Archidoc overviewArchidoc overview
ConcettiConcetti
ArchidocArchidoc
Sistema di gestione dell’informazione e di Workflow
collaborativo che integra funzioni di office automation con la
gestione di documenti in formato immagine e di dati.
Uso del documento in formato digitale al posto dell’originale
cartaceo.
Archivio centralizzato per informazioni gestite in modo
decentralizzato.
ConcettiConcetti
ArchidocArchidoc è la soluzione per il trattamento delle informazioni e dei documenti
dell’ufficio, che si integra al sistema informativo centrale dell’Azienda e ne
arricchisce e completa, tramite i documenti stessi, le informazioni, oltre a gestirne,
in modo facilitato, il flusso.
I documenti possono essere integrati in modo automatico alle procedure del
sistema informativo centrale e ai sistemi di posta o WEB, e, in modalità locale o
geografica, essere consultati, riprodotti, manipolati, smistati, spediti, riposti in
fascicoli, riconosciuti tramite OCR, trasmessi o ricevuti via fax od E-mail,
semplificando le attività e dando maggiore consistenza alle informazioni e alle
procedure aziendali.
Tutto, senza toccare un foglio di carta !
L’innovazione più interessante dal punto di vista aziendale è la
possibilità di avere più punti di raccolta dell’informazione su una
banca dati centralizzata con accesso decentralizzato alle informazioni.
Oggi molte informazioni inerenti allo stesso cliente sono sparse nei
diversi uffici, a seconda delle loro competenze.
Con Archidoc è possibile in qualsiasi istante recuperare tutti i
documenti relativi ad un Cliente, o una selezione di questi, da qualsiasi
punto operativo in cui ci si trovi.
ConcettiConcetti
Client ViewingUsers
(active OR effective) Hostlink client
Electronicsignature
Web Client (only active)
Spool (COLD) Base
(ASCII, AFP,Metacode)
1 scanner/1 utente:
Notes – MSMail I/F
Extended Mail
1 utente/1 utente Archidoc:
Scan Users (per speed type)
ERP client
Spool client
ArchidocLAN DB (view+web)
layerWeb Base
Sempre richiesto
Barcode
Se presente, allora attivo
Hostlink Base
ERP I/F (SAP, JDE)Base
OCR
SchemaSchema
Archidoc: gestione del ciclo documentiArchidoc: gestione del ciclo documenti
› Utilizzo di un’interfaccia standard Windows molto semplice.
› È integrato con gli strumenti di lavoro Windows.
› Interagisce dinamicamente con sistemi gestionali
(es. Richiamo di immagini dall’emulatore terminale collegato ad Host;
colloquio con SAP tramite Sap-link; con JdE, con ....).
› Migliora e garantisce il flusso dei documenti in ogni ufficio.
› Consente la realizzazione di un Workflow documentale e dei
processi aziendali tramite i documenti.
› Agevola la ricerca dei documenti archiviati e la strutturazione
dei fascicoli.
VantaggiVantaggi
› Migliora il servizio ai Clienti e la qualità del lavoro.
› Mette a disposizione al momento giusto e alle persone giuste i
documenti.
› Permette di mantenere l’azienda al passo con i continui mutamenti
informativi imposti.
› Distribuisce le informazioni in modo esaustivo e dinamico.
› Integra e sfrutta moduli informativi diversi.
› Dà sicurezza totale all’archivio dei documenti e al loro accesso.
VantaggiVantaggi
Funzionalità: inserimento documentiFunzionalità: inserimento documenti
I documenti possono essere inseriti:
› tramite scanner o fotocopiatrice digitale;
› importati da un’altra applicazione Windows;
› importati dai software gestionali in formato immagine e
tramite SPOOL;
› direttamente dal fax;
› direttamente da applicativi Office (Word, Excel, E-mail, ...).
› Serie completa di tool di ricerca (operatori logici AND,
OR, NOT, wildcard, etc.).
› Information retrieval dei documenti attraverso chiavi multiple di accesso.
› Ricerca anche per argomento, con chiavi ipertestuali (ogni parola di un
campo descrittivo diventa chiave di ricerca del documento stesso).
› Full text retrieval, con gestione thesaurus, etc.
› Possibilità di impostare modelli di ricerca per singolo utente.
› Estrema velocità e flessibilità nella ricerca.
Funzionalità: ricerca documentiFunzionalità: ricerca documenti
› Smistamento della documentazione verso Uffici ed Utenti.
› Registrazione e trasmissione di messaggi vocali.
› Creazione, spedizione, ricezione e stampa di fax.
› Integrazione con Lotus Notes, Microsoft Exchange, etc.
› Archiviazione automatica ed in batch di messaggi di posta
elettronica e dei loro allegati.
Funzionalità: postaFunzionalità: posta
› Protocollazione automatica e indicizzazione di documenti creati con le
funzioni di word processing integrato (es. Word, Excel etc.).
› Immissione chiavi di ricerca, immediata o in batch.
› Scansione batch con gestione del foglio separatore.
› Import generico: compilazione automatica delle chiavi acquisendo i
dati da un file di testo e importando le immagini collegate.
› Gestione del protocollo e della tenuta dei documenti aderente alle
normative AIPA (Autorità per l’Informatica nella Pubblica
Amministrazione).
› Firma elettronica e firma digitale.
Funzionalità: archiviazioneFunzionalità: archiviazione
› Definizione e gestione di gruppi di lavoro ed uffici, con assegnazione
delle varie funzioni e diritti.
› Accesso ai documenti tramite password differenziate.
› Creazione di archivi locali di pertinenza con documenti ordinati
logicamente (armadi, cassetti, fascicoli, etc.).
› Programmazione di smistamento documenti e flusso di lavoro.
› Documentazione del flusso e dell’iter del documento nei vari passaggi
tra uffici ed utenti.
› Stampa on line del protocollo di ciascun documento.
Funzionalità: amministrazione del Funzionalità: amministrazione del sistemasistema
Gestione immagini distribuiteGestione immagini distribuite
Mantenendo un unico database centralizzato è possibile acquisire da
scanner anche su sedi remote collegate alla rete con linee a bassa
velocità.
In automatico nei periodi di basso traffico il sistema copia le immagini
dalla periferia alla centrale, garantendo così rapidi tempi di accesso
sia dalle sedi remote che dalla centrale, grazie al sistema di cache.
Moduli opzionaliModuli opzionali
HostLinkHostLink
Permette di scambiare dati tra Archidoc ed un elaboratore centrale. Il
vantaggio è di mantenere un parallelismo fra i dati di un archivio
centrale e gli archivi di Archidoc.
L’opzione di collegamento tra Archidoc ed un emulatore di terminale
tramite HostLink permette di collegare le informazioni contenute nel
sistema Host con altre archiviate su PC o sul Server che contiene la
base dati di Archidoc, coniugando le caratteristiche dei due ambienti e
mantenendo la consistenza dei dati.
Moduli opzionaliModuli opzionali
SpoolSpool
Permette di archiviare documenti in formato spool provenienti da altri
sistemi, come ad esempio l’Host, indicizzandoli automaticamente.
La fincatura rimane separata e sovrapposta solo in fase di visualizzazione
e di stampa con enorme risparmio di spazio.
Il risultato è esteticamente come quello di una fotocopia del documento,
anche a colori.
La velocità di indicizzazione è di circa 150.000 pagine/ora. Possibilità di
compressione dei file di spool.
Moduli opzionaliModuli opzionali
Riconoscimento ottico (OCR) in linea, di parte o tutto il testo del
documento archiviato, con la sua trasformazione in file di testo.
Full Text: un documento può essere indicizzato in base al contenuto.
Barcode: lettura del barcode come foglio separatore e come chiave di
ricerca.
WEB: inserimento e consultazione tramite browser via Internet o
Intranet.
Moduli opzionaliModuli opzionali
Uffici del personaleUffici del personale
scannerscanner
gestionale (spool)gestionale (spool)
applicativoapplicativo WindowsWindows
archivioarchiviosmistamentosmistamento
Struttura logicaStruttura logica
gestionale (spool)gestionale (spool)
scannerscanner
applicativoapplicativo WindowsWindows
archivioarchivio
smistamentosmistamento
Uffici del personale
Un documento può Un documento può
andare andare
direttamente dallo direttamente dallo
scanner alla scanner alla
scrivaniascrivania
Spedizione su scrivaniaSpedizione su scrivania
gestionale (spool)gestionale (spool)
scannerscanner
applicativoapplicativo WindowsWindows
archivioarchivio
smistamentosmistamento
Uffici del personale
Un documento può Un documento può
andare andare
direttamente dallo direttamente dallo
scanner alla scanner alla
scrivaniascrivania
Spedizione su archivioSpedizione su archivio
in archivioin archivio
scannerscanner
gestionale (spool)gestionale (spool)
applicativoapplicativo WindowsWindows
archivioarchiviosmistamentosmistamento
Uffici del personale
ArchiviazioneArchiviazione
archivioarchivio
scannerscanner
gestionale (spool)gestionale (spool)
applicativoapplicativo WindowsWindows
smistamentosmistamento
Uffici del personale
Altri input vengono Altri input vengono
gestiti allo stesso gestiti allo stesso
modomodo
Import dati e spoolImport dati e spool
Utente 1
Uffici del personale
Utente 2
WorkflowWorkflow
La versione Client Server, grazie all’utilizzo di moduli nativi per i
vari sistemi operativi, garantisce ottime prestazioni, portabilità, sicurezza
nell’accesso ai dati ed integrità delle informazioni.
Installabile in ambiente Intranet ed Internet.
Possibilità di definire utenti remoti a cui estendere le funzionalità di
consultazione del database di documenti e di distribuzione delle
informazioni in modo efficace ed economico. Ricerca e consultazione dei
documenti tramite browser.
Principali caratteristichePrincipali caratteristiche
Supporto agli scanner più diffusi in commercio, quali SCAMAX, RICOH,
CANON, FUJITSU, BELL & HOWELL, KODAK etc., con utilizzo opzionale delle
schede di compressione .
L’utilizzo degli standard TWAIN permette la gestione di numerosi altri
scanner compatibili con questa tecnologia.
L’ampio numero di funzionalità presenti nella gestione degli utenti
permette di ricostruire l’intero organigramma aziendale.
Possibilità di abilitare/disabilitare per ogni utente o per gruppi di utenti tutte
le funzionalità presenti nel sistema. In ambiente Windows NT Server è
possibile definire il database utenti replicandolo direttamente da quello
definito per il “dominio” di appartenenza.
Principali caratteristichePrincipali caratteristiche
Il controllo tramite password, sia da personal computer sia da unità
di acquisizione, garantisce (anche a livello di singolo utente) la
riservatezza e l’accesso ai documenti di competenza.
Funzioni ad alto livello per la gestione dei volumi e per la
preparazione dei CD/DVD.
Utilizzo dei più diffusi supporti ottici: CD/DVD-Server, array di
CD/DVD, Juke Boxe, WORM, riscrivibili, che consentono di gestire in
linea decine di milioni di documenti o più.
Principali caratteristichePrincipali caratteristiche
Elenco delle caratteristiche che differenziano Archidoc dalla
maggior parte dei sistemi GED esistenti worldwide:
Gestione degli accessi e della sicurezzaGestione degli accessi e della sicurezza
Ogni Utente viene inserito all’interno dell’Organigramma, creato in
modo molto semplice, con struttura sia gerarchica che per ruoli o
gruppi funzionali, ed è dotato di una serie di autorizzazioni (oltre 30)
che possono essere concesse o negate, per le operazioni da
compiere nel sistema. L’accesso alle informazioni e alle attività è
quindi strettamente blindata alle regole concesse dal sistema.
Plus di ArchidocPlus di Archidoc
Elenco delle caratteristiche che differenziano Archidoc
dalla maggior parte dei sistemi GED esistenti worldwide:
Sicurezza: gestione dei file in modalità Client ServerSicurezza: gestione dei file in modalità Client Server
Oltre alle funzionalità di gestione dei dati in modalità File Server,
che è tipico di quasi tutti i sistemi, Archidoc (assieme a
pochissimi altri sistemi), gestisce anche i file e le immagini in
modalità Client Server. Ciò inibisce l’accesso ai file tramite il
sistema operativo, dando sicurezza all’accesso, oltre che
protezione verso accessi pericolosi non altrimenti gestibili (es.
verso chi vuole eliminare o modificare file in modo doloso).
Plus di ArchidocPlus di Archidoc
FULL TEXT originale integrato e velocissimoFULL TEXT originale integrato e velocissimo
Pur mantenendo una struttura SQL, (e quindi accessibilità alle
tabelle) il DBMS di Archidoc duplica i dati di classificazione del
documento in modalità di thesaurus, consentendo una ricerca full
text originale, molto potente, velocissima, semplice da usare, (es.
l’ operatore logico AND è espresso con uno spazio, l’OR con una
virgola, il NOT con un – (meno), ecc. La ricerca è strutturata
tramite un preprocessing delle query (il sistema analizza le
richieste e struttura la ricerca secondo la strada sempre più breve.
Funzioni di thesaurus accessibile, di limitazione ai tempi di
ricerca, agli item cercati ecc.
Plus di ArchidocPlus di Archidoc
Workflow collaborativoWorkflow collaborativo
Archidoc è dotato di un originale sistema di Workflow collaborativo,
che consente di strutturare il flusso di documenti all’interno di una
azienda in maniera molto semplice e flessibile, senza le rigidità e i
costi di impostazione di un Workflow classico (che pure è disponibile
con il tool Leonardo).
Il sistema consente di costruire velocemente l’organigramma
aziendale, le regole di visibilità e di azione sui documenti, le
spedizioni predefinite, con una sua posta interna che funziona sia in
Intranet che tramite WEB, con regole di autorizzazione semplici e
firma elettronica.
Plus di ArchidocPlus di Archidoc
LOG di tutte le operazioni compiuteLOG di tutte le operazioni compiute
Archidoc registra in un file facilmente accessibile e non modificabile
tutte le azioni che vengono compiute sui documenti e sui flussi.
È pertanto possibile sapere sempre, sia a livello di documento che di
Utente, chi ha fatto cosa e quando.
Ciò permette di monitorare le attività di ogni singolo flusso od
operazione.
Plus di ArchidocPlus di Archidoc
COLD integrato COLD integrato
Archidoc dispone del migliore COLD esistente sul mercato, sia per
l’elevatissimo livello di automazione nella creazione dei modelli,
ma anche per la velocità (circa 150.000 pagine/ora) nella
creazione dei documenti COLD, ma anche per l’estensione a tutti i
tipi di file (è l’unico che gestisce sia i file ASCII che METACODE
XEROX che AFP IBM). La visualizzazione dei file COLD è integrata
nel viewer standard mentre trasforma il file in TIFF o PDF on fly
quando la consultazione è tramite WEB.
Plus di ArchidocPlus di Archidoc
Funzione di smistamento Funzione di smistamento
È una funzione estremamente utile, che pochissimi sistemi hanno,
che consente di parcheggiare temporaneamente i file inseriti, in
attesa che o lo stesso inseritore, o altri allo scopo incaricati,
provvedano ad indicizzare e ad inoltrare alle persone interessate
quanto inserito nel sistema.
Ciò consente una estrema flessibilità ed efficienza nell’inserimento
dei documenti nel sistema.
Plus di ArchidocPlus di Archidoc
Gestione distribuita dei fileGestione distribuita dei file
Archidoc è dotato (caratteristica di pochissimi sistemi) della
funzionalità “immagini distribuite”. In sostanza, consente di
decentrare l’archiviazione dei file in una Intranet, laddove il
database dei dati resta centralizzato. Ciò consente estrema
efficienza sia nella scansione decentrata dei documenti, ma anche
un accesso velocissimo ai file, in particolare quelli immagine,
saltando le lentezze della rete.
Un sistema di allineamento notturno programmabile copia o sposta
i file nei vari server con politiche a scelta dell’Utente.
Plus di ArchidocPlus di Archidoc
Estrema semplicità di installazione e configurazioneEstrema semplicità di installazione e configurazione
Archidoc è dotato di un DBMS SQL ANSI standard (RDM) che è
embedded nel sistema. L’installazione è semplicissima ed automatica
e non necessita di skill sui database tipo Oracle o MS SQL.
La configurazione è altrettanto semplice e ad altissimo livello.
È unico tra i sistemi di livello elevato che si installa, configura, e si fa
mettere in funzione, istruzione operativa inclusa, in 2 o 3 giorni.
Ogni altro sistema concorrente, incluso il GALILEO di SIAV, necessita
di attività di almeno 1 mese o più per essere messo in esercizio.
Plus di ArchidocPlus di Archidoc
Estrema facilità ed intuitività all’usoEstrema facilità ed intuitività all’uso
Archidoc è un prodotto che ha 10 anni di vita, oltre 1.000
installazioni di livello, ed è stato creato dai suggerimenti
degli Utenti.
Sua caratteristica fondamentale è la semplicità, facilità ed
intuitività d’uso.
La sua ergonomia è stata curata fin nel minimo dettaglio, ed è
adatto ad essere usato sia da personale d’ordine, così come dai
manager che poco tempo possono dedicare all’istruzione su sistemi
complessi.
Plus di ArchidocPlus di Archidoc
Estrema completezza nelle funzioni, già disponibiliEstrema completezza nelle funzioni, già disponibili
Archidoc è dotato di una sua interfaccia diretta agli scanner, e da
una serie di opzioni già disponibili ed integrate veramente
impressionante che solo pochissimi sistemi hanno (alcune sono
addirittura esclusive) come Image Preprocessing, Host Link, Cold,
Barcode, Scan batch, OCR, Full Text, Workflow collaborativo, WEB,
Immagini distribuite, Interfaccia ad Host ed ai sistemi Office, Import
automatico Email, Fax, ecc. È tuttavia dotato di capacità di
programmazione esterna che può modificare ed aumentare le
funzionalità in base alle richieste del Cliente.
Plus di ArchidocPlus di Archidoc
Archidoc overviewArchidoc overview