49
BAB 3
SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Sejarah PT. Buana Teknik Mandiri
PT. Buana Teknik Mandiri yang berlokasi di Jalan Duri Raya no.9 Jakarta
Barat ini adalah perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan alat-alat yang
berkaitan dengan Gas LPG (Liquified Petroleum Gas). PT. Buana Teknik Mandiri
didirikan pada tanggal 8 Januari 2008, dengan nomor Surat Izin Usaha
Perdagangan 00861/1.824.271.
PT. Buana Teknik Mandiri merupakan perusahaan yang didirikan oleh
Muliawan Jahja selaku Direktur Utama dan dibantu oleh Siska Jahja selaku
Direktur serta Erik Rizal Jahja selaku General Manager.
PT. Buana Teknik Mandiri merupakan satu-satunya perusahaan distributor
untuk produk – produk yang bermerk Fisher yang ada di Indonesia sehingga
konsumennya berasal dari seluruh wilayah di Indonesia. Produk – produk yang
ditawarkan, antara lain: regulator, katup gas, meteran tekanan, dll. Supplier dari
PT. Buana Teknik Mandiri berasal dari mancanegara contohnya seperti
perusahaan Emerson USA. Dalam memasarkan barang dagangannya, PT. Buana
Teknik Mandiri menjual produk – produknya ke pabrik – pabrik, mall, dan juga
kontraktor. Kelebihan dari PT. Buana Teknik Mandiri adalah kualitas produk –
produk yang ditawarkan merupakan kualitas terbaik dan telah dipercaya oleh
beberapa konsumennya.
50
Dalam menjalankan aktivitas usahanya, PT. Buana Teknik Mandiri ini
memiliki sumber daya manusia yang ahli di bidangnya masing-masing sehingga
kinerjanya tidak perlu diragukan lagi. Seperti perusahaan – perusahaan pada
umumnya, PT. Buana Teknik Mandiri juga memiliki tujuan yaitu untuk
mempermudah konsumen dalam memenuhi kebutuhannya akan alat-alat yang
berkaitan dengan Gas LPG.
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan dan Uraian Tugas
Pengorganisasian merupakan penyusunan struktur organisasi, di mana
mencakup pengaturan susunan kerja dan tanggung jawab serta nama-nama unit
kerja dalam perusahaan. Struktur organisasi merupakan alat untuk mencapai
tujuan perusahaan, di mana melalui struktur organisasi akan tercipta suatu kerja
sama yang efektif antarbagian organisasi dalam mencapai tujuan perusahaan dan
terdapat batas yang jelas antara wewenang dan tanggung jawab pada setiap
kegiatan yang dilakukan perusahaan.
51
DIREKTUR UTAMA
DIREKTUR
GENERAL MANAGER
PURCHASING / GUDANG
FINANCE / KASIR
KEPALA BAGIAN TEKNIK
KEPALA BAGIAN
PENJUALAN
ACCOUNTING & TAX
PENGIRIMAN KARYAWAN UMUM COLLECTOR
STRUKTUR ORGANISASI PT. BUANA TEKNIK MANDIRI
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
(Sumber : Struktur Organisasi PT. Buana Teknik Mandiri)
52
Uraian Tugas :
Direktur Utama
1. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan yang ada dalam perusahaan
2. Menentukan visi dan misi perusahaan
3. Menyusun rencana kegiatan perusahaan dalam rencana jangka panjang dan jangka
pendek
Direktur
1. Memimpin perusahaan secara keseluruhan, mengurus kekayaan perusahaan dan
mewakili perusahaan , baik di dalam maupun di luar perusahaan
2. Merencanakan, membina, mengkoordinasi dan mengawasi keseluruhan kegiatan
sesuai dengan yang ditetapkan dalam rencana kerja serta kebijakan pokok yang
ditetapkan
3. Menetapkan kebijakan umum sehubungan dengan data yang diajukan masing –
masing bagian
4. Membuat perjanjian dengan perusahaan lain, pihak pelanggan maupun pihak bank
atas nama perusahaan
5. Menjalankan visi dan misi perusahaan
6. Bertanggung jawab kepada direktur utama
7. Mengotorisasi dokumen perusahaan
53
General Manager
1. Mengecek pekerjaan proyek yang sedang dikerjakan oleh perusahaan
2. Dipercaya untuk mengambil alih wewenang dan mewakili Direktur jika Direktur
berhalangan hadir
3. Bertanggung jawab kepada Direktur
4. Memeriksa seluruh laporan yang ada pada perusahaan
Kepala Bagian Penjualan
1. Menerima Purchase Order
2. Membuat Surat Penawaran Harga
3. Bertanggung jawab kepada General Manager
4. Membuat Permintaan Pengeluaran Barang dan Faktur
Kepala Bagian Teknik
1. Mengatur pemasangan alat – alat
2. Memperbaiki alat – alat yang rusak
3. Bertanggung jawab kepada General Manager
Purchasing / Gudang
1. Membuat stock opname
2. Mengatur pengeluaran dan pemasukan barang
3. Bertanggung jawab kepada General Manager
4. Membuat Surat Jalan dan Laporan Pengeluaran Barang
54
Kasir / Bagian Keuangan
1. Menerima pembayaran dari pelanggan
2. Membuat giro
3. Melakukan pembayaran kepada supplier
4. Memegang uang kas dan menyimpan giro serta cek perusahaan
Accounting & Tax
1. Membuat Jurnal
2. Membuat Rekapan Faktur Pajak Standar
3. Melaporkan hasil laporan ke General Manager
4. Bertanggung jawab kepada General Manager
55
3.3 Tata Laksana Sistem Berjalan
3.3.1 Tata Laksana Penjualan Tunai
Pada PT. Buana Teknik Mandiri, proses penjualan dimulai ketika
pelanggan menghubungi PT. Buana Teknik Mandiri, pada saat itu
pelanggan akan dilayani oleh Bagian Penjualan, kemudian pelanggan
mulai menanyakan tentang produk yang akan dibeli, lalu Bagian Penjualan
akan membuat Surat Penawaran Harga (SPH) dan dikirim ke pelanggan
melalui fax atau email.
Setelah pelanggan setuju, pelanggan akan membuat Purchase
Order (PO) yang akan dikirim ke Bagian Penjualan, lalu Bagian Penjualan
akan membuat Permintaan Pengeluaran Barang (PPB) yang kemudian
diberikan ke Bagian Gudang. Bagian Gudang membuat Surat Jalan (SJ) 4
rangkap.
Sementara itu Bagian Penjualan membuat Faktur 4 rangkap. Pada
saat membuat Faktur, perusahaan memberikan diskon berdasarkan jenis
pelanggan. Untuk pelanggan distributor, perusahaan memberikan diskon
sebesar 50 %. Untuk pelanggan agen, perusahaan memberikan diskon
sebesar 25 % dan untuk pelanggan perorangan, perusahaan memberikan
diskon sebesar 0 %.
Bagian Gudang menghubungi Bagian Pengiriman & Teknik untuk
mengirim barang ke pelanggan dengan membawa Faktur 4 rangkap dan SJ
4 rangkap, serta fotocopy PO.
56
Setelah barang diterima oleh pelanggan, pelanggan akan
menandatangani Faktur dan SJ. Faktur rangkap 1 dan 2 yang sudah
ditandatangani diberikan untuk pelanggan, sedangkan Faktur rangkap 3
yang telah ditandatangani diberikan untuk Bagian Penjualan dan Faktur
rangkap 4 yang telah ditandatangani diberikan kepada Bagian Accounting.
SJ rangkap 1 dan 2 yang sudah ditandatangani diberikan untuk pelanggan,
sedangkan SJ rangkap 3 yang telah ditandatangani akan diberikan ke
Bagian Penjualan dan SJ rangkap 4 yang telah ditandatangani akan
diberikan ke Bagian Gudang.
Pada saat pengantaran barang, pelanggan dapat membayar dengan
menggunakan uang tunai (cash), cek, ataupun giro. Setelah menerima
pembayaran, Bagian Keuangan akan menghubungi Bagian Accounting
untuk membuat Jurnal dan Rekapan Faktur Pajak Standar untuk
dilaporkan ke General Manager.
3.3.2 Tata Laksana Penjualan Kredit
Proses penjualan kredit pada PT. Buana Teknik Mandiri dimulai
ketika pelanggan menghubungi PT. Buana Teknik Mandiri, pada saat itu
pelanggan akan dilayani oleh Bagian Penjualan, kemudian pelanggan
mulai menanyakan tentang produk yang akan dibeli. Lalu Bagian
Penjualan akan membuat Surat Penawaran Harga (SPH) dan dikirim ke
pelanggan melalui fax atau email.
57
Setelah pelanggan menyutujui harga yang ditawarkan, pelanggan
akan membuat Purchase Order (PO) yang akan dikirim ke Bagian
Penjualan, lalu Bagian Penjualan akan membuat Permintaan Pengeluaran
Barang (PPB) yang kemudian diberikan kepada Bagian Gudang. Setelah
Bagian Gudang menerima PPB tersebut maka Bagian Gudang segera
menyiapkan barang, setelah barang siap Bagian Gudang mengeluarkan
Surat Jalan (SJ) 4 rangkap.
Pada saat pengiriman barang, Bagian Gudang akan menitipkan SJ
4 rangkap kepada Bagian Pengiriman & Teknik untuk diberikan kepada
pelanggan pada saat mengirim barang pesanannya. Kemudian pelanggan
menandatangani SJ 4 rangkap, dan pelanggan menerima SJ rangkap 2
yang telah ditandatangani. Lalu SJ rangkap 1 dan 3 yang telah
ditandatangani diberikan kepada Bagian Penjualan sedangkan SJ rangkap
4 yang telah ditandatangani diberikan kepada Bagian Gudang untuk
diarsip.
Bagian Penjualan akan membuat Faktur 4 rangkap. Pada saat
membuat Faktur, perusahaan memberikan diskon berdasarkan jenis
pelanggan. Untuk pelanggan distributor, perusahaan memberikan diskon
sebesar 50 %. Untuk pelanggan agen, perusahaan memberikan diskon
sebesar 25 % dan untuk pelanggan perorangan, perusahaan memberikan
diskon sebesar 0 %.
Lalu pada saat jatuh tempo, maka Bagian Penjualan akan
memberikan Faktur 4 rangkap dan SJ rangkap 1 yang telah ditandatangani,
58
serta fotocopy dari PO kepada Bagian Penagihan untuk diberikan ke
pelanggan. Kemudian pelanggan membayar seluruh tagihannya dan
menandatangani Faktur 4 rangkap, lalu pelanggan menerima Faktur
rangkap 1 dan 2 beserta SJ rangkap 1 yang telah ditandatangani. Faktur
rangkap 3 yang telah ditandatangani akan diberikan kepada Bagian
Penjualan dan faktur rangkap 4 yang telah ditandatangani akan diberikan
kepada Bagian Accounting.
Setelah menerima pembayaran, Bagian Accounting akan membuat
Jurnal dan Rekapan Faktur Pajak Standar untuk dilaporkan kepada
General Manager.
59
3.3.3 Event Table
Event Table PT. Buana Teknik Mandiri
Prosedur Penjualan Tunai
Tabel 3.1 Event Table Penjualan Tunai
Event Internal Agent Start When Activities in the Event
Memberikan
Penawaran Harga
Bagian Penjualan Pelanggan
menghubungi PT.
Buana Teknik
Mandiri
Pelanggan datang,
Membuat Surat
Penawaran Harga (SPH),
Mengirim SPH via fax
atau email
Melakukan
Penjualan
Bagian Penjualan Menerima Purchase
Order (PO) dari
Pelanggan
Menerima PO, Membuat
Permintaan Penerimaan
Barang (PPB), Membuat
Faktur 4 rangkap
Menyiapkan
Barang
Bagian Gudang Menerima PPB dari
Bagian Penjualan
Menerima PPB,
Menyiapkan barang,
Mengupdate persediaan
barang, Membuat Surat
Jalan (SJ) 4 rangkap
Mengirim Barang Bagian Pengiriman
& Teknik
Menerima barang
dari Bagian Gudang
Mengirim barang ke
pelanggan, Menerima
Faktur 4 rangkap, SJ 4
rangkap & fotocopy PO
60
Menerima
Pembayaran
Bagian Keuangan Menerima
pembayaran
Menerima pembayaran,
Menerima SJ (ttd)
rangkap 3 dan 4,
Memberikan konfirmasi
ke Bagian Accounting
Membuat Laporan Bagian Accounting Setiap akhir bulan Membuat Jurnal,
Membuat Rekapan
Faktur Pajak Standar,
Menyerahkan laporan
kepada General Manager
61
Event Table PT. Buana Teknik Mandiri
Prosedur Penjualan Kredit
Tabel 3.2 Event Table Penjualan Kredit
Event Internal Agent Start When Activities in the Event
Memberikan
Penawaran
Harga
Bagian Penjualan Pelanggan
menghubungi PT.
Buana Teknik
Mandiri
Pelanggan datang,
Membuat Surat Penawaran
Harga (SPH), Mengirim
SPH via fax atau email
Melakukan
Penjualan
Bagian Penjualan Menerima Purchase
Order (PO) dari
Pelanggan
Menerima PO, Membuat
Permintaan Pengeluaran
Barang (PPB)
Menyiapkan
Barang
Bagian Gudang Menerima PPB dari
Bagian Penjualan
Menerima PPB,
Menyiapkan barang,
Mengupdate persediaan
barang, Membuat Surat
Jalan (SJ) 4 rangkap
Mengirim
Barang
Bagian Pengiriman
& Teknik
Menerima barang
dari Bagian Gudang
Mengirim barang ke
pelanggan, Menerima SJ 4
rangkap, fotocopy PO, dan
Tanda Terima dari
pelanggan
Membuat Faktur Bagian Penjualan Menerima Tanda
Terima dari
Membuat Faktur 4 rangkap
62
pelanggan
Melakukan
Penagihan
Bagian Penagihan Saat jatuh tempo Mendatangi pelanggan,
Memberikan Faktur (ttd)
rangkap 1 dan SJ (ttd)
rangkap 1 kepada
pelanggan
Menerima
Pembayaran
Bagian Keuangan Menerima
pembayaran
Menerima pembayaran,
Menerima SJ (ttd) rangkap
3 dan 4, Memberikan
konfirmasi ke Bagian
Accounting
Membuat
Laporan
Bagian Accounting Setiap akhir bulan Membuat Jurnal, Membuat
Rekapan Faktur Pajak
Standar, Menyerahkan
laporan kepada General
Manager
63
3.3.4 Overview Activity Diagram
Overview Activity Diagram Penjualan Tunai
Gambar 3.2 Overview Activity Diagram Penjualan Tunai
64
Overview Activity Diagram Penjualan Kredit
Gambar 3.3 Overview Activity Diagram Penjualan Kredit
65
3.3.5 Workflow Table
Workflow Table Penjualan Tunai
Tabel 3.3 Workflow Table Penjualan Tunai
Pelanggan
Bagian Penjualan
Pelanggan
Memberikan Penawaran Harga
1. Melakukan pemesanan
2. Menerima pesanan langsung atau melalui telepon
3. Membuat Surat Penawaran Harga (SPH)
4. Memberikan SPH kepada pelanggan
5. Menerima SPH dari Bagian Penjualan
Pelanggan
Bagian Penjualan
Melakukan Penjualan
6. Membuat Purchase Order (PO)
7. Mengirimkan PO melalui fax atau email
8. Menerima PO dari pelanggan
9. Mencatat pesanan pelanggan
10. Membuat Permintaan Pengeluaran Barang (PPB)
11. Memberikan PPB ke Bagian Gudang
Bagian Gudang
Menyiapkan Barang
12. Menerima PPB dari Bagian Penjualan
13. Mempersiapkan barang berdasarkan PPB
14. Mengupdate persediaan barang
15. Membuat Surat Jalan (SJ) 4 rangkap
16. Menyerahkan barang ke Bagian Pengiriman & Teknik
17. Menyerahkan SJ 4 rangkap ke Bagian Penjualan
66
Bagian Penjualan
Membuat Faktur
18. Menerima SJ 4 rangkap dari Bagian Gudang
19. Mencocokkan PO dengan SJ
20. Membuat Faktur 4 rangkap berdasarkan PO dari pelanggan
21. Memberikan Faktur 4 rangkap ke Bagian Pengiriman &
Teknik
22. Memberikan SJ 4 rangkap ke Bagian Pengiriman & Teknik
23. Memberikan fotocopy PO ke Bagian Pengiriman & Teknik
Bagian Pengiriman
& Teknik
Pelanggan
Mengirim Barang
24. Menerima Faktur 4 rangkap, SJ 4 rangkap, dan fotocopy PO
dari Bagian Penjualan
25. Mencocokkan barang dengan SJ
26. Menyerahkan barang, fotocopy PO, Faktur 4 rangkap dan SJ
4 rangkap ke pelanggan
27. Menandatangani Faktur dan SJ
28. Mengambil Faktur (ttd) rangkap 1 dan 2 serta SJ (ttd) rangkap
1 dan 2
Pelanggan
Bagian Pengiriman
Menerima Pembayaran
29. Memberikan Faktur (ttd) rangkap 3 dan 4 serta SJ (ttd)
rangkap 3 dan 4 ke Bagian Pengiriman & Teknik
30. Memberikan pembayaran kepada Bagian Pengiriman &
Teknik
31. Memberikan Faktur (ttd) rangkap 3 dan 4, SJ (ttd) rangkap 3
67
& Teknik
Bagian Penjualan
Bagian Keuangan
dan 4 beserta pembayaran pelanggan ke Bagian Penjualan
32. Memberikan SJ (ttd) rangkap 4 ke Bagian Gudang untuk
diarsipkan
33. Memberikan Faktur (ttd) rangkap 4 ke Bagian Accounting
34. Mengarsip PO, SJ (ttd) rangkap 3, dan Faktur (ttd) rangkap 3
35. Memberikan pembayaran pelanggan ke Bagian Keuangan
36. Menerima pembayaran pelanggan dari Bagian Penjualan
Bagian Accounting
Membuat Laporan
37. Menerima Faktur (ttd) rangkap 4 dari Bagian Penjualan
38. Mengarsip Faktur (ttd) rangkap 4
39. Membuat Jurnal dan Rekapan Faktur Pajak Standar
40. Memberikan hasil laporan ke General Manager
68
Workflow Table Penjualan Kredit
Tabel 3.4 Workflow Table Penjualan Kredit
Pelanggan
Bagian Penjualan
Pelanggan
Memberikan Penawaran Harga
1. Melakukan pemesanan
2. Menerima pesanan langsung atau melalui telepon
3. Membuat Surat Penawaran Harga (SPH)
4. Memberikan SPH kepada pelanggan
5. Menerima SPH dari Bagian Penjualan
Pelanggan
Bagian Penjualan
Melakukan Penjualan
6. Membuat Purchase Order (PO)
7. Mengirimkan PO melalui fax atau email
8. Menerima PO dari pelanggan
9. Mencatat pesanan pelanggan
10. Membuat Permintaan Pengeluaran Barang (PPB)
11. Memberikan PPB ke Bagian Gudang
Bagian Gudang
Bagian Penjualan
Menyiapkan Barang
12. Menerima PPB dari Bagian Penjualan
13. Mempersiapkan barang berdasarkan PPB
14. Mengupdate persediaan barang
15. Membuat Surat Jalan (SJ) 4 rangkap
16. Menyerahkan barang ke Bagian Pengiriman & Teknik
17. Menyerahkan SJ 4 rangkap ke Bagian Penjualan
18. Menerima SJ 4 rangkap dari Bagian Gudang
69
19. Mencocokkan PO dengan SJ
20. Memberikan fotocopy PO dan SJ 4 rangkap ke Bagian
Pengiriman & Teknik
Bagian Pengiriman
& Teknik
Pelanggan
Bagian Pengiriman
& Teknik
Mengirim Barang
21. Menerima fotocopy PO dan SJ 4 rangkap dari Bagian Gudang
22. Mencocokkan barang dengan SJ
23. Menyerahkan barang, fotocopy PO, serta SJ 4 rangkap ke
pelanggan
24. Menandatangani SJ
25. Mengambil SJ (ttd) rangkap 2
26. Memberikan Tanda Terima
27. Mengambil SJ (ttd) rangkap 1, 3, dan 4
28. Menyerahkan SJ (ttd) rangkap 1, 3, dan 4 ke Bagian Penjualan
Bagian Penjualan
Membuat Faktur
29. Menerima SJ (ttd) rangkap 1, 3, dan 4 serta Tanda Terima dari
Bagian Pengiriman & Teknik
30. Membuat Faktur 4 rangkap
31. Mengirim Faktur 4 rangkap dan SJ (ttd) rangkap 1 ke Bagian
Penagihan
Bagian Penagihan
Melakukan Penagihan
32. Menerima Faktur 4 rangkap beserta SJ (ttd) rangkap 1 dari
Bagian Penjualan
33. Menagih pelanggan
70
Pelanggan
Bagian Penagihan
34. Membayar tagihan
35. Menandatangani Faktur
36. Menerima Faktur (ttd) rangkap 1 dan 2 serta SJ (ttd) rangkap 1
37. Menyerahkan pembayaran pelanggan kepada Bagian Keuangan
38. Menyerahkan Faktur (ttd) rangkap 3 ke Bagian Penjualan
39. Menyerahkan Faktur (ttd) rangkap 4 ke Bagian Accounting
40. Menyerahkan SJ (ttd) rangkap 3 ke Bagian Penjualan
41. Menyerahkan SJ (ttd) rangkap 4 ke Bagian Gudang
Bagian Keuangan
Bagian Penjualan
Bagian Gudang
Menerima Pembayaran
42. Menerima pembayaran pelanggan dari Bagian Penagihan
43. Menerima SJ (ttd) rangkap 3 dan Faktur (ttd) rangkap 3 dari
Bagian Penagihan
44. Mengarsip PO, SJ (ttd) rangkap 3, dan Faktur (ttd) rangkap 3
45. Menerima SJ (ttd) rangkap 4 dari Bagian Penagihan
46. Mengarsip SJ (ttd) rangkap 4 dan Permintaan Pengeluaran
Barang (PPB)
Bagian Accounting
Membuat Laporan
47. Menerima Faktur (ttd) rangkap 4 dari Bagian Penagihan
48. Mengarsip Faktur (ttd) rangkap 4
49. Membuat Jurnal dan Rekapan Faktur Pajak Standar
50. Memberikan hasil laporan ke General Manager
71
3.3.6 Detailed Activity Diagram
Detailed Activity Diagram Penjualan Tunai
Event Memberikan Penawaran Harga
Pelanggan Bagian Penjualan
Melakukan pemesanan
Menerima pesanan langsung atau melalui telepon
Membuat Surat Penawaran Harga (SPH)
Memberikan SPH kepada pelanggan
Menerima SPH dari Bagian Penjualan
{SPH}
{SPH}
Gambar 3.4 Detailed Activity Diagram Penjualan Tunai Memberikan Penawaran Harga
72
Detailed Activity Diagram Penjualan Tunai
Event Melakukan Penjualan
Gambar 3.5 Detailed Activity Diagram Penjualan Tunai Melakukan Penjualan
73
Detailed Activity Diagram Penjualan Tunai
Event Menyiapkan Barang
Gambar 3.6 Detailed Activity Diagram Penjualan Tunai Menyiapkan Barang
74
Detailed Activity Diagram Penjualan Tunai
Event Membuat Faktur
Bagian Penjualan
Menerima SJ 4 rangkap dari Bagian Gudang
Membuat Faktur 4 rangkap berdasarkan PO dari pelanggan
Memberikan Faktur 4 rangkap ke Bagian Pengiriman & Teknik
Memberikan SJ 4 rangkap ke Bagian Pengiriman & Teknik
Memberikan fotocopy PO ke Bagian Pengiriman & Teknik
{Faktur}{Faktur}
{Faktur}{Faktur}1
23
4
Mencocokkan PO dengan SJ
{PO}
{SJ}{SJ}
{SJ}{SJ}1
23
4
{SJ}{SJ}
{SJ}{SJ}1
23
4
{PO<fotocopy>}
{SJ}{SJ}
{SJ}{SJ}1
23
4
Gambar 3.7 Detailed Activity Diagram Penjualan Tunai Membuat Faktur
75
Detailed Activity Diagram Penjualan Tunai
Event Mengirim Barang
Gambar 3.8 Detailed Activity Diagram Penjualan Tunai Mengirim Barang
76
Detailed Activity Diagram Penjualan Tunai
Event Menerima Pembayaran
Gambar 3.9 Detailed Activity Diagram Penjualan Tunai Menerima Pembayaran
77
Detailed Activity Diagram Penjualan Tunai
Event Membuat Laporan
Gambar 3.10 Detailed Activity Diagram Penjualan Tunai Membuat Laporan
78
Detailed Activity Diagram Penjualan Kredit
Event Memberikan Penawaran Harga
Bagian PenjualanPelanggan
Melakukan pemesanan
Menerima pesanan langsung atau melalui telepon
Membuat Surat Penawaran Harga (SPH)
Memberikan SPH kepada pelanggan
Menerima SPH dari Bagian Penjualan
{SPH}
{SPH}
Gambar 3.11 Detailed Activity Diagram Penjualan Kredit Memberikan Penawaran Harga
79
Detailed Activity Diagram Penjualan Kredit
Event Melakukan Penjualan
Gambar 3.12 Detailed Activity Diagram Penjualan Kredit Melakukan Penjualan
80
Detailed Activity Diagram Penjualan Kredit
Event Menyiapkan Barang
Bagian PenjualanBagian Gudang
Menerima PPB dari Bagian Penjualan
Mempersiapkan barang berdasarkan PPB
Mengupdate persediaan barang
Membuat Surat Jalan (SJ) 4 rangkap
Menyerahkan barang ke Bagian Pengiriman & Teknik
Menyerahkan SJ 4 rangkap ke Bagian Penjualan
{PPB}
{SJ}{SJ}
{SJ}{SJ}1
23
4
{SJ}{SJ}
{SJ}{SJ}
12
34
Menerima SJ 4 rangkap dari Bagian Gudang
Mencocokkan PO dengan SJ
Memberikan fotocopy PO dan SJ 4 rangkapke Bagian Pengiriman & Teknik
{SJ}{SJ}
{SJ}{SJ}1
23
4
{SJ}{SJ}
{SJ}{SJ}1
23
4
{PO}
{SJ}{SJ}
{SJ}{SJ}1
23
4
{PO<fotocopy>}
Gambar 3.13 Detailed Activity Diagram Penjualan Kredit Menyiapkan Barang
81
Detailed Activity Diagram Penjualan Kredit
Event Mengirim Barang
Gambar 3.14 Detailed Activity Diagram Penjualan Kredit Mengirim Barang
82
Detailed Activity Diagram Penjualan Kredit
Event Membuat Faktur
Gambar 3.15 Detailed Activity Diagram Penjualan Kredit Membuat Faktur
83
Detailed Activity Diagram Penjualan Kredit
Event Melakukan Penagihan
Gambar 3.16 Detailed Activity Diagram Penjualan Kredit Melakukan Penagihan
84
Detailed Activity Diagram Penjualan Kredit
Event Menerima Pembayaran
Gambar 3.17 Detailed Activity Diagram Penjualan Kredit Menerima Pembayaran
85
Detailed Activity Diagram Penjualan Kredit
Event Membuat Laporan
Gambar 3.18 Detailed Activity Diagram Penjualan Kredit Membuat Laporan
86
3.4 Analisis Temuan Hasil Survei
a) Temuan : Formulir-formulir perusahaan, seperti Surat Jalan dan
Invoice (Faktur) tidak memiliki judul.
Kriteria : Suatu formulir memerlukan judul untuk menggambarkan
fungsi formulir tersebut dan berfungsi juga untuk
pengidentifikasian formulir.
Sebab : Perusahaan tidak mencantumkan judul dalam formulir
karena sudah terdapat nama pada butir “nomor formulir”
namun tidak diletakkan pada bagian judul.
Akibat : Jika formulir tidak diberi judul akan sulit untuk
mengidentifikasi formulir tersebut.
Rekomendasi : Formulir pada perusahaan harus memiliki judul.
b) Temuan : Belum lengkapnya laporan yang ada pada perusahaan.
Kriteria : Laporan yang ada pada perusahaan seharusnya dibuat
secara lengkap dan terperinci.
Sebab : Perusahaan belum membutuhkan laporan yang banyak
dan juga belum sempat membuat laporan yang lain.
Akibat : Pihak manajemen perusahaan tidak dapat mengambil
keputusan secara efektif dan efisien, juga tidak dapat
mengetahui perkembangan perusahaan.
Rekomendasi : Membuat laporan-laporan yang dibutuhkan perusahaan
secara lengkap dan terperinci.
87
c) Temuan : Sulit dalam melakukan pencarian data.
Kriteria : Proses pencarian data lebih cepat dan lebih mudah
dilakukan jika menggunakan sistem informasi.
Pemrosesan menggunakan sistem informasi dapat
membantu dalam melakukan pencarian data.
Sebab : Pemrosesan masih dilakukan secara manual sehingga
pencarian data masih dilakukan berdasarkan bukti fisik.
Akibat : Karyawan mengalami kendala dalam melakukan proses
pencarian data, seperti kelambatan dalam mencari data.
Rekomendasi : Menggunakan suatu sistem informasi dalam melakukan
proses penjualan di dalam PT. Buana Teknik Mandiri.
d) Temuan : Tidak terdapat formulir Bukti Penerimaan Kas.
Kriteria : Di dalam laporan penjualan seharusnya terdapat bukti
penerimaan kas sehingga tidak menimbulkan kecurangan
dalam pembayaran.
Sebab : Bagi perusahaan pemberian faktur kepada pelanggan
sudah cukup sebagai bukti pembayaran.
Akibat : Tidak adanya bukti penguat bahwa pelanggan telah
membayar selain pemberian faktur kepada pelanggan.
Rekomendasi : Menggunakan formulir Bukti Penerimaan Kas setiap kali
pelanggan melunasi pembayaran.
88
e) Temuan : Tidak adanya limit kredit dalam transaksi penjualan
kredit.
Kriteria : Dalam setiap transaksi penjualan kredit seharusnya
perusahaan menetapkan limit kredit sehingga tidak
menimbulkan piutang yang terlalu besar dan piutang tidak
tertagih.
Sebab : Pelanggan selalu membayar tagihannya tepat waktu
Akibat : Piutang perusahaan semakin membesar dan pelanggan
bebas membeli barang secara kredit tanpa adanya batasan
jumlah utang kepada pihak perusahaan.
Rekomendasi : Menetapkan limit kredit bagi transaksi penjualan secara
kredit.
f) Temuan : BPK dibuat oleh Bagian Keuangan berdasarkan Faktur,
sedangkan Bagian Penjualan tidak memberikan Faktur
untuk Bagian Keuangan.
Kriteria : Pembuatan BPK harus berdasarkan Faktur dan yang
membuat BPK adalah Bagian Keuangan sehingga
seharusnya Bagian Keuangan menerima Faktur dari Bagian
Penjualan.
Sebab : Karena pada sistem berjalan tidak terdapat formulir BPK
sehingga Bagian Penjualan tidak memberikan Faktur untuk
Bagian Keuangan.
89
Akibat : Bagian Keuangan akan mengalami kesulitan dalam
membuat BPK karena bagian keuangan tidak mendapatkan
rangkapan Faktur.
Rekomendasi : Bagian Keuangan harus menerima Faktur karena yang
membuat BPK adalah Bagian Keuangan.
3.5 Identifikasi Kebutuhan Informasi
Informasi yang diperlukan perusahaan di antaranya adalah :
a) Formulir pada perusahaan harus memiliki judul
Dalam setiap formulir yang digunakan oleh perusahaan harus ada judul dari
formulir tersebut agar memudahkan pengguna formulir dalam
mengidentifikasi formulir.
b) Membuat laporan-laporan yang dibutuhkan perusahaan secara lengkap dan
terperinci
Dalam perusahaan dibutuhkan laporan yang lengkap dan terperinci sehingga
dapat memudahkan pihak manajemen perusahaan dalam mengambil
keputusan dan dalam mengetahui perkembangan perusahaan. Beberapa
laporan yang diperlukan yaitu :
Laporan penjualan per barang
Laporan penjualan per pelanggan
Laporan penjualan tunai
Laporan penjualan kredit
90
c) Menggunakan sistem informasi dalam melakukan proses penjualan
Dalam melakukan pencarian data agar dapat lebih cepat, efektif, dan efisien,
perusahaan dapat menerapkan penggunaan sistem informasi. Penggunaan
sistem informasi dapat membantu dalam kesulitan mencari data yang
diperlukan perusahaan. Data yang dapat dicari dengan menggunakan sistem
informasi dalam proses penjualan di antaranya adalah : data pelanggan,
piutang yang jatuh tempo, penjualan tunai, maupun penjualan kredit.
d) Menggunakan formulir Bukti Penerimaan Kas setiap kali pelanggan melunasi
pembayaran
Penggunaan formulir Bukti Penerimaan Kas dapat menambah bukti bahwa
pelanggan telah melunasi pembayaran selain bukti pelunasan dengan cara
pemberian faktur kepada pelanggan. Formulir Bukti Penerimaan Kas dibuat
sebanyak 3 rangkap untuk diarsipkan pada Bagian Accounting, Bagian
Keuangan, dan Bagian Penjualan.
e) Menetapkan limit kredit bagi transaksi penjualan secara kredit
Dalam transaksi penjualan secara kredit, perusahaan hendaknya menetapkan
limit kredit berdasarkan jenis pelanggan, yang terdiri dari distributor, agen,
dan pelanggan perorangan. Untuk distributor limit kreditnya sebesar
Rp.75.000.000,- ; untuk agen Rp. 40.000.000,- ; untuk pelanggan perorangan
Rp.20.000.000,-
f) Bagian Keuangan harus menerima Faktur karena yang membuat BPK adalah
Bagian Keuangan
91
Bagian Keuangan hendaknya menerima satu rangkap Faktur yang dihasilkan
oleh Bagian Penjualan, sehingga dalam membuat BPK, Bagian Keuangan
tidak mengalami kesulitan dalam mencari informasi penjualan dari Faktur –
Faktur yang digunakan.