100)=0,Average(A1:A100),Exist celule n domeniulspecificat goale!)(Dacn domeniul A1:A100 nu sunt celule goale, atunci plaseazn D1 media valorilor din
A1:A100, altfel plaseazn D1 textul Existcelule n domeniul specificat goale!).
Fig. 11 - Bara de formule
Introducerea formulelor este asistatn cadrul barei de formule, n partea stnga acesteia,zonn care este oferito listcu cele des utilizate funcii (fig. 11) i apelarea creia are ca
rezultat apariia unei ferestre de dialog n care utilizatorului i se pun la dispozi ie parametrii
formulei sub forma de casete de text (fig. 12).
Fig. 12 Caseta de dialog pentru editarea funciilor
1.10
Funcii frecvent utilizate n Excel
Funcii informativeCELL Afieazinformaii despre formatarea, locaia sau coninutul unei celule.
COUNTBLANK Numrcte celule sunt blank (goale) ntr-un domeniu specificat.
ISBLANK Daccelula este goal, din funcie rezultvaloarea adevrat (True).
ISEVEN Dacargumentul este un numr par, din funcie rezultvaloarea adevrat.
ISNONTEXT Dacargumentul nu este text, din funcie rezultvaloarea adevrat.
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
19/45
19
ISNUMBER Dacargumentul este numr, din funcie rezultvaloarea adevrat.
ISODD Dac argumentul este un numr impar, din funcie rezult valoarea
adevrat.
ISREF Dacargumentul este o referin, din funcie rezultvaloarea adevrat.
ISTEXT Dacargumentul este text, din funcie rezultvaloarea adevrat.
Funcii logiceAND Dactoate argumentele sunt adevrate, din funcie rezultvaloarea adevrat.
IF Permite efectuarea de teste logice.
NOT Inverseazvaloarea logica argumentului.
OR Dac cel puin unul din argumente este adevrat, din funcie rezult valoarea
adevrat.
Funcii matematiceABS Determinvaloarea absoluta unui numr.
COUNTIF Numrcelulele nonblank dintr-un domeniu. care ndeplinesc criteriile
specificate.EXP Calculeazeargument
FACT Calculeazfactorialul unui numr
GCD Determincel mai mare divizor comun.
INT Rotunjete n minus la cel mai apropiat ntreg.
LCM Determincel mai mic multiplu comun.
PI Calculeazvaloarea lui .
POWER Determinrezultatul unui numr ridicat la o putere.
RAND Genereazun numr aleator ntre 0 i 1.
RANDBETWEEN Genereazun numr aleator ntr-un interval specificat.ROUND Rotunjete un numr la unul cu un numr specificat de zecimale.
SIGN Determinsemnul unui numr.
SQRT Calculeazradical dintr-un numr.
SUM Calculeazsuma.
SUMIF Calculeaz suma numai pentru numerele care ndeplinesc criteriile
specificate.
TRUNC Trunchiazun numr la ntreg.
Funcii statisticeAVERAGE Calculeazmedia aritmetica argumentelor.
COUNT Determinnumrul de valori care sunt n lista de argumente.
GEOMEAN Calculeazmedia geometric.
HARMEAN Calculeazmedia armonic.
MAX Determinvaloarea maximdintr-un set de valori.
MEDIAN Calculeazmediana dintr-un set de valori.
MIN Determinvaloarea minimdintr-un set de valori
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
20/45
20
MODE Calculeazdominanta dintr-un set de valori.
RANK Calculeazrangul unui numr dintr-un set de valori.
STDEV Calculeazabaterea standard pentru valorile dintr-un eantion.
VAR Calculeazdispersia pentru valorile dintr-un eantion.
Funcii text
CHAR Determincaracterul ce corespunde unui anumit cod ascii.CONCATENATE Concateneazmai multe iruri de caractere ntr-unul singur.
EXACT Verificdacdouiruri de caractere sunt identice.
FIND Cautun subir ntr-un ir de caractere.
Funcii pentru iruri de caractereLEFT Determincel mai din stnga caracter dintr-un ir de caractere.
LEN Determinlungimea unui ir de caractere.
LOWER Convertete toate caracterele dintr-un ir n litere mici.
REPLACE nlocuiete unul sau mai multe caractere cu un ir specificat.RIGHT Determincel mai din dreapta caracter dintr-un ir de caractere.
TEXT Formateazun numr i-l transformn text.
TRIM eliminspaiile dintr-un text.
UPPER Convertete toate caracterele dintr-un ir la litere mari.
VALUE Convertete un text la un numr.
1.11
Grafice
Pentru reprezentarea grafic a datelor coninute n foaia de calcul se pot utiliza o
largvarietate de grafice.
Pentru construcia acestora Excel pune la dispoziia utilizatorilor un asistent (wizard)
ChartWizardcare i ghideazpas cu pas de-a lungul procedurii de construire. Chartwizardpoate fi activat fie prin utilizarea opiunii Chart din meniul Insert sau prin utilizarea
butonului ChartWizarddin toolbar.
Pasul 1Trebuie selectat tipul de grafic din lista Charttypei subtipul din lista Chart
sub type.
Pasul 2 Trebuie specificat blocul celulelor care conine datele de reprezentat ncaseta Datarangedin tab-ul DataRange. Aceasta se poate face fie prin scriere directca
referinde bloc de celule n casetfie prin folosirea butonului CollapseDialogbuton, aflatn dreapta casetei Data range, care micoreaz temporar dimensiunile ferestrei wizard
permind selectarea domeniului cu ajutorul mouse-ului. Dupselectare cu ajutorul mouse-
ului se folosete din nou butonul CollapseDialog buton din fereastra micorat, pentrurevenire la modul normal al wizard-ului. Urmeazspecificarea modului n care sunt plasate
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
21/45
21
seriile de date n foaie, de-a lungul liniilor sau de-a lungul coloanelor, folosind opiunea
corespunztoare din zona Seriesin.
Fig. 13 Grafice n Excel, alegerea tipului de grafic introducerea seriilor de date
Aceastmetodde specificare este recomandatn cazul n care seriile de date sunt
plasate pe linii sau coloane adiacente.
Dacdatele sunt plasate pe linii sau coloane neadiacente se poate utiliza tab-ul Series
pentru adugarea fiecrei serii de date. Se folosete butonulAddpentru adugarea unei serii
sauRemovepentru tergerea unei serii. Pentru seria selectatdin lista Seriesse poate scrie
numele acesteia n casetaNamesau poate specifica prin selectare, n aceeai caset, referinacelulei n care se aflstocat numele, folosind butonul din dreapta casetei. n caseta Values
se specificvalorile de reprezentat ntr-o maniersimilarcu cea prezentatla casetaData
Range din tab-ul DataRange. n caseta Category (X) axis labels se specific blocul decelule care conine etichetele scrii de reprezentare corespunztoare axei Ox.
Fig. 14 Grafice n Excel, alegerea sursei de date
Pasul 3 Se pot specifica o serie de opiuni care permit setarea titlului graficului, a
etichetelor pentru axe (Titles), setarea reelei graficului (tab-ul Gridlines), legendei
(Legends), a etichetelor pentru valorile reprezentate (Data labels) sau afiarea alturi de
grafic i a tabelului cu valorile de reprezentat (Datatable).
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
22/45
22
Fig. 15 Grafice n Excel, stabilirea titlului
graficului
n ultimul passe specificlocul unde va fi plasat graficul: ca o noufoaie n fiier
sau ca un obiect.
1.12
Baze de date n Excel
Pentru a putea utiliza baze de date cu ajutorul programului Excel se folosesc
comenzile din meniul Data. Aici se regsesc cteva din comenzile uzuale pentru crearea,
interogarea, manipularea bazelor de date:
Fig. 16 Sortarea listelor
Sortarea datelorSort - permite sortarea datelor dintr-o listaflatntr-o foaie de calcul, dupmaxim
trei criterii, putndu-se specifica pentru fiecare criteriu ordinea de sortare (cresctoare sau
descresctoare).Realizarea unei sortri se face astfel (fig. 16):
Se selecteaz zona din foaia de calcul ce conine lista cu datele de
sortat;
Se activeazcomanda Sort;
n caseta Sort by se selecteaz coloana care reprezint primul criteriu
de sortare i se stabilete modul de sortare folosind acest criteriu (Ascending -
cresctor sauDescending- descresctor);
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
23/45
23
Se procedeaz la fel pentru al doilea i eventual al treilea criteriu de
sortare folosind casetele Then by.
Daczona selectatdin foaia de calcul conine o lista complet, inclusiv
linia cu denumirea coloanelor (Header row cap de list), se bifeazHeader row
pentru a nu include n sortare i aceastlinie. Daclista nu are o asemenea linie
cu denumirea coloanelor sau pur i simplu nu a fost selectat aceast linie sebifeazopiuneaNo header row.
Alte opiuni suplimentare de sortare se mai gsi folosind butonul
Options.
Filtrarea datelorComanda Filter permite afiarea doar a elementelor dintr-o list care ndeplinesc
anumite condiii, restul fiind ascunse. Realizarea unei filtrri interactive, se poate face
relativ uor folosind comandaAutoFilterdin submeniulFilter. La activarea acestei comenzi
n linia care conine numele fiecrei coloane din list vor apare nite casete ComboBox
(liste ascunse) care permit selectarea anumitor elemente de afiat (All toate, Top 10 -primele/ultimele 10 elemente din list, Custom - permite construirea unor criterii mai
complicate). Alegerea unui alt element din lista afiat permite afiarea doar a liniilor
pentru care n coloana din care s-a fcut alegerea apare valoarea selectatdin list.
Exemplu (fig. 17): Dacpentru o listde studeni care studiazdoulimbi strine (E-
englez, F - francez, G - german, I - italian, R - rus), se dorete afiarea doar a celor
care au prima limbde studiu engleza i a doua italiana, se alegedin coloana LB1 limba 1,
valoarea E, iar din coloana LB2 - se alege valoarea I.
Fig. 17 Filtrarea datelor n Excel
Dac se dorete construirea de filtre pe baza unor criterii mai complicate se alege
opiunea Custom din coloana pentru care se construiete filtrul. Va declana afiarea unei
ferestre CustomAutoFilter (fig. 18). n imagineeste artat modul cum trebuie completate casetele
pentru afiarea liniilor care conin studenii ce au a
doua limb de studiu orice alt limb diferit de
englezi italian.
Fig. 18 Setarea filtrului pentru afiareaselectiv
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
24/45
24
Efectuarea subtotalurilor n listese face cu ajutorul comenzii Subtotalsdin meniul
Data.
Fig. 19 Listde date pregtitpentruefectuarea de subtotaluri
Exemplu: Se dorete aflarea cantitii din fiecare tip de produs care exist ntr-undepozit oarecare. Se cunosc datele din imaginea urmtoare dreapta, n care elementele din
listau fost n prealabil sortate alfabetic dupdenumire (fig. 19):
Se selecteaz zona care cuprinde toate elementele din list inclusiv
denumirile coloanelor;
Se activeazcomandaData, Subtotals;
Din fereastra Subtotal(fig. 20), n caseta At each change in: (la fiecare
schimbare n) se alege Denumire, n caseta Use function (folosete funcia) se
alege Sum iar n caseta Add subtotal to (adaug subtotal la) se bifeaz coloana
Cantitate.
Fig. 20 Caseta de dialog Subtotals
Dac se dorete afiarea subtotalurilor sub fiecare tip de produs sebifeaz caseta Summary bellow data, dac se dorete afiarea subtotalului
deasupra fiecrui tip de produs se debifeaz. Pentru afiarea fiecrui subtotal pe
cte o paginseparatla imprimantse bifeazPage break between groups.
Pentru renunarea la subtotaluri se foloseteRemove All.
Validarea datelorComandaValidation- permite definirea condiiilor pe care trebuie sle ndeplineasc
valoarea ce se introduce ntr-o celul, a mesajului afiat la selecia respectivei celule i a
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
25/45
25
mesajului care trebuie s apar la ncercarea de a introduce n celul o valoare care nu
ndeplinete condiiile cerute.
Exemplu: n lista cu produsele din depozit de la exemplul anterior, se dorete ca lainserarea unei cantiti pentru orice produs s poat fi introduse dect valori numerice
pozitive.
La selecia oricrei celule din coloana respectivsfie afiat mesajul Sunt permise
doar valori numerice pozitive., iar la ncercarea de introducere a unei valori diferite de
numr pozitiv sfie avertizat utilizatorul prin urmtorul mesaj: Valoarea introdustrebuie
s fie numerici pozitiv!. Pentru aceasta elementele din fereastra Data Validation se
completeazca configurrile din figurile 21, 22 i 23.
F
Fig. 21 Setrile pentru permiterea Fig. 22 Configurarea mesajului lanumai a numerelor ntregi, pozitive introducerea datelor
Fig. 23 Configurarea mesajului deeroare
Exerciii propuse:
1. Deschidei aplicaia de calcul tabelar Excel.
2. Setai programul Excel astfel nct:
- ntr-un nou registru (fiier .XLS) vor fi 4 foi de calcul
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
26/45
26
- dup introducerea unor date ntr-o celul i apsarea tastei Enter,selecia se va muta n dreapta
- fontul implicit (standard) este Arial 12
- separatorul zecimal este caracterul virgul, iar separatorul de mie (de
exemplu 1.000.000) este punctul
- fiierul se va salva automat dup7 minute
3. Creai un fiier nou. Salvai-l n directorul dumneavoastrde lucru cu numele
Excel_1.xls.
4. Inserai 4 noi foi de calcul. tergei trei dintre ele
5. Redenumii cele cinci foi de calcul rmase astfel: Trim1, Trim2, Trim3, Trim4,
TotalAn
6. Introducei, n acelai timp n toate cele patru foi de calcul Trim1, Trim2,
Trim3, Trim4, datele de mai jos:
A B C D E
1 100 200 300 400
2 50 55 65 75
3 40 45 55 65
4
5
7. n foaia de calcul Trim1, plasai indicatorul de selecie n celula A5. Scriei
formula =A1+A2. Folosind butonul de extindere a formatrii, copiai aceast
formuln celulele B5, C5 i D5.
8.
n foaia de calcul Trim1, plasai indicatorul de selecie n celula F1. Scrieiformula =Sum(A1:D1). Folosind butonul de extindere a formatrii, copiai
aceastformuln celulele F2 i F3.
9. Selectai foaia de calcul Trim2. Copiai-o ntr-un nou fiier numit Adresari.xls
(folosii meniul Edit-Move or Copy Sheet...). Redenumii foaia de calcul
Trim2 n Adresare_Absolut. Inserai dou noi foi de calcul. Redenumii-le
Adresare_Relativa i Adresare_Mixta. Copiai n cele dou foi de calcul
Adresare_Relativa i Adresare_Mixta datele din foaia de calcul
Adresare_Absolut. Folosind i exemplele de la paginile 10 i 11,
exemplificai modurile de adresare a celulelor n formule Excel.
10. Salvai spaiul de lucru din Excel, care conine cele dou fiiere pe care le
avei deschise (Excel_1.xls i Adresari.XLS) n fiierul Comun1.xlw.
nchidei toate fiierele .
11. Creai un fiier nou cu numele Studenti.xls. Redenumii prima foaie de calcul
n Examen. Colorai numele foii de calcul n rou. ncepnd din celula A4
scriei tabelul de mai jos:
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
27/45
27
Nr Numele Prenumele Grupa N_Lb N_Ex Media
RADU RUXANDRA 3 10 8
SNDULESCU LINDA LARISSA 2 10 9
SNDULESCU OANA ALEXANDRA 3 6 10
SRDAN EMANUEL ILIE 1 5 4
SVULESCU ROXANA MANUELA 2 9 8STNCLIE RALUCA 1 6 9
STNCLIE ROBERT SILVIU 3 10 10
STNCESCU RAMONA CAMELIA 2 6 3
STNIC
MDLINA
COSTINELA 2 7
9
STNUI ELENA DANIELA 1 5 3
12. Folosind facilitile de generare a seriilor de date din Excel, completai
coloana Nr. Calculai media.
13. Sortai baza de date n ordinea descresctoare a mediilor.14. Filtrai baza de date i permitei lucru numai cu studenii din grupa 3.
Eliminai filtru i activai unul pentru toi studenii cu media 10.
15. Eliminai toate filtrele. Calculai media generali media pe grupe.
16. Salvai fiierul i apoi nchidei-l.
17. Deschidei un nou registru de calcul. Salvai-l cu numele Produse.xls. Scriei
n prima foaie de calcul, pe care o denumii Realizri, datele de mai jos:
Nr.Crt.
Cod
Produs Um Gestiune Cantitate Pre Valoare
P1 buc 1 100 5000P2 buc 2 500 4500
P2 buc 1 55 4500
P1 buc 2 900 5000
P3 kg 2 36 9500
P3 kg 1 58 9500
18. Folosind facilitile de generare a seriilor de date din Excel completai coloana
Nr. Crt. Calculai valoarea pe fiecare produs.
19. Calculai, pe coloanele Cantitate i Valoare, subtotaluri pe produse.
20. Calculai pe coloana Valoare subtotaluri pe gestiuni. Salvai i nchideiregistrul de calcul.
21. Deschidei un nou registru de calcul. Salvai-l cu numele BDate.xls
Redenumii prima foaie de calcul Validri. Creai n ea un tabel care s
coninurmtoarele coloane:
- Nr. Crt. (se va completa folosind facilitateaEdit-Fill-Series)
- Numele i Prenumele
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
28/45
28
- Sexul; n aceastcoloanse va permite doar introducerea caracterelor
M sau F
- Profesia; n aceastcoloannu vor fi permise dect valorile: economist,
inginer, profesor, arhitect i medic
- Nota1, Nota2 i Nota; n aceste coloane vor fi permise numai numere
cuprinse n intervalul 1.00 10.00
- Media
22. Introducei date i calculai media cu rotunjire la o singurpoziie zecimal.
23. Salvai fiierul. Redenumii a doua foaie de calcul Grafic. Introducei datele de
mai jos:
Produs A Produs B Produs C
Trim 1 10 12 14
Trim 2 12 5 20
Trim 3 15 10 5
Trim 4 9 12 6
Reprezentai grafic, n aceeai foaie de calcul, evoluia produciei n cele patru
trimestre.
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
29/45
29
2. UTILIZAREA PROGRAMULUI EXCEL N SINTEZA I ANALIZADATELOR: CREAREA TABELELOR PIVOT I A DIAGRAMELOR PIVOT
2.1 Ce sunt tabelele pivot i diagramele pivot?
Tabelele pivot (rapoartele PivotTable) i diagramele pivot (rapoartele PivotChart)
reprezint faciliti deosebite oferite de Excel pentru sinteza i analiza datelor. Extrem de
uor de folosit de ctre utilizatorii domestici(nu este necesaradugarea unor formule sau
funcii), ele se pot constitui n instrumente utile procesului managerial.
Aceste rapoarte permit crearea de noi vizualizri ale datelor din foile de calcul. n
cteva secunde, se pot asambla sute sau mii de informaii, punnd n evidensemnificaiile
din spatele datelor.
Spresupunem cavem o foaie de lucru Excel cu lista vnzrilor dintr-o firm, care
conine mii rnduri de date cu detalii privind vnzrile pe ageni, produse, perioade de timp,locuri de desfacere etc. Un manager i pune ntrebri legate de semnificaia acestor date.
Cum se obin rspunsurile? Rapoartele PivotTable i PivotChart organizeazi sintetizeaz
datele, ofer comparaii, pun n eviden modele, relaii i analizeaz tendine. n aceast
lucrare vom afla ct de uor pot aceste rapoarte srealizeze diverse vizualizri ale datelor,
comparnd, punnd n evideni analiznd aceste date, transformndu-le n informaii pline
de semnificaii.
Decidei ce date dorii sse analizeze i cum vor fi organizate acestea. n locul unui
singur formular arbitrar care nu corespunde pe deplin necesitilor, fiecare raport PivotTable
ofero viziune diferita datelor, rspunznd imediat la interogri i fiind particularizat n
funcie de scopurile propuse.
Pentru a compara fapte i a le afla semnificaia, ncepei prin a pune ntrebri. Este
necesar s cunoatei care sunt vnzrile totale n funcie de regiune, agent de vnzri,
trimestru sau lun? N-ar merge mai bine afacerea daccei mai buni oameni ar vinde numai
produsele de top? Sau ar trebui eliminate produsele care nu aduc venituri? Odatntrebrile
formulate, cu Excel obinei foarte uor rspunsurile.
Spre deosebire de facilitatea de realizare a subtotalurilor, care modific structura
listei (bazei de date) prin ordonarea datelor dup un criteriu, tabelele pivot i diagramele
pivot creeazn registru de lucru elemente noi, independente.
Rapoartele PivotTable se pot folosi atunci cnd toate datele se afl ntr-o list sau
ntr-o bazde date externpe care o putei interoga cu programul Excel. Ele nu se pot folosi
pentru foile de calcul structurate care cuprind subtotaluri i rnduri de total. De exemplu, un
raport PivotTable nu poate fi folosit n cadrul unei foi de lucru ce conine un buget anual sau
un bilancontabil etc., deoarece n aceste cazuri existdeja rnduri i coloane n care sunt
realizate subtotaluri. Dar, dacse introduc n foaia de calcul (sau se importdintr-o bazde
date extern) datele primare pentru calculul bugetului anual sau pentru bilanul contabil,
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
30/45
30
atunci se pot crea uor asemenea rapoarte, sub form de PivotTable, avnd astfel la
dispoziie mai multe opiuni analitice.
2.2
Crearea unui raport pivot table
Pentru a crea un raport PivotTable dintr-o list existent se deschide registrul
(fiierul) care conine lista pe care dorii sse bazeze acesta.
De exemplu, ntr-un registru de calcul numit Ex_PivotT_01avem o foaie de calcuVnzri, care are foarte multe nregistrri, cu structura de mai jos:
ar Agent de vnzri Valoare comenzi
ROM Florescu 2.542,00 lei
ROM Ionescu 3.124,00 lei
ROM Constantin 4.132,00 lei
ROM Marin 6.534,00 leiROM Constantin 1.514,00 lei
USA Florescu 6.512,00 lei
USA Ionescu 3.211,00 lei
USA Marin 424,00 lei
USA Marin 545,00 lei
USA Florescu 627,00 lei
ESP Ionescu 1.239,00 lei
ESP Constantin 414,00 lei
ESP Marin 9.843,00 leiESP Ionescu 1.278,00 lei
.... ........ .....
ESP Florescu 1.456,00 lei
Atenie: realizarea unei tabele pivot, nainte de a fi o problem tehnic (decunoatere a ceea ce poate oferi programul Excel), este una funcional. Utilizatorul, bun
cunosctor al domeniului n care se ncadreaz problema, trebuie s defineasc bine
cerinele. Altfel zis: trebuie sstabileascexact ce informaii vor aprea n raport i cum vor
fi ele grupate.S presupunem c n lista de mai sus sunt peste 2000 de nregistrri. Cum trebuie
grupate datele pentru a servi procesului decizional? Pentru a afla cum, ncepem prin a pune
ntrebri despre ce este necesar saflm:
oct a vndut fiecare agent de vnzri?
ocare este volumul vnzrilor dupar?
Dupce am rezolvat problema din punct de vedere funcional, parcurgem etapele de
mai jos.
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
31/45
31
1. Se efectueaz un click de mouse oriunde n list. Programul Excel consider cafiind o baz de date (list) toate datele aflate n tabel ntr-o zon continu. Plasarea
cursorului n interiorul listei i trecerea la pasul urmtor (ca de altfel i utilizarea altor
comenzi din meniul Data, precum Sort, Filter, Subtotals ...) determin implicit utilizarea
tuturor datelor din listpentru comanda care va fi datn continuare.
Dacse dorete realizarea unui raport PivotTable (sau o sortare sau o filtrare, sau un
subtotal etc.) dintr-un set de date din list, se selecteazdomeniul care conine datele.
2.Se apeleazmeniul Data PivotTable and PivotChart Reports..., iar pe ecran
apare programul utilitar Pivot Table and PivotChart Wizard(vrjitorul), aa cum aratnfig. 24, care ne ajutsconstruim tabela pivot.
Fig. 24 Fereastra principala utilitarului PivotTable and PivotChart Wizard
3.Programul utilitar cere sse specifice sursa de date (Where is the data that youanalyze?), care poate fi:
oMicrosoft Office Excel or database - o list Excel, respectiv listacurentsau alta ce va fi ulterior precizat.
oExternal data source se utilizeaz atunci cnd raportul PivotTable
se va baza pe rezultatul unei interogri a unei baze de date externe, de exemplu
o tabel realizat n VisualFox care conine nregistrrile cu privire la situaiavnzrilor. Dacse alege aceastopiune, se pornete programul utilitar Query
Wizard i solicit opiuni pentru formatul i locaia bazei de date. Apoi
programul Excel utilizeaz aceast interogare ca surs pentru raportul
PivotTable sau PivotChart. De fiecare datcnd se remprospteazdatele din
tabela pivot, Excel-ul ruleaz interogarea salvat i reactualizeaz raportul cu
modificrile intervenite n baza de date externutilizatca surs.
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
32/45
32
oMultiple consolidation ranges dac se utilizeaz aceast opiune,programul Excel permite, ca pentru realizarea tabelei pivot, s se selecteze
domenii din una sau mai multe foi de calcul.
Tot n cadrul acestui pas, se precizeazi tipul raportului ce va fi obinut (What kindof report do you want to create?):
oo tabelpivot;
oo diagrampivot nsoitde o tabelpivot.
n exemplul nostru, n ambele seciuni alegem prima opiune i apoi efectum click
pe butonul Next.4.Programul vcere sspecificai domeniul n care sunt localizate datele (fig. 25).
Selecia impliciteste lista curent(este opiunea pe care o facem n exemplul nostru) sau
orice domeniu pe care a fost selectat anterior pornirii vrjitorului. Dac este necesar se
modificzona selectati se efectueazclick pe butonul Next.
Fig. 25 Selectarea domeniului n care sunt localizate datele
5.Apoi programul utilitar vntreabunde splaseze raportul PivotTable, figura 26Este recomandat alegerea opiunii implicite New Worksheet, deoarece prin adugarea
unui raport PivotTable n propria sa foaie vexpunei riscului ca modificrile efectuate n
listsafecteze raportul PivotTable i invers.
Fig. 26 Alegerea amplasamentului raportului i a opiunilor de realizare
Dac se alege opiunea Existing Worksheet, va trebui salegei adresa unde va fi
poziionat tabelul pivot.
Pentru a controla, nc din aceast etap, modul de afiare al tabelei pivot apsai
butonul Layout...n cadrul ferestrei Layoutvor fi afiate structurile de date pe baza crora
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
33/45
33
se va construi tabelul pivot. Datele (cmpurile) vor fi introduse n cadrul tabelului cu
ajutorul metodei Drag & Drop. V recomandm s trecei peste apelarea butonuluiLayout... i s configurai modul de prezentare a informaiilor n etapa final (unde veivedea cexist... tot douposibiliti de configurare!).
La acest pas, mai putei stabili i anumite opiuni asupra tabelului cu ajutorul
butonului Options..., care va deschide fereastra Pivot Table Options, figura 27:
Fig. 27 Stabilirea opiunilor de realizare a tabelei pivot
on cadrul meniului Namese poate stabili numele tabelei pivot.
oGrand totals for columns / Grand totals for rowspermit activareatotalurilor generale pe coloane, respectiv pe linii.
oAutoFormat table determin aplicarea unui format predefinit pentru
tabel.
oFor error values show gestioneaz erorile prin nlocuirea valorilor
greite cu un caracter sau cu un spaiu.oFor empty cells showpermite aceleai setri ca i opiunea anterioar,
dar pentru celulele goale.
oRepeat item labels on each printed page determin imprimarea pe
fiecare pagina etichetelor de cmpuri.
oSave data with table layout salveaz datele mpreun cu paginile
tabelei pivot.
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
34/45
34
oRefresh to open actualizeaz la deschidere tabela pivot pe bazamodificrilor efectuate n lista (baza de date) ce a constituit sursa de date
Dupstabilirea opiunilor de realizare i, eventual, dupstabilirea modului de afiare
a tabelei, se alege butonul Finish.5. Programul utilitar Pivot Table Wizard se nchide i se creaz o nou foaie de
calcul n se afiazbara de instrumente PivotTable, fereastra Pivot table field list i ecranulde proiectare structurat n patru zone (vezi figura 28):
oRow (Drop Row Fields Here) cmpurile care se introduc aici vor fi
amplasate n capul primei coloane a tabelei pivot.
oColumn (Drop Column Fields Here) cmpurile care se introduc aicivor fi amplasate pe prima linie a tabelei pivot.
oPage (Drop Page Fields Here) cmpurile care se introduc aici creazun meniu derulant care va permite filtrarea nregistrrilor din tabel.
oData (Drop Page Fields Here) permte definirea cmpurilor aupracrora se vor realiza diverse funcii sub form de sum, minim, maxim etc.
Funcia impliciteste SUM.
Fig. 28 Proiectarea structurii tabelei pivot
Pentru plasarea cmpurilor n spaiu de proiectare avei (cel puin) doumetode:
a. Prin metoda Drag & Drop, plasai cmpuri din lista de cmpuri a
tabelei pivot (Pivot Table Field List) n cele patru zone din fereastra deproiectare (row, column, page, data) n funcie de ceea ce ai prevzut srezolvetabela pivot.
b. n fereastra Pivot Table FieldListselectai cmpul pe care dorii slplasai n tabel. Din lista ascuns, aflat n colul din dreapta jos al ferestrei,
selectai zona n care vrei splasai cmpul i apoi apelai butonul Add To.
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
35/45
35
Fig. 29 Finalizarea raportului PivotTable
n figura 29 este prezentatultima etapde generare a tabelei pivot pentru exemplulavut n vedere.
Nu fii surprini dacraportul PivotTable nu este afiat corespunztor de prima dat.
n particular, cmpurile de centralizare din zona de date sunt prestabilite pentru funcia
SUM. Dac dorii s utilizai o alt funcie sau s modificai structura i formatul tabeleipivot, parcurgei paragraful urmtor.
2.3
Editarea i actualizarea tabelelor pivot
Dupce creai un raport PivotTable, este uor srearanjai cmpurile i articolele de
date.
Astfel, tragei cmpurile dintr-un loc n altul pentru a schimba afiarea datelor, de
exemplu dintr-un cmp de linii ntr-un cmp de coloane, dacdorii svizualizai valorile
unele lngaltele, n loc de una deasupra alteia.
Pentru a avea la dispoziie comenzile necesare modificrii unei tabele pivot, efectuai
click din butonul drept al mouse-ului n interiorul tabelei pivot i va fi afiat meniul
contextual prezentat sau deschidei lista ascuns Pivot Table din bara de instrumente cu
acelai nume i apare meniul din figura 30.
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
36/45
36
Fig. 30 Opiuni pentru modificarea unei tabele pivot (meniu contextual)
Fig. 31 Opiuni pentru modificarea unei tabele pivot (bara de instrumente Pivot Table)
Pentru a modifica lista sau sursa de date pe care se bazeaz raportul Pivot Table
procedai astfel:oapelai opiunea Pivot Table Wizard;
odai de douori Backpentru a reveni la nceputul programului utilitar;
oefectuai modificrile dorite;
oapelai butonul Finish.
Dac nlocuii un cmp existent, este bine ca, mai nti s l tergei pe cel vechi,
pentru a nu efectua calcule inutile.
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
37/45
37
Atunci cnd plasai un nou cmp n zona de rnduri sau de coloane, programul Excel
l adaug ca parte a ierarhiei de cmpuri care se afl deja acolo i grupeaz automat
articolele n ordinea n care apar. De exemplu, dacavei o listde categorii de produse, n
care fiecare categorie conine mai multe produse, plasai cmpul de categorii la stnga
cmpului cu numele produsului, n caz contrar rezultatele raportului nu vor avea sens. Sau
dacavei o listde conturi analitice, n care fiecare cont analitic se dezvoltn mai multe
conturi sintetice, plasai cmpul de conturi sintetice la stnga cmpului cu numele conturilor
analitice. Dac lista conine doucmpuri care se aflntr-o corespondende unu-la-unu,
cum ar fi numele persoanei si CNP-ul, atunci putei sle adugai n zona de rnduri n orice
ordine, lista fiind corectn ambele cazuri.
Pentru a terge un cmp din orice parte a machetei PivotTable, tragei butonul de
cmp n afara machetei, iar atunci cnd pictograma indicatorului se modific, astfel nct s
devinun X de culoare roie, eliberai butonul mouse-ului.
Pentru a schimba ordinea cmpurilor din rnduri, coloane sau zona de date, trage i
butonul de cmp i plasai-l n noua locaie. Asigurai-v c indicai butonul de cmp nueticheta acestuia, Vei ti ceste corect dac indicatorul mouse-ului se transformn patru
sgei.
Utilizarea mouse-ului pentru a rearanja ordinea articolelor de date dintr-un raport
PivotTable poate fi incomod. Este mai simplu dacefectuai click de dreapta pe butonul de
cmp pe care dorii sl mutai i apoi alegei oricare din opiunile meniului Order.
Pentru a schimba funcia de centralizare implicit utilizat n zona de date (SUM)efectuai click de dreapta pe butonul de cmp din raportul PivotTable i alegei, din meniul
contextua, opiunea Field setings. Se deschide caseta de dialog PivotTable Field,
prezentatn figura 32.
Fig. 32 Modificarea funciei implicite de nsumare din zona de date
Din lista Summarize se alege funcia dorit, al crui nume prestabilit se poateschimba n caseta Name.
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
38/45
38
Ordinea de sortare prestabilitpentru rnduri i coloane este alfanumeric. Se poate
schimba ordinea unor articole prin tragerea lor n sus sau n jos (n cazul rndurilor), la
stnga sau la dreapta (n cazul coloanelor).
Pentru a schimba automat ordinea de sortare, procedai astfel:
1. Efectuai click dreapta pe butonul pentru rnduri sau coloane i alegei
oiunea Field Setings.2. Efectuai click pe butonul Advanced, pentru a afia caseta de dialog
Pivot Table Fields Advanced Options, figura 33.
3. Alegei ordinea de sortare i coloana dupcare vei efectua sortarea.
4. Pentru a afia un anumit numr de nregistrri alegei opiunea Ondindin seciunea Top 10 AutoShow. De fapt vei putea afia primele sau ultimele n
nregistrri, folosind butonul de incrementare/decrementare Show (n poate luavalori pnla 255).
Fig. 33 Sortarea n tabelele pivot
ntr-o listse pot aduga subtotaluri ale rndurilor, coloanelor sau ambelor. n multe
cazuri, programul Excel le adaugautomat, chiar dacnu sunt adecvate. Subtotalurile pot
reprezenta o modalitate util de prezentare a informaiilor sau pot aduga dezordine ntre
rnduri i coloane.
n funcie de concepia raportului PivotTable i de ceea ce a adugat automat
programul Excel, este, de multe ori, nevoie sadugai sau stergei aceste subtotaluri.
n unele cazuri, putei terge subtotaluri cu ajutorul meniurilor contextuale. Efectuai
click de dreapta pe oricare din subtotaluri i alegei opiunea Hide.
Pentru a utiliza subtotaluri procedai astfel:
1. Efectuai click dreapta pe butonul Pivot Table corespunztor titlului
rndului sau coloanei care conine subtotalul i alegei opiunea Field Setings din
meniul contextual. Programul Excel afieaz caseta de dialog prezentat n fig.
34.
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
39/45
39
2. n seciunea Subtotals, alegei opiunea Automatic, pentru a lsaprogramul Excel s crezee subtotaluri pentru toate articolele. Alegei opiunea
Custom pentru a aduga unul sau mai multe tipuri specifice de subtotaluri, cumar fi Count sau Average. Selectai Nonepentru a terge toate subtotalurile.
3. Selectai butonul OK pentru a iei din caseta de dialog i a salvamodificrile efectuate.
Fig. 34 Setarea subtotalurilor
Dupcum indici denumirea, macheta prestabilitpentru un raport PivotTable este
n format tabelar. Dar acest aranjament nu reprezint ntotdeauna cea mai eficient
modalitate de a prezenta datele.
Atunci cnd grupai un raport PivotTable dupun cmp de rnduri i afiai datele
dupal doilea cmp de rnduri, probabil este mai bun formatul de tip schi, n care cmpul
de rnduri de pe nivelul de sus apare n primul rnd urmat de fiecare grup de articole.
Care varianta este mai bun: tabel sau schi? Nu exist un rspuns ntotdeauna
corect. El este n funcie de datele din tabel i de considerente estetice.
Pe baza tabelului cu structura de mai jos, s-a realizat un tabel pivot.
ar Agent de vnzri Ora Valoare comenzi
ESP Ionescu Madrid 1.239,00 lei
ESP Constantin Valencia 414,00 lei
ESP Marin Madrid 9.843,00 lei
ESP Ionescu Madrid 1.278,00 lei
ESP Florescu Valencia 1.456,00 lei
ROM Florescu Cluj 2.542,00 leiROM Ionescu Cluj 3.124,00 lei
ROM Constantin Arad 4.132,00 lei
ROM Marin Arad 6.534,00 lei
ROM Constantin Arad 1.514,00 lei
USA Florescu Dalas 6.512,00 lei
USA Ionescu Boston 3.211,00 lei
USA Marin Boston 424,00 lei
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
40/45
40
ar Agent de vnzri Ora Valoare comenzi
USA Marin Boston 545,00 lei
USA Florescu Dalas 627,00 lei
n figura 35 el este prezentat sub formde tabel, iar n figura 36 este prezentat sub
formde schi.
Fig. 35 Un raport PivotTable prezentat sub formde tabel
Pentru a comuta ntre formatele de tip tabel i schi, efectuai urmtoarele:
1. Executai click de dreapta pe butonul PivotTable corespunztor
cmpului de rnduri care se afl cel mai n stnga i alegei opiunea Field
Setings din meniul contextual.2. n caseta de dialog PivotTable Field, efectuai click pe butonul Layout
pentru a afia caseta de dialog PivotTable Fields Layout, figura 34.
3. Pentru a utiliza o machet tabelar selectai opiunea Show Items inTabulator Form. Pentru a o machetn stil schiselectai opiunea Show Items
in Outline Form (fig. 37).4. Efectuai orice alte modificri, de exemplu pentru a aduga o linie
necompletatsau un salt la paginnoudupfiecare grup i apoi selectai butonul
OK.
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
41/45
41
Fig. 36 Un raport PivotTable prezentat sub formde schi
Fig. 37 Comutarea ntre macheta de tip tabel i macheta de tip schi
Pentru a face ca vederea tabelardin figura 35 sfie mai uor de citit, se poate utilizo opiune: se efectueazclick dreapta oriunde n tabel, se alege Table Optionsi apoi se
bifeaz opiunea Merge Labels. Efectul const n mbinarea tuturor celulelor
corespunztoare etichetelor rndurilor i coloanelor exterioare.
Exerciii propuse:
1. ntr-un registru de calcul Excel, TabelPivot_02.xls, se afl o singur foaie decalcul Vnzri_Produse, care conine datele structurate dupmodelul de mai jos.
Agent_Vinzare Anul Produs Oras Cantitate Pret ValoareC 2005 P1 O2 7 15 105
A 2005 P3 O1 10 13 130
A 2005 P2 O1 11 22 242
C 2006 P3 O3 11 13 143
A 2006 P1 O1 12 15 180
Generai (scriei) nregistrri n aceastfoaie de calcul n aa fel nct:
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
42/45
42
- sunt minim trei ageni de vnzare;
- fiecare agent de vnzare a desfurat activitate n trei ani (2005, 2006 i
2007);
- n fiecare an, agentul a vndut cel puin trei produse;
- fiecare produs a fost vndut de fiecare agent n cel puin trei orae.
2. Generai o tabel pivot cu numele Analiza_01 n care s sintetizai vnzrilecantitative pe fiecare agent, an i produs. Copiai foaia de calcul Analiza_01 n foaia decalcul Analiza_02. n Analiza_02 comutai tabela pivot din tabel n schi. Revenii.
tergei cmpul ce reprezintanul. Inserai cmpul ce reprezintoraul.
3. Generai o tabel pivot cu numele Analiza_03 n care s sintetizai vnzrilevalorice pe fiecare an, produs i ora. Sortai tabelul pivot descresctor dup valoarea
vnzrilor din fiecare ora.
4.Analizai,n tabela pivot Analiza_04,numrul de produse vndute de fiecare agentn diferii ani i pe orae.
2.4Alte actualizri pentru rapoartele PivotTable
tergerea celulelor necompletate i configurarea mesajelor de eroare.Pentru acrea un raport PivotTable uor de citit, cu aspect profesionist, este bine sacordm atenie
celulelor necompletate i mesajelor de eroare. Aceasta deoarece rapoartele PivotTable
centralizeazautomat toate datele, iar n zona de date pot s apar celule necompletate i
mesaje de eroare. Erorile de tipul #DIV/0sunt obinuite mai ales cnd se calculeazmediile
dintr-o listlung, deoarece este aproape sigur cunele articole nu vor avea corespondent laintersecia dintre un anumit rnd i o coloan.
De exemplu, pe baza listei de la nceputul paragrafului, se genereazun raport PivotTable
care are n zona row ara, n zona column agentul de vnzri, iar n zona data valoarecomenzi i dorim s analizm media vnzrilor. Dac anumii ageni de vnzri nu au
vndut n unele ri, atunci vor aprea mesaje de eroare, figura 38.
Fig. 38 Mesaje de eroare ntr-un raport PivotTable
Pentru a configura aspectul celulelor necompletate i al mesajelor de eroare se
procedeazastfel:
5. Deschidei fereastra pentru modificarea unei tabele pivot.
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
43/45
43
6. Selectai caseta de validare For error values, show (pentru valorileeronate, se va fia) i modificai coninutul casetei de text din dreapta cu mesajul
care dorii s apar n cazul unor valori eronate (nc nu se calculeaz, de
exemplu).
7. Selectai caseta de validare For empty cells, show (pentru celulelenecompletate, se va afia) i modificai coninutul casetei de text din dreapta cu
mesajul care dorii saparn cazul unor celule necompletate (de exemplu: putei
safiai 0, n cazul n care cmpul conine date numerice sau ld lipsdate n
rest).
8. Apelai butonul OKpentru a salva modificrile fcute.
Actualizarea datelor ntr/un raport PivotTable. Atunci cnd se schimbmacheta
unui raport PivotTable, Excel-ul actualizeazautomat datele din tabel. De exemplu, dacai
generat iniial un tabel pe ageni de vnzri (zona row) i ri (zona column), iar apoi, n
zona de coloanse nlocuiete cmpul ri cu cmpul orae, el recalculeazautomat afiarea
datelor.Dar dacse modificlista de baz(n foaia de calcul dupcare a fost generat raportul
se schimb valoarea unor celule i/sau apar linii sau coloane noi), modificrile nu apar
automat n tabelul pivot. Este necesar actualizarea trebuie manual (remprosptarea
datelor) din tabel. Pentru aceasta, trebuie apelat comanda Refresh Data (din bara de
instrumente PivotTable sau din lista ascunsde pe aceeai barsau din meniul contextual
sau din meniul Data).Se poate opta i pentru varianta remprosptrii datelor din tabela pivot ori de cte ori
se deschide registru de lucru. Pentru aceasta, din lista PivotTable de pe bara de instrumente
PivotTable sau din meniul contextual ce apare la un click dreapta de mouse n suprafaatabelului pivot, se apeleazcomanda Table Options, iar fereastra Pivot Table Optionscare
apare se bifeazcsua de validare Refresh on open(remprosptare la deschidere).Atenie:
1. Opiunea Refresh every n minutesnu este activdect n cazul n care
pentru generarea raportului PivotTable s-a folosit o surs extern de date (de
exemplu, o bazde date VisualFox).
2. Dac, n lista surs (de baz), se adaug noi linii sau noi coloane n
afara cadrului iniial al tabelului (altfel spus: se adaugo linii mai jos de ultima
linie sau se adaug coloane la dreapta ultimei coloane ), pentru actualizareatabelei pivot apelarea comenzii Refrech Datanu produce nici un efect. n acestcaz, procedura de actualizare este urmtoarea:
a. se plaseaz cursorul n interiorul tabelei pivot i, din
meniul contextual ce apare prin apsarea butonului drept al mouse-ului,
se alege opiunea Pivot Table Wizard, care lanseazprogramul utilitarpentru generarea tabelelor pivot, dar (atenie!) programul este lansat n
cel de al treilea pas;
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
44/45
44
b. se apeleaz butonul Back i se revine la pasul doi i seselecteazntreaga list.
Formatarea rapoartelor PivotTable.Atunci cnd se creazun raport PivotTable,acesta preia formatrile prestabilite pentru registru de lucru din care face parte.
Se pot aplica formatri noi, att textului ct i numerelor de pe cuprinsul unui raport
PivotTable, prin folosirea opiunilor de formatare la fel ca la o foaie de calcul obinuit.Dar, dacse redefinete ulterior raportul pivot, se vor pierde aceste formatri.
Pentru a face ca rapoartele PivotTable sa arate ct mai bine, se poate profita de
capacitatea AutoFormat din programul Excel. Astfel, dupcrearea raportului, se efectueaz
click cu butonul stng al mouse-ului pe butonul Format Reportsdin bara de instrumentePivotTable.Apare caseta de dialog AutoFormat, care conine 21 de formate prestabilite.
Se alege unul dintre aceste formate i se selecteazbutonul OKpentru a aplica modificrilen raportul PivotTable.
Formatarea de mai sus se poate anula astfel: din fereastra Pivot Table Options(care
se deschide apelnd comanda Table Options...din meniul contextual rezultat n urma unuiclick dreapta de mouse n suprafaa tabelei pivot sau din meniul ce se deschide apelnd lista
ascuns Pivot Tabledin bara de instrumente cu acelai nume) se terge semnul de validare
aferent casetei AutoFormat table. Apoi se efectueaz click pe butonul Format Reports,pentru a deschide din nou caseta de dialog AutoFormati se alege opiunea None.
2.4 Crearea i editarea de diagrame (grafice) PivotChart
Un raport PivotChart este o diagrambazatpe datele din PivotTable.Fiecare diagramPivotChart necesitdeci un tabel PivotTable, pe care l utilizeaz
ca sursde date.
Sunt douvariante pentru crearea unei diagrame PivotChart:
1.
Exist un raport PivotTable creat anterior. n acest caz, se plaseaz cursorul n
interiorul tabelei pivot se alege opiunea PivotChart. Drept rezultat, pe bazatabelului pivot existent se creaz, ntr-o noufoaie de calcul denumitChart n,
un grafic, care apoi se poate modifica n mod obinuit.
2. Nu existun raport PivotTable anterior creat.
a.
Dupapelarea programului utilitar Pivot Table and PivotChart Wizard,la ntrebarea What kind of report do yu want to create? se alege a douaopiune, PivotChart report (with PivotTable report).
b. Dup parcurgerea celui de al treilea pas din programul de tip wizard,
macheta de proiectare este cea prezentatn figura 39. Se observanumite
diferene fade proiectarea unei tabele pivot:
i.
Zona pentru cmpurile de rnduri s-a transformat n zonpentru
cmpurile de categorii;
-
7/21/2019 Aplicatii Excel in Economie
45/45
ii. Zona pentru cmpurile de coloans-a transformat n zonpentru
cmpuri de serii.
Plasarea i actualizarea cmpurilor i a datelor cmpurilor n spaiul de proiectare nu
difer, n cazul diagramelor PivotChart fade tabelele pivot.
Pe de alt parte, pentru diagramele PivotChart se pot utiliza aceleai opiuni de
formatare i editare ca i n cazul diagramelor (graficelor) convenionale. Se pot apela
meniurile contextuale pentru a alege alt tip de grafic, a formata seriile de date etc.
Fig. 39 Macheta de proiectare a unei diagrame PivotChart
Exerciii propuse:
5. Pentru datele din tabelul aflat la exerciiul nr. 1, realizai o diagramPivotChart
care spun n evidenvnzrile cantitative pe produse i pe ageni de vnzri. Realizaidiagrama n douvariante:
- mai nti creai un tabel pivot i apoi, din acesta, generai diagrama;
- creai n acelai timp diagrama PivotChart i tabelul PivotTable.
6. Modificai diagramele create la punctul 1 prin plasarea n zona de pagin a
cmpului Anul.