APLIKASI PENDATAAN ARSIP DAN ADMINISTRASI
DI KELURAHAN JERUK MENGGUNAKAN
JAVA NETBEANS
Makalah
Program Studi Teknik Informatika
Fakultas Komunikasi dan Informatika
Diajukan Oleh :
Hermawan Susanto
Drs. Sudjalwo, M Kom.
Agus Supardi, S.T.,M.T.
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA
OKTOBER 2013
APLIKASI PENDATAAN ARSIP DAN ADMINISTRASI DI KELURAHAN
JERUK MENGGUNAKAN JAVA NETBEANS
Hermawan Susanto, Sudjalwo, Agus Supardi
Department of Informatics, Faculty of communications and Informatics,
Muhammadiyah university of Surakarta
Email : [email protected]
ABSTRAKSI
Jeruk Miri Sragen is one of the villages located in Sragen. The processof data collection and the archives are still using manual administration foundseveral problems such as difficulty in collecting the data, and errors in theprocess of archiving . Therefore, to overcome this problem, the authors buildapplication-based data collection and administration of computerized records inJeruk village.
Data collection methods are interviews and observation. In designingapplications using application design DFD ( Data Flow Diagram ). Applicationsarchive collection and administration in Jeruk village with NetBeans java forarchiving in the Jeruk village has been successfully developed, so as to helpfacilitate personnel in performing archiving and printing reports.
This application consists of a single user and includes some of the menusettings of the program, set the user, user data, a data instance, a data unit, the dataclassification, incoming mail, outgoing mail, outgoing data tables, agenda letters,reports incoming mail, outgoing mail reports, agenda reports of incoming mail,outgoing mail and agenda reports.
Keyword : Application Archive, Archive, Kelurahan Jeruk.
APLIKASI PENDATAAN ARSIP DAN ADMINISTRASI DI KELURAHAN
JERUK MENGGUNAKAN JAVA NETBEANS
Hermawan Susanto, Sudjalwo, Agus Supardi
Teknik Informatika, Fakultas Komunikasi Dan Informatika,
Universitas Muhammadiyah Surakarta
Email : [email protected]
ABSTRAKSI
Kelurahan Jeruk Miri Sragen merupakan salah satu kelurahan yangterdapat di Kabupaten Sragen. Proses pendataan arsip dan administrasi masihmenggunakan secara manual yang ditemukan beberapa maslah seperti kesulitanmengumpulkan data, dan kesalahan dalam proses pengarsipan. Untuk mengatasipermasalahn ini, penulis membangun sebuat aplikasi pendatan arsip danadminitrasi berbasis komputerisasi di Kelurahan Jeruk.
Metode pengambilan data adalah wawancara dan observasi. Dalammendesain aplikasi menggunakan desain aplikasi DFD (Data Flow Diagram).Aplikasi pendataan arsip dan adminitrasi di Kelurahan Jeruk dengan javaNetBeans untuk pengarsipkan di Kelurahan Jeruk tekah berhasil dikembangkan,sehingga dapat membantu mempermudah petugas dalam melakukan pengarsipandan pencetakan laporan.
Aplikasi ini terdiri dari satu user dan meliputi beberapa menu yaitupengaturan program, atur user, data pengguna, data instansi, data unit kerja, dataklasifikasi, surat masuk, surat keluar, tabel data keluar, agenda surat, laporan suratmasuk, laporan surat keluar, laporan agenda surat masuk, dan laporan agendasurat keluar.
Kata Kunci : Aplikasi Arsip, Arsip, Kelurahan Jeruk.
PENDAHULUAN
Setiap instansi pemerintah
mempunyai satu unit yang bertugas
dalam bidang adminitrasi. Dengan
kata lain setiap instansi memerlukan
satu unit yang mengelola segala
sesuatu yang berhungan dengan
kegitan adminitrasi yang pada
akhirnya akan berhubungan dengan
kegiatan kearsipan. Pada dasarnya
kegiatan pengarsipan berfungsi untuk
menghasilkan, menerima, mengolah
dan menyimpan berbagai surat,
laporan, formulir dan sebagainya.
Kegiatan instansi
memerlukan data dan informasi,
yang salah satu sumber data tersebut
adalah arsip. Arsip merupakan
inforamasi terekam dalam bentuk
media apapun, yang diciptakan,
diterima dan dikelola oleh suatu
instansi atau individu dalam rangka
pelaksanaan kegiatan atau karena
kewajiban legalnya. Arsip
merupakan salah satu faktor yang
menunjang kelancaran
penyelenggaraan kegiatan di suatu
instansi.
Perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi saat ini
menyebabkan perubahan disegala
aspek kehidupan, begitupula pada
arsip yang dahulunya merupakan
arsip media kertas namun sekarang
berkembang menjadi arsip yang
medianya tersaji dalam bentuk media
baru. Dengan menggunakan media
elektronik dalam pengelolaan arsip
akan memudahkan dalam
pengelolaan data dan menghemat
biaya dalam pengelolaan arsip.
Dengan alsan itu maka pada masa
sekarang banyak instansi yang
menggunakan media elektronik
dalam pengelolaan arsip.
Kelurahan Jeruk merupakan
salah satu instansi pemerintah dalam
dunia pelayanan masyarakat yang
bterdapat di Kecamatan Miri
Kabupaten Sragen. Dalam proses
pelayanan instansi Kelurahan Jeruk
tidak lepas dari sebuah surat.
Kelurahan Jeruk menyediakan
sebuah arsip dan administrasi. Yaitu
arsip yang dikelola adalah berkas
surat menyurat di Kelurahan Jeruk.
Berkas surat menyurat ini belum
dilakukan secara elektronik. Peneliti
melakukan pembuatan program
aplikasi dengan menggunakan Java
NetBeans yang bertujuan untuk
menata, menyimpan data, dan
sebagai sarana temu balik elektronik
apabilan sewaktu-waktu berkas surat
tersebut digunakan kembali.
Penelitian ini bertujuan untuk
memberikan kemudahan dalam
pendataan, penyimpanan data dan
penemuan kembali berkas surat di
Kelurahan Jeruk dalam mengelola
administrasi pemberkasan.
TINJAUAN PUSTAKA
Menurut Suparno (2008),
sistem informasi pendataan
penduduk pada kantor Kepala Desa
Ujungsuri akan sangat membantu
instansi pemerintah tersebut dalam
melakuakan pendataan dalam ruang
likup sebuah desa. Sistem ini akan
melakukan proses pendataan seiring
dengan proses pengajuan surat-surat
kependudukan oleh setiap penduduk
yang datang kekantor kepala desa.
Menurut Nurul (2013), sistem
komputerisasi pengarsipan jual-beli
tanah pada kantor Desa
Condongcatur memiliki fitur
pengolahan data tanah, data ukur,
data pemohon, data akad dan
mengandung pengolahan data lebih
cepat, serta dapat menghindari
kesalahan dalam pencatatan data asip
tanah.
Berdasrkan penelitian-
penelitian yang sudah ada, maka
peneliti bermaksud melakukan
penelitian yang lebih memfokuskan
pada faktor-faktor dalam
administrasi pengarsipan surat
menyuratbaik surat masuk maupun
surat keluar yang terdapat di
Kelurahan Jeruk yang
terkomputerisasi.
LANDASAN TEORI
Aplikasi yang akan dibuat
dalam penelitian ini adalah sebuah
aplikasi pendataan arsip dan
administrasi yang memerlukan
beberapa definisi yang berhubungan
dengan kebutuhan dalam pembutan
sistem ini.
1. Pengertian Arsip
Menurut UU Nomor 43
Tahun 2009, Arsip adalah rekaman
kegiatan atau pristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkmbangan teknologi
informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.
2. Pengertian Administrasi
Ada dua pengertian administrasi
dalam arti sempit dan administrasi
dalam arti luas. Adapun
penjelasannya yaitu :
1. Administrasi dalam pengertian
sempit adalah tata usaha atau
office work yang meliputi
kegiatan catat-mencatat, tulis-
menulis, mengetik,
korespondensi, dan kearsipan.
2. Administrasi dalam pengertian
luas adalah keseluruhan proses
kerja sama antara dua orang atau
lebih yang didasarkan atas
rasionalis tertentu untuk mencapai
tujuan yang telah ditentukan
sebelumnay.
Kesimpulan administrasi
merupakan suatu proses
penyelenggaraan kegiatan kerja sama
yang melibatkan sedikitnya dua
orang secara rasionalitas (nalar)
yang tinggi untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan.
3. Pengertian tentang SDLC
Perancangan dan pembuatan
sistem baru menggantikan sistem
lama yang masih manual
menggunakan sebuah model
perancangan dan pengembangan
sistem yaitu model SDLC. Ada
beberapa langkah model yang ada
pada SDLC salah satu yang populer
adalah waterfall.
METODE PENELITIAN
1. Metode Analisis
Metode analisis yang
digunakan pada penelitian ini dengan
menggunakan metode analisis
terstruktur dengan menggunakan
teknik menentukan fakta-fakta dalam
mempelajari sistem yang ada. Pada
metode ini trasformasi masukan,
proses dan keluaran dinyakan dengan
Data Flow Diagram (DFD).
Pengambilan data dalam
penelitian ini menggunakan beberapa
metode penelitian yaitu :
1. Penelitian kepustakaan
Dalam hal ini penulis
mengumpulkan informasi dari
buku-buku dan internet yang
berhubungan dengan masalah
yang diteliti, sehingga dapat
membantru penyelesaian masalah
ini.
2. Penelitian lapangan
Metode pengamatan secara
langsung ini digunakan untuk
mendapatkan data yang
dibutuhkan penulis dengan cara
terjun langsung kelokasi pen
elitian.
3. Metode Perancangan
Metode perancangan yang
akan digunakan dalam
membangun sistem arsip adalah
dengan menggunakan metode
waterfall seperti pada gambar
diagram di bawah ini :
Gambar 1. MetodeWaterfall
Metode waterfall adalah
metode perancangan berurutan
yang menggunakan proses
pendekatan secara sistematis
mulai dari level pendefinisian
kebutuhan sistem sampai dengan
maintenance.
PERANCANGAN SISTEM
1. Data Flow Diagram
Data flow diagram
merupakan diagram aliran data
yang menggambarkan bagaimana
data diproses oleh sistem. Selain
itu Data flow diagram (DFD)
menggambarkan notasi- notasi
aliran data di dalam sistem.
a. DFD Level 0
Dalam Data flow
diagram Level 0 ini merupakan
bentuk sistem yang paling
global yang berisi proses dan
umumnya berfungsi sebagai
sistem masukan yang
berhubungan dengan external
entity (admin).
Gambar 2. Diagram Konteks
Pengambilan data dalam
penelitian ini menggunakan beberapa
metode penelitian yaitu :
1. Penelitian kepustakaan
Dalam hal ini penulis
mengumpulkan informasi dari
buku-buku dan internet yang
berhubungan dengan masalah
yang diteliti, sehingga dapat
membantru penyelesaian masalah
ini.
2. Penelitian lapangan
Metode pengamatan secara
langsung ini digunakan untuk
mendapatkan data yang
dibutuhkan penulis dengan cara
terjun langsung kelokasi pen
elitian.
3. Metode Perancangan
Metode perancangan yang
akan digunakan dalam
membangun sistem arsip adalah
dengan menggunakan metode
waterfall seperti pada gambar
diagram di bawah ini :
Gambar 1. MetodeWaterfall
Metode waterfall adalah
metode perancangan berurutan
yang menggunakan proses
pendekatan secara sistematis
mulai dari level pendefinisian
kebutuhan sistem sampai dengan
maintenance.
PERANCANGAN SISTEM
1. Data Flow Diagram
Data flow diagram
merupakan diagram aliran data
yang menggambarkan bagaimana
data diproses oleh sistem. Selain
itu Data flow diagram (DFD)
menggambarkan notasi- notasi
aliran data di dalam sistem.
a. DFD Level 0
Dalam Data flow
diagram Level 0 ini merupakan
bentuk sistem yang paling
global yang berisi proses dan
umumnya berfungsi sebagai
sistem masukan yang
berhubungan dengan external
entity (admin).
Gambar 2. Diagram Konteks
Pengambilan data dalam
penelitian ini menggunakan beberapa
metode penelitian yaitu :
1. Penelitian kepustakaan
Dalam hal ini penulis
mengumpulkan informasi dari
buku-buku dan internet yang
berhubungan dengan masalah
yang diteliti, sehingga dapat
membantru penyelesaian masalah
ini.
2. Penelitian lapangan
Metode pengamatan secara
langsung ini digunakan untuk
mendapatkan data yang
dibutuhkan penulis dengan cara
terjun langsung kelokasi pen
elitian.
3. Metode Perancangan
Metode perancangan yang
akan digunakan dalam
membangun sistem arsip adalah
dengan menggunakan metode
waterfall seperti pada gambar
diagram di bawah ini :
Gambar 1. MetodeWaterfall
Metode waterfall adalah
metode perancangan berurutan
yang menggunakan proses
pendekatan secara sistematis
mulai dari level pendefinisian
kebutuhan sistem sampai dengan
maintenance.
PERANCANGAN SISTEM
1. Data Flow Diagram
Data flow diagram
merupakan diagram aliran data
yang menggambarkan bagaimana
data diproses oleh sistem. Selain
itu Data flow diagram (DFD)
menggambarkan notasi- notasi
aliran data di dalam sistem.
a. DFD Level 0
Dalam Data flow
diagram Level 0 ini merupakan
bentuk sistem yang paling
global yang berisi proses dan
umumnya berfungsi sebagai
sistem masukan yang
berhubungan dengan external
entity (admin).
Gambar 2. Diagram Konteks
HASIL DAN PEMBAHASAN
1. Form Menu Utama
Form menu utama
merupakan form yang pertama
kali muncul saat program
dijalankan. Dalam form menu
utama terdapat 3 toolbar yaitu
beranda, data dan surat. Namun
yang pertama kali aktif adalah
toolbar beranda yang akan
digunakan admin untuk login.
Gambar 3. Form menu utama
2. Form Login
Form login digunakan untuk
menjaga agar tidak sembarang
orang bisa mengakses aplikasi ini.
Gambar 4. Form login
3. Form Pengaturan Program
Dalam form ini terdapat 4
tombol yaitu wajah yang
digunakan untuk mengganti
background, buka file teks,
simpan digunakan untuk
menyimpan data penggaturan
yang sudah diinputkan, dan
tombol tutup yang digunakan
untuk menutup form pengaturan
program.
Gambar 5. Form pengaturan
program
4. Form Surat Masuk
Form surat masuk
digunakan untuk memasukkan
data-data surat masuk yang masuk
kepada Kelurahan Jeruk.
Gambar 6. Form surat masuk
5. Form Surat Keluar
Form surat masuk
digunakan untuk memasukkan
data-data surat keluar yang keluar
dari Kelurahan Jeruk.
Gambar 7. Form surat keluar
6. Hasil Laporan Surat Masuk
Form hasil laporan surat
masuk digunakan untuk melihat
data-data surat masuk yang masuk
dari Kelurahan Jeruk.
Gambar 8. hasil surat masuk
7. Hasil Laporan Surat Keluar
Form hasil laporan surat
keluar digunakan untuk melihat
data-data surat keluar yang masuk
dari Kelurahan Jeruk.
Gambar 9. hasil surat keluar
8. Hasil Laporan Agenda Surat
Masuk
Form hasil laporan agenda
surat masuk digunakan untuk
melihat semua data-data surat
masuk yang masuk dari
Kelurahan Jeruk.
Gambar 10. Hasil laporan agenda
surat masuk
9. Hasil Laporan Agenda Surat
Keluar
Form hasil laporan agenda
surat keluar digunakan untuk
melihat semua data-data surat
keluar yang masuk dari Kelurahan
Jeruk.
Gambar 11. Hasil laporan surat
keluar
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Aplikasi pendataan arsip
dan administrasi yang telah dibuat
akan dilakukan pengujian untuk
mengetahui kelebihan dan
kekurangan dari aplikasi ini.
Pengujian dilakukan dilakukan dua
tahap yaitu dari penulis dan
pengujian dari mahasiswa atau
petugas instansi. Aplikasi pendataan
arsip dan administrasi yang sudah
berjalan sebagaimana mestinya,
pengujian dan penilaian dilakukan
oleh mahasiswa dan petugas
kelurahan. Pengujian dan penilaian
itu meliputi : aplikasi, tampilan,
data/informasi, kelengkapan menu,
aplikasi keseluruhan. Berikut ini
merupakan data yang didapatkan dari
20 user atau pengguna.
Tabel 1. Tabel Kuisoner
Berdasarkan hasil yang
diperoleh dari 20 user atau pengguna
maka dapat dilihat mengunakan
grafik sebagai berikut:
Gambar 12. Grafik Hasil
Pengujian
KESIMPULAN
Berdasarkan uraian dari
perancangan dan pengujian sistem
maka dapat diperoleh kesimpulan
sebagai berikut :
1. Aplikasi pendataan arsip dan
administrasi di Kelurahan Jeruk
05
1015
Aplik
asi
tam
pila
nDa
ta /…
Kele
ngka
pa…
Aplik
asi…
Hasil PengujianAplikasi
SangatSetuju
Setuju
Tidak Setuju
Tidak Setuju
dengan Java NetBeans untuk
pengarsipan di Kelurahan Jeruk
telah berhasil dikembangkan,
sehingga dapat membantu
mempermudah petugas dalam
melakukan pengarsipan dan
pencetakan laporan.
2. Aplikasi ini hanya terdiri dari satu
user dan meliputi beberapa menu
yaitu pengaturan program, atur
user, data pengguna, data instansi,
data unit kerja, data klafisikasi,
surat masuk, surat keluar, tabel
data keluar, agenda surat, laporan
surat masuk, laopran surat keluar,
laporan agenda surat masuk, dan
laporan agenda surat keluar.
DAFTAR PUSTAKA
Iman, Nurul. (2013). Perancangan dan Implementasi Aplikasi Pengarsipan Jual-
Beli Tanah Kantor Desa Condongcatur. Yogyakarta : Jurusan Sistem
Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Teknik Informatika dan
Komputer.
Nuraida, Ida. (2008). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta :
Kanisius.
Prastyo, Suparmo. (2008). Sistem Informasi Pendataan Penduduk Pada Kantor
Kepala Desa Ujungsari Kabupaten Tegal. Semarang : Jurusan Teknik
Informatika Teknologi Industri, Universitas Islam Sultan Agung.