Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018 1
ARCHIVISTICA INFORMATICA
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Definire la natura dell’archivistica informatica
Disciplina recente
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L’archivistica è una scienza che ha il
compito di elaborare i criteri che
sovrintendono alla corretta conservazione
dei documenti, alla loro descrizione
e al loro reperimento, sia a fini
giuridici e amministrativi che storici
e culturali
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L’archivistica informatica è l’evoluzione
dell’archivistica?
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L’archivistica informatica ha per oggetto gli archivi
in ambito digitale?
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L’archivistica è ormai da tempo chiamata a
confrontarsi, in maniera sempre più stringente, con la
tecnologia informatica nelle attività collegate alla
produzione, all’uso e alla conservazione dei
documenti
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Lo scenario di riferimento
– Rapporto tra archivi e informatica
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Archivi e informatica: gli ambiti di applicazione
Applicazioni tecnologiche agli archivi
Utilizzazione di risorse tecnologiche per gestire la
conservazione e la valorizzazione delle risorse
archivistiche
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In un primo tempo:
uso strumentale delle risorse tecnologiche nella gestione e nella valorizzazione degli archivi storici
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Archivi e informatica: gli ambiti di applicazione
Archivi informatici
Documenti informatici: uso dell’informatica
nell’intero ciclo vitale (produzione uso e
conservazione)
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In un secondo tempo l’informatica diventa essa stessa strumento per produrre archivi
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Il filo conduttore è quello della percezione dell’archivio come testimonianza giuridica e culturale dell’attività di qualsiasi soggetto e dell’esigenza di salvaguardare questa fisionomia, indipendentemente dagli strumenti e dai supporti che la veicolano
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Si dovrà superare la discontinuità tra archivi “vecchi” in cui i supporti e i modelli tradizionali prevalgono e archivi “nuovi” frutto dell’evoluzione tecnologica
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Tra gli uni e gli altri è necessario creare una sostanziale “continuità archivistica” Ma quale sarà la continuità? Continuità della memoria, garantita dalla corretta conservazione dei documenti, indipendentemente dal loro supporto e dalle modalità di produzione
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I temi da affrontare
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Sviluppo e diffusione delle tecnologie
dell’informazione e della comunicazione
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Cambiamenti e trasformazioni della nostra
società dovuti allo sviluppo e alla diffusione
delle tecnologie dell’informazione e della
comunicazione (ICT Information and
Communication Technology, ovvero
tecnologia dell’informazione e della
comunicazione)
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Cambiamenti profondi nella produzione e
organizzazione documentaria
Cambiamenti profondi nella produzione e
organizzazione documentaria
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Importanza dell’Archivistica nella società della
ICT
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Utilizzo da parte della Pubblica amministrazione e
delle imprese delle tecnologie dell’informazione e
della comunicazione (ICT) per erogare servizi
pubblici sempre più efficienti e facilmente
accessibili
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Ripresa dell’interesse verso l’archivistica, disciplina
per lunghissimo tempo trascurata all’interno delle
amministrazioni pubbliche, determinata dalla
riforma della Pubblica Amministrazione e dallo
sviluppo delle tecnologie ICT
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L’archivistica = organizzazione dei documenti nella
formazione di un archivio.
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Ruolo importante e di grande impegno della
figura dell’archivista:
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Da riordinatore esclusivamente di archivi storici
a
responsabile del servizio per la gestione
informatica dei documenti, dei flussi documentali
e degli archivi
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Gli ambiti di applicazione
1. – Applicazioni tecnologiche agli archivi storici
2. – Archivi informatici
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1. Inizialmente questo rapporto nasce
limitandosi ad un uso strumentale delle
risorse tecnologiche nella gestione e nella
valorizzazione degli archivi storici
2. Successivamente si dilata enormemente nel
momento in cui l’informatica diventa essa
stessa strumento per produrre archivi
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Colmare le distanze tra gli archivi storici in cui i
supporti e i modelli tradizionali prevalgono e gli
archivi informatici frutto delle innovazioni
tecnologiche
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Considerazioni sulle trasformazioni che gli archivi
in senso proprio stanno conoscendo
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Modelli di produzione, gestione e conservazione dei
documenti interamente informatici
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Non nuovi archivi avulsi dai sistemi documentari
preesistenti, ma evoluzioni naturali di sistemi con
cui raccordarsi in maniera armonica
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Il rapporto tra archivi e informatica deve partire
dalla
conoscenza dei concetti fondamentali
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Definizione di archivio:
La definizione di Casanova del 1928
“L’archivio è la raccolta ordinata degli atti di un ente o
individuo costituitasi durante lo svolgimento della sua
attività e conservata per il conseguimento degli scopi
politici, giuridici e culturali di quell’ente o individuo”
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Definizione di archivio:
La definizione di Cencetti del 1937:
“L’archivio è il complesso degli atti spediti e ricevuti da un
ente o individuo per il conseguimento dei propri fini o per
l’esercizio delle proprie funzioni”
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Definizione di archivio:
Leopoldo Sandri definisce l’archivio
“il complesso delle scritture per il cui mezzo si è
esplicata l’attività pratica di un istituto o di una
persona, reciprocamente legate da un vincolo
determinato dalla natura e competenza dell’ente o
persona cui quelle scritture si riferiscono”.
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Definizione di archivio:
Valenti:
Distinzione tra “Archivio in senso proprio” e “Archivio in senso lato”
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Definizione di archivio:
Valenti:
“Archivio in senso proprio”
complesso delle scritture o altre forme di documentazione
prodotte e ricevute o comunque acquisite da un ente, istituto,
ufficio, individuo o famiglia, durante l’esercizio dell’attività
svolta per l’espletamento delle proprie funzioni e/o per il
raggiungimento delle proprie finalità pratiche
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Definizione di archivio:
Valenti:
“Archivio in senso lato”
Unione confluenza o concentrazione di vari archivi in
senso proprio
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Definizione di archivio:
ISAD (1999)
“L’insieme organico dei documenti
archivistici, senza distinzione di
tipologia o di supporto, formati e/o
accumulati e usati da una
determinata persona, famiglia o
ente nello svolgimento della propria
attività personale o istituzionale”
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Gli strumenti tradizionali per la formazione degli
archivi
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Organizzazione e tenuta dell’archivio
Nozioni fondamentali
Archivio
Corrente
Di deposito
Storico
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Archivio corrente
Archivio di deposito
Archivio storico
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Le attività per la formazione e tenuta dell’archivio
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Protocollazione
Classificazione
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La registrazione dei documenti.
Origine ed evoluzione
Gli scopi della registrazione
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Gli elementi della registrazione di protocollo
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Titolario
Evoluzione della funzione di classificazione
Obiettivi specifici della classificazione
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Il fascicolo
Organizzazione dei fascicoli
L’indice di classificazione
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Il quadro normativo
Legge 241/1990
Decreto legislativo 29/1993
Decreto legislativo 39 del 12 febbraio 1993
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Dall’AIPA al CNIPA
Leggi Bassanini
Legge 15 marzo 1997, n. 59
Dpr n. 513 del 10 novembre 1997
Dpr. n. 428 del 20 ottobre 1998
Dpcm. 8/2/1999
Dpcm. 31 ottobre 2000
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D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445
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Codice dell’amministrazione digitale
d. lgs. 82/2005
Nuovo codice dell’amministrazione digitale
d. lgs. 235/2010:
Formazione gestione trasmissione e conservazione dei
documenti
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Documento elettronico
Analogico
Digitale
Informatico
Formati dei documenti
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Protocollo informatico
Aree organizzative omogenee
Tre livelli di realizzazione
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Il nucleo minimo di protocollo
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La gestione informatica dei documenti
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I flussi documentali
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Servizio archivistico per la tenuta del protocollo
informatico
Responsabile del protocollo informatico
Il manuale di gestione
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La registrazione di protocollo
La segnatura
La classificazione
L’assegnazione
La fascicolazione
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1. Workflow
2. Firma digitale
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1. Comunicazioni
Internet - Intranet
Siti internet della P.A.
Interoperabilità
Posta elettronica
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1. Standard di descrizione archivistica
ISAD
ISAAR
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1
Definizione di archivio
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2
Ogni persona, nel corso della propria vita,
ogni istituzione, nello svolgersi della propria attività,
produce una mole di documenti che rappresentano nel
tempo fatti, avvenimenti, relazioni
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che hanno avuto luogo nella vita di quell’individuo o
di quella istituzione e di cui si è voluto tenere una
traccia fisica in quanto testimonianza e memoria
durevole della propria attività
3 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
4
Documenti si sono uniti a documenti, dando vita agli
archivi come sedimento fisico della memoria
4 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
5
Documenti che possono essere costituiti
da un insieme di materiali,
per lo più scritti su supporto cartaceo,
legati tra loro da una rete di relazioni
5 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
6
6 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
7
Gli archivi sono, quindi, la sedimentazione
documentaria dell’attività umana come attività pratica
di relazioni e ci forniscono gli elementi per ricostruire
e interpretare la storia di chi li ha prodotti e dei modi
in cui ha deciso di documentare se stesso e
organizzare la sua memoria
7 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
8
La funzione prevalente della documentazione
archivistica è di natura pratica:
è memoria-autodocumentazione (Zanni Rosiello) per
chi la produce
8 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
9
La definizione di Casanova del 1928
“L’archivio è
la raccolta ordinata degli atti di un ente o individuo,
costituitasi durante lo svolgimento della sua attività
e conservata per il conseguimento degli scopi politici,
giuridici e culturali di quell’ente o individuo”
9 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
10
Raccolta di atti
Insieme organico di documenti collegati fra loro da un
rapporto di causa-effetto
Raccolta ordinata
Strutturata e conservata in modo coerente e
accessibile alla consultazione
10 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
11
Inoltre:
I documenti:
provengono dall’attività di un ente o di un
individuo
si formano durante lo svolgimento di essa
sono conservati per il loro uso amministrativo,
legale e storico
11 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Archivio:
Si costituisce per effetto dell’attività dell’ente
produttore in maniera spontanea
12 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Collezione di documenti:
È costituita a posteriori e artificialmente, benché si
tratti di documenti
13 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Biblioteca:
I volumi che vi sono conservati mantengono la loro
autonomia e sono riuniti in modo non naturale
14 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
15
La definizione di Cencetti del 1937:
L’archivio è
il complesso degli atti spediti e ricevuti da un ente o
individuo per il conseguimento dei propri fini o per
l’esercizio delle proprie funzioni
15 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
16
Adolf Brenneke, 1953
L’archivio è
la totalità di scritti e di altri documenti che si sono
formati presso persone fisiche o giuridiche
in base alla loro attività pratica o giuridica e che, quali
fonti documentarie e prove del passato,
sono destinati a permanente conservazione in un
determinato luogo
16 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
17
Antonio Panella, 1955
“L’archivio è
l’insieme dei documenti che
ogni ente o istituto di qualsiasi natura,
ogni magistratura o pubblico ufficio,
ogni famiglia o individuo, giorno per giorno raccolgono o conservano e tramandano…
17 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
18
Antonio Panella, 1955
…e tutti quei documenti senza alcuna eccezione si riferiscono all’attività pratica di chi ne è in certo modo l’autore, o che i documenti siano da lui o da altri nel suo interesse redatti, o da lui ricevuti…
18 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
19
Antonio Panella, 1955
…ogni archivio è innanzitutto e soprattutto la fonte prima per la storia di quell'ente, istituto, magistratura ufficio, famiglia, ma può ugualmente servire per la storia di altri che con quelli ebbero rapporti”
19 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Leopoldo Sandri (1958) definisce l’archivio:
“il complesso delle scritture per il cui mezzo si è
esplicata l’attività pratica di un istituto o di una
persona, reciprocamente legate da un vincolo
determinato dalla natura e competenza dell’ente o
persona cui quelle scritture si riferiscono”
20 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
21
Quest’ultima definizione pone l’accento sul vincolo
originario e necessario che lega la documentazione
d’archivio
21 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
22
Vincolo archivistico
nesso che collega in maniera logica e necessaria la
documentazione che compone l’archivio prodotto da
un ente
22 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
23
Il vincolo è necessario, naturale, originario
Naturale = involontario.
I documenti sono raccolti involontariamente dal
soggetto nel corso della sua attività
(ad esempio: il carteggio di un ufficio)
23 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
24
Originario = il vincolo naturale è presente
"all’origine" dell'archivio, un archivio nasce come
raccolta completa e involontaria.
24 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
25
Il vincolo naturale può perdersi per distruzione o
dispersione di una parte delle carte, ma l’archivio
resta tale anche se è “archivio improprio”.
25 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
26
In caso di distruzione totale o di ricostruzione
volontaria da parte di un soggetto estraneo (ad
esempio un collezionista) si parla di “raccolta di carte”
o collezione
26 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
27
Leopoldo Cassese, 1959
L’archivio è
“l’insieme dei documenti scritti, di qualsivoglia specie, ordinatamente raccolti nella loro continuità temporale e fattuale, che un’autorità pubblica, un ente laico o ecclesiastico, una privata azienda, associazione o famiglia hanno prodotto e accumulato, per fini esclusivamente pratici, durante il loro svolgimento storico nei rapporti giuridici, sociali e politici”
27 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
28
Filippo Valenti, 1975
L’archivio è
“il complesso delle scritture, o altre forme di
documentazione, prodotte e ricevute, o comunque
acquisite, da un ente, istituto, ufficio, individuo o
famiglia, durante l’esercizio dell’attività svolta per
l’espletamento delle proprie funzioni e/o per il
raggiungimento delle proprie finalità pratiche
28 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
29
Esso è conservato in genere dallo stesso soggetto che
l’ha prodotto o dai suoi successori o aventi causa,
oppure da istituti all’uopo deputati dallo Stato (archivi
in senso lato)…
29 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
30
…vuoi come memoria e strumento per la prosecuzione
della suddetta attività, vuoi per la residua strumentalità
giuridica dei documenti che lo compongono, vuoi
infine come patrimonio culturale nella misura in cui
questi ultimi siano ritenuti fonti attuali o potenziali per
la ricerca storica”
30 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Valenti:
Distinzione tra
“Archivio in senso proprio” e
“Archivio in senso lato”
31 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
“Archivio in senso proprio”
complesso delle scritture o altre forme di
documentazione prodotte e ricevute o comunque
acquisite da un ente, istituto, ufficio, individuo o
famiglia, durante l’esercizio dell’attività svolta per
l’espletamento delle proprie funzioni e/o per il
raggiungimento delle proprie finalità pratiche
32 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
“Archivio in senso lato”
Unione, confluenza o concentrazione di vari archivi in
senso proprio
33 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Elio Lodolini (1985)
L’archivio è
“il complesso di documenti formatisi presso una persona fisica o giuridica o anche un'associazione di fatto, nel corso della esplicazione della sua attività e pertanto legati da un vincolo necessario, i quali, una volta perduto l'interesse per lo svolgimento dell’attività medesima, sono stati selezionati per la conservazione permanente quali beni culturali”
34 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Elio Lodolini
“In italiano la parola archivio indica:
1. nel significato più antico e oggi meno usato il luogo di conservazione dei documenti;
2. l’istituto incaricato di tale conservazione;
3. il complesso del materiale documentario che forma l’istituto;
35 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Elio Lodolini
4. il materiale documentario proveniente da ciascun ufficio conservato nell'istituto archivistico;
5. il deposito archivistico, cioè la parte dell'archivio istituto in cui sono conservati i documenti”
36 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Elio Lodolini
“Assolutamente diversa dall’archivio, anzi antitetica rispetto ad esso, è la raccolta, la collezione, formata per volontà del raccoglitore o del collezionista"
37 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Definizione di archivio:
ISAD (1999) International Standard Archival Description
“L’insieme organico dei documenti archivistici, senza distinzione di tipologia o di supporto, formati e/o accumulati e usati da una determinata persona, famiglia o ente nello svolgimento della propria attività personale o istituzionale”
38 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Insieme organico: struttura complessa
Non parliamo di parti che si pongono sullo stesso
piano ma di una struttura gerarchica costituita ad
albero
39 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Soggetto produttore
L’archivio nasce non per finalità culturali ma per
finalità pratiche legate all’attività economica e
amministrativa del soggetto produttore
Autodocumentazione
Avere a disposizione una serie di dati a cui attingere
per definire meglio le proprie attività
40 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Finalità pratica: consiste nella capacità che hanno i
nostri documenti di avere valore giuridico
Le carte costituiscono prove, ci danno dei diritti,
stabiliscono delle obbligazioni reciproche tra i
soggetti che concorrono a portare avanti un’attività
Giuridicità degli aggregati di documenti
41 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
42
Gli archivi sono a tutti gli effetti dei beni culturali
42 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
43
Il settore archivistico nelle sue diverse sfaccettature ha
però caratteri di forte peculiarità rispetto ad altre aree
dei beni culturali:
• Gli archivi non nascono come beni culturali
• Gli archivi si contraddistinguono per la loro
trasversalità che ne fa al tempo stesso beni culturali e
strumenti di efficienza giuridica, amministrativa e
operativa
43 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
44
Codice dei beni culturali e del paesaggio (d.leg.vo 22
gennaio 2004, n. 42)
Art. 10 Beni culturali
44 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
45
… Sono inoltre beni culturali:
…gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle
Regioni, degli altri enti pubblici territoriali, nonché
di ogni altro ente ed istituto pubblico…
…gli archivi e i singoli documenti, appartenenti a
privati, che rivestono interesse storico
particolarmente importante…
45 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
46
Art. 101 Istituti e luoghi della cultura
… “archivio” una struttura permanente che raccoglie,
inventaria e conserva documenti originali di interesse
storico e ne assicura la consultazione per finalità di
studio e di ricerca…
46 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
L’archivio viene diviso funzionalmente in
archivio corrente
archivio di deposito
archivio storico
47 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
archivio corrente
formato dalla documentazione relativa agli affari in
corso di trattazione
48 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
archivio di deposito
costituito dalla documentazione che si riferisce alle
pratiche riguardanti affari definiti dell’ultimo
trentennio, che possono essere messe in relazione con
affari in corso
49 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
archivio storico
formato dalla documentazione anteriore all’ultimo
trentennio e selezionata per la conservazione
permanente
50 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
1
ARCHIVISTICA INFORMATICA
Docente: Silvana Vinci
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
2
L’archivio è un complesso organico contenente
documenti che hanno un valore amministrativo,
giuridico e storico fin dalla loro formazione
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
3
Ragioni di opportunità principalmente legate alla
differente gestione delle carte recenti o antiche fanno
sì che comunemente l’archivio venga suddiviso in tre
parti in rapporto all’età dei documenti
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Ma l’unità concettuale dell’archivio non viene a
essere alterata
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
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L’archivio viene diviso funzionalmente in
archivio corrente
archivio di deposito
archivio storico
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6
archivio corrente
formato dalla documentazione relativa agli affari in
corso di trattazione
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archivio corrente
è in continuo accrescimento e, per necessità pratiche, i
fascicoli che compongono l’archivio corrente vengono
conservati in locali facilmente accessibili o nella
stessa stanza degli impiegati che li utilizzano
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8
archivio di deposito
costituito dalla documentazione che si riferisce alle
pratiche riguardanti affari definiti nell’ultimo
trentennio, che possono essere messe in relazione con
affari in corso
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9
archivio di deposito
i fascicoli relativi alle pratiche ormai concluse non
servono più alle attività quotidiane e si possono quindi
spostare in locali di minor facile accesso (cantine,
soffitte, magazzini decentrati)
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10
archivio di deposito
si tratta di una fase intermedia del ciclo di vita degli
archivi, tra quella dell’archivio corrente e quella
dell’archivio storico. In questo stadio si conservano
documenti che un domani potranno magari essere
scartati, ma che per il momento occorre conservare
perché possono ancora essere utili
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11
archivio storico
formato dalla documentazione anteriore all’ultimo
trentennio e selezionata per la conservazione
permanente
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12
archivio storico
l’archivio storico ha un interesse prevalentemente
storico-culturale, ma comunque può ancora servire
anche per fini pratici.
Si pensi, ad esempio, che per risolvere dispute sui
confini, bisogna a volte ricorrere a documenti vecchi
di secoli
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Articolazione archivio
Archivio corrente
Archivio di deposito
Archivio storico
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14
L’esaurirsi delle pratiche e il trascorrere del tempo
determinano il passaggio dei documenti dall’archivio
corrente all’archivio di deposito e da quello di
deposito a quello storico
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15
Nell’archivio corrente prevale la finalità pratica
riferita al soggetto produttore, che per svolgere la
propria attività ha necessità di conservare i documenti
che in questa fase hanno prevalente valore giuridico-
amministrativo piuttosto che storico
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16
Nell’archivio di deposito finalità giuridica e
amministrativa tendono ad affievolirsi, mentre
comincia a prevalere la valenza storica di parte
della documentazione
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17
Dunque l’archivio in senso proprio costituisce un
complesso unitario ma al suo interno si individuano
diverse fasi di vita, cui corrispondono
finalità prevalenti nell’uso dei documenti e
attività di gestione specifiche
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I FASE
II FASE
III FASE Produzione e
fruizione
Conservazione, consultazione e
selezione Conservazione,
consultazione
Archivio corrente: documenti attivi
Archivio di deposito: documenti semiattivi
Archivio storico: documenti storici
Scarto
Selezione
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19
Unicità dell’archivio e molteplicità di attività
nell’ambito del ciclo vitale
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20
Gli archivi correnti perseguono due finalità:
1. quella della conservazione degli atti
2. e quella della utilizzazione della documentazione
per fini amministrativi
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21
Organizzazione e tenuta dell’archivio
L’ente produttore ha la necessità di gestire la
conservazione della documentazione in modo
accurato e funzionale allo scopo di svolgere i compiti
che gli sono affidati
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22
Elementi distintivi della gestione delle carte e dei
flussi documentali sono la protocollazione degli atti e
la scelta dei criteri di ordinamento dell’archivio
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Organizzazione e gestione dell’archivio corrente
Archivio corrente
Titolario d’archivio (piano di classificazione)
fascicolo
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Organizzazione e gestione
dell’archivio di deposito
• RESPONSABILITÀ DELLA GESTIONE
• ACCESSO E REPERIMENTO INFORMAZIONI
• CONSERVAZIONE
Archivio di deposito
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Organizzazione e gestione
dell’archivio storico
Archivio storico
• RESPONSABILITÀ DELLA GESTIONE
• ACCESSO E REPERIMENTO INFORMAZIONI
• CONSERVAZIONE
• SCARTO
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26
Gli strumenti tradizionali per la formazione degli archivi
Registrazione di protocollo
Piano di classificazione/fascicolazione
Piani di conservazione/selezione
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27
Gli strumenti tradizionali per la formazione degli archivi
Regolamentazione sistematica delle procedure di
accumulazione dei documenti e di movimentazione
regolamento d’archivio
manuale di gestione
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28
Gli strumenti tradizionali per la formazione degli archivi
Procedure per il trasferimento dei documenti
elenchi per serie
controllo topografico
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29
Protocollo
È la corretta registrazione
dei documenti prodotti e
ricevuti con modalità
funzionali tali da permettere
la conservazione e il
reperimento degli atti stessi
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30
Protocollo
La registrazione di protocollo costituisce l’elemento
qualificante dell’attività del servizio archivistico
mantenendo testimonianza dell’azione dell’ente e
della formazione delle raccolte archivistiche
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Certificazione dei documenti che un soggetto produce/riceve.
Verificare l’entrata/uscita dei documenti in una data e certificarne l’esistenza
Scopo:
Protocollo
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32
Protocollo
Il protocollo certifica l’avvenuta ricezione o
spedizione di un documento fornendo la valida prova
giuridica dell’esistenza del documento stesso
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33
Protocollo
Il registro di protocollo risponde a esigenze pratiche e
organizzative dell’ente, ma è soprattutto un atto
pubblico che contiene la prova giuridicamente
valida dell’esistenza di un documento
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34
Protocollo
Fa fede dell’effettivo ricevimento o dell’avvenuta
spedizione di un documento, indipendentemente dalla
regolarità del documento stesso ed è idoneo a
produrre effetti giuridici a favore o a danno delle
parti
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35
Formazione e tenuta dell’archivio
Le attività per la formazione e la tenuta dell’archivio
sono per la prima volta approvate in Italia nel
regolamento per l’esecuzione della legge
sull’amministrazione comunale e provinciale annesso
al regio decreto 20 marzo 1865, n. 2321 (che prevede
il registro di protocollo)
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36
Formazione e tenuta dell’archivio
Prevedono le competenze del segretario comunale per
la tenuta dell’archivio e l’elenco di tipologie dei
documenti e dei registri da conservare, nonché
modalità di conservazione e trattamento (rubriche,
ordinamento cronologico, ecc.)
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37
Formazione e tenuta dell’archivio
Sono sviluppate nel settore pubblico in modo
sistematico a partire dal regio decreto 35/1900 e
riformulate con il dpr 445/2000
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38
La registrazione dei documenti. Origine ed evoluzione
La registrazione come attività di identificazione dei
documenti in un contesto giuridico-amministrativo e
nel contesto documentario di un soggetto produttore
(registrazione di protocollo) trae origine, con
significato diverso, dall’antica registrazione integrale
del contenuto dei documenti costitutivi di diritti (oggi
registrazione presso la Corte dei conti o presso
l’Ufficio del registro di determinati documenti)
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39
La registrazione dei documenti. Origine ed evoluzione
La registrazione di protocollo consiste nella
trascrizione degli elementi identificativi del
documento, con l’obiettivo di controllarne in modo
certo la tenuta all’interno di un sistema documentario
e fornire prova nel tempo della esistenza del
documento
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40
È l’attività che consente di definire nel tempo in modo
univoco quali documenti ricevuti/spediti o,
eventualmente, interni facciano parte dell’archivio del
soggetto produttore
La registrazione dei documenti. Origine ed evoluzione
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41
Gli scopi della registrazione
Garantire il cittadino e il soggetto produttore dal punto
di vista della certezza del diritto e della trasparenza
delle amministrazioni pubbliche attraverso alcune
funzioni identificative:
numero univoco di identificazione
data certa di inserimento nell’archivio del soggetto
produttore
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42
Registro di protocollo
Il registro di protocollo è la fonte conoscitiva del
giorno di arrivo o di spedizione di un dato
documento, identificato con numero progressivo
annuale e data (archivistica), mittente, destinatario,
sintesi del contenuto (oggetto), ufficio di assegnazione
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43
Protocollo
“Costituisce un elemento probante che conferisce al
documento il carattere dell’autenticità” (De Felice)
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44
Qualche sentenza recente sul protocollo come atto pubblico
“Il registro di protocollo tenuto da un pubblico ufficio,
il quale fa fede della data di ricevimento ovvero di
spedizione di atti privati o della pubblica
amministrazione, ha natura di atto pubblico”
(Cassazione penale, sez. V, 6 ott. 1987)
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45
Il protocollo è più che un semplice attestato (Corte di
appello di Bari, 1987)
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46
Il protocollo è identificato come documento redatto da
pubblico ufficiale per documentare attività inerenti le
sue funzioni e per documentare la regolarità delle
operazioni amministrative (art. 476, c.p.)
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47
Il Consiglio di Stato (1993, I, 838) ha identificato il
protocollo come atto pubblico di fede privilegiata,
fino a prova di falso
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48
La data segnata sul timbro di protocollo è stata
assunta come prova in giudizio (TAR Campania, sez.
I, Napoli, 26.II.1991, n. 24)
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49
Gli elementi per la registrazione di protocollo
Numero di registrazione (progressivo annuale)
Data di registrazione
Data del documento e numero di protocollo
assegnato dal mittente (solo per i documenti
ricevuti)
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50
Gli elementi per la registrazione di protocollo
Mittente/destinatario (persona fisica o giuridica)
Oggetto: natura dell’atto rappresentato, sintesi del
suo contenuto (costituisce la base per la
classificazione del documento): da prevedere anche
quando manchi l’indicazione esplicita
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51
Gli elementi per la registrazione di protocollo
Indice di classificazione (comprende il fascicolo):
definito in base al titolario d’archivio
Annotazioni: indicazione dei precedenti,
indicazione degli allegati (numero, posizione,
descrizione, se rilevante), eventuali decisioni sul
trattamento del documento (atti, evidenza, ecc.)
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52
Titolario
Altro elemento che caratterizza una corretta
organizzazione dell’archivio è il criterio di
ordinamento dell’archivio, cioè il titolario
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53
Titolario
Il titolario o quadro di classificazione è costituito da
un determinato numero di partizioni astratte
gerarchicamente ordinate individuate sulla base
dell’analisi delle competenze dell’ente produttore
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54
Titolario
Nel titolario vi saranno delle voci di primo livello che
consentono di raggruppare sotto una stessa definizione
un insieme di affari che presentano caratteristiche
omogenee
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55
Titolario
All’interno di ogni ripartizione poi vi saranno
ulteriori suddivisioni di secondo e terzo livello che
individuano via via raggruppamenti più specifici
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56
Titolario
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57
Titolario
Principi generali previsti nel rd 35/1900:
tanti titoli quante sono le materie principali dell’ente
ogni titolo è suddiviso in classi e ogni classe in
sottoclasse
ogni titolo ha una classe di affari generali e di massima,
una di affari collettivi (singoli documenti per più
destinatari), una miscellanea (solo per i documenti che
non hanno altra sistemazione, residuali rispetto alle
attività principali)
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58
Evoluzione della funzione di classificazione
La classificazione è uno strumento di organizzazione
dei documenti sviluppato in età moderna per
agevolare la funzionalità degli apparati amministrativi
sempre più complessi e articolati
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59
Obiettivi specifici della classificazione
Individuare la posizione logica di ciascun
documento all’interno del sistema documentario
secondo un criterio rispondente alle modalità di
operare del soggetto (organizzazione dell’archivio)
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60
Obiettivi specifici della classificazione
Collegare la formazione dei documenti con la loro
conservazione (piani integrati di
classificazione/conservazione): selezione
programmata e razionale
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61
Obiettivi specifici della classificazione
Contribuire alla individuazione di responsabilità
specifiche per la gestione documentaria
Attribuzione del livello finale del piano di
classificazione alla struttura competente
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62
Obiettivi specifici della classificazione
La classificazione definisce il rapporto tra i
documenti (il vincolo archivistico) nella fase di
creazione dell’archivio e nelle successive fasi di
conservazione (conservazione e ricerca
qualificata)
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Trasmettere la memoria
storica dell’ente alle future
generazioni
Mantenere il controllo sulla documentazione semiattiva e storica
Garantire l’integrità e,
quindi, l’autenticità
Finalità
Garantire
l’accessibilità
nel tempo
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Obiettivi specifici della classificazione
Un documento può essere oggetto di più
operazioni di classificazione: in ambiente
tradizionale questa possibilità comporta la sua
duplicazione
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65
Obiettivi specifici della classificazione
Il soggetto produttore stabilisce i criteri di
accumulazione dei documenti in base
alla natura dei documenti
alla struttura organizzativa
alla complessità delle attività svolte
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66
Obiettivi specifici della classificazione
In ogni caso i documenti si accumulano in
relazione reciproca in base alle attività cui
partecipano: ogni documento ha un posto definito
(fisico e logico in ambiente cartaceo, logico in
ambiente digitale)
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67
Obiettivi specifici della classificazione
Il piano di classificazione
deve includere tutti i documenti d’archivio (di
qualunque natura e supporto, ricevuti, spediti o
interni)
I documenti devono essere organizzati (identificati
e strutturati) secondo un quadro rappresentativo
delle funzioni o materie attribuite al soggetto
secondo criteri logici e coerenti
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68
Obiettivi specifici della classificazione
Il piano deve avere
una organizzazione gerarchica delle partizioni
una progressione dal generale al particolare
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69
La classificazione
È opportuno che il piano di classificazione sia
integrato con l’indicazione dei modi concreti di
formazione e organizzazione dei fascicoli
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70
La classificazione
È opportuno identificare l’ufficio responsabile per
la conservazione dei documenti prodotti
nell’ambito di ogni livello finale del piano di
classificazione
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71
La classificazione
È necessaria l’elaborazione di strumenti per
consentire l’accesso esterno e l’utilizzo interno del
piano (regolamento e manuale di gestione)
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72
Il fascicolo
È l’elemento di base del sistema di gestione dei
documenti individuato dal piano di classificazione
come insieme dei documenti relativi a un
determinato affare/materia.
E’ entità logica e fisica nel caso di documenti
cartacei, solo logica nel caso di documenti
elettronici
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73
Il fascicolo
Il fascicolo costituisce l'unità di base, indivisibile,
di un archivio, mentre la busta, che contiene diversi
fascicoli, si considera unità soltanto ai fini della
conservazione materiale
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74
Il fascicolo
Il fascicolo si apre con il primo documento inserito
in relazione a un determinato affare o materia e
include documenti ricevuti (originali), spediti
(minute), di corredo di natura preparatoria, interni
(minute e originali)
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75
Il fascicolo
Talora il fascicolo comprende documenti relativi ad
affari diversi, o a questioni di carattere generale.
Può essere articolato in sottofascicoli e inserti. Se
l'archivio non è organizzato secondo criteri
sistematici, è frequente trovare una pluralità di
fascicoli miscellanei
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76
Il fascicolo
Il fascicolo è costituito dai documenti relativi a un
determinato affare, collocati - all'interno di una
camicia o copertina - in ordine cronologico
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77
Il fascicolo
La fascicolazione, unitamente alla classificazione,
crea il legame tra i documenti ed è alla base della
formazione di un archivio ordinato e correttamente
organizzato
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78
Il fascicolo
Per fascicolazione si intende l’inserimento del
documento in un apposito fascicolo.
È obbligatoria per tutti i documenti
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79
Il fascicolo
Nella progettazione delle tipologie di fascicoli è
necessario evitare
la frammentazione non necessaria delle pratiche
l’accorpamento eccessivo di documenti all’interno
della stessa unità (in particolare nel caso di uffici
che svolgono un’intensa attività di corrispondenza)
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80
Il fascicolo
la tendenza a costituire fascicoli intestati ai
destinatari (invece che basati sull’analisi dei
processi e funzioni)
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81
Organizzazione dei fascicoli
I fascicoli possono essere organizzati:
per procedimento: il fascicolo avrà come
intestazione un determinato affare o
pratica
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82
Organizzazione dei fascicoli
I fascicoli possono essere organizzati:
per oggetto/soggetto: il fascicolo è
intestato a una persona o a una materia
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83
Organizzazione dei fascicoli
I fascicoli possono essere organizzati:
per tipologia di atto rappresentato (forma del
documento): decreti, disposizioni di
servizio, concessioni, ecc.
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84
L’indice di classificazione
E’ il codice alfanumerico o l’insieme delle voci
descrittive che rappresenta il livello di
dettaglio del piano di classificazione nel cui
ambito viene costituito il fascicolo
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85
L’indice di classificazione
Classificare un documento significa collegare
il documento a una delle voci del piano di
classificazione e inserirlo in un fascicolo
concreto
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86
Il fascicolo
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87
Gestione dei fascicoli
Ogni documento, dopo la sua classificazione,
va inserito nel fascicolo (ed eventualmente
nel sottofascicolo) di competenza
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88
Gestione dei fascicoli
Tutti i documenti inseriti nel fascicolo
devono riportare, sulla prima pagina, l’indice
di classificazione, il numero e l’anno del
fascicolo
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89
Gestione dei fascicoli
È opportuno che i documenti siano
conservati all’interno di ciascun fascicolo o
sottofascicolo, secondo l’ordine cronologico
di registrazione: dal più recente al più antico
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90
Gestione dei fascicoli
Quando un argomento dà avvio ad un nuovo
affare, si deve provvedere all’apertura di un
nuovo fascicolo
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91
Gestione dei fascicoli
L’oggetto del fascicolo deve indicare con
precisione l’argomento della relativa pratica
ed essere facilmente comprensibile, pertanto
le abbreviazioni, gli acronimi, le sigle,
devono essere scritte in chiaro, i riferimenti
legislativi devono contenere anche il titolo
della legge o comunque l’indicazione della
materia trattata
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92
Gestione dei fascicoli
Il fascicolo deve contenere, di norma, i
documenti in originale.
Il fascicolo viene chiuso all’esaurimento
dell’affare e la data di chiusura coincide, in
linea di massima, con la data del documento
conclusivo.
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1
ARCHIVISTICA INFORMATICA
Docente: Silvana Vinci
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2
Il quadro normativo
Per comprendere quali sono i compiti e gli obiettivi
del servizio per la gestione informatica dei
documenti dei flussi documentali e degli archivi e
per avere un quadro complessivo del progetto di
trasformazione della pubblica amministrazione è
indispensabile conoscere le principali norme che
regolano la riforma in atto
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3
La legge 241/1990
Obiettivi prioritari della legge che stabilisce “nuove norme
in materia di procedimento amministrativo e diritto di
accesso ai documenti”:
consentire ai cittadini l’accesso ai documenti anche nella
fase attiva
controllare i procedimenti amministrativi in termini di
responsabilità e di durata (individuazione del
responsabile del procedimento)
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4
La legge 241/1990
Grande potenzialità innovativa per la proposta di
nuovi modelli nella gestione dei procedimenti e
nell’accesso all’informazione
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5
La legge 241/1990
Con la legge 241/90 viene abbandonata la nozione
cartacea del documento amministrativo, ora inteso
come “ogni rappresentazione grafica,
fotocinematografica, elettromagnetica o di
qualunque altra specie del contenuto di atti, anche
interni, formati dalla P.A. o comunque utilizzati ai
fini dell’attività amministrativa”
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6
Dlgs.29/93
Il dlgs. 29/93 ( riforma del pubblico impiego)
introduce il “dovere di comunicazione interna ed
esterna ed interconnessione mediante sistemi
informatici e statistici pubblici” quale criterio
organizzativo fondamentale della P.A. e
individua nel coordinato sviluppo di sistemi
informativi pubblici, la via di sviluppo
dell’efficienza delle amministrazioni
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7
Il D. leg.vo n. 39 del 12 febbraio 1993
Istituisce l’AIPA (Autorità per l’informatica nella
p.a.) come organismo autonomo e indipendente
con il compito di promuovere, pianificare,
progettare, coordinare e controllare lo sviluppo
dell’innovazione tecnologica nel settore pubblico
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8
Il D. leg.vo n. 39 del 12 febbraio 1993
Scopi:
migliorare i servizi
promuovere la trasparenza dell’azione
amministrativa
potenziare i supporti conoscitivi per le decisioni
pubbliche
perseguire il contenimento dei costi della p.a.
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9
Il D. leg.vo n. 39 del 12 febbraio 1993
In 10 anni di attività dal 1993 al 2003 l’AIPA ha
definito linee generali e particolari del piano di
informatizzazione della P. A. con l’emanazione di
specifiche regole tecniche
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10
Il D. leg.vo n. 39 del 12 febbraio 1993
Inoltre il decreto 39/93
prevede la creazione di servizi informativi
automatizzati nelle singole pubbliche
amministrazioni
promuove la costituzione di reti informatiche e
telematiche
crea la rete unitaria per la pubblica amministrazione
RUPA
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11
Dall’AIPA al CNIPA
Con il dec. leg.vo n.196 del 30/6/2003 si è istituito
il CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica nella
Pubblica Amministrazione) che ha sostituto l’Aipa
assumendone le competenze
opera presso la Presidenza del Consiglio dei
Ministri per l’attuazione delle politiche del Ministro
per l’innovazione tecnologica
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Ai sensi del d.lgs. 1º dicembre 2009, n. 177
"Riorganizzazione del Centro nazionale per l'informatica
nella pubblica amministrazione, a norma dell'articolo 24
della legge 18 giugno 2009, n. 69” ha cambiato nome in
DigitPA.
Con DPCM 10 agosto 2010 è stato emanato il regolamento di
funzionamento dell'organo
Dal CNIPA a DigitPa
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13
Da DigitPA all’Agenzia per l’Italia digitale
Il d.l. 22 giugno 2012, n. 83 "Misure urgenti per la
crescita del Paese" (convertito con Legge 7 agosto
2012, n. 134) ha soppresso DigitPA, e ha istituito
l'Agenzia per l'Italia digitale a cui sono state
trasferite le funzioni, mentre le attività di Centrale
di committenza di DigitPA per conto della P. A.,
sono state affidate a Consip
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14
Da DigitPA all’Agenzia per l’Italia digitale
L'Agenzia per l'Italia digitale è un’agenzia
pubblica italiana sottoposta ai poteri di indirizzo e
vigilanza del Presidente del Consiglio dei Ministri
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Agenzia per l’Italia digitale
Svolge le funzioni e i compiti ad essa attribuiti dalla
legge al fine di perseguire il massimo livello di
innovazione tecnologica nell'organizzazione e
nello sviluppo della P.A. e al servizio dei cittadini e
delle imprese, nel rispetto dei principi di legalità,
imparzialità e trasparenza e secondo criteri di
efficienza, economicità ed efficacia
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Agenzia per l’Italia digitale
SPID
Sistema Pubblico di identità digitale
è il nuovo sistema di login che permette a cittadini e
imprese di accedere con un’unica identità digitale, da
molteplici dispositivi, a tutti i servizi online di
pubbliche amministrazioni e imprese aderenti
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Agenzia per l’Italia digitale
SPID
Sistema Pubblico di identità digitale
Grazie a SPID vengono meno le decine di password,
chiavi e codici necessari oggi per utilizzare i servizi
online di P.A. e imprese. L’identità SPID è costituita
da credenziali con caratteristiche differenti in base al
livello di sicurezza richiesto per l’accesso
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Agenzia per l’Italia digitale
SPID
Sistema Pubblico di identità digitale
progressiva diffusione del Sistema Pubblico di
Identità Digitale: sono infatti 3720 le amministrazioni
aderenti e 4273 i servizi disponibili http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/infrastrutture-architetture/spid/percorso-attuazione
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19
Leggi Bassanini L. 59/1997, L. 127/1997 e L. 191/1998
definiscono la riforma del sistema
amministrativo in termini di:
decentramento amministrativo
razionalizzazione dell’attività amministrativa
riduzione dei costi
Strumento della riforma è
l’informatizzazione
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20
Leggi Bassanini L. 59/1997, L. 127/1997 e L. 191/1998
Il collegamento tra i due ambiti di innovazione
rende evidente la necessità di una pronta
disponibilità di dati, informazioni, documenti
all’interno delle amministrazioni che si realizza
attraverso l’introduzione del documento
informatico (l. 59/97) e del sistema di gestione
informatica dei documenti (dpr 428/98 ora
445/00)
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21
Legge 15 marzo 1997, n. 59
Delega al Governo per il conferimento di funzioni e compiti
delle Regioni ed enti locali, per la riforma della pubblica
amministrazione e per la semplificazione amministrativa
Innovazione e riforma dell’intero sistema amministrativo
italiano incidendo
sul sistema delle fonti
sulle strutture di governo
sulle modalità di collegamento tra Stato Regioni e
autonomie locali
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22
Legge 15 marzo 1997, n. 59
L’articolo 15 del capo II prevede:
Gli atti, dati e documenti formati dalla pubblica
amministrazione e dai privati con strumenti informatici o
telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme,
nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti
informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di
legge
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23
Legge 15 marzo 1997, n. 59
L’impulso normativo della legge 59/97 ha determinato
l’emanazione di una serie di decreti, circolari, delibere che si
riferiscono ai temi
del protocollo informatico
della firma digitale
della conservazione su supporto ottico
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24
Dpr n. 513 del 10 novembre 1997
Regolamento recante criteri e modalità per la formazione
l’archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti
informatici e telematici a norma della legge 59/97
(confluito nel testo unico)
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25
Dpr. 20 ottobre 1998 n. 428
Regolamento recante norme per la gestione del protocollo
informatico da parte delle pubbliche amministrazioni
(confluito nel testo unico)
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D.P.C.M. 8/2/1999
Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la
conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la
validazione, anche temporale, dei documenti informatici ai
sensi dell’art. 3, comma 1, del Decreto del Presidente della
Repubblica 10 novembre 1997, n. 513
Normativa sulla firma digitale
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D.P.C.M. 31 ottobre 2000
Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al
D.P.R. n. 428/98
Stabilisce le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle
informazioni previste nelle operazioni di registrazione di
protocollo, di cui all'art. 4, comma 4, del decreto del
Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428, nonché
il formato e la struttura delle informazioni associate al
documento informatico
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28
D.P.C.M. 31 ottobre 2000
Stabilisce altresì le regole tecniche, i criteri e le specifiche
delle informazioni previste, delle operazioni di registrazione
e del formato dei dati relativi ai sistemi informatici per la
gestione dei flussi documentali
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29
D.P.C.M. 31 ottobre 2000
Rappresenta uno dei documenti più importanti per quanto
riguarda l’organizzazione del servizio archivistico e si
configura come il primo testo di riferimento sul
protocollo informatico in applicazione del dpr 428/98 poi
confluito nel Testo unico dpr 445/2000
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30
D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445
Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in
materia di documentazione amministrativa
Riunisce e coordina in un unico testo tutte le norme
in materia di documentazione amministrativa e
in materia di redazione e gestione dei documenti informatici
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31
D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445
Il legislatore ha cercato di armonizzare il contenuto innovativo
delle disposizioni riguardanti i documenti elettronici con le
norme relative alla documentazione amministrativa tradizionale
Scopo:
Delineare una disciplina unitaria del documento amministrativo
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D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445
La relazione illustrativa alla presentazione del testo del decreto
dichiara:
“l’ambizione è quella di riuscire a disciplinare efficacemente
sia la fase attuale, in cui predominano ancora gli strumenti
di certezza tradizionali, sia la fase di transizione dai
documenti cartacei a quelli informatici, che in questi anni si
sta avviando, sia il futuro nuovo regime delle certezze
pubbliche, fondato in prevalenza su strumenti informatici e
telematici”
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33
D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445
Risultato:
La disciplina del documento amministrativo è fortemente
orientata verso la semplificazione;
l’azione pubblica si muove dalla logica del controllo alla
logica della qualità;
Si abbandona la rigidità burocratica a favore della flessibilità
organizzativa
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34
D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445
Il testo unico supera la definizione di protocollo informatico
introdotta dal D.P.R. 428/98 introducendo il concetto di
sistema di gestione informatica dei documenti,
unitamente a quello innovativo di
flusso documentale
Decreta l’eliminazione della frammentazione dei sistemi di
protocollo
Stabilisce i principi di gestione degli archivi
Collega il sistema di protocollo alla gestione dei flussi
documentali
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35
D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445
Il testo unico nasce quindi dalla necessità di raccordare i diversi
interventi normativi attraverso
la raccolta e il coordinamento delle disposizioni
l’eliminazione delle ripetizioni
l’abrogazione delle norme già superate
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36
D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445
La struttura del Dpr si svolge in sette capi:
Capo I
Definizioni e ambito di applicazione (artt. 1-5) comprende le
definizioni dei termini ricorrenti in relazione ai quali erano
sorti dubbi interpretativi, l’indicazione dell’oggetto della
normativa e dei soggetti a cui essa può ritenersi applicabile
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37
D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445
Capo II
Documentazione amministrativa (artt. 6-37)
Vi si ritrovano le disposizioni
sul documento amministrativo,
sul documento informatico,
sulla trasmissione di documenti,
l’autenticazione,
la firma digitale e la legalizzazione di firme e di fotografie
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D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445
Documento informatico
Rappresentazione informatica di atti, fatti o dati formati
dalle Amministrazioni pubbliche o comunque utilizzati ai
fini dell’attività istituzionale o amministrativa
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39
D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445
Capo II - Documentazione amministrativa (artt. 6-37)
Di particolare importanza:
Art. 6 relativo alla riproduzione e conservazione dei documenti
Art. 8 si riconosce la validità a tutti gli effetti di legge dei documenti
informatici e della loro trasmissione con strumenti informatici
Art. 14 stabilisce che la trasmissione di un documento informatico per
via telematica con modalità che assicurino l’avvenuta consegna
equivale alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti
dalla legge
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40
D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445
Art. 20 regolamenta il rilascio di duplicati, copie ed estratti di documenti
informatici
Artt. 22 – 29 si riferiscono alla firma digitale (poi modificati dalla
normativa successiva)
L’apposizione o l’associazione al documento informatico della firma
digitale equivale alla sottoscrizione prevista per gli atti e documenti in forma
scritta su supporto cartaceo
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41
D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445
Capo III - Semplificazione della documentazione amministrativa (artt. 38-
49):
istanze e dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione
certificati
acquisizione diretta di documenti
esibizione di documenti
dichiarazioni sostitutive
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42
D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445
Capo IV - Sistema di gestione informatica dei documenti (artt. 50-70):
E’ questa la parte che riguarda più da vicino la gestione dei documenti
Capo V – Controlli
Capo VI – Sanzioni
Capo VII – Disposizioni finali
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43
D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445
Nel Capo IV del Testo Unico in materia di documentazione amministrativa
sono confluite le norme del regolamento sul protocollo informatico (D.P.R.
20 ottobre 1998 n°428).
In tal modo il legislatore esprime il definitivo riconoscimento della centralità
della gestione dei documenti ai fini del processo di modernizzazione della
P.A.
Le disposizioni sulla tenuta e sull’organizzazione dei documenti in ambiente
digitale sono nel Capo IV, divise in sei sezioni
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44
D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445
Sezione 1^ (artt. 50-57):
Disposizioni sulla gestione informatica dei documenti
Sono indicati gli impegni delle amministrazioni, anche di natura
organizzativa, per la sostituzione dei registri di protocollo cartacei e
l’introduzione di sistemi informatici conformi alla normativa
(entro il 1° gennaio 2004)
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45
D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445
Inoltre si fissano gli obiettivi che il sistema di gestione informatica deve
raggiungere con riferimento ai criteri e alle condizioni dell’attività di
registrazione
Art. 53:
Viene descritta la registrazione di protocollo, con l’indicazione delle
informazioni necessarie da memorizzare (numero/ data / mittente / oggetto /
data e numero di protocollo del doc. ricevuto / impronta del doc. informatico
se trasmesso telematicamente)
Art. 55
Segnatura di protocollo con le informazioni minime previste (numero
progressivo di protocollo / data / identificazione dell’amministrazione)
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46
D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445
Sezione 2^ (artt. 58-60):
Accesso ai documenti e alle informazioni del sistema
Sono regolamentate le funzioni e le modalità di ricerca e di accesso al
sistema da parte di utenti esterni e di altre amministrazioni
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47
D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445
Sezione 3^: Tenuta e conservazione del sistema di gestione dei documenti
(artt. 61-63)
E’ definita la struttura, le responsabilità, il personale e i compiti del Servizio
che si deve occupare della gestione dei documenti, le procedure di
salvataggio e conservazione delle informazioni, il registro di emergenza
Sezione 4^: Sistema di gestione dei flussi documentali (artt. 64-66)
Sono indicati i principi, gli obiettivi e i requisiti per la gestione integrata dei
documenti e dei procedimenti amministrativi
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48
D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445
Sezione 5^: Disposizioni sugli archivi (artt. 67-69)
Si occupa delle modalità di trasferimento ordinato dei documenti
dall’archivio corrente all’archivio di deposito, della gestione dell’archivio
di deposito, del passaggio dei documenti all’archivio storico, nonché
dell’elaborazione ed aggiornamento del piano di conservazione integrato
con il piano di classificazione
Sezione 6^: Attuazione ed aggiornamento dei sistemi (art. 70)
Descrive i requisiti essenziali per l’aggiornamento del sistema
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49
Codice dell’amministrazione digitale
Nel 2005 è stato approvato il decreto legislativo n. 82 che accorpa e riordina
in maniera organica tutta la normativa inerente le tecnologie
dell’informazione e della comunicazione nella pubblica amministrazione
Il termine amministrazione digitale è usato per rappresentare in maniera
sintetica la trasformazione dell’amministrazione pubblica in seguito
all’introduzione e all’uso sempre più significativo delle tecnologie
informatiche
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50
Codice dell’amministrazione digitale
Nel codice confluisce gran parte della normativa prevista nel testo unico
sulla documentazione amministrativa, il dpr 445/2000
In particolare tutta la disciplina riconducibile alla digitalizzazione
dell’amministrazione pubblica è stata stornata dal testo unico per
trasfondersi (con o senza modificazioni) negli articoli del codice
Documento informatico (artt. 8-13 del T.U.)
Trasmissione di documenti (parte terza T.U.)
Firme elettroniche (artt. 22-29 T.U.)
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Codice dell’amministrazione digitale
Il codice definisce i nuovi diritti per i cittadini e le imprese
art. 3
diritto all’uso delle tecnologie informatiche nelle comunicazioni con le
pubbliche amministrazioni
art. 4
diritto a partecipare al procedimento amministrativo informatico e
diritto di accesso ai documenti amministrativi
art. 5
diritto a effettuare qualsiasi pagamento con modalità informatiche
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Codice dell’amministrazione digitale
art 6
diritto ad utilizzare la posta elettronica per ogni scambio di documenti e
informazioni
art 7
diritto alla qualità dei servizi resi e alla misura della soddisfazione
art. 8
diritto all’alfabetizzazione informatica
art. 9.
diritto alla partecipazione democratica elettronica dei cittadini anche
residenti all’estero per facilitare l'esercizio dei diritti politici e civili sia
individuali che collettivi
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53
Codice dell’amministrazione digitale
Per garantire i diritti dei cittadini e delle imprese in materia di
informatizzazione sono individuati strumenti innovativi cui viene data piena
validità giuridica:
Posta elettronica certificata (artt. 6 e 48)
Firma digitale (art. 24)
Documenti informatici (artt. 20-23 e 40-44)
Carte elettroniche per semplificare e razionalizzare l’azione
amministrativa (art. 66) (carta d’identità elettronica e carta nazionale dei
servizi)
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54
Codice dell’amministrazione digitale
L’art. 12 dispone che le pubbliche amministrazioni nell’organizzare la
propria attività utilizzino le tecnologie dell’informazione e della
comunicazione per gli obiettivi di
efficienza
efficacia
economicità
imparzialità
trasparenza
semplificazione
partecipazione
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55
Codice dell’amministrazione digitale
Capo III
Formazione gestione e conservazione dei documenti informatici (artt. 40-44)
Il codice dispone che le p. a. che dispongono di idonee risorse tecnologiche
siano tenute a formare gli originali dei propri documenti con mezzi
informatici (art. 40 c. 1)
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Codice dell’amministrazione digitale
E’ prevista la possibilità di formare documenti originali su supporto cartaceo
anziché informatico o la copia cartacea dei documenti informatici solo se
ritenuto necessario:
La necessità di garantire la conservazione permanente della documentazione
e l’incertezza del mantenimento nel medio e nel lungo termine delle
informazioni su supporto informatico hanno determinato l’esigenza di
individuare categorie di documenti di particolare valore di testimonianza
storica e archivistica
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Codice dell’amministrazione digitale
Le categorie di documenti ritenuti di particolare importanza storica
dovranno essere indicate in un regolamento elaborato dal Ministero per la
funzione pubblica, dal Ministero per l’innovazione e le tecnologie e dal
Ministero per i beni e le attività culturali (art. 40 c. 3)
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D.Lgs 235/10 Nuovo Codice dell’amministrazione digitale
Il decreto legislativo 30 dicembre 2010 n. 235 ha modificato
sostanzialmente il testo del CAD introdotto nel 2005 con il d. lgs n. 82
Il Nuovo Codice dell’amministrazione digitale traccia il quadro legislativo
entro cui deve attuarsi la digitalizzazione dell’azione amministrativa e
sancisce veri e propri diritti dei cittadini e delle imprese in materia di uso
delle tecnologie nelle comunicazioni con le amministrazioni
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D.Lgs 235/10 Nuovo Codice dell’amministrazione digitale
La riforma nasce dalla convinzione che
la digitalizzazione dell’azione amministrativa sia una vera e
propria funzione di governo, imperniata sui principi di
effettività e risparmio, e che realizza i maggiori benefici nei
settori sanità e giustizia, riduzione dei costi e forte recupero di
produttività
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D.Lgs 235/10 Nuovo Codice dell’amministrazione digitale
Stimata una riduzione dei tempi fino all’80% per le pratiche
amministrative e, per effetto della dematerializzazione, un
risparmio del 90% dei costi della carta (circa 6 milioni di
euro annui)
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D.Lgs 235/10 Nuovo Codice dell’amministrazione digitale
Il nuovo CAD stabilisce le regole per la digitalizzazione della
pubblica amministrazione:
Secondo il legislatore il decreto legislativo segna il passaggio
dall’amministrazione novecentesca, fatta di carta e timbri,
all’amministrazione del XXI secolo digitalizzata e
sburocratizzata
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D.Lgs 235/10 Nuovo Codice dell’amministrazione digitale
Introdotti nuovi diritti per il cittadino e le imprese: usare le
tecnologie informatiche per tutti i rapporti con qualsiasi
amministrazione pubblica
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D.Lgs 235/10 Nuovo Codice dell’amministrazione digitale
Introdotti nuovi obblighi per la Pubblica Amministrazione
da realizzare per mezzo delle attuali tecnologie informatiche:
mettere a disposizione un canale di comunicazione digitale
sicuro e con piena validità giuridica
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D.Lgs 235/10 Nuovo Codice dell’amministrazione digitale
Cosa dovrà garantire la P.A.:
1. La validità dei documenti informatici
2. La conservazione certificata dei documenti digitali
3. La Posta Elettronica Certificata come mezzo veloce,
valido e sicuro per comunicare con la PA
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D.Lgs 235/10 Nuovo Codice dell’amministrazione digitale
Gli strumenti di front-office per l’attuazione del CAD dovranno
permettere l’accesso ai servizi garantendo:
La trasparenza dei siti pubblici e un completo accesso alla
modulistica
Le comunicazioni da e per la P.A.
L’accesso alla rete e ai servizi tramite la certa identificazione:
firma digitale, Carta d’identità elettronica e Carta nazionale dei
servizi
Il pagamento elettronico
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D.Lgs 235/10 Nuovo Codice dell’amministrazione digitale
Struttura del CAD
CAPO I - Principi generali
CAPO II - Documento informatico e firme elettroniche
CAPO III - Formazione, gestione e conservazione dei
documenti informatici
CAPO IV - Trasmissione informatica dei documenti
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D.Lgs 235/10 Nuovo Codice dell’amministrazione digitale
CAPO V - Dati delle PA e servizi in rete
CAPO VI - Sviluppo, acquisizione e riuso dei sistemi
informatici nelle pubbliche amministrazioni
CAPO VII - Regole tecniche
CAPO VIII - Sistema pubblico di connettività e rete
internazionale della pubblica amministrazione
CAPO IX - Disposizioni transitorie finali e abrogazioni
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D.Lgs 235/10 Nuovo Codice dell’amministrazione digitale
NUOVI PRINCIPI E STRUMENTI
Digitalizzazione dell’attività amministrativa:
per raggiungere tale obiettivo e adottare standard comuni di
efficienza, saranno promosse azioni coordinate tra Stato,
Regioni ed Enti locali
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D.Lgs 235/10 Nuovo Codice dell’amministrazione digitale
Rapporti tra pubbliche amministrazioni e imprese:
la presentazione di istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio di
informazioni e documenti tra imprese e amministrazioni
pubbliche, nonché l’adozione e la comunicazione da parte di
queste ultime di atti e provvedimenti amministrativi, avverrà
utilizzando le tecnologie dell’informazione e della
comunicazione
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D.Lgs 235/10 Nuovo Codice dell’amministrazione digitale
Trasparenza:
Viene arricchito il contenuto dei siti istituzionali delle
amministrazioni, prevedendo che sugli stessi siano pubblicati,
in modo integrale, anche tutti i bandi di concorso
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D.Lgs 235/10 Nuovo Codice dell’amministrazione digitale
Le pubbliche amministrazioni dovranno rendere disponibili
on‐line i moduli e i formulari da utilizzare come unici
strumenti per richiedere l’avvio dei procedimenti
amministrativi.
La mancata pubblicazione è rilevante ai fini della valutazione
dei dirigenti responsabili
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D.Lgs 235/10 Nuovo Codice dell’amministrazione digitale
Pagamenti informatici:
sarà possibile effettuare i pagamenti spettanti alle pubbliche
amministrazioni utilizzando carte di debito, di credito o
prepagate e ogni altro strumento di pagamento elettronico
disponibile
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D.Lgs 235/10 Nuovo Codice dell’amministrazione digitale
Firme digitali:
Si introduce il concetto di firma elettronica avanzata
conforme alla normativa comunitaria, con cui è possibile
sottoscrivere un documento informatico con piena validità
legale
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D.Lgs 235/10 Nuovo Codice dell’amministrazione digitale
Soddisfazione del cliente - Customer satisfaction:
le pubbliche amministrazioni che erogano servizi online
devono prevedere modalità di rilevazione che consentano
l’acquisizione immediata del giudizio degli utenti
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D.Lgs 235/10 Nuovo Codice dell’amministrazione digitale
Utilizzo della posta elettronica certificata
tutte le comunicazioni effettuate mediante la posta elettronica
certificata (PEC) o mediante altre soluzioni tecnologiche
individuate con apposito DPCM equivalgono alla notifica per
mezzo della posta
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D.Lgs 235/10 Nuovo Codice dell’amministrazione digitale
Dematerializzazione dei documenti:
si sviluppa il processo di dematerializzazione dei documenti
prevedendo che le pubbliche amministrazioni debbano formare
gli originali dei propri documenti utilizzando le tecnologie
informatiche e viene conseguentemente riordinata anche la
disciplina delle copie dei documenti informatici e
amministrativi
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D.Lgs 235/10 Nuovo Codice dell’amministrazione digitale
Protocollo informatico e fascicolo elettronico:
sarà protocollata in via informatica ogni comunicazione
inviata tramite posta elettronica certificata tra le pubbliche
amministrazioni e tra le pubbliche amministrazioni e i
cittadini o le imprese
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D.Lgs 235/10 Nuovo Codice dell’amministrazione digitale
Inoltre, l’amministrazione titolare del procedimento raccoglierà
gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo in un
fascicolo informatico, dotato di un apposito identificativo
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D.Lgs 235/10 Nuovo Codice dell’amministrazione digitale
Conclusioni (secondo il legislatore):
Si sviluppa in modo deciso, concreto e operativo il grande
progetto della pubblica amministrazione digitale impostato
nel 2005 e si offrono ai vertici politici e amministrativi gli
strumenti necessari per innovare in modo profondo, rapido,
definitivo e strutturale l’azione dei pubblici uffici
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Aggiornamenti al Codice dell’amministrazione digitale
Legge 17/12/2012 n. 221
introduce l’obbligo da parte delle P.A. di pubblicare nel proprio
sito web all’interno della sezione Trasparenza, valutazione e
merito il catalogo dei dati e delle relative banche dati in loro
possesso e il regolamento che ne disciplina l’esercizio della
facoltà di accesso telematico e il riutilizzo
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Aggiornamenti al Codice dell’amministrazione digitale
DPCM 13 novembre 2014
“Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione,
copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei
documenti informatici nonché di formazione e conservazione
dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni”
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Aggiornamenti al Codice dell’amministrazione digitale
Prevede che le pubbliche amministrazioni, durante un periodo
di transizione massimo di 18 mesi, adeguino i loro sistemi di
gestione informatica dei documenti per passare, nel 2016, a
produrre esclusivamente documenti digitali validi per tutti gli
usi previsti dalla legge, come già stabilisce il Codice
dell'amministrazione digitale, al quale il decreto dà attuazione
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Aggiornamenti al Codice dell’amministrazione digitale
Il documento amministrativo informatico è dettagliatamente
descritto nel Capo III del decreto, che disciplina anche la
formazione dei duplicati, delle copie e degli estratti del
documento informatico
Al dpcm sono inoltre allegati il glossario e altri 4 documenti
sui formati, gli standard e le specifiche tecniche, specifiche
tecniche del pacchetto di archiviazione e metadati
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Aggiornamenti al Codice dell’amministrazione digitale
Scadenza del 12 agosto 2016
Rinviata
Decreto Legislativo 179 del 13 settembre 2016:
A partire dal 14 settembre 2016 il Ministro della
Semplificazione e della Pubblica Amministrazione ha 4 mesi di
tempo per aggiornare e coordinare le regole tecniche sui
documenti informatici
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Aggiornamenti al Codice dell’amministrazione digitale
DPCM 3 dicembre 2013 che detta le “Regole tecniche per il
protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-
bis e 71, del Codice dell'amministrazione digitale
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Aggiornamenti al Codice dell’amministrazione digitale
Il protocollo informatico e, più in generale, la gestione elettronica
dei flussi documentali hanno la finalità di migliorare l’efficienza
interna degli uffici attraverso l’eliminazione dei registri cartacei,
la riduzione degli uffici di protocollo e la razionalizzazione dei
flussi documentali.
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Aggiornamenti al Codice dell’amministrazione digitale
L’adozione di tali sistemi migliora inoltre la trasparenza
dell'azione amministrativa attraverso strumenti che facilitano
l’accesso allo stato dei procedimenti ed ai relativi documenti da
parte di cittadini, imprese ed altre amministrazioni
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Aggiornamenti al Codice dell’amministrazione digitale
La gestione documentale è la gestione informatica dei documenti
in modalità avanzata. È stata così denominata perché si tratta di
una soluzione che privilegia ed esalta essenzialmente le
potenzialità legate alla gestione informatizzata dei documenti
e degli archivi
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Aggiornamenti al Codice dell’amministrazione digitale
E’ indispensabile, inoltre, ai fini di una valida ed efficace
informatizzazione delle attività di un ufficio, la cd.
reingegnerizzazione dei processi interessati (in altri termini
adeguare le procedure amministrative alle esigenze
dell’informatizzazione)
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Aggiornamenti al Codice dell’amministrazione digitale
Appare, quindi, chiaro che la vera dematerializzazione in realtà
non può ridursi ai processi di digitalizzazione dei documenti,
bensì consiste nel faticoso e complesso intervento di
semplificazione dei processi e di diminuzione delle fasi e dei
passaggi del processo decisionale, come del resto indicato negli
obiettivi della legge 241 del 1990 da più di 25 anni
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ARCHIVISTICA INFORMATICA
Docente: Silvana Vinci
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Riassumiamo
La gestione elettronica dei documenti, dei dati
e degli archivi ha assunto grandissima
importanza nel quadro della riforma della
pubblica amministrazione attraverso le
tecnologie dell’informazione e della
comunicazione (ICT)
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Sintesi
L’utilizzo delle tecnologie dell’informazione e
della comunicazione (ICT) nelle pubbliche
amministrazioni, associato ai mutamenti
organizzativi, concorre al miglioramento dei
servizi resi al pubblico
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Sintesi
Attraverso la gestione informatizzata dei
documenti e dei flussi documentali nella
pubblica amministrazione si può governare il
cambiamento
Politica di miglioramento dei servizi, di trasparenza dell’azione
amministrativa e di contenimento dei costi
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Sintesi
Il CAD codice dell’amministrazione digitale
dispone che:
le pubbliche amministrazioni adottino un
piano di sviluppo dei sistemi informativi
automatizzati
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Sintesi
provvedano a realizzare o revisionare i sistemi
informativi finalizzati alla totale automazione
delle fasi di produzione, gestione, diffusione
e utilizzazione dei propri dati, documenti e
procedimenti
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Sintesi
Inoltre le pubbliche amministrazioni devono valutare
anche in termini di rapporto tra costi e benefici la
possibilità di recuperare su supporto informatico i
documenti e gli atti cartacei dei quali sia
obbligatoria o opportuna la conservazione,
provvedendo alla predisposizione dei piani di
sostituzione degli archivi cartacei con archivi
informatici
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Sintesi
Tale progetto, di ampio respiro, richiederà un
periodo di tempo, per la sua realizzazione,
piuttosto lungo
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Protocollo informatico
Inizialmente le direttive sono rivolte alla
introduzione nei piani di sviluppo informativi,
di progetti per la realizzazione di sistemi di
protocollo informatico per la gestione
elettronica dei procedimenti amministrativi
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Protocollo informatico
I sistemi di protocollo informatico devono
essere inseriti all’interno di ogni AOO, area
organizzativa omogenea, nella quale i
documenti sono gestiti con criteri uniformi di
classificazione e di archiviazione
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Protocollo informatico
Obiettivo da raggiungere:
adottare un unico sistema di governo
elettronico attraverso la gestione informatica
dei documenti e degli archivi
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Protocollo informatico
Ogni pubblica amministrazione in base alla
propria situazione organizzativa e tecnologica
può adottare un piano realizzativo differenziato
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Protocollo informatico
Sono stati indicati tre livelli di realizzazione
che seguono il percorso sequenziale di
attuazione dell’intero progetto
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Protocollo informatico
1. Il nucleo minimo di protocollo
2. La gestione informatica dei documenti
3. I flussi documentali
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Protocollo informatico
1. Il nucleo minimo di protocollo
S’intende la gestione dei documenti in
modalità di base attraverso il sistema di
protocollo informatico in grado di effettuare le
operazioni di registrazione, segnatura e
classificazione dei documenti
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Protocollo informatico
1. Il nucleo minimo di protocollo
Prevede le operazioni necessarie e sufficienti
per la gestione informatica dei documenti
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Protocollo informatico
1. Il nucleo minimo di protocollo
Si identifica con la gestione informatica dei
profili
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Protocollo informatico
1. Il nucleo minimo di protocollo
Si adotta l’automazione del registro di
protocollo che rappresenta solo il primo passo
verso la completa automazione degli scambi
informativi e la realizzazione della
trasparenza amministrativa
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Protocollo informatico
2. La gestione informatica dei documenti
Corrisponde alla fase più avanzata che prevede
la gestione elettronica dei documenti, non
solo del loro profilo
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Protocollo informatico
2. La gestione informatica dei documenti
Diventa centrale il documento digitale rispetto
a quello analogico
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Protocollo informatico
2. La gestione informatica dei documenti
Documento digitale
Documento analogico
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Protocollo informatico
3. I flussi documentali
Corrisponde alla gestione informatizzata dei
flussi documentali (iter dei procedimenti e
flusso di lavoro) all’interno dei processi e in
relazione ai procedimenti
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Protocollo informatico
3. I flussi documentali
Oltre a gestire l’iter dei documenti, il sistema
gestisce e controlla le attività del procedimento
attivando le risorse necessarie per realizzarle
(persone, applicazioni..)
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Protocollo informatico
3. I flussi documentali
Il workflow presuppone di aver consolidato i
risultati raggiunti con il nucleo minimo, di
poter disporre dei documenti in formato
digitale e di aver effettuato la razionalizzazione
organizzativa dei flussi documentali (in entrata
in uscita e interni)
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Protocollo informatico
Le amministrazioni hanno l’obbligo di
provvedere all’individuazione delle aree
organizzative omogenee AOO
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Protocollo informatico
L’area organizzativa omogenea corrisponde ad
un insieme di unità organizzative che
usufruiscono in modo uniforme e coordinato
degli stessi servizi per la gestione dei flussi
documentali
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Protocollo informatico
All’interno di ciascuna area organizzativa
omogenea deve essere istituito:
un servizio archivistico
per la tenuta del protocollo informatico,
della gestione dei documenti informatici,
dei flussi documentali e degli archivi
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Protocollo informatico
Deve essere nominato un responsabile del
protocollo informatico che dovrà essere un
funzionario in possesso di idonei requisiti
professionali
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Protocollo informatico
Il responsabile del servizio archivistico opera
sulla base delle regole e delle indicazioni
riportate nel manuale di gestione
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Il manuale di gestione
Il manuale di gestione dei documenti
descrive le modalità organizzative e di
conservazione dei documenti
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Il manuale di gestione
Fornisce le istruzioni per il corretto
funzionamento del servizio per la gestione
informatica dei documenti, dei flussi
documentali e degli archivi
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Il manuale di gestione
Il manuale di gestione dei documenti fornisce
le regole per il funzionamento dell’ufficio di
protocollo per la gestione dei documenti
analogici e informatici e per la corretta
formazione degli archivi
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Il manuale di gestione
Il manuale di gestione dei documenti
deve avere una struttura flessibile: una parte
con le disposizioni fondamentali, non
suscettibili di variazione frequente, e una serie
di allegati aggiornati dal Responsabile del
Servizio
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Il manuale di gestione
Il manuale di gestione dei documenti dovrà
essere approvato dal responsabile dell’AOO e
poi reso disponibile a tutto il personale
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Il manuale di gestione
In esso si deve
1. descrivere il flusso di lavorazione dei
documenti ricevuti, spediti e interni, sia
cartacei che informatici
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Il manuale di gestione
2. Riportare il piano di conservazione
dell’archivio con il titolario di
classificazione e il massimario di scarto
3. Dare le indicazioni per l’accessibilità ai
documenti e la sicurezza informatica
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Il manuale di gestione
Nell'ambito di ogni amministrazione dovrebbe
essere adottato un modello generale, da
specificare all'interno di ogni area
organizzativa omogenea
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Il manuale di gestione
Ambito di applicazione del manuale e
definizioni
Descrizione dell'amministrazione e delle aree
organizzative omogenee
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Il manuale di gestione
Le tipologie documentarie
Individuazione delle modalità di trasmissione
dei documenti all'interno e all'esterno delle
AOO (posta ordinaria, raccomandata, fax,
posta elettronica, ecc.)
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Il manuale di gestione
Individuazione di tipologie particolari di
documenti per i quali si stabiliscono modalità
di trattamento specifici (deliberazioni, verbali,
contratti, decreti, circolari ecc.)
Individuazione dei supporti utilizzati
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Il manuale di gestione
La descrizione dei flussi documentali
Procedure per la ricezione dei documenti
(acquisizione, smistamento, assegnazione)
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Il manuale di gestione
La descrizione dei flussi documentali
Procedure per la formazione e spedizione di
documenti destinati all'esterno
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Il manuale di gestione
La descrizione dei flussi documentali
Procedure per la formazione e circolazione di
documenti interni soggetti a registrazione
particolare
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Il manuale di gestione
La descrizione dei flussi documentali
Procedure per la formazione e circolazione di
documenti interni non soggetti a registrazione
particolare
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Il manuale di gestione
Registrazione dei documenti: regole e modalità
Registrazione di protocollo (incluse le
modalità per la registrazione dei documenti in
forma elettronica)
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Il manuale di gestione
Registrazione dei documenti: regole e modalità
Registrazione particolare
identificazione delle tipologie e descrizione
delle procedure
Segnatura di protocollo
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Il manuale di gestione
Organizzazione e gestione dell'archivio
corrente
Tenuta del sistema di classificazione:
procedure di mantenimento e aggiornamento
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Il manuale di gestione
Organizzazione e gestione dell'archivio
corrente
Formazione e gestione dei fascicoli:
•definizione delle tipologie di fascicolo,
•procedure per l'apertura e chiusura dei
fascicoli,
•procedure di movimentazione
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Il manuale di gestione
Organizzazione e gestione dell'archivio
corrente
•Definizione degli strumenti di ricerca
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Il manuale di gestione
Organizzazione e gestione dell'archivio
corrente
Definizione delle relazioni tra la gestione dei
documenti e dei fascicoli e il controllo dei
procedimenti amministrativi (individuazione del responsabile, individuazione della tipologia
del procedimento e dell'istanza del procedimento, ecc.)
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Il manuale di gestione
Organizzazione e gestione dell’archivio di
deposito
Regole e procedure per il trasferimento e la
movimentazione dei fascicoli
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Il manuale di gestione
Organizzazione e gestione dell’archivio di
deposito
Definizione delle responsabilità delle unità
organizzative
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Il manuale di gestione
Organizzazione e gestione dell’archivio di
deposito
Strumenti di ricerca
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Il manuale di gestione
Selezione dei documenti per la
conservazione/scarto: procedure e definizione
di responsabilità interne alle unità
organizzative
Definizione delle voci per le procedure di
selezione abbreviate (ai sensi delle norme sulla
semplificazione amministrativa)
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Il manuale di gestione
Conservazione dei documenti
Modalità per la conversione dei documenti
informatici e dei sistemi di gestione
informatica dei documenti
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Il manuale di gestione
Conservazione dei documenti
Modalità per la definizione dei supporti di
conservazione
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Il manuale di gestione
Conservazione dei documenti
Procedure per il trasferimento dei documenti
nella separata sezione d'archivio (per gli enti
pubblici) o del versamento nell'archivio di
Stato competente: modalità per il trasferimento
degli strumenti di reperimento originari
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Il manuale di gestione
Sicurezza
Definizione dei diritti di accesso
Regole per la tenuta del registro di protocollo
di emergenza
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Il manuale di gestione
Accesso e privacy
Procedure per la consultabilità dei documenti e
per la tutela dei dati personali
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Il manuale di gestione
Disposizioni finali:
Modalità di comunicazione del manuale
Modalità di aggiornamento del manuale
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La registrazione di protocollo
Il protocollo informatico deve prevedere tre
fondamentali funzioni
Registrazione
Segnatura
Classificazione
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La registrazione di protocollo
La registrazione è l’operazione che permette
di memorizzare in forma non modificabile
alcuni dati per ciascun documento nel
sistema informatico di protocollo
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La registrazione di protocollo
Informazioni che devono essere memorizzate:
Numero di protocollo
Data di registrazione
Mittente o destinatario
Oggetto
Data e protocollo del documento ricevuto
Impronta del documento informatico
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La registrazione di protocollo
Ogni registrazione di protocollo è generata
nel momento in cui l’operatore, dopo aver
digitato tutti i dati relativi al documento che
sta protocollando, ne conferma l’inserimento
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La registrazione di protocollo
Il sistema genera un nuovo numero di
protocollo e attribuisce la data di
protocollazione
Ciascuna registrazione produce un record sul
sistema centrale che viene accodato in una
base dati
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La registrazione di protocollo
Il numero di protocollo è progressivo ed è
costituito fino a sette cifre numeriche
La numerazione si rinnova ad ogni inizio
d’anno
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La registrazione di protocollo
Numero di protocollo e data sono generati
automaticamente dal sistema e non sono
modificabili
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La registrazione di protocollo
Mittente, destinatario, oggetto e impronta
informatica, una volta registrati, non sono più
modificabili
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La registrazione di protocollo
La protocollazione va fatta nella stessa
giornata lavorativa in cui gli atti pervengono
all’ufficio protocollo
L’operazione può essere differita al giorno
successivo in caso di eccessivo carico di
lavoro
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La registrazione di protocollo
Documenti soggetti alla registrazione:
Tutti i documenti ricevuti e spediti
dall’amministrazione e tutti i documenti
informatici
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La registrazione di protocollo
Eccezioni:
Gazzette ufficiali
Bollettini ufficiali e notiziari dell’amministrazione
Note di ricezione delle circolari
Materiali statistici
Atti preparatori interni
Giornali, riviste, libri
Tutti i documenti già soggetti a registrazione
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La registrazione di protocollo
I documenti da protocollare si dividono in:
In entrata
In uscita
Interni
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La registrazione di protocollo
In entrata:
I documenti acquisiti dall’ente nell’esercizio
delle proprie funzioni
Documenti analogici
File pervenuti anche tramite posta elettronica
Documenti informatici (validamente
sottoscritti con firma elettronica)
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La registrazione di protocollo
In uscita: I documenti prodotti nell’esercizio delle proprie funzioni dagli amministratori, dalla dirigenza e dal personale in servizio presso l’ente Documenti analogici File spediti anche via posta elettronica Documenti informatici (validamente sottoscritti con firma elettronica)
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La registrazione di protocollo
Interni:
Possono essere:
Di carattere informativo, appunti e brevi
comunicazioni scambiate tra i servizi dello stesso ente
(di norma non vanno protocollati)
Di preminente carattere giuridico-probatorio redatti
dagli amministratori dai dirigenti e dal personale
nell’esercizio delle loro funzioni (vanno protocollati)
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La registrazione di protocollo
L’annullamento o la modifica delle
informazioni relative ad una registrazione di
protocollo può essere eseguita solamente dal
responsabile del servizio in seguito ad un
motivato provvedimento
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La registrazione di protocollo
L’annullamento o la modifica anche di una
sola delle informazioni generate
automaticamente e non modificabili provoca
l’annullamento dell’intera registrazione di
protocollo
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La registrazione di protocollo
Il protocollo conserva memoria di tutte le
operazioni di inserimento dei dati o di
modifica di essi; inoltre rende visibili i dati
precedenti alla modifica, la data di modifica
e l’operatore che l’ha eseguita.
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La registrazione di protocollo
Il sistema di protocollo informatico deve
consentire la produzione del registro
giornaliero che contiene tutte le registrazioni
di protocollo fatte in un unico giorno
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La registrazione di protocollo
Il registro giornaliero di protocollo ha la
funzione di conservazione dei dati del
protocollo informatico
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La registrazione di protocollo
Non esiste l’obbligo della stampa giornaliera
del registro di protocollo
Bensì l’obbligo di adottare un software di
protocollo che ne permetta la stampa, quando
necessaria
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La registrazione di protocollo
Per garantire la conservazione dei dati è
necessario riversare su supporti informatici
di memorizzazione non riscrivibili che
devono essere conservati da un soggetto
diverso dal responsabile del servizio per la
gestione informatica dei documenti dei flussi
documentali e degli archivi
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La segnatura di protocollo
La segnatura di protocollo consiste nella
apposizione o nell’associazione all’originale
del documento in forma permanente e non
modificabile delle informazioni riguardanti la
registrazione di protocollo del documento
stesso
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La segnatura di protocollo
La registrazione e la segnatura di protocollo
sono operazioni che avvengono
contestualmente e sono eseguite dallo stesso
operatore
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La segnatura di protocollo
La segnatura di protocollo si realizza apponendo un
timbro con le indicazioni minime:
Identificazione sintetica dell’AOO
Data
Numero di protocollo
Codice di classificazione
Ufficio che ha prodotto il documento o a cui è
destinato
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La segnatura di protocollo
La segnatura di protocollo si realizza anche
apponendo un’etichetta che viene stampata
dallo stesso sistema di protocollo informatico
e che può anche prevedere un codice a barre
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La segnatura di protocollo
I dati relativi alla segnatura di protocollo di
un documento informatico sono contenuti
tutti insieme in un file conforme alle
specifiche del linguaggio XML (Extensible
Markup Language)
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La classificazione di protocollo
Il dpr 445/2000 stabilisce all’art. 56 che
registrazione, segnatura e classificazione
costituiscono operazioni necessarie e
sufficienti per la tenuta del sistema di
gestione informatica dei documenti da parte
delle pubbliche amministrazioni
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La classificazione di protocollo
Anche il codice dell’amministrazione digitale
attribuisce rilevanza all’operazione di
classificazione per la gestione informatica
dei documenti (art. 1, c. 1)
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La classificazione di protocollo
L’operazione di classificazione può anche
non essere contestuale alle precedenti
operazioni di registrazione e segnatura
Può essere eseguita successivamente dal
responsabile del procedimento al quale il
documento viene assegnato per la
lavorazione
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La classificazione di protocollo
La classificazione permette di organizzare
tutti i documenti secondo un ordinamento
logico predefinito che si riferisce alle
funzioni e alle attività dell’amministrazione
stessa
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La classificazione di protocollo
Se ci si limitasse alla sola registrazione degli
atti, dopo breve tempo si creerebbe un
insieme disordinato di documenti che
porterebbe alla impossibilità di una corretta
conservazione dei documenti stessi, nel
passaggio dall’archivio corrente all’archivio
di deposito e infine all’archivio storico
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La classificazione di protocollo
La classificazione corrisponde all’esigenza di
dare un ordine ai documenti per costituire un
archivio all’interno del quale sia possibile
rintracciare i documenti in modo agevole e
immediato
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La classificazione di protocollo
Il piano di classificazione o titolario precisa i
criteri di formazione e ordinamento dei
documenti secondo una struttura logica
distribuita su più livelli
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La classificazione di protocollo
La classificazione si presenta come uno
schema generale di voci logiche articolate in
modo gerarchico e stabilite in modo
uniforme che identificano le funzioni e le
attività di ciascuna amministrazione
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La classificazione di protocollo
Non esiste uno schema di titolario
ugualmente valido per ogni amministrazione
pubblica, poiché il titolario deve rispettare le
competenze e le funzioni dell’ente
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La classificazione di protocollo
Il titolario ha una distribuzione in :
titoli, che rappresentano le funzioni dell’ente,
classi, che rappresentano le macroattività
sottoclassi, che rappresentano ulteriori
specializzazioni
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La classificazione di protocollo
Il titolario deve essere integrato con il piano di
conservazione per garantire la corretta conservazione
permanente dei documenti e
tempi
criteri
regole
per la selezione periodica e la conservazione dei
documenti
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L’assegnazione e la presa in carico
Dopo la registrazione, la segnatura e la
classificazione ogni documento deve essere
assegnato all’ufficio, all’interno della stessa
AOO, a cui compete la trattazione del
procedimento
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L’assegnazione e la presa in carico
Una volta assegnato il documento deve
essere preso in carico dall’ufficio o dalla
persona a cui è stato attribuito
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La fascicolazione
Ogni documento inserito nel sistema di
gestione del protocollo informatico deve
essere fascicolato, indipendentemente dal
supporto sul quale è stato formato
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La fascicolazione
La fascicolazione crea il vincolo tra i
documenti che è alla base della formazione
di un archivio ordinato e ben organizzato
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La fascicolazione
I documenti si possono aggregare sulla base
dell’affare o del procedimento cui si riferiscono
FASCICOLO
o della loro appartenenza ad una tipologia
documentaria quale: atti deliberativi, contratti,
mandati di pagamento
SERIE
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La fascicolazione
Il fascicolo fa riferimento allo stesso oggetto
La serie fa riferimento alla stessa tipologia
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La fascicolazione
Al termine del procedimento amministrativo,
quando cioè si esaurisce l’affare, il fascicolo
viene chiuso e passato all’archivio di deposito
La data di chiusura è quella dell’ultimo
documento inserito nel fascicolo
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1
ARCHIVISTICA INFORMATICA
Docente: Silvana Vinci
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2
Obiettivi specifici della classificazione
La classificazione stabilisce il rapporto tra i
documenti nella fase di creazione dell’archivio,
costituendo il vincolo archivistico e garantendone il
mantenimento nelle successive fasi di conservazione e
ricerca qualificata
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3
Obiettivi specifici della classificazione
Il soggetto produttore stabilisce i criteri di
accumulazione dei documenti in base
alla natura dei documenti
alla struttura organizzativa
alla complessità delle attività svolte
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4
Obiettivi specifici della classificazione
In ogni caso i documenti si accumulano in relazione
reciproca in base alle attività cui partecipano: ogni
documento ha un posto definito (fisico e logico in
ambiente cartaceo, logico in ambiente digitale)
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5
Obiettivi specifici della classificazione
Un documento può essere oggetto di più operazioni di
classificazione: in ambiente tradizionale questa
possibilità comporta la sua duplicazione
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6
Obiettivi specifici della classificazione
La classificazione
• fase più delicata delle operazioni di archiviazione
• condiziona l’ubicazione del documento e ne
determina il vincolo archivistico con gli altri
documenti
• attribuisce ad ogni documento una precisa posizione
all’interno dell’archivio
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7
Il piano di classificazione
Il piano di classificazione deve includere tutti i
documenti d’archivio (di qualunque natura e supporto,
ricevuti, spediti o interni)
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8
Il piano di classificazione
I documenti devono essere organizzati (identificati e
strutturati) secondo un quadro rappresentativo delle
funzioni o materie attribuite al soggetto secondo
criteri logici e coerenti
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9
Il piano di classificazione
Il piano deve avere
un’organizzazione gerarchica delle partizioni e
una progressione dal generale al particolare
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10
Il piano di classificazione
La struttura delle voci del piano deve rispondere a
principi di omogeneità e uniformità
I criteri di rappresentazione devono essere adeguati
alle funzioni/attività/materie attribuite
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11
Il piano di classificazione
È opportuno identificare l’ufficio responsabile per la
conservazione dei documenti prodotti nell’ambito di
ogni livello finale del piano di classificazione
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12
Il piano di classificazione
È necessaria l’elaborazione di strumenti per
consentire l’accesso esterno e l’utilizzo interno del
piano (regolamento e manuale di gestione)
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13
Il piano di classificazione
È opportuno che il piano di classificazione sia
integrato con l’indicazione dei modi concreti di
formazione e organizzazione dei fascicoli
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14
Il piano di classificazione
L’articolazione del piano di classificazione o titolario
prevede più livelli, denominati dalla dottrina: titolo,
classe, sottoclasse, categoria, sottocategoria.
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15
Il piano di classificazione
Il titolario deve essere oggetto di monitoraggio
costante affinché continui a rispecchiare nel tempo
le funzioni esercitate dall’ente. Occorrerà pertanto
apportare periodicamente gli aggiornamenti e le
variazioni resi necessari dal mutare delle funzioni,
delle competenze e della normativa.
Queste attività variano in ragione della
complessità organizzativa del soggetto produttore
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16
La fascicolazione
Dopo la classificazione il documento viene inserito
nel fascicolo corrispondente alla classificazione
data
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17
Il fascicolo
Unità archivistica base di un archivio corrente
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18
Il fascicolo
Raccolta ordinata della documentazione che si è
prodotta durante la trattazione di un affare, non avulsa
dal complesso documentario costituente l’archivio
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19
Il fascicolo
Atti ricevuti (per lo più atti originali), atti spediti
(in minute), atti di corredo (in minuta o in originale)
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20
Il fascicolo
Insieme di carte relative a una medesima pratica,
raccolte dentro un’unica cartella o copertina
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21
Il fascicolo
È l’elemento di base del sistema di gestione dei
documenti individuato dal piano di classificazione
come insieme dei documenti relativi a un
determinato affare/materia.
È entità logica e fisica nel caso di
documenti cartacei, solo logica
nel caso di documenti elettronici
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22
Il fascicolo
Il fascicolo, unità archivistica prevalente nell’archivio
moderno, è dunque l’aggregazione organizzata di
documenti.
• Non è un ulteriore livello del titolario
• Il titolario di classificazione prevede quello che può
esserci
• Il fascicolo contiene i documenti relativi ad un fatto
concreto
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23
Il fascicolo
Il fascicolo si forma nel corso delle attività
amministrative del soggetto produttore, allo scopo di
riunire tutti i documenti utili allo svolgimento di tali
attività
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24
Il fascicolo
Il fascicolo si apre con il primo documento inserito in
relazione a un determinato affare o materia e include
documenti ricevuti (originali), spediti (minute), di
corredo, di natura preparatoria, interni (minute e
originali)
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25
Il fascicolo
Nella progettazione delle tipologie di fascicoli è
necessario evitare
1) la frammentazione non necessaria delle pratiche
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26
Il fascicolo
2) l’accorpamento eccessivo di documenti all’interno
della stessa unità (in particolare nel caso di uffici che
svolgono un’intensa attività di corrispondenza)
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27
Il fascicolo
3) la tendenza a costituire fascicoli intestati ai
destinatari (invece che basati sull’analisi dei processi
e funzioni)
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28
Organizzazione dei fascicoli
I fascicoli possono essere organizzati secondo tre
criteri principali:
Per soggetto: il fascicolo è intestato a una persona
fisica o giuridica e contiene documenti di varia
natura e tipologia relativi a quella persona
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29
Organizzazione dei fascicoli
per affare : il fascicolo raccoglie tutti i documenti
pervenuti, istruttori, finali, ecc. relativi a un
determinato “affare”
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30
Organizzazione dei fascicoli
per attività o procedimento amministrativo cioè
relativo a una specifica attività/competenza del
soggetto produttore
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31
Organizzazione dei fascicoli
Il fascicolo per persona fisica o giuridica
• Comprende tutti i documenti, anche con classifiche
diverse, che si riferiscono a una persona.
Esempio: nel fascicolo personale di un dipendente
ciascun documento viene classificato a seconda della
classe di riferimento prevista nel titolario
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32
Organizzazione dei fascicoli
Il fascicolo per persona fisica o giuridica si
configura così come aggregazione di documenti
diversamente classificati e si apre indipendentemente
dalle classi.
Quasi sempre i fascicoli intestati alle persone restano
correnti per molti anni, costituendo serie aperte
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33
Organizzazione dei fascicoli
Il fascicolo “personale” è un’unità archivistica sui
generis poiché si apre al momento dell’attivazione del
rapporto con l’ente e resta sempre aperto e corrente
sino alla conclusione della carriera lavorativa del
dipendente
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34
Organizzazione dei fascicoli
Anche la serie in cui di norma sono inseriti i fascicoli
personali è aperta ma può articolarsi in due sottoserie
distinte per il personale in servizio e per quello in
quiescenza che può essere considerata serie chiusa
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35
Organizzazione dei fascicoli
Il fascicolo per affare comprende i documenti
recanti tutti la medesima classifica, prodotti da un
ufficio per la trattazione di un affare.
Il fascicolo per affare ha una data di apertura, una
durata circoscritta, che può non coincidere
perfettamente con l’anno solare, e una data di chiusura
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36
Il fascicolo
Il fascicolo per attività, invece, è costituito e
comprende i documenti prodotti nello svolgimento di
un’attività amministrativa semplice, non discrezionale
e ripetitiva, che si esaurisce in risposte obbligate o
meri adempimenti
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37
Il fascicolo
Qualche esempio: richieste di informazioni
archivistiche e/o bibliografiche e relative risposte;
Il fascicolo per attività comprende documenti con
destinatari e oggetti diversi, ma con identica
classifica; ha durata annuale e, se la massa
documentale è eccessiva, può articolarsi in
sottofascicoli con diverse cadenze temporali
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38
Organizzazione dei fascicoli
Esiste anche la possibilità di aggregare i fascicoli per
tipologia di atto rappresentato (forma del
documento): decreti, disposizioni di servizio,
concessioni, ecc.
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39
Il registro
Oltre ai fascicoli gli archivi sono formati da registri,
cioè entità documentarie formate (in ambiente
cartaceo) da fogli rilegati nei quali in sequenza
cronologica vengono registrati gli atti.
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40
Il registro
In ambiente digitale
il registro può identificarsi
con una base di dati
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FASCICOLO
REGISTRO o
REPERTORIO
Unità archivistiche
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titolario
archivio
documento da classificare
fascicolo
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43
L’indice di classificazione
E’ il codice alfanumerico o l’insieme delle voci
descrittive che rappresenta il livello di dettaglio del
piano di classificazione nel cui ambito viene costituito
il fascicolo
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44
L’indice di classificazione
Classificare un documento significa collegare il
documento a una delle voci del piano di
classificazione e inserirlo in un fascicolo concreto
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45
L’indice di classificazione
La classificazione è essenzialmente uno strumento di
ordinamento che in ultima analisi può condurci
all’esatto reperimento di un documento in fase di
ricerca
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Ricezione - Registrazione
- Segnatura - - Classificazione
- Fascicolazione
Documenti in entrata
Tenuta in archivio
Piano di Classificazione
Protocollazione:
- Responsabile procedimento
- Ufficio incaricato
Assegnazione:
- Protocollazione:
- Registrazione
- Segnatura
Classificazione
Fascicolazione
Invio
Documenti in uscita
Trattazio
ne/p
roduzio
ne d
ocu
men
ti
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ARCHIVISTICA INFORMATICA
Docente: Silvana Vinci
1 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento informatico si può considerare la
traslazione su base digitale del documento
cartaceo tradizionale?
2 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Sarà possibile mantenere tutti i requisiti del
documento tradizionale sul documento
informatico?
3 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018 4
Lo studio delle problematiche che riguardano
la produzione, archiviazione e conservazione
dei documenti informatici non può
prescindere da un esame di ciò che s’intende
per documento e da una breve panoramica sui
suoi elementi costitutivi
Il documento: definizione
Documento
Testimonianza di qualunque genere
(uno scritto, un’opera, un monumento)
espressione e rappresentazione di un dato
ambiente o periodo o civiltà
5 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento: definizione
Documento
Qualsiasi mezzo che consente di tramandare la
memoria di un fatto provandone l’esattezza e le
modalità (soprattutto l’atto giuridico che si
concretizza in una scrittura)
6 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento: definizione
Documento
Qualunque oggetto materiale che possa essere
usato come strumento di studio, di ricerca, di
consultazione o d’indagine
7 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento: definizione
Documento
Prova, dimostrazione, testimonianza,
attestazione, oggetto che serve a provare,
dimostrare qualcosa
8 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento: definizione
Documento
Cosa materiale (res)
sulla quale sono impressi dei segni
rappresentativi di un atto, di un fatto o
comunque di una realtà esterna alla res di cui si
vuole serbare memoria
9 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento: definizione
Documento
Informazione fissata su un supporto in forma
stabile
Informazione è un messaggio volontariamente o
involontariamente manifestato
10 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento: definizione
Le componenti necessarie di ogni documento
sono
• Contenuto
• Supporto materiale
• Forma
11 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento: definizione
Documento
Distinzione tra l’atto o il fatto rappresentato e
il documento che lo rappresenta
12 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento: definizione
Atto e documento sono il risultato di fasi
distinte:
quella dell’agire
quella della sua memorizzazione e del suo
ricordo (o meglio della sua rappresentazione)
13 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento: definizione
I segni che rappresentano il fatto o l’atto
devono essere impressi sulla res in modo
stabile
14 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento: definizione
Ciò che viene rappresentato è un fatto che ha
una durata circoscritta nel suo accadere,
mentre il documento che lo rappresenta deve
rimanere nel tempo
15 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento: definizione
Stabilità del supporto del documento
che deve rimanere integro per un arco
temporale sufficientemente ampio
Stabilità del contenuto del documento
che non deve potersi modificare in alcun
modo
16 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento: definizione
Il documento deve anche rispondere alle
caratteristiche di
Accessibilità
Leggibilità
Riproducibilità
nei confronti del destinatario o di chi ne abbia
interesse
17 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento: definizione
Nella formazione del documento sono coinvolti
più soggetti:
Autore:
l’individuo o l’ente responsabile del contenuto
intellettuale del documento
18 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento: definizione
Scrittore:
chi redige materialmente il testo ed è quindi
responsabile dell’articolazione del contenuto e
della forma grafica
19 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento: definizione
Sottoscrittore:
la persona fisica che ne assume la paternità,
anche in rappresentanza di un organo pubblico
o un’impresa o una persona giuridica
20 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento: definizione
Per certi tipi di documento autore, scrittore e
sottoscrittore sono la stessa persona,
Per altri, autore e sottoscrittore coincidono
Per altri ancora, sono tutte entità distinte
21 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento: definizione
Un soggetto può considerarsi autore o
sottoscrittore di un documento quando ha avuto
la volontà di produrlo
22 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento: definizione
Un documento si può definire autentico quando
è integro, riconducibile con certezza al suo
autore, originale o conforme all’originale
23 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento: definizione
L’assunzione di paternità di un documento
viene espressa dall’apposizione di una firma
generalmente in fondo al testo
24 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento: definizione
Firma = gesto grafico, eseguito con la mano,
con il quale un soggetto scrivente traccia il
proprio nome su un supporto
25 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento: definizione
La firma esplica due funzioni:
indicativa = identifica e individua il
sottoscrittore del documento
dichiarativa = perché attraverso essa il
sottoscrittore si assume la paternità delle
dichiarazioni contenute nel documento
26 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento: definizione
Una sottoscrizione può essere autenticata da
un notaio o da un pubblico ufficiale.
L’autenticazione consiste nell’attestazione da
parte del pubblico ufficiale che la firma è stata
apposta in sua presenza, dopo l’identificazione
dell’identità
27 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento: definizione
Il documento è anche localizzato, cioè
prodotto in un determinato luogo e in una certa
data
Sono elementi che dovrebbero essere sempre
esplicati
28 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento: definizione
Originale è la prima stesura definitiva del
documento, perfetto nei suoi elementi
sostanziali e formali
Copia o estratto è una riproduzione totale o
parziale dell’originale alla quale è
riconosciuto un valore giuridico diverso
29 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento giuridico
Documento giuridico è definito
“Rappresentazione di un fatto o di un atto
avente rilevanza giuridica”
(atti pubblici, validati da un notaio o altro
pubblico ufficiale, e scritture private, cioè
scritte da privati)
30 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento amministrativo
Dpr 445 / 2000 art. 1
“Rappresentazione comunque formata del
contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche
amministrazioni o comunque utilizzati ai fini
dell’attività amministrativa”
31 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento amministrativo
Atto amministrativo per eccellenza è il
provvedimento amministrativo
che realizza la cura di un interesse pubblico
la cui adozione avviene al compimento di un
iter procedimentale
grazie al quale l’amministrazione acquisisce e
valuta tutti gli elementi necessari per emanarlo
32 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento amministrativo
Elementi essenziali del documento
amministrativo
Autore = soggetto competente ad emanarlo
Destinatario = organo pubblico o soggetto
privato nei cui confronti si producono gli effetti
dell’atto
Volontà = nessun atto può essere emanato
senza un’espressione di volontà
33 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento amministrativo
Elementi essenziali del documento
amministrativo
Oggetto = il bene, la persona o la situazione
verso cui prevede effetti giuridici
Preambolo = i presupposti di fatto e di diritto
che giustificano l’emanazione dell’atto
Motivazioni = le ragioni che giustificano
l’emanazione dell’atto
34 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento amministrativo
Elementi essenziali del documento
amministrativo
Finalità = riguardano lo scopo dell’atto
Dispositivo = riguarda la parte precettiva
dell’atto
Forma = il modo con cui l’atto viene
esternato
35 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento amministrativo
Elementi accidentali dell’atto amministrativo
Termine = il momento dal quale deve avere
inizio o cessare l’efficacia dell’atto
Condizione = la subordinazione
dell’efficacia dell’atto al verificarsi di un
evento
36 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento archivistico
Documento prodotto o ricevuto da una persona
fisica o giuridica durante l’esercizio delle sue
funzioni, ovvero nell’ambito di un’attività
pratica, amministrativa o giuridica
37 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento archivistico
L’insieme dei documenti archivistici
comprende anche quelli giuridici e quelli
amministrativi indipendentemente dal supporto
38 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento archivistico
E’ prodotto in modo naturale come necessità
pratica del soggetto produttore per lo
svolgimento della sua attività
39 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento archivistico
Una volta formato entra a far parte
dell’archivio per volontà dello stesso soggetto
produttore che può conservarlo per obbligo di
legge o semplicemente per avere memoria
dell’atto o del fatto rappresentato
40 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento archivistico
Strettamente correlato ai suoi precedenti e
susseguenti e al soggetto produttore
Vincolo o nesso archivistico = insieme delle
relazioni logiche e formali che esistono tra i
documenti
41 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento archivistico
Naturalezza = il vincolo nasce
spontaneamente senza precisa volontà da
parte del soggetto produttore
Originarietà = si forma nel momento stesso
in cui vengono prodotti i documenti
Necessarietà = non può non esserci
42 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento archivistico
Ogni operazione sui documenti archivistici va
fatta nel rispetto del vincolo archivistico
43 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento archivistico
La formazione dei fascicoli risponde
all’esigenza di preservare e conservare il
vincolo archivistico e di consentire il più facile
recupero della documentazione
44 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento archivistico
Principio di provenienza o metodo storico
attiene al riordino di un archivio
Consiste nel ricostituire l’ordine originario dei
documenti ricostituendone il vincolo che li
legava
45 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento archivistico
Per riordinare un archivio è dunque necessario
conoscere la storia del soggetto produttore
inquadrandola in un contesto storico-istituzionale
generale e locale
46 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento informatico
Secondo il Testo unico 445/2000 e il codice
dell’amministrazione digitale:
Documento informatico è:
la rappresentazione informatica di atti, fatti o
dati giuridicamente rilevanti
47 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento informatico
Il documento informatico può rappresentare
una realtà con un linguaggio digitale che viene
interpretato dal computer
48 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento informatico
Per linguaggio digitale si intende quello che si
basa sull’unità di misura del sistema binario:
nel digitale binario la rappresentazione viene
ricondotta ai due elementi che definiscono il
sistema e cioè: 0 e 1
49 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento informatico
Il documento informatico è sempre costituito
da un insieme di valori binari registrati su un
supporto di memorizzazione
50 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento informatico
Attraverso un processo di lettura e di
decodifica eseguito in ambiente composto da
hardware, software di base e applicativo
il documento informatico diventa
rappresentativo di atti, fatti o dati
giuridicamente rilevanti
51 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento informatico
Documento = rappresentazione informatica o
in formato analogico di atti, fatti o dati
intelligibili direttamente o attraverso un
processo di elaborazione elettronica
52 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento informatico
Documento analogico = formato utilizzando
una grandezza fisica che assume valori
continui, come le tracce su carta (documenti
cartacei) le immagini su film (pellicole
mediche, microfilm, diapositive) le
magnetizzazioni su nastro (cassette e nastri
magnetici audio e video)
53 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
Il documento informatico
Documento informatico = Rappresentazione
informatica di atti, fatti o dati
giuridicamente rilevanti
Quella cioè del dpr 445 del 2000
54 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
La firma elettronica
Che cos’è?
“Insieme dei dati in forma elettronica,
allegati o connessi tramite associazione
logica ad altri dati elettronici, utilizzati come
metodo di autenticazione informatica”
Art.1 comma 1 lettera q del Codice
dell’amministrazione digitale
55 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
La firma elettronica
Autenticazione informatica
Validazione dell’insieme di dati attribuiti in
modo esclusivo ed univoco ad un soggetto,
che ne distinguono l’identità nei sistemi
informativi
56 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
La firma elettronica
Firma autografa:
si fissa sul supporto
cartaceo, divenendo un
tutt’uno con il
documento a cui si
riferisce
Firma elettronica:
può essere trasferita da
un supporto a un altro
senza perdere di validità
57 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
La firma elettronica
Firma autografa:
è un segno grafico
tracciato di proprio
pugno dal sottoscrittore
Firma elettronica:
è una sequenza binaria
generata con un
algoritmo crittografico
58 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
La firma elettronica
Firma autografa:
è leggibile e valutabile
dall’uomo in modo
diretto
Firma elettronica:
è verificabile solo
attraverso il computer
59 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
La firma elettronica
Firma autografa:
è un segno che si ripete
con le stesse
caratteristiche in ogni
documento sottoscritto
dallo stesso soggetto
Firma elettronica:
è una sequenza binaria
che, pur essendo
generata da uno stesso
soggetto, è diversa per
ogni documento
60 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
La firma elettronica
Firma autografa:
mantiene le sue
caratteristiche nel tempo
Firma elettronica:
ha una vita relativamente
breve
61 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
La firma elettronica
La firma elettronica diffusa in Italia è una
firma digitale, ossia il risultato di un
algoritmo di crittografia a chiavi
asimmetriche applicato all’impronta digitale
del file contenente la rappresentazione del
documento
62 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018
ARCHIVISTICA INFORMATICA
Docente: Silvana Vinci
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 1
Il documento informatico
Il documento informatico si può considerare la
traslazione su base digitale del documento
cartaceo tradizionale?
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 2
Il documento informatico
Sarà possibile mantenere tutti i requisiti del
documento tradizionale sul documento
informatico?
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 3
Il documento informatico
La sottoscrizione di un documento rende
possibile l’individuazione dell’autore dell’atto
L’autore apponendo la propria sottoscrizione
attribuisce a se stesso la paternità dell’atto
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 4
Il documento informatico
La funzione probatoria, e cioè d’individuazione
dell’autore dell’atto, è assolta mediante la
sottoscrizione
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 5
Il documento informatico
Una sottoscrizione autografa, però, è
assolutamente incompatibile con il supporto
informatico
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 6
La firma elettronica
Necessità di previsione di una sottoscrizione
informatica che assolva alle funzioni che sono
tipiche della sottoscrizione autografa
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 7
La firma elettronica
Legge Bassanini 59/97
“Gli atti, i dati e i documenti formati dalla P.A.
e dai privati con strumenti informatici o
telematici …. sono validi e rilevanti a tutti gli
effetti di legge”
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 8
La firma elettronica
Regolamento 513/97 (art. 10)
Riconosceva alla firma digitale la stessa
validità giuridica della firma autografa apposta
su un documento cartaceo
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 9
La firma elettronica
Dpr 445 / 2000
Riordino della materia
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 10
La firma elettronica
Codice dell’amministrazione digitale
D.lgs. 7 marzo 2005 n. 82
e nuovo codice dell’amministrazione digitale
D.Lgs 235/10:
Ulteriore riordino della materia
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 11
La firma elettronica
I due testi legislativi affrontano in modo
organico il tema dell’utilizzo delle tecnologie
ITC e disciplinano i principi giuridici
fondamentali relativi al documento informatico
e alla firma digitale
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 12
La firma elettronica
Che cos’è la firma elettronica?
È l’equivalente elettronico di una firma apposta
su un documento cartaceo
Assume lo stesso valore legale
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 13
La firma elettronica
Rappresenta un elemento di primaria
importanza nella gestione del documento
informatico e dell’archivio
in quanto costituisce l’unico sistema per
attribuire validità giuridica ai documenti
elettronici
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 14
La firma elettronica
Permette inoltre la realizzazione del workflow
documentale perché dà certezza dell’esistenza
del documento informatico all’interno della
pubblica amministrazione
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 15
La firma elettronica
Se il documento tradizionale (cartaceo) assume
validazione ed autenticazione dalla presenza di
firme e timbri, il documento informatico
diventa autentico per mezzo della firma
elettronica
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 16
La firma elettronica
La modalità informatica con la quale si appone
la firma digitale consente di verificare se
qualcuno ha sottoscritto un documento
elettronico
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 17
La firma elettronica
Assicura che il documento non sia stato
modificato dopo la sua sottoscrizione e
individua esattamente colui che l’ha sottoscritto
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 18
La firma elettronica
Nuovo Codice dell’amministrazione digitale
Decreto legislativo 30 dicembre 2010 n. 235
Fa riferimento a 4 diverse tipologie di firma
elettronica
Firma elettronica semplice
Firma elettronica avanzata
Firma elettronica qualificata
Firma digitale
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 19
La firma elettronica
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 20
La distinzione avviene in relazione ai diversi
gradi di sicurezza garantiti
La firma elettronica semplice
CAD
Definisce la firma elettronica semplice:
“Insieme dei dati in forma elettronica,
allegati o connessi tramite associazione logica
ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo
di autenticazione informatica”
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 21
In questa definizione non c’è nessun
riferimento al termine “documento”, cioè la
firma elettronica è un insieme di dati usato per
autenticarsi.
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La firma elettronica semplice
Esempio: utenza e password per accedere a
facebook. Nulla si dice sulla sua attendibilità
ed essa non è necessariamente riferita a un
documento.
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 23
La firma elettronica semplice
La firma elettronica semplice
La firma elettronica semplice corrisponde a un
processo di autenticazione con minori requisiti
di sicurezza e quindi con minore efficacia
probatoria rispetto a quella c.d. forte
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 24
La firma elettronica semplice
Qualsiasi tipo di identificazione che in qualche modo
consenta una qualsiasi associazione logica tra un
determinato soggetto e determinati dati: da un
normalissimo PIN del bancomat, alle normali
credenziali di accesso costituite da nome utente e
password.
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 25
La firma elettronica semplice
Firma e documento in ogni caso rimangono
sempre entità distinte, anche se logicamente
associate
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 26
La firma elettronica avanzata
Nuovo CAD
Introduce il concetto di firma elettronica
avanzata, conforme alla normativa comunitaria,
con cui è possibile sottoscrivere un documento
informatico con piena validità legale
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 27
La firma elettronica avanzata
La firma elettronica avanzata:
È l’insieme di dati in forma elettronica allegati
oppure connessi a un documento informatico
che consentono l'identificazione del firmatario
del documento e garantiscono la connessione
univoca al firmatario…
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 28
La firma elettronica avanzata
…creati con mezzi sui quali il firmatario può
conservare un controllo esclusivo, collegati ai
dati ai quali detta firma si riferisce in modo da
consentire di rilevare se i dati stessi siano stati
successivamente modificati
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 29
La firma elettronica avanzata
Caratterizzata dall’essere “collegata ai dati” a
cui si riferisce, in modo da consentire di
rilevare eventuali alterazioni successive
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 30
La firma elettronica avanzata
Firma e documento sono fusi in un’unica
entità e vengono separati solo al momento
della verifica della firma
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 31
La firma elettronica avanzata
In sostanza la firma elettronica avanzata è una
firma riferita a un documento specifico che permette
dal documento di identificare in maniera certa il
firmatario e di rilevare anche se il documento stesso è
stato modificato dopo la firma
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 32
La firma elettronica avanzata
Il firmatario, ovviamente, deve avere il controllo
esclusivo sui mezzi per apporre questo tipo di firma.
Un esempio di tale firma è il processo di firma
grafometrica che soddisfa i requisiti prescritti dalle
regole tecniche di cui al D.P.C.M. 22 febbraio 2013
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 33
La firma elettronica avanzata
Firme grafometriche sono quelle che collezionano dati
biometrici del firmatario (es. pressione, velocità di
firma, tratto ecc.) e li “fondono” in maniera
permanente al documento da firmare in maniera tale
che questi dati biometrici non siano più intellegibili a
chi accede al documento
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 34
La firma elettronica avanzata
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 35
Esempio: Apposizione di firma su un tablet negli
uffici postali o in banca
La firma elettronica avanzata
CARATTERISTICHE :
IDENTIFICAZIONE DEL FIRMATARIO del
documento
CONNESSIONE UNIVOCA della firma al
firmatario
CONTROLLO ESCLUSIVO del firmatario del
sistema di generazione della firma
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 36
La firma elettronica avanzata
Possibilità di VERIFICARE che il DOCUMENTO
NON SIA MODIFICATO dopo l’apposizione
della firma
Possibilità per il firmatario di OTTENERE
EVIDENZA di quanto sottoscritto
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 37
La firma elettronica qualificata
Nuovo codice dell’amministrazione digitale
art. 1 comma 1 lettera r
Definisce la firma elettronica qualificata:
Una firma elettronica avanzata che sia
basata su un certificato qualificato e
realizzata mediante un dispositivo sicuro di
firma
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 38
La firma elettronica qualificata
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 39
Il certificato qualificato:
Certificato elettronico conforme ai requisiti della
direttiva 1999/93/CE rilasciato da certificatori
che rispondono ai requisiti previsti
La firma elettronica qualificata
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 40
Tipico esempio è il token o la smart card
La firma digitale
Nuovo CAD art. 1 comma 1 lettera s
Definisce la firma digitale un particolare tipo di firma
elettronica avanzata basata su un certificato
qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche,
una pubblica e una privata, correlate tra loro…
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 41
La firma digitale
…che consente al titolare, tramite la chiave privata e
al destinatario, tramite la chiave pubblica,
rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la
provenienza e l’integrità di un documento informatico
o di un insieme di documenti informatici
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 42
La firma digitale
La firma digitale è l’unica firma elettronica che per
espresso dettato normativo è vincolata ad una precisa
tecnologia: quella della crittografica asimmetrica
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 43
La firma digitale
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 44
La firma elettronica
Firma autografa:
si fissa sul supporto
cartaceo, divenendo un
tutt’uno con il
documento a cui si
riferisce
Firma elettronica:
può essere trasferita da
un supporto ad un altro
senza perdere di validità
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 45
La firma elettronica
Firma autografa:
è un segno grafico
tracciato di proprio
pugno dal sottoscrittore
Firma elettronica:
è una sequenza binaria
generata con un
algoritmo crittografico
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 46
La firma elettronica
Firma autografa:
è leggibile e valutabile
dall’uomo in modo
diretto
Firma elettronica:
è verificabile solo
attraverso il computer
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 47
La firma elettronica
Firma autografa:
è un segno che si ripete
con le stesse
caratteristiche in ogni
documento sottoscritto
dallo stesso soggetto
Firma elettronica:
è una sequenza binaria
che, pur essendo
generata da uno stesso
soggetto, è diversa per
ogni documento
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 48
La firma elettronica
Firma autografa:
mantiene le sue
caratteristiche nel tempo
Firma elettronica:
ha una vita relativamente
breve
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 49
La firma elettronica
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 50
La firma digitale
La firma elettronica diffusa in Italia è una
firma digitale, ossia il risultato di un algoritmo
(sequenza logica di istruzioni elementari) di
crittografia a chiavi asimmetriche applicato
all’impronta digitale del file contenente la
rappresentazione del documento
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 51
La firma digitale
Crittografia
Studia i sistemi segreti di scrittura
Per i documenti informatici
serve a garantirne la riservatezza
e a impedirne la manomissione
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 52
La firma digitale
Crittografia
Consiste nel rendere illeggibile a persone non
autorizzate i messaggi trasmessi
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 53
La firma digitale
Crittografia
Il processo comprende una fase di codifica e
una di decodifica
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 54
La firma digitale
Codifica
Si applica al file che rappresenta il documento
digitale una funzione matematica
detta chiave di codifica
che impedisce di visualizzare il documento a
chiunque
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 55
La firma digitale
Decodifica
Si applica allo stesso file un’altra funzione
matematica detta chiave di decodifica
che riproduce il documento
ed è utilizzabile solo da chi possiede questa
chiave
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 56
Schema di un processo crittografico
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 57
mittente
destinatario
documento codifica Documento crittografato
Kc
Internet
Documento crittografato
decodifica
Kd documento
La firma digitale
Crittografia simmetrica
Se la chiave di codifica, Kc,
è uguale alla chiave di decodifica Kd
Ovvero si utilizza lo stesso codice per
codificare e decodificare
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 58
La firma digitale
Crittografia asimmetrica
Se la chiave di codifica, Kc, è diversa da quella
di decodifica, Kd,
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 59
La firma digitale
Crittografia asimmetrica
Ogni soggetto che utilizza questo tipo di
algoritmo deve dotarsi di una coppia di chiavi:
una pubblica, Kp e una segreta, Ks.
La prima deve essere resa nota a tutti, mentre la
seconda deve essere conosciuta solo dal titolare
della coppia
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 60
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 61
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 62
L'idea base della crittografia con coppia di
chiavi diviene più chiara se si usa un'analogia
postale, in cui il mittente è Alice ed il
destinatario Bob, i lucchetti fanno le veci delle
chiavi pubbliche e le chiavi recitano la parte
delle chiavi private:
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 63
1. Alice chiede a Bob di spedirle il suo
lucchetto, già aperto. La chiave dello
stesso verrà però gelosamente conservata
da Bob.
2. Alice riceve il lucchetto e, con esso,
chiude il pacco e lo spedisce a Bob.
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 64
Bob riceve il pacco e può aprirlo con la chiave di cui è
l'unico proprietario.
Se adesso Bob volesse mandare un altro pacco ad Alice,
dovrebbe farlo chiudendolo con il lucchetto di Alice
(che lei dovrebbe aver preventivamente dato a Bob) che
solo lei potrebbe aprire.
La firma digitale
Il processo di firma digitale:
registrazione dell’utente presso una Autorità di
Certificazione
generazione di una coppia di chiavi
certificazione della chiave pubblica
registrazione della chiave pubblica
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 65
Certificatori
Sono i soggetti che prestano servizi di
certificazione delle firme elettroniche
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 66
Certificatori
3 tipi di certificatori:
certificatore,
certificatore qualificato,
certificatore accreditato
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 67
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 68
Documento informatico con firma elettronica
semplice:
È liberamente valutabile in giudizio
(caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza,
integrità e immodificabilità)
Validità del documento informatico
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 69
Documento informatico con firma elettronica
avanzata, qualificata o digitale:
Costituisce piena prova fino a querela di falso
Validità del documento informatico
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 70
La firma digitale assicura il non ripudio: il
firmatario di un documento pervenuto nelle
mani di un terzo che ne verifica con successo
la validità della firma, non potrà negare di
averlo scritto, come nel caso di una firma
convenzionale su un documento cartaceo in
presenza di testimoni.
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 71
•Autenticità: certezza dell'identità del
sottoscrittore.
•Integrità: garanzia che il documento informatico
non è stato manomesso dopo la sua sottoscrizione.
•Non ripudio: la firma digitale si presume
riconducibile al titolare del dispositivo di firma,
salvo che sia data prova contraria.
Caratteristiche di un documento firmato
digitalmente
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 72
•Valore legale: il documento informatico
sottoscritto con firma elettronica qualificata o con
firma digitale soddisfa il requisito legale della
forma scritta se formato nel rispetto delle regole
tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71 D.Lgs. n.
82/2005 (Codice Amministrazione Digitale) che
garantiscano l'identificabilità dell'autore e
l'integrità del documento.
Caratteristiche di un documento firmato
digitalmente
ARCHIVISTICA INFORMATICA
Docente: Silvana Vinci
1 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018
2
La descrizione archivistica
Due sono i momenti del lavoro archivistico,
distinti ma fortemente correlati tra loro:
Ordinamento
e
Inventariazione
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018
3
La descrizione archivistica
Ordinamento
che consiste nella verifica dell’ordine esistente
della documentazione o in un vero e proprio
riordinamento
Inventariazione
che consiste nella descrizione della
documentazione affinché possa essere
consultabile
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018
4
La descrizione archivistica
Ordinamento e inventariazione
L’utilizzo degli strumenti informatici non deve
indurci a pensare che i due momenti siano
ribaltati
Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018
5
La descrizione archivistica
Nella fase dell’ordinamento si svolge un lavoro di ricerca e di ricognizione del materiale documentario, che deve portare a comprendere la storia, lo sviluppo e il funzionamento del soggetto produttore
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6
La descrizione archivistica
Questa fase è funzionale a quella successiva dell’inventariazione
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7
La descrizione archivistica
Nella fase dell’inventariazione lo scopo è
di descrivere adeguatamente la realtà
esaminata e ordinata (o riordinata)
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8
La descrizione archivistica
Attraverso gli strumenti di corredo per la descrizione
di archivi si garantisce l’accesso, la consultazione, la
fruizione e, quindi, la valorizzazione della
documentazione archivistica
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La descrizione archivistica
Gli strumenti di ricerca e di controllo possono
descrivere in modo più o meno
particolareggiato il contenuto e la consistenza
di un archivio
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Gli strumenti di ricerca utilizzati in sala studio
possono dividersi in:
1. Coevi alla produzione dei documenti
Si tratta di rubriche, schedari, registri e repertori
eseguiti contemporaneamente alla creazione dei
documenti
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Antichi
Si tratta di repertori o regesti eseguiti nel corso
di ordinamenti, ma comunque prima del
versamento delle carte all’Archivio di Stato
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Elenchi di versamento
Si tratta di strumenti eseguiti nel corso del
versamento delle carte all’Archivio di Stato o
altro Archivio storico
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Redatti nella fase successiva al versamento
Si tratta di strumenti eseguiti presso l’Archivio
di Stato o altro Archivio storico
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La descrizione archivistica
Scopo del lavoro di inventariazione (o –in senso più
generale e corretto –descrizione archivistica) è la
redazione di uno strumento descrittivo che può dividersi
in:
Strumenti sussidiari
indici
rubriche
repertori
Strumenti primari
guide
inventari
elenchi
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La descrizione archivistica
Strumenti sussidiari
indici
rubriche
repertori
Strumenti primari
guide
inventari
elenchi
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La descrizione archivistica
Inventario:
Principale strumento di consultazione
Analitico: descrizione di ciascuna unità
archivistica
Sommario: descrizione per serie
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La descrizione archivistica
Per la redazione di un inventario non ci
sono criteri validi sempre e per tutti i
fondi archivistici
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La descrizione archivistica
Elementi essenziali di un inventario:
Introduzione con informazioni relative al
soggetto produttore e alla storia dell’archivio
nonché sul metodo seguito nelle fasi di
riordino e inventariazione
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La descrizione archivistica
Prospetto sintetico delle serie
Descrizione delle unità archivistiche (data,
contenuto, eventuali note)
Indici (per nomi di luogo o di persona, per
istituti o enti, per parola chiave)
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La descrizione archivistica
Requisiti fondamentali per l’elaborazione di
strumenti di corredo sono dunque:
1.Ricostituzione dell’ordine originario della
documentazione determinato dalle scelte del
soggetto produttore
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La descrizione archivistica
Requisiti fondamentali per l’elaborazione di
strumenti di corredo sono dunque:
2.Analisi strutturale di un fondo che
presuppone lo studio della storia istituzionale
e dei modi di sedimentazione delle carte
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La descrizione archivistica
Requisiti fondamentali per l’elaborazione di
strumenti di corredo sono dunque:
3.Elaborazione di un progetto scientifico
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La descrizione archivistica
La realizzazione di strumenti di corredo è
comunque un’elaborazione soggettiva
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24
La descrizione archivistica
Diversi possono dunque essere gli
strumenti realizzati e diversificata la
risposta alle istanze di reperimento degli
atti di un archivio
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La descrizione archivistica
Necessità di criteri di normalizzazione
condivisi
esigenza sentita dagli archivisti in maniera
pressante
per garantire la qualità della propria attività
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La descrizione archivistica
Contemporaneamente
l’adozione e lo sviluppo delle
tecnologie informatiche nel trattamento
di materiale archivistico
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La descrizione archivistica
Elaborazione di standard per la descrizione
archivistica
nel corso degli ultimi trent’anni
rilievo ed urgenza notevoli
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La descrizione archivistica
In Italia
La spinta alla normalizzazione è legata
all’iniziativa assunta dall’amministrazione
archivistica nel 1966 di emanare la circolare
curata dall’Ufficio studi e pubblicazioni sulle
“Norme per la pubblicazione degli
inventari”
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29
La descrizione archivistica
La circolare prevedeva 4 sezioni
1ª
Si davano indicazioni di massima per
l’ordinamento dei fondi
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La descrizione archivistica
2ª e 3ª
dedicate alla creazione di inventari:
indicazioni per la redazione della parte introduttiva
inquadramento storico
descrizione dell’archivio
avvertenze particolari
bibliografia
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La descrizione archivistica
4ª Casi particolari
pergamene
statuti
epistolari
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La descrizione archivistica
Nello stesso periodo
Guida generale degli archivi di Stato italiani
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La descrizione archivistica
Strumento valido per una prima informazione
per il ricercatore, ma anche come
denuncia delle condizioni poco soddisfacenti
in cui si trovavano gli archivi
strumento di programmazione dei futuri
lavori d’archivio
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La descrizione archivistica
La Guida ha assunto come livello di
descrizione il fondo (che spesso
corrisponde al nome del soggetto
produttore)
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La descrizione archivistica
Elementi essenziali della descrizione sono:
Nome del fondo o della serie
Consistenza
Datazione
Mezzi di corredo esistenti
Notizie storiche archivistiche
Bibliografia
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La descrizione archivistica
Un altro progetto dell’amministrazione
archivistica italiana è stato: “Anagrafe degli
archivi italiani”
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La descrizione archivistica
“Anagrafe degli archivi italiani”
I criteri della descrizione normalizzata sono
serviti per l’acquisizione, con il supporto di
un’applicazione informatica, di dati
omogenei da utilizzare ai fini gestionali
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La descrizione archivistica
“Anagrafe degli archivi italiani”
Utilità finalizzata alla gestione di:
Servizio di sala studio
Attività di versamento e di sorveglianza
Produzione di strumenti di ricerca
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La descrizione archivistica
Standard per la descrizione archivistica
il complesso delle norme e delle
convenzioni
adottate da una comunità di esperti
per uniformare il proprio comportamento
attraverso pratiche comuni
che permettano di raggiungere fini identici
od omogenei
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La descrizione archivistica
Il Consiglio internazionale degli archivi (ICA International
Council on Archives o CIA Conseil international des
Archives) è un’organizzazione internazionale, fondata nel
1948, di cui fanno parte Amministrazioni archivistiche
(Archivi nazionali o Direzioni generali per gli archivi),
associazioni di archivisti e singoli archivi (archivi di enti
locali, d’impresa, di università, di sindacati, di
organizzazioni internazionali, anche religiose, ecc.) di 195
paesi.
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La descrizione archivistica
Dopo Vienna nel 2004 il congresso
internazionale degli archivi si è tenuto a Kuala
Lumpur (2008)
a Brisbane (2012)
e a Seoul (2016)
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42
La descrizione archivistica
Nel 1996, il CIA si è dotato di un Codice etico per
archivisti
Nel 2010, l’assemblea generale del CIA ha approvato
la Dichiarazione universale sugli archivi che è stata
fatta propria, con voto unanime, dall’assemblea
plenaria dell’Unesco il 10 novembre 2011
Nel 2012 il CIA ha approvato i Principi sulla
consultabilità degli archivi
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43
La descrizione archivistica
ICA
Nel 1990 il consiglio internazionale per gli
archivi ha istituito una apposita commissione
ad hoc con il proposito di lavorare alla
stesura di regole di descrizione archivistica
internazionale
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La descrizione archivistica
ICA
La commissione ad hoc si riunì la prima
volta in Germania nel 1990 e diede vita ad un
documento
“Dichiarazione dei principi relativi alla
descrizione archivistica”
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La descrizione archivistica
Scopi del documento:
Assicurare l’elaborazione di descrizioni
coerenti, appropriate e auto-esplicative
Facilitare la ricerca e lo scambio di
informazioni sul materiale archivistico
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La descrizione archivistica
Scopi del documento:
Rendere possibile la condivisione di dati
d’autorità
Rendere possibile l’integrazione di
descrizioni provenienti da istituzioni
archivistiche diverse in un sistema
informativo unificato
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La descrizione archivistica
Negli anni successivi si è lavorato
attraverso la costituzione di “gruppi di
lavoro” nell’ambito di ogni paese
Per validare il risultato dell’attività
attraverso uno scambio dialettico
costante
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La descrizione archivistica
In Italia il gruppo di lavoro è stato
costituito dall’ANAI (Associazione
nazionale archivistica italiana)
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La descrizione archivistica
Dal 1990 al 1998
numerosi gruppi di lavoro hanno cominciato
ad operare per la definizione di standard di
descrizione
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La descrizione archivistica
1998 prima versione di ISAD
1999 seconda versione di ISAD (G)
General international standard archival
description
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51
La descrizione archivistica
Sono stati definiti due standard distinti
1. Standard per la descrizione del fondo
archivistico ISAD
2. Standard per la descrizione del soggetto
produttore ISAAR
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52
La descrizione archivistica
Nel corso del Congresso internazionale degli
archivi del CIA a Seoul (5-10 settembre 2016)
è stata presentata una bozza di nuovo Standard
internazionale di descrizione degli archivi per
aggiornare (e superare) quelli esistenti
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53
La descrizione archivistica
La bozza è stata elaborata dall'Experts Group
on Archival Description (EGAD) del Consiglio
internazionale degli archivi
Non è ancora operativa
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54
La descrizione archivistica
Gli ISAD (G) forniscono norme generali per la
stesura di descrizioni archivistiche che
possano essere applicate indipendentemente
dalla tipologia o dal supporto della
documentazione
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55
La descrizione archivistica
ISAD (G) è uno standard concettuale:
individua solo gli elementi utilizzati
all’interno di descrizioni archivistiche
non deve quindi intendersi come una tabella
di campi, un tracciato di scambio o un
modello di output
è valido sia per la descrizione cartacea
tradizionale che informatizzata
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La descrizione archivistica
Qualunque oggetto archivistico è parte di una
struttura complessa articolata in livelli
gerarchici
Fondo
Sub-fondo
Serie
Unità archivistica
Unità documentaria
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57
La descrizione archivistica
La tecnica di descrizione deve essere a più
livelli dal “generale” al “particolare”
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58
La descrizione archivistica
FONDO
SERIE SERIE SERIE
Sotto serie
Fascicolo
Sotto serie Fascicolo
Unità documentaria
SUB FONDO
Fascicolo
Unità documentaria Fasicolo
Unità documentaria
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La descrizione archivistica
STRUTTURA
Sette aree
Ventisei elementi descrittivi che combinati
tra loro rendono possibile la descrizione di
qualunque tipo di realtà archivistica
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La descrizione archivistica
1. IDENTIFICAZIONE:
comprende le informazioni essenziali per
identificare l’unità da descrivere
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61
La descrizione archivistica
1. IDENTIFICAZIONE: 1. Segnatura
2. Denominazione
3. Data
4. Livello di descrizione
5. Consistenza
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62
La descrizione archivistica
2. INFORMAZIONI SUL CONTESTO
comprende le informazioni sulla
provenienza e la storia della sua
conservazione
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63
La descrizione archivistica
2. INFORMAZIONI SUL CONTESTO 1. Denominazione soggetto produttore
2. Storia istituzionale
3. Storia archivistica
4. Modalità di acquisizione
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La descrizione archivistica
3. INFORMAZIONI SUL CONTENUTO E
SULLA STRUTTURA:
comprende le informazioni sul contenuto e
sull’ordinamento dell’unità da descrivere
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65
La descrizione archivistica
3. INFORMAZIONI SUL CONTENUTO E
SULLA STRUTTURA 1. Ambiti e contenuto
2. Procedure tempi e criteri di valutazione e
scarto
3. Incrementi previsti
4. Criteri di ordinamento
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La descrizione archivistica
4. INFORMAZIONI SULLE CONDIZIONI DI
ACCESSO E UTILIZZAZIONE :
comprende le informazioni sulla disponibilità e
consultabilità dell’unità da descrivere
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67
La descrizione archivistica
4. INFORMAZIONI SULLE CONDIZIONI DI
ACCESSO E UTILIZZAZIONE :
1. Condizioni che regolano l’accesso
2. Condizioni che regolano la riproducibilità
3. Lingua della documentazione
4. Caratteristiche materiali
5. Strumenti di ricerca
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68
La descrizione archivistica
5. INFORMAZIONI SULLA
DOCUMENTAZIONE CORRELATA:
comprende le informazioni sull’esistenza di altra
documentazione che ha relazione con l’unità da
descrivere
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La descrizione archivistica
5. INFORMAZIONI SULLA
DOCUMENTAZIONE CORRELATA:
1. Esistenza degli originali
2. Esistenza di copie
3. Unità di descrizione collegate
4. Bibliografia
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La descrizione archivistica
6. NOTE:
comprende le informazioni particolari che non
possono essere inserite in nessuna delle altre
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La descrizione archivistica
7. CONTROLLO DELLA DESCRIZIONE:
comprende le informazioni relative a come,
quando e da chi è stata redatta la
descrizione archivistica
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La descrizione archivistica
7. CONTROLLO DELLA DESCRIZIONE: 1. Nota dell’archivista
2. Norme e convenzioni
3. Data della descrizione
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La descrizione archivistica
Elementi descrittivi essenziali Per lo scambio d’informazioni a livello
internazionale è da considerarsi essenziale solo un ridotto numero di elementi
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La descrizione archivistica
Elementi descrittivi essenziali Segnatura(e) o codice(i) identificativo(i) Denominazione o titolo Soggetto produttore Data(e) Consistenza dell’unità di descrizione Livello di descrizione
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La descrizione archivistica
La quantità degli elementi descrittivi
supplementari utilizzati per ciascuna
descrizione archivistica, oltre quelli
essenziali, varierà in base alla natura stessa
delle carte
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La descrizione archivistica
Quadro riassuntivo
Identificazione
1. Segnatura
2. Denominazione
3. Data
4. Livello di descrizione
5. Consistenza
Informazioni sul contesto
6. Denominazione soggetto produttore
7. Storia istituzionale
8. Storia archivistica
9. Modalità di acquisizione
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La descrizione archivistica
Quadro riassuntivo
Informazioni sul contenuto e sulla struttura
10. Ambiti e contenuto
11. Procedure tempi e criteri di valutazione e scarto
12. Incrementi previsti
13. Criteri di ordinamento
Informazioni sulle condizioni di accesso e utilizzazione
14. Condizioni che regolano l’accesso
15. Condizioni che regolano la riproducibilità
16. Lingua della documentazione
17. Caratteristiche materiali
18. Strumenti di ricerca
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78
La descrizione archivistica
Quadro riassuntivo
Informazioni sulla documentazione correlata
19. Esistenza degli originali
20. Esistenza di copie
21. Unità di descrizione collegate
22. Bibliografia
23. Note
Controllo della descrizione
24. Nota dell’archivista
25. Norme e convenzioni
26. Data della descrizione
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79
La descrizione archivistica
ISAAR (CPF)
Fornisce regole generali per elaborare i cosiddetti
record d’autorità archivistici che descrivono
enti
persone
famiglie
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La descrizione archivistica
ISAAR (CPF)
Si tratta della rappresentazione di soggetti produttori
nelle descrizioni archivistiche anche per fornire
chiavi di accesso per la ricerca
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La descrizione archivistica
ISAAR (CPF)
International Standard Archival Authority
Record for Corporate Bodies, Persons and
Families
Standard internazionale per i record
d’autorità archivistici di enti, persone e
famiglie
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La descrizione archivistica
ISAAR (CPF)
La versione definitiva è stata approvata nel
2003 e presentata al XV congresso
internazionale degli archivi a Vienna nel
2004
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83
La descrizione archivistica
ISAAR (CPF)
Ha lo scopo di normalizzare la forma del
nome dei soggetti produttori ma anche a dare
tutte le informazioni sugli stessi soggetti
produttori relativamente al contesto di
produzione dei complessi archivistici
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La descrizione archivistica
L’elaborazione di uno standard dedicato ai soggetti produttori, è stato fortemente influenzato, come già è accaduto per ISAD, dai processi di informatizzazione, e quindi risponde alle esigenze di un recupero sempre più puntuale delle informazioni, di condivisione di dati, di relazioni tra sistemi diversi
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La descrizione archivistica
Ancora più che per ISAD si ispira alle esperienze della catalogazione libraria informatizzata
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La descrizione archivistica
ISAAR(CPF) propone di gestire le informazioni relative ai soggetti produttori in files d’autorità separati dalle descrizioni di entità archivistiche, ma ad esse connesse
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La descrizione archivistica
Tale modello si ispira ai files d’autorità che nell’ambito della catalogazione libraria gestiscono le forme accettate dei nomi degli autori
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La descrizione archivistica
ISAAR (CPF)
Struttura:
Quattro aree
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La descrizione archivistica
1. AREA DELL’IDENTIFICAZIONE comprende le informazioni che identificano
univocamente l’entità descritta e che definiscono
chiavi d’accesso normalizzate
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90
La descrizione archivistica
2. AREA DELLA DESCRIZIONE fornisce informazioni relative alla natura al
contesto e alle attività dell’entità descritta
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91
La descrizione archivistica
3. AREA DELLE RELAZIONI nella quale sono indicate e descritte le
relazioni con altri enti, persone e famiglie
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92
La descrizione archivistica
4. AREA DI CONTROLLO nella quale il record d’autorità è identificato
univocamente e sono fornite informazioni su
come quando e da chi è stato elaborato
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1
ARCHIVISTICA INFORMATICA
Docente: Silvana Vinci
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2
Archivio
Complesso dei documenti prodotti o comunque
acquisiti da un ente durante lo svolgimento della
propria attività. I documenti che compongono
l'archivio sono pertanto collegati tra loro da un
nesso logico e necessario detto vincolo archivistico.
In questa accezione si usa spesso la parola fondo
come sinonimo di archivio.
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3
Archivio
Locale in cui un ente conserva il proprio archivio.
Istituto nel quale vengono concentrati archivi di varia
provenienza che ha per fine istituzionale la
conservazione permanente dei documenti destinati alla
pubblica consultazione.
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4
Soggetto produttore
L'ente, la famiglia o la persona che ha posto in
essere, accumulato e/o conservato la
documentazione nello svolgimento della propria
attività personale o istituzionale.
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5
Unità archivistica
Termine generico con cui si individua l'unità minima
indivisibile di un fondo archivistico, che può
aggregare più documenti, fisicamente contigui, o
essere costituita da una singola unità documentaria.
Può essere costituita da un fascicolo, un registro, una
filza, un volume ecc
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6
Si distingue dall’unità di conservazione che ha
valore essenzialmente fisico e consiste
esclusivamente nel contenitore di documenti
comunque organizzati (di unità documentarie
sciolte o di unità archivistiche): faldone, busta,
cartella, filza, ecc..
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7
Busta
È il contenitore nel quale vengono raccolti e
conservati i fascicoli o - nel caso di atti singoli non
raggruppati in fascicoli - i documenti sciolti. Si
usano come sinonimo di busta le parole faldone e
cartella. Si possono trovare usate nello stesso senso
anche le parole mazzo, fascio, pacco, filza.
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8
Tali denominazioni, specifiche di aree storico-
geografiche differenti, individuano in realtà le
originarie unità archivistiche costituite, a fini di
conservazione, da raggruppamenti più o meno
organici di documenti.
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9
La parola filza (che ha assunto significati un po'
diversi in differenti territori) deriva dall'uso risalente
al Medioevo di tenere i documenti d'uso quotidiano
infilzati su un lungo ago perpendicolare al tavolo
d'ufficio e quindi legati insieme facendo talora passare
uno spago attraverso il foro prodotto dall'ago.
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10
Camicia
Foglio di carta o di cartoncino, contenente
documenti archivistici. Normalmente le camicie
condizionano i fascicoli e gli eventuali
sottofascicoli; sulle camicie possono essere indicati
l’oggetto, la cronologia, la classificazione o la
segnatura dell’unità archivistica e più raramente
l’elenco degli atti contenuti.
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11
Fascicolo
Unità archivistica costituita dai documenti relativi a
un determinato affare, collocati - all'interno di una
camicia o copertina - in ordine cronologico. Il
fascicolo costituisce l'unità di base, indivisibile, di
un archivio, mentre la busta, che contiene diversi
fascicoli, si considera unità soltanto ai fini della
conservazione materiale.
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Talora il fascicolo comprende documenti relativi ad
affari diversi, o a questioni di carattere generale.
Può essere articolato in sottofascicoli e inserti. Se
l'archivio non è organizzato secondo criteri
sistematici, è frequente trovare una pluralità di
fascicoli miscellanei.
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Nel fascicolo sono inseriti documenti diversificati per forma, natura, contenuto giuridico, modo di trasmissione (documenti ricevuti, spediti, interni), ecc., anche se non è rara la creazione di fascicoli formati da un insieme di documenti della stessa tipologia e forma, raggruppati in base a criteri di natura diversa (cronologici, geografici, alfabetici, ecc.)
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Sottofascicolo
Articolazione interna al fascicolo.
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Registro
Unità archivistica costituita da un insieme di fogli
rilegati. Nel registro vengono trascritti o registrati
per esteso o per sunto documenti e minute di
documenti, ovvero vengono effettuate trascrizioni,
registrazioni e annotazioni costitutive dell'atto
giuridico. Spesso si usa impropriamente
l'espressione volume come sinonimo di registro.
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Volume
Unità archivistica costituita di più fogli rilegati
insieme. La parola attiene all'aspetto esterno dei
documenti e distingue quelli che si presentano come
unità rilegate rispetto a quelli sciolti conservati in
buste. Di fatto la parola viene usata spesso come
sinonimo di registro
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Scatola
Contenitore di cartone, o di tela e cartone nel quale
i documenti sono conservati disposti in senso
orizzontale.
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Serie archivistica
Ciascun raggruppamento di documenti con
caratteristiche omogenee, all'interno di un fondo
archivistico. Può essere articolata in sottoserie
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Supporto
Materiale sul quale si registrano le scritture e le
informazioni: pergamena, carta, pellicola, nastro
magnetico, ecc.
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Mezzi di corredo
Con questa espressione si intendono tutti gli
strumenti che contengono una descrizione, analitica
o sommaria, delle unità archivistiche o dei singoli
documenti che compongono un archivio o fondo
archivistico: si tratta di inventari, elenchi, elenchi di
consistenza, di versamento, regesti, indici, rubriche,
schedari, ecc.
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Repertorio
Registro su cui vengono annotati con un numero
progressivo i fascicoli secondo l’ordine cronologico
in cui si costituiscono all’interno delle suddivisioni
del titolario: il repertorio deve essere organizzato in
maniera da riprodurre le suddivisioni del titolario.
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Rubrica
Registro con i margini scalettati e contraddistinti con
lettere dell’alfabeto, o schedario, su cui si registrano
per materie, per nomi di enti o di persone o di luoghi,
disposti in ordine alfabetico, i singoli documenti o le
pratiche in base al loro contenuto: il documento o la
pratica sarà richiamato in tutte le voci cui può essere
riferito il contenuto
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