62
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah dan Perkembangan Perusahaan
PT. Rabana Chemicals telah berdiri sejak 10 Februari 1989 untuk
memenuhi banyaknya permintaan konsumen akan produk kimia untuk kepentingan
public dan pertanian, seperti Termitisida, Larvasida, dab Insektisida. Kemudian,
perusahaan mencoba untuk mengembangkan kegiatan distribusinya kepada segmen
pasar yang lebih luas, yaitu industri cat, tekstil, percetakan, lampu, serta industri
minyak dan gas.
Perusahaan ini merupakan salah satu anak perusahaan yang tergabung
dalam Rabana Group. Kegiatan utama Rabana Group sendiri adalah untuk
menyediakan jasa konstruksi kepada perusahaan-perusahaan di Indonesia. Semenjak
saat itu, Rabana Group telah mengembangkan sayapnya untuk menyediakan pelayanan
yang lebih luas, seperti pertambangan, pertanian, industri, juga financial dan investasi,
tidak hanya untuk pasar local, melainkan juga klien internasional. Diversifikasi dan
ekspansi yang dilakukan menjadi dasar kesinergian bagi divisi-divisi yang tergabung.
PT. Rabana Chemicals memiliki kantor yang terletak di Gedung Lippo,
Jalan Tomang Raya 48A, Jakarta Barat 11430. Kantor tersebut sekaligus merupakan
gudang kecil perusahaan untuk melakukan penjualan dalam jumlah terbatas, sedangkan
gudang pusat perusahaan berada di daerah Cingkarang.
63
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
PT. Rabana Chemicals telah mengembangkan kapabilitas dan
keahliannya dalam proses distribusi yang mengkhususkan diri dalam menjual produk
kimia untuk public, industri, dan juga bagi kegiatan perkebunan dan pertanian.
PT.Rabana Chemicals memiliki visi dan misi yang sejalan dengan tanggung jawabnya
yang melayani berbagai perusahaan internasional. Visi perusahaan adalah untuk
menjadi pemimpin yang menyediakan dan menyebarkan produk kimia mereka di
pasaran Indonesia, sedangkan misinya adalah untuk memberikan pelayanan yang
terbaik untuk mencapai kepuasan pelanggan dengan cara menyediakan produk terpilih
dengan kualitas standar kelas dunia.
3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan
Untuk mencapai tujuannya, suatu perusahaan harus dapat mengatur dan
menyusun struktur organisasi secara tepat. Struktur organisasi ini ditujukan sebagai alat
pengontrol kegiatan dari tiap-tiap departemen yang ada. Setiap bagian-bagian dalam
perusahaan harus diintegrasi dan dikoordinasi dalam suatu struktur organisasi yang
memiliki hubungan kerja yang harmonis dengan mempunyai kesatuan tindakan dalam
mencapai tujuan perusahaan berdasarkan kepentingan bersama. Struktur organisasi
menggambarkan adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi atau
kegiatan yang berbeda-beda itu dapat dilaksanakan.
Struktur organisasi PT. Rabana Chemicals dapat dilihat pada gambar 3.1.
64
Gambar 3.1: Struktur Organisasi PT.Rabana Chemicals
Sumber: Dokumentasi Perusahaan
65
3.1.4 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Masing-Masing Bagian
Dari struktur organisasi PT. Rabana Chemicals dapat dijabarkan tugas
dari berbagai bagian sebagai berikut.
I. Direktur Utama
Merupakan bagian dari pemilik perusahaan, yang mengelola
aktivitas yang dijalankan oleh perusahaan, di mana semua tugas
yang ada didelegasikan kepada direktur dan kepala bagian unuk
menjalankan perusahaan. Tugas dan tanggung jawabnya:
1. Memberi pengarahan dan mengawasi pekerjaan direktur.
2. Menetapkan garis-garis kebijaksanaan perusahaan.
3. mengangkat dan memberhentikan direktur.
II. Direktur
Bertugas untuk mengelola aktivitas yang dijalankan oleh perusahaan,
di mana semua tugas yang ada didelegasikan kepada para kepala
bagian untuk menjalankan operasi perusahaan. Tugas dan tanggung
jawabnya:
1. Bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan secara
keseluruhan.
2. Menetapkan kebijakan perusahaan agar dapat dipakai sebagai
dasar pelaksanaan kegiatan sesuai tujuan.
3. Mengambil keputusan yang terbaik dalam rangka mencapai
tujuan perusahaan.
66
4. Mengawasi pelaksanaan kerja para kepala bagian yang ada di
bawah tanggung jawabnya.
5. Mewakili perusahaan dalam hubungannya dengan badan-
badan di luar perusahaan,
III. Sekretaris
Tugas dari sekretaris adalah membantu kerja dari direktur seperti
menyusun jadwal pertemuan dan membantu direktur dalam
mengatur rapat antar bagian.
IV. Bagian Penjualan
i. Bagian penjualan dibagi menjadi penjualan kimia industri dan
bagian kimia pestisida. Tugas dan tanggung jawab dari kepala
bagian adalah :
1. Memberikan laporan kepada direktur.
2. Mengkoordinir bagian penjualan dan mengawasi kegiatan
penjualan
3. Mengadakan perencanaan dan target penjualan per periode
dan mengawasi pelaksanaannya.
4. Membuat dan merencanakan kegiatan promosi kepada
pelanggan
5. Bertanggung jawab kepada direktur dan membawahi bagian
penjualan.
ii. Kepala bagian penjualan membawahi staf asisten dan bagian
penjualan pestisida. Tugas dari staf asiten adalah memberikan
67
informasi dan pengarahan mengenai penggunaan produk,
membantu konsumen menemukan produk yang tepat untuk
mengatasi masalahnya dan memebrikan solusi apabila konsumen
menghadapi masalah dalam pemakaian produk-produknya. Stas
asisten juga diharapkan memiliki pengetahuan lebih mengenai
bahan-bahan kimia untuk menunjang tugasnya.
iii. Bagian penjualan memiliki tugas untuk mencari pelanggan baru,
membina hubungan baik dengan pelanggan lama, melakukan
penjualan produk dengan sebaik mungkin, melaksanakan
perencanaan pemasaran, dan mencari peluang pemasaran baru.
Bagian penjualana juga harus memiliki product knowledge yang
baik karena mereka juga harus dapat memberikan informasi yang
baik kepada pelanggan.
V. Bagian Pembukuan dan Keuangan
i. Tugas dan tanggung jawab dari kepala bagian pembukuan dan
keuangan adalah:
1. Mengkoordinasi, memberi pengarahan dan mengawasi para
bawahan langsungnya dalam melakukan pekerjaan masing-
masing.
2. Memonitor penerimaan uang dan saldo bank secara berkala
untuk mengetahui dana yang ada.
3. Memonitor dan menganalisa umur piutang pelanggan.
4. Memonitor pelaksanaan penagihan.
68
5. Melakukan pencarian dana dan permintaan dana jika terjadi
kekurangan.
6. Berhubungan denga pihak bank .
7. Membuat analisa laporan keuangan.
8. Menangani pemeriksaan pajak perusahaan.
9. Bertanggung jawab dalam memberikan laporan pada
direktur.
ii. Kepala bagian pembukuan dan keuangan membawahi staf
pembukuan, kasir, fakturisasi, penagihan, dan kontrol biaya.
Tugas dan tanggung jawab staf pembukuan:
1. Menyesuaikan pembukuan dan pembuatan laporan keuangan
perusahaan.
2. Menjaga dan mengawasi agar data dan dokumen keuangan
hanya diberikan pada pihak yang berkepentingan.
3. Memasukkan data ke dalam sistem dan memproses lebih
lanjut.
4. Membuat laporan-laporan keuangan secara berkala.
5. Bertanggung jawab kepada kepala bagian keuangan dan
pembukuan.
iii. Tugas dan tanggung jawab kasir adalah:
1. Melaksanakan pembayaran-pembayaran berdasarkan
dokumen pendukung dan prosedur yang berlaku.
2. Membuat dan menyimpan semua dokumen transaksi kas.
69
3. Membuat dan mempertanggungjawabkan laporan kas harian
kepada kepala bagian keuangan setiap bulan.
4. Bertanggung jawab kepada kepala bagian keuangan dan
pembukuan.
iv. Tugas dan tanggung jawab dari staf kontrol biaya adalah:
1. Menangani pengawasan atas biaya operasional perusahaan
setiap hari.
2. Bertanggung jawab kepada kepala bagian keuangan dan
pembukuan.
v. Tugas dan tanggung jawab staf fakturisasi adalah:
1. Membuat faktur dan faktur pajak perusahaan.
2. Mengurus penagihan kepada debitur dan menugaskan staf
penagihan untuk melaksanakannya.
3. Membuat laporan rekapitulasi penjualan.
4. melakukan update terhadap data piutang perusahaan.
5. Bertanggung jawab kepada kepala bagian keuangan dan
pembukuan.
vi. Tugas dan tanggung jawab dari staf penagihan adalah untuk
menagih sisa pembayaran atas penjualan kepada konsumen.
VI. Bagian Logistik
Bagian logistik terbagi menjadi bagian gudang, driver, dan helper.
Tugas dan tanggung jawab utama dari kepala badian logistik adalah
70
mencatat persediaan barang dan mengestimasi barang yang harus
dibeli.
i. Tugas dari bagian gudang adalah:
1. Menjalankan proses keluar masuk barang di gudang .
2. Mengelola dan mengkoordinir barang masuk
3. Membuat laporan yang berkaitan dengan proses keluar
masuk barang.
4. Memeriksa kondisi barang masuk.
5. Melakukan stock opname secara berkala.
6. Membuat surat jalan.
ii. Tugas dari bagian driver adalah melakukan pengiriman barang
kepada pelanggan sesuai dengan pesanan dan tepat waktu.
iii. Tugas dari helper adalah melakukan tugas-tugas bantuan seperti
mengangkat barang, membongkar muatan, dan tugas-tugas
bersifat fisik lainnya.
3.2 Prosedur yang Sedang Berjalan
3.2.1 Kegiatan Utama Perusahaan
PT. Rabana Chemicals merupakan perusahaan perdagangan yang
melakukan pembelian barang-barang yang kemudian dijual kembali kepada konsumen.
Konsumen Rabana Chemicals biasanya merupakan perusahaan penyedia solusi anti
hama seperti Rentokil, dan perusahaan-perusahaan agrobisnis. Jenis-jenis produk yang
71
dijual terdiri dari solvent, heat transfer fluid, surfactant, produk kimia pertanian, dan
produk kimia lainnya.
Kegiatan operasi perusahaan diawali dengan melakukan pembelian
barang dagangan kepada suplier yang telah disetujui. Pembelian ini biasanya dilakukan
secara kredit atau berdasarkan perjanjian yang telah disepakati. Barang yang telah
dibeli kemudian disimpan dalam gudang pusat yang berada di Cingkarang, dan
sebagian kecil disimpan di gudang Tomang.
Ketika ada pesanan pembelian maka barang akan dikeluarkan dari salah
satu gudang yang ada, lalu dikirim kepada konsumen. Kegiatan penjualan dapat berupa
penjualan tunai maupun kredit. Penjualan tunai biasanya dilakukan oleh konsumen
yang melakukan pembelian secara langsung dan dalam jumlah terbatas, sedangkan
pembelian kredit dilakukan oleh konsumen industri yang melakukan pembelian dalam
jumlah yang besar.
PT.Rabana Chemicals telah menjalin hubungan kerja sama yang
semakin baik bersama perusahaan-perusahaan terkemuka, perusahaan-perusahaan besar
yang telah menjadi supplier dari PT.Rabana Chemicals di antaranya adalah Dow
Chemicals, Dow AgroSciences, Sygenta,BASF, dan lain-lain.
Jenis-jenis produk yang dijual oleh PT.Rabana Chemicals adalah:
1. Produk kimia industri yang terdiri dari (a) solvent yang biasanya
digunakan oleh industri cat dan (b) heat transfer fluid untuk
keperluan alat pendingin ruangan.
2. Produk untuk kesehatan publik, yaitu termitisida, insektisida,
larvasida, dan rodentisida.
72
3. Produk kimia pertanian berupa pupuk, pestisida, dan herbisida.
4. Alat-alat aplikator untuk keperluan aplikasi produknya.
3.2.2 Prosedur Pembelian Barang
1. Prosedur Pembelian Barang dimulai dari Bagian Gudang mengajukan
permintaan Pembelian Barang sesuai dengan Stok Barang yang ada di
gudang, kemudian membuat Surat Permintaan Pembelian sebanyak dua
rangkap:
a. Rangkap pertama dikirim ke Sekretaris
b. Rangkap kedua dijadikan arsip untuk Bagian Gudang
2. Sekretaris menerima Surat Permintaan Pembelian rangkap pertama dari
Bagian Gudang
3. Sekretaris menerima penawaran harga barang dari Supplier melalui telepon
atau fax, untuk mendapatkan informasi mengenai harga barang yang
ditawarkan oleh Supplier.
4. Berdasarkan Surat Permintaan Pembelian dari Bagian Gudang, Sekretaris
akan melakukan pemesanan barang kepada Supplier yang dituju dan
melakukan penawaran harga serta konfirmasi kapan barang akan dikirim.
Surat Permintaan Pembelian yang diterima dari Bagian Gudang diarsipkan
oleh Sekretaris.
5. Sekretaris membuat Surat Order Pembelian sebanyak empat rangkap:
a. Rangkap pertama dikirimkan ke Supplier.
b. Rangkap kedua diserahkan ke Bagian Gudang.
73
c. Rangkap ketiga diserahkan ke Bagian Pembukuan dan Keuangan.
d. Rangkap keempat dijadikan arsip untuk Sekretaris.
3.2.3 Prosedur Penerimaan Barang
1. Bagian Gudang menerima Surat Order Pembelian rangkap kedua dari
Sekretaris.
2. Pada saat Penerimaan Barang dari Supplier, Bagian Gudang menerima
Faktur dan Surat Jalan dari Supplier. Bagian Gudan akan melakukan
pemeriksaan kondisi dan kuantitas barang yang diterima sesuai dengan Surat
Order Pembelian yang diterima dari Sekretaris dan Surat Jalan dari
Pemasok.
3. Berdasarkan pemeriksaan atas barang yang dibeli dan Surat Jalan dari
Supplier, Bagian Gudang menandai dan menandatangani Surat Jalan
Pemasok sebagai bukti atas Penerimaan Barang.
4. Berdasarkan barang yang sudah diterima, Bagian Gudang memperbarui
Kartu Gudang yang ada. Surat Order Pembelian rangkap kedua dijadikan
arsip pada Bagian Gudang.
5. Faktur dan Surat Jalan dari Supplier diserahkan ke Sekretaris.
6. Berdasarkan Faktur dan Surat Jalan yang diterima dari Bagian Gudang,
Sekretaris membandingkan Faktur dan Surat Jalan tersebut dengan Surat
Order Pembelian yang diambil dari arsip. Sekretaris mencatat transaksi
pembelian yang terjadi.
7. Kemudian Sekretaris membuat Nota Pembelian sebanyak dua rangkap:
74
a. Rangkap pertama diserahkan ke Bagian Pembukuan dan Keuangan.
b. Rangkap kedua dijadikan arsip untuk Seketaris.
8. Faktur dan Surat Jalan dari Supplier diserahkan ke Bagian Pembukuan dan
Keuangan.
9. Bagian Pembukuan dan Keuangan menerima Nota Pembelian rangkap
pertama, Faktur, dan Surat Jalan Supplier dari Sekretaris.
10. Berdasarkan Nota Pembelian, Bagian Pembukuan da Keuangan akan
mencatatnya ke dalam Buku Hutang Dagang (jika pembelian dilakukan
secara kredit), di mana pembayaran ditunda sampai menerima Faktur dari
Supplier pada saat Faktur Pembelian Jatuh Tempo.
11. Nota Pembelian rangkap pertama, Faktur dan Surat Jalan Supplier akan
diarsipkan pada Bagian Pembukuan dan Keuangan.
12. Jika pembelian dilakukan secara tunai, maka Bagian Pembukuan dan
Keuangan akan mencatat ke dalam pengeluaran kas dan akan mengarsipkan
Nota Pembelian, Faktur dan Surat Jalan Supplier setelah dilakukan
pembayaran ke Pemasok.
13. Berdasarkan Nota Pembelian, Bagian Pembukuan dan Keuangan
menghitung Harga Pokok Pembelian, memperbarui daftar Stok Barang, dan
menentukan Harga Jual.
3.2.4 Prosedur Perhitungan Stok Barang
1. Bagian Gudang akan menghitung secara fisik Stok Barang yang ada di
gudang dan membuat Laporan Perhitungan Fisik sebanyak dua rangkap:
75
a. Rangkap pertama diserahkan ke Bagian Pembukuan dan Keuangan
untuk memperbarui daftar Stok Barang.
b. Rangkap kedua digunakan oleh Bagian Gudang sebagai Kartu
Gudang.
3.2.5 Prosedur Penjualan Barang
1. Bagian Penjualan menerima pemesanan barang dari Pelanggan yang
mengidentifikasi jenis dan kuantitias dari barang yang diminta oleh pelanggan
dengan memeriksa Stok Barang.
2. Bagian penjualan membuat Surat Order Penjualan kemudian memberikannya
ke Bagian Pembukuan dan Keuangan untuk permintaan persetujuan kredit.
3. Berdasarkan Surat Order Penjualan, Bagian Pembukuan dan Keuangan
memeriksa batas kredit Pelanggan pada Buku Piutang Dagang untuk
kelayakan pemberian kredit kepada Pelanggan. Kemudian Bagian Pembukuan
dan Keuangan akan menginformasikan serta mengembalikan Surat Order
Penjualan kepada Bagian Penjualan atas diterima atau ditolaknya persetujuan
kredit untuk Pelanggan.
4. Jika Pelanggan tersebut telah mencapai atau melebihi batas kredit, maka
Bagian Pembukuan dan Keuangan akan menginformasikan kepada Pelanggan
bahwa persetujuan kredit ditolak dan pemesanan barang batal.
5. Jika Pelanggan tersebut belum mencapai batas kredit, maka persetujuan kredit
diterima, dan Bagian Penjualan akan mengirikman Surat Order ke Bagian
Gudang.
76
6. Berdasarkan Surat Order Penjualan, Bagian Gudang menyiapkan barang dan
menandatangani Surat Order Penjualan sebagai bukti pengeluaran barang dan
menyerahkan ke Bagian Penjualan.
7. Bagian Gudang memperbarui Kartu Gudang.
8. Bagian Penjualan menerima Surat Order Penjualan dan barang dari Bagian
Gudang.
9. Selanjutnya Bagian Gudang memeriksa kondisi dan kuantitas barang yang
diterima dari Bagian Gudang.
10. Bagian Penjualan akan membuat Faktur Penjualan sebanyak tiga rangkap dan
Surat jalan sebanyak dua rangkap
a. Faktur Penjualan rangkap pertama, kedua, dan ketiga, dan Surat Jalan
rangkap pertama, dan kedua beserta barang dikirim ke Pelanggan untuk
ditandatangani oleh Pelanggan. Barang dan Faktur Penjualan rangkap
kedua serta Surat Jalan rangkap kedua diserahkan ke Pelanggan.
Sedangkan Faktur Penjualan pertama, ketiga dan Surat Jalan rangkap
pertama dikembalikan ke Bagian Penjualan.
b. Faktur Penjualan rangkap ketiga diarsipkan pada Bagian Penjualan.
c. Faktur Penjualan rangkap pertama dan Surat Jalan rangkap pertama
diserahkan ke Bagian Pembukuan dan Keuangan.
11. Dari Faktur Penjualan rangkap pertama dan Surat Jalan rangkap pertama yang
diterima, Bagian Penjualan mencatat transaksi penjualan yang telah terjadi.
12. Bagian Pembukuan dan Keuangan menerima Faktur Penjualan rangkap
pertama dan Surat Jalan rangkap pertama dari Penjualan.
77
13. Berdasarkan Faktur Penjualan, Bagian Pembukuan dan Keuangan mencatat
transaksi ke dalam Buku Piutang Dagang (jika pembelian dilakukan secara
kredit oleh Pelanggan), di mana piutang dagang akan ditagih pada saat Faktur
Penjualan Jatuh tempo.
14. Faktur Penjualan rangkap pertama dan Surat Jalan rangkap pertama akan
diarsipkan sementara pada Bagian Pembukuan dan Keuangan untuk
penagihan piutang kepada pelanggan pada saat Faktur Penjualan jatuh tempo.
15. Jika pembelian dilakukan secara tunai, maka Faktur Penjualan rangkap
pertama dan Surat Jalan rangkap pertama beserta barang diserahkan ke
Pelanggan, sementara Bagian Pembukuan dan Keuangan menerima Faktur
Penjualan rangkap kedua dan Surat Jalan rangkap kedua beserta pembayaran
dari pelanggan dan mencatat dalam penerimaan kas. Faktur Penjualan rangkap
kedua da Surat Jalan rangkap kedua diarsipkan pada Bagian Pembukuan dan
Keuangan.
16. Bagian Akuntansi dan Keuangan akan memperbarui daftar Stok Barang.
3.2.6 Prosedur Retur Pembelian
1. Pada saat terjadi retur pembelian, Sekretaris akan membuat Surat Retur
Pembelian sebanyak tiga rangkap:
a. Rangkap pertama dan ketiga diserahkan ke Bagian Gudang.
b. Rangkap kedua diserahkan ke Bagian Pembukuan dan Keuangan
2. Bagian Gudang menerima Surat Retur Pembelian rangkap pertama dan ketiga
dari Sekretaris.
78
3. Berdasarkan Surat Retur Pembelian, Bagian Gudang akan menyiapkan barang
yang akan diretur dan mengirikan kembali ke Supplier. Bagian Gudang akan
memperbarui daftar Stok Barang. Surat Retur Pembelian rangkap pertama dan
ketiga ditandatangani oleh Supplier.
4. Surat Retur Pembelian rangkap pertama beserta barang yang diretur diserahkan
ke Pemasok.
5. Surat Retur Pembelian rangkap ketiga diarsipkan pada Bagian Pembelian.
6. Bagian Pembukuan dan Keuangan menerima Surat Retur Pembelian rangkap
kedua dari Bagian Pembelian dan mengarsipkan sementara, sampai diterima
kembali barang ganti dari Supplier.
7. Berdasarkan Surat Retur Pembelian, Bagian Pembukuan dan Keuangan akan
memperbarui daftar Stok Barang.
3.2.7 Prosedur Retur Penjualan
1. Pada saat terjadi retur penjualan, bagian Penjualan akan membuat Bukti Retur
Penjualan sebannyak dua rangkap:
a. Rangkap pertama dikirimkan ke Bagian Pembukuan dan Keuangan.
b. Rangkap kedua dikirimpan ke Bagian Gudang.
2. Bagian Gudang menerima Bukti Retur Penjualan rangkap kedua dari Bagian
Penjualan.
3. Bagian Gudang akan menghitung dan memeriksa barang yang diretur oleh
Pelanggan dan menandatangani Bukti Retur Penjualan rangkap kedua.
79
4. Bukti Retur Penjualan rangkap kedua dikembalikan ke Bagian Penjualan untuk
diarsipkan sementara yang akan digunakan pada saat pengiriman barang
kembali ke Pelanggan.
5. Bagian Pembukuan dan Keuangan menerima Bukti Retur Penjualan rangkap
pertama dari Bagian Penjualan dan diarsipkan sementara.
6. Berdasarkan Bukti Retur Penjualan, setelan dilakukan pengiriman barang
kembali ke Pelanggan, Bagian Pembukuan dan Keuangan akan memperbarui
daftar Stok Barang.
3.2.8 Prosedur Pembayaran Hutang Dagang
1. Supplier akan menagih Hutang pada saat Faktur Pembelian jatuh tempo. Bagian
Pembukuan dan Keuangan akan mencocokkan Faktur supplier yang diambil
dari arsip dengan Faktur dari supplier. Jika tidak cocok, maka Bagian
Pembukuan dan Keuangan akan menolak pembayaran dan mengembalikan
Faktur kepada Supplier.
2. Jika arsip Faktur cocok dengan Faktur dari supplier, Bagian Pembukuan dan
Keuangan akan meminta cek dari pimpinan dan melakukan pembayaran kepada
Supplier.
3. Bagian Pembukuan dan Keuangan akan memperbarui Buku Hutang Dagang.
4. Faktur dari Supplier yang telah dilunasi diarsipkan pada Bagian Pembukuan dan
Keuangan sebagai kewajiban yang telah dibayar.
80
3.2.9 Prosedur Penagihan Piutang
1. Bagian Pembukuan dan Keuangan akan menagih piutang kepada Pelanggan pada
saat Faktur Penjualan jatuh tempo.
2. Pada saat Faktur Penjualan jatuh tempo, Bagian Pembukuan dan Keuangan akan
mengirimkan Faktur Penjualan yang diambil dari arsip kepada Pelanggan.
3. Setelah Pelanggan melakukan Pembayaran, Bagian Pembukuan dan Keuangan
akan menandai Faktur Penjualan sebagai bukti kewajiban Pelanggan telah
dipenuhi oleh Pelanggan.
4. Selanjutnya, Bagian Pembukuan dan Keuangan mencatat penerimaan kas yang
terjadi.
5. Bagian Pembukuan dan Keuangan akan memperbarui Buku Piutang Dagang.
6. Faktur Penjualan yang telah dilunasi diarsipkan pada Bagian Pembukuan dan
Keuangan sebagai kewajiban Pelanggan yang telah dibayar.
3.2.10 Diagram Konteks Sistem yang Sedang Berjalan
81
Sistem Persediaan,Pembelian, dan Penjualan
pada PT. Rabana Chemicals
Supplier Pelanggan
DirekturStaff(Sekretaris, Gudang,Bagian Penjualan, Bagian
Pembukuan dan Keuangan)
Surat Order Pembelian
Order/memesan barang
Bayar
Pengiriman Barang
Faktur Pembelian
Surat Jalan Pembelian
Daftar dan harga barang
Laporan
Pemsanan Barang
Pembayaran
Retur Penjualan
Retur Pembelian
Melakukan Pembayaran Pembelian
Menerima PelunasanPiutang
Surat Jalan
Faktur Penjualan
Mengirimkan FakturPenjualan
Mengirimkan Surat Jalan
Menerima pengiriman barang
Membuat Surat order Pembelian
Gambar 3.2: Diagram Konteks Prosedur yang Sedang Berjalan
82
3.2.11 Diagram Nol Sistem yang Sedang Berjalan
PelangganSupplier
Staf
Direktur
Barang
5.MelakukanPembayaranPembelian
10.MenerimaPelunasan
Piutang
8.MembuatFaktur Penjualan
1.MelakukanOrder
Pembelian
7.MelakukanOrder Penjualan
OrderPenjualan
OrderPembelian
ReturPembelian
ReturPenjualan
DaftarSurat Jalan
6.MelakukanRetur
Pembelilan
9.MelakukanRetur Pembelian
DaftarPembayaran Lunas
Daftar PelunasanHutang
11.MembuatLaporan
4. MengecekPenerimaan
Order
PenerimaanOrder
2. MembuatSPP
3.MenerimaFaktur
Pembelian
FakturPembelian
FakturPenjualan
12.MengirimPesananBarang
13.Menyerahkan
daftar danahrga barang
Daftar danharga Barang
13.MenyerahkanSurat Jalan
Gambar 3.4: Diagram Nol Prosedur yang Sedang Berjalan
83
3.2.12 Diagram Alir Dokumen Sistem yang Sedang Berjalan
3.2.12.1 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembelian
Gambar 3.4: Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembelian Barang
Surat OrderPembelian
(SOPembelian)Mulai
Membuat Surat
Permintaan Pembelian
Surat PermintaanPembelian (SPP)
1
2
N
Surat Permintaanpembelian (SPP)
Menerima PenawaranHarga dari Supplier
(Via Telp/Fax)
Membuat Surat OrderPembelian (SOPemb)
4
SPP 1
Surat OrderPembelian(SOPem)
1
3
2
Supplier
1
N
N
Bagian Gudang SekretarisBagian Pembukuan
dan Keuangan
84
3.2.12.2 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penerimaan Barang
Sekretaris
2 Surat Order Pembelian (SOPemb)
1Surat Jalan Supplier
Faktur dari Supplier
Memeriksa secara fisik kondisi dan
kuatiitas barang yang diterima sesuai
dengan Surat jalan dari Supplier dan
SOPemb
Memperbarui Kartu Gudang
Kartu Gudang
SOPemb 2 Surat Jalan Supplier
Faktur dari Supplier N
Surat Jalan Supplier
Faktur dari Supplier
Mencocokkan dengan
SOPemb dari arsip
Mencatat Transaksi pembelian
yang terjadi
Transaksi Pembelian
Membuat Nota Pembelian
Surat Jalan Supplier
Faktur dari Supplier
2
1 Nota Pembelian
N
1
Bagian Gudang
85
Gambar 3.5: Diagram Alir Dokumen Prosedur Penerimaan Barang (lanjutan)
Kredit
Bagian Pembukuan dan Keuangan
1
Surat Jalan Supplier
Faktur dari Supplier
1 Nota Pembelian
Jenis Pembelian Tunai
Mencatat total hutang kepada supplier pada Buku Hutang
Dagang
Melakukan pembayaran
kepada supplier
Mencatat Pengeluaran Buku Hutang
Dagang
Menghitung HPP dan menentukan Harga Jual serta
memperbarui Daftar Persediaan Barang
Surat Jalan Supplier
Faktur dari Supplier
1 Nota Pembelian
N
86
Gambar 3.6: Diagram Alir Dokumen Prosedur Penerimaan Barang (lanjutan)
3.2.12.3 Diagram Alir Dokumen Prosedur Perhitungan Stok Barang
Gambar 3.7: Diagram Alir Dokumen Prosedur Perhitungan Stok Barang
3.2.12.4 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penjualan
Bagian Pembukuan dan Keuangan Bagian Gudang
Digunakan sebagai Kartu Gudang
Mulai
Menghitung secara fisik barang yang ada di gudang
Membuat Laporan Perhitungan Fisik
2 1
Laporan Perhitungan Fisik
1 Laporan Perhitungan Fisik
Memperbarui daftar Persediaan B
N
Daftar Persediaan Barang
87
Bagian Pembukuan dan Keuangan Bagian penjualan
Mulai
Menerima Pesanan Pelanggan dan mengidentifikasi tipe dan kuantitas barang dan mengecek persediaan
Membuat Surat Order Penjualan (SOPenj)
Surat Order Penjualan (SOPenj)
Surat Order Penjualan (SOPenj)
Surat Order Penjualan (SOPenj)
Cek Kredit
Buku Piutang dagang
Surat Order Penjualan (SOPenj)
Persetujuan Kredit
Surat Order Penjualan (SOPenj)
1 Menginformasikan kepada Pelanggan dan membatalkan Pesanana
88
Gambar 3.8: Diagram Alir Dokumen Prosedur Penjualan
Faktur Penjualan 1
3
Beserta Barang
Bagian Gudang
1
Surat Order Penjualan (SOPenj)
Surat Order Penjualan (SOPenj)
Surat Order Penjualan (SOPenj)
Bagian Penjualan
Menyiapkan Barang dan menandatangani SOPenj
Memperbarui Kartu Gudang Kartu
Gudang
Beserta Barang
Memeriksa dan menyesuaikan barang secara fisik berdasarkan SOPenj
Membuat Faktur Penjualan dan Surat Jalan
2 Faktur Penjualan 1
2
1 Surat Jalan
Mencatat Transaksi Penjualan yang terjadi
Transaksi Penjualan
Mengirikan ke Pelanggan
1 Surat Jalan
2
Beserta Barang
Surat Jalan Rangkap ke-2, Faktur Oenjualan Rangkap ke-2 dan barang diserahkan ke pelanggan
89
Gambar 3.9: Diagram Alir Dokumen Prosedur Penjualan(lanjutan)
Kredit
Tunai
Bagian Pembukuan dan Keuangan
2
Faktur Penjualan 1
1 Surat Jalan
Jenis Penjualan
Mencatat total piutang pada Buku Piutang
Dagang
Memperbarui Daftar
Persediaan Barang
Faktur Penjualan 1
1 Surat Jalan
N
Buku Piutang Dagang
Faktur Penjualan rangkap ke -1 dan surat jalan rangkap ke-2 diserahkan ke pelanggan. Faktur Penjualan rangkap ke-2 dan surat jalan rangkap ke-1 diarsipkan Bagian Penjualan
Menerima Pembayaran dari
Pelanggan
Mencatat penerimaan kas
yang terjadi Penerimaan kas
90
Gambar 3.10: Diagram Alir Dokumen Prosedur Penjualan(lanjutan)
3.2.12.5 Diagram Alir Dokumen Retur Pembelian
Gambar 3.11: Diagram Alir Dokumen Prosedur Retur Pembelian
Bagian Pembukuan dan Keuangan Bagian Gudang Sekretaris
Surat Retur Pembelian rangkap ke-1 dan ke-3 ditandatangani oleh supplier, Surat Retur Pembelian rangkap ke-1 dan barang diserahkan ke Summplier
Mulai
Membuat Surat Retur Pembelian
3
2
1 Surat Retur Pembelian
3
1 Surat Retur Pembelian
Menyiapkan barang yang akan diretur
Mengirimkan barang kepada supplier
3 Surat Retur Pembelian
3 Surat Retur Pembelian
N
A
2 Surat Retur Pembelian
N
Diarsipkan sementara sampai diterima barang ganti dari supplier
Memperbarui Daftar
Persedian Barang
A
91
3.2.12.6 Diagram Alir Data Prosedur Retur Penjualan
Gambar 3.12: Diagram Alir Dokumen Prosedur Retur Penjualan
Setelah dilakukan pengiriman barang kembali ke pelanggan
Bagian Pembukuan dan Keuangan Bagian Gudang Bagian Penjualan
Mulai
Membuat Bukti Retur Penjualan
2
1 Bukti Retur Penjualan
Memeriksa dan menghitung secara fisik barang yang
diterima dari Pelanggan dan
menandatangani Bukti Retur Penjualan
N
A
N
Diarsipkan sementara sampai barang dikirim lagi ke pelanggan
Memperbarui Daftar
Persedian Barang
A
2 Bukti Retur Penjualan
2 Bukti Retur Penjualan
2 Bukti Retur Penjualan
1 Bukti Retur Penjualan
92
3.2.12.7 Diagram Alir Data Prosedur Pembayaran Hutang Dagang
Faktur supplier yang telah dilunasi
Sesuai
Tidak Sesuai
Bagian Pembukuan dan Keuangan
Membandingkan Faktur dan Buku Hutang Dagang
N
Faktur dari supplier
Mulai
Faktur supplier
Buku Hutang Dagang
Faktur sesuai
Mengembalikan Faktur ke supplier
Meminta cek dari pimpinan dan
melakukan pembayaran
Memperbarui Buku Hutang Dagang
Mencatat pengeluaran kas
Faktur supplier
Buku Hutang Dagang
Pengeluaran kas
93
Gambar 3.13: Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembayaran Hutang Dagang
3.2.12.8 Diagram Alir Data Prosedur Penagihan Piutang
Faktur Penjualan yang telah jatuh tempi yang diambil dari arsip
Bagian Pembukuan dan Keuangan
Mengirimkan Faktur Penjualan
kepada pelanggan
N
Mulai
Menerima piutang dari pelanggan
Memperbarui Buku Piutang Dagang
Mencatat penerimaan kas
Faktur Penjualan
Buku Piutang Dagang
penerimaan kas
Pelanggan Pelanggan melakukan pembayaran
Faktur Penjualan Faktur Penjualan yang
telah dilunasi Pelanggan
94
Gambar 3.14: Diagram Alir Dokumen Prosedur Penagihan Piutang
3.3 Permasalahan yang dihadapi
Dari prosedur-prosedur yang sedang berjalan di atas terdapat beberapa
terdapat beberapa permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan, yaitu:
1. Perusahaan mengalami kesulitan untuk mengetahui persediaan barang yg ada di
gudang secara cepat.
2. Sulit mencari data lama, karena harus mencari dari banyak berkas yang
disimpan terpisah.
3. Keterlambatan menerima laporan persediaan, pembelian dan penjualan
sehinggai menghambat pengambilan keputusan untuk strategi penjualan untuk
bulan berikutnya.
4. Sering terjadi kesalahan dalam kalkulasi jumlah barang dan harga satuan.
5. Dokumen tidak aman, karena berupa berkas dari kertas sehingga mudah rusak
dan dapat dimanfaatkan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
3.4 Usulan pemecahan masalah
Dari permasalahan yang dihadapai perusahaan seperti di atas, maka
penulis mengusulkan pemecahan untuk masalah-masalah di atas, yaitu:
1. Sistem basis data yang memungkinkan untuk pengolahan data-data
barang, transaksi penjualan dan transaksi pembelian yang terjadi secara
langsung dan saling berhubungan dan memperngaruhi, sehingga
perusahaan bisa mendapatkan laporan mengenai stok barang, transaksi
penjualan, dan transaksi pembelian secara lebih cepat.
95
2. Sistem basis data dilengkapi dengan perhitungan otomatis yang
memungkinkan tidak terjadinya kesalahan dalam perhitungan.
3. Sistem basis data yang mempunyai fasilitas login yang membatasi hak
user dalam mengakses data dalam sistem basis data.
3.5 Analisa Kebutuhan Informasi
Berdasarkan hasil wawancara, dapat diketahui data apa saja yang
diperlukan perusahaan untuk dimasukkan ke dalam basis data dan informasi apa saja
yang akan dihasilkan oleh basis data untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
Kebutuhan informasi PT. Rabana Chemicals dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Kebutuhan untuk mengumpulkan data supplier agar mudah dalam mendapatkan
informasi supplier yang ada.
2. Kebutuhan untuk mengumpulkan data pelanggan agar mudah dalam mendapatkan
informasi pelanggan yang ada.
3. Kebutuhan untuk mengumpulkan data semua jenis barang agar mudah dalam
mendapatkan informasi jenis barang yang ada.
4. Kebutuhan untuk mengumpulkan data persediaan barang yang ada di gudang agar
mudah dalam mendapatkan informasi persediaan barang apa saja yang masih ada di
gudang.
5. Kebutuhan untuk mengumpulkan data pemesanan pembelian yang dilakukan
dengan supplier agar mudah dalam mendapatkan informasi pemesanan pembelian
yang telah dilakukan.
96
6. Kebutuhan untuk mengumpulkan data transaksi pembelian yang dilakukan dengan
supplier, baik tunai maupun kredit agar mudah dalam mendapatkan informasi
transaksi pembelian yang telah dilakukan.
7. Kebutuhan untuk mengumpulkan data mengenai hutang perusahaan kepada
supplier agar mudah dalam mendapatkan informasi hutang yang ada ketika akan
melakukan pembayaran kepada supplier .
8. Kebutuhan untuk mengumpulkan data pemesanan barang yang telah dilakukan oleh
pelanggan agar mudah dalam mendapatkan informasi pemesanan barang yang telah
dilakukan pelanggan.
9. Kebutuhan untuk mengumpulkan data transaksi penjualan yang dilakukan dengan
pelanggan, baik tunai maupun kredit agar mudah dalam mendapatkan informasi
transaksi penjualan yang telah terjadi akan dipakai ketika membuat faktur penjualan
dan jumlah penjualan.
10. Kebutuhan untuk mengumpulkan data mengenai piutang pelanggan kepada
perusahaan agar mudah dalam mendapatkan informasi piutang pelanggan yang ada
ketika pelanggan melakukan pembayaran kepada perusahaan.
11. Kebutuhan untuk mengumpulkan data pengiriman barang kepada pelanggan agar
mudah dalam mendapatkan informasi tentang pengiriman barang kepada pelanggan.
Dari analisa kebutuhan informasi di atas maka dapat diidentifikasi entitiy
yang akan digunakan dalam basis data PT.Rabana Chemicals sebegai berikut:
97
Tabel 3.1 : Entity Dari Analisa Kebutuhan
Entity Deskripsi
Barang Data Barang, jumlah barang masuk, jumlah barang keluar
Karyawan
Berisi data-data karyawan seperti nama, alamat, nomor
telepon, kota, dan kode pos.
Supplier Berisi data-data Supplier seperti nama, alamat, nomor telepon,
kota, dan kode pos.
Pelanggan Berisi data-data Pelanggan seperti nama, alamat, nomor
telepon, kota, dan kode pos.
Pembelian Berisi data-data transaksi pembelian yang terjadi seperti nama
supplier barang yang dibeli, barang yang dibeli, Jumlah, dan
tanggal terjadinya transaksi pembelian.
Jenis Barang Berisi data mengenai jenis barang yang ada di gudang.
Penjualan
Berisi data-data transaksi penjualan yang terjadi seperti nama
pelanggan yang membeli barang, barang yang dibeli oleh
pelanggan , Jumlah, dan tanggal terjadinya transaksi
pembelian.
Hutang
Berisi data-data hutang perusahaan dengan supplier seperti
nama supplier, barang yang dibeli, Jumlah, dan tanggal jatuh
tempo faktur.
98
Piutang
Berisi data-data piutang yang dimiliki perusahaan dengan
pelanggan seperti nama pelanggan, barang yang dibeli
pelanggan, Jumlah, dan tanggal jatuh tempo faktur.
ReturPembelian
Berisi data-data, mengenai retur pembelian yang terjadi,
seperti kode pembelian pada faktur pembelian, nama barang
yang diretur, jumlah, tanggal pembelian sesuai faktur, dan
tanggal terjadinya retur.
ReturPenjualan Berisi data-data, mengenai retur penjualan yang terjadi, seperti
kode penjualan pada faktur penjualan, nama barang yang
diretur, jumlah, tanggal penjualan sesuai faktur, dan tanggal
terjadinya retur.