7
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Prosedur
2.1.1. Pengertian Prosedur
Menurut Jerry Fitzgerald, Arda F. Fitzgerald, dan Warren D. Stallings, Jr.
dalam Umam (2014:151) mendefinisikan prosedur sebagai berikut ”urutan-urutan
yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa yang harus
dikerjakan, siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan, dan bagaimana
mengerjakannya”.
Menurut Nuraida (2008:35) mengatakan bahwa, ”prosedur adalah urutan
langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), dimana perkerjaan
tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana
melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang
melakukannya”.
Dari beberapa pengertian diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa prosedur
adalah tata cara, langkah-langkah dari suatu pekerjaan, kapan harus dikerjakan, siapa
yang mengerjakannya, dan bagaimana cara mengerjakannya.
8
2.2. Perjalanan Dinas
2.2.1. Pengertian Perjalanan Dinas
Menurut Wursanto (2006:209) mengemukakan bahwa:
Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan
atau pegawai suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan tugas
pekerjaan kedinasan. Sementara yang dimaksud dengan tugas pekerjaan
kedinasan adalah tugas pekerjaan yang berkaitan dengan kepentingan lembaga
atau perusahaan yang bersangkutan.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, perjalanan adalah suatu kegiatan
bepergian ke suatu tempat. Sedangkan dinas mempunyai arti sebagai orang yang
memimpin suatu unit perusahaan. Jadi, perjalanan dinas adalah suatu kegiatan yang
dilakukakan pimpinan untuk bepergian ke suatu tempat tertentu dalam rangka
melaksanakan tugasnya.
Dari pengertian diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa perjalanan dinas
adalah merupakan perjalanan ke suatu tempat tertentu yang dilakukan untuk tujuan
pekerjaan kedinasan seperti meeting dengan klien, menghadiri seminar, pembukaan
cabang baru, dan lain-lain.
Menurut Asekma Don Bosco (2010:99), bagi pimpinan suatu organisasi,
perjalanan bisnis memiliki misi yang sangat penting. Perjalanan bisnis mungkin
untuk meninjau anak perusahaan di luar kota atau luar negeri, bernegosiasi dengan
klien mancanegara, membuka pasar baru, atau menghadiri seminar dan konferensi.
Menurut Yatimah (2009:243), perjalanan dinas para pimpinan biasa dilakukan
karena berbagai kepentingan, antara lain pelaksanaan pengawasan di kantor cabang
9
atau perusahaan cabang, seminar, diklat, tender, janji pertemuan, penjajakan kerja
sama, menghadiri acara seremonial, kegiatan sosial, dan berbagai kegiatan lainnya.
2.2.2. Macam-Macam Perjalanan Dinas
Menurut Dewi (2011:63) perjalanan dinas dapat diklasifikasikan sebagai
berikut:
1. Tujuan
Perjalanan dinas pimpinan berdasarkan tujuan misalnya untuk pelaksanaan
pengawasan di kantor cabang, seminar, diklat, tender, janji temu, pertemuan/rapat,
penjajakan kerja sama, menghadiri acara seremonial ataupun kegiatan sosial.
2. Sarana Transportasi
Perjalanan dinas berdasarkan sarana transportasi yang digunakan, dibedakan
dalam perjalanan dinas lewat darat, udara atau laut.
3. Waktu
Perjalanan dinas berdasarkan lamanya waktu, dibedakan dalam satu hari atau
lebih.
4. Wilayah
Perjalanan dinas menurut wilayah negara tujuan perjalanan dinas, dalam negeri
atau luar negeri.
Menurut Yatimah (2013:244) perjalanan dinas ditinjau dari segi transprotasi
yang digunakan, perjalanan dinas dibedakan menjadi:
10
1. Perjalanan Dinas Lewat Udara
Perjalanan dinas lewat udara dengan menggunakan fasilitas pesawat udara
hendaknya benar-benar mempertimbangkan tingkat efektifitas dan efisiensinya.
Mendesak atau tidaknya waktu dan urusan yang diperlukan untuk menyelesaikan
masalah serta kondisi keuangan perusahaan hendaknya menjadi pertimbangan
untuk memutuskan penggunaan alat transportasi pesawat udara.
2. Perjalanan Dinas Lewat Darat
Perjalanan dinas lewat darat bisa dilakukan dengan mobil perusahaan, travel, bus,
atau kereta api. Perjalanan dinas menggunakan mobil perusahaan dilakukan
apabila jarak perusahaan dan tempat tujuan relatif dekat. Perjalanan dengan
menggunakan jasa biro perjalanan ditetapkan apabila perusahaan dengan tempat
tujuan relatif jauh dan pimpinan tidak akan terganggu kondisi kesehatan dan
vitalitasnya.
3. Perjalanan Dinas Lewat Laut
Perjalanan dinas lewat laut dapat memanfaatkan berbagai fasilitas pelayan yang
ditawarkan oleh beberapa perusahaan armada laut. Adapun persiapan dan tugas
yang harus dilakukan sekretaris adalah mempersiapkan dokumen perjalanan dinas
dengan menggunakan pemesanan dan pembelian tiket armada laut untuk
perjalanan dinas dalam negeri. Adapun untuk perjalanan dinas ke luar negeri,
sekretaris harus menambahkan beberapa dokumen, seperti paspor, visa, dan lain-
lain.
11
2.2.3. Perencanaan Perjalanan Dinas Pimpinan
Menurut Hendarto dan Tulusharyono (2008:111), hal-hal yang harus
dilakukan dalam menangani perjalanan dinas pimpinan, antara lain:
1. Mengatur tujuan, tanggal keberangkatan, dan transportasi yang digunakan.
2. Mengurus akomodasi.
3. Mempersiapkan jadwal perjalanan da pertemuan yang akan diadakan pimpinan
dalam perjalanan tersebut.
4. Mempersiapkan semua surat yang diperlukan.
5. Mempersiapkan semua dokumen pendukung pertemuan.
6. Mempersiapkan keperluan keuangan.
Menurut Lawalata (2012:95) mengatakan bahwa beberapa hal penting untuk
perencanaan perjalanan dinas adalah sebagai berikut:
1. Tujuan perjalanan dinas pimpinan.
2. Waktu pelaksanaan kegiatan pokok perjalanan dinas.
3. Acara di luar perjalanan dinas.
4. Acara setelah kegiatan pokok perjalanan dinas.
2.2.4. Melakukan Persiapan Perjalanan Dinas
Menurut Asekma Don Bosco (2010:106), beberapa hal yang harus
dipersiapkan dalam perjalanan dinas adalah sebagai berikut:
1. Persiapan Transportasi
Dalam persiapam transportasi, kegiatan yang paling utama dalaha pemesanan tiket
atau reservasi. Pada organisasi yang sudah memiliki bagian yang mengurus
12
perjalanan dinas, sekretaris cukup mengisi formulir dengan infromasi mengenai
tujuan perjalanan dan waktu keberangkatan dan waktu kembali yang diinginkan
pimpinan.
2. Cara Memesan Tiket Pesawat Terbang Melalui Biro Perjalanan
a. Beri informasi tentang pimpinan yang diperlukan (nama lengakp, usia, jenis
kelamin, kewarganegaraan)
b. Jelaskan keinginan pimpinan (maksud perjalanan, tanggal perjalanan,
penerbangan yang diinginkan, kelas yang diinginkan, pilihan tempat duduk, dll
c. Bila peminat tiket sedang banyak, bisa jadi pesanan masin sementara (waiting
list). Mintalah biro perjalanan untuk terus mencobanya.
d. Bila pesanan sudah dikonfirmasi (selesai), tiket bisa diambil atau meminta biro
perjalanan untuk mengirimkannya.
e. Setelah tiket diterima, cek kesesuaiannya dengan pesanan (nama, nomor
penerbangan, tujuan, jumlah tiket, dll)
3. Persiapan Akomodasi
Sekretasi juga bisa meminta bantuan bagian ticketing atau travel agent untuk
mencarikan dan memesan hotel di tempat tujuan pimpinan. Biasanya bagian
ticketing/travel agent kemudian akan memberikan alternatif untuk dipilih.bila
sudah disetuji, mereka akan membuat reservation dan nantinya mengirimkan bukti
konfirmasi pihak hotel atau voucher dari hotel tersebut. Informasi-informasi di
bawah ini biasanya diminta oleh pihak hotel, antara lain:
13
a. Nama tamu yang akan menginap
b. Jenis kamar yang diinginkan (strandard, deluxe, superior-single, double)
biasakan dengan jenis kamar yang sesuai dengan kapasitasnya.
c. Tanggal dan waktu kedatangan (check in) dan keberangkatan (check out)
pimpinan.
Sedangkan menurut Hendarto dan Tulusharyono (2008:113), persiapan
perjalanan dinas pimpinan antara lain:
1. Mengatur Transportasi (terutama mempergunakan pesawat terbang)
a. Mengurus sendiri
Dengan kemajuan teknologi, sekretaris yang bekerja pada kantor yang sudah
modern sudah bisa mengakses langsung sistem komputer perusahaan-
perusahaan penerbangan.
b. Bagian ticketing/General affairs
Merupakan salah satu bagia di perusahaan yang mengurusi perjalanan dinas
yang dilakukan oleh karyawan-karyawannya.
c. Travel agent
Seperti halnya bagian ticketing, travel agent menyediakan jasa bagi pemesanan
dan pembelian tiket sekaligus memberikan konsultasi akan beraneka ragam
route dari bermacam-macam perusahaan penerbangan, pemesanan hotel, aneka
ragam tour/perjalanan rekreasi bahkan terkadang tiket pertunjukan.
2. Mengatur akomodasi
Sekretaris bisa minta bantuan bagian ticketing atau travel agent untuk mencarikan
dan memesan hotel di tempat tujuan pimpinan.
14
3. Mempersiapkan jadwal perjalanan
Walaupun sekretaris bisa minta bantuan kepada bagian ticketing atau travel agent,
sekretaris tetap harus menjadi orang yang merencanakan dan mengurus perjalanan
pimpinan.
4. Megurus surat-surat yang diperlukan
Surat-surat yang diperlukan dalam perjalanan dinas keluar negeri seperti paspor,
visa, exit permit, dan sertifikat kesehatan.
5. Memepersiapkan semua dokumen pendukung pertemuan
Siapkan semua dokumen yang akan dibawa pimpinan dan pastikan sehari sebelum
keberangkatan bersama dengan itinerary, tiket dan voucher hotel, dan uang yang
harus diberkan kepada pimpinan.
6. Persiapkan keperluan keuangan pimpinan selama dalam perjalanan
Cari keterangan mata uang negara yang akan dikunjungi dan siapkan.
7. Siapkan semua kebutuhan pimpinan dan disatukan di suatu tempat
Buat check list asat barang/dokumen apa saja yang harus dibawa agar tidak ada
yang tertinggal, mana yang sudah siap, mana yang masih harus dipersiapkan.
8. Mencari keterangan lain yang diperlukan
Pelajari etiket bangsa yang dikunjungi.
2.2.5. Dokumen Perjalanan Dinas Pimpinan
Menurut Dewi (2011:64), dokumen yang harus dibawa pimpinan untuk
perjalanan dinas dapat dibedakan sebagai berikut:
1. Dokumen Khusus, yang berhubungan langsung dengan tujuan perjalanan dinas.
2. Dokumen pendukung, yang kemudian dapat disebut dokumen perjalanan.
15
Contoh dokumen-dokumen tersebut misalnya:
a. Surat tugas
b. Passport (tanda bukti kewarganegaraan atau tanda bukti diri di negara lain)
c. Visa (surat ijin seseorang masuk ke negara lain dalam jenis single entry yang
berlaku sekali perjalanan masuk ke negara tertentu atau multiple entry yang
dipakai masuk ke negara beberapa kali tanpa perbaruan visa)
d. Fiskal (berkaitan dengan pajak yang harus dibayarkan kepada pemerintah
sehubungan dengan perjalanan seseorang ke luar negeri). Saat ini biaya fiskal
dibebaskan.
Sedangkan menurut Wursanto (2006:214) dokumen perjalanan dinas
dibedakan menjadi dua macam, yaitu:
1. Dokumen Internal
Dokumen internal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh lembaga atau
perusahaan yang bersangkutan, yang meliputi:
a. Surat Tugas
Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang
kepada seseorang untuk melaksanakan suatu tugas kedinasan. Surat tugas
dapat berbentuk kolom atau tabel.
b. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)
Surat perintah perjalanan dinas (SPPD) adalah surat perintah dari pejabat yang
berwenang kepada seseorang yang mengadakan perjalanan dinas. Berdasarkan
sumber dana yang atau sumber biaya yang digunakan ada dua macam SPPd,
yaitu:
16
1) SPPD rutin, adalah SPPD yang dibiayai dari sumber anggaran rutin.
Perintah SPPD rutin diberikan oleh pimpinan atau perjabat structural.
2) SPPD proyek atau SPPD pembangunan, yaitu SPPD yang dibiayai oleh
sumber dana anggaran atau sumber dana pembangunan.
2. Dokumen Eksternal
Dokumen eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait. Jenis
dokumen eksternal yang dibutuhkan berbeda-beda tergantung pada jenis
transportasi yang digunakan dalam perjalanan dinas dan wilayah perjalanan dinas.
Berbagai jenis dokumen eksternal tersebut antara lain:
a. Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Keluarga, dan ijazah pendidikan
terakhir. Dokumen-dokumen tersebut diperlukan untuk mengurus paspor.
Jenis dokumen lainnya yang perlu dipersiapkan untuk keperluan membuat
paspor antara lain Surat Keterangan Kelakuan Baik (SKKB) dan Akte
Kelahiran.
b. Paspor
Paspor merupakan tanda bukti diri di negara lain. Tanpa paspor seseorang
tidak bisa bepergian ke luar negeri.
c. Fiskal
Fiskal merupakan pajak yang harus dibayar oleh seseorang yang akan
mengadakan perjalanan (baik dinas maupun pribadi) ke luar negeri.
17
d. Visa
Visa adalah surat izin yang diberikan kepada seseorang yang akan dilakukan
dalam rangka tugas kedinasan maupun untuk kepentingan lain. Ada dua
macam visa, yaitu:
1) Visa Single Entry, adalah visa yang hanya dapat digunakan untuk sekali
perjalanan ke luar negeri atau sekali masuk ke negara lain. Apabila visa
tersebut sudah digunakan, maka untuk masuk ke negara lain lagi, visa
harus diurus kembali.
2) Visa Multiple Entry, adalah visa yang dapat digunakan untuk masuk ke
suatu negara beberapa kali.
2.2.6. Membuat Daftar Perjalanan
Menurut Wursanto (2006:219), daftar perjalanan memuat agenda perjalanan
yang akan dilakukan oleh pimpinan. Daftar tersebut memuat semua jenis perjalanan,
baik perjalanna antarkota dalam satu provinsi, perjalanan antarkota antarprovinsi
sampai dengan perjalanan ke luar negeri. Daftar perjalanan sangat diperlukan baik
oleh pimpinan maupun sekretaris. Melalui daftar perjalanan dapat diketahui hal-hal
sebagai berikut:
1. Berapa kali dalam satu minggu, satu bulan, dan seterusnya pimpinan mengadakan
perjalanan dinas
2. Ke mana saja pimpinan mengadakan tugas perjalanan dinas
3. Acara kegiatan setiap kali mengadakan perjalanan dinas
4. Berapa lama melakukan perjalanan dinas
5. Waktu keberangkatan pimpinan
18
6. Waktu kembali pimpinan aktif masuk kantor
7. Jenis transportasi yang digunakan
8. Materi yang harus disiapkan
9. Apakah sekretaris harus mendampingi pimpinan dalam tugas perjalanan dinas
10. Kelengkapan apa saja yang harus dipersiapkan dan dibawa selain materi
11. Pimpinan dapat mempersiapkan tugas-tugas yang harus diselesaikan oleh wakil
pimpinan selama pimpinan menjalankan tugas perjalanan dinas
12. Khusus bagi sekretaris, melalui daftar perjalanan dinas itu ia dapat menyusun
agenda kunjungan tamu, meskipun agenda tersebut masih harus dikonfirmasikan
dengan pimpinan dengan pimpinan setelah pimpinan kembali. Hasil konfirmasi
harus segera diberitahukan kepada calon tamu.
2.2.7. Persiapan Perjalanan Dinas
Menurut Dewi (2011:65), pimpinan yang akan melakukan perjalanan, apa pun
yang akan dikerjakan berkenaan dengan perjalanannya harus dikomunikasikan
dengan pimpinan untuk mendapatkan persetujuannya, antara lain:
1. Mengatur transportasi
2. Mengatur akomodasi
3. Mengurus surat-surat yang diperlukan
4. Mempersiapkan semua dokumen pendukung pertemuan
5. Persiapkan keperluan keuangan pimpinan selama dalam perjalanan
6. Menyiapkan semua kebutuhan pimpinan dan disatukan di suatu tempat
7. Mencari keterangan lain yang diperlukan (misalnya menginformasikan etiket
bangsa yang dikunjungi dan lain-lain)
19
2.2.8. Jadwal Perjalanan Dinas (Itinerary)
Menurut Nuraida (2008:167) Itinerary dibuat dalam dua rangkap, yaitu
rangkap pertama untuk yang berkepentingan (yang melakukan perjalanan dinas) dan
rangkap kedua untuk perusahaan. Contoh formulir yang dapat digunakan sebagai
pedoman dalam menyusun itinerary adalah sebagai berikut.
Tabel II.I.
Formulir Jadwal Perjalanan Dinas/Itinerary
NO HARI TANGGAL JAM/WAKTU ACARA/KEGAITAN
Sumber : Ida Nuraida (2008:167)
Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Itinerary adalah sebagai berikut:
1. Pengaturan transportasi (termasuk waktu check in atau pukul berapa harus sampai
di tempat sebelum jam keberangkatan), tanggal, jam, titik keberangkatan, transfer,
serta nama dan alamat tempat yang dituju.
2. Semua pengaturan hotel, termasuk waktu check in dan check out.
3. Semua perjanjian meeting, setiap acara lengkap dengan tanggal, jam, alamat, dan
nomor telepon yang dapat dihubungi.
4. Beberapa hal penting untuk mengingatkan pimpinan atau staf untuk melakukan
sesuatu hal selama perjalanan dinas.
5. Menunjukkan perbedaan waktu antardearah (misalnya WIB, WITA, dan WIT),
atau antarnegara.
20
Sebaiknya Itinerary dibuat secara lengkap sehingga dapat menjadi pedoman
yang dapat memudahkan dan bermanfaat bagi penggunanya. Selain itu, Itinerary
memudahkan penghitungan bagian keuangan perusahaan dalam membuat expense
account sheet.
2.2.8. Sekembalinya Pimpinan dari Perjalanan Dinas
Menurut Hendarto dan Tulusharyono (2006:122), laporan tentang tamu,
telepon serta ringkasan surat-surat yang datang diletakkan di atas meja atau tray surat
masuk pimpinan atau bisa juga diberikan secara lisan. Ada juga pimpinan yang
meminta sekretarisnya memberikan semua surat dan laporan tersebut ke sopirnya
agar dibawa saat menjemput pimpinan dan ia bisa mulai membaca dalam perjalanan
pulang.
Dikantor, bantu pimpinan membuat pertanggungjawaban atas perjalanannya,
antara lain:
1. Laporan Biaya Perjalanan
Bila sekretaris mengambil Advance bagi pimpinan, maka sekretaris membuat
laporan pertanggungjawaban Uang Muka atas biaya yang akan diganti oleh
perusahaan yang telah dikeluarkan pimpinan selama perjalanan. Lihat lagi aturan-
aturannya, apa saja yang bisa diklaim dan sampai harga berapa. Minta semua
bonnya dan hitung apakah pimpinan harus mengembalikan uang kelebihannya
atau perusahaan yang masih harus membayar kekurangannya.
21
2. Laporan Perjalanan
Sekretaris dapat membantu pimpinan menyusun laporan, misalnya dari tulisan-
tulisan yang beliau buat atau dari dikte-dikte yang mungkin sudah direka di pita
kaset. Berikan waktu agar pimpinan bisa berkonsentrasi untuk membuat laporan
tersebut bila ia belum membuatnya.