Arbeidsgiverpolitiske problemstillinger ved kommunesammenslåing
Gudrun Haabeth Grindaker
Prosjektleder/ rådmann nye Sandefjord
11. Februar 2016
Oppdraget
Den nye kommunen skal sikre alle innbyggere
gode tjenester der de bor
De beste tjenestene får vi ved å hente og
utnytte det beste fra hver kommune
1. januar 2017 legges Sandefjord, Andebu og
Stokke kommune ned. En helt ny kommune
etableres, med et velkjent navn – Sandefjord.
En ny, effektiv kommune med et sterkt
kompetansemiljø.
Tidslinjen-å bygge en kommune
Vedtak i KST 2014
Forhandling des 2014
Vedtak regj april
2015
Prosjekt-leder okt
2015 Nytt KST 19.10.16
1.1.2017
NAV
IKT, HR, Økonomi/ sak/arkivsystem
Ledergruppe og organisering av stabsfunksjoner
Saksfremlegg «konsekvenser for Nye Sandefjord»
Oppfølging temakomiteer
Informasjonsstrategi – egen sak
Kultur – møteplasser
Folkevalgte
Innbyggere
Ansatte
HR/ arbeidsgiverstrategi
Del-prosjekt
Hovedaktiviteter Leveranser Jan Feb Mars Apr Mai Juni Aug Sept Okt
Omstillings-dokument
• Etablere gruppe • Lage utkast • Lage
høringsdokument • Sende alle
fagforeninger • Arbeidsgruppe: ME,
TH, Roar (FF), Bente (UF)
• Utarbeide utkast
• Sammenfatte innspill arbeidsgiver/arbeidstaker
• Avtale til signering
Arbeidstid/ lønn
• Etablere gruppe og undergrupper
• Skille drøfting/forhandling
• Forhandle • Ansvarlig: ME/TH
• Særavtaler
• Lønn • Arbeidsvillkår
Organisering med-bestemmelse/vernetj.
• Etablere gruppe • Avklare omfang og
struktur på verne-tjenesten
• Avklare retningslinjer hovedtillitsvalgte
• Ansvarlig EF
• Utarbeide omforent løsning – i samsvar med omstillings-dokumentet
Krav iht AML • Etablere gruppe • Avklare hvilke krav
AML stiller til en virk-somhetsoverdragelse
• Ansvarlig ME
• Utarbeide aktivitetsliste
• Samsvare med omst. dokument
26.01.2016 Personal/HR prosjekterMandat: Fellesnemda 27.10.2016 - "Identifiserte
prosjekter"
Prosjekt Innhold
A. Kulturbygging Revy - SAmmen S lått!
Kommuneleker
Intern konkurranse
Felles arrangementer
Bruk av sosiale medier
Ny logo/grafisk profil på gaver/premier
Idrettsarrangement/fellesturer
Sosiale aktiviteter i egen avdeling
Bedriftsidrettslag, kunstforening
B. Ledersamlinger Kultur, identitet og ledelse
Tema - praktisk ledelse, stolte ledere, ledere som
rollemodeller
Personal/HR forum
Tentative prosjekter
- Praktisk ledelse (Konflikthåndtering, dokumentasjon,
oppfølging av sykmeldte, medarbeiderskap,
nyansattopplæring, ivaretakelse)
- Rekrutteringsopplæring
C. Ansattsamlinger 2016 - kultur og medarbeiderskap
Tema?
2) Bedriftshelsetjeneste
3) Arbeidsavtaler/personalmapper
4) Krav i arbeidsmiljøloven(ved virksomhetsoverdragelse)
6) Forsikringsordning
1.1 Ansvar og myndighet Delegasjonsreglement, minstelønnsfastsettelse,
reglement for administrasjonsutvalg, regler for
attestasjon og anvisning, organisasjonskart for
kommunen
1.2 Etiske retningslinjer Formål og retningslinjer
1.3 Varsling Rutiner for varsling, undersøkelsesplikt, gjengjeldelse
1.4 Seniorpolitikk
Handlingsplan for lifsfaseorientert politikk,
utviklingssamtaler
1.5 Medbestemmelse Retningslinjer for tillitvalgtstruktur, permisjon til tv
1.6 OU-midler Oppfordring til ledere/tv
1.7 Arbeidsreglement Formål og reglement
2. Tilsetting
2.1 Før utlysing
2.2 Utlysing
2.3 Søknadsbehandling
2.4 Tillitsvalgtes medvirkning ved tilsetting Ansettelsesutvalg, prosedyrer
2.5 Vurdering av kandidater
2.6 Vedtak
2.7 Tilbud
2.8 Arbeidsavtale
2.9 Introduksjon av nytilsatte
2.10 Oppfølging i prøvetiden
3. Regler om arbeidstid
3.1 Alminnelig/ordinær arbeidstid Sankthansdagen
3.2 Redusert arbeidstid Ingen lokale retningslinjer
3.3 Arbeidstidsordninger
3.4 Pauser og arbeidsfri Ulike rutiner i kommunene
3.5 Natt- og helgearbeid Ingen lokale retningslinjer
3.6 Vakt- og beredskapsordninger Ingen lokale retningslinjer
3.7 Overtid og merarbeid Ingen lokale retningslinjer
4. Lønn og godtgjøring
4.1 Lønnssystemet Lokale særavtaler, kriterier for lønnsfastsettelse
4.2 Sentral minstelønn (HTA kapittel 4)
Lærlinger, alderspensjonister, avlønning av
høyskolestudenter
4.4 Lokal lønn (HTA kapittel 5) Ingen lokal retningslinje
4.5 Lederlønn
4.6 Fastsettelse av lønnsansiennitet Antisipert aldersstillegg, annsiennitetsskjema
4.7 Tilleggslønn Lokale funksjonstillegg, smusstillegg
4.8 Godtgjøringer
4.9 Praktisk lønnsarbeid Ingen info
4.10 Utbetaling og trekk i lønn
4.11 Lønnsutvikling
5. Personalutvikling
5.1 Kompetanseutvikling
5.2 Medarbeidersamtaler Årlig, mal, veiledning, konklusjonsark
5.3 Lederutvikling
Lederutviklingsprogram, rådmannens ledersamlinger 2x i
året
Fra Compilo:
6. Velferdstiltak
7. Helse, miljø og sikkerhet HMS håndbok, HMS i Compilo
7.1 Overordnet mål for HMS Ingen lokal info
7.2 Ansvar for HMS
7.3 HMS-rutiner
7.4 Databriller
Fra Compilo:
8. Ferie Veiledningshefte nr 10, arbeid i ferien
8.1 Feriefritid
8.2 Feriepenger
9. Sykefravær Rutine for oppfølging av sykefravær, IA avtalen
9.1 Egenmelding
9.2 Sykemelding fra lege
9.3 Hvem som har rett til sykepenger
Nytt arbeidsforhold i kommunen, bortfall av kommunens
forpliktelser,
9.4 Sykepengenes varighet og størrelse Sykepenger ved tiltrådt stillingen
9.5 Oppfølging under sykefravær
9.6 Arbeidstakere med redusert arbeidsevne NAV sandefjord ved AAP
10. Permisjon
10.1 Syke barn / barnepassers sykdom
10.2 Foreldrepermisjoner
10.3 Pleie av nærstående Velferdspermisjon
10.4 Utdanning
10.5 Militærtjeneste mv. Ingen lokal info
10.6 Offentlige verv Ingen lokal info
10.7 Tillitsvalgte Ingen lokal info
10.8 Velferdspermisjoner
11. Pensjon og forsikring
11.1 Tjenestepensjonsordning - TPO Ingen lokal info
11.2 Alderspensjon Ingen lokal info
11.3 Uførepensjon Ingen lokal info
11.4 Etterlattepensjon Ingen lokal info
11.5 Avtalefestet førtidspensjon (AFP) Ingen lokal info
11.6 Aldersgrenser Ingen lokal info
11.7 Ytelser etter dødsfall / gruppelivsforsikring Veiledningshefte 8
11.8 Yrkesskadeforsikring Veiledningshefte 8
12. Endring og opphør Ingen lokal info
12.1 Oppsigelse fra arbeidstaker Ingen lokal info
12.2 Oppsigelsesfrister Ingen lokal info
12.3 Disiplinære reaksjoner Hvam gir muntlig/skriftlig advarsler
12.4 Suspensjon Avgjørelsesmyndighet
12.5 Oppsigelse fra arbeidsgiver Avgjørelsesmyndighet
12.6 Oppsigelsesvern Ingen lokal info
12.7 Avskjed Avgjørelsesmyndighet
12.8 Saksbehandling ved oppsigelse og avskjed Ingen lokal info
12.9 Rutiner ved fratredelse Ingen lokal info
12.10 Omorganisering og nedbemanning Ingen lokal info
Iden
tifi
sert
e p
rosj
ekte
r (k
artl
eggi
ngs
gru
pp
e)
Pensjonsleverandører (kommunal, statens
pensjonskasse, landspensjonskasse), veiledningshefte 8)
Arbeidsmiljø og HMS, Amu og underutvalg, BHT, HMS
håndbok, HMS krav/lover og forskrifter/ håndtering av
trusler og vold, IA, kartlegging, Vernerunde,
risikovurdering, kjemikaliehåndtering, konflikthåndtering,
melding av uønskede hendelser, miljøfyrtårn, mål og
prinsipper, oppfølging gravide, oppfølging rusmiddelbruk
AKAN, oppfølging sykefravær, organisasjon og ansvar i
HMS arbeid, prosedyrer HMS håndbok, tilsyn
arbeidsmiljø, vernetjeneste
Beordring, lederkompetanse/opplæring, lederprinsipper,
verktøykasse, målekart, månedlig rapportering, sans for
ledelse,
Rutine for oppfølging av sykefravær, individuell
oppfølgingsplan i Sakopas
Retningslinjer for å prøve deg i annet arbeid (finnes også
som mailrundskriv), retningslinjer for permisjon i
forbindelse med engasjementer og spesielle oppdrag,
permisjon når en ikke skal over i annet arnbeid,
deltakelse i Norges Røde kors hjelpekorps og lignende
organisasjoner, feiring av religiøse og nasjonale
høytidsdager som ikke er offisielle etter norsk kalender,
avvik fra reglene personalsjef
oppfordrer til lik deling (handlingsplan for likestilling),
egenerklæringsskjema - barn/barnepassers sykdom,
veiledning
Veiledning for utarbeidelse av HMS handlingsplaner,
handlingsplanens struktur, vernerunder med
Refusjon ved bruk av briller i tjenesten, spesielle briller
ved skjermterminalarbeid, ødelagte briller under arbeid
Veiledningshefte nr 10, arbeid i ferien, søknad
omoverføring av ferie
Utbetalingsdato, ferietimeregnskap, søknad om
forhåndsregning av ferietrekk og feriepenger, søknad om
mindre avvikling av ferie fordi feriepengene ikke dekker
5 ukers feriefravær, søknad om mindre ferietrekk fordi
ferien helt eller delvis er avviklet hos tidligere
arbeidsgiver, tilbakebetaling av ferietrekk, fordi ferien
legges på flere arbeidsfrie dager enn forutsatt ved
normalt ferietrekk, ferietimeregnskap - erklæring fra
medarbeider
24 dager i en 12 mnd periode, inntil 8 dager, urettmessig
bruk, egenerklæring/fraværsmelding, veiledning - bruk av
egenerklæring
Meldeplikt pr telefon eller fremmøte første fraværsdag,
ikkemeldt fravær ingen sykepenger
Nytenkning; leder og medarbeiderskap,
medarbeiderundersøkelse basert på 10-faktor,
lederskole, praktisk ledelse, konflikthåndtering
Retningslinjer for opplæringsvirksomheten,
opplæringsbehov, opplæringsplaner, opplæringstiltak,
prioritering av utdannelser, nivå for utdanning,
frivillighetsprnsippet, ansvaret for
opplæringsvirksomheten, utdanningsstipend og
Retningslinjer, tiltak, oppmerksomhetsgaver,
bedriftsidrettslag, kunstforening, utlån av biler, maskiner
og materiell, pantelån i pensjonskasse, søknadsskjema
for lån, regler for bruk av rådhusets garasje
Grunnkurs for verneombud, vernetjenesten,
vernetjenestens oppgaver, AMU, AKAN,
Lønnsutbetaling, feriepenger, pensjoner,
utdanningspersonale, for mye utbetalt lønn, forskudd på
lønn/pensjon, retningslinjer for trekk i lønn ved for mye
utbetalt lønn
Lønnsvilkår for medarbeidere som pga sykdom blir
omplassert til lavere stilling
Elektronisk stemplingssystem, utarbeidelse av
turnusplan, avtale om gjennomsnittsberegning, fleksitid
Lønnspolitikk, lønnspolitisk målsetting,
lønnsadministrasjon, lønnsfastsettelse, lokale
forhandlinger
4.3 Utdanningsstillinger, unge arbeidstakere og
alderspensjonister
Egen minstelønnsoversikt, innplassering i forbindelse
med kompetanseforhold
Definisjon ledere og lønnsplassering, ordførerlønn,
godtgjørelse til folkevalgte, retningslinjer for frikort
Telefontjeneste, heldøgnelig og arbeidstid, særavtale om
arbeidstøy, bruk av musikkinstrumenter og utstyr,
retningslinje for bilgodtgjørelse, reiseregning og
kjørebok, godtgjøring for forelesning og undervisning ved
kurs
Rekrutteringspolitikk - kvalifikasjoner, intern vs ekstern
rekruttering, kvinner/menn, slekstskapsforhold, nedsatt
funksjonsevne, etnisitet, yrkesvalghemmet (ta inn nye
lover for diskriminering), deltidsstillinger, utenlandske
medarbeidere, lærlinger, rundeskjema,
Behovskartlegging, behov for ansettelse, intern/ekstern
rekruttering, direkte ansettelser, internutlysning for
søkere med fortrinnsrett, ekstern utlysning, fast eller
midlertidig tilsetting, enklere regler for ansettelser inntil
Hva skal fremkomme i stillingsannonser? Tips i tråd med
annonseringsstrategi, mal for stillingsannonser på nett
og i lokalaviser - bruk av sosiale medier, fagblader,
Ikke
-id
enti
fise
rte
pro
sjek
ter
Ansettelsesmyndighet, skjønn, innstilling/delt innstilling -
prosedyrer
Tilbudsbrev og maler (verktøy som produserer),
velkommenhefte, flyttegodtgjørelse
Sakopas (hehe), taushetsplikt, politiattest, retningslinjer
for databruk, annet? Rundeskjema
Introduksjon (leders sjekkliste - påbegynt),
ansvarliggjøring av leder
Egen rutine/prosedyre, 6 mnd/14 dager, dokumentasjon,
veiledning
Deltid, grupper som er unntatt fra reglene om arbeidstid,
arbeidstid for undervisningspersonale - lokale
arbeidstidsavtaler, særavtaler
Innvilgelse av foreldrepermisjon, varsel til arbeidsgiver,
fedrekvote, delt foreldrepermisjon, deltakelse på sosiale
arrangementer i foreldrepermisjonstiden, opptjeningstid,
rett til lønnet permisjon, adoptivforeldre, amming
Innvilgelse av permisjon, permisjon ved utdannelse og
opplæring, lønn under opplæringspermisjon, bindingstid,
stipend
Velferdspermisjon, deltakelse i Norges Røde kors
hjelpekorps og lignende organisasjoner, feiring av
religiøse og nasjonale høytidsdager som ikke er offisielle
etter norsk kalender, avvik fra reglene personalsjef
Anbudsprosess for å etablere en felles forsikringsordning
Sam
men
slåi
ngs
pro
sess
Etablering av felles medbestemmelsesapparat (herunder
vernetjenesten), utarbeide en tidsplan og en oversikt
over arbeidsområder, med tildelt ansvar, for å oppfylle
lovverkets krav
5) Felles personalpolitikk
/arbeidsgiverpolitikk
/arbeidsgiverstrategi (overordnet politikk må behandles i tråd med nye
Sandefjords delegasjonsreglement og gis en tilbørlig
folkevalgt behandling)
Utarbeidelse av personalpolitikk,
arbeidsgiverpolitikk/arbeidsgiverstrategi,
policydokumenter og nødvendige
retningslinjer/reglementer( antar etiske retningslinjer,
arbeidsreglement)
Se punkt 1. Arbeidsgiverpolitikk;
Offentlig og utvidet søkerliste, unntatt offentlighet, nytt
søknadssystem (elektronisk som samarbeider med sak
og arkivsystemet- for eksempel webcruiter?)
Rekrutteringshåndbok, kjønnsfordeling, handlingsplan for
likestilling, intervjuprosess, referansekontroll
1. Arbeidsgiverpolitikk (bør
inkluderes i prosjekt 5)
Kommunens mål, verdier, handlingsplan for likestilling,
samfunnstjeneste, ulønnet arbeid, praksisplasser,
trykkeri
Omstillingsdokument
Etablere utkast, sammenfatte innspill
arbeidsgiver/arbeidstaker, avtalr til signering, høringsfrist
tors 11.02.16
Anbudsprosess for å etablere en felles
bedriftshelsetjeneste
Valg av lønns og personalsystem, forberedelse av
overgang til felles system for å håndtere arbeidsavtaler
og personalmapper
1) Fremforhandling av betingelser
arbeidstid/lønn
Arbeidstid, utbetaling av lønn, særavtaler, og eventuelt
annet som er fremforhandlet
Se punkt 3. Regler om arbeidstid og punkt 4. lønn og
godtgjøring
Rådmann
Helse, sosial og omsorg
Oppvekst og kunnskap
Miljø og plan Næringsutvikling
og eiendom
Kultur, friluftsliv, by- og
stedsutvikling
Økonomi Assisterende
rådmann
Organisasjon og HR
Digitalisering og nye løsninger
Fem kommunalområder
• Samsvarende med politisk struktur
• Gråsoner utadrettede tjenester
• Krav til samhandling og samarbeid på tvers
• Noen gråsoner avklares før kommunalsjefer tilsettes, andre avklaringer kan vente
• Arbeidet med å etablere felles tjenester og utadrettet virksomhet starter for fullt når kommunalsjefer er tilsatt
• Økt oppmerksomhet på strategisk IKT-arbeid/ digitalisering og forholdet mellom tjenesteutvikling og IKT
Ansettelsesutvalg
• Forhandlingsutvalgets innstilling
• Sak om fullmakter
• Premisser for rekruttering av nye Sandefjord kommunes øverste ledelse
• Prosess vedrørende innplassering/ ansettelser av ledere i nye Sandefjord kommune
• Stillingsprofiler
«Kart» leder-
gruppe og stabs-
funksjoner
Samtaler, Kompe-tanse-
kriterier/ stillings-analyser
Ansettelses-utvalg
24.11
30.11
14.12
5.01
19.01
Intern rekr.
foretatt nivå 1
Ekstern rekr.
nivå 1
(Intern) rekr. nivå
2
November 2015
Desember 2015
1 halvår 2016
HR/ personalområdet
• Hva har vi av systemer, særavtaler, strategier, handlingsplaner?
• Hva er delegert til rådmannen, til ledere?
• Hva er kunnskapsgrunnlaget på personalområdet? • Arbeidsmiljø
• Medarbeidertilfredshet
• Sykefravær, alder, turnover mm
• HTV/ HVO • Frikjøp. Hovedorganisasjonene eller den enkelte organisasjon representert?
• Møteplasser
• Forholdet PSU/ FN
Ledergruppa
• Kompetanse, motivasjon og personlig egnethet
• Sammensetning av team med komplementære ferdigheter
• Ikke bare representere eget ansvarsområde, men ha felles ansvar for helheten
Prosess Nytt organisasjonskart
5: Igangsette delprosjekt
Mandat Fremdrift Deltakere
4: Innplassering nye ledere
Struktur fra hovedprosjekt benyttes Stillingsprofiler
3: Beslutning organisasjonskart
2: Forslag organisasjonskart
Involvere Vurdere
1: Mål for kommunalområdet
Sammenfatte eksisterende mål Utarbeide en målstruktur
Kommunalområde Oppvekst og kunnskap
1.feb
31.mars
Hva gjør vi videre
• Først avklare organisering og ledelse
• Deretter igangsette delprosjekt
• Ulik tilnærming og innretning i delprosjektene – noe vil bære mer preg av utviklingsprosjekt
• Bygge tillit gjennom åpenhet, involvering i utviklingsprosjekt
• Presisere/ tolke forhandlingsutvalgets innstilling • Politisk ansettelsesutvalg
• Rettskrav
• Tydelig ansvar og roller
• Ryddighet
• Spilleregler for prosessen
• Bygge system og struktur
• Åpenhet og dialog
• Forholdet PSU/ FN
Det kommer motstand og motstrategier..Vær beredt!
Informasjon i alle kanaler..
Verdier
•
Klare roller og ansvar - spillereglene
Mellom prosjektleder og dagens rådmenn
Mellom administrativt og folkevalgt nivå
Mellom dagens ledere og nye ledere
Mellom ledelse og tillitsvalgte
Men…. • Den formelle myndigheten overføres ikke før 1.1.2017
Problemstillinger/ fokusområder
• Organisasjonsstruktur
• Ledelse/ ledere
• Omstillingsavtale
• Samarbeidsstrukturer
• Organisasjonskultur
• Fullmakter/ delegeringsreglement
• Folkevalgtes arbeidsgiverrolle
• Overordnet arbeidsgiverstrategi
Prosjektleders ståsted
• Ta med det beste fra de tre kommunene • Praksis
• Kultur
• Grep
• Resultater
• Betydningen av at de som skal utføre må delta i utforming
• Tillit til faglige vurderinger – forventning om samhandling
• Prosesser griper inn i hverandre, og vi må tåle å ta beslutninger uten at alle fakta er kjent
• Arbeide for organisasjonens mål – delta i et faglig fellesskap
• Utvikling av faglighet og tjenester, og samtidig styringsdata og beslutningsgrunnlag for folkevalgte
Bygge felles kultur
• Felles kultur bygges gjennom oppmerksomhet på oppgaver
• Litt mindre «hvordan har vi gjort det», Litt mer «hvordan vil vi gjøre det»
• Møte og bli kjent. Ny ledelse
• Felles arenaer
• Felles aktiviteter
• Identitet, noen markeringer og aktiviteter, også gjennom tjenestene
Lederoppdraget
• Kvalitet – effektivitet- forutsigbarhet
• Bruker-/ elev-/ innbyggermedvirkning og involvering
• Medvirkning og involvering
• Struktur og systemer
• Etikk og prioriteringer
• Kvalitet - et lederansvar
Fremdrift – oppfølging av vedtak
Vedtatt fremdriftsplan
«det haster»
Legitimitet
Oppslutning
Resultat
Involvering, medvirkning,
prosesser
Det går ikke an å ikke rekke det! • Tydelige mål
• Klare ambisjoner
• Vilje og engasjement
Men….
• Tørre å gå videre selv om vi ikke har alle fakta • Ta beslutninger selv om beslutningsgrunnlaget kan være
mangelfullt • Rom for å gjøre feil • Bevissthet og risikovurderinger
Kompleksiteten og volumet
• En kommune er en svært kompleks organisasjon!
• Alt henger sammen med alt…
NAV
IKT-løsninger
Beredskap
Prostier
Seilingstider
Organisering
Fjernarkiv
Ledergruppe
Matrikkel
Brukere
Eldreråd
Nytt budsjett
Gevinster
Pluss 157 avtaler
unntatt IKT
Pluss ansatte som skal ha nye arbeidsavtaler
Kl § 23 nr 2 Vear
… Både sent og tidlig
Ja – det er mye å gjøre - VIPS
• Holde hodet kaldt!
• Mye har gått greit siden 1837 – det går nok bra i 2017 også
• Bestemme en rekkefølge - prioritere
• Tørre å ta beslutninger
• Ha det litt moro