1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Penerapan sistem informasi pada suatu perusahaan dilakukan untuk
mendukung strategi bisnis perusahaan, proses bisnis, struktur dan budaya
perusahaan dalam rangka meningkatkan nilai bisnis dari perusahaan tersebut.
Dukungan strategis dari penerapan sistem informasi pada perusahaan tersebut
dalam bentuk peningkatan efisiensi dan efektivitas dalam pelaksanaan berbagai
tugas atau aktifitas harian perusahaan.
Sebuah sistem informasi merupakan sistem buatan manusia yang berisi
himpunan terintegrasi dari komponen-komponen manual dan komponen-
komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk mengumpulkan data,
menyimpan data, memproses data, dan menghasilkan informasi. Sebuah sistem
informasi melayani dua fungsi penting dalam sebuah perusahaan. Pertama, sistem
informasi mencerminkan dan mengamati aksi-aksi dalam sistem operasi, yaitu
dengan memproses, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi operasional.
Kedua, sistem informasi mendukung kegiatan-kegiatan manajerial, termasuk
pembuatan keputusan-keputusan manajemen.
Kontribusi optimal dari suatu sistem informasi akan dapat dicapai suatu
perusahaan dengan menerapkan sistem informasi yang terkomputerisasi
(terotomatisasi). Perubahan penggunaan sistem informasi konvensional yang lebih
manual kepada sistem informasi yang otomatis di dalam perusahaan memiliki
kecenderungannya akan banyak menemui kendala. Contoh salah satu kendala
adalah karyawan sebagai penggunanya (end users) kurang mampu beradaptasi
dalam menjalankan fungsi sistem informasi tersebut yang disebabkan mereka
sudah lama menggunakan sistem secara manual.
Untuk mengatasi permasalahan ini, biasanya cara yang dilakukan oleh
perusahaan yaitu melakukan pelatihan (training) kepada para karyawannya
dengan cara memakai jasa pihak lain atau vendor teknologi informasi (TI) yang
sudah berpengalaman di bidangnya.
2
Ada beberapa cara lainnya, seperti mengadaptasi salah satu dari empat
strategi atau model konversi sistem operasi, baik strategi konversi langsung,
paralel, pilot, maupun dengan strategi bertahap. Konversi sistem adalah salah satu
aspek yang menentukan keberhasilan dalam penerapan sistem informasi yang
baru. Pada tahapan konversi ini, aspek non-teknis meliputi pendekatan, metode,
strategi manajerial terkait sistem kerja dan organisasi pengguna menjadi perhatian
para pengembang di samping aspek teknis pengembangan sistem informasi karena
terlibatnya pengguna pada semua lini secara langsung.
Pilihan masing-masing perusahaan bergantung pada kebutuhan dan
kondisi yang ada di lapangan. Bisa juga karena alasan meminimalisir resiko tapi
memerlukan banyak biaya atau sebaliknya.
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang persoalan di atas, penulis merumuskan
permasalahan terkait model-model konversi sistem informasi apa saja yang dapat
diterapkan oleh perusahaan dan tahapan-tahapan dalam melakukan konversi
sistem informasi perusahaan.
1.3. Tujuan Penulisan
Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui
model konversi sistem informasi yang dapat diterapkan oleh perushaan dan
bagaimanakah penerapan atau pelaksanaan konversi sistem informasi
diperusahaan.
3
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Pengertian Informasi
Informasi adalah fakta, kejadian, statistik atau bentuk data lainnya yang
dapat dipahami dan mempunyai arti, bernilai atau bermanfaat bagi setiap orang
yang membutuhkannya untuk keperluan atau pekerjaan tertentu. Menurut Gordon
B. Davis (2002) “ Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk
yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat
ini atau di masa mendatang. Informasi, memiliki beberapa ciri, yaitu :
1. Benar atau salah. Ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak. Bila
penerima informasi yang salah mempercayainya, akibatnya sama seperti
yang benar.
2. Baru. Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya.
3. Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan
baru pada informasi yang telah ada.
4. Korektif. Informasi dapat menjadi suatu koreksi atas informasi yang
salah atau palsu.
5. Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada. Ini
masih berguna karena meningkatkan persepsi penerimanya atas
kebenaran informasi tersebut.
Menurut O’Brien dan Marakas (2010) “sistem merupakan sebuah
kumpulan dari beberapa komponen yang saling terkait untuk bekerja sama
mencapai tujuan dengan menerima masukan (input) dan menghasilkan keluaran
(output) dalam sebuah proses transformasi yang teratur”. Sebuah sistem
mempunyai 3 komponen dasar atau fungsi yaitu :
a. Input, yaitu kegiatan yang meliputi penangkapan dan menyusunan
elemen elemen untuk dimasukkan dalam sistem dan diproses.
b. Proses, yaitu kegiatan yang meliputi proses transformasi yang mengubah
input menjadi output.
4
c. Output, yaitu kegiatan yang meliputi penyampaian elemen yang
diproduksu oleh sebuah proses transformasi menuju tujuan akhir.
2.2. Pengertian Sistem
Setiap sistem memiliki batas-batas luar yang memisahkannya dari
lingkungannya. Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen sistem yang
sama, namun secara umum bisa digambarkan terdiri dari sumberdaya input
(masukan), proses transformasi, dan sumberdaya output (keluaran).
Berdasarkan Hubungan elemen, sistem dibagi atas :
a. Open sistem yaitu : sistem yang dihubungkan dengan
lingkungannya melalui arus sumberdaya.
b. Closed sistem yaitu : sistem yang tidak dihubungkan dengan
lingkungannya.
Berdasarkan besar kecilnya sistem, sistem terbagi atas :
a. Subsistem
b. Supersistem atau suprasistem
Sistem mempunyai karakteristik atau sifat – sifat tertentu, yaitu :
a. Komponen Sistem
b. Batasan Sistem
c. Lingkungan Luar Sistem
d. Penghubung Sistem
e. Masukan Sistem
f. Keluaran Sistem
g. Pengolahan Sistem
h. Sasaran Sistem
Information System (IS) atau yang dalam Bahasa Indonesia disebut juga
Sistem Informasi merupakan sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang
berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan.
Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu
5
berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang
berbasis pada komputer. Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti
bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi.
Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus
menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak
mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik
jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit
informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi
akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat
sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya.
Sistem informasi merupakan sebuah susunan yang terdiri dari beberapa
komponen seperti orang, aktivitas, data, perangkat keras, perangkat lunak, dan
jaringan yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan
operasi sehari-hari sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk
pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.
Menurut Robert A. Leitch ; sistem informasi adalah suatu sistem di
dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi
harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu
organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang
diperlukan
Komponen dari sistem informasi yaitu :
a. Orang (brainware) yaitu semua pihak yang bertanggung jawab
dalam hal penyokong atau sponsor sistem informasi (system
owner), pengguna sistem (system users), perancang sistem
(system designer) dan pengembang sistem informasi (sistem
development).
b. Data (dataware) yaitu secara konseptual, data adalah deskripsi
tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang tidak
mempunyai makna dan tidak berpengaruh langsung secara
langsung kepada pemakainya atau disebut juga sebagai
sekumpulan fakta mentah dalam isolasi.
6
c. Perangkat Keras (hardware) yaitu Perangkat keras yang meliputi
piranti-piranti yang digunakan oleh sistem komputer untuk
masukan dan keluaran yang terdiri dari komputer, printer,
jaringan (network).
d. Perangkat Lunak (software) yaitu sekumpulan instruksi-instruksi
atau perintah-perintah yang memungkinkan perangkat keras bisa
digunakan untuk memproses data, atau sering disebut sebagai
program.
e. Jaringan (netware) yaitu sistem penghubung yang memungkinkan
suatu sumber dipakai secara bersama-sama, baik pada waktu dan
tempat bersamaan ataupun berbeda.
2.3. Tingkatan Sistem Informasi
Beberapa jenis TI yang dikembangkan berdasarkan lini manajerial,
memiliki fungsi dan manfaat bagi tiap tingkatan manajerial. Adapun tingkatan SI
tersebut adalah :
1. Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Sytems-TPS).
TPS merupakan hasil perkembangan dari pembentukan kantor elektronik,
dimana sebagian dari pekerjaan rutin diotomatisasi termasuk untuk
pemrosesan transaksi. Pada TPS, data yang dimasukkan merupakan data-
data transaksi yang terjadi.
2. Sistem Informasi Manajemen (SIM). SIM adalah sebuah kelengkapan
pengelolaan dari proses-proses yang menyediakan informasi untuk
manajer guna mendukung operasi-operasi dan pembuatan keputusan
dalam sebuah organisasi.Pada SIM, masukan yang diberikan berupa data
transaksi yang telah diproses, beberapa data yang asli, model-model
pengolahan data.Kemudian data-data tersebut akan diproses. Proses yang
terjadi berupa pembuatan laporan-laporan yang ringkas, keputusan-
keputusan yang rutin dan jawaban dari query yang diberikan.
3. Sistem Pendukung Keputusan (SPK) merupakan peningkatan dari SIM
dengan penyediaan prosedur-prosedur khusus dan pemodelan yang unik
yang akan membantu manajer dalam memperoleh alternative keputusan.
7
4. Sistem Informasi e-Business dibangun untuk menjawab tantangan
pengintegrasian data dan informasi dari proses bisnis berbasis internet.
Lebih spesifik dikenal juga yang disebut dengan sistem terotomasi ; yang
merupakan bagian dari sistem buatan manusia dan berinteraksi dengan kontrol
oleh satu atau lebih komputer sebagai bagian dari sistem yang digunakan dalam
masyarakat modern.
Sistem terotomasi terbagi dalam sejumlah katagori :
♦ On-line systems. Sistem on-line adalah sistem yang menerima langsung input
pada area dimana input tersebut direkam dan menghasilkan output yang dapat
berupa hasil komputasi pada area dimana mereka dibutuhkan. Area sendiri
dapat dipisah-pisah dalam skala, misalnya ratusan kilometer. Biasanya
digunakan bagi reservasi angkutan udara, reservasi kereta api, perbankan dll.
♦ Real-time systems. Sistem real-time adalah mekanisme pengontrolan,
perekaman data, pemrosesan yang sangat cepat sehinga output yang dihasilkan
dapat diterima dalam waktu yang relatif sama. Perbedaan dengan sistem on-
line adalah satuan waktu yang digunakan real-time biasanya seperseratus atau
seperseribu detik sedangkan on-line masih dalah skala detik atau bahkan
kadang beberapa menit. Perbedaan lainnya, on-line biasanya hanya
berinteraksi dengan pemakai, sedangkan real-time berinteraksi langsung
dengan pemakai dan lingkungan yang dipetakan.
♦ Decision support system + strategic planning system. Sistem yang
memproses transaksi organisasi secara harian dan membantu para manajer
mengambil keputusan, mengevaluasi dan menganalisa tujuan organisasi.
Digunakan untuk sistem penggajian, sistem pemesanan, sistem akuntansi dan
sistem produksi. Biasanya berbentuk paket statistik, paket pemasaran dll.
Sistem ini tidak hanya merekam dan menampilkan data tetapi juga fungsi-
fungsi matematik, data analisa statistik dan menampilkan informasi dalam
bentuk grafik (tabel, chart) sebagaimana laporan konvensional.
♦ Knowledge-based system. Program komputer yang dibuat mendekati
kemampuan dan pengetahuan seorang pakar. Umumnya menggunakan
perangkat keras dan perangkat lunak khusus seperti LISP dan PROLOG.
8
Sistem berdasarkan prinsip dasar secara umum terbagi dalam :
• Sistem terspesialisasi ; adalah sistem yang sulit diterakpan pada lingkungan
yang berbeda (misalnya sistem biologi; ikan yang dipindahkan ke darat)
• Sistem besar ; adalah sistem yang sebagian besar sumber dayanya berfungsi
melakukan perawatan harian (misalnya dinosaurus sebagai sistem biologi
menghabiskan sebagian besar masa hidupnya dengan makan dan makan).
• Sistem sebagai bagian dari sistem lain ; sistem selalu merupakan bagian dari
sistem yang lebih besar, dan dapat terbagi menjadi sistem yang lebih kecil.
• Sistem berkembang ; walaupun tidak berlaku bagi semua sistem tetapi
hampir semua sistem selalu berkembang.
2.4. Faktor yang mempengaruhi dalam pengembangan sistem
Penganalisa sistem merupakan bagian dari tim yang berfungsi
mengembangkan sistem yang memiliki daya guna tinggi dan memenuhi
kebutuhan pemakai akhir. Pengembangan ini dipengaruhi sejumlah hal,yaitu :
• Produktifitas, saat ini dibutuhkan sistem yang lebih banyak, lebih bagus dan
lebih cepat. Hal ini membutuhkan lebih banyak programmer dan penganalisa
sistem yang berkualitas, kondisi kerja ekstra, kemampuan pemakai untuk
mengambangkan sendiri, bahasa pemrograman yang lebih baik, perawatan
sistem yang lebih baik (umumnya 50 % sampai 70 % sumber daya digunakan
untuk perawatan sistem), disiplin teknis pemakaian perangkat lunak dan
perangkat pengembangan sistem yang terotomasi.
• Realibilitas, waktu yang dihabiskan untuk testing sistem secara umum
menghabiskan 50% dari waktu total pengembangan sistem. Dalam kurun
waktu 30 tahun sejumlah sistem yang digunakan di berbagai perusahaan
mengalami kesalahan dan ironisnya sangat tidak mudah untuk mengubahnya.
Jika terjadi kesalahan, ada dua cara yang bisa dilakukan, yaitu melakukan
pelacakan sumber kesalahan dan harus menemukan cara untuk mengoreksi
kesalahan tersebut dengan mengganti program, menghilangkan sejumlah
statement lama atau menambahkan sejumlah statement baru.
9
• Maintabilitas, perawatan mencakup ;
- modifikasi sistem sesuai perkembangan perangkat keras untuk
meningkatkan kecepatan pemrosesan (yang memegang peranan penting
dalam pengoperasian sistem),
- modifikasi sistem sesuai perkembangan kebutuhan pemakai. Antara 50%
sampai 80% pekerjaan yang dilakukan pada kebanyakan pengembangan
sistem dilakukan untuk revisi, modifikasi, konversi,peningkatan dan
pelacakan kesalahan.
2.5. Konversi Sistem Informasi
Penerapan atau implementasi sistem informasi baru dalam perusahaan
harus dilakukan dengan mempertimbangkan manfaat yang akan diterima oleh
perusahaan. Perubahan dalam penggunaan sistem informasi ini dikenal dengan
istilah konversi sistem.
Berdasarkan informasi dari makalah atau jurnal ilmiah terkait proses
konversi sistem informasi ini dijelaskan, bahwa perubahan sistem informasi atau
konversi sistem informasi akan dapat dilakukan lebih mudah apabila sistem baru
tersebut merupakan suatu paket perangkat lunak (software) yang terbungkus
(canned) yang dijalankan di sistem operasi (komputer) yang baru.
Konversi sistem terhadap perangkat lunak (software) yang terkustomisasi
baru, database baru, perangkat komputer dan perangkat lunak kendali baru,
jaringan (network) baru dan perubahan signifikan dalam prosedurnya, maka
konversi akan menjadi lebih sulit dan menantang. Keberhasilan dalam proses
konversi sistem informasi dipengaruhi oleh aspek data, aspek aplikasi, aspek
teknologi, aspek manusia dan aspek kebijakan.
10
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Proses Konversi Sistem Informasi
Terdapat 4 (empat) metode yang dapat digunakan oleh perusahaan dalam
melakukan konversi sistem informasi yang lama ke sistem informasi yang baru.
Keempat metode tersebut adalah :
a. Konversi Lansung (Direct Conversion);
b. Konversi Paralel (Parallel Conversion);
c. Konversi Bertahap (Phase-In Conversion);
d. Konversi Pilot (Pilot Conversion).
a. Konversi Langsung (Direct Conversion).
Konversi langsung adalah perubahan sistem yang dilakukan dengan cara
menghentikan sistem lama dan menggantikannya secara langsung dengan sistem
yang baru. Sistem ini merupakan sistem yang paling efesiensi (murah) bila
dibandingkan dengan sistem konversi lainnya, namun memiliki tingkat resiko
yang paling tinggi.
Proses konversi dilakukan dengan mengimplementasikan sistem baru
dan diwaktu yang bersamaan untuk sistem yang lama dimatikan. Sistem ini
dikenal juga dengan pendekatan cold turkey. Apabila proses konversi telah
dilakukan, maka untuk kembali ke sistem yang lama tidak dapat dilakukan lagi.
Gambar. Konversi Paralel (Parallel Conversion)
SISTEM LAMA SISTEM BARU
11
Pendekatan atau metode konversi langsung (direct conversion) akan bermanfaat
apabila :
• Sistem tersebut tidak mengganti sistem yang lain.
• Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai.
• Sistem yang baru bersifat kecil atau sederhana atau keduannya.
• Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan
perbandingan antara sistem-sistem tersebut tidak berarti.
Kelebihan dari konversi langsung adalah relatif tidak mahal. Kelemahan
dari konversi langsung adalah mempunyai tingkat resiko kegagalan yang tinggi.
Apabila konversi langsung akan digunakan, maka aktivitas-aktivitas pengujian
dan pelatihan akan mengambil peran yang sangat penting.
b. Konversi Paralel (Parallel Conversion).
Pada metode konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama
dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima
untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Cara
seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi merupakan cara yang
paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua sistem sekaligus.
Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan
baru beroperasi secara serentak untuk beberapa periode waktu. Ia kebalikan dari
konversi langsung. Dalam mode konversi paralel, output dari masing-masing
sistem tersebut dibandingkan, dan perbedaannya direkonsiliasi.
SISTEM LAMA
SISTEM BARU
Gambar. Konversi Paralel (Parallel Conversion)
12
Proses konversi suatu sistem baru dengan menggunakan model operasi
paralel, maka orang-orang yang terlibat dalam pengembangan sistem harus
merencanakan untuk melakukan peninjauan berkala dengan personel operasi
(operator team) dan pemakai sistem (user) dalam rangka untuk mengetahui dan
mengukur kinerja dari sistem tersebut. Mereka harus menentukan waktu untuk
sistem lama dihentikan atau dimatikan (switch off time ) dengan
mempertimbangkan tingkat kewajaran waktu yang diperlukan.
Kelebihan dari metode ini adalah mampu unutk memberikan derajad
proteksi yang tinggi kepada organisasi dari kegagalan sistem baru. Sedangkan
untuk kelemahannya adalah besarnya biaya untuk penduplikasian fasilitas-fasilitas
dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut.
c. Konversi Bertahap (Phase-In Conversion)
Metode konversi bertahap ini dilakukan dengan menggantikan suatu
bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru
tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tidak terjadi masalah, maka
modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama
yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan
tergantikan oleh sistem baru..
Dengan metode Konversi Phase-in, sistem baru diimplementasikan
beberapa kali, yang secara sedikit demi sedikit mengganti yang lama. Metode ini
akan dapat menghindarkan dari risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung
dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk mengasimilasi
perubahan. Syarat untuk menggunakan metode phase-in, sistem harus
disegmentasi.
Aktivitas pengumpulan data baru diimplementasikan, dan mekanisme
interface dengan sistem lama dikembangkan. Interface ini memungkinkan sistem
lama beroperasi dengan data input baru. Kemudian aktivitas-aktivitas akses
database baru, penyimpanan, dan pemanggilan diimplementasikan. Sekali lagi,
mekanisme interface dengan sistem lama dikembangkan. Segmen lain dari sistem
baru tersebut di-instal sampai keseluruhan sistem diimplementasikan.
13
SISTEM BARUSISTEM LAMA
Gambar. Konversi Bertahap (Phase-In Conversion)
Kelebihan dari metode konversi ini adalah kecepatan perubahan dalam
organisasi tertentu bisa diminimasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat
diperoleh sedikit demi sedikit selama periode waktu yang luas. Sedangkan untuk
kelemahan dari motede konversi ini adalah besarnya tingkat kebutuhan biaya
yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem
lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi,
sebab orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.
d. Konversi Pilot (Pilot Conversion)
Pendekatan konversi pilot dilakukan dengan cara menerapkan sistem
baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi
ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini
merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah.
Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasilah yang
mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in mensegmentasi
sistem, sedangkan metode pilot mensegmentasi organisasi.
Sebagai contoh suatu perusahaan yang memiliki beberapa kantor cabang
sedang melakukan pengembangan sistem informasi penjualan yang baru.
Perusahaan tersebut menetapkan bahwa cabang A adalah cabang yang digunakan
sebagai percontohan (pilot) dari ujicoba penerapan sistem yang baru tersebut.
Sebelum akhirnya sistem baru diimplementasikan ke seluruh organisasi, maka
sistem pilot harus membuktikan diri di tempat pengujian tersebut.
14
Metode konversi ini lebih sedikit berisiko dibandingkan dengan metode
langsung, dan lebih muurah dibandingkan dengan metode paralel. Segala
kesalahan dapat dilokalisir dan dikoreksi sebelum implementasi lebih jauh
dilakukan. Apabila sistem baru melibatkan prosedur baru dan perubahan yang
drastis dalam hal perangkat lunaknya, metode pilot ini akan lebih cocok
digunakan.
Selain berfungsi sebagai tempat pengujian (test site), sistem pilot juga
digunakan untuk melatih pemakai seluruh organisasi dalam menghadapi
lingkungan “live” (hidup atau sebenarnya) sebelum sistem tersebut
diimplementasikan di lokasi mereka sendiri.
SISTEM LAMA
Gambar. Konversi Pilot (Pilot Conversion)
SISTEM BARU
3.2. Metode Melakukan Proses Konversi Data
Keberhasilan konversi sistem sangat tergantung pada seberapa jauh
profesional sistem menyiapkan penciptaan dan pengkonversian file data yang
diperlukan untuk sistem baru. Dengan mengkorversi suatu file, maksudnya adalah
bahwa file yang telah ada (existing) harus dimodifikasi setidaknya dalam :
§ Format file tersebut
§ Isi file tersebut
§ Media penyimpanan dimana file ditempatkan
Dalam suatu konversi sistem, kemungkinan beberapa file bisa mengalami
ketiga aspek konversi tersebut secara serentak. Ada dua metode dasar yang bisa
digunakan untuk menjalankan konversi file :
15
a. Konversi File Total
Jika file sistem baru dan file sistem lama berada pada media yang bisa
dibaca komputer, maka bisa dituliskan program sederhana untuk mengkonversi
file dari format lama ke format baru. Umumnya pengkonversian dari satu sistem
komputer ke sistem yang lain akan melibatkan tugas-tugas yang tidak bisa
dikerjakan secara otomatis. Rancangan file baru hampir selalu mempunyai field-
field record tambahan, struktur pengkodean baru, dan cara baru perelasian item-
item data (misalnya, file-file relasional).
Seringkali, selama konversi file, kita perlu mengkonstruksi prosedur
kendali yang rinci untuk memastikan integritas data yang bisa digunakan setelah
konversi itu. Dengan menggunakan klasifikasi file berikut, perlu diperhatikan
jenis prosedur kendali yang digunakan selama konversi :
§ File Master
Ini adalah file utama dalam database. Biasanya paling sedikit satu file master
diciptakan atau dikonversi dalam setiap konversi sistem.
§ File Transaksi
File ini selalu diciptakan dengan memproses suatu sub-sistem individual di
dalam sistem informasi. Akibatnya, ia harus dicek secara seksama selama
pengujian sistem informasi.
§ File Indeks
File ini berisi kunci atau alamat yang menghubungkan berbagai file master.
File indeks baru harus diciptakan kapan saja file master yang berhubungan
dengannya mengalami konversi.
§ File Tabel
File ini dapat juga diciptakan dan dikonversi selama konversi sistem. File tabel
bisa juga diciptakan untuk mendukung pengujian perangkat lunak.
§ File Backup
Kegunaan file backup adalah untuk memberikan keamanan bagi database
apabila terjadi kesalahan pemrosesan atau kerusakan dalam pusat data. Oleh
16
karenanya, ketika suatu file dikonversi atau diciptakan, file backup harus
diciptakan.
b. Konversi File Gradual
Beberapa perusahaan mengkonversi file-file data mereka secara gradual
(sedikit demi sedikit). Record-record akan dikonversi hanya ketika mereka
menunjukkan beberapa aktivitas transaksi. Record-record lama yang tidak
menunjukkan aktivitas tidak pernah dikonversi.
Metode ini bekerja dengan cara berikut :
1. Suatu transaksi diterima dan dimasukkan ke dalam sistem.
2. Program mencari file master baru (misalnya file inventarisasi atau file
account receivable) untuk record yang tepat yang akan di update oleh
transaksi itu. Jika record tersebut telah siap dikonversi, berarti peng-update-
an record telah selesai.
3. Jika record tersebut tidak ditemukan dalam file master baru, file master lama
diakses untuk record yang tepat, dan ditambahkan ke file master baru dan di
update.
Jika transaksi tersebut adalah record baru, yakni record yang tidak
dijumpai pada file lama maupun file baru (misalnya, pelanggan baru), maka
record baru disiapkan dan ditambahkan ke file master baru.
3.3. Perencanaan Konversi Sistem (Conversion Plan)
Konversi sistem sebagai salah satu faktor yang sangat berpengaruh dalam
keberhasilan dari penerapan (implementasi) sistem baru, maka sudah seharusnya
proses tersebut direncanakan secara matang. Keberhasilan dalam proses konversi
ini bisa dikatakan awal keberhasilan dari implementasi sistem baru tersebut bagi
perusahaan.
17
Kegagalan dalam proses konversi akan mengakibatkan tidak
bermanfaatnya pengembangan sistem informasi yang baru bagi perusahaan, dan
akan menimbulkan kerugian yang tidak sedikit bagi perusahaan.
Salah satu model perencanaan konversi sistem tersebut adalah template
yang buat oleh Department of Information Technology-Goverment of Maryland.
Adapun template yang menjelaskan phase dari konversi sistem sebagai berikut :
1. Introduction, Bagian ini memberikan penjelasan singkat tentang :
a. Purpose and Scope, Bagian ini menjelaskan tujuan dan ruang
lingkup Rencana Konversi. Referensi nama sistem informasi dan
memberikan informasi identitas tentang konversi sistem
menjalani.
b. Points of Contact, Bagian ini mengidentifikasi Sistem
Pemrakarsa. Memberikan nama organisasi yang bertanggung
jawab dan staf (dan alternatif, jika sesuai) yang berfungsi sebagai
titik kontak untuk konversi sistem. Sertakan nomor telepon staf
kunci dan organisasi.
c. Project References, Bagian ini memberikan daftar pustaka
referensi proyek kunci dan kiriman yang telah diproduksi
sebelum titik ini dalam pengembangan proyek. Dokumen-
dokumen ini mungkin telah diproduksi dalam siklus hidup
pengembangan sebelumnya yang mengakibatkan versi awal dari
sistem konversi menjalani atau mungkin telah diproduksi dalam
upaya konversi saat ini yang sesuai.
d. Glossary, Bagian ini berisi glossary semua istilah dan singkatan
yang digunakan dalam rencana. Jika beberapa halaman panjang,
mungkin ditempatkan dalam lampiran.
2. Conversion Overview, Bagian ini memberikan gambaran tentang
aspek upaya konversi, yang akan dibahas pada bagian berikutnya,
meliputi :
a. System overview, Bagian ini memberikan gambaran tentang
sistem konversi menjalani. Sifat umum atau jenis sistem harus
18
dijelaskan, termasuk gambaran singkat dari proses sistem ini
dimaksudkan untuk mendukung. Jika sistem adalah database atau
sistem informasi, juga termasuk diskusi umum dari jenis data
yang dikelola, sumber operasional, dan penggunaan data tersebut.
b. System conversion overview, Bagian ini memberikan gambaran
tentang upaya konversi direncanakan yang meliputi :
i. Conversion description, Bagian ini memberikan gambaran
tentang struktur sistem dan komponen utama. Jika bagian
yang dipilih dari sistem akan mengalami konversi,
mengidentifikasi komponen akan dan tidak akan diubah.
ii. Type of conversion, Bagian ini menjelaskan jenis usaha
konversi.
iii. Conversion Strategy, Bagian ini menjelaskan strategi
untuk konversi sistem perangkat keras, perangkat lunak,
dan data.
c. Conversion tasks, Bagian ini menjelaskan tugas utama yang
terkait dengan konversi, termasuk perencanaan dan pra-konversi
tugas, meliputi :
i. Conversion planning, Bagian ini menjelaskan
perencanaan usaha konversi.
ii. Pre-Conversion tasks, Bagian ini menjelaskan semua
tugas yang logis terpisah dari upaya konversi itu sendiri
tetapi yang harus diselesaikan sebelum inisiasi,
pengembangan, atau penyelesaian upaya konversi.
iii. Major Tasks and Procedures, Bagian ini membahas
tugas-tugas utama yang terkait dengan konversi dan
prosedur konversi.
d. Conversion Schedule, Bagian ini memberikan jadwal kegiatan
yang akan dilakukan selama konversi. Tugas pra-konversi dan
tugas utama untuk semua perangkat keras, perangkat lunak, dan
konversi data yang dijelaskan dalam Bagian 2.3, Konversi Tugas,
19
harus dijelaskan di sini dan harus menunjukkan tanggal awal dan
akhir setiap tugas. Grafik dapat digunakan sebagaimana mestinya.
e. Security, memberikan gambaran fitur sistem keamanan dan
keamanan selama konversi.
3. Conversion Support, Bagian ini menjelaskan dukungan yang
diperlukan untuk mengimplementasikan sistem. Jika ada persyaratan
dukungan tambahan yang tidak tercakup oleh kategori ditampilkan
disini, menambahkan subbagian lain yang diperlukan. Dukungan
yang diperlukan tersebut meliputi :
a. Hardware, bagian ini menjelaskan perangkat pendukung yang
dibutuhkan, termasuk keseluruhan perangkat yang akan
digunakan selama proses konversi.
b. Software, bagian ini menjelaskan keseluruhan perangkat
lunak dan database yang dibutuhkan untuk mendukung
proses konversi tersebut. Adapun software pendukung yang
biasanya digunakan seperti :
Automated conversion tools, Automated data conversion
tools, Quality assurance dan validation software, computer-
aided software engineering, dan documentation tools.
c. Facilities, bagian ini mengidentifikasi fasilitas fisik dan
akomodasi yang diperlukan selama periode konversi.
d. Materials berisi daftar bahan-bahan pendukung.
e. Personnel, bagian ini menjelaskan persyaratan personil dan
setiap staf yang dibutuhkan termasuk jenis pelatihan yang
diperlukan.
20
BAB IV
KESIMPULAN
Konversi sistem sebagai salah satu faktor yang sangat berpengaruh dalam
keberhasilan dari penerapan (implementasi) sistem baru, maka sudah seharusnya
proses tersebut direncanakan secara matang. Keberhasilan dalam proses konversi
ini bisa dikatakan awal keberhasilan dari implementasi sistem baru tersebut bagi
perusahaan. Kegagalan dalam proses konversi akan mengakibatkan tidak
bermanfaatnya pengembangan sistem informasi yang baru bagi perusahaan, dan
akan menimbulkan kerugian yang tidak sedikit bagi perusahaaN.
Terdapat 4 (empat) metode yang dapat digunakan oleh perusahaan dalam
melakukan konversi sistem informasi yang lama ke sistem informasi yang baru.
Keempat metode tersebut adalah :
e. Konversi Lansung (Direct Conversion);
f. Konversi Paralel (Parallel Conversion);
g. Konversi Bertahap (Phase-In Conversion);
h. Konversi Pilot (Pilot Conversion).
Salah satu model perencanaan konversi sistem yang dapat
diimplementasikan adalah template yang buat oleh Department of Information
Technology-Goverment of Maryland. Adapun template yang menjelaskan phase
dari konversi sistem sebagai berikut:
1. Introduction, Bagian ini memberikan penjelasan singkat tentang :
• Purpose and Scope,
• Points of Contact,
• Project References,
• Glossary.
2. Conversion Overview, Bagian ini memberikan gambaran tentang
aspek upaya konversi, yang akan dibahas pada bagian berikutnya,
meliputi :
• System overview,
21
• System conversion overview,
• Conversion tasks,
• Conversion Schedule,
• Security,.
3. Conversion Support, Bagian ini menjelaskan dukungan yang
diperlukan untuk mengimplementasikan sistem. Jika ada persyaratan
dukungan tambahan yang tidak tercakup oleh kategori ditampilkan
disini, menambahkan subbagian lain yang diperlukan. Dukungan
yang diperlukan tersebut meliputi :
• Hardware,
• Software,
• Facilities,
• Materials
• Personnel.
22
DAFTAR PUSTAKA
O’Brien JA. 2005. Introduction to Information System 12th ed. Boston: McGraw-
Hill Companies, Inc.
https://www.scribd.com/doc/37939009/Konversi-Sistem-9
http://rizma.blogstudent.mb.ipb.ac.id
doit.maryland.gov/SDLC/Documents/conversion_plan.doc
23