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CURSO DE AUXILIAR DE CONTABILIDADE
Profº ALDEIR LOPES
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Profº Fabrizio BaroniAula Aux. Adm 10
ARQUIVO II
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Conteúdos Abordados
• Finalidade Funcional do Arquivo;
• Organização de arquivos administrativos;
• A importância dos arquivos para as instituições;
• Distinção entre Arquivo, Museu e Biblioteca;
• Organização de arquivos administrativos ;
• Informática – Sistema Operacional Windows 7.
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Podemos verificar que, enquanto o arquivo tem finalidade funcional, a finalidade das bibliotecas e dos museus é essencialmente cultural, embora o arquivo
também possa adquirir, com o tempo, caráter cultural.
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Os documentos de arquivo são produzidos em uma única via ou em limitado número de cópias, enquanto que os
documentos das bibliotecas são produzidos em numerosos exemplares, de forma a atender suas
necessidade
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Organização de arquivos administrativos
A função de um arquivo é guardar a documentação e principalmente fornecer aos interessados as
informações contidas em seu acervo de maneira rápida e segura.
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Os métodos mais comuns são os que classificam os documentos por
assunto, seguidos de uma classificação secundária por ordem
alfabética, cronológica ou geográfica.
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A instalação dos arquivos requer análise de aspectos como localização, acessível, boa iluminação, mas sem incidência direta do sol, ventilação natural, constante e
regulável, higienização, ambiente limpo e bem cuidado, espaço livre para locomoção; fácil consulta e conservação
do acervo e segurança: contra incêndio, roubo, infiltrações.
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Acessórios: pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas intercaladoras, pastas A/Z ou outras. As
caixas devem ser resistentes e específicas para cada tipo de arquivo, dependendo do formato/ gênero dos
documentos. Observar também as etiquetas e projeções para que sejam ideais.
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Para os Arquivos Intermediários que são instalados em depósitos centralizados, o ideal é o uso de Caixas
para o armazenamento de documentos.
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Há a necessidade de protocolar tais documentos e criar um livro de registro ou um documento virtual para
relacionar todos os que estarão no arquivo e qual a localização do mesmo, se dentro de uma pasta e sua numeração ou nomenclatura, a posição nas gavetas e armários, isso facilitará o acesso aos documentos e
possibilitará que qualquer pessoa manuseando tal lista, possa encontrar o documento que necessita sem
desorganizar todo o arquivo.
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Arquivo corrente - Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos fins imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos.
Arquivo Intermediário - Conjunto de documentos originários dos arquivos correntes, com uso pouco frequente.
Arquivo Permanente - Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo.
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Descrição - Conjunto de procedimentos, que, levando em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos.
Destinação - Conjunto de operações que, após a avaliação, determinam o encaminhamento dos documentos à guarda temporária ou permanente e/ou eliminação.
Eliminação - Destruição de documentos e informações que, no processo de avaliação, e de acordo com o prazo estabelecido na tabela de temporalidade foram considerados sem valor para guarda intermediária ou permanente.
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Recolhimento - Passagem de documentos do arquivo intermediária para o arquivo permanente.
Série Documental - Sequência de unidades de um mesmo tipo documental.
Suporte - Todo e qualquer material sobre o qual as informações são registradas (papel, disquetes, discos ópticos, fitas de vídeo, microfilmes)
Tipo Documental - Configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou.
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As perspectivas pros arquivos
A grande expectativa em relação aos arquivos será o
mundo virtual, como já fazem algumas empresas
que utilizam seus documentos no modo
virtual.
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possibilitaria o acesso ao documento que em arquivo físico daria acesso a apenas uma pessoa por vez, no
ambiente virtual é só entrar na rede local e ter a disponibilidade o documento, além de não ter a
preocupação com pessoas desorganizando as pastas, mudando a arrumação, tudo no lugar e bem acessível.
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WINDOWS 7
Gerenciador de Arquivos e Pastas
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ATIVIDADE
1ª Marque o item que não indica um dos benefícios de se adotar uma estrutura organizada de arquivar documento pelas empresas:
a)Dificultar a identificação dos documentos sem utilidade;b)Organizar os processos de trabalho; c)Permitir agilidade na obtenção de informações d)Desburocratização dos processos.
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9º Dos acessórios que podemos utilizar para arquivar documentos, qual dos relacionados não pode ser utilizado?
a)Armários b)Clipes metálicos c)Pastas d)Caixas
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8º As instalações para arquivar documentos devem ser:
a)Úmidas b)Pouco iluminadas c)Contra incêndio d)Com bastante iluminação sola
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