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As qualidades de um(a) Secretário
(a)são reconhecidas como elemento-
chave do sucesso do Clube, alguns
poderiam dizer: o elemento-chave Administração e
Organização
As qualidades de um(a) Secretário
(a)são reconhecidas como elemento-
chave do sucesso do Clube, alguns
poderiam dizer: o elemento-chave Administração e
Organização
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RELACIONAMENTO!!!
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• O secretário será responsável em
conservar todos os relatórios, além dos
que são guardados pelo tesoureiro. Um
secretário bem organizado e eficiente
pode ser de um valor inestimável para o
clube de desbravadores.
• O secretário será responsável em
conservar todos os relatórios, além dos
que são guardados pelo tesoureiro. Um
secretário bem organizado e eficiente
pode ser de um valor inestimável para o
clube de desbravadores.
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1. Relacionamento Secretaria e Diretoria;1. Relacionamento Secretaria e Diretoria;
2. Relacionamento Secretaria e Desbravadores;2. Relacionamento Secretaria e Desbravadores;
3. Relacionamento Secretaria / Pais e Responsáveis; 3. Relacionamento Secretaria / Pais e Responsáveis;
4. Relacionamento Secretaria , Datas/Eventos/Documentos Diversos.
4. Relacionamento Secretaria , Datas/Eventos/Documentos Diversos.
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Para um excelente desempenho do clube é necessário que haja um bom relacionamento entre secretário (a) e Diretor (a), principalmente se tratando em:
*Responsabilidades individuais e em grupo;*Informações básicas e complexas;*Amizade mútua;*Colaboração (Ex.: Preenchimento de relatórios);*Oração Intercessória;
Para um excelente desempenho do clube é necessário que haja um bom relacionamento entre secretário (a) e Diretor (a), principalmente se tratando em:
*Responsabilidades individuais e em grupo;*Informações básicas e complexas;*Amizade mútua;*Colaboração (Ex.: Preenchimento de relatórios);*Oração Intercessória;
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Devemos lembrar de que estamos tratando com crianças e algumas informações nem sempre são captadas na primeira apresentação do assunto, para isso se faz necessário que o (a) secretário (a) utilize de alguns meios para que o Desbravador se recorde de repassar para os pais os recados:
* Apresente de uma forma dinâmica a informação (Ex.: Cartaz/Quadro de informação da Igreja)* Evite dar mais de três informações de uma vez só principalmente se tratando de documentação;* Seja Cortez e paciente;* Oriente os secretários das unidades;* Envie bilhetes e se possível peça um protocolo assinado pelos pais/responsáveis.
Devemos lembrar de que estamos tratando com crianças e algumas informações nem sempre são captadas na primeira apresentação do assunto, para isso se faz necessário que o (a) secretário (a) utilize de alguns meios para que o Desbravador se recorde de repassar para os pais os recados:
* Apresente de uma forma dinâmica a informação (Ex.: Cartaz/Quadro de informação da Igreja)* Evite dar mais de três informações de uma vez só principalmente se tratando de documentação;* Seja Cortez e paciente;* Oriente os secretários das unidades;* Envie bilhetes e se possível peça um protocolo assinado pelos pais/responsáveis.
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Sabemos que na maioria das reuniões não temos mais de 80% da presença dos pais e responsáveis para isso precisamos ser dinâmicos (as):
* Mande relatórios do comportamento do desbravador (a);* Envie com antecedência o calendário anual e mensal aos pais/responsáveis para que eles se programem e se mantenham informados sobre as atividades do clube;* Se possível entre em contato telefônico ou através de e-mails com os pais que não estiveram presentes nas ultimas reuniões;* Seja discreto quando realizar a cobrança de documentos ou valores, lembrando que cada pessoa possui uma personalidade diferente;
Sabemos que na maioria das reuniões não temos mais de 80% da presença dos pais e responsáveis para isso precisamos ser dinâmicos (as):
* Mande relatórios do comportamento do desbravador (a);* Envie com antecedência o calendário anual e mensal aos pais/responsáveis para que eles se programem e se mantenham informados sobre as atividades do clube;* Se possível entre em contato telefônico ou através de e-mails com os pais que não estiveram presentes nas ultimas reuniões;* Seja discreto quando realizar a cobrança de documentos ou valores, lembrando que cada pessoa possui uma personalidade diferente;
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Realize sempre que possível reuniões de Instruções:
Realize sempre que possível reuniões de Instruções:
Alguns aspectos importantes da instrução:
• Esteja preparado(a)• Seja claro• Seja simples• Seja animado• Seja natural.
Alguns aspectos importantes da instrução:
• Esteja preparado(a)• Seja claro• Seja simples• Seja animado• Seja natural.
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Já sabemos dos deveres da secretaria, porém temos que manter um excelente relacionamento também com os dados, pois é tão importante como o relacionamento com as pessoas:
* AGENDA: um secretário (a) deve andar sempre com uma agenda, mesmo que seja no celular;
* CANETA: uma anotação de emergência pode custar muito mais tarde;
Já sabemos dos deveres da secretaria, porém temos que manter um excelente relacionamento também com os dados, pois é tão importante como o relacionamento com as pessoas:
* AGENDA: um secretário (a) deve andar sempre com uma agenda, mesmo que seja no celular;
* CANETA: uma anotação de emergência pode custar muito mais tarde;
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*LEMBRETES: se o maior problema é recordar dos próximos eventos use e abuse da tecnologia, marque como despertador em seu celular ou deixe na caixa de e-mails para recordar;
•ATUALIZAÇÃO: faça um check- list da documentação a cada três meses e se necessário faça pedido novamente aos pais/responsáveis;
* ORGANIZAÇÃO: mantenha os documentos sempre arquivados em pastas e se possível separados por assuntos. (Ex.: Atas, Calendários, Fichas, etc)
*LEMBRETES: se o maior problema é recordar dos próximos eventos use e abuse da tecnologia, marque como despertador em seu celular ou deixe na caixa de e-mails para recordar;
•ATUALIZAÇÃO: faça um check- list da documentação a cada três meses e se necessário faça pedido novamente aos pais/responsáveis;
* ORGANIZAÇÃO: mantenha os documentos sempre arquivados em pastas e se possível separados por assuntos. (Ex.: Atas, Calendários, Fichas, etc)
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Claro (a);
Concreto (a);
Limitado (a) quanto tempo;
Realista
Desafiador (a)
Possível de ser avaliado (a)
Claro (a);
Concreto (a);
Limitado (a) quanto tempo;
Realista
Desafiador (a)
Possível de ser avaliado (a)
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2 Coríntios 1:12
Este é o nosso orgulho: A nossa consciência dá testemunho de que nos temos conduzido no mundo, especialmente em nosso relacionamento com vocês, com santidade e sinceridade provenientes de Deus, não de acordo com a sabedoria do mundo, mas de acordo com a graça de Deus.
2 Coríntios 1:12
Este é o nosso orgulho: A nossa consciência dá testemunho de que nos temos conduzido no mundo, especialmente em nosso relacionamento com vocês, com santidade e sinceridade provenientes de Deus, não de acordo com a sabedoria do mundo, mas de acordo com a graça de Deus.