1
MANAJEMEN PROYEK (TS2-416)
DIKTAT
DI SUSUN OLEH:
Mahfud, S.Pd, MT NIDN. 0002116606
JURUSAN TEKNIK SIPIL POLITEKNIK NEGERI BALIKPAPAN
2013
1
Manajemen Proyek Politeknik Negeri Balikpapan
BAB I KONSEP DASAR ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN
1.1 Pengertian Administrasi (definition of administration)
Administrasi terdiri dari dua kata yang masing masing mempunyai pengertian
tersendiri. Jika kedua kata itu digabungkan maka akan menambah pengertian baru.
Kata administrasi menurut asal katanya (etimologis) berasal dari Bahasa Latin, ad +
ministrare. Ad berarti intensif, sedangkan ministrare berarti melayani, membantu, dan
memenuhi, jadi tugas utama seorang administrator atau manajer adalah memberikan
pelayanan prima.
Pelayanan Prima dalam arti singkatan adalah:
a. Pantas : tepat janji dalam Biaya; Mutu, dan Waktunya (BMW);
b. Empati : memahami kebutuhan konsumen;
c. Langsung : responsive, segera dikerjakan dan tidak berbelit-belit;
d. Akurat : tepat atau teliti, reliable;
e. Yakin : kredibilitas, dapat dipercaya;
f. Aman : resiko kecil, keraguan kecil;
g. Nyaman : menyenangkan dan memuaskan;
h. Alat : lengkap dan modern;
i. Nyata : penampilan sarana prasarana, personil;
j. Perkataan : sopan santun, bersahabat, mudah berkomunikasi, mudah
dipahami, konsisten dengan tindakan;
k. Rahasia : kerahasiaan pelayanan terjamin;
l. Informasi : penyuluhan jelas mudah didengar dan dipahami, objektif,
valid, reliable, konprehensif, lengkap, dan mutakhir;
m. Mudah : kesediaan melayani, mudah dihubungi, mudah ditemui,
mudah disuruh;
n. Ahli : dikerjakan oleh orang yang benar-benar kompeten.
(Husaini Usman, 2006)
2
Manajemen Proyek Politeknik Negeri Balikpapan
Administrare adalah kata kerja, sedangkan kata bendanya adalah administratio dan kata
sifatnya adalah administrativus. Administratio dalam Bahasa Inggris menjadi
administration. Dalam Bahasa Belanda menjadi administratie, dan dalam Bahasa
Indonesia menjadi administrasi. Jadi, administrare berarti melayani sedcara intensif.
Selanjutnya, dari kata administration diterjemahkan dalam Bahasa Inggris menjadi to
administer sebagai kata kerja, administrative sebagai kata sifat, administration sebagai
kata benda, dan administrator untuk orang yang melakukan kegiatan adminstrasi.
Akhirnya, kata administration atau administratie ini diterjemahkan pula ke dalam
Bahasa Indonesia menjadi administrasi.
Administatie dalam Bahasa Belanda mengandung pengertian sempit, yaitu pekerjaan
yang berhubungan dengan ketatausahaan (surat menyurat), sedangkan dalam arti luas
ialah seni (art) dan ilmu (science) mengelola (memanaj) sumber daya 7M +1I (man,
money, material, machines, methods, marketing, and minutes + information) untuk
mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Mengelola di sini meliputi perencanaan
(planning), pengorganisasin (organizing), pengarahan (leading), dan pengendalian
(controlling) disingkat POLC.
Efisien (daya guna) adalah proses penghematan 7M + 1I dengan cara melakukan
pekerjaan dengan benar (do things right), sedangkan efektif (hasil guna) adalah tingkat
keberhasilan pencapaian tujuan (outcomes) dengan cara melakukan pekerjaan yang benar
(do the right things). Efektif juga berarti mampu mencapai tujuan dengan baik. Jadi
efisien lebih memfokuskan dari pada hasil yang diharapkan. Hasil yang diharapkan dapat
diukur secara kuantitatif dan kualitatif. Keefektifan secara kuantitatif adalah
perbandingan antara hasil yang diperoleh dibagi dengan target yang harus dicapai.
Sedangkan keefektifan secara kuantitatif adalah tingkat kepuasan yang diperoleh.
Sesuatu yang efisien belum tentu efektif dan sesuatu yang efektif belum tentu efisien.
Sesuatu yang efisien belum tentu efektif dan sesuatu yang efektif belum tentu efisien.
Contoh sesuatu yang efisien belum tentu efektif adalah melaksanakan pembelajaran,
kursus, atau diklat dengan 100 peserta per kelas lebih efisien biaya membayar satu
3
Manajemen Proyek Politeknik Negeri Balikpapan
fasilitator dibandingkan dengan 20 peserta per kelas dengan membayar satu fasilitator,
akan tetapi proses dan hasilnya belum tentu efektif. Contoh sesuatu yang efektif tetapi
belum tentu efisien adalah siswa yang menyontek tidak pernah belajar, jarang masuk
sekolah, tetapi hasil belajar bernilai tinggi. Membunuh tikus dengan peluru itu efektif
tetapi tidak efisien, Jika sesuatu sudah efektif dan efisien, maka disebut produktif.
Keefektifan dapat dilihat sbb:
1) Keefektifan individual (input) yang ditentukan oleh pengetahuan, sikap, kemampuan
(keterampilan), motivasi, dan stress;
2) Keefektifan kelompok (proses) ditentukan oleh kekompakan (cohesiveness),
kemepimpinan, struktur, status, peran, dan norma;
3) Keefektifan organisasi ditentukan oleh lingkungan, teknologi, pilihan strategis,
struktur, proses, dan budaya. (Gibson, et.al. 2003).
Administrasi dalam arti luas ialah proses yang meliputi perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengendalian sumber daya organisasi. Pengarahan meliputi motivasi,
kepemimpinan, pengambilan keputusan dan pemecahan masalah, komunikasi,
koordinasi, negosiasi, dan perubahan organisasi. Pengendalian meliputi pemantauan,
penilaian, dan pelaporan. (Achemarhon, 1996; Stoner & Freeman, 2000; Robbin, 2000;
Hunsaker, 2001)
Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian merupakan suatu sistem
yang terpadu (integratif) yakni antara satu dengan lainnya saling berkaitan secara utuh.
Artinya perencanaan harus diorganisasikan, diarahkan dan dikendalikan. Demikin
seharusnya dan akhirnya pengendalian pun harus direncanakan dan diorganisasikan,
diarahkan dan dikendalikan.
1.2 Pengertian Manajemen (definition of management)
Manajemen berasal dari Bahasa Latin, yaitu dari asal kata manus yang berarti tangan dan
agree yang berarti melakukan. Kata-kata itu digabung menjadi kata kerja manager yang
artinya menangani. Managere diterjemahkan ke dalam Bahasa Inggris dalam bentuk kata
kerja to manag, dengan kata benda management dan manager adalah sebutan untuk
4
Manajemen Proyek Politeknik Negeri Balikpapan
orang yang melakukan kegiatan manajemen.
Akhirnya management diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia menjadi manajemen
atau pengelolaan.
Istilah manajemen mengandung tiga pengertian yaitu :
a. Manajemen sebagai suatu proses;
b. Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen;
c. Manajemen sebagai suatu seni (art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (science)
Manajemen sebagai suatu proses, dikemukakan tiga buah definisi:
a. Dalam Encylopedia of the Social Sience dikatakan bahwa manajemen adalah suatu
proses dengan mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi;
b. Selanjutnya, Hilman mengatakan bahwa manajemen adalah fungsi untuk mencapai
sesuatu melalui kegiatan orang lain dan mengawasi usaha-usaha individu untuk
mencapai tujuan yang sama. Manajemen adalah kolektivitas orang-orang yang
melakukan aktivitas manajemen. Jadi dengan kata lain, segenap orang-orang yang
melakukan aktivitas manajemen dalam suatu badan tertentu disebut manajemen;
c. Menurut pengertian yang ketiga, manajemen adalah seni (art) atau suatu ilmu
pengetahuan, dalam inipun sesungguhnya belum ada keseragaman pendapat,
segolongan mengatakan bahwa manajemen adalah seni, golongan yang lain
mengatakan bahwa manajemen adalah ilmu. Sesungguhnya kedua pendapat itu sama
mengandung kebenarannya.
Menurut G.R. Terry manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang
melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan
organisasional atau maksud-maksud yang nyata. Menurut Mary Parker Follet manajemen
adalah suatu seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Definisi dari
mary ini mengandung perhatian pada kenyataan bahwa para manajer mencapai suatu
tujuan organisasi dengan cara mengatur orang-orang lain untuk melaksanakan apa saja
yang pelu dalam pekerjaan itu, bukan dengan cara melaksanakan pekerjaan itu oleh
dirinya sendiri.
5
Manajemen Proyek Politeknik Negeri Balikpapan
Menurut Parker (Stoner & Freeman, 2000) ialah seni melaksanakan pekerjaan melalui
orang-orang (the art of getting things done throught people). Meskipun banyak definisi
manajemen yang telah diungkapkan para ahli sesuai pandangan dan pendekatannya
masing-masing, seperti Barnard (1938), Terry (1960), Gray (1982), Manulang (1983),
Gitosufarmo (1984), Sukiswa (1986), Siregar & Sumadhi (1977), Hitt, et, al. (1989),
Schermarhon (1996), Wright & Noe (1996), Fattah (1996), Matteson & Ivancevich
(1996), Handoko (2003), Gibson (2003), Dressler (2003), dan Casio (2003), namun tidak
satu pun yang memuaskan. Walaupun demikian, esensi manajemen dapat dipandang,
baik sebagai proses (fungsi) maupun sebagai tugas (task).
Sehingga dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah inti dari administrasi disebut
demikian karena dalam pelaksanaan administrasi itu sendiri diperlukan keterampilan atau
kemampuan untuk memaksimalkan penggunaan sumber daya agar tercapai tujuan yang
telah ditetapkan perencanaan, pengorgani-sasian, pengarahan, dan pengendalian (P4)
sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
1.3 Perbedaan Administrasi dan Manajemen
Administration dan Management digunakan dalam konteks dengan beberapa variasi
pengertian. Namun dalam beberapa konteks keduanya mempunyai persamaan arti dengan
kandungan makna to control yang artinya mangatur dan mengurus. Pada awalnya, kata
administration banyak digunakan untuk organisasi soaial dan manajemen untuk
organisasi komersial. Istilah management baru mulai popular setelah dipublikasikannya
karya ilmiah Taylor yang berjudul Shop Management pada tahun 1903 dan Principles
and Methods of Scientific Management pada tahun 1911.
Sejak itu, Amerika dan Inggris dalam organisasi komersialnya mulai lebih banyak
menggunakan istilah management daripada administration. Sebagai contoh. Buku Fayol
yang berjudul Administration Industrielle et Generale diterjemahkan ke dalam Bahasa
Inggris menjadi General and Industrial Management oleh Coubrough, Geneva, pada
tahun 1929. Sebagaian ahli berpendapat bahwa administrasi sama artinya dengan
manajemen seperti yang dinyatakan Sutrisno (1987) bahwa dalam pemakaiannya secara
umum administrasi diartikan sama dengan manajemen, dan administrator sama dengan
6
Manajemen Proyek Politeknik Negeri Balikpapan
manajer. Namun, sebagian ahli lainnya berpendapat bahwa administrasi berrbeda dengan
manajemen seperti yang dikemukakan Sutrisno (1987) bahwa di bidang pendidikan,
pemerintahan, rumah sakit, dan kemiliteran orang umumnya memakai istilah
administrasi, sedangkan di bidang industry dan perusahaan digunakan istilah manajemen
dan manajer. Jadi administrasi lebih cocok digunakan untuk lenbaga-lembaga pemerintah
yang bersifat lebih mengutamakan kepentingan sosial sehingga pelaksanaannya disebut
administrator, sedangkan manajemen lebih cocok untuk lembaga-lembaga swasta yang
bersifat lebih mengutamakan kepentingan komersial sehingga pimpinannya disebut
manajer, akan tetapi dalam kenyataannya kedua istilah ini di Negara kita tidak diterapkan
secara konsisten karena Badan Usaha Milik Negara (BUMN) dan badan Usaha Milik
Daerah (BUMD) yang keduanya merupakan lembaga pemerintah telah menggunakan
istilah manajer untuk pimpinannya.
Pada bidang pendidikan, orang yang mempunyai kewenangan struktural yang terletak
pada garis otoritas, dimulai dari kepala sekolah, wakil kepala sekolah, dan seterusnya
disebut administrator. Pada bidang bisnis, terminology bisnis dikenakan pada mereka
yang bertanggungjawab terhadap urusan-urusan yang berkaitan dengan bisnis
(perdagangan). Perbedaannya terletak pada penugasan dan penetapan jabatan yang
berjaitan dengan urusan.
Menurut Mantja (2000), orang yang menjabat dalam tingkatan pertama struktur
organisasi disebut manajer, pejabat yang lebih tinggi di atasnya disebut administrator,
dan pejabat yang paling tinggi disebut eksekutif atau leader. Seorang manager dapat
menjadi leader, tetapi leader tidak dapat menjadi manager. Contohnya pimpinan
informal. Seseorang dapat menjadi manager tanpa harus memimpin. Contohnya, manajer
financial accounts. Manager berorientasi pada stabilitas, sedangkan leader berorientasi
pada inovasi.
Sejalan dengan pendapat di atas, Bush (2000) menyatakan bahwa seseorang dapat
menjadi leader, tetapi tidak dapat menjadi manager. Contohnya, seorang leader harus
sebagai pemimpin simbolik, penginspirasi, pendidikan dan menjalankan fungsi-fungsi
normatif pendidikan sebagai pemimpin yang tidak harus dimuliki oleh seorang manager.
7
Manajemen Proyek Politeknik Negeri Balikpapan
Sebaliknya menurut Bush (2000), seorang dapat menjadi manager, tetapi tidak dapat
menjadi leader. Contohnya, manager harus memantau dan mengontrol kegiatan-kegiatan
organisasi, mengalokasikan sumber daya organisasi (7M + 1I) tanpa harus sebagai
pemimpin simbolik, penginspirasi, pendidik, dan manjalankan fungsi-fungsi normative
pendidikan sebagai pemimpin. Berdasarkan uraian di atas, maka terdapat empat pendapat
tentang manajemen dan kepemimpinan:
a. Kepemimpinan terpisah atau tidak ada hubungan dengan manajemen;
b. Kepemimpinan bagian manajemen karena fungsi manajemen adalah POLC;
c. Kepemimpinan dan manajemen bersifat tumpang tindih.
1.4 Tujuan Manajemen
Tujuan hendaknya ditetapkan secara logis, rasional, realistis dan ideal; berdasarkan fakta,
data, kemampuan serta potensi yang dimiliki; dan tidak bertentangan dengan nilai-nilai
sosial, agama, moral serta peraturan-peraturan pemerintah; agar tujuan perusahaan yang
ditetapkan bermanfaat bagi masyarakat, cukup visibel untuk dicapai.
G.R. Terry mendefinisikan tujuan perusahaan, “sesuatu tujuan manajerial adalah tujuan
yang diinginkan yang melukiskan skope yang jelas, serta memberikan arah kepada usaha-
usaha seseorang manjer”. Definisi ini mencakup empat pokok, yaitu: (1) tujuan, (2)
skope, (3) kepastian dan (4) arah. Tujuan harus mencakup ke empat pokok tersebut,
berikut perencanaan mengenai policies, stretegies, procedures, methode, system, rules,
intruction dan lain-lain yang dapat dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Ada
bermacam-macam tujuan, tetapi disini kita batasi hanya dalam rangka manajemen saja,
sesuai dengan pokok tinjauan kita.
Pada dasarnya setiap tujuan adalah rencana, dan tujuan-tujuan organisasi, perusahaan
atupun pemerintah dapat kita lihat atau ditentukan pada Anggaran Dasar atau Anggaran
Rumah Tangga pada Statuta atau Undang-Undang Dasar. Tujuan dapat ditinjau dari
beberapa segi, antara lain berdasarkan: tipe-tipenya, prioritasnya, jangka waktunya,
sifatnya, hirarkinya, bidangnya dan menurut jiwanya. Pembagian tujuan berdasarkan
sudut tinjauan seperti ini, dapat di lihat secara lebih jelas sbb:
8
Manajemen Proyek Politeknik Negeri Balikpapan
a. Menurut tipenya tujuan terbagi atas:
1) Profit objectives, bertujuan mendapatkan laba bagi pemiliknya;
2) Service objectives, bertujuan memberikan pelayanan yang baik bagi konsumen,
artinya mempertinggi nilai barang dan jasa yang di tawarkan kepada konsumen;
3) Social objectives, mementingkan nilai guna yang diciptakan perusahaan bagi
kesejahtraan masyarakat;
4) Personal objectives, menghendaki para pekerja secara individual economic, social
psychlogical mendapat kepuasan dibidang pekerjaan dalam perusahaan.
b. Menurut prioritasnya, tujuan terbagi atas:
1) Sasaran primer;
2) Sasaran sekunder;
3) Sasaran individual;
4) Sasaran sosial.
c. Menurut jangka waktunya, tujuan terbagi:
1) Sasaran jangka panjang;
2) Sasarn jangka menengah;
3) Sasaran jangka pendek.
d. Menurut bidangnya, tujuan terbagi atas:
1) Top level objectives, tujuan-tujuan umum, menyeluruh, menyangkut berbagai
bidang sekaligus;
2) Finance objectives, ialah tujuan-tujuan mengenai modal;
3) Production objectives, tujuan menyangkut produksi;
4) Marketing objectives, tujuan-tujuan mengenai bidang pemasaran;
5) Office objectives, tujuan-tujuan mengenai bidang ketatausahaan.
e. Menurut motifnya terbagi atas:
1) Public objectives, tujuan-tujuan yang harus dicapai karena ketentuan-ketentuan
undang-undang Negara;
2) Organizational objectives, tujuan-tujuan yang harus dicapai karena ketentuan-
ketentuan organisasi yang tercantum dalam statuta, Anggaran Dasar, Anggaran
9
Manajemen Proyek Politeknik Negeri Balikpapan
Rumah Tangga yang bersifat zakelijk dan impersonal (tidak boleh berdasarkan
pertimbangan perasaan/selera pribadi dalam upaya pencapaiannya);
3) Personal objectives, tujuan pribadi atau individual (walaupun mungkin
berhubungan dengan organisasi), yang dalam usaha pencapaian nya sangat
dipengaruhi oleh selera ataupun pandangan pribadi.
1.5 Fungsi Manajemen (functions of management)
Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di
dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan
kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh
seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia
menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah,
mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, fungsi manajemen, menjadi:
Adapun fungsi-fungsi manajemen adalah sebagai berikut:
a. Perencanaan (planning)
Berbagai batasan tentang planning dari yang sangat sederhana sampai dengan yang
sangat rumit. Misalnya yang sederhana saja merumuskan bahwa perencanaan adalah
penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan.
Pembatasan yang terakhir merumuskan perencanaan merupakan penetapan jawaban
kepada enam pertanyaan berikut:
1) Tindakan apa yang harus dikerjakan ?
2) Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan ?
3) Di manakah tindakan itu harus dikerjakan ?
4) Kapankah tindakan itu harus dikerjakan ?
5) Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu ?
6) Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu ?
Menurut Stoner; Planning adalah proses menetapkan sasaran dan tindakan yang
perlu untuk mencapai sasaran tadi.
10
Manajemen Proyek Politeknik Negeri Balikpapan
b. Pengorganisasian (organizing)
Organizing (organisasi) adalah dua orang atau lebih yang bekerja sama dalam cara
yang terstruktur untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran.
c. Pengarahan (leading)
Pekerjaan leading meliputi lima kegiatan yaitu:
1) Mengambil keputusan;
2) Mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara manajer dan bawahan;
3) Memberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka
bertindak.
Memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya, serta memperbaiki
pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai
tujuan yang ditetapkan.
d. Perintah (directing/commanding)
Directing atau Commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan
usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan
dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan
baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semula.
e. Memberikan motivasi (motivating)
Motivating atau pemotivasian kegiatan merupakan salah satu fungsi manajemen
berupa pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahan
melakukan kegiatan secara suka rela sesuai apa yang diinginkan oleh atasan.
f. Koordinasi (coordinating)
Coordinating atau pengkoordinasian merupakan salah satu fungsi manajemen untuk
melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan
kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan
bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarah dalam upaya mencapai tujuan
organisasi.
11
Manajemen Proyek Politeknik Negeri Balikpapan
g. Mengawasi (controlling)
Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu
fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan
koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar
dengan maksud dengan tujuan yang telah digariskan semula.
h. Pelaporan (reporting)
Adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil
kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas
dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi.
i. Menyusun Staff (staffing)
Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada
suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan
usaha agar setiap tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi.
j. Menaksirkan (forecasting)
Forecasting adalah meramalkan, memproyeksikan, atau mengadakan taksiran
terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rancana yang lebih
pasti dapat dilakukan.
1.6 Sistem dan Pendekatan Manajemen
a. Sistem manajemen
1) Manajemen Bapak (paternalistic management)
Dalam setiap usaha dan aktifitas organisasi para pengikut (bawahan) selalu
mengikuti jejak bapak, manajer telah mendapat kharisma dari bawahan atau
pengikutnya sehingga para pengikut menganggap pimpinannya inilah yang paling
baik, paling pintar, paling benar.
12
Manajemen Proyek Politeknik Negeri Balikpapan
Kebaikannya:
Jika bapak atau pemimpin tetap pada proporsi yang benar, pekerjaan dapat dengan
cepat di kerjakan, sehingg tujuan dapat tercapai dengan baik.
Kelemahannya:
a) Jika bapak tidak benar maka perusahaan akan hancur karena bawahannya akan
turut menyeleweng;
b) Kemajuan orang terbatas,sebab hanya tergantug pada kecakapan bapak,
bawahan hanya merupakan robot saja;
c) Kalau terjadi penggantian pimpinan maka pimpinan baru akan sulit untuk
melakukan tugas-tugas kepemimpinan sebab para bawahan telah
mengkultuskan pimpinan lamanya;
d) Para bawahan hanya menjadi orang yes man saja, sehingga daya fakir dan
kreatifitasnya tidak ada.
2) Manajemen Tertutup (close management)
Manajer tidak memberitahukan atau menginformasikan keadaan perusahaan
kepada para bawahannya walaupun dalam batas-batas tertentu.
Kebaikan:
a) Kerahasiaan dan keadaan perusahaan sangat terjamin;
b) Pengambilan keputusan sangat cepat, karena tidak melibatkan partisipasi
bawahan dalam proses pengambilan keputusan.
Kelemahannya:
a) Para bawahan tidak mengetahui apakah perusahaan untung atau rugi;
b) Problem dan pemecahan masalah yang di hadapi perusahaan hanya di hadapi
manajer;
c) Tidak mempersiakan kader-kader penggantinya di masa depan;
d) Menimbulkan sifat apatis para bawahan terhadap masalah yang di hadapi
perusahaan atau orang.
13
Manajemen Proyek Politeknik Negeri Balikpapan
Biasanya di terapkan oleh manajer yang otoriter karena dia menganggap yang
paling pintar, berkuasa dan sebagainya. Falsafah kepemimpinannya "Bawahan
Untuk Manajer".
3) Manajemen Terbuka
a) Atasan banyak menginformasikan keadaan (rahasia) perusahaan kepada para
bawahannya, sehingga bawahan dalam batas-batas tertentu mengetahui
keadaan perusahaan (orang), dan semakin tinggi kedudukan bawahan semakin
banyak ia mengetahui rahasia perusahaan, tetapi rahasia jabatan selalu di
pegang teguh oleh manajer atau atasan;
b) Seorang manajer sebelum mengambil keputusan, terlebih dahulu memberikan
kesempatan kepada para bawahan untuk mengemukakan saran-saran atau
pendapat, keputusan terakhir tetap berada di tangan manajer.
Kebaikan:
a) Para bawahan ikut memikirkan kesulian-kesulitan yang di hadapi. orang dan
ikut pula memikirkan cara-cara pemecahan masalah yang di hadapi dan
mengembangkan usaha-usaha orang;
b) Para bawahan mengetahui arah yang diarnbil orang,sehingga jika telah
menjadi keputusan mereka tidak ragu-ragu lagi untuk melaksanakan;
c) Para bawahan akan lebih bergairah dan berpartisipasi tinggi pada tugasnya;
d) Para bawahan terbina dan terlatih sehingga pengkaderan berkembang dan
berkesinambungan;
e) Akan menimbulkan suatu kompetisi yang sehat sambil mereka berlomba-
lomba mengembangkan kecakapan dan kemampuannya;
f) Menimbulkan kerja sama yang sernakin baik dan hubungan-hubungan yang
semakin harmonis;
g) Menimbulkan perasaan senasib dan sepenanggungan serta solidaritas yang
semakin baik.
14
Manajemen Proyek Politeknik Negeri Balikpapan
Kelemahannya:
a) Pengambilan keputusan lama, bertele-tele, biaya banyak, sebab diadakan
banyak pertemuan-pertemuan;
b) Rahasia keadaan orang/perusahaan kurang terjamin, karena kemungkinan para
pejabat yang mengikuti pertemuan membocorkan;
c) Kecakapan dan kepemimpinan manajer akan di ketahui para bawahan
sehingga wibawanya berkurang.
Biasanya di terapkan oleh manajer parsitipatif karena falsafah kepemimpinan nya
dalah manajer (atasan) itu untuk bawahan.
4) Manajemen Demokrasi (democratic management)
Pelaksana manajernen demokrasi hampir sama dengan mananjanen terbuka,
khususnya dalam proses pengambilan keputusan, dimana para anggota/ bawahan
di ajak dan diikutsertakan berpartisipasi memberikan saran-saran, pemikiran-
pemikiran dan cara-cara pemecahan terhadap masalah yang di hadapi.
5) Perbedaan manajemen demokrasi dengan manajemen terbuka :
a) Manajemen Demokrasi hanya dapat di lakukan dalam suatu organisasi, jika
setiap anggotanya mempunyai hak suara yang sama seperti MPR, DPR, dan
koperasi. Sedangkan manajemen terbuka dapat di laksanakan dalam orang
atau perusahaan;
b) Dalam Manajemen Demokrasi setiap anggota ikut menetapkan keputusan
berdasarkan suara terbanyak, sedangkan Manajemen terbuka keputusan di
tetapkan oleh manajer saja.
Kebaikan:
a) Keputusan yang di ambil relative lebih baik, karena di pikirkan dan di
putuskan oleh orang banyak;
b) Kecenderungan untuk bertindak otoriter dapat di hindarkan;
c) Keputusan yang di ambil dipertanggung jawabkan oleh para anggota;
d) Ruang lingkup dan arah keputusan di ketahui oleh masyarakat.
15
Manajemen Proyek Politeknik Negeri Balikpapan
Kelemahannya:
a) Biaya dan waktu untuk mengambil keputusan cukup lama bahkan bertele-tele;
b) Adanya tirani minoritas dari para anggota.
Sistem Manajemen Demokrasi di kenal atas MD barat dan MD pancasila yang
perbedaannya adalah:
a) Dalam MD keputusan di ambil selalu berdasarkan atas jumlah suara terbanyak jika
jumlah suara seimbang (50%: 50%) maka masalah tidak jadi diputuskan;
b) MDP, keputusan di ambil berdasarkan atas musyawarah dan mufakat untuk
memperoleh kebulatan suara, jika tidak tercapai di lakukan voting berdasarkan
jumlah suara terbanyak.
b. Pendekatan-pendekatan manajemen :
1) Pendekatan berdasarkan kebiasaan (empirial case approach)
Manajernen di pelajari dari sudut sejarahnnya, asal usulnya berdasarkan
pengalaman-pengalaman nyata di masa lalu.
2) Pendekatan berdasarkan kelakuan antar individu (interpersonal behavior
approach)
Manajemen di pelajari berdasarkan hubungan antar manusia, diakui tingkah laku
manajer dengan bawahan, bawahan dan bawahan sebagai manusia.
3) Pendekatan berdasarkan kelakuan kelompok (group behaviour approach)
Manajemen di pelajari dari psikologi sosial suatu studi pola budaya mengenai
susunan tingkah laku kelompok manusia (organizational behaviour) yang di artikan
sebagai sistem, pola hubungan antar manusia di antara kelompok.
4) Pendekatan sistem kerja sama social (cooperative social system approach)
Manajemen di pelajari dari teori system atau merupakan bagian dari teori system
semua manajer bekerja dalam suatu system social, manajer memimpin orang
berdasarkan kerja sama manusia, kerja sarna ini timbul sebagai akibat adanya
keterbatasan physic, biologi, psychology, dan sociologi.
5) Pendekatan sistem sosioteknik (socio technological system approach)
Memandang suatu orang sebagai dua system yaitu social system dan technical system
16
Manajemen Proyek Politeknik Negeri Balikpapan
yang kedua-duanya perlu ada interaksi yang harmonis. Jadi orang dan manajemen
yang efektif tidak hanya tergantung pada interaksi yang baik dari orang-orang tetapi
juga pada lingkungan teknis di tempat mereka bekerja, cara bekerja, alat-alat yang di
gunakan, ruangan dan keadaan cahaya tempat mereka bekerja.
6) Pendekatan teori keputusan (decision theori approach)
Merupakan pemilihan secara rasional yang di titik beratkan pada keputusan rasional,
logis dan ilmiah. Rational Decision adalah pemilihan di antara beberapa alternative
yang merupakan cara tindakan yang berdasarkan keputusan yang di ambil secara
rasional. Jadi, rational decision harus di dasari oleh alternative kegiatan yang di
evaluasi, baru kemudian di pilih.
7) Pendekatan pusat komunikasi (communication center)
Menekankan pentingnya peranan komunikasi bagi manajer.
8) Pendekatan matematis (mathematical approach)
Melihat manajemen sebagar suatu system proses dalam model-model matematik,
pendekatan ini di kenal sebagai operation research/ operationalist yang mendasarkan
pembahasan pada pendekatan mathematic dan telah menamakan dirinya sebagai
manajement scientist. Jadi, dalam pengambilan keputusan selalu dengan bantuan
orang yang merupakan penerapan dari metode ilmiah terhadap masalah-masalah
manajemen yang di kemukakan secara kuantitatif.
9) Pendekatan Situasional (contingency approach)
Mempelajari manajemen di dasarkan pada sifat situasional (sikon) internal dan
eksternal orang pada saat tersebut. Masalah-masalah yang di hadapi di selesaikan dan
di atasi berdasarkan situasional (sikon), sehingga pemecahan masalah yang berbeda-
beda dilakukan dengan cara yang berbeda-beda pula.
10) Pendekatan sumber daya manusia (human resources/supportiveapproach)
Manajemen di pelajari dengan SDM sebagai dasar kajian/tinjauan. Masalah individu,
kelompok kerja, lingkungan kerja, motivasi-motivasi apa yang dapat meningkatkan
produktivitas kerjanya.
11) Pendekatan kombinasi (combination approach)
Manajemen ini berdasarkan kombinasi sernua pendekatan diatas (1-10).
17
Manajemen Proyek Politeknik Negeri Balikpapan
1.7 Peran manajer
Selain menjalankan fungsi manajemen, seorang manajer juga dituntut untuk menjalankan
perannya sebagai seorang manajer. Tugas menajer meliputi perencanaan, peng-
organisasian, pengarahan, pengkordinasi da pengendali, seluruh sumber daya yang ada
guna mencapai tujuan. Menurut Mintzberg peran seorang manajer dapat dibagi menjadi
tiga peran besar yaitu, interpersonal, informational, dan decisional. Interpersonal
merupakan peran manajer yang berkaitan dengan pekerjaan yang berhubungan denga
orang lain dan tugas-tugas yang bersifat seremonial dan simbolik. Informational
merupakan peran manajer yang berkaitan dengan menerima, menyimapn dan
menyebarluaskan informasi. Sedangkan decisional merupakan peran manajer yang
berkaitan dengan penentuan berbagai pilihan.
a. Peran Interpersonal Manajer (interpersonal manajerial)
Manajer mempunyai tiga peran dalam hubungannya dengan sesame anggota perusahaan
atu industry yaitu:
1) Peran figure
Peran figure artinya bahwa seorang maanjer merupakan symbol. Manajer harus berperan
melakukan tugas rutin yang berkaitan dengan tugas-tugas resmi dan pekerjaan-pekerjaan
yang bersifat social. Sebagai contoh adalah memberi sambutan pada acara resmi,
membuka acara yang diselenggarakan industri, menjadi penanggung jawab setiap
kegiatan dan sebagainya.
2) Peran pemimpin
Manajer adalah pemimpin sehingga manajer harus mampu memimpin, membimbing,
memotivasi, memberikan reward dan pusnishmen, mengatur anggota melalui pembagian
kerja agar tujuan dapat tercapai.
3) Peran Penghubung
Peran manajer yamg lain adalah sebagai penghubung antar anggota atau sumber daya
manusia, antar anggota dan pihak eksternal. Untuk itu diperlukan kemampuan
komunikasi dari manager agar dapat terjadi hubungan yang harmonis antara anggota
organisasi maupun dengan pihak eksternal.
18
Manajemen Proyek Politeknik Negeri Balikpapan
b. Peran informasional Manajer
Manajer mempunyai peran dalam hal pencarian, pengelolahan dan pendistribusian baik
dari maupun untuk anggotanya. Peran manajer dalam bidang informasi meliputi:
1) Peran Pemonitor
Manajer harus menjalankan peran dalam hal mencari, menerima berbagai informasi
pengembangan pemahaman terhadap industri. Seorang manajer harus mampu melakukan
monitoring terhadap semua kejadian yang dapat memberikan pegaruh terhadap industri.
2) Peran Deseminasi
Manajer harus menjalankan peran sebagai desiminator yaitu dalam penyebaran informasi
baik kepada internal maupun eksternal perusahaan atau industri. Manajer harus dapat
membedakan antara informasi yang berasal dari fakta (kebenaran) atau informasi yang
bersifat interpretasi.
3) Peran Juru bicara
Manajer mempunyai peran yang sangat sebagai juru bicara yaitu dalam hal
menyampaikan dan menyebarkan informasi kepada pihak luar kegitan-kegiatan ataupun
produk dan hasil yang dicapai.
c. Peran manajer dalam pengambilan keputusan
Peran manajer lainnya adalah dalam hal pengambilan keputusan. Manajer mempunyai hal
berikut yang berkaitan dengan pengambilan keputusan:
1) Kewirausahaan
Seorang manajer harus mampu mencari berbagai peluang bagi perusahaan atau
industri terhadap lingkungannya dan mengambil inisiatif untuk mengembangkan
berbagai proyek perubahan. Manajer perlu mengembang-kan jiwa enterprenuership
guna mengembangkan organisasi menjadi lebih profit, lebih baik dan lebih sukses.
2) Penyelesaian masalah, manajer mempunai tanggung jawab terhadap tindakan
perbaikan ketika terjadi masalah yang tidak diharapkan.
3) Pembagi sumber daya, manajer mempunyai tugas yang utama yaitu Planning,
organizing, actuating, leading, staffing and controlling sehingga manajer berperan
19
Manajemen Proyek Politeknik Negeri Balikpapan
dalam mengalokasikan sumber daya yang ada baik material, machine, money dan
sumber daya industri yang lain.
4) Negosiator atau juru runding, manajer bertanggung jawab dalam mewakili
perusahaan atau industri pada kegiatan negosiasi dengan pihak luar perusahaan atau
industri, sehingga manajer perlu mengembangkan kemampuan negosiasi.
Menurut Henry Mintzberg ada 10 macam peran manajer. Peran-peran tersebut
merupakan himpunan dari sejumlah aktivitas para manajer yang diperoleh melalui suatu
studi yang mendalam. Kesepuluh peranan yang dimaksud adalah:
1. Peran sebagai kepala (figurehead role) yaitu peran untuk mewakili organisasi yang
dipimpinnya dalam setiap kesempatan dan persoalan yang timbul secara formal;
2. Peran pemimpin (leader role) yaitu peran untuk menjadikan unit organisasinya
berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam mencapai tujuan dimana manajer perlu
mengarahkan, memotivasi, dan menciptakan kondisi yang memungkin-kan untuk
bekerja bagi pengikutnya;
3. Peran penghubung (liaison role) yaitu peran yang mengharuskan manajer melakukan
interaksi dengan teman sejawat, staf, dan orang – orang lain yang berada di luar
organisasinya untuk mendapatkan informasi;
4. Peran pemantau (monitor role) yaitu peran yang mengharuskan seorang manajer
untuk menjadi pencari, penerima dan pengumpul informasi agar supaya mampu
mengembangakan pengertian yag baik dari organisasi yang dipimpinnya;
5. Peran penyebar (disseminator role) yaitu peran yagn menempatkan manajer sebagai
penyebar informasi ke seluruh jajaran organisasi yang menjadi tanggung jawabnya.
Ini dimungkinkan karena ia memiliki akses pada semua informasi melalui peran
monitornya;
6. Peran juru bicara (spokesman role) yaitu peran manajer untuk mewakili organisasi
utnuk menyampaikan informasi ke luar lingkungan organisasinya;
7. Peran wirausaha (entrepreneur role) yaitu peran sebagai pemrakarsa dan perancang
bagi sejumlah perubahan yang terkendali dalam organisasinya;
8. Peran penghalau gangguan (disturbance-handler role) yaitu peran yang membawa
manajer untuk bertanggung jawab ketika organisasinya mengalami krisis yang
20
Manajemen Proyek Politeknik Negeri Balikpapan
seringkali tidak direncanakan sebelumnya;
9. Peran pembagi sumber-daya (resource allocator of role) yaitu peran manajer sebagai
penentu di dalam mengalokasi sebagai sumber daya, seperti keuangan/dana untuk
kegiatan tertentu di dalam organisasi;
10. Peran perunding (negotiator role) yaitu peran yang menempatkan manajer sebagai
perunding (negotiator) baik dengan pihak – pihak dalam lingkungan organisasi
maupun pihak luar guna pemecahan bagi masalah – masalah yang dihadapi
organisasi.
Dari semua peran diatas selanjutnya dapat dikelompokkan kedalam 3 kelompok perilaku
manajer, yaitu :
1. perilaku antar-pribadi (interpersonal behavior) yang terdiri dari: peran pemimpin,
kepala dan perantara;
2. perilaku pemrosesan informasi (information processing behavior) yang terdiri:
monitor, penyebar, dan juru bicara;
3. perilaku pengambilan keputusan (descision making behavior) yang meliputi:
wirausaha, penghalau gangguan, pembagi sumber daya, dan perunding.
21
Manajemen Proyek Politeknik Negeri Balikpapan
DAFTAR PUSTAKA
M. Sukoadji, B.Sc & Drs. Suratman, 1979, Pengetahuan Industri dan Rencana Anggaran, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, Jakarta.
Iman Soeharto, 1995, Manajemen Proyek, Erlangga, Jakarta.
Harold, K., 1998, Project Management, A System Approach to planning, Scheduling, and Controlling
Drs.H. Malayu S.P. Hasibuan, 2001, Manajemen, Bumi Aksara.
Pilcher R., 1992, Principles Of Construction Management
Prof. Dr. Husaini Usman, M.Pd, MT, 2006, Manajemen (Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan) PT. Bumi Aksara, Jakarta.