25
BAB III
ANALISA DAN PEMBAHASAN MASALAH
3.1 Sejarah Singkat.
UD. Mandiri didirikan oleh Bapak Rana Gunawan pada tahun 2002 yang
berlokasi di Jalan. Pertanian Raya No.134 Lebak Bulus - Jakarta Selatan.
Adapun tujuan didirikannya UD. Mandiri adalah untuk membuka lapangan
pekerjaan baru, mengembangkan dan membangun potensi dan mempermudah
masyarakat untuk mendapatkan peralatan bahan-bahan bangunan dengan
kwalitas yang sangat baik dan berharga yang terjangkau. UD. Mandiri sangat
bermutu tinggi dan siap bersaing dipasarkan karena bahan-bahan bangunan
yang dipasarkan mempunyai kwalitas yang sangat baik dan mutunya terjamin.
Sampai saat ini sistem pembelian yang ada masih ditangani secara manual
dan kurang sesuai dengan kebutuhan yang sekarang. Diperkirakan laju
pertumbuhan akan terus meningkat dari tahun ketahun untuk mencapai tujuan
perusahaan dan hasil yang memuaskan, maka haruslah mulai menciptakan
sistem yang cepat dan akurat dalam mengantisipasi permasalahan yang akan
datang.
Struktur Organisasi.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
26
Fungsi Dan Tugas
1. Pimpinan
a. Memimpin, mengatur, merencanakan dan mengkoordinasikan serta
mengawasi kegiatan agar dapat tercapai sesuai dengan tujuan perusahaan yang
telah ditetapkan.
b. Menandatangani segala perjanjian dengan pihak lain dalam hubungan
kerjasama.
c. Memimpin rapat kerja perusahaan.
d. Memberikan otoritas dan menentukan pengeluaran yang ditetapkan oleh
perusahaan serta kebijaksanaan-kebijaksanaan lain yang digariskan agar tidak
terjadi penyimpangan-penyimpangan.
e. Menyusun dan melaksanakan kebijaksanaan dalam usaha untuk mencapai
tujuan.
f. Bertanggung jawab atas kelangsungan kegiatan perusahaan.
g. Mengkoordinasikan terhadap kegiatan karyawan agar dapat bekerja secara
efisien.
2. Staff Pembelian
a. Bertanggung jawab kepada pimpinan.
b. Mengatur kegiatan pembelian perusahaan.
c. Mengkoordinasikan dan mengawasi kegiatan Pembelian.
d. Membuat laporan pembelian untuk pimpinan.
3. Staff Penjualan
a. Bertanggung jawab kepada pimpinan.
b. Mengatur kegiatan Penjualan perusahaan.
c. Mengkoordinasikan dan mengawasi kegiatan Penjualan.
d. Membuat laporan Penjualan untuk pimpinan.
27
4. Operasional
a. Bertanggung jawab kepada pimpinan.
b. Bertanggung jawab atas barang yang dikirim sampai ketujuan.
c. Fungsinya mengirim barang pembelian.
d. Meminta tanda pengesahan bahwa pada saat barang dikirim dalam keadaan
baik.
3.1.1 Uraian Prosedur
Dalam membahas sistem yang berjalan, yang terdiri dari prosedur dalam
melakukan berbagai kegiatan dan dalam penyusunan laporan pada sistem
Pembelian, penulis mengelompokan prosedur tersebut dalam lima proses yang akan
dijelaskan sebagai berikut :
a. Pemesanan Barang
Staff pembelian mengecek persediaan barang yang hampir habis dan memesan
barang tersebut ke supplier.
b. Penerimaan Barang
Sesuai dengan pesanan yang diterima, maka supplier mengirim barang yang
disertai dengan surat jalan. Dan dilakukan pengecekan.
c. Pembayaran
Pembayaran dilakukan berdasarkan faktur yang diberi oleh supplier, setelah
barang diterima dalam keadaan baik, lalu dilakukan pembayaran sesuai harga
yang tertera di faktur dan mendapatkan kwitansi sebagai bukti pembayaran
barang.
d. Laporan pembelian
Laporan dibuat setiap bulan untuk diserahkan kepada pimpinan
28
3.1.2 Flow Of Document yang berjalan
Gambar 3.2 FOD yang berjalan
29
3.1.3 Kendala system yang dihadapi
Berdasarkan analisa diatas penulis menemukan masalah yang timbul dan
kelemahan yang dihadapi pada Sistem Pembelian Stock Barang UD. Mandiri, antara
lain :
1. Jenis barang yang beragam dan banyak membuat sulitnya mengetahui
jumlah stock yang ada di persediaan material.
2. Dalam pengolahan data masih menggunakan cara yang manual maka sering
terjadi ketidaktelitian dalam pencatatan pembelian barang sesuai dengan
tanggal pesanan, barang yang dipesan, no. faktur, no. surat jalan, no.
kwitansi dan total biaya pemesanan dan laporan yang tidak tepat waktu
karena memerlukan waktu dalam penyusunannya, apabila terjadi kesalahan
3. Banyak transaksi yang tidak tertata rapih, sehingga untuk mencarinya
kembali cukup sulit dan membutuhkan waktu untuk diperoleh.
3.2 Prosedur Sistem yang diusulkan
3.2.1 Dasar Pemikiran Sistem yang diusulkan
System pembelian dan pengembalian yang sedang berjalan sekarang masih
memiliki procedure yang baik, tetapi terjadi permasalahan yang menyangkut
kecepatan dan ketelitian pada informasi yang dibutuhkan. Dalam hal ini penulis
mengajukan sebuah Rancangan Sistem Informasi untuk Pembelian Stock Barang
yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi Staff Bagian Pembelian
Material
3.2.2 Tujuan Sistem yang diusulkan
Adapun Sistem yang diusulkan ini diharapkan dapat mempermudah pencarian
data dan dapat dirasakan langsung oleh pihak Staff bagian Pembelian Material.
Tujuan yang diharapkan dapat dirasakan oleh Staff bagian Pembelian Material adalah
1. meningkatkan efektivitas dan efisien kerja bagian administrasi dalam
mengelola informasi dengan memberikan kemudahan dan kecepatan
pelayanan dalam mengalami pengolahan informasi.
2. ketelitian dan kecepatan pencarian data pembelian yang telah tersusun rapih.
30
3.2.3 Flow Of Document yang diusulkan
Gambar 3.3 FOD yang diusulkan
31
3.3 Data Flow Diagram (DFD)
3.3.1 Diagram konteks
Gambar 3.4 Diagram Konteks
32
3.3.2 Diagram Zero
Gambar 3.5 Diagram Zero
33
3.3.3 Entity Relationship Diagram(ERD)
Supplier PesananM
BarangN
Kd_Supp*
Nm_Supp
Almt_Supp
No_Telp
Kd_Brg*
Nm_Brg
Jns_Brg
Satuan
Hrg_Brg
Stock
No_Psnan*
Tgl_Psn
Kd_Supp**
Kd_Brg**
Hrg_Psn
No_Faktur
Tgl_Faktur
Tgl_SJ
No_SJ
Jml_Psn
Gambar 3.6 Entity Relationship Diagram
34
3.3.4 Normalisasi
a. Unnormal / Normalisasi 1 NF
Gambar 3.7 Normalisasi 1NF
b. Normalisasi 2NF
Gambar 3.8 Normalisasi 2NF
35
c. Normalisasi 3NF
Gambar 3.9 Normalisasi 3NF
36
3.4 Struktur File Database
Penulis menggunakan file database untuk perancangan program yaitu dengan file
PembelianUDMandiri.mdb yang berisikan tabel-tabel sebagai berikut :
a. Spesifikasi File Supplier
Nama File : PembelianUDMandiri.mdb
Nama Tabel : Supplier
Primary Key : Kd_Supp
No Nama Field Tipe Width Keterangan
1 Kd_Supp Text 5 Kode Supplier
2 Nm_Supp Text 20 Nama Supplier
3 Almt_Supp Text 35 Alamat Supplier
4 No_Telp Text 12 Telpon Supplier
Tabel 3.1 Tabel Supplier
b. Spesifikasi File Barang
Nama File : PembelianUDMandiri.mdb
Nama Tabel : Barang
Primary Key : Kd_Brg
No Nama Field Tipe Width Keterangan
1 Kd_Brg Text 5 Kode Barang
2 Nm_Brg Text 20 Nama Barang
3 Jns_Brg Text 20 Jenis Barang
4 Satuan Text 10 Satuan Barang
5 Hrg_Brg Currency Harga Barang
6 Stock Number Integer Jumlah Stock Barang
Table 3.2 Tabel Barang
37
c. Spesifikasi File Pesanan
Nama File : PembelianUDMandiri.mdb
Nama Tabel : Pesanan
Primary Key : No_Psnan
Foreign Key : Kd_Supp
Kd_Brg
No Nama Field Tipe Width Keterangan
1 No_Psnan Text 8 Nomor Pesanan
2 Tgl_Psn Date/Time Tanggal Pesanan
3 Kd_Supp Text 5 Kode Supplier
4 Kd_Brg Text 5 Kode Barang
5 Jml_Psn Number Integer Jumlah barang yang dipesan
6 Hrg_Psn Currency Harga pada saat pemesanan
7 No_Faktur Text 8 Nomor Faktur yang diterima
8 Tgl_Faktur Date/Time Tanggal Faktur
9 No_SJ Text 8 Nomor Surat Jalan yang
diterima
10 Tgl_SJ Date/Time Tanggal Surat Jalan
Tabel 3.3 Tabel Pesanan
38
3.5 Perancangan Input Output
3.5.1 Perancangan Input
3.5.1.1 Struktur Menu Utama
Gambar 3.10 Struktur Menu Tampilan
39
3.5.1.2 Menu Utama
Gambar 3.11 Form Menu Utama
40
3.5.1.3 Input Supplier
SUPPLIER X
Kd_Supp
Almt_Supp
Nm_Supp
Data Grid
KODE
NO. TELPON
ALAMAT
NAMA
SIMPAN HAPUSUBAH BATAL KELUAR
KODE NAMA ALAMAT NO. TELPON
No_Telp
SUPPLIER
Gambar 3.12 Form Supplier
41
3.5.1.4 Input Barang
BARANG X
Kd_Brg
Jns_Brg
Nm_Brg
Data Grid
KODE
SATUAN
JENIS
NAMA
SIMPAN HAPUSUBAH BATAL KELUAR
KODE NAMA JENIS SATUAN
Satuan
BARANG
Hrg_Brg
StockSTOCK
HARGA
HARGA STOCK
Gambar 3.13 Form Barang
42
3.5.1.5 Pesanan
PESANAN X
No_Psnan
Tgl_Psn
NO. PESANAN
TANGGAL
Kd_Supp
Almt_Supp
Nm_Supp
KODE
NO. TELPON
ALAMAT
NAMA
No_Telp
Kd_Brg Jns_BrgNm_Brg
KODE JUMLAHJENISNAMA
Jml_Psn Hrg_Psn Sub_Total
SUB TOTALHARGA
Data Grid
V
V
SIMPAN HAPUSUBAH KELUAR
PESANAN
PESANAN SUPPLIER
BARANG
V
CETAK
TOTAL TOTAL
Gambar 3.14 Form Pesanan
43
3.5.1.6 Terima Faktur
TERIMA FAKTUR X
No_Psnan
Tgl_Psn
NO. PESANAN
TANGGALPESANAN
KODE JUMLAHJENISNAMA SUB TOTALHARGA
Data Grid
SIMPAN KELUAR
TERIMA FAKTUR
PESANAN
BARANG
No_Fatur
Tgl_Faktur
NO.FAKTUR
TANGGAL FAKTUR
FAKTUR
V
V
TOTAL TOTAL
Gambar 3.15 Form Terima Faktur
44
3.5.1.7 Terima Surat Jalan
Gambar 3.16 Form Terima Surat Jalan
45
3.5.1.8 Cetak Laporan Pembelian Stock
LAPORAN PEMBELIAN X
PERIODE
PERIODE
Tgl_Awal
Tgl_Akhir V
V
CETAK KELUAR
CETAK LAPORAN PEMBELIAN STOCK
S/D
TANGGAL
Gambar 3.17 Form Cetak Laporan Pembelian Stock
3.5.1.9 Cetak Laporan Stock barang
LAPORAN STOCK BARANG X
KODE BARANG
KODE BARANG
Kode_Brg_Awal
Kode_Brg_Akhir V
V
CETAK KELUAR
CETAK LAPORAN STOCK BARANG
S/D
BARANG
Gambar 3.18 Form Cetak Laporan Stock Barang
46
3.5.2 Perancangan Output
3.5.2.1 Pesanan
KODE JENISNAMA JUMLAH HARGA SUB TOTAL
NO. PESANAN : X – 8 - X
TANGGAL : DD/MM/YYYY
KODE : X – 5 - X
NO. TELPON : X – 12 - X
ALAMAT : X - 35 - X
NAMA : X – 20 - X
BARANG
9.999.999.999TOTAL :
STAFF PEMBELIAN
( )
SUPPLIER
X - 5 - X X – 20 - XX - 20 - X 999 9.999.999.999 9.999.999.999
SATUAN
X – 10 - X
M A N D I R IJUAL BAHAN BANGUNANPASIR, BATU BATA, SEMEN, DLLJASA PENGANGKUTAN BARANGJl. Pertanian Raya(Samping bengkel Steam Mobil)Telp. : (021)75916021
LOGO
Gambar 3.19 Pesanan
47
3.5.2.2 Laporan Pembelian Stock
KO
DE
JEN
ISN
AM
AJU
MLA
HH
AR
GA
SU
B T
OT
AL
NO
. PE
SA
NA
N: X
–8
-X
TA
NG
GA
LP
ES
AN
AN
: DD
/MM
/YY
YY
KO
DE
: X –
5 -
X
NO
. TE
LPO
N: X
–12
-X
ALA
MA
T: X
-35
-X
NA
MA
: X –
20 -
X
BA
RA
NG
9.99
9.99
9.99
9T
OT
AL
:
ST
AF
F P
EM
BE
LIA
N
(
)
SU
PP
LIE
R
X -
5 -
XX
–20
-X
X -
20 -
X99
99.
999.
999.
999
9.99
9.99
9.99
9
SA
TU
AN
X –
10 -
X
M A
N D
I R
IJ
UA
L B
AH
AN
BA
NG
UN
AN
PA
SIR
, B
AT
U B
AT
A, S
EM
EN
, DL
LJ
AS
A P
EN
GA
NG
KU
TA
N B
AR
AN
GJ
l. P
erta
nia
n R
aya
(Sa
mp
ing
ben
gk
el S
tea
m M
ob
il)T
elp
. : (
021
)759
160
21
LOG
O
NO
. FA
KT
UR
TA
NG
GA
L
FA
KT
UR
NO
. SU
RA
T
JALA
NT
AN
GG
AL
SU
RA
T J
AL
AN
X –
8 -
XD
D/M
M/Y
YY
YX
–8
-X
DD
/MM
/YY
YY
TA
NG
GA
L: D
D/M
M/Y
YY
Y
PIM
PIN
AN
(
)
Gambar 3.20 Laporan Pembelian Stock
48
3.5.2.3 Laporan Stock Barang
Gambar 3.21 Laporan Stock Barang