Download - Auditoria Operacional Para Exámen Final 2013
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AUDITORA OPERACIONAL
Material preparado por:
Lic. Moiss Mardoqueo Sapn Uln
JULIO OCTUBRE 2013
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AD No. 1. NATURALEZA DE LA AUDITORA OPERACIONAL
UNID
Definicin Objetivos y alcance de la auditora operacional Participacin del contador pblico y auditor Aplicacin de la auditoria operacional Caractersticas de la auditoria operacional Limitaciones de la Auditoria Operacional Estndares para la prctica de Auditoria Operacional Metodologa de la Auditora Operacional La auditora operacional como trabajo de A/I La auditora operacional como parte de A/I 2
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ciertos aspectos administrativos, con la intencin de hacer recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa de la entidad.
Fuente: Boletn No. 1 de Auditora operacional.
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Es el servicio que presta el Contador
Pblico y Auditor cuando examina
1.1 DEFINICIN DE AUDITORA OPERACIONAL
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1.1 Otra definicin:
Por auditora operacional debe entenderse el examen crtico y sistemtico de las operaciones de una empresa, con el objeto de evaluar su grado de presentando observaciones,
eficiencia y eficacia, en un informe, las
y conclusiones recomendaciones para lograrlo.
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1.1 OTRA DEFINICIN
Es el examen crtico, completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, divisin o departamento, de sus mtodos de control, medio de operacin y empleo que d a sus recursos humanos, materiales y tcnicos, tendiente a determinar deficiencia o irregularidades en alguna de las partes examinadas de la empresa, a fin de ayudar a la gerencia a lograr una administracin eficaz.
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1.2 OB JETIVOS Y ALCANCE DE AUDITORA OPERACIONAL
Los objetivos de la Auditora operacional varan entre las organizaciones; pero su objetivo se cumple al presentar recomendaciones que tiendan a
en las incrementar la eficiencia entidades a que se practica.
Fuente: Boletn No. 1
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1.2 OBJETIVOS Y ALCANCE DE AUDITORA OPERACIONAL
Los objetivos de la Auditora Operacional se pueden sealar:
A corto plazo
A mediano y largo plazo
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OBJETIVOS A CORTO PLAZO:
Diagnosticar y formular recomendaciones profesionales para mejorar la eficacia, la
Economa y la eficiencia de las operaciones involucradas en los hallazgos Estos objetivo se logra al finalizar un trabajo de Auditora Operacional.
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1.2 OBJETIVOS Y ALCANCE DE AUDITORA OPERACIONAL
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OBJETIVOS A MEDIANO Y LARGO PLAZO.
Lograr la prosperidad razonable de la empresa o entidad.
a.En una entidad de carcter mercantil: en la mejora de beneficios econmicos (rentabilidad)
servicios.
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b. En un organismo pblico (sin nimo de
lucro) en la mejora de la prestacin de
1.2 OBJETIVOS Y ALCANCE DE AUDITORA OPERACIONAL
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Los objetivos especficos de una auditora operacional pueden consistir en:
Promover mejoras en las operaciones.
Determinar si la Admn. cumple con planes y objetivos del negocio.
Comprobar si las operaciones se llevan de manera efectiva, eficiente y econmica.
Evaluar si las polticas de la Admn. responden y son congruentes con los planes generales y especficos establecidos en funcin de metas y objetivos de la empresa.
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1.2 OBJETIVOS Y ALCANCE DE AUDITORA OPERACIONAL
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Continuacin de A/O:
humanos, materiales y financieros.
Determinar exceso o deficiencia del personal utilizado.
Evaluar la cantidad y calidad de recursos administrados, (Excesivo o innecesario) de material, equipo y otros bienes.
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Examinar y evaluar los sistemas de C/I
gerencial, para comprobar el grado de confiabilidad de la Admn. en el ejercicio
directo del control sobre los recursos
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Continuacin de A/O:
Evaluar el flujo y disponibilidad de recursos financieros y materiales necesarios.
Evaluar el rendimiento y productividad de la empresa y su personal.
Identificar duplicacin de esfuerzos y falta de coordinacin entre departamentos.
Investigar existencia de actividades, departamentos, o tareas obsoletas o de poca importancia cuya eliminacin signifique ahorro de recursos.
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Alcance:
El alcance de la A/O es ilimitado.Todas las operaciones o actividades de una entidad pueden ser auditadas, sin considerar que sea operacin financiera o no, y en cada hallazgo la A/O cubre todos los aspectos internos y externos que lo interrelacionan.
Debido a la naturaleza de A/O no es posible fijar ciertas reglas rgidas que establezcan cundo debe aplicarse.
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1.2 OBJETIVOS Y ALCANCE DE AUDITORA OPERACIONAL
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Continuacin:
Sin embargo, los profesionales coinciden en que los indicios ms comunes para llevarla a cabo son: Bajo rendimiento y desperdicios en Deptos.
Investigacin de ciertos problemas especficos conocidos.
Acumulacin de trabajo en Deptos y/o secciones.
Descenso en ventas.
Rotacin excesiva de personal.
Prdidas econmicas.
Para asegurarse peridicamente que la empresa funciona bien o prevenir situaciones de ineficiencia en su crecimiento.
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PARTICIPACIN DEL CPA.
Existen tres niveles en que el CPA puede participar en apoyo a las entidades:
Emisin de opiniones sobre el estado actual de lo examinado. (Diagnstico)
En la participacin para la creacin o diseo de sistemas, procedimientos, etc. (interviniendo en su formacin).
En la implantacin de los cambios (implantacin de sistemas).
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APLICACIONES DE LA AUDITORA OPERACIONAL
Aunque no pueden establecerse reglas fijas que determinen cundo debe practicarse la auditora operacional, s se pueden mencionar aquellas que
de habitualmente los administradores entidades, los auditores internos y los consultores han determinado como ms frecuentes:
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APLICACIONES DE LA AUDITORA OPERACIONAL
1. Para aportar recomendaciones que resuelvan un problemas conocido.
2. Cuando se ineficiencia, razones; y
tienen indicadores de desconocen las pero se
sano crecimiento de la entidad.
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3. Para contar con un respaldo para la prevencin de ineficiencia o para el
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CARACTERSTICAS DE LA AUDITORA OPERACIONAL
1. Acta en campos operativos, no financieros.
2. Es una actividad eminentemente de objetivos.
3. Es un instrumento de informacin administrativa.
4. Es un instrumento de comprobacin o informacin operacional y de sealamientos del problemas y soluciones a los mismos.
mtodos especiales. 18
5. El auditor adopta una actitud mental de
proteccin, antes que la utilizacin de
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Cont. Caractersticas.
6. Persigue incrementar la eficiencia y eficacia de las operaciones.
7. Revisa controles, pero no financieros.
8. Su mtodo de investigacin es la observacin y el anlisis.
9. Por su naturaleza, es
fundamentalmente una actividad
continua.
10. Es un elemento de toma de decisiones. 19
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LIMITACIONES
Tiempo
Conocimiento
Costo.
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LIMITACIONES. Tiempo.
Es una limitacin porque el Gerente precisa saber oportunamente el estado de sus cosas, para poder actuar con eficacia; por lo deben realizarse
tanto las auditoras regularmente, con
los frecuencia suficiente para atacar problemas antes de que crezcan.
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LIMITACIONES. Conocimiento
Ninguna persona es experta en todos los ramos de los negocios, ni tampoco puede permitirse la empresa contar con un especialista para cada aspecto del negocio. El auditor operacional es tan solo un detector de deficiencias graves y susceptibles de mejorar.
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LIMITACIONES. Costo.
Las restricciones de tiempo y de la tercera conocimiento producen
limitacin: El costo
El personal dedicado a esta auditora representa un costo, y si no se organiza adecuadamente, no da deseados.
los frutos
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2. ESTNDARES PARA LA PRCTICA DE AUDITORA OPERACIONAL.
BOLETNES DE AUDITORA OPERACIONAL.
Son las normas de calidad para la prctica de la auditora operacional:
A la fecha van emitidos 12 boletnes.
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3. METODOLOGA DE LA AUDITORA OPERACIONAL.
Familiarizacin
Investigacin y anlisis
Diagnstico
Informe
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3.1 FAMILIARIZACIN
Significa conocer la empresa en forma general, entender los problemas que tienen que ver con la rama de actividad a que se dedica, conocer la estructura organizacional con la que pretende lograr sus objetivos, los recursos con que cuenta, las capacidades de su personal clave, los antecedentes que
de la auditora y los motivan la ejecucin problemas que ha tenido.
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3.1 cont. FAMILIARIZACIN
Algunos lineamientos para esto:
Estudio ambiental
Repercusiones financieras
Indicadores (rotaciones, razones financieras)
Reglamentos, etc.
Estudio de la gestin administrativa.
Visita a las instalaciones
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3.2 Investigacin y anlisis
El objetivo de esta segunda fase de la metodologa es analizar la informacin y examinar la documentacin relativa para evaluar la eficiencia y efectividad de la operacin examinada.
Entrevistas
Evaluacin de la gestin administrativa.
Examen de la documentacin.
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INVESTIGACIN Y ANLISIS.
En esta fase se debe incluir:
Planeacin y programacin.
Conocimiento del control interno determinar reas crticas.
Elaboracin de papeles de trabajo.
Determinacin de hallazgos.
para
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PLANEACIN DE LA AUDITORA
Consiste en:
Qu trabajo vamos a efectuar?
Cules son los objetivos a cumplir?
Naturaleza de las operaciones de la empresa.
Problemas ms importantes expuestos por la Gerencia.
Estimacin de tiempo, personal y honorarios.
Determinar pruebas de auditora aplicables.
Elaboracin del programa de auditora.
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CONOCIMIENTO Y EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO.
A travs de los mtodos de cuestionario, narrativas y/o flujogramacin. Es til tambin:
Revisar los informes gerenciales.
Lectura de los informes de auditora interna.
Inspeccin fsica de las actividades involucradas.
Entrevistas con funcionarios responsables de la operacin y con el personal vinculado.
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SELECCIN DE REAS CRTICAS
reas crticas o dbiles, se establecern las reas donde deben de enfocarse los esfuerzos de la auditora operacional.
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Con base en los resultados de la
evaluacin del C/I se establecen las
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REAS CRTICAS:
Actividades para alcanzar el objetivo de estas reas:
Revisin detenida de la informacin recopilada en las fases anteriores que se relacionen con el rea crtica.
consultas, etc.
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Recopilacin de informacin adicional por
medio de entrevistas, inspecciones,
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REAS CRTICAS cont.
la precisin, Determinacin de confiabilidad y utilidad de la informacin del rea para uso de la Gerencia.
Seleccin de operaciones que se consideren ms importantes.
para mejorar su efectividad.
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Formulacin de conclusiones e identificacin de las recomendaciones
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3.3 DIAGNSTICO
Se refiere a la sumatoria de los hallazgos y se definir la interpretacin que se hace de ellos, reportando los que presenten indicios de fallas de eficiencia.
Fase creativa
Reverificacin de hallazgos
Elaboracin del informe
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3.4 INFORME
Es el producto final del trabajo realizado y frecuentemente lo nico que conocen los altos funcionarios de la empresa de la labor del auditora.
Debe ser gil y orientado hacia la accin. Siempre que sea posible debe cuantificarse.
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3.4 ESTRUCTURA DEL INFORME
Alcance y limitaciones del trabajo.
Situaciones que afectan desfavorablemente la eficiencia operacional
Sugerencias para mejorar la eficiencia.
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ALCANCE Identificar los objetivos del trabajo
Operacin sujeta al examen
Criterio de prioridades establecido.
Limitaciones
Participacin de otros profesionales
Responsabilidades sobre la labor realizada
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3.4 ESTRUCTURA DEL INFORME
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cont. estructura del Informe
SITUACIONES QUE AFECTEN LA EFICIENCIA DESFAVORABLEMENTE
OPERACIONAL:
Un resumen jerarquizado en el que resalten destacar
los hallazgos su efecto.
significativos y Causas y
consecuencias.
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Sugerencias para mejorar la Eficiencia:
Es conveniente que las sugerencias se incluyan inmediatamente despus de que
se sealen las situaciones desfavorables.
Deben estar enfocadas a mejorar la eficiencia cuantificando en lo posible sus resultados
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cont. estructura del Informe
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Debe hacerse por escrito, pero una presentacin audiovisual no estar dems porque: Se centra la atencin.
Se obliga a leerlo
Se logra un cambio de impresiones automtico
El auditor se percata de las reacciones
Invita a la inmediata solucin de los problemas
Puede llevarse el borrador escrito que luego se puede modificar.
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3.4 PRESENTACIN DEL INFORME
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Su responsabilidad consiste en informar sobre los problemas detectados y sugerir posibles soluciones. La implantacin de las medidas necesarias para solucionar los problemas, queda fuera del alcance del trabajo de auditora operacional.
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3.4 RESPONSABILIDAD DEL INFORME DE A. OPERACIONAL
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3.4 FACTORES ESPECFICOS A CONSIDERAR DURANTE LA REVISIN.
Duplicacin de esfuerzos.
Uso inapropiado o indebido de efectivo disponible.
Falta de aceptacin de responsabilidades
Controles ineficientes de los recursos disponibles.
Organigramas, procedimientos engorrosas e inadecuadas.
y actividades
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debilidades o deficiencias encontradas.
Utilizacin recursos.
Unidades
ineficaz o antieconmica de
de operacin o de servicios innecesarios o ineficaces con relacin a su costo de mantenimiento.
Demoras en los procesos de trabajo y formas de combatirlos.
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Falta de idoneidad del personal,
especialmente con referencias a las
3.4 FACTORES ESPECFICOS A CONSIDERAR DURANTE LA REVISIN.
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la evaluacin de logros, produccin, eficiencia, utilizacin de recursos y servicios y otros factores que requieran administrativas continuas.
evaluaciones
inapropiadas e incompatibles , por parte de varias unidades o personas, dentro de la organizacin.
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Carencia de normas y/o metas o mala
aplicacin de normas existentes que impiden
Falta de claridad en procedimientos escritos,
lo cual resulta en interpretaciones
3.4 FACTORES ESPECFICOS A CONSIDERAR DURANTE LA REVISIN.
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