BANK FAIL DAN BANK
PENGETAHUAN SEBAGAI ALAT
DALAM PENGURUSAN ILMU DI
UMP
SITI AISHAH BINTI GHANI
PUSTAKAWAN KANAN
UNIVERSITI MALAYSIA PAHANG
LEBUHRAYA TUN RAZAK
263OO, GAMBANG KUANTAN PAHANG
EMEL: [email protected]
KANDUNGAN
1.0 PENGENALAN
2.0 BANK FAIL
3.0 BANK PENGETAHUAN
4.0 CABARAN DALAM PENGURUSAN ILMU
5.0 CADANGAN & PENUTUP
Universiti Malaysia Pahang ditubuhkan pada
tahun 2002 dengan nama asal Kolej Universiti
Kejuruteraan dan Teknologi Malaysia
(KUKTEM).
Perpustakaan dikenali sebagai Knowledge
Management Center (KMC) dengan
memfokuskan kepada pengurusan ilmu selaras
dengan tuntutan semasa.
2007- KMC ditukar kepada nama Perpustakaan
KMC/Perpustakaan memfokuskan kepada tacit
dan explicit knowledge.
Pembangunan sistem dan kemudahan atas
talian mengambil kira faedah dalam mengurus
ilmu.
Ecommunity sebagai sistem komunikasi antara
staf secara atas talian mempunyai beberapa
fungsi untuk pengurusan ilmu
ecommunity>
Pengurusan kewangan
Pengurusan sumber manusia
Tempahan kemudahan & fasiliti
Pengurusan ilmu
Files bank=bank fail
Knowledge bank = bank pengetahuan
Forum
dan sebagainya
Peranan
perpustakaan
Peranan perpustakaan dalam pengurusan ilmu
Mengurus pengetahuan tacit selain dari mengurus
explicit.
Mengadakan program untuk mendapatkan
pengetahuan tacit.
Membangunkan & mempromosikan alat dalam
pengurusan ilmu (bank fail & bank pengetahuan).
Menggalakkan penggunaan alat pengurusan ilmu
(knowledge management tools).
Mewujudkan budaya perkongsian ilmu dan
pengetahuan di kalangan staf UMP khususnya.
Hubungkait bank fail, bank pengetahuan &
pengurusan ilmu
Fungsi
Menyimpan dokumen atau bahan bagi tujuan
perkongsian di kalangan staf UMP
Faedah
Dapat berkongsi bahan dengan staf lain
Dokumen dapat diakses tidak kira di mana berada
dengan kemudahan internet.
Menjimatkan masa untuk mendapatkan dokumen
1. Terdapat folder utama mengikut jabatan/ unit
2. Memuat naik dan memuat turun dokumen
dalam pelbagai format.
3. Membuat pencarian dokumen di unit lain
4. Dibenarkan membuat akses terhad kepada staf
di jabatan sahaja
5. Dokumen yang dimuat naik boleh diberi
pemakluman terus melalui emel atau memo.
6. Dokumen yang sedia ada boleh dibuat hyperlink
apabila menghantar memo kepada staf lain.
http://www.ump.edu.my
Paparan folder utama bank fail
Wujudkan folder
mengikut unit atau
fungsi di dalam PTj
Asingkan folder
untuk borang dan
polisi
Terdapat folder yang
diurus mengikut tahun
bagi memudahkan admin
files bank membuat
salinan
Sub folder di dalam folder utama Perpustakaan
Cara memasukkan dokumen/fail dan dihantar
pemakluman melalui memo
Bank pengetahuan/ Knowledge bank (k bank) adalahsatu sistem yang dibangunkan dalam ecommunityuntuk berkongsi ilmu pengetahuan dalam mencapaiobjektif pengurusan ilmu. Ia dibangunkan atas dasarmenggalakkan staf berkongsi pengalaman yangmereka lalui dengan staf lain.
Ia memberi tumpuan pada tacit knowledge dandisimpan dalam bank pengetahuan.
Perlukan kerjasama semua staf untuk memasukkanpengetahuan yang mereka perolehi melaluipembacaan, lawatan, pengalaman dan sebagainya.
Pengalaman dalam bidang tugas
Pengalaman penyelidikan
Amalan terbaik yang diperolehi melalui
pembacaan/lawatan/pengalaman
Cadangan untuk penambahbaikan
Hasil lawatan/pembacaan
Latar belakang
Pengajaran/Lesson Learnt (LL)
Pengalaman yang diperolehi dalam pelaksanaanprogram / projek yang dapat memberikan nilaitambah untuk perumusan dan pelaksanaanpembangunan masa depan
Amalan Terbaik/Best practices
Amalan terbaik atau amalan contoh dalam sesuatuperkara yang menunjukkan/membuktikan iapanduan yang berkesan dalam pengurusan
Cadangan
Termasuk cadangan penambahbaikan, cadangan
pencegahan dan sebagainya.
Kata kunci
TAHUN BIL.
BAHAN
BIL.
PENYUMBANG
2004 10 6
2005 38 20
2006 10 4
2007 33 23
2008 43 16
2009 69 23
2010 26 14
2011
(hingga Mei)
3 1
Bilangan bahan yang dimasukkan ke
bank pengetahuan (2004-2011)
Menyemak bahan yang dihantar melalui bank
pengetahuan
Memilih taxonomy yang sesuai
Kesesuaian tajuk, kandungan dan kata kunci
Kesilapan ejaan
Kesesuaian pengajaran
Promosi
Tambah baik sistem
Statistik & laporan
PERBEZAAN & PERSAMAAN BANK FAIL & BANK PENGETAHUAN
Aspek Bank fail Bank pengetahuan
Taxonomy Tiada Berdasarkan bidang utama yang
dipilih
Kata kunci Tiada Berdasarkan tajuk dan kandungan
Kaedah
pencarian
Berdasarkan jabatan dan carian
mudah
Perkara/subjek, tajuk, katakunci,
pengarang
Statistik Tiada Berdasarkan tahun, jabatan,
pengarang
Muat naik
bahan
Ada Ada. Sekiranya terdapat bahan
lampiran
Muat turun Ada Ada.Sekiranya terdapat bahan
lampiran
Pengguna Staf dan pelajar UMP mengikut
tahap
Staf sahaja
Kandungan Muat naik bahan sahaja tanpa
perlu penulisan semula atau
penerangan.
Penerangan, perkongsian
pengalaman, pengetahuan yang perlu
dinyatakan ditulis mengikut kaedah
yang ditetapkan dan membolehkan
pengarang muat naik
dokumen/bahan
Format Semua format kecuali audio dan
video
Sebarang bentuk format bagi bahan
lampiran sahaja
55%
45%
40%
35%
30%
24%
18%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%
Kurangnya pemahaman tentang
KM
Pekerja kurang masa untuk KM
Budaya tidak mendorong
perkongsian
Kurangnya insentif untuk berkongsi
Kurangnya dana untuk inisiatif
Teknologi yang kurang sesuai
Kurangnya komitmen dari
pengurusan
Sumber: IDC’s 1999 Knowledge Management Survey
Promosi berterusan
Komitmen pelbagai pihak dalam menjayakan
dan membudayakan perkongsian pengalaman.
Pengurusan Tertinggi, Unit Latihan (Jab.
Pendaftar).
Penghargaan & pengiktiran kepada penyumbang
Tambahbaik sistem dan proses dalam
melaksanakan pengurusan ilmu
K bank & files bank adalah dua alat yang
dibangunkan bagi tujuan perkongsian
pengetahuan di kalangan staf UMP di bawah
tanggungjawab perpustakaan
Proses tambahbaik dan pemantauan dilakukan
sepenuhnya oleh staf UMP.
UNIT PENGURUSAN ILMU
PERPUSTAKAAN UMP
09-5493137/ 09-5498016