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PÓS-GRADUAÇÃO EMGESTÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS
ricardo. [email protected]
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Gerenciamentodas
Comunicações
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PÓS-GRADUAÇÃO EMGESTÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS
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Mestre em Ciências Empresariais, Pós-Graduado emDocência do Ensino Superior, especialista em GestãoEstratégica; graduado em Administração de Empresas;atua como Consultor, Coach Empresarial e Prof. emProgramas de graduação e pós-graduação.Conferencista e facilitador em cursos sobre GestãoEstratégica, Gestão de Projetos, Jogos e Produtividade.
Consultor Empresarial em Planejamento Estratégico,Gestão e Produtividade. Diretor de Marketing da IPMABrasil. Diretor executivo da Pitágoras do Brasil e daP&D Consulting.
Prof. Ricardo Soares
Comunicações
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Objetivos da Disciplina
Capacitar o participante a: conectar os diversos stakeholders apesar de seus diferentes interesses e culturas para atenderos objetivos do projeto, fornecer as ligações críticas entre
pessoas e informações necessárias para comunicações bemsucedidas, garantir a geração, disseminação, armazenamento,recuperação e descarte de informações do projeto assimcomo manter as partes interessadas “alinhadas”.
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PÓS-GRADUAÇÃO EMGESTÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Mapa de Trajeto
• Comunicações e a geração de valor em projetos;• A influência da comunicação sobre os elementos de
competência para a gestão de projetos;
• A comunicação do gerente de projeto;• O gerenciamento das comunicações em projetos;• Uma análise detalhada dos fatores críticos de sucesso das
comunicações em projetos: comportamento, estrutura,conteúdo, forma e ferramentas.
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PÓS-GRADUAÇÃO EMGESTÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS
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Realidade de captura de benefícios
• “ Deficiência em capturar benefícios disperdiça
cerca de 50% de projetos governamentais” . (OGC)
• Maioria dos grandes empreendimentos atrasa eestoura orçamento e nunca atende aexpectativas.( Daniel Kahneman)
• “Mais de 70% de iniciativas de mudança falha ementregar os benefícios pretendidos.” ( John Kotter )
® 2013 Farhad Abdollahyan 6
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Integração de Projeto
•Planejamento•Controle de MudançaIntegrado
Escopo do Projeto
• Planejamento•Definição•Verificação•Controle de Mudança
Tempo do Projeto
• Definição,Seqüenciamento, estimaçãoe controle de atividades
Custo do Projeto
• Planejamento deRecursos, Estimativas econtrole de custo
Qualidade do Projeto
• Planejamento, garantia econtrole da qualidade
Recursos Humanos doProjeto
• Planejar, adqüirir edesenvolver times deprojeto
Riscos do Projeto
• Planejar e gerenciar•Monitorar e controlar
Aquisições do Projeto
•Planejar aquisições;•Planejar solicitações;
Comunicações do Projeto
• Planejar comunicação edistribuição de informações•Reportar desempenho
Áreas de Conhecimento
RECURSOS HUMANOS
AQUISIÇÕES
CUSTO
COMUNICAÇÕES
TEMPO
ESCOPOQUALIDADE
INTEGRAÇÃO
RISCOS
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Integração de Projeto
– Planejamento – Controle de Mudança
Integrado
Escopo do Projeto
– Planejamento – Definição – Verificação
– Controle de Mudança
Tempo do Projeto
– Definição,Sequenciamento,
estimação econtrole de atividades
Custo do Projeto
– Planejamento deRecursos, Estimativas e
controle de custo
Qualidade do Projeto
– Planejamento, garantia econtrole da qualidade
Recursos Humanosdo Projeto
– Planejar, adquirir edesenvolver timesde projeto
Riscos do Projeto
– Planejar e gerenciar
– Monitorar e controlar
Aquisições do Projeto
– Planejar aquisições; – Planejar solicitações;
Comunicações do Projeto
– Planejar comunicação edistribuição deinformações
– Reportar desempenho
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Áreas de Conhecimento
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Olho da Compêtencia
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Dando um zoom
no olho da competência
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Habilidades Gerenciais
Comunicação
Resolução deproblemas
Influência naorganização
NegociaçãoLiderança
HABILIDADES
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PÓS-GRADUAÇÃO EMGESTÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS
• A informação deve ser clara, não ambígua, integra,entendível
• Deve levar em consideração o que, como, quando, de que
forma, e para quem informar desempenho de projeto• A Comunicação pode ser:
– escrita ou oral, escutada ou falada;
– interna (c0laboradores) ou externa (cliente, mídia,
público); – formal (relatórios) e informal (reuniões e bate papos);
– vertical e/ou horizontal.
Comunicar
Habilidades Gerenciais
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• Para tal torna- se importante:
– A escolha do melhor canal de comunicação;
– Adequar o estilo ao público alvo;
– Capacitar-se em Técnicas de Apresentação;
– Saber utilizar adequadamente a linguagem corporal;
– Conhecer técnicas de persuasão e de gestão deconflito;
– Etc.
ComunicaçãoHabilidades Gerenciais
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Absenteísmo
(CLT) ART. 473 - O EMPREGADO PODERÁ DEIXAR DE COMPARECER AO SERVIÇO SEM PREJUÍZO DO SALÁRIO:I - ATÉ 2 (DOIS) DIAS CONSECUTIVOS, EM CASO DE FALECIMENTO DO CÔNJUGE, ASCENDENTE, DESCENDENTE, IRMÃO OU PESSOA QUE,DECLARADA EM SUA CARTEIRA DE TRABALHO E PREVIDÊNCIA SOCIAL, VIVA SOB SUA DEPENDÊNCIA ECONÔMICA;II - ATÉ 3 (TRÊS) DIAS CONSECUTIVOS, EM VIRTUDE DE CASAMENTO;III - POR UM DIA, EM CASO DE NASCIMENTO DE FILHO NO DECORRER DA PRIMEIRA SEMANA;
IV - POR UM DIA, EM CADA 12 (DOZE) MESES DE TRABALHO, EM CASO DE DOAÇÃO VOLUNTÁRIA DE SANGUE DEVIDAMENTECOMPROVADA;V - ATÉ 2 (DOIS) DIAS CONSECUTIVOS OU NÃO, PARA O FIM DE SE ALISTAR ELEITOR, NOS TERMOS DA LEI RESPECTIVA.VI - NO PERÍODO DE TEMPO EM QUE TIVER DE CUMPRIR AS EXIGÊNCIAS DO SERVIÇO MILITAR REFERIDAS NA LETRA "C" DO
VIII - PELO TEMPO QUE SE FIZER NECESSÁRIO, QUANDO TIVER QUE COMPARECER A JUÍZO.IX - PELO TEMPO QUE SE FIZER NECESSÁRIO, QUANDO, NA QUALIDADE DE REPRESENTANTE DE ENTIDADE SINDICAL, ESTIVER
PARTICIPANDO DE REUNIÃO OFICIAL DE ORGANISMO INTERNACIONAL DO QUAL O BRASIL SEJA MEMBRO. ART. 65 DA LEI Nº 4.375, DE17 DE AGOSTO DE 1964 (LEI DO SERVIÇO MILITAR).VII - NOS DIAS EM QUE ESTIVER COMPROVADAMENTE REALIZANDO PROVAS DE EXAME VESTIBULAR PARA INGRESSO EMESTABELECIMENTO DE ENSINO SUPERIOR.“A prática reiterada de faltas injustificadas ao serviço configura o comportamento desidioso. Com efeito, a desídia do empregadoprejudica a empresa, e, se ele, mesmo sendo advertido, continuar demonstrando a mesma falta de interesse pelo trabalho, pode oempregador fazer uso da pena máxima, despedindo-o por justa causa, nos termos das alíneas a e b do art. 482 da CLT.”
ATENÇÃO
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PÓS-GRADUAÇÃO EMGESTÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Processos do Gerenciamento das Comunicações
Identificar aspartes
interessadas
Gerenciar asexpectativasdas partes
interessadas
Planejar asComunicações
Distribuir asinformações
Reportar odesempenho
Monitoramentoe controleExecuçãoPlanejamentoIniciação
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Responsabilidades do Gerente de Projeto
• Iniciação• Identificar as partes interessadas• Garantir o entendimento da demanda
• Planejamento
• Definir as atividades e atribuir responsabilidades• Comunicar a apresentação do plano
• Execução• Coordenar as atividades• Manter a equipe informada gerenciando a comunicação
• Controle• Aferir o cumprimento do plano, agir corretivamente se necessárioreportando o desempenho
• Encerramento• Apresentar a documentação o projeto• Compilar, documentar e disseminar as lições aprendidas
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Processos do gerenciamento das comunicações do projeto:
http://escritoriodeprojetos.com.br/gerenciamento-das-comunicacoes-do-projeto.aspx
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Dando um zoom nos processos do gerenciamento das comunicações do projeto:
Segundo o Guia PMBOK®, planejar o gerenciamento das comunicações é o processo de determinar as necessidades de informaçãodas partes interessadas no projeto e definir uma abordagem de comunicação.
Com esse intuito, o GP deve:Conectar as partes interessadas respondendo suas necessidades de informação, gerando confiança e entusiasmo pelo projeto eestimulando trabalho em equipe e cooperação;
Agilizar a tomada de decisão disponibilizando a informação certa na hora certa para as pessoas certas;
Garantir o alinhamento entre as pessoas disponibilizando uma documentação resumida e eficiente, o que implicará em menosdiscussões e conflitos.
Abaixo algumas das melhores práticas do processo:Usar método 5W2H ;Adaptar a cultura e estrutura organizacional;Considerar os interesses individuais e de grupo, seus conflitos e repertórios;Validar o plano com os interessados;Determinar mecanismos de feedback e resolução de conflitos;Garantir meios adequados para resolução de problemas, distribuição de informações e controle de mudanças;Usar modelos e boas práticas já validadas pelo PMO;Preparar plano de comunicações já no kick-off e revisar sempre.
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What? O que? Qual informaçãoWhy? Por que? com qual propósito
Who? Quem é o responsável?Who? Para quem? Quem precisa da informação
When?Quando serão necessárias e qualperiodicidade
Where? Onde ocorrerão ou serão armazenadasHow?
Como? Template, Procedimento, BestPractice
Modelo de análise 5W2H adaptado (6W2H)
http://escritoriodeprojetos.com.br/planejar-o-gerenciamento-das-comunicacoes.aspx
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Dando um zoom nos processos do gerenciamento das comunicações do projeto:
Gerenciar as comunicações, chamado de distribuir as informações na quarta edição do Guia PMBOK®, é oprocesso de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto conformeplanejado.
Envolve todo o ciclo de vida da informação descrito no plano de gerenciamento da comunicação iniciando pelageração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação, até o descarte final da informação.Atenção especial nesse processo, pois, não adianta um bom planejamento sem uma boa execução.
O GP deve:
Manter todos na mesma página motivando a equipe, agilizando as decisões e minimizando os conflitos;Preocupar-se em responder as solicitações de informações não previstas;Garantir que ninguém alegue falta de conhecimento.
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PÓS-GRADUAÇÃO EMGESTÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Dando um zoom nos processos do gerenciamento das comunicações do projeto:
Controlar as comunicações é o novo processo do Guia PMBOK® quinta edição e tem como
objetivo controlar e monitorar as comunicações de modo a garantir que as necessidades deinformação das partes interessadas sejam atendidas.
EntradasPlano de gerenciamento do projeto Comunicações do projeto Registro das questões Dados sobre o desempenho do trabalho
Ativos de processos organizacionais
Ferramentas
Sistemas de gerenciamento da informação Opinião Especializada Reuniões Saídas
Informações sobre o desempenho do trabalho Solicitações de mudançaAtualizações do Plano de gerenciamento do projeto Atualizações dos Documentos do projeto Atualizações dos Ativos de processos organizacionais
Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo 10.3 Controlar as comunicações (Guia PMBOK®)
http://escritoriodeprojetos.com.br/plano-de-gerenciamento-do-projeto.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/comunicacoes-do-projeto.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/registro-das-questoes.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/dados-sobre-o-desempenho-do-trabalho.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/ativos-de-processos-organizacionais.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/sistemas-de-gerenciamento-da-informacao.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/opiniao-especializada.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/reunioes.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/informacoes-sobre-o-desempenho-do-trabalho.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/solicitacoes-de-mudanca.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/plano-de-gerenciamento-do-projeto.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/documentos-do-projeto.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/ativos-de-processos-organizacionais.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/ativos-de-processos-organizacionais.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/documentos-do-projeto.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/plano-de-gerenciamento-do-projeto.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/solicitacoes-de-mudanca.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/solicitacoes-de-mudanca.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/informacoes-sobre-o-desempenho-do-trabalho.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/reunioes.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/opiniao-especializada.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/sistemas-de-gerenciamento-da-informacao.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/ativos-de-processos-organizacionais.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/dados-sobre-o-desempenho-do-trabalho.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/registro-das-questoes.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/comunicacoes-do-projeto.aspxhttp://escritoriodeprojetos.com.br/plano-de-gerenciamento-do-projeto.aspx
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Tipo deinformação Objetivo Periodicidade Responsável Destinatário Meio
Matriz de Comunicações (exemplo)
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Plano de Gerenciamento das Comunicações (cont.)
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PÓS-GRADUAÇÃO EMGESTÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Uma análise detalhada dos fatorescríticos de sucesso das comunicações
em projetos: comportamento,estrutura, conteúdo, forma e
ferramentas.
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PÓS-GRADUAÇÃO EMGESTÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Para reflexão O que significacomunicação equais são seus
principaiselementos?
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PÓS-GRADUAÇÃO EMGESTÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS
O QUE É COMUNICAÇÃO (ETIMOLOGIA1)?
Comunicação[Do lat. communicatione.]
Ato ou efeito de emitir, transmitir e receber mensagens por meio
de métodos e/ou processos convencionados, quer através da
linguagem falada ou escrita, quer de outros sinais, signos ou
símbolos, quer de aparelhamento técnico especializado, sonoro
e/ou visual.
1. Fonte: Dicionário Aurélio Eletrônico Século XXI.
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PÓS-GRADUAÇÃO EMGESTÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS
MODELO DE COMUNICAÇÃO
Passos entre um emissor e um receptor, que resultam na transferência ecompreensão de um significado.
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PÓS-GRADUAÇÃO EMGESTÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Quem são osreceptores ecomo devemos
tratá-los?
Para reflexão
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PÓS-GRADUAÇÃO EMGESTÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Banco Bradesco queridoQuisto por mim e os meus
Tens sua morada paulistaBem na Cidade de Deus Vejam que bela homenagemO próprio Deus concebeuPara a sua cidadeO vosso Banco escolheuEu até que me poria
Em alta colina à bradarPeito banhado em verdadeBradesco em primeiro lugarMas venho por outro motivoO que findou meu sorrirPara por fim ao martírioUm favor vou lhes pedir
Plena falta de cuidadoDigna de um jabutiFazendo compras no mercadoO meu cartão eu perdi Antes que eu passe fomeFaço a solicitação Ao meu Banco preferido
PRECISO DE OUTRO CARTÃO!
Resposta da Central de Relacionamento
O internauta Mauro Junior publicou no perfil dobanco no Facebook:
Linguagem sintonizada
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PÓS-GRADUAÇÃO EMGESTÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS
• Linguagem dos resultadosEstratégico
• Linguagem dosresultados + Linguagemda execução
Tático
• Linguagem da
execuçãoOperacional
Linguagem em projetos
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PÓS-GRADUAÇÃO EMGESTÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS
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PÓS-GRADUAÇÃO EMGESTÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Em todo projeto existem algumas partes envolvidasprincipais:
• Gerência do projeto - indivíduo responsável pelagerência do projeto
• Cliente - indivíduo ou organização que fará uso doproduto do projeto.
• Organização executora - empresa cujos funcionários
estão mais diretamente envolvidos na execução .• Patrocinador - Indivíduo ou grupo, dentro da
organização executora, que provê os recursosfinanceiros para o projeto
PARTES ENVOLVIDAS NO PROJETO
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VISÃO AMPLIADA DOS STAKEHOLDERS
Gerente de projeto
Concorrentes
Fornecedores
Agencias de financiamento
Orgãos do governo
Grupos de consumidores
Comunidades locais
Acionistas
Proprietários
Cliente
Gerentes funcionais
Consultores
Colaboradores
Ó
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PÓS-GRADUAÇÃO EMGESTÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Que mensagensqueremos
transmitir e comotransmiti-las
corretamente?
Para reflexão
Ó Ã
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COMUNICAÇÃO & EMOÇÃO
Comunicação
Ó Ã
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PÓS-GRADUAÇÃO EMGESTÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS
O ato de comunicar requer responsabilidade e cuidado, pois
no momento em que transmitimos uma mensagem, já nãosomos mais donos das nossas palavras e expressões...
Ó Ã
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PÓS-GRADUAÇÃO EMGESTÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Albert Meharabian destaca que os aspectos não-verbais da comunicação interpessoal,
geralmente, têm maior influência no impacto total da mensagem do que os fatores verbais.
Fonte: UCLA – Universidade da Califórnia
LINGUAGEM CORPORAL (COMUNICAÇÃO NÃO-VERBAL)
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Obs.:Comunicação Telefônica18% palavras usadas82% tom de voz
Incongruência na comunicação
Ó Ã
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PÓS-GRADUAÇÃO EMGESTÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS
INFLUÊNCIAATENÇÃO + FLEXIBILIDADE
Capacidade de “ler”uma
outra pessoa, situação eevidências subjacentes.
É um sistema de radarhumano – uma
sensibilidade tanto àcomunicação verbal,quanto à comunicaçãonão-verbal.
Capacidade para mudarpara um outrocomportamento,dependendo do quãoatento você é em relaçãoàs evidências verbais e
não-verbais que a outrapessoa está lhe dando.
Influência Elaina Zuker
=
PÓS GRADUAÇÃO EM
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PÓS-GRADUAÇÃO EMGESTÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Para reflexão Quais são oscanais disponíveise como devemos
utilizá-los?
PÓS GRADUAÇÃO EM
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PÓS-GRADUAÇÃO EMGESTÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS
VISUAL
AUDITIVO
CINESTÉSICO
PNL
O Processo de comunicação começa com nossas percepções.Coletamos sensações, tanto externas (sentidos) como internas(sensações e emoções).
As pessoas utilizam 3 sistemas de representaçãoou canais de comunicação:
PÓS GRADUAÇÃO EM
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PÓS-GRADUAÇÃO EMGESTÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Para ser mais eficiente na comunicação com as outras pessoas,é fundamental que voce transmita as suas mensagens pelocanal predominante ou de mais fácil recepção do interlocutor.
Para se obter essa comunicação perfeita é necessário que sedescubra qual sistema representacional é o predominante naoutra pessoa.
Até você descobrir o predominante procure usar todos.Ou seja, sua apresentação pessoal, seu perfume, seus gestos,sua fala e linguajar..
A identificação e a escolha de canais preferenciais
de comunicação
PÓS GRADUAÇÃO EM
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PÓS-GRADUAÇÃO EMGESTÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS
A atenção maior para um folheto, indica a predominância visual.
A emissão de sons rítimicos, como bater da caneta na mesa, indica auditivo;
Manipulação de objetos e utilização de perfumes acentuados indica
cinestésicos, etc...
Observando os predicados utilizados na linguagem, na maioria dos casos haveráum paralelo com o sistema representacional predominante:
Visual: embaçado, filme, mapa,visível....
Auditivo: harmonioso, afinar, gritante, pausado,Rítmo, ...
Cinestésico: áspero, perfumado, doce vs. salgado, concreto, arranhar, ...
PNL e os canais preferenciais de comunicação
PÓS GRADUAÇÃO EM
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PÓS-GRADUAÇÃO EMGESTÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Se impressiona com imagens
Necessita visualizar algo
Sua fala apresenta imagens
A idéia não está clara para mim.
Eu enxergo este problema assim.
Visual
Preza as palavras
Se impressiona com o vocabulário
Sua fala apresenta sons
AuditivoIsto me soou muito bem.
Algo me diz para ter cuidado.
Se impressiona com gestos
Busca o contato corporal
Sua fala apresenta sensações
Você sentiu qual é o problema.
Tenho a sensação de que isto é bom.
Cinestésico
PNL e os canais preferenciais de comunicação
PÓS GRADUAÇÃO EM
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PÓS-GRADUAÇÃO EMGESTÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Os movimentos oculares são os indicadores maiseficientes para descobrirmos o sistemarepresentacional que o nosso interlocutor estáutilizando;“Estimuladas” as pessoas movem seus olhos na
direção onde encontrarão as informações
necessárias para representarem interiormente omundo exterior e produzirem as respostas e seu“mapa” da realidade.
PNL e pistas de acesso
PÓS GRADUAÇÃO EM
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O CÉREBRO
Raciocínio
Lógica
Memória
Dedução
Intuição
Fantasias
Criatividade
SonhosT
Lado Direito Lado Esquerdo
PNL
PÓS GRADUAÇÃO EM
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Para a direita
ConstruindoImagens Novas
Visual :olhos para cimaPara a esquerda
RecordandoMemóriasVisuais
Para a direita
SensaçõesCorporais e
Emocionais
Cinestésico: olhos para baixo
Para a esquerda
ConversandoConsigo Mesmo
Para a direita
ConstruindoNovosSons
Auditivo:Olhos para o ladoPara a esquerda
RecordandoMemóriasAuditivas
PNL e pistas de acesso
PÓS GRADUAÇÃO EM
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Identificação do canal de acesso:
1. Faça perguntas e observe as pistas que a outra parte apresenta;
2. Escute as frases que a outra parte fala ou gera;
3. Identifique os verbos, advérbios e adjetivos que usa;
4. Identifique qual sistema representacional está sendo sugerido poresses predicados;
5. O sistema indicado pela maioria dos predicados é o sistemapredominante.
PNL e pistas de acesso
PÓS-GRADUAÇÃO EM
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PÓS-GRADUAÇÃO EMGESTÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Rapport é o mesmo que sintonia,
ou seja, criar empatia instantânea com seu interlocutor.
É para se encontrar no mapa e não no território.
Objetivo criar o Rapport
PÓS-GRADUAÇÃO EM
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PÓS-GRADUAÇÃO EMGESTÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS
•A melhor comunicação é a que envolve informações sensoriais.
•As pessoas percebem semelhanças mais inconscientemente.
•Desarmonias e diferenças são percebidas mais conscientemente.
•Semelhanças aproximam as pessoas e estabelecem um ambientede concordância.
•Todo comportamento tem uma intenção positiva.
•Acompanhe, acompanhe, acompanhe e só então conduza. E asportas da influências se abrirão.
•Você pode fazer mais amigos em dois meses prestando atençãonos outros, do que em dois anos tentando fazer que os outrosprestem atenção em você.
O Rapport
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Para reflexão Para queutilizamos os
códigos?
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Para reflexão O que precisamosfazer paramelhorar a
comunicação?
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PÓS-GRADUAÇÃO EMÃ
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A maioria dos autores concorda que para sereficaz (útil e construtivo), o feedback deve ser:
•aplicável pelo receptor•neutro•específico•oportuno•direto e•objetivo
Gerenciamento do Feedback
PÓS-GRADUAÇÃO EMÃ
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Receita:
P -Uma fatia de pão(comentário Positivo).
N- Recheio, o ConteúdoNegativo que deve sercomunicado.
P- Palavras de incentivo àmelhoria . (fechamento
positivo)Ressaltar os pontos positivos, tende a causar um efeito agradável,
facilitando a aceitação da “correção”. A palavra final de estímulotem o poder curativo da ferida que o feedback corretivo deixa.
A técnica PNP do feedback
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Para reflexão Como devemosgerenciar ascomunicações em
runiões?
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A gestão das comunicação
em reuniões
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O Planejamento das comunicações em reuniões • Comunique o agendamento a tempo: evite reuniões intempestivas;• Avaliar a necessidade: só realize reuniões relevantes: nada de "cumprir
tabela“; • Defina e comunique o tipo e os objetivos da reunião: técnica, operacional,
deliberativa;
• Defina e comunique antecipadamente a pauta: preliminar e definitiva;• Defina os comunique os participantes: quem participa e quem apoia;• Escolha e comunique antecipadamente o local da reunião: ambiente
neutro e construtivo e conhecido de todos;• Escolha e comunique o lugar de cada participante: escolha relacional
estratégica;• Programe os recursos e o secretariado.
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GESTÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Mantenha a reunião sob controle!
- O presidente da reunião deve seguir uma agenda. Ascomunicações devem ser controladas para que o objetivo sejacumprido.
Seja assertivo - As reuniões devem resultar em decisões epontos de ação determinados. Em cada decisão comunique:
* O que deve ser feito.
* Quem deve fazer.* Como e quando e deve ser feito.
A comunicação no desenvolvimento da reunião
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• Comunique-se de forma a exercer a autoridade sem serautoritário!
• Coloque a pauta em um flip chart ou quadro na sala de
reuniões, e vá marcando os pontos discutidos e aconclusão sobre eles.
A comunicação no desenvolvimento da reunião (cont.)
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O secretariado
• Designe um secretariado para fazer os registros de forma a preservara memória das comunicações em um laptop durante a reunião. Éindicado que os participantes tenham ciência do que foi registrado e
possam opinar e fazer as correções necessárias antes do término dareunião.
• Para tanto, antes de encerrar a reunião o secretário deve serconvidado a ler suas anotações sobre as decisões tomadas, paracertificar-se de que todos os presentes têm o mesmo entendimentoe, se concordam com os registros da ata antes de sua divulgação.
A comunicação no desenvolvimento da reunião (cont.)
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Registro das comunicações: modelo de ata de reunião
Alguns itens mínimos que devem constar de uma ata ou registro dereunião:
• Tema da reunião;
• Motivo da sua realização;
• Data, horário, duração e local em que se realizou;
• Quem a conduziu (se for o caso), quem secretariou e quem estevepresente;
• Tópicos discutidos e decisões tomadas
• Para cada decisão registrada, idealmente deve constar qual será apróxima ação e quem entre os presentes é o responsável por ela.
A comunicação no desenvolvimento da reunião
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Comunicação no encerramento da reunião. (Cont.)
Comunique a próxima reunião: mesmo que já esteja agendada,volte a anunciá-la.
Comunique sobre a ata: informe quando estará disponível, comoserá enviada ou disponibilizada.
Abra a palavra para considerações finais: verifique se alguémtem comentários adicionais sobre os temas que estiveram empauta.
Encerre com uma mensagem positiva: Pouca gente gosta de
reuniões. Agradeça a todos por sua participação, deixe claro ovalor do da presença e do comprometimento de cada um,reforçando a importância do que foi discutido.
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Para reflexão O que devemosfazer pararegistrar nossas
mensagens?
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Gerência das Comunicações do ProjetoDeterminar as informações ecomunicações necessárias paraas partes interessadas: quem,qual, quando e comoela será fornecida.
Disponibilizar as informaçõesnecessárias para as partesinteressadas de uma maneira
conveniente.
Coletar e disseminar asinformações de desempenho,incluindo relatórios de situação,medição de progresso e previsões.
Gerar, reunir e disseminarinformações para formalizar aconclusão de uma faseou de todo o projeto.
Encerramento Administrativo
Relato de Desempenho
Distribuição das Informações
Processos necessários para assegurar que ageração, captura, distribuição, armazenamentoe apresentação das informações do projetosejam feitas de forma adequada e no tempo certo.
Planejamento das Comunicações
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Relatório de lições aprendidas
O relatório de lições aprendidas deve abordar questões significativas como:
• Que experiências importantes ocorreram durante o projeto?• Que expectativas foram cumpridas e quais não?
• Aonde fomos bem sucedidos e por que? (perspectiva interna, do negócio)
• Aonde fomos bem sucedidos e por que? (perspectiva externa, do cliente)
• Aonde falhamos, por que e quais foram as consequências? (perspectiva interna,do negócio)
• Aonde falhamos, por que e quais foram as consequências? (perspectiva externa,do cliente)
• Houve imprevistos ou surpresa negativas / positivas?
Formaliza todo o conhecimento adquirido durante a realização doprojeto, consolidando um processo de aprendizagem. Contemplam tanto as experiências bemsucedidas, bem como aquelas passíveis de aperfeiçoamento e envolvendo a equipe do projetoe demais stakeholders.
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Referências• Livros
– IPMA Brasil, Referencial Brasileiro de Competências, IPMA, 2012
– PMI, Guia PMBoK, 5ª edição, PMI.
– Turner, Rodney, The Handbook of Project-Based Management,Mc.GrawHill, 2009.
– Hurtado, M.V. da S., Gerenciamento das partes interessadas emprojetos, 1ª ed., Rio de Janeiro, Elsevier, 2014.
– Chaves, L.E., Neto, F.H.S., Pech, G., Carneiro, M.F.S., Gerenciamento daComunicação em Projetos, 2º ed., Rio de Janeiro, FGV Editora, 2010.
– Xavier, C.M. da S., Metodologia de Gerenciamento de Projetos, 3ª ed.,Rio de Janeiro, Brasport, 2014.
• Artigos & Estudos
– PMI, Estudo de Benchmarking Brasil, 2011, www.pmsurvey.org
PÓS-GRADUAÇÃO EMGESTÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS
http://www.pmsurvey.org/http://www.pmsurvey.org/
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Muito sucesso no gerenciamento dascomunicaçãoes nos projetos e na vida
i d @ li f j b