BAB II
KAJIAN TEORITIS
A. Konsep Dasar Pengelolaan Perpustakaan
1. Pengertian Pengelolaan
Pada dasarnya pengelolaan diartikan sebagai proses perencanaan,
pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian semua sumber daya untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan. (Atmodiwiryo,2000:5). Pengelolaan biasanya
disinonimkan dengan kata manajemen, sementara manajemen ini sejak berabad-abad
yang lalu sudah ada, dimana pada masa itu pengelolaan diartikan sebagai pembagian
kerja dan adanya tujuan bersama di antara kelompok orang yang tergabung dalam
suatu ikatan formal. Teori ini menekankan pada adanya koordinasi, kerja sama,
adanya pencatatan, komunikasi dan pengendalian (Wilujeng,2007:18). Pada tahap
berikutnya berkembang pemikiran yang mengulas pekerjaan manajer yang dapat
dibedakan antara administrasi dan manajemen sehingga lahirlah beberapa pendapat
yaitu ; (1) pemikiran bahwa pengelolaan menyangkut struktur organisasi pekerjaan
manajerial, (2) akibat pemikiran ini timbul perbedaan antara administrasi dan
manajemen dimana fungsi administrasi menyangkut perumusan kebijaksanaan dan
penerapan organisasi, sedangkan fungsi utama manajemen adalah pengendalian
pimpinan untuk pelaksanaan pekerjaan dengan baik dalam organisasi, (3) manajemen
(pengelolaan) melakukan fungsi kepemimpinan, perencanaan, dan pengendalian
opratif dalam organisasi. Perkembangan selanjutnya pengelolaan didefinisikan
7
sebagai proses merencanakan, dan mengambil keputusan, mengorganisasikan,
memimpin dan mengendalikan sumber daya manusia, keuangan, fasilitas dan
informasi guna mencapai sasaran organisasi dengan cara efisien dan efektif.
(Atmodiwiryo, 2000:2). Dengan demikian pengelolaan perpustakaan sekolah adalah
serangkaian proses kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan, dan
mengendalikan penyelenggaraan perpustakaan. Perencanaan dimaksudkan sebagai
rangkaian kegiatan mulai dari perumusan tujuan, Analisis kebutuhan bahan pustaka,
pemilihan program dan penetapkan prioritas. identifikasi dan pengerahan sumber,
serta penentuan sistem pelayanan, sedangkan pengorganisasian dimaksudkan sebagai
penentuan personalia, tupoksi dan penjadwalan, sementara pelaksanaan adalah
serangkaian pekerjaan mulai pendirian, pengadaan bahan pustaka, pengadaan
petugas perpustakaan, pelayanan dan statistik pembaca/pengunjung sumber biaya dan
sebagainya untuk mencapai tujuan perpustakaan yang telah ditetapkan.
2. Pengertian Perpustakaan
Perpustakaan sekolah merupakan bagian terpenting dari komponan Pendidikan.
Keberadaanya tidak dapat dipisahkan dari lingkungan sekolah sebagai salah satu
sarana pendidikan. Perpustakaan sekolah berfungsi sebagai penunjang kegiatan
belajar siswa membantu siswa dan guru dalam memacu tercapainya tujuan
pendidikan sekolah.
Secara bahasa perpustakaan berasal dari kata pustaka yang artinya, kitab atau
buku. Perpustakaan merupakan tempat buku dikumpulkan, ditata, dijaga
kebersihannya dan dijauhkan dari segala penyebab kerusakan dengan tujuan untuk
dipinjamkan kepada anggota atau dimanfaatkan oleh siswa yang ingin mengadakan
pembelajaran ekstra.(Darmono,2007:5)
Secara terminology para pakar (dalam Yusuf, tth:7) mengemukakan antara lain :
a. Perpustakaan adalah suatu ruangan atau tempat yang menyediakan buku, naskah,
koleksi musik atau bahan bacaan lain yang terkadang bersifat artistic dipelihara,
disusun dengan system tertentu untuk dimanfaatkan bukan untuk dijual (Seila
Ritchi)
b. Perpustakaan adalah kumpulan buku, naskah,dan bahan bacaan lainnya untuk
kepentingan belajar atau membaca, hiburan atau hal yang menyenangkan
(Webster’s 3rd
New Internatioanl Dictionary, 1961, edition)
c. Kumpulan buku atau penggunaan bahan lainnya yang dikelola perpustakaan
modern yang meliputi film, slide, gramafon, tape recorder, video recorder dan
lain-lain (Encyclopedia Britannica, Vol. VI, 1976) dalam Yusuf (tth:7)
d. Perpustakaan adalah koleksi bahan cetakan dan bahan bukan cetakan termasuk
sumber informasi computer yang diorganisasi untuk dimanfaatkan.(IFLA
Standard for Library School,1976)
e. Menurut Bafadal.(2009:3), perpustakaan adalah suatu unit kerja dari suatu badan
atau lembaga tertentu yang mengelola bahan-bahan pustakaan baik berupa buku
maupun bukan berupa buku (non book material) yang diatur secara sistematis
menurut aturan tertentu sehingga dapat digunakan sebagai sumber informasi oleh
setiap pemakainya
Berdasarkan beberapa pengertian di atas maka perpustakaan dapat didefinisikan
sebagai, suatu tempat pengelolaan segala macam informasi terekam, baik dalam
bentuk tercetak maupun noncetak termasuk bahan-bahan mikrokomputer dan bahan
hasil teknologi canggih lainnya, untuk kepentingan pendayagunaan bagi masyarakat
luas.
Perpustakaan adalah salah satu alat yang vital dalam setiap program pendidikan,
pengajaran, dan penelitian bagi setiap lembaga pendidikan dan ilmu
pengetahuan.(Yusuf,tth:2)
Menurut Supriyadi (dalam Bafadal 2009;4) Perpustakaan sekolah adalah
perpustakaan yang diselenggarakan di sekolah guna menunjang program belajar
mengajar di lembaga pendidkan formal tingkat sekolah baik Sekolah Dasar maupun
Sekolah Menengah, baik sekolah umum atau sekolah swasta
Bafadal (2009:4) memberikan suatu definisi tentang perpustakaan sekolah
sebagai koleksi yang diorganisasi di dalam suatu ruang agar dapat digunakan oleh
murid-murid dan guru-guru. Di dalam penyelenggaraannya perpustakaan sekolah
ditunjuk seorang pustakawan yang bisa diambil dari salah seorang guru yang
dianggap mampu mengelola perpustakaan sekolah. Apabila pengelola perpustakaan
seorang guru maka akan mudah mengintegrasikan penyelenggaraan perpustakaan
sekolah dengan proses belajar mengajar dibanding dengan yang bukan guru.
Selanjutnya menurut Satuan Tugas Koordinasi Pembinaan Perpustakaan Sekolah
(SATGAS KPPS) Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Propinsi Jawa Timur
(dalam Bafadal,2009:4) Perpustakaan Sekolah adalah koleksi pustaka yang diatur
menurut sistem tertentu dalam suatu ruang merupakan bagian integral dalam proses
belajar mengajar dan mambantu mengembangkan minat bakat murid .
Bertolak dari penjelasan di atas disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
perpustakaan sekolah adalah kumpulan bahan pustaka baik berupa buku maupun non
buku yang diorganisasi secara sistematis dalam suatu ruang sehingga dapat
membantu murid-murid dan guru-guru dalam proses belajar mengajar di sekolah.
3. Manfaat Perpustakaan
Perpustakaan sekolah apabila dikelola dengan baik, maka akan bermanfaat dan
dapat memperlancar tujuan proses belajar mengajar di sekolah. Implikasi manfaat
tersebut tidak hanya perupa tingginya prestasi murid-murid, tetapi lebih jauh lagi
yaitu murid-murid mampu mencari, menemukan, menjaring dan menilai informasi,
terbiasa belajar mandiri, terlatih ke arah tanggung jawab, selalu mengikuti
perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dan sebagainya.
Adapun manfaat perpustakaan sekolah (dalam Bafadal,2009:5) secara rinci
sebagai berikut :
a. Dapat menimbulkan kecintaan murid-murid terhadap membaca.
b. Dapat memperkaya pengalaman belajar murid-murid.
c. Dapat menanamkan kebiasaan belajar mandiri yang akhirnya murid-murid
mampu belajar mandiri.
d. Dapat mempercepat proses penguasaan teknik membaca
e. Dapat membantu kecakapan berbahasa.
f. Dapat melatih murid-murid ke arah tanggung jawab.
g. Dapat memperlancar murid-murid dalam menyelesaikan tugas-tugas
sekolah.
h. Dapat membantu guru-guru menemukan sumber pengajaran
i. Dapat membantu murid-murid, guru-guru dan anggota staf sekolah dalam
mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi
4. Fungsi Perpustakaan
Menurut Smith dkk (dalam Bafadal,2009:6) menyatakan bahwa perpustakaan
sekolah merupakan sumber belajar. Hal ini diasumsikan pada tinjauan secara umum
bahwa perpustakaan sekolah itu sebagai pusat proses belajar, sebab kegiatan yang
paling tampak pada setiap kunjungan murid-murid adalah belajar. Baik yang ada
hubungannya dengan permasalahan langsung dengan mata pelajaran yang di ajarkan
di kelas maupun hal-hal lain yang tidak ada hubungan langsung dengan pelajaran.
Namun apabila ditinjau secara khusus berikut ini beberapa fungsi perpustakaan yaitu :
a. Fungsi Edukati
Dikatakan perpustakaan sekolah memiliki fungsi edukatif karena di sekolah
disediakan buku-buku baik fiksi maupun nonfiksi sehingga membiasakan para murid
untuk belajar mandiri tanpa bimbingan guru. Adanya perpustakaan sekolah dapat
meningkatkan interes membaca para murid sehingga teknik membaca dapat dikuasai
dengan baik. Di samping itu di perpustakaan sekolah terdapat buku-buku yang
pengadaannya sesuai dengan kurikulum sekolah sehingga dapat menunjang
penyelenggaraan pendidikan di sekolah.
b. Fungsi Informatif.
Karena di perpustakaan sekolah disediakan atau dilengkapi dengan alat-alat
pendengar seperti OHP, Slide, TV, Video, Tape Recorder dan lain-lain, maka akan
membantu murid-murid memperoleh informasi atau keterangan yang mereka
perlukan.
c. Fungsi Tanggung Jawab Administrasi
Setiap siswa yang masuk ke perpustakaan harus menunjukkan kartu anggota
atau kartu belajar, tidak diperbolehkan membawa tas, tidak boleh mengganggu teman,
siswa yang terlambat mengembalikan diberi denda dan sebagainya, dapat mendidik
para siswa ke arah tanggung jawab di samping membiasakan para siswa bersikap dan
bertindak secara administratif.
d. Fungsi Riset
Adanya bahan pustaka yang lengkap, sehingga para guru maupun para siswa
dapat mengadakan riset.
e. Fungsi rekreatif.
Adanya perpustakaan sekolah dapat berfungsi rekreatif. Perpustakaan sekolah
dapat digunakan sebagai pengisi waktu luang.
Adapun fungsi Perpustakaan menurut Darmono (2007:8) secara khusus dapat
diuraikan sebagai berikut :
a. Sebagai pusat sumber belajar
b. Sebagai pusat bahan pembelajaran
c. Sebagai pusat kegiatan sosial dan pusat kebudayaan bangsa
d. Sebagai ciearing house maksudnya perpustakaan menghimpun semua karya
cetak yang berasal dari daerah setempat.
e. Sebagai pusat informasi dan pusat jaringan.
5. Tujuan Perpustakaan
Setelah mengetahui arti perpustakaan maka akan lebih jelas apa tujuan
perpustakaan.
Adapun tujuan perpustakaan dapat ditelusuri tujuan deselenggarakannya
perpustakaan pada Perguruan Tinggi. Tujuan perpustakaan paling berhubungan
langsung dengan kurikulum peguruan tinggi yaitu Tri Darma Perguruan Tinggi yaitu
untuk mendukung, memperlancar serta mempertinggi kualitas pelaksanaan proses
kegiatan belajar mengajar di perguruan tinggi yang menurut Darmono (2007:8)
meliputi aspek-aspek sebagai berikut: (a) Pengumpulan informasi, (b) Pengolahan
informasi, (c) Pemanfaatan informasi, (d) Penyebarluasan informasi.
Bafadal (2009:5) menyatalan bahwa penyelenggaraan perpustakaan sekolah
adalah bertujuan mengumpulkan dan menyimpan bahan-bahan pustaka serta
membantu murid-murid menyelesaikan tugas-tugas dalam belajar mengajar.
6. Sistem Pelayanan Perpustakaan
Pelayanan pembaca merupakan kegiatan pemberian pelayanan kepada
pengunjung perpustakaan sekolah dalam menggunakan buku-buku dan bahan-bahan
pustaka lainnya. Pelayanan tersebut dapat diselenggarakan dengan sebaik-baiknya
apabila pelayanan teknisnya dikerjakan dengan sebaik-baiknya pula. Menurut
William A. Katz (dalam Bafadal,2009:124) menyatakan bahwa pada intinya
pelayanan pembaca itu ada dua, yaitu : Pelayanan sirkulasi, dan pelayanan
referensi.
Pelayanan Sirkulasi adalah kegiatan melayani peminjaman dan pengembalian
buku-buku perpustakaan sekolah sedangkan pelayanan referensi pelayanan yang
berhubungan dengan pelayanan pemberian informasi dan pemberian bimbingan
belajar, berupa memberikan jawaban-jawaban atas pertanyaan-pertanyaan
pengunjung perpustakaan sekolah yang membutuhkan keterangan-keterangan dan
memberikan petunjuk tentang bahan-bahan tertentu yang tidak mungkin dapat
dilayani oleh bagian sirkulasi.
Adapun Pelayanan Sirkulasi dapat diuraikan sebagai berikut :
a. Peminjaman Buku.
Dalam hal peminjaman buku terdapat dua sistem penyelenggaraan
perpustakaan sekolah yang masing-masing berbeda yaitu :
1) Sistem terbuka
Yang dimaksud dengan pelayanan perpustakaan sekolah sistem terbuka
adalah dimana murid-nurid diperbolehkan mencari dan mengambil sendiri buku-buku
yang dibutuhkan. Pada sistem ini murid-murid dibolehkan masuk ke dalam ruang
buku untuk mencari dan mengambil sendiri buku yang dibutuhkan, selanjutnya
dibawa ke bagian sirkulasi untuk dicatat seperlunya. Pada saat menyerahkan buku
pada bagian sirkulasi para siswa harus menunjukkan kartu anggota atau kartu siswa.
Kemudian petugas sirkulasi mengambil kartu peminjam dan mencatatkan nomor
buku yang dipinjam dan tanggal pengembaliannya. Pada slip tanggal yang ditempel
pada halaman belakang buku, dicatat tanggal pengembaliannya, sedangkan kartu
bukunya dicabut dari kantong buku dan dicatat nama siswa yang meminjam dan
tanggal pengembaliannya pada kartu buku tersebut. Setelah senuanya selesai, maka
kartu anggota atau kartu siswa beserta bukunya diserahkan kepada siswa yang
bersangkutan, sedangkan kartu bukunya difile di laci kartu buku dan kartu
peminjamannya difile kembali di laci kartu peminjam.
2) Sistem Tertutup
Pada perpustakaan sekolah yang menerapkan sistem pelayanan tertutup, para
siswa tidak diperbolehkan mencari dan mengambil sendiri buku-buku atau bahan-
bahan pustaka yang dibutuhkan. Pada sistem ini para siswa tidak dibolehkan masuk
ruang buku tapi petugaslah yang akan mencarikan buku atau bahan pustaka yang
dibutuhkan. Dalam sistem ini mula-mula para siswa melihat kartu katalog untuk
mengetahui apakah buku yang dibutuhkan tersedia atau tidak. Setelah diketahui
bahwa buku yang dibutuhkan tersedia, maka siswa meminta kartu pesanan.
Selanjutnya siswa menuliskan nama pemesan dan buku pesanan, lalu kartu pesanan
tersebut diserahkan kembali kepada petugas perpustakaan. Setelah buku yang dipesan
ditemukan oleh petugas, kemudian dibawa ke bagian sirkulasi untuk dicatat
seperlunya sebagaimana halnya proses pencatatan pada sistem terbuka.
b. Pengembalian Buku
Tata cara pengembalian buku baik pada sistem terbuka maupun pada sistem
tertutup adalah sama. Pertama-tama buku yang akan dikembalikan diserahkan ke
bagian sirkulasi. Selanjutnya petugas di bagian sirkulasi meneliti tanggal yang
tercantum pada slip tanggal untuk mengetahui apakah pengembalian buku tersebut
terlambat atau tidak. Dalam hal ini apabila ternyata tanggal pengembalian buku
terlambat, maka peminjam diberi sanksi menurut aturan yang berlaku. Kemudian
petugas mengambil kartu peminjam dan keterangan peminjaman pada kartu tersebut
dicoret atau distempel dengan stempel tanda KEMBALI. Akhirnya kartu peminjam
difile lagi di tempatnya, kartu buku dimasukkan lagi ke kantongnya, dan buku
disimpan lagi di rak atau tempatnya semula.
c. Statistik Pengunjung/Peminjam.
Tugas lain petugas bagian sirkulasi adalah membuat statistik pengunjung dan
peminjaman untuk mengetahui seberapa jauh pelayanan perpustakaan sekolah. Yang
menyangkut jumlah pengunjung setiap hari, setiap bulan, atau setiap tahun, jumlah
buku yang dipinjam, golongan buku yang sering dipinjam dan sebagainya. Statistik
pengunjung dan peminjaman fungsinya di samping hasilnya dapat dijadikan dasar
pembuatan laporan, juga dapat dijadikan dasar dalam membuat perencanaan
pengadaan buku-buku.
Pelayanan Referensi adalah pelayanan yang berhubungan dengan pelayanan
pemberian informasi dan pemberian bimbingan belajar. Adapun pelayanan referensi
dapat diuraikan sebagai berikut :
a. Pelayanan informasi.
Pada prinsipnya pelayanan informasi ditujukan untuk memberikan jawaban-
jawaban atas pertanyaan-pertanyaan pengunjung perpustakaan sekolah yang
membutuhkan keterangan-keterangan dan memberikan petunjuk tentang bahan-
bahan tertentu yang tidak mungkin dapat dilayani oleh bagian sirkulasi.
Tugas pelayanan informasi akan terselenggara dengan baik tergantung pada dua
faktor yaitu kelengkapan koleksi dan kemampuan petugas . Kedua faktor tersebut
akan diuraikan sebagai berikut:
1) Kelengkapan Koleksi.
Kelengkapan koleksi yang tersedia di perpustakaan sekolah sangat
mempengaruhi pelayanan informasi. Dalam pelayanan informasi ini koleksi referensi
seperti Kamus, Ensiklopedi, Buku Pegangan, Buku Tahunan, Almanak, Laporan
Penelitian Ilmiah, Laporan pertemuan ilmiah, Skripsi, Tesis, Disertasi, Tinjauan
perkembangan, Bibliografi, Katalog Induk, Buku Petunjuk, tidak dibolehkan dibawa
pulang, melainkan sekedar dibaca di ruang baca atau ruang referensi. Demikian
halnya dengan buku-buku atau bahan-bahan pustaka lainnya yang jumlahnya hanya
satu eksemplar atau koleksi khusus seperti majalah, surat kabar, bulletin, film, slide,
peta, globe, dan sebagainya. Untuk menandai bahan-bahan pustaka seperti disebutkan
di atas agar mudah diketahui caranya adalah dengan meberikan tanda “R” pada label
buku atau bahan pustaka yang jumlahnya hanya satu eksemplar. Tanda “R” ini berarti
koleksi referensi.
2) Kemampuan petugas.
Agar pelayanan referensi dapat terselenggara dengan baik, maka petugas
referensi diharuskan mempunyai pengetahuan yang luas serta mengetahui isi dan ciri
khas setiap bahan referensi. Selain itu petugas referensi harus mempunyai sikap
lemah lembut, sabar, tidak cepat bosan, dan putus asa, yang terlebih penting lagi
petugas referensi harus mampu mengadakan “human relation” dengan pengunjung
perpustakaan sekolah sehingga pengunjung tidak merasa takut minta bantuan petugas
serta merasa aman bila berada di dalam perpustakaan sekolah.
b. Pelayanan Pemberian Bimbingan Belajar.
Tugas pemberian bimbingan belajar ini paling banyak diperlukan pada sekolah-
sekolah dasar (SD), dan sekolah menengah pertama (SMP). Sedangkan pada sekolah
menengah atas (SMA) dan perguruan tinggi (PT) kurang atau bahkan tidak
diperlukan. Bimbingan belajar ini diberikan baik kepada siswa yang mengalami
kesulitan belajar maupun siswa yang berhasil dalam belajarnya. Seorang pustakawan
harus mampu memberikan bimbingan belajar kepada para siswa. Oleh karena itu
seorang pustakawan harus bekerja sama dengan guru-guru mata pelajaran khususnya
guru mata pelajaran Bahasa Indonesia atau bekerja sama dengan guru BK.
7. Isi Perpustakaan sekolah
Adapun bahan-bahan yang dikoleksi di perpustakaan adalah sebagai berikut:
a. Jenis-jenis Buku
Buku Pelajaran, buku ilmu pengetahuan, buku cerita atau Fiksi, . .buku
Referens seperti, kamus, ensiklopedia, sumber biografi, sumber geografi, direktori,
buku panduan atau buku pedoman,. Serial (Majalah dan Koran), Koleksi pandang-
dengar (audio-visual).
b. Penataan Buku
Yang dimaksud dengan Penataan buku terdiri dari ; a. Penyusunan buku atau
pengelompokan buku menurut jenis. b. Pengelompokan buku menurut Bagan DDC,
c. Pemberian kode buku, .d. Bentuk kode buku, e. Peletakan kode buku, f.
Penyusunan buku di rak, dan g. Pengadaan katalogisasi.
B. Perencanaan Perpustakaan
Pada dasarnya perencanaan merupakan kegiatan yang hendak dilakukan pada
masa depan, yang dimaksudkan untuk mengatur berbagai sumber daya agar hasil
yang dicapai sesuai dengan yang diharapkan. (Fattah, 2009:49). Menurut Bafadal
(2009:31) perencanaan berarti suatu proses berfikir menentukan tindakan-tindakan
yang akan dilakukan pada masa yang akan datang dalam rangka mencapai tujuan
yang ditetapkan sebelumnya. Selanjutnya Roger A. Kauffman dalam Fattah ( 2009 :
49 ) menyebutkan bahwa perencanaan adalah proses penentuan tujuan atau sasaran
yang hendak dicapai dan menetapkan jalan dan sumber yang diperlukan untuk
mencapai tujuan itu seefisien dan seefektif mungkin.
Dalam setiap perencanaan selalu terdapat tiga kegiatan yang meskipun dapat
dibedakan, tetapi tak dapat dipisahkan antara satu dengan yang lainnya, yaitu 1)
perumusan tujuan yang akan dicapai, 2) pemilihan program untuk mencapai tujuan,
dan 3) identifikasi dan pengerahan sumber yang jumlahnya terbatas. Dengan
demikian perencanaan perpustakaan sekolah adalah serangkaian kegiatan berupa
perumusan tujuan, pemilihan program dan identifikasi serta pengerahan sumber yang
ada hubungannya dengan pengadaan bahan pustaka dan pendirian perpustakaan. Hal-
hal yang ditentukan dalam perencanaan perpustakaan meliputi perencanaan tujuan,
personalia perpustakaan, struktur organisasi, cara pengadaan dana dan sebagainya.
C. Pelaksanaan Perpustakaan
Pada umumnya pelaksanaan perpustakaan meliputi, pengadaan bahan-bahan
pustaka, klasifikasi bahan pustaka, katalogiosasi, pengaturan dan pemeliharaan bahan
pustaka, pelayanan pembaca dan pengembangan perpustakaan. Pelaksanaan
kegiatan perpustakaan dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Pengadaan buku atau bahan pustaka.
Hal yang pertama dilakukan yang berhubungan dengan pelaksanaan
perpustakaan adalah pengadaan buku-buku atau bahan-bahan pustaka lainnya.
Dalam perencanaan perpustakaan pengadaan bahan atau sarana perpustakaan
termasuk suatu hal yang penting. Dalam perencanaan pengadaan bahan-bahan
pustaka menurut Bafadal (2009:30-36) ada beberapa langkah yang ditempuh yaitu :
a. Inventarisasi bahan-bahan pustaka yang harus dimiliki.
b. Inventarisasi bahan-bahan pustaka yang dimiliki.
c. Analisa kebutuhan bahan-bahan pustaka,
d. Menetapkan prioritas ,dan
e. Menentukan cara pengadaan bahan-bahan pustaka.
Pada umunya bahan-bahan pustaka khususnya yang berupa buku-buku,
merupakan bantuan atau “dropping” dari pemerintah, baik dari Kantor Dinas
Pendidikan Nasional Propinsi maupun dari Kantor Kementerian Pendidikan Nasional
Pusat. Tetapi bantuan tersebut biasanya terbatas, dan tidak selalu ada, sehingga guru
pustakawan dituntut untuk mengusahakan bahan-bahan pustaka. Adapun beberapa
cara yang dapat ditempuh oleh guru pustakawan untuk memperoleh bahan-bahan
pustaka antara lain dengan cara membeli, hadiah atau sumbangan, tukar menukar,
atau dengan cara meminjam. Adapun cara-cara pengadaan bahan-bahan pustaka
dapat diuraikan sebagai berikut:
a. Pembelian.
Untuk membeli buku-buku sekolah dapat ditempuh beberapa cara yaitu :
1) Membeli ke penerbit artinya untuk memperoleh buku maka guru
pustakawan dapat membeli langsung di penerbit.
2) Membeli di toko buku.
3) Memesan, yaitu guru pustakawan memesan buku baik ke penerbit
atau ke toko apabila persediaan buku yang diperlukan habis.
b. Hadiah.
Selain membeli pengadaan bahan pustaka dapat pula diperoleh dengan dari
hadiah atau sumbangan baik dari perorangan maupun organisasi, badan-badan atau
lembaga tertentu.
c. Tukar menukar
Untuk melengkapi bahan atau buku perpustakaan guru pustakawan dapat
mengadakan kerja sama dengan guru pustakawan di sekolah lain yang berupa
tukar menukar buku.
d. Pinjaman
Usaha lain dalam upaya pengembangan dan kelangkapan buku atau bahan
perpustakaan adalah dengan meminjam baik berasal dari Kepala sekolah, guru-guru
atau para siswa sekalipun bahkan dari pihak lain, atau dapat memfotocopy baik buku,
majalah dan lain-lain.
2. Klasifikasi
Setelah kegiatan pengadaan bahan pustaka, kegiatan lain adalah klasifikasi
buku. Klasifikasi buku atau bahan pustaka artinya mengelompokkan buku atau bahan
pustaka yang pada umumnya didasarkan pada perbedaan dan persamaan. Klasifikasi
buku atau bahan pustaka ini ditujukan, 1) untuk mempermudah kepada para siswa
atau pengguna dalam mencari buku atau bahan pustaka yang diperlukan, 2) untuk
mempermudah guru pustakawan dalam mencari buku-buku yang dipesan para siswa
atau pengguna, 3) untuk mempermudah guru pustakawan mengembalikan buku pada
tempatnya, 4) mempermudah guru pustakawan mengetahui perimbangan bahan
pustaka, dan 5) untuk mempermudah guru pustakawan dalam menyusun daftar
bahan-bahan pustaka berdasarkan sistem klasifikasi. (Bafadal,2009:52). Cara
mengklasifikasikan buku dapat ditempuh langkah-langkah sebagai beruikut ; 1)
menentukan sistem klasifikasi, 2) menyiapkan bagan klasifikasi, 3) menyiapkan
buku, 4) menentukan subyek buku, dan 5) menentukan nomor klasifikasi. ( Bafadal,
2009 : 64 – 66 )
3. Katalogisasi.
Katalogisasi merupakan proses mengkatalog buku-buku perpustakaan
sekolah. Katalog merupakan suatu daftar yang berisi keterangan-keterangan yang
lengkap dari suatu buku koleksi, dokumen, atau bahan-bahan pustaka. (Bafadal, 2009
: 89 ). Keterangan-keterangan yang perlu dicantumkan pada katalog meliputi; a.
Tajuk entri, yaitu berupa nama keluarga pengarang atau nama utama pengarang, b.
Judul buku, baik judul utama maupun sub judul, c. Keterangan tentang kota terbit,
nama penerbit, dan tahun terbit, d. keterangan tentang jumlah halaman, ukuran buku,
illustrasi, indeks, tabel, bibliografi, dan efendik, dan e. Keterangan singkat mengenai
seri penerbitan, judul asli, dan pengarang asli apabila buku tersebut merupakan hasil
terjemahan. Katalogisasi ini berfungsi, menginformasikan buku-buku perpustakaan
berupa ciri-ciri buku seperti judul buku, pengarang, edisi, kota terbit, penerbit, tahun
terbit, jumlah halaman, dan sebagai wakil buku, artinya dengan mambaca katalog
pengunjung dapat secara langsung memperoleh gambaran mengenai bukunya.
4. Pengaturan dan pemeliharaan buku-buku atau bahan pustaka
a. Pengaturan buku
Pengaturan dimaksudkan sebagai penyusunan dan penyimpanan buku-buku
perpustakaan dengan sebaik mungkin sehingga memudahkan pengambilan dan
pengembaliannya. Sebelum buku-buku perpustakaan disusun dan disimpan,
sebaiknya buku-buku tersebut dilengkapi dengan perlengkapan buku seperti label
buku, kartu buku berserta kantongnya, dan slip tanggal. Label buku merupakan
nomor penempatan buku yang berisikan nomor klasifikasi, tiga huruf pertama nama
keluarga/utama, satu huruf pertama dari judul buku.
b. Penyusunan buku.
Setelah buku-buku perpustakaan sekolah didaftar dan diinfentaririsasikan ke
dalam buku induk, label buku, kartu buku serta slip tanggal, dan semuanya telah
disampul maka kegiatan selanjutnya adalah menyusun buku-buku menurut aturan
yang berlaku. Penyusunan buku-buku perpustakaan merupakan kegiatan yang tidak
kalah pentingnya dengan kegiatan-kegiatan lain dalam rangkaian pengelolaan
perpustakaan, sebab dapat membantu para pengguna mencari dan menemukan buku
apabila diperlukan sewaktu-waktu.
c. Pemeliharaan buku-buku perpustakaan.
Dalam rangka pengembangan perpustakaan sekolah perlu adanya peningkatan
buku-buku perpustakaan baik ditinjau dari segi kualitas maupun kuantitasnya. Pada
umumnya guru pustakawan atau pengelola perpustakaan dalam rangka meningkatkan
jumlah buku terlebih hanya berusaha untuk mendapatkan tambahan buku, namun
justru buku-buku yang tersedia tidak diurus atau dipelihara, sehingga di satu pihak
mengusahakan tambahan buku-buku, sementara buku-buku yang sudah ada cepat
rusak dan akhirnya tidak dapat dimanfaatkan lagi. Oleh karena itulah diperlukan
upaya pemeliharaan. Kegiatan pemeliharaan buku-buku perpustakaan sekolah
meliputi, pencegahan terhadap kerusakan dan memperbaiki atau membetulkan buku-
buku yang telah rusak. Dengan demikian dapat diidentifkasi beberapa kegiatan dalam
upaya pemeliharaan buku yaitu antara lain mencegah kerusakan buku dan perbaikan
buku. Untuk mencegah terjadinya kerusakan pada buku-buku pertama-tama harus
mengetahui faktor-faktor apa yang biasanya dapat merusak buku, kemudian
bagaimana caranya mencegah agar buku-buku tersebut tidak mudah rusak. Terdapat
dua hal menurut Bafadal (2009:121) yang membuat buku cepat rusak. Yaitu faktor
manusia dan faktor alamiah. Faktor manusia adalah adanya para pengunjung yang
tidak menyadari pentingnya buku, sehingga seringkali mencoret-coret halaman buku,
merobek, menandai halaman buku dengan melipat, membasahi jari dengan ludah
pada saat mencari halaman yang akan dibaca, pada saat membaca sambil makan
sehingga mungkin ada makanan yang terjatuh ke atas buku dan sebagainya.
Sedangkan faktor alamiah seperti kelembaban udara, air, api, jamur, debu, sinar
matahari dan serangga. Perbaikan buku dimaksudkan untuk memperbaiki buku yang
rusak. Biasanya yang sering dilakukan dalam upaya perbaikan buku antara lain
adalah, 1) memperbaiki buku yang sedikit sobek, 2) memperbaiki buku yang
sebagian halamannya lepas, 3) memperbaiki buku-buku yang punggungnya rusak, 4)
memperbaiki buku yang “paperback”nya rusak, 5) menjilid kembali buku-buku yang
jilidnya lepas, dan sebagainya.
5. Pelayanan pembaca.
Sebagaimana telah diuraikan sebelumnya bahwa pelayanan pembaca
merupakan kegiatan pemberian bantuan kepada pengunjung perpustakaan dalam
menggunakan buku-buku atau bahan-bahan pustaka lainnya. Pelayanan ini
menyangkut peminjaman dan pengembalian buku, pemberian informasi serta
bimbingan dan statistik.
6. Inventarisasi bahan pustaka.
Penginventarisasian bahan-bahan pustaka dilakukan pada waktu bahan
pustaka itu didatangkan, setelah guru pustakawan mengecek bahan-bahan pustaka
tersebut. Kegiatan ini meliputi ; 1) pemberian stempel pada buku dan 2) mendaftar
buku-buku.
7. Pengaturan tata tertib Perpustakaan.
Pengaturan tata tertib juga merupakan bagian dari pelaksanaan kegiatan
perpustakaan. Agar pelayanan perpustakaan berjalan lancar dan teratur perlu dibuat
peraturan berupa tata tertib perpustakaan yang dapat dijadikan pegangan baik oleh
pengunjung maupun oleh petugas perpustakaan. Dalam tata tertib ini hal-hal penting
yang dicantumkan meliputi, sikap dan status perpustakaan, keanggotaan perpustakaan
sekolah, bahan-bahan pustaka yang tersedia, sanksi dan hukuman bagi pelanggar,
iuran bagi setiap anggota, sistem penyelenggaraan, dan waktu pelayanan atau waktu
buka.
D. Hambatan-hambatan pelaksanaan Perpustakaan.
Setiap pekerjaan tidak selamanya berjalan lancar. Demikian halnya dengan
pengelolaan perpustakaan, tak lepas dari hambatan. Adapun faktor-faktor yang
menghambat dalam pengelolaan perpustakaan antara lain sebagai berikut:
a. Tenaga pengelola.
Tenaga pengelola perpustakaan merupakan satu bagian dari faktor yang bisa
mendukung kelancaran jalannya pengelolaan perpustakaan. Tenaga pengelola yang
kurang dari semestinya akan menghambat pelaksanaan layanan perpustakaan. Oleh
karena iu dalam penyelenggaraan perpustakaan sekolah sehari-hari perlu ada satu
orang atau lebih yang ditunjuk untuk mengelola perpustakaan sekolah.
b. Tingkat pengetahuan pustakawan.
Seorang pustakawan karena tanggung jawabnya dituntut harus memiliki
kemampuan dan kecakapan dalam mengelola perpustakaan. Kelancaran pengelolaan
perpustakaan, besar tidaknya hasil yang dicapai oleh adanya penyelenggaraan
perpustakaan sekolah sangat tergantung kepada bagaimana pengelolaannya.
c. Ruangan yang tidak layak.
Di samping kemampuan pustakawan, hal lain yang turut mempengaruhi dan
sekaligus menjadi hambatan dalam penyelenggaraan perpustakaan adalah ruangan
yang digunakan sebagai tempat penyelenggaraan perpustakaan. Banyaknya buku dan
bahan pustaka akan tidak berarti jika diletakkan dalam ruangan yang sempit.
d. Buku dan perlengkapan perpustakaan.
Kelengkapan buku atau bahan pustaka lainnya turut mempengaruhi
kelancaran pengelolaan perpustakaan. Bahan pustaka yang tidak lengkap akan
menjadi penghambat dalam pelayanan perpustakaan.
e. Modal
Satu hal yang paling fital dalam pengelolaan perpustakaan adalah modal, baik
yang sifatnya material maupun hal-hal lain yang bersifat rohani seperti kemauan,
kemampuan dan lain-lain.
f. Dukungan
Agar pengelolaan dapat berjalan lancar, maka satu hal juga yang turut
mempengaruhi berhasil tidaknya pengelola perpustakaan dalam menjalankan
tugasnya adalah dukungan dan bantuan dari semua pihak. Kurangnya dukungan
merupakan faktor penghambat dalam upaya merelisasikan tujuan yang telah
ditetapkan.