30
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Tinjauan Institusi
Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) Pengelolaan Persampahan Wilayah VI
adalah unit pelaksana operasional Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Bekasi yang
mempunyai wilayah kerja beberapa kecamatan ( Kecamatan Cikarang Selatan, Serang
Baru, dan Cibarusah) di bidang pelayanan jasa pengangkutan sampah. Dengan motto
“Bekasi Bersinar” UPTD Pengelolaan Persampahan Wilayah VI terus berusaha
mewujudkan Kabupaten Bekasi berdaya saing, sejahtera, indah dan ramah lingkungan.
UPTD ini berlokasi di Ruko Megah Cikarang Center No. 22, Pasir Sari, Cikarang
Selatan.
3.1.1 Sejarah Institusi
Terbitnya Peraturan Pemerintah No. 18 tahun 2016 tentang Peraturan Daerah,
membuat Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan (KLHK) berbenah dan
mempersiapkan panduan terkait pembentukan Dinas Lingkungan Hidup. Dinas
Lingkungan Hidup Kabupaten Bekasi merupakan lembaga hasil peleburan dari Dinas
Kebersihan. UPTD Pengelolaan Persampahan Wilayah VI adalah sub unit dari Dinas
Lingkungan Hidup Kabupaten Bekasi yang bergerak dibidang pelayanan jasa
pengangkutan sampah, yang dipimpin oleh Kepala UPTD. UPTD Pengelolaan
Persampahan Wilayah VI yaitu dipimpin oleh Wachyono Nadar, S.Sos. memiliki
jumlah tenaga harian lepas sebanyak 175 orang dengan wilayah keja meliputi Cikarang
Selatan, Serang Baru, dan Cibarusah. UPTD Pengelolaan Persampahan Wilayah VI
berdiri dibawah naungan Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Bekasi yang memiliki
31
visi yaitu: Terwujudnya Kabupaten Bekasi BERSINAR (Berdaya Saing, Sejahtera
Indah dan Ramah Lingkungan). Selain itu UPTD Pengelolaan Persampahan Wilayah
VI memiliki misi sebagai berikut:
1. Mewujudkan Kabupaten Bekasi yang lebih nyaman dan asri melalui penataan
ruang dan pembangunan infrastruktur terpadu
2. Mewujudkan pengelolaan sumber daya alam dan lingkungan yang
berkelanjutan
3.1.2 Struktur Organisasi dan Fungsi
Sumber: UPTD Pengelolaan Persampahan Wilayah VI
Gambar III.1 Struktur Organisasi UPTD Pengelolaan Persampahan Wilayah VI
32
Didalam sebuah institusi perlu adanya struktur organisasi. Struktur organisasi
menunjukan bahwa adanya pembagian kerja dan bagaimana fungsi atau kegiatan-
kegiatan berbeda yang dikordinasikan.
Berikut ini rincian tanggung jawab dan wewenang dari tiap bagian yang
terdapat pada struktur organisasi dari UPTD Pengelolaan Persampahan Wilayah VI
Kabupaten Bekasi:
1. Kepala UPTD Pengelolaan Persampahan Wilayah VI
Kepala UPTD Pengelolaan Persampahan Wilayah VI mempunyai tugas
penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis kebersihan, penyelenggaraan,
pembinaan sesuai dengan lingkup tugasnya sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
Tanggung Jawab dan Wewenang Kepala UPTD:
a. Mengendalikan pelaksanaan kegiatan UPTD
b. Memastikan terwujudnya koordinasi antar unit dan antar instansi
c. Menegur dan memberikan arahan kepada bawahan
d. Memantau pelaksanaan kegiatan kerja
e. Memantau pelaksanaan koordinasi dengan para stakeholder
f. Menjaga seluruh barang/asset milik dinas
g. Keakuratan data barang/asset milik dinas
h. Kelancaran dalam penyusunan petunjuk teknis
i. Ketertiban dalam penatausahaan barang/asset milik daerah
j. Ketertiban/kelancaran dalam pengusulan kenaikan pangkat terutama dalam
kelengkapan persyaratan
k. Keharmonisan koordinasi antar stakeholder
l. Kelancaran pendampingan pelaksanaan kegiatan sesuai rencana
33
2. Kasubbag Tata Usaha
Kasubbag Tata Usaha mempunyai tugas Melaksanakan pengelolaan surat
menyurat, urusan keuangan, rumah tangga dan perlengkapan, pengelolaan
administrasi kepegawaian, penyusunan rencana dan program kerja serta
pelaporan.
Tanggung Jawab dan Wewenang Kasubbag Tata Usaha:
a. Mengendalikan pelaksanaan kegiatan subbagian Tata Usaha UPTD
b. Memastikan terwujudnya koordinasi antar unit dan antar instansi
c. Menegur dan memberikan arahan kepada bawahan
d. Memantau pelaksanaan kegiatan kerja
e. Memantau pelaksanaan koordinasi dengan para stakeholder
f. Menjaga seluruh barang/asset milik dinas.
g. Keakuratan data barang/asset milik dinas.
h. Kelancaran dalam penyusunan petunjuk teknis.
i. Ketertiban dalam penatausahaan barang/asset milik daerah.
j. Ketertiban/kelancaran dalam pengusulan kenaikan pangkat terutama dalam
kelengkapan persyaratan.
k. Keharmonisan koordinasi antar stakeholder
l. Kelancaran pendampingan pelaksanaan kegiatan sesuai rencana.
3. Staff
Staff mempunyai tugas yaitu: Melaksanakan pengelolaan surat menyurat,
Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan, Mengelola
Absensi Harian Pegawai lingkup UPTD, Mengelola Absensi Bulanan pegawai
lingkup UPTD, dan Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan.
Tanggung Jawab dan Wewenang Staff:
34
a. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik
tertulis maupun lisan.
b. Menolak memberikan informasi yang bersifat rahasia
c. Membantu kelancaran pelaksanaan kegiatan di UPTD Pengelolaan
Persampahan Wilayah VI
d. Menjaga seluruh barang/asset milik dinas
e. Keakuratan data barang/asset milik dinas
4. Koordinator Lapangan
Koordinator Lapangan mempunyai tugas Melaksanakan kegiatan pengawasan
pengangkutan dan pembuangan sampah dari objek pelayanan dan TPS liar ke
TPAS.
Tanggung Jawab dan Wewenang Koordinator Lapangan:
a. Mengarahkan pelaksanan pengangkutan dan pembuangan sampah
b. Memberikan koreksi untuk perbaikan
c. Menolak memberikan informasi yang bersifat rahasia
f. Membantu kelancaran pelaksanaan kegiatan di UPTD Pengelolaan
Persampahan Wilayah VI
d. Kebenaran dan keakuratan hasil pengangkutan dan pembuangan sampah
e. Kelancaran pelaksanaan pengangkutan dan pembuangan sampah
f. Kelengkapan hasil pelaksanaan pengangkutan dan pembuangan sampah
g. Keefektifan penyajian data yang valid dan up to date
35
3.2 Prosedur Sistem Berjalan
Pada bagian ini penulis akan menjelaskan proses yang berjalan pada UPTD
Pengelolaan Persampahan Wilayah VI yang berhubungan dengan penggajian.
Prosedur sistem penggajian pada UPTD Pengelolaan Persampahan Wilayah VI adalah
sebagai berikut:
1. Prosedur Absensi
Staff membuat form absensi pada THL untuk ditandatangani setiap harinya
dalam kurun sebulan, setelah itu Staff akan membuatkan berkas pengajuan gaji
tenaga harian lepas yang akan diserahkan ke dinas. Sebelum membuat berkas
pengajuan gaji tenaga harian lepas, Staff terlebih dahulu menyerahkan berkas
absensi yang sudah diisi kepada Kepala UPTD dan kasubbag tata usaha untuk
di setujui atau ditandatangani. Sebelum diserahkan ke Kepala UPTD, berkas
terlebih dahulu dicek oleh Kasubbag Tata Usaha, jika sudah sesuai dilanjutkan
dan jika tidak sesuai maka diserahkan kembali ke Staff untuk diperbaiki.
Setelah berkas disetujui Kasubbag Tata Usaha, berkas ditandatangani oleh
Kepala UPTD. Berkas di buat 3 rangkap, yang dimana 2 berkas untuk
pengajuan ke dinas dan 1 berkas sebagai arsip
2. Prosedur Perhitungan Gaji
Setelah berkas absensi disetujui atau ditanda tangani oleh Kepala UPTD dan
Kasubbag Tata Usaha, Staff melanjutkan pembuatan berkas pengajuan gaji
tenaga harian lepas. Kemudian berkas pengajuan gaji tenaga harian lepas
diserahkan kepada Kepala UPTD dan Kasubbag Tata Usaha usaha untuk di
setujui atau ditandatangani. Sebelum diserahkan ke Kepala UPTD, berkas
terlebih dahulu dicek oleh Kasubbag Tata Usaha, jika sudah sesuai dilanjutkan
dan jika tidak sesuai maka diserahkan kembali ke Staff untuk diperbaiki.
36
Setelah berkas disetujui Kasubbag Tata Usaha, berkas ditandatangani oleh
Kepala UPTD dan diserahkan ke dinas untuk proses selanjutnya.
3. Prosedur Penerimaan Gaji
Pembayaran gaji pada UPTD Pengelolaan Persampahan Wilayah VI dilakukan
via transfer bank BJB oleh Kepala Bidang Dinas Lingkungan Hidup
Kabupaten Bekasi. Setelah gaji masuk di rekening tenaga harian lepas, staff
membuat daftar tanda terima gaji dan ditandatangani oleh tenaga harian lepas.
Selanjutnya berkas diserahkan kepada Kepala UPTD dan kasubbag tata usaha
sebagai laporan dan berkas diarsipkan.
4. Prosedur Laporan Perhitungan Gaji
Laporan Perhitungan gaji di terima oleh Kepada UPTD dan diarsipkan.
37
3.3 Activity Diagram
Adapun Activity Diagram pada prosedur sistem berjalan yang ada di UPTD
Pengelolaan Persampahan Wilayah VI sebagai berikut:
Gambar III.2 Activity Diagram
38
3.4 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
3.4.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan adalah dokumen yang menunjang pemrosesan data dalam
sistem penggajian tenaga harian lepas pada UPTD Pengelolaan Persampahan Wilayah
VI. Adapun dokumen-dokumen masukan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Nama dokumen : Form Absensi Tenaga Harian Lepas
Fungsi : Sebagai bukti kehadiran tenaga harian lepas
Sumber : Staff
Tujuan : Tenaga Harian Lepas
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu)
Frekuensi : setiap hari kerja
Bentuk : Lampiran A-1
2. Nama dokumen : Data Tenaga Harian Lepas
Fungsi : Sebagai bukti data tenaga harian lepas
Sumber : Kasubbag Tata Usaha
Tujuan : Staff
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu)
Frekuensi : setiap tenaga harian lepas baru
Bentuk : Lampiran A-2
39
3.4.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran adalah penguraian tentang dokumen yang keluar didalam
sistem penggajian tenaga harian lepas pada UPTD Pengelolaan Persampahan Wilayah
VI. Adapun dokumen-dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut:
1. Nama dokumen : Rekap Absensi Tenaga Harian Lepas
Fungsi : Sebagai rekapan absensi tenaga harian lepas
Sumber : Staff
Tujuan : Kepala UPTD
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu)
Frekuensi : satu bulan
Bentuk : Lampiran B-1
2. Nama dokumen : Berkas Pengajuan Gaji Tenaga Harian Lepas
Fungsi : Sebagai bukti pengajuan gaji ke Dinas
Sumber : Staff
Tujuan : Kepala Bidang Dinas
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu)
Frekuensi : satu bulan
Bentuk : Lampiran B-2
3. Nama dokumen : Laporan Tanda Terima Gaji
Fungsi : Sebagai bukti penerimaan gaji tenaga harian lepas
Sumber : Tenaga Harian Lepas
40
Tujuan : Kepala UPTD
Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu)
Frekuensi : satu bulan
Bentuk : Lampiran B-3
41
3.5 Permasalahan Pokok
Suatu sistem yang baik adalah sistem yang komponen-komponennya saling
berhubungan yang menciptakan keselarasan satu kesatuan untuk mencapai tujuan
sistem. Bentuk sistem yang baik akan sangat diperlukan dalam sebuah institusi
sehingga kegiatan dapat berjalan sesuai dengan harapan institusi tersebut.
Berdasarkan informasi permasalahan pokok yang terjadi di UPTD Pengelolaan
Persampahan Wilayah VI adalah proses sistem penggajian masih dilakukan secara
manual. Proses penggajian pada UPTD Pengelolaan Persampahan Wilayah VI masih
ditemukan beberapa permasalahan yang mengakibatkan tidak efisiennya proses
penggajian Tenaga Harian Lepas. Proses pengolahan data gaji Tenaga Harian Lepas
masih dilakukan secara manual dan tidak adanya sistem penggajian yang baik,
sehingga apabila terjadi kesalahan pembetulannya masih menggunakan cara manual
yang dapat mengakibatkan:
a. Informasi yang dibutuhkan memerlukan waktu yang lama
b. Keamanan dokumen belum terjamin
42
3.6 Pemecahan Masalah
Dengan melihat permasalahan yang ada pada proses penggajian UPTD
Pengelolaan Persampahan Wilayah VI, maka untuk mengatasi permasalahan tersebut
penulis melakukan pemecahan masalah dengan mengajukan rancangan sistem usulan
proses penggajian mulai dari input data Tenaga Harian Lepas, input absen Tenaga
Harian Lepas, input data gaji Tenaga Harian Lepas, sampai dengan proses transaksi
gaji Tenaga Harian Lepas dan proses laporan gaji.
Proses tersebut dilakukan dalam satu sistem yang mendukung sistem
penggajian Tenaga Harian Lepas. Dengan rancangan sistem usulan yang dibuat
penulis, diharapkan dapat menciptakan proses sistem berjalan yang efisien dan efektif
serta penyimpanan data akan lebih baik.