9
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Teori-Teori Umum
Teori-teori yang menjadikan dasar dari penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut:
2.1.1 Sistem
Pengertian sistem menurut Mathiassen (2000, p9) adalah kumpulan
komponen yang mengimplementasikan kebutuhan-kebutuhan pemodelan,
fungsi dan antar muka.
Menurut Hollander dkk (2000, p11), sistem adalah kumpulan
sumber daya yang dikumpulkan untuk mencapai tujuan.
Sedangkan menurut O’Brien (2005, p8), secara khusus
mengemukakan sebuah pengertian yang lebih tepat untuk bidang sistem
informasi, sistem adalah kumpulan komponen-komponen yang bekerja
sama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima masukan (input)
dan menghasilkan keluaran (output) dalam suatu proses perubahan yang
terorganisir.
Menurut O’Brien (2005, p 714), pengertian sistem adalah sebagai
berikut:
a. Sekelompok elemen yang saling berhubungan dan membentuk
kesatuan.
b. Sekelompok komponen yang bekerja bersama menuju tujuan yang
bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam
proses transformasi yang teratur.
10
c. Perakitan metode, prosedur, atau teknik yang disatukan oleh interaksi
teregulasi untuk membentuk kesatuan organisasi.
d. Sekumpulan orang, mesin, dan metode yang teratur dan yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan serangkaian fungsi tertentu.
Menurut Williams dan Sawyer (2005, pA2) sistem adalah kumpulan
komponen-komponen yang saling berhubungan yang berinteraksi untuk
melakukan tugas untuk mencapai tujuan.
Menurut situs Wikipedia sistem adalah suatu kumpulan yang terdiri
dari komponen yang saling berhubungan untuk memudahkan aliran
informasi, untuuk mencapai tujuan tertentu.
(sumber: http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem)
2.1.2 Data
Pengertian data menurut Hollander dkk (2000, p7) adalah input
untuk sistem informasi. Data adalah fakta tentang aktivitas bisnis dan
proses bisnis.
Sedangkan menurut O’Brien (2005, p 696), data adalah fakta
mentah atau observasi, biasanya tentang fenomena fisik, atau transaksi
bisnis.
Menurut Williams dan Sawyer (2005, p12), data terdiri dari fakta-
fakta yang belum diolah dan belum diproses menjadi informasi.
Menurut McLeod (2007, p9), data terdiri dari fakta- fakta dan
angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai; fakta mentah
yang belum diolah.
11
2.1.3 Informasi
Menurut Hollander dkk (2000, p7), informasi adalah data yang
memiliki arti atau manfaat bagi pengguna informasi.
Pengertian informasi menurut O’Brien (2005, p 703) adalah data
yang sudah diubah menjadi suatu konteks yang bermanfaat dan berarti
untuk end-user tertentu.
Pengertian Informasi menurut McLeod (2007, p9) adalah data yang
telah diproses atau data yang memiliki arti.
Menurut Laudon (2007, p14), informasi adalah data yang telah
disusun ke dalam bentuk yang memiliki arti dan berguna bagi manusia.
Menurut situs wikipedia, informasi adalah hasil pemrosesan dari
sekelompok data yang mempunyai nilai pengetahuan bagi penggunanya.
(sumber: http://id.wikipedia.org/wiki/Informasi)
2.1.4 Sistem Informasi
Menurut O’Brien (2005, p 703), sistem informasi dapat merupakan
kombinasi teratur apapun dari manusia, hardware, software, jaringan
komputer, dan sumber data yang mengumpulkan, mentransformasikan, dan
menyebarkan informasi di dalam suatu organisasi.
Sedangkan menurut Connolly dan Begg (2005, p27), sistem
informasi merupakan sumber - sumber yang memungkinkan pengumpulan,
manajemen, pengendalian, dan penyebaran dari informasi yang ada di
dalam organisasi.
12
Menurut Laudon (2007, p14), sistem informasi adalah sekumpulan
komponen yang saling berhubungan yang bekerjasama mengumpulkan
(atau mengambil), memproses, menyimpan, dan menyebarkan informasi
untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, dan pengawasan
dalam suatu organisasi.
Menurut Turban (2008, p6), pengertian sistem informasi adalah
suplai informasi yang berguna untuk memproses data menjadi informasi
dan pengetahuan.
Menurut situs wikipedia, kegunaan sistem informasi dalam
perusahaan untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat untuk
memecahkan masalah dan pengambilan keputusan.
(sumber: http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_Informasi)
2.1.5 Analisis Sistem
Menurut Whitten dkk (2004, p38), system analysis adalah sebuah
teknik pemecahan masalah yang menguraikan sebuah sistem menjadi
bagian - bagian komponen dengan tujuan mempelajari seberapa bagus
bagian – bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk meraih
suatu tujuan. Analisis sistem merupakan sebuah istilah yang kolektif
mendeskripsikan fase – fase awal pengembangan sistem. Secara mendasar,
analisis sistem adalah mengenai pemecahan masalah. Ada banyak
pendekatan untuk pemecahan manasalah. Oleh sebab itu, tidaklah
mengejutkan jika ada banyak pendekatan untuk analisis sistem. Beberapa
pendekatan analisis sistem yang lebih popular adalah analisis terstruktur
13
(structured analysis), information engineering, discovery prototyping, dan
object-oriented analysis.
Dokumentasi dan produk jadi yang dihasilkan oleh tugas – tugas
analisis sistem biasanya disimpan dalam sebuah repository. Repository
adalah suatu set lokasi tempat para analis sistem, desainer sistem, dan
system builder menyimpan semua dokumentasi yang berhubungan dengan
satu atau lebih sistem atau proyek. Sebuah repository mungkin dibuat
untuk sebuah proyek atau dibagikan oleh semua proyek dan sistem. Sebuah
repository biasanya diimplementasikan sebagai kombinasi hal – hal
berikut:
a. Direktori jaringan pengolah kata, spreadsheet, dan komputer lain
b. Satu atau lebih dictionary atau encyclopedia peralatan CASE
c. Dokumentasi cetak (misalnya seperti yang disimpan dalam binder atau
library system)
d. Antarmuka komponen – komponen di atas (berguna untuk
komunikasi)
Menurut McLeod (2007, p74), analisis sistem adalah penelitian atas
sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau
memperbaharui sistem yang telah ada.
2.1.6 Analisis Sistem Informasi
Menurut Whitten dkk (2004, p186), information system analysis
adalah suatu fase pengembangan dalam sebuah proyek pengembangan
sistem informasi yang utamanya difokuskan pada masalah dan persyaratan
14
– persyaratan bisnis, terpisah dari teknologi apapun yang dapat atau akan
digunakan untuk mengimplementasikan solusi pada masalah tersebut.
2.1.7 Sistem Informasi Manajemen
Menurut Mulyadi (2001, p30), sistem informasi manajemen adalah
manajemen perusahaan menjalankan bisnis perusahaan dengan
menggunakan sistem informasi.
Menurut O’Brien (2005, p 706), sistem informasi manajemen
menyediakan informasi dalam bentuk laporan yang ditentukan sebelumnya
dan menampilkan dukungan berupa pengambilan keputusan bisnis, sebagai
contoh misalnya analisis penjualan, performa produksi, dan sistem
pelaporan biaya.
Sedangkan menurut McLeod (2007, p10), sistem informasi
manajemen adalah suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan
informasi bagi beberapa pemakai yang serupa. Sistem informasi
manajemen adalah salah satu dari lima subsistem utama CBIS. Tujuannya
adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam
perusahaan atau dalam sub-unit organisasional perusahaan. Informasi
menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa
yang telah terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang, dan apa yang
mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk
laporan periodik, laporan khusus, dan output dari simulasi matematika.
Menurut Turban (2008, p6), Sistem Informasi Manajemen
berhubungan dengan perencanaan untuk pengembangan, manajemen
15
pengaturan teknologi informasi untuk membantu orang mengerjakan tugas
yang berhubungan dengan proses informasi dan manajemen.
2.1.8 Sistem Informasi Manajemen Pendidikan
Menurut situs undiknas, Sistem Informasi Manajemen Pendidikan
(informasi berbasis Web) merupakan sarana untuk memperkenalkan
kepada mahasiswa, dosen dan karyawan teknologi berbasis web,
menggunakan serta mendapatkan layanan berbasis web. Dengan
penggunaan sistem informasi manajemen pendidikan berbasis web
diharapkan dapat menunjang pelaksanaan dan keberhasilan studi
mahasiswa, serta pengembangan diri dosen maupun karyawan.
(sumber:http://www.undiknas.ac.id/sistem-informasi-manajemen-
pendidikan.html)
Menurut situs digilib, Sistem Informasi Manajemen Pendidikan
merupakan sistem komputerisasi manajemen yang mengelola administrasi
akademik yang meliputi pemasukan data, pengolahan, dan editing data,
serta otomasi pelaporan. Dalam Tugas Akhir ini dicoba untuk membangun
sebuah Sistem Informasi Manajemen Pendidikan yang mencakup
administrasi akademik dan ruang dengan basis spasial yang diwujudkan
dalam sebuah aplikasi komputer client-server, mulai dari pembangunan
basisdata, perancangan sistem hingga implementasi sistem. Dengan
dikembangkannya SIMP ini dapat menjadi alat dalam mengelola dan
mencari informasi akademik secara efektif dan efisien.
16
(sumber:http://digilib.itb.ac.id/gdl.php?mod=browse&op=read&id=jbptitbg
d-gdl-s1-2006-adhitya-1380&q=Informasi)
2.1.9 Perancangan Sistem
Menurut Mulyadi (2001, p51), perancangan sistem adalah proses
penerjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan
sistem yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan.
Menurut Whitten dkk (2004, p39), system design adalah sebuah
sebuah teknik pemecahan masalah yang saling melengkapi (dengan analisis
sistem) yang merangkai kembali bagian – bagian komponen menjadi
sebuah sistem yang lengkap. Hal ini melibatkan penambahan,
penghapusan, dan perubahan bagian – bagian relatif pada sistem aslinya
(awalnya).
Pengertian perancangan sistem menurut situs Wikipedia adalah
proses mendefinisi arsitektur, komponen, modul, tampilan dan data untuk
sistem supaya memenuhi persyaratan.
(sumber: http://en.wikipedia.org/wiki/Systems_design)
2.2 Teori-teori Khusus
2.2.1 Enterprise Resource Planning (ERP)
Menurut Brady, Monk, dan Wagner (2001, p.153), ERP (Enterprise
Resource Planning) adalah sebuah sistem yang membantu untuk menngatur
proses bisnis seperti marketing, produksi, pembelian dan accounting dalam
suatu kesatuan yang terintegrasi. ERP menyimpan semua transaksi dalam suatu
17
database yang digunakan sisem informasi perusaham dan menyediakan
manajemen reporting tools.
Menurut Fiona Fui dan Hoon Nah (2002, p.2), ERP is a structured
approach to optimizing a company’s internal value chain. ERP adalah sebuah
pendekatan terstruktur untuk meningkatkan nilai dari rangkaian kegiatan
dalam perusahaan.
Menurut Khalid Sheikh, dkk (2002, p.494), ERP is a method for the
effective planning and control of all resources needed to take, make, ship, and
account for customer orders in a manufacturing, distribution, or service
company. ERP adalah sebuah metode untuk perencanaan yang efektif dan
pengendalian dari semua sumber daya yang diperlukan untuk digunakan,
dibuat, dimuat, dan akun untuk pesanan pelanggan dalam perusahaan jenis
manufaktur, distribusi, maupun jasa.
Menurut Whitten (2004, p33), “ERP adalah aplikasi yang sepenuhnya
mengintegrasikan system informasi yang kecil maupun inti fungsi business
termasuk process transaksi dan manajemen informasi untuk fungsi business
itu sendiri).
Menurut O’Brien (2005, p.699), Enterprise Resource Planning adalah
software lintas fungsi terpadu yang merekayasa ulang proses manufaktur,
distribusi, keuangan, sumber daya manusia, dan proses bisnis dasar lainnya
dari suatu perusahaan untuk memperbaiki efisiensi, kelincahan, dan
profitabilitasnya.
2.2.2 Proses Bisnis
18
Menurut Burlton (2001, p.72), proses bisnis adalah urutan kegiatan
yang terjadi dari awal sampai akhir untuk memberikan hasil yang
memuaskan bagi pelanggan. Proses bisnis dimulai dari masukan berupa
bahan mentah, informasi, pengetahuan, komitmen dan status yang akan
diubah menjadi suatu keluaran atau hasil yang berguna. Perubahan itu terjadi
sesuai dengan pedoman proses yang berlaku, seperti kebijakan, standar,
prosedur, peraturan dan pengetahuan masing-masing individu. Untuk
mendukung perubahan tersebut, dibutuhkan sumber daya seperti fasilitas,
perlengkapan, teknologi dan sumber daya manusia. Hasil dari suatu proses
bisnis adalah kemampuan proses tersebut menghasilkan produk ataupun
pelayanan yang baik dan memuaskan pelanggan.
Menurut Smith, Neal, Ferrara, dan Hyden (2002, p.4), proses bisnis
memiliki karakteristik :
• Besar dan kompleks, melibatkan arus bahan, informasi dan komitmen
bisnis.
• Sangat dinamis, ,menanggapi permintaan dari pelanggan dan mengubah
kondisi pasar.
• Didistribusikan secara luas dan disesuaikan melewati batas di dalam
bisnis.
• Pelaksanaan yang lama, seperti sebuah contoh proses permintaan untuk
kas dapat berjalan dalam jangka waktu berbulan-bulan bahkan bertahun-
tahun.
19
• Terotomatisasi, setidaknya dalam bagian. Aktivitas rutin seharusnya
dilakukan dengan komputer apabila memungkinkan, demi kecepatan dan
kehandalan. Otomatisasi ini dapat digunakan dengan menggunakan
aplikasi workflow.
• Ketergantungan terhadap intelejensi dan penilaian manusia. Manusia
melakukan tugas-tugasnya yang tidak terstruktur untuk didelegasikan
kepada komputer atau yang memerlukan interaksi pribadi dengan
pelanggan.
• Sulit untuk membuatnya terlihat. Di dalam banyak perusahaan, proses-
proses tidak dengan sengaja atau dengan tegas dilakukan, tetapi tidak
didokumentasikan dan harus lengkap, menanamkannya dalam sejarah
organisasi.
Menurut Jones Rama (2006, p.4), a business process is a sequence
of activitiees perfomed by a business for acquiring, producing, and selling
goods and services. Proses bisnis adalah serangkaian aktivitas yang
dilakukan oleh sebuah bisnis dalam rangka penyediaan, produksi, dan
penjualan barang dan jasa.
Menurut Jeston dan Nellis (2006, p10), proses bisnis adalah proses-
proses yang memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan strategis dari
organisasi. Implementasi dari Business Process Management pasti
memberikan dampak pada bisnis dengan mendapatkan keuntungan
melalui proses-proses yang dijalankan.
2.2.3 Pendidikan
20
Menurut alen83.blogspot.com/arti-pendidikan-dan-batas-batas.html,
berdasarkan UU No.20 tahun 2003 tentang sistem Pendidikan Nasional,
pendidikan adalah usaha sadar dan terencana untuk mewujudkan suasana belajar
dan proses pembelajaran agar peserta didik secara aktif mengembangkan potensi
dirinya untuk memiliki kekuatan spiritual keagamaan, pengendalian diri,
kepribadian yang baik, kecerdasan, akhlak yang mulia, serta keterampilan yang
diperlukan oleh dirinya sendiri, oleh masyarakat, dan juga bagi bangsa dan
negara.
Batas-batas pendidikan :
a. Batas-batas pendidikan pada peserta didik.
Peserta didik sebagai manusia dapat memiliki perbedaan, dalam
kemampuan, bakat, minat, motivasi, watak, ketahanan, semangat, dan
sebagainya.
b. Batas-batas pendidikan pada pendidik
Sebagai manusia biasa, pendidik memiliki keterbatasan-keterbatasan.
Namun yang menjadi permasalahan adalah apakah keterbatasan itu dapat
ditolerir atau tidak. Keterbatasan yang dapat ditolerir ialah apabila
keterbatasan itu menyebabkan tidak dapat terwujudnya interaksi antara
pendidik dan peserta didik, misalnya pendidik yang sangat ditakuti oleh
peserta didik sehingga tidak mungkin peserta didik datang berhadapan
dengannya. Pendidik yang tidak tahu apa yang akan menjadi isi interaksi
dengan peserta didik, akan menjadikan kekosongan dan kebingungan
dalam interaksi. Serta pendidik yang bermoral, termasuk yang tidak dapat
21
ditolerir, karena pendidikan pada dasarnya adalah usaha yang dilandasi
moral.
c. Batas-batas pendidikan dalam lingkungan dan sarana pendidikan
Lingkungan dan sarana pendidikan merupakan sumber yang dapat
menentukan kualitas dan berlangsungnya usaha pendidikan.
(sumber:http://alen83.blogspot.com/2007/12/arti-pendidikan-dan-batas-
batas.html)
2.2.4 Manajemen Proses Bisnis
Menurut Burlton (2001, p.73), manajemen proses bisnis merupakan
suatu proses yang memastikan perkembangan yang berkesinambungan
dalam kinerja perusahaan. Seperti beberapa proses, manajemen proses
bisnis memerlukan pimpinan dan panduan. Kadang-kadang, manajemen
proses bisnis ini berarti melakukan suatu perubahan secara radikal, yang
berarti terjadinya pengecekan kembali seluruh proses yang sedang berjalan
dan memperbaharui keseluruhan proses tersebut. Namun, dapat juga hanya
sebatas pemantauan yang berkesinambungan atas proses yang berjalan dan
terjadi peningkatan dengan melakukan sedikit perubahan.
Menurut Gunjan Samtani, dkk (2002, p.132), Business Process
Management involves management of several components, including time,
cost, quality, scope, human resources, communications, procurement, risk
and integration. BPM is designed to streamline the internal and external
business processes of a company through a combination of several
techniques, such as designing workflows, process rules and application
22
components. BPM is a required element to direct data flow among the mass
of packaged applications, legacy systems, services and partners. Bisnis
Proses Manajemen melibatkan manajemen dari beberapa komponen,
termasuk waktu, biaya, kualitas, ruang lingkup, sumber daya manusia,
komunikasi, pengadaan, resiko, dan integrasi. BPM di desain untuk
mengefektifkan bagian internal dan eksternal proses bisnis dari perusahan
melalui beberapa teknik seperti merancang proses kerja, aturan proses, dan
komponen aplikasi. BPM adalah bagian yang diperlukan untuk
menghubungkan langsung aliran data diantara seperangkat aplikasi besar,
sistem yang sudah ada, layanan, dan partner.
Menurut Jeston dan Nellis (2006, p.11), BPM is:
• More than just software.
• More than just improving or reengineering your processes – it also deals
with the managerial issues.
• Not just hype – it is an integral part of management.
• More than just modeling – it is also about the implementation and
execution of these processes, which requires analysis.
“The achievement of an organization’s objectives through the
improvement, management, and control of essential business processes”.
BPM adalah:
• Lebih dari sekedar software
• Lebih dari sekedar meningkatkan atau menata kembali proses anda, tetapi
juga menyangkut pengelolaan manajemen.
23
• Tidak hanya terlibat, tetapi juga merupakan bagian dari manajemen.
• Lebih dari sekedar pemodelan, ini juga mengenai implementasi dan
mengeksekusi dari proses-proses ini, yang membutuhkan analisis
didalamnya.
“penghargaan dari pencapaian sasaran organisasi melalui peningkatan
manajemen, dan mengendalikan proses bisnis yang penting”
Menurut Nicolai Josuttis (2007, p.82), Business Process Management
usually refers to a technology-enabled means for companies to gain visibility
and control over long-lived, multistep processes that span a wide range of
systems and people in one or more organizations. Bisnis Proses Manajemen
biasanya terhubung ke fungsi penggunaan teknologi pada perusahaan untuk
meningkatkan kemampuan melihat kedepan dan mengendalikan semuanya,
langkah-langkah proses yang menghubungkan luasnya jarak antara sistem dan
manusia dalam satu atau lebih organisasi.
2.2.5 Empat Komponen Utama Solusi BPM
Menurut saltanera.com, setiap solusi Manajemen Proses Bisnis (BPM)
memiliki empat komponen utama:
• Pemodelan
Pengguna dapat mendefinisikan dan mendesain struktur dari setiap proses
bisnis secara grafis. Manajer proses dapat mendesain sebuah proses beserta
seluruh elemen, aturan, sub-proses, parallel proses, penanganan exception,
penangan error, dan workflow dengan mudahtanpa perlu memiliki
24
kemampuan programming khusus dan tanpa membutuhkan bantuan dari staf
IT.
• Pengintegrasian
BPM dapat menghubungkan setiap elemen dalam proses sehingga elemen-
elemen tersebut dapat saling berkolaborasi dan bertukar informasi untuk
menyelesaikan tujuannya. Pada level aplikasi, hal inibisa diartikan sebagai
penggunaan Application Programming Interface (API) dan messaging. Bagi
pengguna, hal ini berarti tersedianya sebuah workspace pada komputernya
ataupun perangkat wireless-nya untuk mengerjakan tugas sesuai dengan
perannya pada suatu proses bisnis.
• Pengawasan
Pengguna dapat mengawasi dan mengontrol performansi dari proses bisnis
yang sedang berjalan dan performansi dari setiap personil yang terlibat dalam
proses bisnis tersebut. Pengguna juga dapat memperoleh informasi mengenai
proses yang tengah berjalan,maupun yang telah selesai, beserta data-data
yang ada di dalamnya.
• Optimalisasi
Pengguna dapat menganalisa dan memonitor suatu proses bisnis, melihat
ketidakefisienan, dan juga memungkinkan pengguna untuk mengambil
tindakan dengan cepat dan merubah proses tersebut untuk meningkatkan
efisiensinya.
(sumber:http://id.saltanera.com/bahan/manajemen/manajemen-proses-bisnis-
mendorongefisiensi-dan-menumbuhkan-nilai-kompetitif)
25
2.2.6 Tahap pengembangan BPM
Menurut Jeston dan Nellis (2006, p.103), tahap pengembangan dalam
BPM terdiri dari aktivitas-aktivitas berikut :
a. Dokumentasi proses
Mendokumentasikan proses yang sedang berjalan, masalah yang sedang
dihadapi dalam proses yag sedang berjalan tersebut, kebutuhan informasi apa
saja yang dibutuhkan pada proses tersebut, yang nantinya berguna untuk
membuat pengembangan dari sistem yang ada sebelumnya dalam mengatasi
kelemahan yang terjadi
b. Simulasi
Menjelaskan kelayakan dan efisiensi dari pilihan-pilihan proses yang akan
dirancang kembali.
c. Membuat Activity Based Costing (ABC)
Untuk melihat perbedaan biaya dan waktu dari proses yang sedang berjalan
dengan proses yang akan dikembangkan. Jika proses yang sedang berjalan
ternyata lebih efisien dan efektif maka dilakukan perubahan dari sistem yang
lama.
d. Perencanaan kapasitas
Memastikan kemampuan dari sumber daya manusia memenuhi kebutuhan
pelanggan dan organisasi atas proses yang akan dikembangkan.
e. Workflow routing
Mengatur dan mengontrol proses pengembangan yang sudah dipilih agar
sesuai dengan proses yang akan dikembangkan.
26
2.2.7 BPM Success Stool
Menurut Jeston dan Nellis (2006, p.47), kunci sukses dari Business
Process Management (BPM) atau disebut BPM success stool, dipengaruhi oleh :
a. Proses
Dimana harus memiliki inovasi proses bisnis pada level yang sesuai atau
mendisain ulang strategi organisasi dan tujuan proses, dan seluruh
persetujuan pengakuan dari pentingnya proses yang terjadi di dalam
organisasi.
Gambar 2.1 BPM Success Stool
(Jeston dan Nellis, 2006, p48)
b. Orang
Sebagaimana sebuah manajemen di organisasi mencapai tahap kedewasaan,
akan dipahami bahwa orang merupakan kunci untuk mengimplementasikan
27
proses baru yang diinginkan. Organisasi harus memiliki penilaian kinerja
yang sesuai dan struktur manajemen untuk lintas proses kunci. Proses
pengaturannya haruslah proaktif dan juga dapat memprediksikan apa yang
akan terjadi, dan bukannya reaktif. Diantara semua hal, aspek orang yang
terlibat merupakan poin yang paling penting dari proyek BPM.
c. Teknologi
Dalam hal ini mengacu pada tools pendukung semua proses dan orang yang
terlibat dalam proyek BPM. Namun tidak pasti merupakan komponen atau
aplikasi dari software BPM (walaupun mungkin saja).
d. Pengaturan proyek
Komponen terakhir ini menggabungkan keseluruhan komponen proses,
orang dan teknologi. Apabila tanpa proyek yang berjalan baik maka
implementasi akan mengarah pada kegagalan.
2.2.8 BPM Project Framework
28
Gambar 2.2 BPM program framework
(Jeston dan Nellis , 2006, p49)
Menurut Jeston dan Nellis (2006, p.11), menjabarkan kerangka kerja
implementasi BPM yang terdiri dari 10 fase, diantaranya :
a. Dasar Organisasi (Organization foundation)
Fase ini membahas seluk beluk mengenai organisasi yang terkait secara jelas,
antara lain aspek internal dan eksternal organisasi, visi dan misi organisasi,
tujuan organisasi,sasaran organisasi, struktur organisasi, nama unit dan
29
deskripsi umum, strategi untuk mencapai tujuan, strategi implementasi
organisasi, pemilihan strategi, konteks model bisnis, pemasok, rekan kerja
sama, kerjasama dengan industri-industri, kerjasama dengan institusi-institusi
pemerintah, pembeda utama organisasi, sumber daya, dan strategi pembeda
utama.
b. Dasar proses (Process Foundation)
Fase ini membahas mengenai hasil analisa dari proses bisnis yang sedang
berjalan untuk dapat dikembangkan dan digunakan untuk menjalankan
proyek. Tahap ini terdiri dari process models, arsitektur awal proyek,
gambaran proses organisasi, dan daftar proses end to end.
c. Dasar teknologi (Technology Foundation)
Fase ini berisi gambaran sistem yang sedang berjalan serta teknologi dan
tools yang dibutuhkan oleh organisasi untuk dipergunakan oleh pihak-pihak
yang berkepentingan (stakeholder). Tahap ini terdiri dari gambaran arsitektur
dan blue print, penentuan peralatan dan teknologi yang dibutuhkan,
identifikasi sistem yang berjalan, canonical data and data sources dictionary,
portofolio fungsionalitas bisnis awal, dan penentuan tim proyek teknis yang
dibutuhkan.
d. Dasar BPM (BPM Foundation)
Fase ini merupakan platform dimana proyek BPM dijangkau, dibuat dan
diadakan. Tahap ini terdiri dari definisi pihak yang berkepentingan
(stakeholder) dalam proyek, harapan pihak berkepentingan (stakeholder)
yang disetujui dan didokumentasikan, process selection matrix, daftar proses
30
bisnis yang teridentifikasikan dan metriks awal (process worth matrix),
proses yang diprioritaskan untuk tahap elaborasi, rancangan awal
perencanaan proyek, strategi komunikasi awal dan analisis resiko awal. Fase
ini tidak hanya menyediakan cara untuk memulai proyek, namun juga
melengkapi langkah-langkah yang diperlukan dalam membuat proyek sukses.
Hal ini meliputi:
1. Jangkauan Proyek
2. Pemilihan dan struktur tim proyek
3. Harapan, pembuatan dan perjanjian dengan pemegang kepentingan.
4. Pembuatan tujuan proses-proses awal.
5. Penggunaan arsitektur awal proses untuk menyediakan awal yang cepat
bagi proyek dalam perspektif arsitektur.
e. Elaborasi (Elaboration)
Fase ini membahas mengenai proses bisnis yang sedang berjalan dan melihat
apakah proses bisnis tersebut perlu untuk dikembangkan lagi. Tahap ini
terdiri dari appropriate metrics to establish a baseline for future
improvement, root cause analysis, people capability matrix table, available
information, dan improvement priorities.
f. Pengembangan (Improvement)
Fase ini merupakan tahap pengembangan terhadap sistem, dimana bertujuan
untuk mengubah dari sistem yang lama ke sistem yang baru atau melakukan
modifikasi dari sistem yang lama agar sesuai dengan kebutuhan atau proses
bisnis saat ini, yang sesuai dengan pengembangan- pengembangan tahap
31
elaboration. Adapun tahapannya adalah redesigning process models,
simulation models and ABC details, future ABC, people capability matrix
and capacity planning, feasibility validation and gap analysis report dan
business case and approval.
g. Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) dan teknologi (People and
Technology Development)
Fase Pengembangan Manusia dan Teknologi perlu dikembangkan secara
paralel walaupun terdiri dari aspek-aspek yang berbeda yang berperan dalam
pengembangan. Tahap ini terdiri dari dissection and amalgamation of new
process info activities, Redesigning Role Descriptors and Goals,
Performance Management & Measurement for Appropriate Roles, People
Core Capability Gap Analysis, Business process orchestration, SOA
lifecycle, User interface dan Software test script and result.
h. Pengimplementasian (Deployment)
Fase ini merupakan penindaklanjutan dari pengembangan tahap-tahap
sebelumnya ke dalam sistem baru untuk dijalankan dalam kegiatan
operasional. Tahap ini terdiri dari deployment strategy dan training staff.
i. Pengawasan dan realisasi keuntungan (Monitor and Benefit Realization)
Fase ini sangat penting untuk dilakukan, karena sebuah proyek belum benar-
benar selesai walaupun sistem yang dikembangkan sudah mulai berjalan.
Perlu ditetapkan sebuah kerangka untuk mengelola manfaat proyek bisnis,
menetapkan target, ukuran dan berusaha untuk mencapainya. Tahap ini
32
terdiri dari benefit summary plan, benefit realization register, benefit
milestone matrix dan benefit delivery matrix.
j. Pengembangan berkelanjutan (Continuous Improvement)
Merupakan salah satu fase yang penting karena dalam tahap ini dijelaskan
aspek-aspek pendukung yang dibutuhkan agar pengembangan sistem dapat
tetap berjalan seiring dengan perkembangan dan perubahan bisnis.
• Integrated Enterprise Ecosystem
Gambar 2.3 Integrated Enterprise Ecosystem Portal
(Jeston dan Nellis , 2006, p121)
Menurut Jeston dan Nellis (2006, p.121), menjabarkan portal dalam suatu
perusahaan terdapat beberapa faktor yang saling terintegrasi atau berhubungan
dimana antara satu dan yang lainnya saling mendukung seperti yang dijelaskan
gambar diatas sangat lah penting. Dengan ada nya portal tersebut, maka
semakin memudahkan dan memperlancar proses bisnis yang ada di perusahaan.
33
2.2.9 BPM Maturity Model
Menurut Jeston dan Nellis (2006, p.171), BPM Maturity Model adalah
sebuah alat penjelasan yang memungkinkan penaksiran ‘as-is’ dari kekuatan dan
kelemahan, serta merupakan alat petunjuk yang memungkinkan pengembangan
dari sebuah roadmap untuk pengembangan. BPM Maturity Model juga sebagai
alat perbandingan yang memungkinkan adanya patokan untuk penaksiran dalam
menghadapi standar industri dan organisasi lainnya.
Menurut Menurut Jeston dan Nellis (2006, p300), BPM Maturity Model
adalah perlengkapan pendukung untuk membantu organisasi untuk lebih sukses
dengan BPM, dimana hasilnya adalah pencapaian yang lebih besar dalam hal
operasional dan keuntungan dalam kinerja bisnis. Terdapat perbandingan antara
low dan high maturity yang mengklarifikasikan kelengkapan dan lingkup dari
BPM Maturity. Acuan yang digunakan sebagai model untuk mengukur tingkat
maturity dari berbagai sisi BPM adalah Capability Maturity Model (CMM).
Menurut Menurut Jeston dan Nellis (2006, p302), terdapat 5 tahapan
maturity dari initiative BPM (lihat gambar):
Tahap 1 : Initial State
Sebuah organisasi yang berada pada tahap initial state akan
memiliki BPM yang belum terkoordinasi dan terstruktur.
Tahap 2 : Repeatable
Sebuah organisasi yang memiliki BPM Maturity tahap 2 sudah
memiliki pengalaman dalam membuat BPM dan akan membuat
34
BPM capability juga meningkatkan jumlah orang yang
mengawasi organisasi dari perpektif proses bisnis.
Tahap 3 : Defined
Sebuah organisasi yang memiliki tingkat maturity pada tahap
ketiga akan mengalami momentum peningkatan dalam
pencarian untuk mengembangkan BPM capability dan
memperluas jumlah orang yang terlibat dalam menilai
organisasi dari perspektif proses bisnis.
Tahap 4 : Managed
Sebuah organisasi yang berada pada BPM Maturity tahap 4
akan merasakan keuntungan dari memiliki BPM yang benar-
benar kuat dasarnya untuk pengembangan stratejik perusahaan.
Tahap 5 : Optimized
Sebuah organisasi yang berada pada BPM Maturity tahap 5
akan merasakan keuntungan dari memiliki BPM yang benar-
benar kuat dasarnya sebagai bagian inti dari pengaturan
operasional dan strategik dalam organisasi.
35
Gambar 2.4 Perbandingan low dan high comparison dan 5 tahap maturity
(Jeston dan Nellis, 2006, p301)
2.2.10 Business Process Modelling Notation
Menurut Owen dan Raj (2003, p4), Business Process Modeling
Notation (BPMN) adalah standar baru yang digunakan untuk pemodelan arus
proses bisnis dan layanan web.
Menurut Dirk Krafzig, dkk (2004, p.107), BPMN (Business Process
Modeling Notation) is a language that has been defined by the BPMI in order
to support a standardized, graphical representation of business process
diagrams. Notasi Pemodelan Proses Bisnis adalah sebuah bahasa yang telah
ditentukan oleh BPMI dalam rangka mendukung sebuah standarisasi,
penggambaran grafik dari diagram proses bisnis.
36
Menurut Marc Lankhorst (2005, p.33), The Business Process Modeling
Notation is one of the standards being developed by the Business Process
Management Initiative (BPMI). Notasi Pemodelan Proses Bisnis adalah salah
satu standar yang dikembangkan oleh BPMI (Business Process Management
Initiative).
Menurut Jeston dan Nellis (2006, p.22), BPMN dirancang untuk
melingkupi semua macam dari modelling dan memungkinkan pembuatan dari
proses bisnis end-to-end. Elemen BPMN yang terstruktur memudahkan
pembacanya dalam membedakan bagian-bagian dari diagram BPMN. Ada 3
macam dari sub-model didalam diagram BPMN, diantaranya:
a. Proses bisnis private (internal)
Adalah proses internal yang berisi organisasi tertentu dan merupakan tipe
proses yang dikenal dengan workflow atau proses BPM.
b. Proses publik (abstrak)
Menampilkan interaksi diantara sebuah proses bisnis internal dengan proses
lainnya.
c. Proses kolaborasi (global)
Menggambarkan interaksi diantara dua atau lebih enitas bisnis.
Menurut Gustavo Alonso, dkk (2007, p.80), The Business Process
Modeling Notation (BPMN) is a standard set of visual constructs to draw
Business Process Diagrams (BPDs). Notasi Pemodelan Proses Bisnis adalah
sebuah seperangkat standar bangunan visual untuk menggambarkan diagram
proses bisnis.
37
Menurut Jeston dan Nellis (2006, p196), Business Process Modeling
Notation (BPMN) adalah notasi standar yang dapat berupa ikon atau gambar
untuk pemodelan proses bisnis.
2.2.11 Business Process Diagram
Business Process Management Initiative (BPMI.org) (2004, p17)
menyebutkan bahwa Business Process Diagram merupakan spesifikasi notasi
dan semantik yang menunjukkan gabungan dari best practice di dalam
komunitas pemodelan bisnis. Business Process Diagram menunjukkan
ringkasan dari gambaran elemen BPMN dan hubungannya. Empat (4) elemen
dasar dari business process diagram adalah:
• Flow object
• Connecting object
• Swimlanes
• Artifacts
38
Tiga (3) flow object yang menggambarkan proses bisnis:
Element Notation
Events
Activities
Gateways
Gambar 2.5 Flow Object Notation
(BPMI.org, 2004, p31)
Terdapat 3 cara untuk menghubungkan flow object atau dengan informasi
yang lain, yaitu dengan connecting object dalam bentuk :
Element Notation
Sequence flow
Message flow
Associations
Gambar 2.6 Connecting Object Notation
(BPMI.org, 2004, p29)
39
Ada 2 cara untuk mengelompokkan “swimlane”:
Gambar 2.7 Swimlane Notation
(BPMI.org, 2004, p29)
2.2.12 Best Practice
Menurut musyrid.files.wordpress.com, best practice digunakan untuk
menggambarkan metode terbaik atau praktek inovatif yang berkontribusi bagi
peningkatan kinerja suatu organisasi, yang biasanya diakui sebagai yang terbaik
oleh organisasi sejenis. Dalam pengertian ini tercakup juga kemampuan untuk
selalu up-to-date dalam mengikuti cara-cara organisasi beroperasi baik dalam
satu industri maupun industri yang berbeda. Terkait dalam hal itu pula,
kemampuan untuk mengukur posisi diri relative terhadap yang lain juga menjadi
aspek penting best practice.
(sumber:musyrid.files.wordpress.com/2008/08/rute-menuju-best-practice-
er2.pdf)
Element Notation
Pools
Lanes
40
2.2.13 Service Oriented Architecture
Menurut Erl (2005, p14), service oriented architecture (SOA) adalah
cara untuk merepresentasikan sebuah model dimana logika otomatisasi dibuat
menjadi lebih kecil, dengan membedakan logika masing-masing unit. Secara
umum, unit yang dimaksud adalah gambaran besar logika bisnis.
Menurut Norbert Bieberstein, dkk (2005, p.3), A SOA can be expressed
as a set of flexible services and processes that a business wants to expose to
its customers, partners, or internally to other parts of the organization.
Sebuah SOA dapat di ekspresikan sebagai seperangkat layanan dan proses
fleksibel dari sebuah bisnis yang diharapkan dapat ditujukan untuk para
customer, partner, atau secara internal ke bagian lain di dalam suatu
organisasi.
Menurut Judith Hurwitz, dkk (2006, p.7), SOA is a new approach to
building IT systems that allows businesses to leverage existing assets and
easily enable the inevitable changes required to support the business. SOA
adalah pendekatan baru untuk membangun sistem teknologi informasi yang
memungkinkan bisnis untuk meningkatkan aset yang ada dan memungkinkan
perubahan mutlak yang diperlukan secara mudah untuk mendukung bisnis.
Menurut Nicolai Josuttis (2007, p.8), Service Oriented Architecture is a
paradigm for the realization and maintenance of business processes that span
large distributed systems. It is based on three major technical concepts:
services, interoperability, through an enterprise service bus and loose
coupling. Service Oriented Architecture adalah sebuah paradigma untuk
41
realisasi dan pemeliharaan dari proses bisnis yang mencakup sistem
terdistribusi yang besar. Ini berdasarkan 3 konsep tehnik: layanan,
interoperabilitas, melalui service bus perusahaan dan tidak saling berkaitan.
Menurut Khosafian (2007, p37), Service Oriented Architecture (SOA)
adalah framework yang mendukung penemuan, pertukaran pesan, dan integrasi
dalam servis yang berhubungan secara bebas dengan menggunakan standar
industri.
Menurut Laudon (2007, p201), Service Oriented Architecture (SOA)
adalah kumpulan dari servis yang dapat mengisi sendiri dan dapat
berkomunikasi dengan satu sama lain untuk menciptakan aplikasi perangkat
lunak. SOA adalah cara baru untuk membuat perangkat lunak dalam sebuah
perusahaan.
2.2.14 Balanced Score Card
Menurut Amin Widjaja Tunggal (2002, p2), Balanced scorecard adalah
kumpulan ukuran kinerja yang terintegrasi yang diturunkan dari strategi
perusahaan yang mendukung strategi perusahaan secara keseluruhan.
Menurut Suwardi Luis dan Prima A.Biromo (2007,p16), Balanced
scorecard didefinisikan sebagai suatu alat manajemen kinerja (performance
management tool) yang dapat membantu organisasi untuk menerjemahkan visi
dan strategi ke dalam aksi dengan memanfaatkan sekumpulan indicator
financial dan non-finansial yang ke semuanya terjalin dalam suatu hubungan
sebab akibat.
42
Menurut Suwardi Luis dan Prima A.Biromo (2007,p23), ada empat
perspektif dalam Balance Scorecard :
1. Perspektif keuangan (financial perspective)
2. Perspektif pelanggan (customer perspective)
3. Perspektif bisnis internal (internal business process perspective)
4. Perspektif pembelajaran dan pertumbuhan (learning and Growth
Perspective)
Pengertian Balance Scorecard (BSC) menurut Khoshafian (2007, p407) adalah
metodologi pengukuran dalam ilmu manajemen untuk mengukur dan mengikat
berbagai performa manajemen untuk mengindikasikan tujuan dari proses
sekarang juga dukungan pencapaian di masa yang akan datang.
2.2.15 Key Performance Indicators (KPI)
Menurut Khoshafian (2007, p28), KPI (key performance indicators)
adalah penilaian dari kinerja yang menunjukkan progress dari setiap taktik
untuk mencapai tujuan.
Menurut wikipedia, KPI (Key Performance Indicators) adalah metric
financial ataupun non-fiannsial yang digunakan untuk membantu suatu
organisasi menentukan dan mengukur kemajuan terhadap sasaran organisasi.
KPI digunakan dalam intelijen bisnis untuk menilai keadaan kini suatu bisnis
dan menentukan suatu tindakan terhadap keadaan tersebut. KPI sering
digunakan untuk menilai aktivitas-aktivitas yang sulit diukur seperti
keuntungan pengembanga kepemimpinan, perjanjian, layanan dan kepuasan.
KPI umumnya dikaitkan dengan strategi organisasi yang contohnya diterapkan
43
oleh teknik-teknik seperti Balance Scorecard. KPI berbeda tergantung sifat dan
strategi organisasi. KPI merupakan bagian kunci suatu sasaran terukur yang
terdiri dari arahan, KPI, tolok ukur, target, serta kerangka waktu.
(sumber: http://en.wikipedia.org/wiki/Key_performance_indicator)
2.2.16 Podcast Technology
Menurut prayudi.staff.uii.ac.id, Podcast adalah sebuah file suara/audio
yang bisa didownload dari internet untuk didengarkan sebagaimana layaknya
sebuah acara radio. Hanya saja ada satu unsur yang membedakan podcast dari
sekedar proses mengupload sebuah file audio (biasanya format MP3) ke internet
untuk kemudian bisa didownload oleh siapapun, yakni teknologi sindikasi yang
dikenal dengan RSS (Really Simple Syndication). Dengan demikian Podcast
dalam pengertian yang lain sebenarnya adalah sebuah blog bersuara (atau audio
blog). Sebenarnya Podcast tidak hanya terbatas pada suara saja, video juga bisa,
namun yang lebih popular adalah untuk suara.
(sumber : http://prayudi.staff.uii.ac.id/ )
Menurut tempointeraktif.com, Podcasting merupakan suatu
pendistribusian program audio dan video lewat internet yang memberikan
keluasaan pada subcriber yang tercatat untuk memilih file yang dikehendaki
(yang selanjutnya dikenal sebagai feed), yang didistribusikan secara broadcast
sebagai program on demand.
Contoh aplikatif yang umum:
• Memanfaatkan script dari open source
• Sistem distribusi yang digunakan adalah Podcast
44
• Content sistem podcast ini file multimedia yang berisi bahan-bahan
perkuliahan
• Sistem-sistem podcast ini meliputi : penyediaan content, web server, dan
distribusi content
• Proses implementasi sistem dilakukan dengan menggunakan web server
Apache 2.0.55, PHP 5.0.5, dan database MySQL 5.0.15
• Untuk sistem security aplikasi ini hanya dapat diakses oleh pihak-pihak intern
(sumber:http://www.tempointeraktif.com/hg/it/2006/07/12/brk,20060712-
80049,id.html)
Menurut Shel Holtz and Neville Hobson(2007, p3), pod cast adalah suara
atau video atau file yang direkam dan berisi berbagai macam dan disimpan
dalam format computer atau media digital yang dikenali dan dijalan. Seluruh file
disimpan di computer yang disebut server yang disimpan di internet dan
diperuntukan untuk orang orang.