7
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Sistem Pengarsipan
2.1.1. Pengertian Sistem
Menurut Umam (2014:220) menjelaskan bahwa Sistem, berasal dari bahasa
Latin (systema) dan bahasa Yunani (sustema), adalah kesatuan yang terdiri atas
komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran
informasi, materi, atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk
menggambarkan entitas yang berinteraksi.
Menurut Susanto dalam Priansa dan Garnida (2013:170) menjelaskan bahwa
“Sistem adalah kumpulan atau grup dari sub sistem/ bagian/ komponen apapun, baik
fisik ataupun non fisik, yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama
secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu”.
Menurut beberapa ahli diatas penulis menyimpulkan bahwa “Sistem adalah
suatu komponen yang dihubungkan bersama untuk menghasilkan informasi, materi
atau interaksi dalam mencapai tujuan tertentu”.
2.1.2. Pengertian Arsip
Menurut International Standars Organization (ISO) dalam Priansa dan Garnida
(2013:157) menjelaskan bahwa arsip, adalah informasi yang disimpan dalam
berbagai bentuk, termasuk data dalam komputer, dibuat atau diterima serta
dikelola oleh organisasi maupun orang dalam transaksi bisnis dan
menyimpannya sebagai bukti aktivitas.
8
Menurut Ali dan Tanzili (2006:7) menjelaskan bahwa “arsip adalah bagian
yang sangat penting pada sebuah kantor, yaitu tempat menyimpan surat-surat dan
dokumen-dokumen kantor yang dapat dihadirkan kembali dengan otentik sewaktu
diperlukan”.
Menurut beberapa ahli diatas penulis menyimpulkan bahwa “Arsip adalah
bagian terpenting dalam menyimpan data atau dokumen-dokumen kantor yang
disimpan oleh suatu organisasi, karena proses pengarsipan dapat mempermudah suatu
organisasi dalam penemuan kembali data atau dokumen-dokumen yang disimpan”.
2.1.3. Fungsi dan Tujuan Arsip
Menurut Priansa dan Garnida (2013:158), fungsi dalam kearsipan yaitu:
1. Alat penyimpan warkat.
2. Alat bantu perpustakaan, khususnya pada organisasi besar yang menyelenggrakan
sistem sentralisasi.
3. Alat bantu bagi pimpinan dan manajemen dalam mengambil keputusan.
4. Alat perekam perjalanan organisasi.
5. Mengefektifkan dan mengefisienkan pekerjaan.
6. Alat untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi organisasi.
7. Alat untuk memberikan keterangan yang diperlukan bagi yang membutuhkan
data.
8. Sumber informasi peristiwa dan kegiatan yang terjadi di kantor.
9
Menurut Martono dalam Priansa dan Garnida (2013:160), tujuan dari kearsipan
adalah:
a. Menyediakan warkat jika diperlukan.
b. Menghindari pemborosan waktu dalam mencari warkat yang diperlukan.
c. Mengumpulkan warkat-warkat yang mempunyai hubungan antara satu dengan
lainnya.
d. Menghemat tempat penyimpanan.
e. Mengamankan warkat yang penting baik dari bahaya pencurian atau kebakaran.
f. Menjaga kerahasiaan jika warkat benar-benar perlu dirahasiakan.
2.1.4. Manfaat Arsip
Menurut Ali dan Tanzili (2006:7), arsip mempunyai manfaat sebagai berikut:
1. Untuk menjelaskan surat-surat atau catatan-catatan yang penting.
2. Untuk menguatkan buku.
3. Untuk dokumen sejarah, foto, maupun arti serta peristiwa yang bersejarah dan
penting lainnya.
4. Untuk bahan studi dan ilmu pengetahuan.
5. Untuk catatan sebagai bahan penyelidikan dan pemikiran demi kemajuan.
2.1.5. Tugas Arsip
Menurut Sedarmayanti dalam Priansa dan Garnida (2016:167), menyatakan
bahwa unit kearsipan mempunyai tugas pokok:
1. Menerima warkat.
10
2. Mencatat warkat
3. Mendistribusikan warkat.
4. Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip dengan sistem tertentu.
5. Memberikan pelayanankepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.
6. Mengadakan perawatan atau pemeliharaan arsip.
7. Mengadakan atau merencanakan penyusutan.
2.1.6. Jenis-jenis Arsip
Menurut Priansa dan Garnida (2013:160), arsip pada dasarnya memiliki
banyak jenis. Berikut ini beberapa jenis arsip:
1. Berdasarkan Media
a. Arsip Berbasis Kertas ( Convetional Archives/Records)
Merupakan arsip yang berupa teks atau gambar atau numerik yang terutang di
atas kertas.
b. Arsip Lihat-Dengar (Audio-Visual Archives/Records)
Merupakan arsip yang dapat dilihat dan didengar. Contohnya: kaset video,
film, VCD, foto.
c. Arsip Kartografik dan arsitektual (Cartographic and Architectural
Archives/Records).
Merupakan arsip berbasis kertas tetap isinya memuat gambar grafik, peta,
ambar arsiptek lainnya, dan karena bentuknya unik dan khas maka dibedakan
dari arsip berbasis kertas pada umumnya.
11
d. Arsip Elektronik
Arsip elektronik merupakan arsip yang dihasilkan oleh teknologi informasi,
khusunya komputer (machine readable).
2. Berdasarkan Fungsi
a. Arsip Dinamis
Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, maupun penyelengaraan aktivitas di lingkungan
perkantoran, yang pada umumnya dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi. Arsip dinamis, terdiri dari dua macam:
1) Arsip Dinamis Aktif (Active Records)
Arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyelesaian suatu
kegiatan. Sehingga arsip aktif ini juga merupakan berkas kerja.
2) Arsip Dinamis Inaktif (Inactive Records)
Arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung dalam penyelesaian
kegiatan, karena kegiatan sudah selesai tetapi sewaktu-waktu masih
diperlukan sehingga perlu disimpan.
b. Arsip Statis (Archive)
Arsip yang sudah tidak lagi digunakan dalam kegiatan oleh penciptanya, tetapi
mempunyai nilai tertentu sehingga pantas untuk dilestarikan/ diabadikan untuk
kepentingan umum, sejarah, atau sebagai bahan bukti.
12
2.2. Arsip Elektronik
2.2.1. Pengertian Arsip Elektronik
Menurut Haryadi (2009:52) menjelaskan bahwa “arsip elektronik adalah
kumpulan data yang disimpan dalam bentuk data scan-an yang dipindahkan secara
elektronik atau dilakukan dengan digital copy menggunakan resolusi tinggi,
kemudian disimpan dalam hard drive atau optical disk”.
2.2.2. Sistem Arsip Elektronik
Menurut Haryadi (2009:53) menjelaskan bahwa saat ini, beberapa vendor
menyediakan sitem pengarsipan profesional yang secara fungsional sesuai untuk
pengelolaan arsip atau dokumen secara benar. Ada tiga sistem utama yang tersedia
sebagai berikut:
1. Sistem manajemen dokumen elektronik atau electronic document management
system (EDMS) yang secara umum akan mengelola arsip atau dokumen elektronik
melalui komputer masing-masing pegawai. Misalnya, word processing,
spreadsheets, presentasi dan proyek.
2. Sistem pemindaian elektronik atau electronic imaging system (EIS) yang akan
mengelola dokumen hasil pemindaian (scan).
3. Software manajemen dokumen atau records management software (RMS) yang
akan mengelola dokumen kertas atau data yang disimpan dalam kantor atau pusat
penyimpanan dokumen.
13
2.2.3. Kelebihan Arsip Elektronik
Menurut Lawalata (2012:136), kelebihan dari arsip elektronik adalah:
1. Proses pengolahan yang cepat sehingga mempersingkat waktu pekerjaan.
2. Tingkat akurasi yang dihasilkan cukup tinggi. Informasi yang dihasilkan akurat,
sesuai dengan tujuan pengolahan data.
3. Kemudahan berinteraksi dengan penggunanya dalam menjalankan aplikasi-
aplikasi yang berbasis komputer.
2.2.4. Komponen Arsip Elektronik
Menurut Haryadi (2009:53), terdapat empat komponen dalam memilih
kearsipan elektronik:
1. Kecepatan Memindahkan Dokumen.
Metode utama dalam memindahkan data ke dalam sistem komputerisasi dokumen
diantaranya:
a. Scanning.
Memindai atau men-scan dokumen dilakukan untuk menghasilkan data atau
gambar yang dapat disimpan di komputer.
b. Conversion.
Mengkonversi dokumen adalah proses mengubah dokumen word processor
atau spreadsheet menjadi data gambar permanen untuk disimpan sistem
komputerisasi. Aplikasi windows, seperti Microsoft Word, Excel, atau
Autidesk AutoCAD, dapat mencetak data yang tealh menjadi tampilan
14
unalterable dari dokumen. Tampilan ini biasanya disimpan sebagai kualitas
arsip tagged image file format (tiff) atau portable document format (pdf).
c. Importing.
Metode ini juga memindahkan data secara elektronik, seperti dokumen office
suite, grafik, audio clips, atau data video, kedalam sistem pengarsipan
dokumen elektronis. Data dapat dipindahkan dengan melakukan drag and drop
ke sistem dan tetap menggunakan format data aslinya.
2. Kemampuan Menyimpan Dokumen.
Setelah dipindahkan ke dalam sistem, dokumen harus disimpan secara benar.
Sistem penyimpanannya harus mampu mendukung perubahan teknologi,
peningkatan jumlah dokumen, dan mampu bertahan dalam waktu lama.
3. Kemampuan Mengindeks Dokumen.
Dokumen berupa kertas yang disimpan di kantor, harus dikelola agar bermanfaat
untuk organisasi. Caranya dengan melakukan pelabelan, penyortiran,
pengindeksan, penempatan ke folder, dan memasukkannya ke filling cabinet. Hal
ini berlaku juga pada arsip elektronik, yang memerlukan beberapa metode untuk
mengelolanya agar mudah dipahami oleh user pada saat ini atau pada masa yang
akan datang. Ada tiga metode dalam mengelola pengindeksan arsip elektronik.
a. Indeks fields.
Menggunakan kategorisasi tema dan kata kunci sebagai metode tradisional
yang digunakan dalam dokumen kertas.
15
b. Full text indexing.
Dengan meng-install software optical character recognition (OCR) menjadikan
pengindeksan lebih mudah dan cepat dibadingkan dengan menggunakan kata
kunci.
c. Folder atau file structure.
Sistem ini menyediakan metode visual dalam pencarian dokumen. Manajemen
arsip elektronik harus memiliki kemampuan yang sama untuk menciptakan
kembali sistem filling ini dengan banyak tingkatan.
4. Kemampuan Mengontrol Akses.
Hal ini merupakan aspek terpenting dari sistem pengarsipan dokumen secara
elektroniks, karena hampir setiap orang di dalam organisasi mampu membaca
dokumen di setiap komputer yang terhubung dengan LAN di seluruh kantor.
Untuk itu, perlu ada tingkatan yang berbeda antar pengguna dengan
mempertimbangkan faktor kerahasiaan dan keamanan arsip.
a. Ketersediaan yang luas dan akses yang fleksibel.
b. Keamanan yang komprehensif.
2.2.5. Konsep Dasar Kearsipan Elektronik
Menurut Sugiarto dan Wahyuno (2015:115), sistem kearsipan berbasis
komputer ini memiliki kabinet virtual yang didalamnya berisi map virtual. Tabel di
bawah ini menunjukkan perbedaan kearsipan konvensional dengan kearsipan
elektronik.
16
Tabel II.1
Perbedaan Komponen Kearsipan Konvensional dan Elektronik
Komponen Kearsipan Konvensional Kearsipan Elektronik
Kabinet Berupa rak atau lemari arsip yang
dibuat secara fisik.
Berupa kabinet virtual yang dibuat
dengan database.
Map Berupa map fisik untuk menyimpan
lembaran arsip.
Berupa map vitual atau folder untuk
menyimpan file dokumen.
Arsip Lembaran-lembaran surat hardcopy. Lembaran-lembaran surat yang sudah
di transfer ke dalam file gambar/ teks.
Sumber: Sugiarto dan Wahyuno dalam buku Manajemen Kearsipan Modern (2015:116).
1. Kabinet Virtual.
Database yang meniru bentuk dari kabinet nyata yang dipergunakan pada sistem
kearsipan konvensional.
2. Map Virtual.
Database yang atribut-atributnya seperti map yang sesungguhnya dalam sistem
kearsipan konvensional.
3. Lembaran Arsip.
Lembaran arsip yang tersimpan di dalam map virtual, bisa berbentuk file dokumen
atau gambar.
2.2.6. Manfaat Arsip Elektronik
Menurut Sugiarto dalam Priansa dan Garnida (2013:175), manfaat
penggunaan media elektronik dalam pengolahan arsip adalah:
17
1. Kecepatan.
Melalui penggunaan media elektronik maka proses pencarian, penemuan,
pendistribusian, dan juga pengolahan data akan dapat dilakukan dengan waktu
yang singkat.
2. Kemudahan.
Kita akan diberikan kemudahan dalam hal pencarian, penemuan, pendistribusian
dan juga pengolahan data, cukup memberi perintah kepda media tersebut, maka
media tersebut akan mengerjakan apa yang diperintahkan.
3. Kehematan.
Penggunaan media elektronik kita bisa menggunakan lebih sedikit tenaga, pikiran
dan juga biaya yang diperlukan dalam pengelolaan arsip.
Menurut Sukoco (2007:114), manfaat penggunaan media elektronik adalah:
1. Pengindeksan yang fleksibel.
Mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan
menghemat tenaga, waktu, dan biaya.
2. Mengarsip secara digital.
Sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminalisir
karena tersimpan secara digital. Juga risiko akan berpindahnya dokumen ke folder
yang tidak semestinya atau bahkan hilang sekalipun akan aman karena disimpan
secara digital.
3. Pencarian secara full-text.
18
Dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama file dan
menemukannya dalam bentuk full text dokumen.
4. Berbagi arsip secara mudah.
Berbagi dokumen dengan kolega maupun klien akan mudah dilakukan melalui
LAN bahkan internet.
2.2.7. Kemudahan Dalam Pengelolaan Arsip
Menurut Sugiarto dan Wahyuno (2015:118), beberapa kemudahan yang
diberikan sistem kearsipan elektronik berbasis komputer antara lain:
1. Mudah dioperasikan.
Di dalam pemograman komputer di kenal istilah Human ComputerInteractive.
Konsep tersebut dalam implementasinya akan menghasilkan program-program
aplikasi yang berorientasi visual sehingga mudah dioperasikan oleh pengguna.
2. Tampilan yang menarik.
Dengan kelebihannya dalam melakukan visualisasi, maka komputer mampu
memberikan tampilan yang menarik sehingga memberikan kenyamanan bagi
penggunannya.
3. Fasilitas pencarian dokumen.
Salah satu kelebihan utama sistem berbasis komputer adalah kecepatan proses
dalam pencarian dokumen. Komputer dapat memberikan kata-kata kunci
pencarian yang flexible.
4. Pencatatan lokasi fisik dokumen.
19
Fasilitas pencarian lokasi fisik, berarti akan mempermudah pengguna dalam
melakukan hard copy dari arsip yang di inginkannya.
5. Fasilitas gambar dan suara.
Penggunaan scanner membuat kemudahan dalam melakukan transfer dari bentuk
dokumen fisik ke dalam bentuk virtual. Kelebihan tersebut dengan kemampuan
komputer untuk melakukan proses imaging mempertajam dan memperjelas
dokumen.
6. Keamanan data.
Keamanan dokumen akan lebih terjamin dengan adanya level keamanan bertingkat
yang menggunakan ID pengguna dan password.
7. Retensi otomatis.
Penggunaan komputer juga akan memungkinkan pemeriksaan secara otomatis
retensi dokumen.