Archivering en ontsluiting van digitale bestanden
Dirk KinnaesLIBIS – K.U.Leuven
18-04-2023 1Archivering en ontsluiting van digitale bestanden
Scope• We gaan het onderwerp niet in het algemeen behandelen,
maar we bekijken vooral de doelstellingen en concrete oplossingen die in de context van het LIAS-project zijn uitgewerkt
• We gaan vooral in op de resultaten van ons project, en minder op de voorstudie en productevaluaties
• We geven geen gedetailleerde technische beschrijvingen van de systemen, maar we illustreren een aantal concepten door middel van voorbeelden uit de praktijk
18-04-2023Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 2
Probleemstelling (1)• Archiefinstellingen worden steeds meer geconfronteerd
met “digital born” documenten, en met de vraag naar gedigitaliseerde archieven (“virtuele leeszaal”)
• Het archiveren / preserveren / ontsluiten hiervan stelt specifieke vereisten, o.m. vanwege de veelheid aan formaten en de technologische evolutie
• Archiefinstellingen hebben nood aan een geïntegreerde oplossing bestaande uit een systeem voor archiefbeschrijving en -beheer, en een digitaal depot
18-04-2023Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 3
Probleemstelling (2)• De vraag naar een digitaal depot beperkt zich niet tot
archiefinstellingen (vb. ook bibliotheken, onderwijsinstellingen), de vereisten zijn grotendeels (maar niet volledig) gelijklopend
• Dus: het digitaal depot moet ook op zichzelf inzetbaar zijn (los van het archiefsysteem), en moet geïntegreerd kunnen worden met andere systemen (vb. primo, aleph)
18-04-2023Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 4
Voorstudie (2004-2006)Vereisten / doelstellingen:• Geïntegreerde beschrijving van digitale en niet-digitale
bestanddelen• Beschrijven en bewaren van de logische samenhang
(verbanden) tussen de bestanddelen• Duurzame en beveiligde opslag, garanties m.b.t.
integriteit en authenticiteit• Werken volgens de geldende internationale standaarden
18-04-2023Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 5
Projectpartners• Algemeen Beheer K.U.Leuven• KADOC• Faculteit Theologie• Universiteitsarchief• Universiteitsbibliotheek • ICTS (servers, storage) • LIBIS (applicaties, databanken, …)
18-04-2023Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 6
Keuze Software (1)• Kiezen we voor eigen ontwikkeling?
– volledige controle over het pakket en de latere ontwikkelingen
– maar: grote personeelsinzet en investering voor programmering en onderhoud
18-04-2023Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 7
Keuze Software (2)• Kiezen we voor open source software?
– “gratis"– gedragen door community van gelijkgezinden– maar: beperkte beschikbaarheid specifieke software
• Kiezen we voor commerciële software?– “onmiddellijk” inzetbaar– maar: beperkte aanpasbaarheid– dus: belang van API’s (interfaces op applicatieniveau)
18-04-2023Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 8
MarktstudieGeen enkel product krijgt een voldoende op alle vlakken:• Of het zijn archiefbeschrijvingssystemen zonder veel
functionaliteit voor een digital repository• Of het zijn “digital asset management” systemen zonder
archieffunctionaliteit• Noodzaak om met 2 producten te werken• Integratie…
18-04-2023Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 9
Selectieprocedure• Productpresentaties, demo’s, bezoeken van archief-
instellingen• Opstellen van eisenbundel• Uitgebreide demo’s voor de producten op shortlist, en
bezoeken van archiefinstellingen die werken met deze systemen
• Uiteindelijk viel de keuze op combinatie van 2 producten:– ScopeArchiv (archiefbeschrijving en -beheer)– DigiTool (beheer en ontsluiting van digitale objecten)
18-04-2023Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 10
Archiefsysteem: ScopeArchivMotivatie:• Verst gevorderd systeem• Gemaakt voor archivarissen en door archivarissen• Talrijke referenties (vooral in Zwitserland en Duitsland,
maar vb. ook gemeentearchief van Amsterdam)• Firma bereid om integratie te realiseren met ODIS
(authority database) en met het digitaal depot
18-04-2023Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 11
Digitaal Depot: DigiToolMotivatie:• Product van Ex Libris• Integratie met andere producten: Aleph, Primo, …• Open interface (belangrijk voor integratie met
scopeArchiv, en met mogelijk andere systemen in de toekomst)
• “OAIS-compliant”• Recent: migratiepad naar Rosetta (nieuw preservatie-
systeem ontwikkeld door Ex Libris i.s.m. NLNZ)
18-04-2023Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 12
Integratie… (1)• Beide systemen worden gekoppeld in functie van een
aantal uses cases:– Koppelen van objecten in DigiTool aan onderdelen van een
archiefbeschrijving in ScopeArchiv (zoeken, selectie)– Geïntegreerde ingestprocedure (digitale bestanden +
archiefbeschrijving)
• De koppeling wordt gerealiseerd in samenwerking met Scope Solutions (ontwikkeling van plugin, en aanpassingen in web-interface)
18-04-2023Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 13
Integratie… (2)• Integratie tussen ScopeArchiv en ODIS (authority records)• Toegang tot bepaalde collecties in DigiTool via Limo (find
it, get it)
18-04-2023Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 14
Omvang van het project• Duur: ongeveer 3 jaar• Personeelsinzet: 2 vte (gemiddeld), vnl. bij KADOC,
Universiteitsarchief en LIBIS• Investering: > 500.000 € (alle partners samen)
18-04-2023Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 16
Hardware / Storage• Server/OS: HP/Linux• Storage: we maken gebruik van de centrale storage-
infrastructuur van ICTS (RAID 6), 3TB intieel, uitbreiding met min. ca. 6TB/jaar
• Alle documenten worden simultaan opgeslagen op 2 locaties (Heverlee + Gasthuisberg)
• De operationele uitbating, zijnde de monitoring, het onderhoud en het up-to-date houden van de infrastructuur gebeuren door ICTS
18-04-2023Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 17
Stand van zaken: ScopeArchiv• De integratie tussen ScopeArchiv en ODIS is klaar en in
productie• De firma Scope Solutions werkt verder aan de integratie
van scopeArchiv en DigiTool (versie 1 van plug-in is klaar)• Een werkgroep van archivarissen (KADOC, UA) begeleidt
de gefaseerde implementatie van ScopeArchiv• De invoerhandleiding voor ScopeArchiv is klaar (“WIP”)
18-04-2023Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 18
ScopeArchiv: modules• Aangekochte modules:
– Units of Description, Descriptors, Accessions, Containers, Locations, Loans, Reproductions, Partners, Dossiers, Documents, Events, Activities, Query
• In gebruik bij het Universiteitsarchief:– Units of Description, Descriptors, Containers, Loans, Partners,
Dossiers, Events, Query
• In gebruik bij KADOC:– Units of Description, Descriptors, Partners, Query
18-04-2023Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 19
Stand van zaken: DigiTool (1)• Installatie
– Voorlopig: 1 systeem (aleph08)– Later dit jaar: testsysteem + productiesysteem
• Proefprojecten (case studies)– Voor een deel zijn deze louter als test te beschouwen– Voor een deel gaat het al om productierijpe
toepassingen die later gewoon in de nieuwe productie-omgeving overgenomen worden
18-04-2023Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 23
Stand van zaken: DigiTool (2)• Afwerken van de lopende proefprojecten• Goedkeuring van het businessplan
– bepaalt de voorwaarden waaronder partners kunnen toetreden– gebruik Digitool– gebruik ScopeArchiv
• Integratie in Primo• Integratie met Transfer Assistant van ScopeArchiv (ingest)• Rosetta: implicaties/opportuniteiten voor LIAS?
18-04-2023Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 24
DigiTool: overzicht (1)• Tekst, beeld, audio, video• Ingest, beheer, ontsluiting, preservatie (cfr. Rosetta)• Manifestaties: 1 object → n manifestaties (1 zoekresultaat)
– master, afgeleide versies, vb. lagere kwaliteit en/of watermerk
• Metadata: 1 object (of manifestatie) → n metadata records– beschrijvend, rechten (eigendom, toegang), preservatie, technisch
(afhankelijk van mediatype), …
18-04-2023Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 25
DigiTool: overzicht (2)• Samengestelde objecten (METS) → 1 zoekresultaat
– vb. pagina’s uit een boek of album
• Ingebouwde viewers, per type van object (vb. METS)• Modulair: ingest, catalografie, collectiebeheer,
systeembeheer, …• Kan gekoppeld worden aan externe systemen (URL, API)• De deposit en approver modules hebben we niet
aangekocht
18-04-2023Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 26
Proefprojecten in DigiTool• Bibliotheca Imaginis Figuratae (ingescande boeken, fac.
Godgeleerdheid i.s.m. univ. Metz e.a.)• Affiches en foto’s (KADOC)• Fotoalbum (UA)• E-publicaties (KADOC)• Doctoraatsthesissen (K.U.Leuven)• Video (KADOC), Audio (KADOC)• Lopend: websites (Fac. Godgeleerdheid)• Lopend: eindwerken (bibliotheek Letteren)
18-04-2023Archivering en ontsluiting van digitale bestanden 27