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Noções sobre gerenciamento eletrônico de documento
Conhecendo as tecnologia que podem facilitar o dia a dia em um arquivo
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“Não há progresso sem mudanças. E quem não consegue mudar a si mesmo acaba não
mudando coisa alguma.”George Shaw
Reflexão
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Olá pessoal,os objetivos da
aula de hoje são:
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Proporcionar uma compreensão dos
conceitos básicos de questões relativas ao
gerenciamento de documentos.
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Apresentar os cuidados básicos
para a preservação dos documentos.
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Vamos ver agora algumas
recomendações para conservação de
documentos:
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A conservação dos documentos envolve
dois fatores relacionados aos
suportes da informação.
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São eles:
• Os fatores intrínsecos estão relacionados com a composição dos materiais.
Intrínsecos
• Os fatores extrínsecos estão relacionados com agentes externos aos materiais.
Extrínsecos
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São exemplos de fatores intrínsecos:
Processos de fabricação;
Tipos de fibras; Resíduos químicos etc.
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Os fatores extrínsecos podem ser subdivididos da seguinte maneira
acompanhe a seguir:
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A luz seja ela natural ou artificial, induz o processo de envelhecimento acelerado. Cuidado especial deve ser tomado com os papéis termosensíveis, como os recebidos de transmissões via fax, que devem ser xerocados tão rapidamente quanto possível.
Agentes físicos
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O calor e a umidade podem ser altamente nocivos aos materiais, quanto mais a temperatura aumenta, mais intensiva se tornam as reações químicas de degradação.
Temperatura e umidade
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Pilhas de documentos que são amarradas com barbantes e que podem ter suas margens cortadas. As dobras excessivas de papéis que fragilizam e facilitam a ruptura.
Agentes físico-mecânicos
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Poluentes atmosféricos, a poeira que potencializa a ação de agentes biológicos, pois transportam inúmeros ácaros e microorganismos.
Agentes químicos
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Insetos e outros microorganismos.
Agentes biológicos
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Envolve toda ação humana deliberada ou por negligência que traga como consequência a deterioração do acervo.
Ação do homem
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Desastres naturais como enchentes, queda de raios e incêndios.
Ação da natureza
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Bom agora que já falamos sobre alguns fatores que podem
influenciar na preservação dos
documentos.
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Vamos ver algumas tecnologias utilizadas na preservação dos
documentos.
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Já ouviu falar em microfilme? Com
certeza não se trata de um filme pequeno
ou um curta metragem.
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Microfilme é uma mídia analógica de armazenamento
para livros, periódicos, documentos e
desenhos.
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Vamos conhecer melhor esse processo
denominado microfilmagem:
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Pelo seu tamanho, o microfilme não é legível a olho nú; apesar da extrema redução mantém as caracterísitcas fiéis do documento e pode ser lida através da ampliação da imagem num aparelho de leitura
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Esse é um leitor de microfilme.
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Conheça algumas vantagens do microfilme:
1.•Economia de espaço físico e mão de obra.
2.
•Maior segurança na conservação de documentos contra riscos como furtos, incêndios, inundações etc. Já que podem ser armazenados em cofres.
3.•Facilita e agiliza a consulta.
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Mas o microfilme também requer alguns cuidados,
veja quais são eles:
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Acondicioná-lo em ambiente climatizado, temperatura de 19ºC a 22ºC, e 40% a 50% de humidade, pois a baixa umidade pode tornar a película do microfilme quebradiça e a alta umidade cria mofo e manchas microscópicas.
Cuidados com o microfilme:
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Revisar periódicamente o aparelho de leitura e mante-lo limpo para não danificar o microfilme.
Cuidados com o microfilme:
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Evitar a incidência prolongada de luz sobre a película.
Cuidados com o microfilme:
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Veja agora outra tecnologia que está ganhando cada vez mais espaço dentro
das empresas.
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A Digitalização de Documentos, visa fundamentalmente, eliminar os arquivos de documentos que, por sua própria característica, são volumosos, pesquisáveis por uma única sequência, deterioráveis e inseguros. Proporcionado ainda a agilização da informação tão fundamental para as empresas nos dias de hoje.
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É surpreendente a revolução causada
pelo avanço tecnológico.
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Podemos afirmar literalmente que hoje a informação cabe no
nosso bolso.
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Um arquivo metálico de 4 gavetas, com capacidade
de armazenar 22000 documentos, pode ter seu
conteúdo facilmente acomodado em 1 Giga de
espaço de disco.
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Vejamos a seguir algumas características dessa chamada era digital.
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A troca e a difusão de informações, no decorrer do tempo, sempre foram responsáveis pelo desenvolvimento dos mecanismos de transformação social, já que onde houve revoluções houve necessariamente a disseminação de ideais.
• Características da era digital
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A presença cada vez maior dos computadores em nossas vidas, a capacidade de coletar e analisar dados e disseminá-los através das rápidas vias das telecomunicações, nos tem proporcionado benefícios, mas, na mesma proporção, também malefícios.
• Características da era digital
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Entre agora no nosso fórum e registre lá sua
opinião sobre os avanços tecnológicos, seus
benefícios e malefícios para as pessoas e as
empresas.
Atividade 1
![Page 39: Aula 11 noções sobre gerenciamento de documentos animada](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022102901/5570b46bd8b42a4f6e8b48ab/html5/thumbnails/39.jpg)
Vamos entender o que é Gestão de documentos.
![Page 40: Aula 11 noções sobre gerenciamento de documentos animada](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022102901/5570b46bd8b42a4f6e8b48ab/html5/thumbnails/40.jpg)
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.
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Os objetivos da gestão de documentos são:
![Page 42: Aula 11 noções sobre gerenciamento de documentos animada](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022102901/5570b46bd8b42a4f6e8b48ab/html5/thumbnails/42.jpg)
• Assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos.
Objetivos
• Garantir que a informação institucional esteja disponível quando e onde seja necessária à instituição e aos cidadãos.
Objetivos
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• Contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores histórico e científico.
Objetivos
• Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para a pesquisa científica.
Objetivos
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Com o passar dos anos, começou-se a perceber um grande acúmulo de papéis em grandes centros, e essa quantidade vem aumentando a cada dia. Para cuidar da organização e segurança destes documentos, iniciaram-se os estudos em relação ao GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos).
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Mas, o que é esse “GED”?
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O GED é a soma de todas as tecnologias e produtos
que visam o gerenciamento de
informações de forma eletrônica, fechando o
ciclo completo, desde sua criação até o seu arquivamento.
![Page 47: Aula 11 noções sobre gerenciamento de documentos animada](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022102901/5570b46bd8b42a4f6e8b48ab/html5/thumbnails/47.jpg)
O GED é um sistema que converte informações em voz, texto ou imagem para a forma digital. Funciona com softwares e hardwares específicos que permitem a captação, o armazenamento, a localização e o gerenciamento das versões digitais das informações.
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Me diga, como você prefere procurar
documentos?
![Page 49: Aula 11 noções sobre gerenciamento de documentos animada](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022102901/5570b46bd8b42a4f6e8b48ab/html5/thumbnails/49.jpg)
A informação que você precisa pode estar a
distância de um clique.Vejamos algumas vantagens do GED
![Page 50: Aula 11 noções sobre gerenciamento de documentos animada](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022102901/5570b46bd8b42a4f6e8b48ab/html5/thumbnails/50.jpg)
Absoluto controle dos processos da empresa. Alta velocidade e precisão na localização de documentos.
Vantagens do GED:
![Page 51: Aula 11 noções sobre gerenciamento de documentos animada](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022102901/5570b46bd8b42a4f6e8b48ab/html5/thumbnails/51.jpg)
Disponibilidade instantânea de documentos sem limites físicos. Um mesmo documento pode ser acessado por mais de uma pessoa simultaneamente, economizando tempo dos funcionários.
Vantagens do GED:
![Page 52: Aula 11 noções sobre gerenciamento de documentos animada](https://reader038.vdocuments.pub/reader038/viewer/2022102901/5570b46bd8b42a4f6e8b48ab/html5/thumbnails/52.jpg)
Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade.
Vantagens do GED:
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Para saber mais sobre o Gerenciamento eletrônico, assista um vídeo institucional de uma empresa que atua nessa ramo.
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Luiz Ricardo SilesRASC – Recuperação e Assistência Cristã
Autoria