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AUDITORIA DE EXISTENCIAS
CPCC. CLODOALDO ROJAS RAMIREZ
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FRAUDE EN INVENTARIOS
La partida de existencias o inventarios, es vulnerable, por encontrarse sujeto a fraudes permanentes, desde tiempos muy antiguos, caso de la empresa McKesson and Robbins de los Estados Unidos en 1938, razón por la cual se considera área crítica, para fortalecer el sistema de control interno.
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FRAUDE
CARACTERISTICAS:• Acción personal o colectiva por concierto
de voluntades.• Actos voluntarios• Sujeto a rectificación• Distorciona los Estados Financieros, en el
Balance General y Estado de Ganancias y Pérdidas
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SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Conjunto de métodos, sistemas, procedimientos que adopta la empresa para salvaguardar sus activos.
El sistema de control interno es inherente a la Gerencia o Administración de la propia Empresa.
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PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA - METAS
Precisar las cantidades de mercancias fisicamente existentes en la fecha de cierre
Verificar la corrección de valuación de partidas que integran
Comprobar precisión de cálculos aritméticos. Confirmar propiedad y posesión legal. Presentar y clasificar adecuadamente en Balance
General.
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IMPORTANCIA CRITICA DE INVENTARIOS
Son activos de mayor importancia de la empresa. Bases y métodos de valuación: PEPS, UEPS,
Costo Promedio. La valuación afecta directa directamente al Costo
de Ventas. Los cambios de precios Verificación de cantidades,condiciones o estado de
conservación.
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PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS
Estudiar las instrucciones escritas relativas a la toma de inventarios físicos.
Observación a la toma de inventarios físicos Lllevar a cabo la prueba de recuento Las pruebas de corte del inventario físico,
con selección de bienes en almacenes.
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CONTROL INTERNO INVENTARIOS
Un buen control interno proporciona información precisa para la valuación de inventarios y la correcta afectación de cantidades de existencia.
Facilita los procedimientos de recepción, almacenaje, salidas y control de producción, obtención de evidencias para su contabilización.
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RECEPCION
Se hace a través de la unidad especializada para lo siguiente
• Determinar la cantidad y calidad de bienes recibidos
• Separar mercaderías dañadas o defectuosas• Preparar un informe de recepción• Transferir los bienes recibidos a bodegas
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ALMACENAJEAlmacenaje temporal con las medidas de seguridad
para evitar robos y deterioro:• Clasificar por tipos de bienes tales como: Materias
Primas, Productos en Proceso, Productos Terminados, Mercaderías, envases y embalajes y suministros.
• Clasificar en los anaqueles por orden alfabético y pesos.
• Facilidades para manipular, libre de riesgos
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SALIDAS
Debe responder a operaciones oficiales de la empresa, sustentadas con:
• Requerimientos para el proceso productivo• Requerimientos de despacho• Autorizaciones de venta• Atención con Guía de Remisión, previa
presentación de factura cancelada.
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PROCESO DE PRODUCCION
Constituyen los costos incurridos en el proceso de producción, integrando:
• Materias Primas Directas• Mano de Obra Directa• Cargas de fabricación• Identificación de costos fijos y costos variables• Determinación de costos unitarios sobre la base
de unidades producidas.
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METODOS DE VALUACION
La valuación debe ser a Costos Históricos.Los Métodos de valuación son:• Primeras Entradas, Primeras Salidas –PEPS• Ultimas Entredas, Primeras Salidas – UEPS• Costo Promedio• Costo Estandar
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INVENTARIOS PERIODOS Y PERMANENTES
PERIODICOS.- Son los inventarios físicos, que pueden ser en forma mensual, trimestral, semestral o anual de manera obligatoria, para verificar la existencia y estado de conservación.
PERMANENTES.- Son los controles que se hacen en la oportunidad que se realizan las operaciones o transacciones a través de las tarjetas Kardex
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EXISTENCIAS EN PODER DE TERCEROS
Constituyen las mercaderías entregadas en consignación a terceros, para su venta parcial o total.
La responsabilidad del tercero es cancelar sólo por la parte vendida y la devolución de saldo en las mismas condiciones entregadas
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PRUEBAS EN EL INVENTARIO FISICO
Mantener actualizado con registros Justo a Tiempo de Inventarios Permanentes o Perpetuos.
Confiabilidad de los registros, sustentado con documentos fuentes.
Inventario levantado por equipo de trabajadores confiables.
Clasificación adecuada de inventarios
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CONTROL INTERNO INVENTARIOS
Segregación adecuada de funciones de autorización, custodia y registro de adquisición, así como recepción, almacenaje y despacho de existencias.
Registro oportuno de operaciones y transacciones de existencias.
Control de facturación y embarque de existencias. Custodia adecuada de inventarios.
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CONTROL INTERNO INVENTARIOS
Registro de control de existencias en inventarios permanentes
Conciliación por lo menos mensual de saldos con inventarios permanentes y libro mayor.
Fijación de stock mínimo y máximo. Fijación de método de valuación a costos
históricos.
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AUDITORIA DE COMPRAS
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CONCEPTO
Es la auditoria al proceso de adquisición de existencias, en todas sus fases hasta su recepción en la empresa.
Es ejecutado a través del Departamento de compras.
Tiene incidencia en el proceso de producción y comercialización.
Debe estar a cargo de un profesional competente.
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TECNICAS APLICABLES
OBSERVACION FISICA:Consiste en la observación de los procesos de
adquisición, recepción, almacenamiento temporal y embarque o despacho.
Así mismo incluye los mecanismos de manipulación de existencias y el sistema de organización de los almacenes.
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TECNICAS APLICABLES
REVISION ANALITICA, comprende:• Verificación de los componentes de cada
item.• Verificación de cálculos aritméticos en la
facturación y demás documentos.• Verificación de los registros y documentos
sustentatorios.• Verificación de pago a proveedores.
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TECNICAS APLICABLES
CONCILIACION DE SALDOS.-• Comparación de saldos en forma
permanente.• Tomar como base los inventarios
permanentes y periódicos.• Comparar con los saldos del libro mayor• Comparar con los saldos reales en
almacenes.
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PROCESO DE COMPRAS
Las compras se ejecutan sobre la base de la programación y el presupuesto respectivo, teniendo en cuenta:
• Disposibilidad de recursos financieros• Programación del proceso productivo• Demanda de mercado para comercializar• Cumplimiento de criterios de cantidad,
calidad, oportunidad y costo óptimo.
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MUCHAS GRACIAS
TODO HA CAMBIADO, EXCEPTO NUESTRA MANERA DE PENSAR