Download - Auditorok fejlesztése, Értékteremtő Auditok
ÉMI-TÜV SÜD Kft. XXIV. Magyar Minőség Hét Konferencia 2016-05-12-13
ÉMI-TÜV SÜD Kft. / Management Service
www.emi-tuv.hu
Gyöngy István
MS osztályvezető
ÉMI-TÜV SÜD Kft. XXIV. Magyar Minőség Hét Konferencia 2016-05-12-13
ÉMI-TÜV SÜD Kft. / Management Service
.
Auditorok fejlesztése,
Értékteremtő auditok
ÉMI-TÜV SÜD Kft. XXIV. Magyar Minőség Hét Konferencia 2016-05-12-13
ÉMI-TÜV SÜD Kft. / Management Service
…auditis (latin) - meghallgatás….
… auditentias (latin) -
meghallgat…….
….audite (latin) - hallgat…..
… audiens (latin) - auditor (nem
magyar)…..
ÉMI-TÜV SÜD Kft. XXIV. Magyar Minőség Hét Konferencia 2016-05-12-13
ÉMI-TÜV SÜD Kft. / Management Service
Mi a probléma ? …. Beszél, miközben
nem ez a feladat
Helyes arányok – 15% beszél (?) , 85%
hallgat (?)
Az audit főszereplője az auditált.
Az auditor : kérdez, elemez, értékel,
minősít és mit még (?), vagy mit nem…
ÉMI-TÜV SÜD Kft. XXIV. Magyar Minőség Hét Konferencia 2016-05-12-13
ÉMI-TÜV SÜD Kft. / Management Service
Az auditorokkal kapcsolatos
standard követelmények
(MSZ EN ISO 19011 szerint)
ÉMI-TÜV SÜD Kft. XXIV. Magyar Minőség Hét Konferencia 2016-05-12-13
ÉMI-TÜV SÜD Kft. / Management Service
Az auditorokra vonatkozó alapelvek:
a) Tisztességes magatartás: ez a szakmai
elkötelezettség alapja (bizalom, tisztesség, bizalmas
ügykezelés és titoktartás - az audit lényeges
követelményei)
b) Tárgyilagos beszámolás: a valóságnak megfelelő és
pontos jelentés kötelezettsége (az audit megállapításai,
következtetései és az auditjelentések a valóságnak
megfelelően és pontosan tükrözzék az audit során
végzett tevékenységet –vélemény eltérés, megoldandó
kérdések)
ÉMI-TÜV SÜD Kft. XXIV. Magyar Minőség Hét Konferencia 2016-05-12-13
ÉMI-TÜV SÜD Kft. / Management Service
c) Kellő szakmai gondosság: igyekezet és
ítélőképesség alkalmazása az auditban (auditori
gondosság, feladat fontossága, az ügyfél és az érdekelt
fél részéről bizalom megteremtése.
- Ebben fontos tényező az auditorok megfelelő
felkészültsége – általában és az auditra.
d) Függetlenség: ez az audit pártatlanságának és az
auditkövetkeztetések objektivitásának alapja (auditorok
függetlensége, részrehajlástól mentessége,
érdekütközések elkerülése, objektív hozzáállás
következtetések csak az audit bizonyítékai alapján).
ÉMI-TÜV SÜD Kft. XXIV. Magyar Minőség Hét Konferencia 2016-05-12-13
ÉMI-TÜV SÜD Kft. / Management Service
e) Bizalmasság – a munka során megszerzett
információk megóvása, a szervezet „értékeinek”
megőrzése
f) Bizonyítékokon alapuló megközelítés: ésszerű
módja annak, hogy – módszeres auditfolyamat
eredményeként – megbízható és reprodukálható
auditkövetkeztetésekre jussunk.
Az audit bizonyítékai legyenek igazolhatóak
(mintavételes információgyűjtés, audit véges
időtartama, véges erőforrások.
ÉMI-TÜV SÜD Kft. XXIV. Magyar Minőség Hét Konferencia 2016-05-12-13
ÉMI-TÜV SÜD Kft. / Management Service
A helyes mintavétel szorosan korrelál azzal, hogy
milyen mértékben lehet megbízni az audit
következtetéseiben.
Egyéb követelmények
• a vállalatirányítási gyakorlatok ismerete
• az audit alapelveinek, gyakorlatának és technikáinak
ismerete
• adott irányítási rendszerszabványok/rendelkező
dokumentumok ismerete
• a tanúsító testület folyamatainak ismerete
ÉMI-TÜV SÜD Kft. XXIV. Magyar Minőség Hét Konferencia 2016-05-12-13
ÉMI-TÜV SÜD Kft. / Management Service
• az ügyfél üzleti szektorának ismerete
• az ügyfél termékeinek, folyamatainak és szervezetének
ismerete
• jegyzetelési, jelentésírói előadói és kérdezőkészség
• audit irányítási készség
• elkötelezettség, lojalitás
• ügyfélorientált hozzáállás, empátia, etika
• tanulási igény/aktivitás
• szakmai érdeklődés más területek felé
ÉMI-TÜV SÜD Kft. XXIV. Magyar Minőség Hét Konferencia 2016-05-12-13
ÉMI-TÜV SÜD Kft. / Management Service
Az auditorokkal kapcsolatos egyéb
követelmények és a hozzáadott
érték összefüggései
(változások menedzselése,
folyamatos fejlesztés)
ÉMI-TÜV SÜD Kft. XXIV. Magyar Minőség Hét Konferencia 2016-05-12-13
ÉMI-TÜV SÜD Kft. / Management Service
Az auditorral szembeni elvárások forrásai:
• tanúsító testület(ek) (kapcsolódó szabályozások,
változások)
• az auditor munkahelye (belső / külső)
• az ügyfél
Az auditor reakciói:• az elvárások teljesítése (optimum szint kialakítása)
• „hatékonyság” kezelése – minél alacsonyabb szintű
befektetéssel minél magasabb szintű kompetenciák
elnyerése (önmaga helyzetbe hozása)
ÉMI-TÜV SÜD Kft. XXIV. Magyar Minőség Hét Konferencia 2016-05-12-13
ÉMI-TÜV SÜD Kft. / Management Service
• az „ügyfél” elvárások irányában tevékenység
torzulás (pozitív / negatív irányok)
Az ügyfél elvárásokban megjelenő elemek:
• túlesni egy auditon, mert az elérendő cél a
tanúsítvány (és az ezzel járó üzleti előnyök)
• befektettem egy összeget – (felkészülés, auditálás)
legalább vissza kellene nyernem (információk
begyűjtése, kapcsolatok keresése, piaci lehetőségek
bővítése, a tanúsítvány célzott reklám-felhasználása
ÉMI-TÜV SÜD Kft. XXIV. Magyar Minőség Hét Konferencia 2016-05-12-13
ÉMI-TÜV SÜD Kft. / Management Service
• A szervezet hatékonyságának folyamatos javítása a
már kialakított peremfeltételek mellett
Az ügyfél elvárásokban megjelenő
motivációs okok:
Tippeljünk együtt:
az auditált fél belső elhatározása: %
a piac által kikényszerített változások: %
egyszerű megfelelési igény: %
ÉMI-TÜV SÜD Kft. XXIV. Magyar Minőség Hét Konferencia 2016-05-12-13
ÉMI-TÜV SÜD Kft. / Management Service
Hozzáadott érték fogalom:
• Kulcsszavak: átfogó elemzés, jövedelmezőség,
hatékonyság, gazdasági hozzáadott érték
• Kulcsszavak: mérőszámok alkalmazása,
hatékonysági mutatók kialakítása a folyamatokban,
erőforrásokban, a szervezet / rendszerek
működésében, a szervezet belső / külső
kapcsolataiban, a vevői kapcsolatokban, a megelőző
tevékenységekben (belső audit, képzések,
kompetenciafejlesztések)
ÉMI-TÜV SÜD Kft. XXIV. Magyar Minőség Hét Konferencia 2016-05-12-13
ÉMI-TÜV SÜD Kft. / Management Service
• Kulcsszavak (folytatás): minőségcélok-mutatók-
folyamatos fejlesztés összhangja, a vállalati célok és
a kialakított stratégia összhangja……….
Auditori kompetencia fejlesztés célja:• szakmai továbbképzés, ismeretbővítés
• rendszerbeli ismeretek fejlesztése
• a vállalati folyamatok, gazdasági folyamatok
magasabb szintű ismeretének fejlesztése
• a hatékonyságot befolyásoló technikák ismeretének
fejlesztése
ÉMI-TÜV SÜD Kft. XXIV. Magyar Minőség Hét Konferencia 2016-05-12-13
ÉMI-TÜV SÜD Kft. / Management Service
Auditori kompetencia fejlesztés
eredményeinek felhasználhatóságának
lehetőségei az auditokon,
ügyfélkapcsolatokban:• pl.:szakmai továbbképzés, ismeretbővítés
területe: új módszerek, technológiák,
munkafogások, „best practice” irányában fejlesztési
potenciálok kitűzése (nem nevesített javaslatok),
figyelemfelhívás továbbképzésekre, szakmai
konferenciákra
ÉMI-TÜV SÜD Kft. XXIV. Magyar Minőség Hét Konferencia 2016-05-12-13
ÉMI-TÜV SÜD Kft. / Management Service
• pl.: rendszerbeli ismeretek fejlesztés területe:
dokumentációval, formátumokkal, adathordozókkal,
kezeléssel kapcsolatos aktuális információk átadása,
név nélküli „best practice” alkalmazási
lehetőségekről információ adása, figyelem felhívása
alkalmazható minőség/menedzsment technikákra,
képzési lehetőségekre, szakmai/minőségügyi
konferenciákra, ahol kitekintést kaphatnak mások
gyakorlatából, esetleges értelmezési kérdések (új
szabvány-követelmények - kockázatok és
lehetőségek témakörei)
ÉMI-TÜV SÜD Kft. XXIV. Magyar Minőség Hét Konferencia 2016-05-12-13
ÉMI-TÜV SÜD Kft. / Management Service
• pl.: a vállalati folyamatok, gazdasági folyamatok
magasabb szintű ismeretének fejlesztése: a cég
rávezetése arra, hogy minőségügyi rendszer és
vállalat működése egy egység, és nem két külön
rendszer, az IT támogatások súlyának növelése, a
VIR rendszerek előnyeinek hangsúlyozása, a
jogszabályi követelmények betartása tekintetében
esetleges útmutatás / figyelemfelhívás (különös
tekintettel az integrált rendszerekre)
ÉMI-TÜV SÜD Kft. XXIV. Magyar Minőség Hét Konferencia 2016-05-12-13
ÉMI-TÜV SÜD Kft. / Management Service
• pl.: a hatékonyságot befolyásoló technikák
ismeretének fejlesztése: a MIR rendszerek
alkalmazásában egyre nagyobb teret kaptak
hatékonysági igények (a gazdasági / világgazdasági
környezet kihívásai), nem mindegy, hogy adott
környezetben mit alkalmaznak, mi a megfelelően
alkalmazható, testre szabható, (a PARETO-tól a
LEAN-ig sokaság) a minőségtechnikák, mint
jellemzően statisztikai eszközök, a megelőzés és a
döntés előkészítés eszközei
ÉMI-TÜV SÜD Kft. XXIV. Magyar Minőség Hét Konferencia 2016-05-12-13
ÉMI-TÜV SÜD Kft. / Management Service
Az auditor, akkor tud többletértéket adni, ha:
• megfelelő alapképzettséggel, szakmai
tapasztalatokkal rendelkezik
• jól kiképzett (auditori alapképzés)
• folyamatosan részt vesz továbbképzéseken
• motivált a további önképzésekre,
tapasztalatgyűjtésekre
• kellően kreatív a tudás átadásában
ÉMI-TÜV SÜD Kft. XXIV. Magyar Minőség Hét Konferencia 2016-05-12-13
ÉMI-TÜV SÜD Kft. / Management Service
• képes megértetni a követelményszabvány előírásait,
és azt „lefordítani” a szervezet számára
• képes tudását szintetizálni az auditok során, a
követelmények és a szervezet ismeretével, ezen
tudás birtokában alkalmazási ajánlásokat tud tenni
(nem erőszakos „előírás” hanem „rávezetés” - a
szervezet mindig azt érzi magáénak amit saját maga
talál ki – még ha ezzel a segítséggel is)
ÉMI-TÜV SÜD Kft. XXIV. Magyar Minőség Hét Konferencia 2016-05-12-13
ÉMI-TÜV SÜD Kft. / Management Service
Visszatekintés a bevezetésre:
mi a probléma ? …. Beszél, miközben nem ez a feladat
- feladat
helyes arányok – 15% beszél (több kell) , 85% hallgat
(a visszacsatolásokra reagálni kell)
az audit főszereplője az auditált – de kialakul egy
szimbiózis.
az auditor: kérdez, elemez, értékel, minősít és mit még
(minden pozitívumot megerősít, erősíti a fejlődés
igényét), vagy mit nem (nem csak a hibát keresi…)
ÉMI-TÜV SÜD Kft. XXIV. Magyar Minőség Hét Konferencia 2016-05-12-13
ÉMI-TÜV SÜD Kft. / Management Service
Fontos! - az audit is egy folyamat!
• egy auditálási ciklus 3 év, és tanúsító audittal
kezdődik, felügyeletekkel folytatódik
• a tanúsító audit egy megfelelőségről szóló
minősítéssel végződik
• a felügyeleti és további auditok már a fejlődés
értékelésével foglalkoznak (ha mindenki úgy
akarja…….)