59
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Riwayat BINA NUSANTARA
3.1.1 Sejarah BINA NUSANTARA
BINA NUSANTARA pada awalnya adalah sebuah lembaga kursus
komputer yang berdiri pada tanggal 21 Oktober 1974 dengan nama Modern
Computer Course (MCC). Pada 1 Juli 1981, MCC mengalami pengembangan
menjadi Computer System Academy (Akademi Teknik Komputer / ATK) yang
menyediakan manajemen informasi dan teknologi informasi. Tiga tahun kemudian
tepatnya pada tanggal 13 Juli 1984. ATK memperoleh status “Terdaftar” dan
namanya berubah menjadi AMIK Jakarta.
Pada 1 Juli 1985, AMIK membuka jurusan komputerisasi akuntansi dan
mulai mempergunakan nama Bina Nusantara sejak 21 September 1985. Semakin
berkembang dan bertumbuhnya kebutuhan akan keahlian di bidang komputer
memberikan motivasi terhadap AMIK Bina Nusantara untuk memperluas
pembangunannya dengan mendirikan STMIK pada 1 Juli 1986.
Pada tanggal 9 November 1987, AMIK BINA NUSANTARA akhirnya
bergabung dengan STMIK BINA NUSANTARA dan membuat program S-1 dan
D-3 yang kemudian menerima akreditasnya pada tanggal 18 Maret 1992. STMIK
60
BINA NUSANTARA membuka program S-2 nya di bidang Manajemen Sistem
Informasi, yang merupakan program S-2 pertama di Indonesia pada tanggal 10
Mei 1993.
Akhirnya pada 8 Agustus 1996, Universitas Bina Nusantara (UBINUS)
berdiri secara sah diakui oleh pemerintah, dan STMIK BINA NUSANTARA
kemudian melebur ke dalam Binus University pada tanggal 20 Desember 1998,
sehingga UBINUS memiliki 5 fakultas, yaitu Ilmu Komputer, Ekonomi, Teknik,
Sastra, serta Matematika dan Statistik.
BINUS UNIVERSITY tentunya hendak memberikan kontribusi yang baik
dalam perkembangannya. Hal ini dibuktikan dengan adanya kerja sama dengan
Universitas Curtin, Australia pada tahun 1997. Sebagai Universitas terbaik di
bidang teknologi informasi, BINUS UNIVERSITY perlu menyediakan berbagai
macam fasilitas bagi mahasiswanya. Misinya untuk menghasilkan lulusan yang
berkualifikasi dan mempunyai kemampuan membawa BINUS UNIVERSIT Y
mendapatkan sertifikat ISO 9001 pada tahun 1997 sekaligus sebagai universitas
pertama di Indonesia yang memperoleh pengakuan mutu Internasional. Sejak
tahun 2001, BINUS UNIIVERSITY mendirikan kampus Joseph Wibowo Center
(JWC) untuk menyelenggarakan program BINUS International (BI), BINUS
Business School (BBS), dan Executive Development Program (EDP).
Tidak hanya itu saja, demi meningkatkan kualitasnya BINUS
UNIVERSITY telah melakukan berbagai macam kerja sama seperti dengan
CISCO, Microsoft, Lotus Departemen Indonesia dan lain-lain. Kerja sama ini
61
membantu BINUS UNIVERSITY dalam menyediakan pengetahuan dan
lingkungan yang didukung dengan teknologi yang canggih. Selain daripada itu,
berbagai hal telah dibangun oleh BINUS UNIVERSITY dalam membantu
pengembangan mahasiswanya seperti BINUS Career yang menyediakan informas i
lowongan kerja yang dibutuhkan oleh mahasiswa dan para lulusan UBINUS untuk
mendapatkan pekerjaan sesuai dengan yang diinginkan, dan BC (Binus Center)
yang membantu para mahasiswa ataupun orang umum menambah ilmu
pengetahuan. Selain itu, masih ada BNLC (Bina Nusantara Language Center)
yang menyediakan kursus bahasa inggris, bahasa mandarin, bahasa korea, bahasa
jepang, sampai dengan bahasa jerman.
Inovasi terbaru dari BINUS UNIVERSITY adalah membuka dua fakultas
baru, yaitu Faculty of Psychology dan Faculty of Communication and Multimedia .
UBINUS mulai menggunakan logo dan penamaan baru yaitu BINUS
UNIVERSITY.
3.1.2 Visi dan Misi BINA NUSANTARA
3.1.2.1 Visi BINA NUSANTARA
BINUS VISION 20/20
‘A World-class Knowledge Institution
... in continous pursuit of innovation and enterprise’
62
3.1.2.2 Misi BINA NUSANTARA
BINUS commits to deliver excellence in education and research
for the global community by:
• Providing a learning experience that encourages and rewards
innovation
• Creating high impact apllied knowledge
• Pursuing a positive contribution to the quality of life
• Contributing to outstanding leadership
• Leading corporate entrepreneurship
3.1.2 BINUSIAN yang Berkualitas
BINUSIAN adalah insan BINUS UNIVERSITY yang mantap dalam
pilihan masa depannya, inovatif dalam bidangnya, dan maju dalam aplikas i
teknologi informasi. Istilah ini ditujukan kepada seluruh mahasiswa, pelajar,
peserta studi dan segenap aktivitas akademik dalam program pendidikan dan
pelatihan yang diselenggarakan oleh BINUS UNIVERSITY untuk membentuk dan
mengembangkan manusia yang handal dan berkualitas dalam komunikasi maya
yang dihubungkan dengan jaringan komunikasi maya yang dihubungkan dengan
jaringan komunikasi berkesinambungan melalui internet.
63
3.2
Stru
ktur
Org
anis
asi B
ina
Nusa
ntar
a
Gam
bar 3
.1 S
truk
tur
Org
anisa
si B
ina N
usan
tara
64
3.3 S truktur organisasi Talent Management
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Talent Management
3.4 Analisa Sistem Berjalan
3.4.1 Rich Picture
65
Gam
bar 3
.3 R
ich
Pict
ure
66
Sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) yang terintegrasi
dengan sistem SAP pada Bina Nusantara melingkupi lima modul utama, yaitu :
Organizational management (OM), Personnel Management, Personnal
Development, Time Management, Payroll.
• Absensi
Pada saat karyawan hendak melakukan absen baik absen masuk
maupun absen pulang, ia dapat mengaksesnya melalui menu home pada
HRIS ataupun menu absence yang tersedia di sebelah kanan tampilan HRIS
kemudian jam masuk ataupun jam pulang tersebut akan tercatat dalam SQL.
• Pengajuan cuti
Pada saat karyawan hendak mengajukan izin cuti maka karyawan
tersebut harus melewati serangkaian p rosedur proses yang telah ditetapkan.
Proses itu meliputi, karyawan yang hendak mengambil cuti dapat terlebih
dahulu mengakses HRIS untuk mengajukan cuti secara online dan sistem
akan langsung memeriksa batas izin cuti yang tersedia apakah masih
memungkinkan atau tidak, jika tidak maka izin cuti akan langsung ditolak
namun jika masih memungkinkan maka karyawan akan melalui proses
berikutnya yaitu pengecekan tenggat waktu sebelum cuti.
Pengajuan izin cuti memerlukan sebuah persetujuan dari approver
berwenang yang bersangkutan. Jadi setelah izin cuti didaftarkan di sistem,
data izin tersebut akan langsung masuk ke SQL dengan status pending dan
menunggu persetujuan dari approver. Setelah tersimpan dalam SQL, sistem
akan menyampaikan izin tersebut kepada approver, apabila approver telah
67
menyetujuinya maka sistem akan secara otomatis memperbaharu i status izin
di SQL tersebut.
Namun, apabila cuti d iajukan kurang dar i seminggu sebelum hari yang
bersangkutan maka izin cuti tersebut memerlukan dua buah persetujuan dari
approver yang berwenang. Maka setelah mendapat persetujuan dari
approver, sistem akan mengirim izin cuti tersebut kepada approver kedua.
Setelah approver kedua menyetujuinya, sistem pun akan secara otomatis
memperbaharui status izin dan sistem melakukan update terhadap batas cuti
karyawan serta mencatat histori pengambilan cuti karyawan tersebut.
• Pengajuan lembur
Pada saat karyawan hendak merencanakan untuk mengambil lembur
maka ia pun dapat mengakses HRIS terlebih dahulu untuk mendaftarakan
izin lemburnya secara online. Setelah itu, sistem akan mencatat izin lembur
tersebut ke dalam SQL Server, baik izin lembur yang diambil sepanjang
kurang dari sepuluh jam lebih maka karyawan membutuhkan pesetujuan
dari bagian Talent Management ataupun approver, namun jika izin lembur
yang hendak diambil ternyata lebih dari sepuluh jam maka karyawan pun
membutuhkan tiga buah persetujuan dari bagian Talent Management,
approver pertama dan kedua. Dengan demikian maka sistem akan
mengirimkan izin lembur tersebut kepada approver yang terlebih dahulu
akan memeriksa histori lembur dari karyawan tersebut dan
mempertimbangkan kepentingan dari lembur yang hendak diambil apakah
butuh atau tidak sebelum akhirnya memutuskan. Apabila izin lembur
tersebut tidak disetujui maka karyawan tidak diperkenankan untuk
68
menjalankan lemburnya namun jika izin lembur tersebut telah disetujui oleh
bagian Talent management ataupun approver maka sistem akan
memperbaharui status izin lembur karyawan itu dan karyawan berhak untuk
menjalankan lemburnya, sistem secara otomatis akan langsung mencatat
data lembur tersebut ke dalam histori lembur dari karyawan yang
bersangkutan.
• Pengajuan profile update
Pada saat karyawan hendak melakukan profile update terhadap data
karyawan tersebut maka ia juga dapat melakukannya dengan terlebih dahulu
mengakses HRIS untuk kemudian mengajukan izin perubahan data p rofil
tersebut secara online. Setelah itu, sistem pun akan mendata izin ke dalam
SQL Server dan karena pengajuan izin perubahan data ini tentunya harus
dengan sepengetahuan dari seorang approver berwenang yang juga perlu
memastikan dan menjaga keakuratan data-data karyawan yang ada dengan
mempertimbangkan apakah perubahan tersebut dibutuhkan atau tidak maka
sistem pun akan memberitahu kepada approver yang berwenang tersebut
untuk meminta persetujuannya, kemudian approval selanjutnya diberikan
oleh bagian Talent Management. Jika izin perubahan data p rofil telah
disetujui maka sistem akan memperbaharui status izin profile update
tersebut dan karyawan bersangkutan diperkenankan untuk melakukan
profile update yang akan secara otomatis pula tercatat dalam histori
karyawan tersebut.
Data transaksi–transaksi yang telah tersimpan di SQL dan sudah
disetujui tadi nantinya akan dikonversi ke textfile pada pukul 2 dini hari
69
setiap harinya untuk kemudian dikonversikan ke SAP. Setelah pembaharuan
data pada SAP selesai maka data baru tersebut akan kembali dikonversikan
ke textfile untuk kemudian memperbaharui data di SQL Server. Sehingga
dalam hal ini SQL Server bisa dianggap berperan sebagai penyimpanan data
sementara sebelum akhirnya dikonversikan ke dalam SAP.
3.5 Pemetaan Fungsi Back End Pada Sistem yang Sedang Berjalan
3.5.1 Class Diagram
70
Gambar 3.4 Class Diagra m
71
3.5.2 Use Case
Gambar 3.5 Use Case Diagram
72
3.5.3 User Interface
• Personal Profile
Gambar 3.6 User Interface Personal Profile
• Family Profile
Gambar 3.7 User Interface Family Profile
73
• Emergency Contact
Gambar 3.8 User Interface Emergency Profile
• Education Profile
Gambar 3.9 User Interface Education Profile
74
• Profile NPWP
Gambar 3.10 User Interface NPWP Profile
• Persetujuan Pengubahan Profil Personal
Gambar 3.11 User Interface Profile Change Approval
75
• Menampilkan Jam Kerja
Gambar 3.12 User Interface Menampilkan Jam Kerja
76
• Melakukan Absen
Gambar 3.13 User Interface Melakukan Absen
• Menampilkan Kehadiran Harian
77
Gambar 3.14 User Interface Menampilkan Kehadiran Harian
• Menampilkan status kehadiran
78
Gambar 3.15 User Interface Menampilkan Status Kehadiran
• Rekapitulasi Kehadiran
Gambar 3.16 User Interface Rekapitulasi Kehadiran
79
• Membuat Laporan Kehadiran
Gambar 3.17 User Interface Membuat Laporan Kehadiran
• Mengajukan Permohonan Cuti
Gambar 3.18 User Interface Mengajukan Permohonan Cuti
80
• Menyetujui Cuti Karyawan
Gambar 3.19 User Interface Menyetujui Cuti Karyawan
• Membuat Laporan Cuti
Gambar 3.20 User Interface Membuat Laporan Cuti
81
• Mengajukan Permohonan Lembur
Gambar 3.21 User Interface Mengajukan Permohonan Lembur
• Menyetujui Permohonan Lembur
Gambar 3.22 User Interface Menyetujui Permohonan Lembur
82
• Membuat Laporan Lembur
Gambar 3.23 User interface Membuat Laporan Lembur
83
3.5.4 Sequence Diagram
• Personal Profile
Gambar 3.24 Sequence Personal Profile
84
• Familly Profile
karyawan
window family profile
gr id family profile
get_marital_status_nama_tmp&tgl_lahir_anak1_anak2_anak3()
marital status
nama_tmp&tgl_lahir_anak1_anak2_anak3
get_nama_tmp_tgl_lahir_pendidikan_pekerjaan_status_pajak_ayah&ibu()
nama_tmp_tgl_lahir_pendidikan_pekerjaan_status_pajak_ayah&ibu
klik request to change
entry data baru
klik submit
add_new_updates()
TempFamilyProfile
<<create>>
<<create>>
Gambar 3.25 Sequence Family Profile
85
• Emergency Contact
karyawan
window emergency contact
Emergency contact
*get_nama_alamat_city_postal_code_telp_hp_email_relationship()
nama_alamat_city_postal_code_telp_hp_email_relationship
klik request to change
entry data baru
klik submit
TempEmergencyContact
add_new_updates()
<<create>>
Gambar 3.26 Sequence Emergency Contact
86
• Education Profile
Gambar 3.27 Sequence Education Profile
87
• NPWP Profile
Gambar 3.28 Sequence NPWP Profile
88
• Membuat Laporan Kehadiran
Gambar 3.29 Sequence Membuat Laporan Kehadiran
89
• Mengajukan Permohonan Cuti
Gambar 3.30 Sequence Mengajukan Permohonan Cuti
90
• Menyetujui Cuti Karyawan
Gambar 3.31 Sequence Menyetujui Cuti Karyawan
91
• Membuat Laporan Cuti
Gambar 3.32 Sequence Membuat Laporan Cuti
92
• Mengajukan Permohonan Lembur
Gambar 3.33 Sequence Mengajukan Permohonan Lembur
93
• Menyetujui Lembur
Gambar 3.34 Sequence Menyetujui Lembur
94
• Membuat Laporan Lembur
Gambar 3.35 Sequence Membuat Laporan Lembur
95
• Menyetujui Profile
Gambar 3.36 Sequence Menyetujui Profile
96
• Menampilkan Kehadiran Harian
Gambar 3.37 Sequence Menampilkan Kehadiran Harian
97
• Melakukan absen
karyawan
window_my-attendance_detail
generate_current_date&time
data_pribadi_pegawai
get_Name()
Nama
klik_absen_masuk
klik_absen_keluar
to tal_of_working_hour
generate_binusian_id()
get_business_area()
struktur organisasi
business area
Absensi
save_jam_masuk()
save_jam_pulang_&_tota l_jam()
<<create>>
Gambar 3.38 Sequence Melakukan Absen
98
• Menampilkan jam kerja
Gambar 3.39 Sequence Menampilkan Jam Kerja
99
• Menampilkan status kehadiran
Gambar 3.40 Sequence Menampilkan Status Kehadiran
100
• Rekapitulasi kehadiran
Gambar 3.41 Sequence Rekapitulasi Kehadiran
101
3.5.5 Service Candidates
Dari hasil analisa system yang sedang berjalan pada HRIS, maka dibuat
service candidates yang dianalisa berdasarkan class diagram, use case dan
sequence diagram, antara lain :
Gambar 3.42 Service Get Master Approver
Gambar 3.43 Service Create Temp Personal Profile
102
Get Personal Profile
CheckBinusianIDGetStatusofresidenceGetTelephoneGetAddressGetSubDistrictGetDistric tGetPostalCodeGetHandphone1GetHandphone2GetEmail1GetEmail2GetHeightGetWeightGetCitizenIDGetExpiredCitizenIDDateGetPassportNumberGetExpiredPassportDateGetDrivingLicenseNumberGetExpiredDrivingLicenseDate
Gambar 3.44 Service Get Personal Profile
Gambar 3.45 Service Create Temp Family Profile
103
Gambar 3.46 Service Get Family Profile
Gambar 3.47 Service Create Temp Emergency Contact
104
Gambar 3.48 Service Get Emergency Contact
Gambar 3.49 Service Get education Profile
105
Gambar 3.50 Service Create Temp Education
Gambar 3.51 Service NPWP Profile
106
Gambar 3.52 Service Get Temp Personal Profile
Update Personal Profile
UpdateBinusianIDUpdateNameUpdateNIPUpdateApproverNameUpdateApproverPositionUpdateDivisionNameUpdateOldDataUpdateTemporaryData
Gambar 3.53 Service Update Personal Profile
107
Gambar 3.54 Service Get work Schedule
Get Organization Structure
CheckBinusianIDGetBinusianIDGetNameGetBusinessAreaGetDivisionGetDepartmentGetSection
Gambar 3.55 Service Get Organization Structure
108
Gambar 3.56 Service Insert Absence Data
Gambar 3.57 Service Attendance Recapitulation
109
Get Organization Structure
CheckBinusianIDGetBinusianIDGetNameGetBusinessAreaGetDivisionGetDepartmentGetSection
Gambar 3.58 Service Get Organization Structure
Gambar 3.59 Service Get Attendance Summary
110
Gambar 3.60 Service User Interface Create Leave Request
Gambar 3.61 Service Get Leave Quota
111
Gambar 3.62 Service Insert Leave Approval Data
Gambar 3.63 Service Get Leave Request Data
112
Gambar 3.64 Service Update Leave Quota
Get Leave Summary Data
CheckBinusianIDGetNameGetDepartementGetLeaveTypeGetLeaveStartDateGetLeaveEndDateGetReasonGetLeaveTotalofDays
Gambar 3.65 Service Get Leave Summary
113
Gambar 3.66 Servi ce Get Overtime request Data
Gambar 3.67 Service Get Overtime Request History
114
Gambar 3.68 Service Create Overtime Request Data
Gambar 3.69 Service Overtime Approval
115
Get Overtime Request Data
CheckBinusianIDGetNIPGetWSRuleCodeGetPWSCodeGe DWSCodeGetDWSTextGetRequestHistory
Gambar 3.70 Service Get Overtime request Data
Gambar 3.71 Service Get Overtime Summary Data
116
Gambar 3.72 Service Get Request History
Get Daily Attendance Data
GetNamaGetBinusianIDGetNIPGetClockInTimeGetClockOutTimeCheckBinusianIDCheckRequestDateCalculateWorkHourtotal
Gambar 3.73 Service Get Daily Attendnace Data
117
Gambar 3.74 Service Get Absence Status
118
3.3 Identifikasi Kebutuhan
3.3.5 Hasil Wawancara
1. Apa tugas dan wewenang yang dimiliki oleh TM?
TM (Talent Management) memiliki tugas dan tanggung jawab untuk
menjalankan program yang berhubungan dengan sumber daya manusia
pada lingkungan Bina Nusantara. Direktorat TM berupaya untuk
memberikan layanan terbaik bagi seluruh karyawan Bina Nusantara. TM
juga mengembangkan sumber daya manusia dan organisasi berbasis pada
visi dan misi yang hendak dicapai Bina Nusantara. Di samping itu, untuk
pengembangan internal selalu melakukan evaluasi dengan organisasi lain
yang memiliki praktik terbaik dalam pengembangan sumber daya manusia.
Direktorat TM memiliki enam departemen, di antaranya :
a. Recruitment & Staffing Department
Bertanggung jawab untuk merekrut dan menempatkan sumber daya
manusia berdasarkan kompetensi Bina Nusantara.
b. Employee Communication Department
Mengatur masalah sumber daya manusia, mensosialisasikan peraturan dan
kebijakan serta menyelenggarakan program dan acara untuk seluruh
karyawan Bina Nusantara.
c. Compensation and Benefit Department
119
Bertanggung jawab dalam hal pemberian kompensasi dan tunjangan bagi
seluruh karyawan Bina Nusantara dan sanak keluarganya.
d. Performance and Career Management Department
Departemen ini menciptakan dan menggerakkan sistem penilaian kerja,
pengembangan organisasi dan jenjang karir untuk seluruh karyawan.
e. Learning & Development Department
Bertanggung jawab untuk membuat program yang berhubungan dengan
sumber daya manusia Bina Nusantara.
f. Relationship Management Department
Membantu kepala unit bisnis untuk memberikan solusi dan menyesuaikan
program / kebijakan dari departemen TM yang lain juga menyesuaikan
program yang cocok bagi karyawan Bina Nusantara yang ditempatkan pada
Bina Nusantara School Simprug dan Serpong.
2. Sistem informasi apa yang digunakan untuk mendukung pengelolaan SDM
Bina Nusantara?
Dalam pengelolaan SDM, Bina Nusantara saat ini memiliki sistem HRIS
(Human Resource Information System). HRIS ini dibangun berlandaskan
.NET framework dengan konteks web-based sehingga dapat diakses oleh
seluruh karyawan Bina Nusantara melalui jaringan intranet.
120
3. Fungsi-fungsi apa saja yang didukung oleh sistem HRIS tersebut?
Beberapa fungsi pada sistem ini meliputi absensi, pengajuan cuti, lembur, dan
pengubahan data pribadi para karyawan yang dapat diakses secara online
sehingga dapat digunakan oleh seluruh karyawan dari tempat mereka bekerja.
4. Menurut anda apa saja masalah yang dihadapi dalam sistem yang sedang
berjalan saat ini?
Bina Nusantara telah mengimplementasikan sistem SAP modul HR (Human
Resource) untuk mendukung pengelolaan sumber daya manusianya, namun
sistem HRIS ini belum terintegrasi dengan sistem SAP, sehingga kami
membutuhkan suatu penghubung untuk kedua sistem tersebut. Proses yang
telah berjalan selama ini yaitu, HRIS menyimpan datanya sementara ke dalam
SQL Server sebelum nantinya akan dikonversikan ke dalam textfile untuk
kemudian dibaca oleh SAP guna melakukan pengubahan data yang berada
dalam database SAP tersebut. Selama ini proses pengkonversian data SQL ke
textfile dilakukan secara rutin setiap pukul 02.00 WIB karena proses ini diatur
untuk berjalan otomatis tanpa pengawasan dari staf yang terkait maka
permasalahan akan muncul jika sewaktu – waktu jaringan bermasalah dan
secara kebetulan listrik padam sehingga pengkonversian data textfile ke SAP
akan terganggu sedangkan data yang ada si SQL Server kemungkinan besar
121
telah terhapus sehingga sangat beresiko menimbulkan kekacauan pengubahan
data pada SAP.
5. Apa pengaruh dari masalah tersebut terhadap sistem?
Masalah tersebut di atas tentunya mengakibatkan kehilangan data transaksi–
transaksi yang telah dilakukan pada hari yang bersangkutan, dengan demikian
pemrosesan data-data yang berkaitan dengan pengelolaan sumber daya
manusia ini dirasakan masih belum efisien dan efektif karena dapat
mengakibatkan pengulangan data entry yang sebelumnya telah dilakukan.
6. Dalam sistem SAP modul-modul apa saja yang diimplementasikan? Sudah
berlangsung berapa lama?
Secara garis besar, modul umum yang telah diimplementasikan adalah modul
HR (Human Resource) yang meliputi : OM (Organizational Management),
Personnel Management, Personnel Development, Time Management, dan
Payroll. Terrmasuk di dalamnya juga telah dijalankan beberapa fungsi yang
didukung oleh SAP HR seperti di antaranya, absensi, permohonan izin cuti,
lembur dan pengubahan data pribadi.
7. Menurut anda apa yang saat ini dibutuhkan bagi Bina Nusantara dalam
mengembangkan sistem yang ada?
122
Berdasarkan masalah yang potensial terjadi di atas maka diperlukan suatu
solusi pengembangan sistem berupa penghubung yang terintegrasi dengan
SAP sehingga memungkinkan perubahan data yang real time dari HRIS yang
berjalan dengan sistem SAP.
3.3.6 Simpulan Kebutuhan
Saat ini sistem yang digunakan oleh Bina Nusantara untuk mendukung
kinerja para karyawannya adalah menggunakan HRIS (Human Resource
Information System). Dengan sistem ini para karyawan dapat melakukan absensi,
mengajukan cuti, lembur maupun pengaksesan data personal dengan mudah.
Namun sistem HRIS ini belum terintegrasi dengan sistem SAP, sehingga
memungkinkan perolehan data yang tidak real time serta adanya kehilangan data.
Contohnya data yang disimpan dalam database (SQL) ditampung sementara pada
text file dan kemudian pada jam yang telah ditentukan akan dipindahkan ke SAP,
namun dalam proses pemindahan data ini ada kemungkinan kehilangan data, salah
satunya jika terjadi masalah pada jaringan ataupun adanya pemadaman listrik,
karena pada proses ini data dalam database (SQL) akan terhapus secara otomatis.
3.4 Usulan Pemenuhan Kebutuhan
Melihat masalah yang ada dalam sistem HRIS Bina Nusantara, kami mengusulkan
beberapa perngembangan pada sistem tersebut. Usulan yang kami buat yaitu
123
mengintegrasikan sistem HRIS dengan sistem SAP dengan arsitektur SOA yang berbasis
web service sehingga data yang dibutuhkan dapat diakses dengan cepat dan
memudahkan dalam pengembangan sistem selanjutnya karena services yang dibangun
bersifat reusable.
Adapun strategi yang akan dikembangkan untuk membangun service berdasarkan
konsep SOA yaitu strategi bottom – up dengan langkah-langkah sebagai berikut :
Langkah 1: Menggambarkan service aplikasi yang dibutuhkan
Melihat dari user interface HRIS Bina Nusantara yang sesuai dengan proses bisnis
saat ini, maka dapat ditentukan service candidates untuk selanjutnya dievaluas i
menjadi service. Proses penentuan service candidates ini dapat merujuk kepada
atribut dari masing-masing user interface HRIS Bina Nusanatara.
Langkah 2 : Rancang service aplikasi yang dibutuhkan
Service candidates yang telah ditentukan pada langkah 1 kemudian akan
dicocokan dengan user interface HRIS Bina Nusantara yang baru diusulkan dan
dilihat apakah service candidates tersebut masih relevan. Apabila dibutuhkan,
service candidates tadi dapat direvisi ataupun dikembangkan
Langkah 3 : Membangun service aplikasi yang dibutuhkan
Setelah service selesai dirancang, proses selanjutnya akan melibatkan
penerjemahan ke dalam bahasa pemrograman (coding) dengan menggunakan
ASP.Net .
124
Langkah 4 : Uji coba service
Setelah proses pemrograman selesai dilakukan maka tahap berikutnya melingkupi
proses testing atas service yang telah dibangun. Kemudian akan diperiksa apakah
service tersebut berfungsi sesuai kebutuhan user, jika masih terdapat kekeliruan
maka service yang telah dibangun tersebut harus direvisi kembali hingga sesuai
dengan apa yang dibutuhkan.
Langkah 5 : Menjalankan service
Apabila service telah lolos uji coba pada tahap 4 maka service tersebut akan
dijalankan pada platform HRIS Bina Nusantara yang baru dengan memberikan
paramater guna menampilkan output yang diinginkan.